Entre : L’Office Public de l’Habitat Sète Thau Habitat, établissement public à caractère industriel et commercial dont le siège social située 14 Rue des Lauriers Roses à SETE (34 200), immatriculée au RCS de Montpellier sous le numéro 273 400 036, représentée par (suppression prénom nom) en sa qualité de (suppression qualitéà
D’une part,
Et, Le Comité Social et Economique de l’Office Public de l’Habitat Sète Thau Habitat, représenté par son secrétaire, à savoir : (suppression prénom nom), dument mandaté par l’ensemble des membres élus du CSE.
D’autre part,
PREAMBULE
L’Office souhaite développer de nouveaux modes d’organisation du travail souples et performants, tout en favorisant l’amélioration des conditions de travail des collaborateurs.
Après une crise sanitaire sans précédent ayant démontré l’indispensable adaptation aux outils numériques et à la dématérialisation des documents et des échanges, mais également en raison de l’élargissement du périmètre d’intervention et de recrutement, la Direction et les membres élus du Comité Social et Economique ont convenu de l’intérêt de formaliser un accord sur la thématique du télétravail.
Véritable outil stratégique et organisationnel, les parties signataires du présent accord souhaitent inscrire le télétravail dans une démarche de performance au service des clients internes et externes :
Performance sociale en permettant de favoriser l’égalité professionnelle, la conciliation des temps de vie et la santé/ sécurité
Performance digitale en accompagnant la transformation numérique et en mettant à disposition de nouveaux outils de communication
Performance environnementale en réduisant les déplacements et en développant la dématérialisation des processus
Performance managériale en développant la confiance, l’autonomie, la responsabilité et la transparence au sein des équipes
Performance économique et sociétale en conciliant l’ensemble de tous ces éléments afin de fidéliser les collaborateurs et attirer de nouveaux clients.
Basé sur la confiance, l’autonomie, le double volontariat (collaborateur/employeur) et la réversibilité, il est rappelé que le télétravail n’est ni un droit, ni une obligation. Par ailleurs, sa mise en place ne saurait remettre en cause les principes essentiels de respect de la vie privée, du droit à la déconnexion, de préservation du lien social et du respect des principes d’égalité de traitement de non-discrimination.
L’office a engagé début 2023 une démarche de transformation et de modernisation de ses organisations. Une montée en compétence des collaborateurs est en cours avec un plan de formation important ainsi que la structuration des process, des outils et du contrôle interne. Aussi afin d’engager la démarche de mise en place du télétravail, la Direction Générale souhaite expérimenter le sujet avec la catégorie des Cadres de l’office, membres du comité de Direction. Il est entendu qu’en fonction des résultats de cette expérimentation et lorsque tous les moyens nécessaires d’un travail à distance seront réunis (ERP, process, autonomie des collaborateurs), celle-ci pourra être étendue à tous les postes au sein de l’Office qui en seront éligibles. En effet seuls ceux pouvant être exercés partiellement et régulièrement à distance, via l’outil informatique, pourront entrer dans le dispositif. L’éligibilité est fondée, d’une part, sur des conditions liées à l’activité professionnelle et aux postes de travail, d’autre part, sur des critères individuels.
Les parties conviennent enfin de la nécessité de bénéficier d’un accord agile et adaptable dans le temps.
Ceci préalablement exposé, Il est accepté et convenu ce qui suit :
Table des matières
1. MODALITE GENERALE D’ORGANISATION…………………………………………………...…5 2. CONDITION D’ELEGIBILITE AU TELETRAVAIL…………………………………………………....5 2.1 Eligibilité liée à l’emploi et ses missions…………………………………………..….5 2.2 Eligibilité liée au salarié…………………………………………………………..……..6 • Critère n°1 : autonomie, ancienneté et répartition du temps de travail………………....6 • Critère n°2 : un logement compatible…………………………………………………...…..….6 3. ORGANISATION DU TELETRAVAIL……………………………………………………………...…7 3.1 Télétravail « irrégulier » …...………………………………………………....…….…...7 3.2 Télétravail « exceptionnel » …...…..…..………………………………………….…..8 3.3 Télétravail « de crise » …………….………………………..……………………….….8 3.4 Télétravail « pour favoriser le soin et le retour au travail » ………………….…...8 4. MISE EN PLACE DU TELETRAVAIL REGULIER………………………………………………….….9 4.1 Formulaire de demande……………………………………………………….….…...9 4.2 Double volontariat …………………………………………………………………..….9 4.3 Validation de la demande …………………………………………………….…….10 4.4 Période d’adaptation et réversibilité …………………………………….…….…..10 4.5 Suspension provisoire du télétravail et impossibilité d’exercice à distance..10 4.6 Départage ………………………………………….………………………………..….11 5. MODALITE DE POSE DES JOURS DE TELETRAVAIL …………….……………………….…......11 6. CONDITIONS DE TRAVAIL…………………………………………………………………….…...11 6.1 Ergonomie du poste de travail……………………………………………….……...11 6.2 Dotation informatique et équipements supplémentaires …………….…….…12 6.3 Maintien du lien social……………………………………………………….………..13 6.4 Charge de travail et suivi …………………………………………………….……....13 6.5 Durée du travail …………………………………………………………………….….13 6.6 Droit à la déconnexion……………………………………………………………..…14 6.7 Santé et Sécurité …………..………………………………………………………..…14 6.8 Droits et obligations ……………………………………………………………….…..14 7. ACCOMPAGNEMENT………………………………………………………………………….….15 7.1 Accompagnement des collaborateurs………..……………………………….…15 7.2 Accompagnement des managers……………………………………….…….…..15 8. SECURITE DU MATERIEL ET PROTECTION DES DONNEES…………………………………….15 8.1 Sécurité du matériel informatique…………………………………………………..15 8.2 Protection des données et respect de la vie privée…………………………….16
9. ASSURANCES………………………………………………………………………….……….…….16 10. CONTREPARTIE FINANCIERE …………………………………………………………………...…17 11. SUIVI ET RETOUR D’EXPERIENCE……………………………………………………………..…...17 12. REFERENT TELETRAVAIL ………………………………………………………………………...…..17 13. EFFET, DUREE, REVISION ET DENONCIATION DE L’ACCORD……………………….….….…18 13.1 Effet de l’accord……………………………………………………………….…….…18 13.2 Durée de l’accord……………………………………………………………….…..….18 13.3 Révision de l’accord…………………………………………………………….…...….18 13.4 Dénonciation de l’accord……….……………………………………………....…….18 14. DEPOT ET PUBLICITE …………………………………………………………………………………19 ANNEXE 1 : formulaire de candidature au télétravail ……………………………….….………20 ANNEXE 2 : attestation sur l’honneur relative à l’exercice du télétravail………….……..…..25
MODALITES GENERALES D’ORGANISATION
Sur la base de l’article L. 1222-9 du Code du travail, le télétravail désigne toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication.
