ACCORD COLLECTIF RELATIF AU RECOURS A LA VISIOCONFERENCE
DANS LE CADRE DES REUNIONS DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE
DE SIS ASSOCIATION
Entre les soussignées :
SIS Association (38045574100484) situé 261 rue de PARIS – 93100 MONTREUIL et représenté par MME X, Directrice
D'une part,
Et
Les membres du CSE, ci -après désignés :
M x Elu, titulaire Cadres, Mme x Elu, titulaire Employés,
D'autre-part,
Préambule :
Compte tenu de la particularité de l’organisation opérationnelle de l’association, il est apparu nécessaire aux parties de réfléchir ensemble à la manière la plus adaptée d’organiser les réunions mensuelles du CSE. En effet, leur lieu de travail se trouvant sur des sites distincts et géographiquement éloignées les uns des autres. Il a semblé opportun aux membres du CSE ainsi qu’à la Direction de l’association, qu’un dispositif alternatif à la réunion en présentiel soit prévu par accord, afin de faciliter l’organisation et la tenue de ces réunions et que chaque représentant du personnel dispose des moyens nécessaires à l’exercice des missions qui sont les siennes dans le cadre de son mandat.
Dans ce cadre, les parties se sont réunies le 19 février 2024 afin d’en discuter.
Il est ressorti des différents échanges entre les parties que le système de la visioconférence serait le plus approprié à la situation.
Il a donc été convenu et arrêté ce qui suit :
Article 1 – Objet
Le présent accord a pour objet de définir les modalités de recours à la visioconférence dans le cadre des réunions CSE.
Article 2 – Champ d’application
Le présent accord est applicable à l’ensemble des membres du CSE de SIS Association disposant des moyens techniques satisfaisant à la connexion au service de visioconférence.
Les parties conviennent que le présent accord se substitue à toute pratique, tout usage ou accord collectif antérieur portant sur le même objet.
Article 3 – Recours à la visioconférence
3-1 – Cadre juridique
L’article L2315-4 du Code du travail stipule que « le recours à la visioconférence pour réunir le comité CSE peut être autorisé par accord entre l’employeur et les membres élus de la délégation du personnel du comité. En l’absence d’accord, ce recours est limité à trois réunions par année civile ».
Le décret n°2016-453 relatif à certaines modalités de déroulement des réunions des institutions représentatives du personnel détermine les conditions techniques de la visioconférence ainsi que les conditions dans lesquelles le comité CSE peut procéder à un vote à bulletin secret.
3-2 – Réunions concernées
Il est désormais convenu que le recours à la visioconférence est possible pour l’ensemble des réunions CSE, ordinaires et extraordinaires, pendant toute la durée de ce présent accord.
Les parties conviennent qu’elles auront recours, à la visioconférence chaque fois que cela sera nécessaire, pouvant ainsi aller jusqu’à deux fois par trimestre, voire trois fois en cas de circonstances exceptionnelles, (sans préjudice des éventuelles réunions extraordinaires qui pourraient être organisées à l’initiative de l’une ou l’autre parties), et au présentiel une fois par trimestre.
Lorsque les membres du CSE sont réunis en visioconférence, les parties s’engagent à ce que le dispositif technique mis en œuvre garantisse l’identification des membres et des représentants de la Direction et leur participation effective, en assurant la retransmission continue et simultanée du son et de l’image des échanges et éventuelles délibérations.
Le recours à la visioconférence ne fait pas obstacle à la tenue de suspensions de séance.
3-3 – Information des représentants du personnel
Les membres du CSE seront informés de la tenue de la réunion dans les mêmes modalités que précédemment. Le lien d’accès à la visioconférence sera mentionné sur la convocation à la réunion.
3-4 – Restrictions
En tout état de cause, chaque représentant titulaire du CSE devra, s’il le peut, se rendre au siège social de l’association afin de participer aux réunions en présentiel à minima deux fois par an.
Article 4 – Suspension de la séance
Le Président et les membres du CSE (à la majorité des présents) gardent la possibilité de suspendre la séance.
Pour éviter de perturber anormalement le bon fonctionnement de la réunion, il est convenu entre les parties que la durée d’une suspension de séance ne pourra pas dépasser 30 minutes, et il ne pourra pas y avoir plus de 2 suspensions par réunion.
Lors de la suspension de séance, le son et l’image seront coupés temporairement.
Article 5 – Moyens techniques
La visioconférence sera réalisée via la plateforme de visioconférence « ZOOM ». Ce dispositif permet l’identification des participants et assure la retransmission continue et simultanée du son et de l’image des délibérations.
La Direction s’assurera du fonctionnement du dispositif avant le début de la réunion. En cas de dysfonctionnement identifié et à défaut de résolution du problème, le Président et les membres pourront décider du report de la réunion de l’instance. Toute suspension de séance en cours de réunion doit être mentionnée dans le procès-verbal, précisant le nombre de suspensions et leur durée.
Le choix du dispositif de visioconférence, à savoir ici « ZOOM », pourra être changé d’un commun accord (à la majorité des membres présents) en réunion CSE.
Article 6 – Matériel mis à disposition et sécurité informatique
Les membres du CSE doivent utiliser les équipements mis à disposition par l’association pour la visioconférence.
Les membres du CSE doivent veiller à ne transmettre aucune information sur les données confidentielles à des tiers et à verrouiller l’accès de leur matériel informatique afin de s’assurer qu’ils en soient les seuls utilisateurs.
Plus généralement, pour des raisons de sécurité informatique, il est rappelé que les membres du CSE doivent se conformer strictement aux règles en vigueur de l’association. Ils s’engagent ainsi à respecter la politique informatique applicable, notamment au regard de la protection des données ainsi que les consignes qui leur seront transmises par le service informatique de l’association.
Article 7 – Application de l’accord
Conformément aux articles L. 2232-24 à L. 2232-29-2 du Code du travail, le présent texte constitue un accord collectif et, en conséquence, est soumis à l’ensemble des règles applicables.
7-1 – Entrée en vigueur et publicité
Le présent accord est conclu pour une durée déterminée, correspondant à la durée du mandat en cours.
Le présent accord entre en vigueur dès le lendemain de son dépôt auprès des services du ministère du travail et au greffe du conseil de prud’hommes.
7-2 – Condition de révision
Le présent accord pourra être révisé à tout moment.
Toute demande de révision à l’initiative de l’une des parties susvisées (l’employeur ou une majorité des membres titulaires du CSE) devra être adressée par lettre recommandée avec accusé de réception ou remise en main propre aux autres parties, et comporter l’indication des dispositions dont il est demandé la révision ainsi que le projet de texte révisé.
Les parties devront s’efforcer d’entamer les négociations dans un délai de 3 mois à compter de la demande de révision.
L’avenant éventuel de révision du présent accord fera l’objet des mêmes mesures de publicité que l’accord initial.
7-3 – Publicité
Le présent accord sera déposé sur la plateforme « TéléAccords » accessible depuis le site www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr, accompagné des pièces prévues à l’article D. 2231-7 du Code du travail par Madame Majda EL BOUZIDI, Responsable Adjointe Ressources Humaines de l’association.
Conformément à l’article D. 2231-2 du Code du travail, un exemplaire de l’accord est également remis au greffe du conseil de prud’hommes de Bobigny.
Enfin le présent accord sera diffusé sur l’intranet de l’association.
