Accord collectif sur le recours au vote électronique pour les élections des représentants au Comité Social et Economique (CSE)
de l’UES UNOFI
- Elections 2018 -
Entre
Les sociétés :
SAS Unofi, 7 rue Galvani, 75017 Paris
SA Unofi-Assurances, 7 rue Galvani, 75017 Paris
SA Unofi-Crédit, 7 rue Galvani, 75017 Paris
SA Unofi-Patrimoine, 7 rue Galvani, 75017 Paris
SA Unofi-Gestion d’actifs, 7 rue Galvani, 75017 Paris
GIE Unofi-Gestion, 30 boulevard Brune, 19100 Brive La Gaillarde
Désignées ci-dessus et considérées, dans le cadre de la représentation du personnel, comme une unité économique et sociale (UES) telle qu’elle résulte de l’ordonnance du 28 avril 2004 du Tribunal de Grande Instance de Brive La Gaillarde (19), ci-après dénommées indifféremment « l’UES UNOFI », « les Sociétés » ou « la Direction », représentées par M………………………………… agissant en qualité de directeur des ressources humaines, pour le compte de la SAS UNOFI et celui de ses filiales ci-dessus dénommées,
D’une part,
Et,
L’organisation syndicale CFE-CGC, représentée par M………………………, délégué syndical,
D’autre part,
Il a été convenu et arrêté ce qui suit :
Les parties conviennent de signer un accord collectif sur le recours au vote électronique et sa mise en œuvre dans le cadre des prochaines opérations électorales, à savoir les élections des membres du Comité Social et Economique (CSE) qui se tiendront d’ici la fin de l’année 2018.
PREAMBULE
L’UES UNOFI, constitué de plusieurs structures juridiques sur le territoire français, comprend un nombre significatif de salariés ayant des fonctions d’itinérants.
Aussi, et afin de faciliter l’organisation des élections du Comité Social et Economique (CSE), la Direction, en collaboration avec les partenaires sociaux, a étudié la modalité proposée par la Loi pour la Confiance dans l’Economie Numérique, dite loi Fontaine (loi N°2004-575 du 21 juin 2004, publiée au JO du 22 juin 2004), qui ouvre la possibilité pour les entreprises de recourir au vote électronique pour les élections professionnelles.
Par ailleurs, un décret et un arrêté en date du 25 avril 2007 ont précisé et sécurisé le recours au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles.
C’est dans ce cadre que la Direction a fait appel à un prestataire, spécialisé dans la mise en place de solution sécurisée de vote par Internet. Après avoir vérifié la fiabilité du dispositif, déjà utilisé au titre des élections aux instantes représentatives du personnel de 2012, il a été décidé, en accord avec l’organisation syndicale signataire du présent accord, de mettre en place le dispositif qui suit, objet du présent accord.
ARTICLE 1 - MODALITES D’ORGANISATION DES OPERATIONS ELECTORALES
Parallèlement au présent accord, les parties signataires ont la volonté de signer un protocole d'accord préélectoral, définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote et la répartition des sièges. Des négociations seront engagées à cet effet conformément aux dispositions des articles L. 2314-5 et suivants du Code du travail.
Il est précisé que lorsque le présent accord fait référence au protocole d'accord préélectoral, il faut comprendre qu'il est fait référence au protocole d'accord préélectoral lié aux prochaines élections professionnelles, à savoir celles concernant les membres du Comité Social et Economique (CSE) qui se tiendront d’ici à la fin de l’année 2018.
1.1 MODALITES DE VOTE
Les parties signataires décident d’autoriser le recours au vote électronique à l’occasion des élections professionnelles au Comité Social et Economique (CSE) de l’UES UNOFI, à tenir d’ici la fin de l’année 2018.
Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, elles font le choix d’un « prestataire extérieur ».
La société DOCAPOST BPO - Filiale du Groupe La Poste - SAS au capital de 69 705 520 €, dont le siège social est situé au 10-12 avenue Charles de Gaulle, 94220 Charenton Le Pont, immatriculée au RCS de Créteil, sous le n° 493 376 008 et qui propose depuis de nombreuses années, une solution de vote par internet, à destination des élections des représentants du personnel, a été choisie pour l’organisation matérielle et technique du scrutin, sur la base d’un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires énoncées aux articles R. 2314-6 et suivants du Code du travail.