Pour rappel, les modalités d’organisation sont basées sur les principes suivants :
• Le télétravail ne saurait se confondre avec une réduction de la durée du travail ou un allègement des missions confiées ou une absence pour convenance personnelle. Il repose sur une relation de confiance mais aussi sur la nécessaire faculté qui doit être donnée à l’employeur d’apprécier les résultats du travail.
• Il est fondée d’une part sur des conditions liées a l’activité professionnelle et aux postes de travail, d’autre part sur des critères individuels. Il est mis en œuvre à la demande du salarié et après examen et accord de l’employeur. Une demande de télétravail et attestation sur l’honneur sera remplie par le collaborateur et contre signé par son manager.
• Il doit être réversible tant a l’initiative du salarié que de l’employeur et répondre à la nécessité de continuité de service en présentiel.
• Le lieu du télétravail est en principe le domicile déclaré auprès du service Ressources Humaine. Ce lieu de résidence devra remplir les conditions nécessaires à l’exercice du télétravail. Si un lieu différent est utilisé, l’employeur devra en être informé.
• L’organisation du télétravail ne doit pas faire obstacle a la cohésion des équipes, à l’organisation des réunions et à la participation à la vie du service et au lien social.
L’accord a pour objectif d’encadrer un télétravail régulier pour certains emplois définis. Il ne fait pas obstacle à un télétravail occasionnel qui pourrait être autorisé par le manager en raison de circonstances exceptionnelles pour répondre à des situations inhabituelles ou d’urgence (météo, grève, etc.).
CONDITIONS D’ELIGIBILITE AU TELETRAVAIL
Eligibilité liée à l’emploi et ses missions
Pour être éligible au télétravail, l’emploi doit pouvoir être exercé partiellement et régulièrement à distance via l’outil informatique. Ce qui suppose que l’emploi :
• Ne nécessite pas d’être en permanence sur le lieu de travail (du fait des missions, des équipements pour les réaliser ou du besoin pédagogique),
• Puisse être exercé avec des données dématérialisées,
• puisse être exercé partiellement et régulièrement à distance sans empêcher le bon fonctionnement du service ou le travail en équipe (missions, dispositions des dossiers, confidentialité, processus d’échange avec les collègues),
• comporte des missions quantifiables et planifiables à distance sur une journée
Les modalités d’organisation du télétravail définies doivent être compatibles avec les obligations de service, l’organisation et le bon fonctionnement des équipes de travail.
L’organisation et la planification des temps de présence et de télétravail seront soumises à l’accord du manager concerné.
Eligibilité liée au salarié
Dans le cadre de cet accord, les demandes de télétravail sont ainsi ouvertes à tous les salariés de l’Office qui en ont la possibilité, avec accord de leur Directeur de Service, et qui justifient des 2 critères cumulatifs suivants :
• Critère n°1 : autonomie, ancienneté et répartition du temps de travail :
Capacité d’autonomie, d’organisation et de maturité numérique (*) dans le poste occupé ne nécessitant pas de soutien ou de proximité managériale, avec évaluation par le manager.
Ancienneté minimale de 3 mois dans le poste afin de garantir une bonne intégration préalable dans le collectif de travail, avec validation du manager. Pour les collaborateurs en retour de congés maternité/paternité ou parentaux ne pourront bénéficier du télétravail qu’un mois après leur retour effectif.
Temps de travail contractuel réparti au minimum sur 4,5 jours par semaine (sont donc exclus tout temps partiel travaillant moins de 4,5 jours par semaine, c’est-à-dire inférieur à 90 % ).
Les contrats professionnels et/ou en alternance sont d’office exclut du périmètre du fait du nécessaire accompagnement quotidien dont ils doivent bénéficier.
(*)
Tout refus par le Directeur de service sur ces critères devra faire l’objet d’un argumentaire avec définition d’un plan d’action/accompagnement et d’un calendrier de revoyure du collaborateur concerné.
