Accord autorisant le vote par voie électronique – Elections Professionnelles Mars 2019
Entre :
La Société représentée par D’une part Et
Pour les salariés de la société, les délégués syndicaux FO et CFE-CGC
D’autre part
PREAMBULE
Afin de faciliter l’organisation des élections des représentants du personnel, la Direction de la société SAVOYE en collaboration avec les partenaires sociaux ont étudié la modalité proposée par la Loi pour la Confiance dans l’Economie Numérique dite loi Fontaine (loi N°2004-575 du 21 juin 2004, publiée au JO du 22 juin 2004) qui ouvre la possibilité pour les entreprises de recourir au vote électronique pour les élections professionnelles.
Par ailleurs, un décret et un arrêté en date du 25 avril 2007 ont précisé et sécurisé le recours au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles. C’est dans ce cadre que la société SAVOYE fait appel à un prestataire, spécialisé dans la mise en place de solution sécurisée de vote par Internet.
Après avoir étudié la fiabilité du dispositif il a été décidé en accord avec les organisations syndicales signataires du présent accord de mettre en place le dispositif qui suit, objet du présent accord.
Les coordonnées du prestataire seront précisées dans le protocole d’accord préélectoral.
La société prestataire qui sera retenue pour l’organisation matérielle de l’ensemble du processus électoral garantira le respect des principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, à savoir :
Aprèsleftrès avoir étudié la fiab
- la sincérité et l'intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l'électeur et le bulletin enregistré dans l'urne électronique, - l'anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur, - l'unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin, - la confidentialité et la liberté du vote : permettre d'exercer son droit de vote sans pression extérieure.
Le prestataire sera choisi en respectant les prescriptions réglementaires énoncées notamment aux articles R. 2314-9 à R. 2314-21 et R. 2324-5 à R. 2324-17 du code du travail.
ARTICLE 1 : MODALITES D’ORGANISATION DES OPERATIONS ELECTORALES
Parallèlement au présent accord, les parties ont la volonté de signer un protocole d'accord préélectoral, définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote et la répartition des sièges pour les élections. Il est précisé que lorsque le présent accord fait référence au protocole d'accord préélectoral, il faut comprendre qu'il est fait référence au protocole d'accord préélectoral lié aux prochaines élections professionnelles.
Le présent accord sera annexé au dit protocole d'accord préélectoral.
Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties décident que les élections seront organisées par un « prestataire », mandaté pour ce faire par la Direction en accord avec les organisations syndicales.
1.1 MODALITES DE VOTE
Les parties signataires décident d’adopter un processus de vote par Internet pour la première fois à l’occasion des élections professionnelles des représentants du personnel de la société SAVOYE
Les parties conviennent que le recours au vote électronique est exclusif du vote à bulletin secret sous enveloppe.
1.2 MODALITES DES ELECTIONS
Etablissement du fichier des électeurs
A des fins de préparation de l’élection, la Direction des Ressources Humaines établit un fichier des électeurs, établi à partir des listes électorales.
Les listes électorales susmentionnées enregistrent les données suivantes : noms et prénoms des inscrits, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège d’appartenance, adresse postale.
Le Service des Ressources Humaines invitera les salariés ayant déménagé récemment à lui fournir ses nouvelles coordonnées au plus vite pour mise à jour.
Le fichier des électeurs a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification et de lui faire parvenir ; ce moyen d’authentification lui permettra :
- de s’identifier et de prendre part au vote,
- de compléter la liste d’émargement.
Les électeurs sont enregistrés sur un support distinct de l‘urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.
Lieux et Temps du Scrutin
Afin d’assurer un taux de participation optimal, les parties conviennent, pour le premier comme le second tour de scrutin, que les élections auront lieu sur plusieurs jours et ce conformément au calendrier défini dans le protocole d’accord préélectoral.
Les dates et heures d’ouverture et de fermeture des scrutins seront indiquées dans le protocole d’accord préélectoral.
Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment de façon confidentielle et anonyme pendant l’ouverture des scrutins, de n’importe quel terminal Internet (de leur lieu de travail, de leur domicile ou tout autre lieu de leur choix) en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.
Toutes facilités seront accordées aux électeurs pour leur permettre de voter et le temps passé par ces derniers à voter n’entraînera aucune réduction de salaire. Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique pourront être contrôlées par les membres du Bureau de Vote et les personnes désignées ou habilitées à assurer le contrôle des opérations électorales.
Le système de vote électronique sera scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin.
Consultation du nombre de votants :
Pendant la période de scrutin, le nombre de votants pourra être révélé. Pour ce faire, les membres du Bureau de Vote et les personnes désignées ou habilitées à assurer le contrôle des opérations électorales auront un accès en ligne à une console permettant de visualiser le taux de participation, en temps réel, et pour chaque scrutin.