Le système retenu, qui a été audité et dont le rapport est tenu à la disposition de la Cnil, respecte les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, à savoir :
- la sincérité et l'intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l'électeur et le bulletin enregistré dans l'urne électronique, - l'anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur, - l'unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin, - la confidentialité et la liberté du vote : permettre d'exercer son droit de vote sans pression extérieure.
1.2 PROTECTION DES DONNEES
Par ailleurs, les salariés seront informés des conditions de traitement de leurs données personnelles conformément aux dispositions du Règlement européen n°2016-679 du 27 avril 2016 portant sur la protection des données personnelles.
1.3 MODALITES DES ELECTIONS
Etablissement du fichier des électeurs
A des fins de préparation de l’élection, la Direction des Ressources Humaines établit un fichier des électeurs, établi à partir des listes électorales.
Les listes électorales susmentionnées enregistrent les données suivantes : noms et prénoms des inscrits, date d’entrée dans l’entreprise, âge, collège d’appartenance, entreprise d’appartenance.
Le fichier des électeurs a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification et de lui faire parvenir ce moyen d’authentification qui lui permettra :
- de s’identifier et de prendre part au vote, - de compléter la liste d’émargement.
Le fichier des électeurs, transmis au prestataire, comprendra la date de naissance et les coordonnées des électeurs.
Les électeurs sont enregistrés sur un support distinct de l‘urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.
Communication des listes électorales et des listes de candidats
La première transmission au prestataire des listes électorales, qui sont établies conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral relatif à ces élections, est faite à la date d’affichage desdites listes électorales prévue par le protocole d’accord préélectoral.
Les listes de candidats, qui sont établies conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral relatif à ces élections, ainsi que les logos et les professions de foi sont adressés au prestataire pour intégration dans le système de vote électronique à la date d’affichage desdites listes de candidats prévue par le protocole d’accord préélectoral.
Lieux et temps du scrutin
Afin d’assurer un taux de participation optimal, les parties conviennent, pour le premier comme pour le second tour de scrutin, que les élections pourront avoir lieu sur plusieurs jours et ce conformément au calendrier défini dans le protocole d’accord préélectoral.
Les dates et heures d’ouverture et de fermeture des scrutins seront indiquées dans le protocole d’accord préélectoral.
Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment de façon confidentielle et anonyme pendant l’ouverture des scrutins, de n’importe quel terminal Internet (de leur lieu de travail, de leur domicile ou, tout autre lieu de leur choix) en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections. Toutes facilités seront accordées aux électeurs pour leur permettre de voter et le temps passé part ces derniers à voter n’entraînera aucune réduction de salaire.
Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique pourront être contrôlées par les membres du Bureau de Vote et les personnes désignées ou habilitées à assurer le contrôle des opérations électorales.
Le système de vote électronique sera scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin.
Consultation du nombre de votants
Pendant la période de scrutin, le nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin. Pour ce faire, les scrutateurs désignés auront un accès en ligne à une console leur permettant de visualiser le taux de participation, en temps réel, et pour chaque scrutin dans le respect des règles du droit électoral.
Liste d’émargement
La liste d’émargement enregistre les données suivantes : collège d’appartenance, nom et prénom des électeurs ayant voté, heure et date du vote.
La liste d’émargement ne sera accessible qu’aux membres du Bureau de Vote et aux membres de la Direction des ressources humaines et à la présidente du comité d’entreprise sortant, habilités à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.
1.4 BULLETINS DE VOTE
Le prestataire assurera la mise en œuvre des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote.
1.5 LISTE DES CANDIDATS
Les listes de candidats doivent enregistrer les données suivantes : collège d'appartenance, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants et le cas échéant l'appartenance syndicale.
Les listes seront présentées sur un seul et même écran. La présentation des listes électorales se fera par ordre alphabétique.
Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu'un autre, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d'un type uniforme pour toutes les listes ou choix proposés.
Il sera possible d’intégrer les professions de foi des listes sur le site de vote.
ARTICLE 2 - INFORMATION ET ASSISTANCE AUX VOTANTS
Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation par les collaborateurs de cette nouvelle technique de vote.
Information des électeurs
Les collaborateurs seront informés, par tout moyen permettant de conférer date certaine, de la signature du protocole préélectoral fixant la date des élections.
Les collaborateurs absents depuis plus de trois mois à la date de réalisation de l’information précitée, seront informés par courrier.