•Critère n°2 : un logement compatible ou tiers lieu comme les espaces de co-working
Conformément au décret n° 2020-524 du 5 mai 2020 (Article 1) :
« Le télétravail peut être organisé au domicile de l'agent, dans un autre lieu privé ou dans tout lieu à usage professionnel. Un agent peut bénéficier au titre d'une même autorisation de ces différentes possibilités. »
-Un équipement au domicile permettant le travail à distance (connexion internet haut débit sécurisée).
-Un espace de travail spécifique consacré au télétravail et favorable à la concentration et la confidentialité. Ce qui suppose que le collaborateur puisse s’organiser et s’isoler afin de ne pas être dérangé dans son travail.
A ce titre, le collaborateur échangera avec son manager sur les conditions matérielles de télétravail, lors de l’entretien.
ORGANISATION DU TELETRAVAIL
3.1 Télétravail « régulier »
Afin de préserver le lien social avec l’Office et le bon fonctionnement des équipes et de faciliter l’organisation des temps de travail collectifs,
le temps de travail effectué en présentiel par le collaborateur doit être au moins égal à 3,5 jours par semaine, permettant ainsi de rendre compatible une rotation des collaborateurs en télétravail avec le maintien de la cohésion des équipes.
Ce qui signifie que la durée du temps en télétravail est limitée a
un jour par semaine maximum, étant précisé que tous les jours ouvrés sont autorisés.
Les journée (et demi-journées) sont programmées mensuellement en amont, connues de l’ensemble des membres du service concerné, et devront être concertés par l’ensemble des cadres afin d’assurer une présence de 50% des personnels encadrant chaque jour. Ce ratio pourra être baissé à 25% durant les périodes de congés annuels d’été ou des fêtes de fin d’année.
En cas de contraintes ponctuelles nécessitant la présence du salarié (formation, séminaire, réunion de service, etc.) une suspension ou une modification de jour provisoire pourra intervenir à l’initiative de l’Office ou du collaborateur, sous réserve du respect d’un délai de prévenance raisonnable permettant au salarié de s’organiser.
3.2 Télétravail « exceptionnel »
Un télétravail dit « exceptionnel » peut être envisagé par la Direction générale, le responsable de service ou le collaborateur, afin de gérer des situations particulières, collectivement ou individuellement, en cas d’évènement inhabituel, imprévisible, soudain ou temporaire (intempérie, phénomène de pollution, indisponibilité d’un moyen de transport, grève, etc.).
Pour ce dispositif et sous validation de la Direction générale, un télétravail exceptionnel peut être accordé, dans le respect des seules conditions d’éligibilité de l’article 2.1 liées à l’emploi et aux missions.
Pour ce dispositif de télétravail exceptionnel, le télétravail constitue un aménagement du poste de travail, rendu nécessaire à la continuité de l’activité et/ou garantissant la protection du collaborateur.
Le télétravail exceptionnel est mis en place pour une période strictement limitée dans le temps, prenant fin au terme de l’évènement le justifiant.
3.3 Télétravail « de crise »
Un télétravail dit « de crise » peut être envisagé et imposé par la Direction générale, conformément aux préconisations gouvernementales et dans le respect du dialogue social au sein de l’Office, afin de gérer des situations collectives particulière et dans le but de permettre la continuité de l’activité et/ou assurer la protection des collaborateurs.
Crise sanitaire avec plan de continuité d’activité et/ou plan de reprise d’activité
Pour ce dispositif de télétravail de crise, les critères d’éligibilités prévus à l’article 2 sont suspendus et sont redéfinis par la cellule de crise de l’Office, dans le respect du dialogue social.
Le télétravail de crise constitue une adaptation à une situation de force majeure rendu nécessaire à la continuité de l’activité et/ou garantissant la protection du collaborateur.
Le télétravail de crise est mis en place pour une période strictement limitée dans le temps, prenant fin au terme de l’évènement le justifiant.
3.4 Télétravail « pour favoriser le soin et le retour au travail »
Sans que cela soit un droit ou une obligation, un télétravail pour favoriser le soin et le retour au travail peut être proposé par le management ou demandé par le collaborateur, afin de gérer des situations particulières individuelles :
Incapacité de déplacement lié à un arrêt de travail
Pour ce dispositif, à l’initiative du collaborateur et avec certificat d’accord du médecin traitant, un télétravail à 100 % peut être accordé, afin de remplacer une absence maladie par un télétravail à 100 %, dans le respect des seules conditions d’éligibilité de l’article 2.1 liées à l’emploi et aux missions.
Retour de longue maladie (supérieur ou = à 3 mois)
Pour ce dispositif, à l’initiative du management ou à la demande du collaborateur, avec préconisation du médecin du travail lors de la visite de reprise, un télétravail pour favoriser le soin et le retour au travail peut être accordé, dans le respect des seules conditions d’éligibilité de l’article 2.1 liées à l’emploi et aux missions. Sa durée sera déterminée sur préconisation de la Médecine du travail.
Dans ce cas, le télétravail pour favoriser le soin et le retour au travail est formalisé par un écrit entre le collaborateur, son responsable de service et la Direction générale.
Il est mis en place pour une période strictement limitée dans le temps, prenant fin au terme de la situation de santé le justifiant.
4.MISE EN PLACE DU TELETRAVAIL REGULIER
4.1 Formulaire de demande
Le salarié formule sa demande écrite auprès de son responsable de service et de la Direction générale, par le biais d’un formulaire de demande de télétravail et d’attestation sur l’honneur (
exemple en annexe 1). Il devra par ailleurs fournir une attestation d’assurance multirisques habitation couvrant sa présence durant ses journées de télétravail.
