ACCORD COLLECTIF DE MISE EN PLACE DU VOTE ELECTRONIQUE POUR LES ELECTIONS DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE
ENTRE LES SOUSSIGNES
La Selas Mallet Proux, inscrite au registre du commerce et des sociétés de LAVAL sous le numéro XXXXXXX, dont le siège social est situé à Laval, pris en la personne de son représentant légal Monsieur XXXXXXX, en sa qualité d’Administrateur Judiciaire
Ci-après dénommée « la SElas Mallet Proux»
D’une part,
ET
Le CSE de la Selas Mallet Proux, représenté par Madame XXXXXXX en sa qualité de représentante du personnel et membre élu titulaire
Ci-après dénommée « le CSE »
D’autre part,
Ci-après dénommées ensemble « les Parties »
PREAMBULE
Afin de faciliter les démarches relatives au vote à l’occasion du renouvellement du comité social et économique, les parties conviennent d'autoriser la réalisation des élections par voie électronique, au moyen d'un vote par internet.
A cet effet, le présent accord et le cahier des charges y étant annexé comportent notamment des dispositions relatives : -aux modalités de vote applicables ; -à la confidentialité des données ; -au contrôle du fonctionnement du système.
ARTICLE 1 : DISPOSITION GENERALE
Le présent accord ouvre la possibilité de recourir au vote électronique, étant entendu que le principe du recours au vote électronique doit être, pour chaque scrutin, prévu par le protocole d'accord préélectoral. Ce dernier détaillera ou comportera en annexe la description détaillée du fonctionnement du système de People Vox et du déroulement des opérations électorales. Le vote électronique pourra avoir lieu à distance ou sur le lieu de travail pour les salariés munis d'un accès internet ou lorsque le site d'appartenance aura été doté d'un poste en libre accès.
ARTICLE 2 : EXCLUSION DU VOTE A BULLETIN SECRET SOUS ENVELOPPE
Les parties conviennent que le recours au vote électronique est exclusif du vote à bulletin secret sous enveloppe.
ARTICLE 3 : CHOIX DU PRESTATAIRE
La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à People Vox. Ce prestataire qui a été choisi par la XXXXXXX respecte le cahier des charges figurant en annexe du présent accord.
ARTICLE 4 : ADAPTATION DE LA PROPAGANDE SYNDICALE
Il est convenu entre les parties que chaque organisation syndicale présentant une liste de candidats pourra fournir à la Direction des Ressources Humaines de la XXXXXXX le logo de son organisation. Cette dernière le transmettra alors à People Vox en vue de le faire figurer sur le bulletin de vote électronique. Il est convenu que People Vox devra mettre en ligne, sur le site de vote, une profession de foi par organisation syndicale présentant des candidats. Les organisations syndicales transmettront en même temps que les listes de leurs candidats les éléments nécessaires à la mise en ligne de leur logo et/ou de leur profession de foi. Les organisations syndicales sont tenues de respecter le format et la taille de fichier, identiques pour toutes, qui leur seront précisés par People Vox.
ARTICLE 5 : INFORMATION DU PERSONNEL ET DE SES REPRESENTANTS
Chaque salarié disposera d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales. Les représentants du personnel, les délégués syndicaux et les membres du bureau de vote bénéficieront d'une formation sur le système de vote électronique retenu.
ARTICLE 6 : DUREE ET NOTIFICATION DE L’ACCORD
Le présent accord est conclu pour une durée déterminée dans le cadre du renouvellement du CSE pour les deux tours des élections professionnelles, respectivement les 05 et 19 septembre 2023. Le texte du présent accord, une fois signé, sera notifié à l'organisation syndicale représentative dans l’entreprise.
ARTICLE 7 : DÉPÔT ET PUBLICITÉ DE L’ACCORD
Le présent accord sera déposé par la XXXXXXX sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail, accessible depuis le site www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr.
Un exemplaire du présent accord sera également remis au secrétariat-greffe du conseil de prud’hommes de LAVAL.
Fait à LAVAL, Le 22 juin 2023
Pour la XXXXXXX
Me XXXXXXX
En sa qualité d’Administrateur Judiciaire
Pour le CSE
Mme XXXXXXX, En sa qualité de Membre Elu Titulaire
ANNEXE A L’ACCORD COLLECTIF DE MISE EN PLACE DU VOTE ELECTRONIQUE
CAHIER DES CHARGES DU PRESTATAIRE DE VOTE ELECTRONIQUE
Le présent document énonce les règles légales devant être obligatoirement respectées par People Vox, prestataire sélectionné pour mettre en place le vote électronique au sein de la XXXXXXX pour le renouvellement des membres du CSE en 2023.