Assistance aux électeurs
Le prestataire mettra à la disposition des électeurs un numéro spécifique d’assistance, pendant la période de scrutin.
Une rubrique d’aide et d’explications sera également disponible depuis l’interface de vote.
Les électeurs auront également la possibilité de joindre, au siège administratif, les personnes en charge des élections.
ARTICLE 3 - MODALITES D’ACCES AU SERVEUR DE VOTE
Une cellule d’assistance technique composée d’un représentant du prestataire, d’un représentant de l’équipe des Ressources humaines et des membres du bureau de vote, sera chargée, en présence des représentants des listes de candidats, de :
- procéder, avant que le scrutin ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et de vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
- procéder, avant que le scrutin ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;
- contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
Chaque électeur recevra, avant chaque tour, à son domicile, par courrier simple, un identifiant de vote et un code confidentiel, générés de manière aléatoire par le prestataire.
En cas de non-réception de ces données, l’électeur devra en informer, par mail, la Direction des ressources humaines, qui interviendra auprès du prestataire.
L’authentification de l’électeur sur le serveur de vote se fera par la saisie de l’identifiant de vote et d’un code challenge, qui sera la date de naissance de l’électeur. La connexion au site de vote se fait à travers des liaisons sécurisées et toute personne non reconnue ne pourra accéder au site de vote.
Une fois connecté, l’électeur pourra procéder aux votes. Les listes correspondant à son collège lui seront proposées. Son vote devra être confirmé par la saisie du code confidentiel. Chaque vote doit être validé par la saisie du code confidentiel.
Les codes de vote fournis à l’électeur permettent de garantir l’unicité du vote.
ARTICLE 4 - GARANTIE DE CONFIDENTIALITE DU VOTE ET STOCKAGE DES DONNEES PENDANT LA DUREE DU SCRUTIN
Afin de répondre aux exigences posées par les articles L. 2314-26 et suivants et R. 2314-5 et suivants du Code du travail, l’expression de vote et les éléments d’identification de l’électeur seront séparés.
Le vote de l’électeur sera crypté et stocké, dans cet état, dans une urne électronique dédiée sans aucun lien avec le fichier d’émargement des votants. Cette urne est hébergée par le prestataire. Le processus mis en œuvre par le prestataire garantit l’anonymat du vote et la sincérité des opérations électorales.
A l'heure de clôture du scrutin électronique, le site de vote n'est plus accessible aux électeurs. La clôture intervient automatiquement par le système du vote électronique.
Dès la clôture du scrutin, l’ensemble des données est alors figé, horodaté et scellé.
Le bureau de vote intègre les clés électroniques afin de déverrouiller les urnes électroniques et de procéder au dépouillement automatisé. Le bureau de vote imprime les procès-verbaux de résultats, les listes d’émargements et justificatifs.
Les résultats sont proclamés oralement par le Président du bureau de vote.
Le Président du bureau de vote vérifie l'exactitude des procès-verbaux préremplis sur un formulaire électronique, conforme aux modèles Cerfa en vigueur.
Il procède, ainsi que les autres membres du bureau de vote, à la signature des documents précités.
ARTICLE 6 - DUREE, DEPOT ET PUBLICITE DE L’ACCORD
Le présent accord produira ses effets pour les prochaines élections professionnelles. Il est donc conclu pour une durée déterminée liée aux élections des membres du Comité Social et Economique (CSE) qui se tiendront d’ici la fin de l’année 2018.
Sous réserve de l’accomplissement des formalités de dépôt, le présent accord entrera en vigueur à compter de sa date de signature.
Conformément aux articles L. 2231-5 et suivants et D. 2231-7 du Code du travail, le présent accord est versé dans une base de données nationales et déposé, selon les formes légales, à la diligence de l’entreprise, auprès de la Direction régionale des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l’emploi (DIRECCTE), ainsi qu’au secrétariat du greffe du Conseil de prud’hommes du lieu de conclusion.
Un exemplaire original de cet avenant est remis à chacune des parties signataires et notifié à l’ensemble des organisations syndicales représentatives dans l’UES UNOFI.
Mention de cet accord figurera aux emplacements réservés à la communication avec le personnel et une copie sera remise aux représentants du personnel.
Fait à Paris, le 12 octobre 2018, En 5 exemplaires originaux.
Pour les sociétés de l’UES UNOFIPour la CFE-CGC …………………………………………………… Directeur des ressources humainesDélégué syndical