Au cours d’un entretien, le responsable de service et le collaborateur échange sur la possibilité ou non de mise en œuvre du télétravail au sein du service au regard des conditions d’éligibilité de l’emploi et des missions.
Il procède à l’évaluation du degré d’autonomie et de maturité numérique du collaborateur.
En cas d’éligibilité, ils définissent ensemble les conditions d’organisation et de réussite du télétravail.
Toute demande, validée ou non par le responsable de service, devra être transmise à la Direction générale pour validation.
4.2 Double volontariat
Le télétravail régulier est soumis à la notion de double volontariat, salarié et employeur. L’employeur peut accepter ou refuser, par écrit, la demande de télétravail. Le salarié peut refuser la proposition de mise en place du télétravail et ne subira aucune conséquence de fait de son refus.
4.3 Validation de la demande
La mise en place du télétravail est formalisée par les signatures du manager, du collaborateur et de la Direction générale qui acteront leurs accords sur le formulaire de demande.
La mise en œuvre du télétravail est conditionnée par l’engagement du collaborateur à disposer des conditions de logement, d’équipement et d’assurance ouvrant droit à éligibilité.
Il s’engage également à informer l’employeur, sans délai, de tout changement sur sa situation liée au télétravail, notamment en cas de changement de domicile.
4.4 Période d’adaptation et de réversibilité
Pendant une période de 3 mois suivant la mise en œuvre du télétravail, l’employeur et le collaborateur peuvent vérifier : • la capacité à travailler à distance, • la capacité de l’entreprise à organiser le travail à distance, • l’adéquation des modalités qu’ils auront définies au regard des nécessités de bon fonctionnement de service.
Durant cette période, ils peuvent réciproquement mettre fin au télétravail à tout moment, à condition de respecter un délai de prévenance d’une semaine.
A l’issue de cette période d’adaptation, la cessation du télétravail demeure toujours possible sous réserve d’un délai de prévenance de 15 jours calendaires, sauf commun accord entre le salarié et l’Office sur une réduction ou une cessation immédiate du dispositif.
Pour la Direction générale, celle-ci doit être justifiée par des raisons objectives (non-réalisation des missions ou objectifs de travail fixés, qualité de travail insatisfaisante, difficultés répétées pour joindre le collaborateur, évolution de l’activité du service ne permettant plus l’organisation du télétravail, suppression d’un des critères d’éligibilité, etc.).
4.5 Suspension provisoire du télétravail et impossibilité d’exercice à distance
La présence sur site demeure une modalité prioritaire, le télétravail n’est en effet pas opposable si la présence du collaborateur s’avère nécessaire.
En effet, en cas de nécessité de bon fonctionnement du service (exemple : organisation d’une réunion dont l’objet n’est pas compatible avec une participation a distance, groupe de travail, formation, absence(s) dans le service, congés d’été, vacance de poste, projets ou missions particuliers, …) exigeant la présence du salarié, le télétravail peut être suspendu par le manager.
Ce dernier peut en effet décider d’adapter le nombre de télétravailleurs de son équipe.
La suspension provisoire intervient, dans la mesure du possible et sauf cas d’urgence, sous réserve d’un délai de prévenance de 48h minimum.
Le télétravail est également suspendu, en cas d’impossibilité d’exercer l’activité professionnelle à distance (panne des équipements, indisponibilité d’un ordinateur de prêt, connexion internet défaillante, …)
Dans ce cas, le collaborateur doit informer immédiatement son responsable de service et au besoin de rendre sur son lieu habituel de travail ou un tiers lieu afin d’y poursuivre son activité dans l’attente de la résolution des problèmes techniques.
A défaut, l’absence sera régularisée par la prise d’un jour de repos.
Cette impossibilité s’entend d’évènements qui ne seraient pas programmés (coupure d’électricité, de connexion, etc.) ou de tout problème de fonctionnement ou matériel majeur qui n’aurait pu être préalablement identifié.
4.6 Départage
Afin de réduire le risque d’échec ou la mise en difficulté, il appartient au responsable hiérarchique direct d’analyser, avec le collaborateur se portant volontaire pour le télétravail, sa capacité à travailler à distance et à s’imposer des contraintes de travail dans le milieu familial.
En cas de désaccord entre un collaborateur et son responsable de service sur les conditions d’éligibilité au télétravail, la Direction générale pourra être sollicitée afin d’accompagner le manager dans la prise de décision.
5. MODALITES DE POSE DES JOURS DE TELETRAVAIL
Les jours de télétravail régulier proposés par le salarié sont validés par le manager en fonction des conditions d’organisation d’emploi ou de service.
En cas de jours fixes, les jours sont posés mensuellement, au plus tard le dernier jour ouvré du mois précédent. Il peut également y avoir une attribution d’un volume de jours flottants par semaine, par mois ou par an.
Dans le cas de jours préalablement déterminés, la possibilité est offerte de déplacer un jour de télétravail avec l’accord de la hiérarchie, sous réserve des nécessités et organisation de service. Ils devront être posés sur l’outil de pose de congés « Congés web ».
Le refus peut être motivé pour des raisons d’organisation permanente ou temporaire et/ou de prise du jour de télétravail (à l’initiative du salarié ou de l’employeur, notamment dans le cas de contraintes ponctuelles ou d’urgences), la journée de télétravail sera annulée. Il n’existe pas de droit à report du jour, ni de compteur de jour.