Les règles énoncées ci-après sont issues des articles R. 2314-6 et suivants du Code du travail et de l’arrêté du 25 avril 2007 pris en application du décret n° 2007-602 du 25 avril 2007 relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l'élection de la délégation du personnel du comité social et économique.
Conformément aux dispositions légales en vigueur, le présent cahier des charges est tenu à la disposition des salariés auprès du service des Ressources Humaines et est également publié dans le logiciel de gestion documentaire de l'entreprise en annexe du présent accord.
ARTICLE 1 : CARACTERISTIQUE DU SYSTEME DE VOTE ELECTRONIQUE
Le système retenu assure la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.
ARTICLE 2 : EXPERTISE PREALABLE DU SYSTEME DE VOTE ELECTRONIQUE
Le système de vote proposé par People Vox a été soumis à un audit technique par le cabinet Demaeter (RCS Paris 509 433 389 – 121 avenue d’Italie, 75013 Paris) et une grille de conformité aux Recommandations de la CNIL n° 2019-053 du 25 avril 2019 a été établie à l’issue de celui-ci. La XXXXXXX, agissant en qualité de Responsable de Traitement pour l’élection confiée à People Vox, peut, s’il souhaite y avoir recours, réaliser une expertise indépendante, en complément de l’audit réalisé par People Vox, préalablement à la mise en place du système de vote électronique et avant le premier tour de scrutin. Dans ce cadre, la XXXXXXX pourra sélectionner l’expert de son choix et supportera, en totalité, les frais inhérents à la réalisation de cette prestation d’expertise. Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL).
ARTICLE 3 : CONTROLE DE LA MISE EN ŒUVRE DU SYSTEME
La mise en œuvre du système de vote électronique est opérée sous le contrôle effectif, tant au niveau des moyens informatiques centraux que de ceux éventuellement déployés sur place, de représentants de l'organisme mettant en place le vote. Toutes les mesures sont prises pour leur permettre de vérifier l'effectivité des dispositifs de sécurité prévus.
La XXXXXXX met en place une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant les représentants du prestataire. En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d'assistance technique :
Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;
Contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
ARTICLE 5 : SYSTEME DE SECOURS
Le système de vote électronique retenu comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.
ARTICLE 6 : INCIDENT OU ERREUR DU PRESTATAIRE EN COURS DE VOTE ELECTRONIQUE
En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants du prestataire, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
ARTICLE 7 : DISPOSITIONS PROPRES AU PROTOCOLE D’ACCORD PREELECTORAL
Le protocole d'accord préélectoral mentionne la conclusion de l’accord d'entreprise autorisant le recours au vote électronique et le nom de People Vox, le prestataire choisi pour mettre en place le vote électronique. Il comporte en annexe la description détaillée du fonctionnement du système et du déroulement des opérations électorales.
ARTICLE 8 : LISTES ELECTORALES
Les listes électorales sont établies par la XXXXXXX. Le contrôle de la conformité des listes importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises le cas échéant à People Vox est effectué sous la responsabilité de la XXXXXXX. L'intégration et le contrôle des candidatures sont effectués dans les mêmes conditions.
ARTICLE 9 : SEPARATION DES DONNEES NOMINATIVES DES ELECTEURS ET DES VOTES
Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l'urne électronique ». Le traitement « fichier des électeurs » est établi à partir des listes électorales. Il a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant pris part au vote et d'éditer les listes d'émargement. L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant. Les données du vote font l'objet d'un chiffrement dès l'émission du vote sur le poste de l'électeur. Le fichier dénommé « contenu de l'urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l'objet d'un chiffrement et ne doivent pas comporter de lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.
ARTICLE 10 : DONNEES A ENREGISTRER ET DESTINATAIRES DE CES DONNEES
Les données devant être enregistrées sont les suivantes :
pour les listes électorales : noms et prénoms des inscrits, date d'entrée dans l'entreprise, date de naissance, collège ;
pour le fichier des électeurs : noms, prénoms, collège, moyen d'authentification et, le cas échéant, coordonnées ;
pour les listes d'émargement : collège, noms et prénoms des électeurs ;
pour les listes des candidats : collège, noms, prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale le cas échéant ;
pour les listes des résultats : noms et prénoms des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège, destinataires mentionnés ci-après.
Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont les suivants :
pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs le cas échéant, salariés habilités du service des Ressources Humaines ;
pour le fichier des électeurs : électeurs pour les informations les concernant ;
pour les listes d'émargement : membres des bureaux de vote, salariés habilités du service des Ressources Humaines ;
pour les listes des candidats : électeurs, syndicats, salariés habilités du service des Ressources Humaines ;
pour les listes des résultats : électeurs, services du ministère chargé de l'emploi, syndicats, employeurs ou salariés habilités du service des Ressources Humaines.
En cas de contestation des élections, ces pièces sont tenues à la disposition du juge.
ARTICLE 11 : FORMATION SPECIFIQUE
Les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique retenu.
ARTICLE 12 : CLE DE CHIFFREMENT
La génération des clés destinées à permettre le dépouillement des votes à l'issue du scrutin est publique de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le président du bureau de vote et deux de ses assesseurs ont connaissance de ces clés à l'exclusion de toute autre personne, y compris du personnel technique chargé du déploiement du système de vote. Ces deux assesseurs nominativement identifiés, le plus âgé et le plus jeune parmi les assesseurs à défaut d'accord, ainsi que le président du bureau de vote reçoivent chacun une clé de dépouillement distincte, selon des modalités en garantissant la confidentialité, permettant d'accéder aux données du fichier dénommé « contenu de l'urne électronique ». La présence de deux titulaires de ces clés est indispensable pour autoriser le dépouillement. Des clés de sauvegarde sont en outre conservées sous scellés.
ARTICLE 13 : INFORMATION DES ELECTEURS
Chaque salarié dispose d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.
ARTICLE 14 : PERIODE DE VOTE ELECTRONIQUE
Le vote électronique se déroule, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée.
ARTICLE 15 : OPERATION DE VOTE ELECTRONIQUE PAR L’ELECTEUR
Pour se connecter sur place ou à distance au système de vote, l'électeur doit se faire connaître par le moyen d'authentification qui lui aura été transmis par People Vox, selon des modalités garantissant sa confidentialité. Ce moyen d'authentification permettra au serveur de vérifier son identité et garantira l'unicité de son vote. Il est alors impossible à quiconque de voter de nouveau avec les mêmes moyens d'authentification. L'électeur accède aux listes de candidats et exprime son vote. Son choix doit apparaître clairement à l'écran ; il peut être modifié avant validation. La transmission du vote et l'émargement font l'objet d'un accusé de réception que l'électeur a la possibilité de conserver. Tout électeur atteint d'une infirmité le mettant dans l'impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix. Le vote est anonyme et chiffré par le système, avant transmission au fichier « contenu de l'urne électronique ». La validation le rend définitif et empêche toute modification.
ARTICLE 16 : CONTROLE DES HEURES DE SCRUTIN
Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.
ARTICLE 17 : RESULTATS EN COURS DE VOTE ELECTRONIQUE
Aucun résultat partiel n'est accessible pendant le déroulement du scrutin. Toutefois, le nombre de votants peut, si la XXXXXXX le souhaite, être révélé au cours du scrutin.
ARTICLE 18 : LISTE D’EMARGEMENT
La liste d'émargement n'est accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle de déroulement du scrutin.
ARTICLE 19 : SCELLEMENT DU SYSTEME
Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin.
ARTICLE 20 : CLÔTURE DU SCRUTIN ET DEPOUILLEMENT DES VOTES
Dès la clôture du scrutin, le contenu de l'urne, les listes d'émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l'ensemble des serveurs. Le dépouillement n'est possible que par l'activation conjointe d'au moins deux clés de chiffrement différentes sur les trois qui doivent être éditées. Le décompte des voix apparaît lisiblement à l'écran et fait l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procès-verbal. Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.
ARTICLE 21 : ACCES AUX DONNEES
Lors de l'élection par voie électronique, les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne sont uniquement accessibles aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.
ARTICLE 22 : CONSERVATION ET ARCHIVAGE DES DONNEES
People Vox conserve sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau. A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, People Vox procède à la destruction des fichiers supports.