Liste d’émargement :
La liste d’émargement enregistre les données suivantes : collège d’appartenance, Nom et Prénom des électeurs ayant voté, heure et date du vote. La liste d’émargement ne sera accessible qu’aux membres du Bureau de Vote, ainsi qu’aux délégués de liste (si ces derniers font partis du bureau du vote) et ce à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.
La composition du bureau de vote sera définie dans le cadre du protocole pré-électoral.
BULLETINS DE VOTE
Le prestataire assurera la mise en œuvre des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote.
LISTE DES CANDIDATS
Les listes de candidats doivent enregistrer les données suivantes: collège d'appartenance, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants et le cas échéant l'appartenance syndicale. Les listes seront présentées sur un seul et même écran dans l'ordre alphabétique. Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu'un autre, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d'un type uniforme pour toutes les listes ou choix proposés. Il sera possible d’intégrer les professions de foi des listes sur le site de vote. L’application devra permettre la visualisation d’au moins cinq pages des professions de foi.
ARTICLE 2 : INFORMATION ET ASSISTANCE AUX VOTANTS
Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’utilisation par les collaborateurs de cette nouvelle technique de vote.
Ainsi, la direction s’engage à envoyer par mail aux salariés, deux rappels pendant la période d’ouverture du scrutin.
Assistance aux électeurs
Pendant la période ouvrée du scrutin, les électeurs auront la possibilité de joindre un correspondant au niveau du service des Ressources Humaines. Une rubrique d’aide et d’explication est également disponible depuis l’interface de vote.
2.1 MODALITES D’ACCES AU SERVEUR DE VOTE
Chaque électeur recevra, avant chaque tour, à son domicile, par courrier simple, un identifiant de vote et un code confidentiel, générés de manière aléatoire par le prestataire.
L’authentification de l’électeur sur le serveur de vote se fera par la saisie de l’identifiant de vote et d’un code challenge, qui sera la date de naissance de l’électeur. La connexion au site de vote se fait à travers des liaisons sécurisées et toute personne non reconnue ne pourra accéder au site de vote.
Une fois connecté, l’électeur pourra procéder au vote. Les listes correspondant à son collège lui seront proposées. Son vote devra être confirmé par la saisie du code confidentiel.
La transmission du vote peut faire l’objet d’un accusé de réception que l’électeur doit pouvoir conserver.
Chaque vote doit être validé par la saisie du code confidentiel.
Les codes fournis lors de chaque tour à l’électeur, permettent de garantir l’unicité du vote.
2.2 GARANTIE DE CONFIDENTIALITE DU VOTE ET STOCKAGE DES DONNEES
PENDANT LA DUREE DU SCRUTIN
Afin de répondre aux exigences posées par les articles L.2314-33 à L. 2314-35 du code du travail, l’expression de vote et les éléments d’identification de l’électeur seront séparés. Le vote de l’électeur sera crypté et stocké, dans cet état, dans une urne électronique dédiée sans aucun lien avec le fichier d’émargement des votants. Cette urne est hébergée par le prestataire. Le processus mis en œuvre par le prestataire garantit l’anonymat du vote et la sincérité des opérations électorales.
Dans le cadre du règlement n° 2016/679, dit RGPD, le prestataire s’engagera à respecter ses obligations en la matière, et notamment :
- A ne pas transmettre les données personnelles des électeurs à d'autres sociétés, à des fin commerciales ou non ; - A détruire l'ensemble des données personnelles collectées, à l'issue d'un délai de 15 jours à compter de la proclamation des résultats définitifs
Conservation des fichiers après le scrutin
Le prestataire devra conserver sous scellés et procéder à la destruction des fichiers supports dans les conditions prévues par les articles R. 2314-20 et R. 2324-16 du Code du travail. .
ARTICLE 3 : DUREE, DEPOT ET PUBLICITE DE L’ACCORD
Le présent accord est conclu pour la durée du protocole d’accord préélectoral, lié aux prochaines élections professionnelles qui se dérouleront en Mars 2019.
Conformément aux nouvelles dispositions de la Loi du 8 août 2016 et les modalités de dépôt (Article D.2231-4 du code du travail), l’accord sera déposé de façon dématérialisée sur la plateforme de télé-accord : www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr : En outre, un exemplaire original sera établi pour chaque partie. Enfin, en application des articles R2262-1 et R2262-2 du Code du travail, le présent accord sera transmis aux représentants du personnel et mention de cet accord sera faite sur l’intranet de l’entreprise pour sa communication avec le personnel. Par ailleurs, un exemplaire de ce texte est tenu à la disposition du personnel au service des Ressources Humaines de l'entreprise.
L'accord pourra être révisé dans les conditions prévues à l'article L. 2261-7 et L. 2261-8 du code du travail.