6. CONDITIONS DE TRAVAIL
6.1 Ergonomie du poste de travail
6.1.1 Etude et recommandations
Le travail sur ordinateur portable quotidien génère des postures pourvoyeuses de douleurs et de pathologies principalement au niveau des cervicales. En effet, l’écran étant en contre-bas, cela induit une flexion des cervicales dans une zone de mobilité articulaire astreignante et qui est maintenue dans le temps, ce qui constitue un facteur aggravant dans la survenue des troubles musculosquelettiques (TMS).
Dans ces conditions, une note de conseil sur l’ergonomie de poste de travail sera transmise à l’ensemble des collaborateurs.
6.1.2 Collaborateurs en situation de handicap
Les collaborateurs en situation de handicap pourront bénéficier, le cas échéant, d’une étude spécifique avec la médecine du travail, dans le cadre d’une enveloppe à définir en fonction des besoins.
6.2 Dotation informatique et équipements supplémentaires
6.2.1 Dotation informatique
L’Office met à la disposition du travailleur le matériel suivant, pris en charge à 100 % par l’employeur : Un ordinateur ou un terminal portable et ses accessoires (chargeur, sacoche, souris sans fils, un casque filaire pour la visioconférence, etc.), avec accès à distance à la messagerie professionnelle et à son environnement de travail.
L’Office s’engage à accompagner l’ensemble de ses collaborateurs dans l’accès et la formation : • aux logiciels métier indispensables l’exercice des fonctions • aux outils de communication (outil de visioconférence, portail collaboratif, etc.) • aux équipements et outils nécessaires à l’exercice du télétravail.
6.2.2 Téléphonie
L’Office fournit un téléphone portable professionnel en fonction de la nature des missions des collaborateurs
Les salariés auront également des outils nomades pour être joignables à distance.
6.2.3 Obligations du collaborateur
Le collaborateur est informé que l’ordinateur ou terminal portable mis à sa disposition est destiné à un usage strictement professionnel. A cet égard, toute information émis, reçue ou stockée sur ledit appareil est et demeure la propriété de l’Office.
Il est à noter, qu’en cas de télétravail de crise généralisé à l’ensemble des collaborateurs, il pourra être demandé aux collaborateurs d’utiliser leur matériel personnel.
Le télétravailleur est tenu d’aviser immédiatement l’Office en cas de panne ou de mauvais fonctionnement des équipements de travail informatiques.
Le matériel de la dotation informatique (pc portable, téléphone, etc.) doit être restitué lorsque le télétravail prend fin (départ de l’Office, suspension du télétravail, suspension du contrat de travail, longue maladie ou mobilité vers un poste non éligible au télétravail).
6.3 Maintien du lien social
Conscients que le dispositif de télétravail peut avoir des conséquences sur le collectif de travail, l’Office souhaite renforcer le lien social et managérial dans le collectif de travail par les mesures suivantes :
6.3.1 Lien social au sein de l’Office
Le manager a la possibilité de définir, en lien avec son équipe, une ou plusieurs journées dites « d’équipe » par semaine où, tous les salariés concernés doivent être présents physiquement sur le lieu de travail. Ces journées d’équipe peuvent être modifiées en fonction des nécessités d’organisation du service.
6.3.2 Lien social en dehors des locaux de l’Office
• Développement d’un portail collaboratif et d’outils de communication visant à améliorer la transversalité, la transparence et l’efficacité des collaborateurs (type TEAMS,…)
•Développement et adaptation d’actions de qualité de vie au travail visant à maintenir le lien social entre les collaborateurs, favoriser le sentiment d’appartenance
•Mise en place d’actions de prévention aux termes de santé, sécurité et risques psychosociaux, notamment dans le cadre de situations de télétravail de crise et de lutte contre l’isolement.
6.4 Charge de travail et suivi
La mission et les objectifs de l’activité professionnelle ne sont pas modifiés pendant le temps de travail à distance. Le télétravail est basé sur une relation de confiance et d’autonomie : le collaborateur doit être automne dans l’exercice de son activité à distance et accepte de rendre compte de son activité, à la demande de son manager.
•Le manager doit être vigilant à la charge de travail et s’assurer que le travail fourni par le collaborateur est conforme aux attentes définies au préalable. Il doit pouvoir contrôler les résultats atteints pendant la période de télétravail qui doivent être au moins équivalents à ceux qui auraient été obtenus en présentiel.
• Tout collaborateur peut alerter sa hiérarchie en cas de difficultés rencontrées liées à la charge de travail.
•Un item « télétravail » sera intégré à l’entretien professionnel afin de permettre au collaborateur et à son manger d’échanger sur les conditions d’activité en télétravail.
6.5 Durée du travail
Le télétravailleur reste soumis à la durée du travail et aux conditions d’aménagement définies dans son contrat de travail, ainsi qu’à l’aménagement du temps de travail en vigueur au sein de l’Office (durée maximale de travail, temps de repos, pause déjeuner, horaires habituels, etc.).
Sauf demande expresse du manager, les heures supplémentaires ne sont pas autorisées.
Le collaborateur s’engage à être joignable sur les plages de travail habituelles et à répondre aux sollicitations de son manager, de ses collègues, des clients, etc., de la même manière que s’il était sur son lieu de travail.
L’impossibilité renouvelée d’être joint peut entrainer l’interruption anticipée du télétravail.
De plus, la situation de télétravail n’autorise pas à quitter son lieu de télétravail pendant ses heures de travail.
6.6 Droit à la déconnexion
Principe : Il est rappelé que tout collaborateur bénéficie d’un droit à la déconnexion.
Au titre de ce droit à la déconnexion et, en dehors des cas exceptionnels (situation ou événement important, inhabituel et imprévisible), il est demandé aux salariés de ne pas utiliser leur messagerie ou autres outils de communication après 19h et avant 7h afin de garantir le respect des périodes de repos. Aucun salarié ne pourra donc se voir reprocher de ne pas répondre à une sollicitation pendant ces périodes.
Le respect de ce droit à la déconnexion passe par les deux principes suivants, valables également en situation de télétravail :
• Implication et respect de chacun
•Exemplarité de la part des managers et de la Direction générale, afin de promouvoir les bonnes pratiques et l’adhésion de l’ensemble des équipes.
Si le salarié dispose d’un droit à la déconnexion, il a également un devoir de déconnexion afin de respecter le droit de ses collègues et managers.
6.7 Santé et sécurité
Les dispositions relatives à la santé et à la sécurité au travail sont applicables aux télétravailleurs.
Une information spécifique est faite sur l’aménagement nécessaire de l’espace de travail au domicile et l’ergonomie du poste de travail.
Le télétravailleur bénéficie, à l’instar du salarié occupant les locaux de l’Office, de la législation relative aux accidents du travail.
6.8 Droits et obligations
Pendant le temps de télétravail, le collaborateur bénéficie des mêmes droits que les salariés présents dans les locaux.
Par ailleurs, le salarié en télétravail s’engage à respecter les procédures d’utilisation du matériel informatique, ainsi que les règles de confidentialité et de sécurité des données propres à son activité.
7. ACCOMPAGNEMENT
7.1 Accompagnement des collaborateurs
Pour soutenir l’intégration du télétravail au sein des services, des actions d’information sur le dispositif de travail à distance seront organisées auprès des collaborateurs concernés, en vue de les sensibiliser sur les risques, les enjeux et les bonnes pratiques du télétravail et de l’utilisation des outils numériques.
7.2 Accompagnement des managers
Des actions de formation seront organisées à destination des managers, autour des principaux thèmes suivants : • Organiser l’activité autour de la qualité de service interne et externe • Développer la confiance et l’autonomie • Responsabiliser ses équipes • Maintenir le lien social • Suivre les objectifs et reporting • Utiliser les outils de communication adaptés.
8. SECURITE DU MATERIEL ET PROTECTION DES DONNEES
8.1 Sécurité du matériel informatique
Quand cela est techniquement possible, l’ordinateur portable doit faire l’objet d’une sécurisation particulière, au regard de la sensibilité des données qu’il peut stocker. Le présent accord engage l’utilisateur à mettre en œuvre toutes les mesures possibles pour :
•S’assurer de ne pas laisser les équipements dans un endroit sans surveillance afin d’en prévenir le vol •Protéger les équipements contre les chocs et les manipuler avec le plus grand soin •Ne jamais divulguer à quiconque son mot de passe de connexion au réseau et/ou aux applications métiers installées sur les appareils •Verrouiller les appareils dès qu’ils ne sont plus utilisés par un moyen adapté de manière à prévenir tout accès non autorisé aux données qu’ils contiennent •Installer uniquement les applications nécessaires à son activité professionnelle et vérifier à quelles données elles peuvent avoir accès avant de les télécharger (informations géographique, contacts, appels téléphoniques, etc.) Certaines applications demandent l’accès à des données qui ne sont pas utiles à leur fonctionnement, il faut éviter de les installer. Aucune application à usage personnelle ne doit être installée (réseaux sociaux, achats en ligne, compte bancaire privé…) •Avertir le référent informatique et/ou le délégué à la protection des données en cas de perte ou de vol, afin qu’il soit procédé, si possible, à un blocage ou effacement à distance des données présentes sur le matériel, ainsi qu’à une évaluation de l’impact lié à la perte des données concernées. •Déclarer tout dysfonctionnement ou toute dégradation de matériel et restituer le matériel dégradé au service informatique. •Le collaborateur s’engage par ailleurs à disposer : D’un espace de travail préservé et compatible avec une activité professionnelle permettant de ne pas entraver son équilibre personnel, Des installations électriques conformes, D’un accès internet haut débit sécurisé permettant l’accès à distance et l’utilisation de la visioconférence.
8.2 Protection des données et respect de la vie privée
Pendant la période de télétravail, le collaborateur reste soumis aux règles en vigueur au sein de l’Office.
Il doit respecter les consignes techniques et de maintenance du matériel utilisé dans le cadre du télétravail.
Il s’engage à respecter les règles de sécurité informatique et de confidentialité en vigueur à l’Office. Il doit assurer l’intégrité, la disponibilité et la confidentialité des informations et données qui lui sont confiées, auxquelles il a accès ou qu’il crée dans le cadre du télétravail, sur tout support et par tout moyen et notamment sur papier, oralement ou électroniquement.
A ce titre, il doit veiller à ne pas laisser des tiers non autorisés à accéder aux données et doit avertir son manager de toute difficulté ou anomalie constatée.
Si le salarié est amené à travailler avec des documents papier, il lui est demandé de ne pas les disperser et de les ranger systématiquement hors de portées des tiers. De plus, il doit rapporter tous les documents au bureau une fois la période de télétravail terminée.
Le télétravailleur ne doit jeter aucun document papier dans sa poubelle sans l’avoir auparavant anonymisé et déchiqueté. Si cela est possible, le salarié doit attendre de pouvoir retourner sur le lieu de travail pour détruire les documents de manière sécurisée (usage d’un broyeur).
Les mêmes règles de protection de données personnelles et de confidentialité applicables à tous les collaborateurs de l’Office demeurent en vigueur pendant le travail à distance.
9. ASSURANCES
L’assurance responsabilité civile professionnelle s’applique dans les mêmes conditions que pour les salariés travaillant dans les locaux de l’Office. Elle ne couvre que les dommages corporels.
Le salarié devra déclarer sa situation de télétravail auprès de sa compagnie d’assurance et devra justifier auprès de l’employeur de la souscription d’une assurance multirisque habitation incluant la garantie responsabilité civile. Si l’assurance ne couvre pas certains dommages liés à ses équipements le télétravailleur devra demander une extension de la garantie en ce sens. Ces conditions de couverture d’assurance devront être remplies préalablement à la première mise en œuvre du télétravail et le salarié devra fournir les justificatifs nécessaires attestant de sa couverture d’assurance. Pour toute modification impactant ladite couverture, le télétravailleur devra, en outre, remettre à l’employeur une nouvelle attestation de sa compagnie d’assurance stipulant la prise en compte des risques ci-dessus mentionnés. Toute éventuelle demande de renouvellement de télétravail devra être accompagnée d’une nouvelle attestation d’assurance mise à jour.
10. CONTREPARTIE FINANCIERE
Il est rappelé que le dispositif de télétravail repose sur les notions de volontariat et de commun accord entre le collaborateur et l’Office.
Chaque collaborateur éligible appréciera les bénéfices ou non de l’exercice de son emploi en télétravail en termes d’amélioration de la qualité de vie au travail, de conciliation vie professionnelle et vie personnelle, mais également en termes d’amélioration du pouvoir d’achat par des économies réalisées (frais de péage, parking, carburant, entretien et usure de véhicule, titre restaurant, etc.).
A ce titre, il n’est donc pas envisagé d’indemnité compensatrice des frais professionnels du télétravail.
11. SUIVI ET RETOUR D’EXPERIENCE
L’accord de Téléperformance se veut souple et agile. Il doit permettre de vérifier de façon régulière que l’organisation du télétravail est efficiente et d’ajuster, le cas échéant, les conditions de sa mise en œuvre.
Pour ce faire, l’Office Public de l’Habitat Sète Thau Habitat et les partenaires sociaux conviennent de la mise en place des éléments suivants :
•Réalisation lors de l’entretien professionnel annuel d’une enquête auprès des télétravailleurs et des managers portant sur : -La charges de travail -Le droit à la déconnexion -L’équipement de travail -Le lien social -L’impact du télétravail sur la performance •Commission de suivi de l’accord télétravail une fois par an ou sur demande, constituée de la Direction générale et des membres du CSE.
12. REFERENT TELETRAVAIL
Le ou la chargée de la gestion RH est nommé(e) comme référent télétravail au sein de l’Office. Son rôle sera de : •Répondre aux questions est conseiller les collaborateurs qui souhaiteraient un échange sur le sujet du télétravail, au de la des informations transmises par leur manager, •Soutenir le dialogue et la régulation entre collaborateur et manager sur le sujet du télétravail, •Mettre à disposition les outils soutenant le dispositif (guide du télétravail, formulaire de demande etc.), •Archiver les documents relatifs au télétravail (demande des salariés, formulaire d’acceptation, etc.), •Suivre quantitativement et qualitativement la mise en place du télétravail.
13. EFFET, DUREE, REVISION ET DENONCIATION DE L’ACCORD
13.1 Effet de l’accord
Le présent accord annule et remplace tout accord, écrit ou oral, quelle qu’en soit la forme, portant sur le télétravail, et ce, à compter de sa date d’entrée en vigueur.
13.2 Durée de l’accord
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée avec une clause de revoyure au plus tard dans un an. Il entrera en vigueur à compter du 1ER JANVIER 2024.
13.3 Révision de l’accord
Chaque partie signataire du présent accord peut demander la révision de tout ou partie du présent accord, selon les modalités définies ci-après.
Toute demande de révision devra être adresser par mail avec AR à l’autre partie signataire et comporter, outre l’indication des dispositions dont la révision est demandée, des propositions de modifications.
Le plus rapidement possible et au plus tard dans un délai d’un mois suivant la notification de la demande de révision répondant aux conditions de forme et de fond indiquées ci-dessus, les parties engageront des négociations en vue de la rédaction d’un nouveau texte.
L’avenant portant révision du présent accord fera l’objet d’un dépôt légal dans les mêmes formes que l’accord initial. Les dispositions de l’avenant portant révision se substitueront de plein droit a celles du présent accord qu’elles modifient et seront opposables aux signataires du présent accord, ainsi qu’aux bénéficiaires de cet accord, soit à la date qui aura été expressément convenue dans l’avenant, soit, à défaut, à partir du jour qui suivra son dépôt légal.
Il est entendu que les dispositions du présent accord demeureront en vigueur jusqu’à l’entrée en vigueur de nouvelles dispositions et seront maintenues dans l’hypothèse ou les négociations d’un nouveau texte n’aboutiraient pas.
13.4 Dénonciation de l’accord
Le présent accord, conclu sans limitation de durée, pourra être dénoncé à tout moment par l’une ou l’autre des parties signataires sous réserve de respecter un préavis de 3 mois au moins. Dans ce cas, la direction et les partenaires sociaux signataires se réuniront pendant la durée du préavis pour discuter les possibilités d’un nouvel accord. Cette dénonciation sera notifiée par écrit aux autres signataires et donnera lieu aux formalités de dépôt conformément à l’article L.2261-9 du Code du travail.
14. DEPOT ET PUBLICITE
Conformément aux articles L.2232-29-1 et D.2231-2 et suivant du Code du travail, le présent accord est déposé en version électronique sur la plateforme « Télé Accords » qi le transmettra ensuite à la Direction régionale de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités (DREETS) compétente, selon les formes suivantes :
•Une version électronique, non anonymisée, présentant le contenu intégral de l’accord déposé, sous format PDF, datée, revêtue du lieu de signature et des signatures originales, accompagnées des pièces nécessaires à l’enregistrement ; •Une version électronique de l’accord déposé en format docx, anonymisée, dans laquelle toutes les mentions de noms, prénoms des personnes signataires et des négociateurs (y compris les paraphes et les signatures) sont supprimées (non-visibles), et uniquement ces mentions. Les noms et coordonnées de l’entreprise devront continuer à apparaitre, ainsi que les noms des organisation syndicales signataires et le lieu et la date de signature ; •Si l’une des parties signataires de cet accord souhaite l’occultation de certaines autres dispositions, une version de l’accord anonymisée en format docx, occultant les dispositions confidentielles et accompagnée du dépôt de l’acte d’occultation signé par les parties signataires de l’accord.
Un exemplaire signé est par ailleurs déposé au secrétariat-greffe du Conseil de prud’hommes compétent.
Les deux dépôts seront effectués par la Direction.
Un exemplaire du présent accord, signé par les parties, sera remis à chaque organisation syndicale représentative, pour notification au sens de l’article L.2231-5 du Code du travail.
Enfin, en application des articles R.2262-2 et suivant du code du travail, le présent accord sera transmis aux représentant du personnel et il sera porté à la connaissance de l’ensemble du personnel via l’intranet, par voie d’affichage et par courriel.
---oOo---
Fait à Sète, le 4 OCTOBRE 2024
ANNEXE 1 : formulaire de candidature au télétravail
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FORMULAIRE DE CANDIDATURE AU TELETRAVAIL
(A complété par le collaborateur avec le manager et à transmettre au service RH)
NOM ET PRENOM :
……………………………………………………………………………………………………….
FONCTION :
……………………………………………………………………………………………………….
DATE D’ANCIENNETE DANS L’EMPLOI :
……………………………………………………………………………………………………….
TRANSPORT
Mode(s) de transport utilisé(s) pour vous rendre sur votre lieu de travail
Voiture
Train – Bus – Vélo
Autres (précisez) :
……………………………………………………………………………………………….
Nombre de km entre votre domicile et votre lieu de travail :
………………………………………………………………………………………………………
Temps de trajet domicile – lieu de travail :
………………………………………………………………………………………………………
Nombre de correspondance ou de changements :
………………………………………………………………………………………………………
CRITERES PARTICULIERS DE L’ACCORD
Le collaborateur entre dans un ou plusieurs critères particuliers de l’accord :
Situation de handicap
Préconisation de la médecine du travail
Déclaration de grossesse
Retour de maladie longue durée ou accident du travail
MOTIVATION POUR LE TELETRAVAIL
Pour quelles(s) raison(s) souhaitez-vous devenir télétravailleur ?
Précisez-le ou les jour(s) fixe(s) souhaité(s) ou la demi-journée fixe souhaitée pour les collaborateurs à 90 %
Choix du/des jour(s) fixe(s) : ………………………………………………………………………………………………………. (Indiquez, le cas échéant, les 2 jours souhaités si le collaborateur répond aux critères prévus dans l’accord et en fait la demande)
Conformément à la loi du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers at aux libertés ainsi qu’au Règlement Général sur la Protection des Données du 27 avril 2016 (RGPD), je m’engage à prendre toutes les précautions conformes aux usages et à l’état de l’art dans le cadre de mes attributions afin de protéger la confidentialité et l’intégrité des informations auxquelles j’ai accès et, en particulier, d’empêcher qu’elles ne soient communiquées ou accessibles à des personnes non expressément autorisées à recevoir ces informations.
Je certifie avoir pris connaissance de la charte d’utilisation des systèmes d’information concernant l’utilisation des outils.
Les informations recueillies sur ce formulaire sont enregistrées dans un fichier papier et informatisé par L’Office Public de l’Habitat Sète Thau Habitat pour la mise en place du télétravail. Elles sont conservées pendant une durée de 5 ans après le départ du collaborateur et ne seront accessibles que par les collaborateurs du service RH et le responsable hiérarchique. Conformément à la loi Informatique et Libertés et au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), vous pouvez accéder aux donner vous concernant, les rectifier, demander leur effacement ou définir des directives post-mortem. Vous disposez également d’un droit à la portabilité et d’un droit à la limitation du traitement de vos données.
ANNEXE 2 : Attestation sur l’honneur relative à l’exercice du télétravail
Je soussigné(e)
Prénom………………………………….NOM……………………………………...
Atteste sur l’honneur :
Mon environnement personnel est propice au travail et à la concentration et n’est pas incompatible avec un travail à domicile (pas de perturbations sonores de toutes sortes, mode de garde des enfants, pas d’ascendants à charge, …)
Disposer, à mon domicile, d’une connexion internet à haut débit sécurisé me permettant de travailler dans les mêmes conditions qu’à mon poste de travail ;
Mon lieu de télétravail dispose d’installations électriques conformes à la réglementation en vigueur ;
Avoir déclaré à mon assureur multirisque habitation ma situation de télétravailleur (attestation d’assurance MRH ci-jointe).
