Accord d’entreprise mettant en place une Base de Données économiques, sociales et environnementales (BDESE)
Entre :
La société SINAY, société par actions simplifiée, immatriculée au RCS de CAEN sous le numéro 501 295 527, dont le siège social est situé 14, rue Alfred Kastler à CAEN (14000), représenté par Monsieur, Président,
D’une part,
Et
Madame xxxx, en qualité de membre élu titulaire de Comité Social et Économique, représentant la majorité des suffrages exprimées lors des dernières élections professionnelles qui ont eu lieu le 28 septembre 2023.
Monsieur xxxx, en qualité de membre élu titulaire de Comité Social et Économique, représentant la majorité des suffrages exprimées lors des dernières élections professionnelles qui ont eu lieu le 12 octobre 2023.
Madame xxxx, en qualité de membre élu titulaire de Comité Social et Économique, représentant la majorité des suffrages exprimées lors des dernières élections professionnelles qui ont eu lieu le 12 octobre 2023.
Madame xxxx, en qualité de membre élu titulaire de Comité Social et Économique, représentant la majorité des suffrages exprimées lors des dernières élections professionnelles qui ont eu lieu le 12 octobre 2023.
D’autre part,
Il a été convenu ce qui suit, après information et consultation du CSE :
Préambule
Conformément aux dispositions légales, la société SINAY a souhaité mettre en place une base de données économiques, sociales et environnementales (BDESE) au bénéfice des représentants du personnel.
À cette occasion, les parties se sont rapprochées afin de la mettre en place et de définir l’organisation, l’architecture, le contenu de la BDESE, ses modalités de fonctionnement, son support et ses modalités de consultation et d’utilisation, conformément aux dispositions de l’article L.2312-21 du Code du travail, au sein de la Société SINAY.
Il est rappelé que la BDESE a pour objet de rassembler les informations nécessaires aux consultations et informations récurrentes que l’employeur met à la disposition du comité social et économique.
Elle présente également l’ensemble des indicateurs relatifs à l’égalité professionnelles entre les femmes et les hommes.
Elle doit contribuer à donner une vision claire et globale de la formation et de la répartition de la valeur créée par l’activité de l’entreprise.
Elle doit permettre aux élus d’exercer utilement leurs compétences.
Après plusieurs réunions de présentation d’information sur la BDESE les 14 novembre 2023, 15 décembre 2023, 13 février 2024, 12 mars 2024, la Direction et les représentants du personnels se sont réunis le 14 mai 2024 afin de négocier un accord collectif sur la mise en place de la BDESE.
ARTICLE 1. Niveau de mise en place de la BDESE
Le présent accord collectif est conclu au niveau de la société SINAY.
ARTICLE 2. Organisation, architecture et contenu de la BDESE
ARTICLE 2.1. Architecture de la BDESE
L’architecture générale de la BDESE est organisée autour des trois grandes consultations du Comité Social et Économique prévues par l’article L.2312-7 du Code du travail, à savoir :
La Consultation sur les orientations stratégiques de l’entreprise ;
La consultation sur la situation économique et financière de l’entreprise ;
La consultation sur la politique sociale de l’entreprise, les conditions de travail et l’emploi.
Deux autres parties sont créées pour regrouper les informations nécessaires :
À la négociation obligatoire sur la rémunération ;
À la négociation obligatoire sur l'égalité professionnelle ;
À la négociation sur la gestion des emplois et des parcours professionnels ;
Aux consultations ponctuelles du comité social et économique en application de l'article L. 2312-8 du Code du travail et des articles L. 2312-37 et suivants du Co, de du travail.
À l’information du Comité Social et Économique sur les conséquences environnementales de l’activité de l’entreprise.
Les informations sont présentées sous forme de tableaux Excel.
La BDESE doit être la plus précise et transparente possible. Aussi,
Les effectifs s’expriment en nombre de salariés et non en ETP (Équivalent Temps Plein) ;
Les durées de travail s’expriment en heures ou en jours
Les informations portant sur les valeurs financières (capitaux, chiffre d’affaires, rémunération) s’expriment en euros.
Les apprentis, les titulaires d’un contrat de professionnalisation ainsi que les stagiaires sont exclus des calculs des indicateurs relatifs à la rémunération moyenne et des effectifs.
ARTICLE 2.2. Contenu de la BDESE
Sont exclus des calculs des indicateurs relatifs à la rémunération moyenne et aux effectifs : les apprentis, les titulaires d’un contrat de professionnalisation ainsi que les stagiaires.
Les informations contenues dans la base de données portent sur les thèmes suivants :
Investissement social, matériel et immatériel
Les indicateurs de ce thème présentent notamment la répartition des effectifs salariés par type de contrat de travail, par catégorie professionnelle, par âge et par ancienneté. Il est donc nécessaire de visualiser le nombre de contrats en valeur absolue. Pour une raison de simplification, les parties ont convenu que les indicateurs de ce thème ne seront donnés qu’en valeur absolue. Les indicateurs ne seront pas donnés en Équivalent Temps Plein (ETP).
Investissement social
Évolution des effectifs par type de contrat, par âge et par ancienneté
Évolution des emplois par catégorie professionnelle
Évolution de l’emploi des personnes handicapées
Évolution du nombre de stagiaires de plus de 16 ans
Formation professionnelle
Conditions de travail
Investissement matériel et immatériel
Évolution des actifs nets d’amortissement et de dépréciations éventuelles
Le cas échéant, dépenses de recherche et de développement
Égalité professionnelle entre les femmes et les hommes
Analyse des données chiffrées
Stratégie d’action
Fonds propres, endettements et impôts,
Capitaux propres de l’entreprise
Emprunts et dettes financières dont échéances et charges financières
Rémunération des salariés et des dirigeants
Évolution des rémunérations salariales
Évolution des rémunérations salariales par catégorie et par sexe
Salaire de base minimum
Analyse des rémunérations
Épargne salariale : intéressement, participation
Rémunérations accessoires : avantages en nature
Activités sociales et culturelles
Montant de la contribution aux activités sociales et culturelles du CSE
Rémunération des financeurs
Flux financiers à destination de l’entreprise
Aides publiques
Réductions d’impôt
Exonérations et réductions de cotisations sociales
Crédits d’impôt
Mécénat
Résultats financiers
Chiffre d’affaires, bénéfices ou pertes constatés ;
Résultats d’activité en valeur et en volume ;
Affectation des bénéfices réalisés.
Environnement
Politique générale en matière environnementale
Économie circulaire
Prévention et gestion de la production de déchets
Changement climatique
ARTICLE 2.3. Cycle des informations
L’exercice de la Société SINAY est du 1er juin au 31 mai de l’année suivante.
Aussi, pour la première année de mise en place de la BDESE, les informations contenues dans celle-ci porteront sur :
L’exercice précédant l’année en cours,
L’exercice de l’année en cours,
Et une seule année à venir.
Ainsi, en 2024, les informations contenues dans la BDESE porteront sur l’exercice de l’année 2023, l’exercice de l’année 2024 et celui de l’année 2025.
À compter de la deuxième année de mise en place de la BDESE, les informations contenues dans celle-ci porteront sur :
Les deux exercices précédant l’exercice de l’année en cours,
L’exercice de l’année en cours,
Et une seule année à venir.
Chaque représentant du personnel aura accès à un historique des données s’étalant sur 5 ans. À compter de cette durée, les données seront retirées de la base.
ARTICLE 3. Droits d’accès
La base de données est accessible aux membres titulaires et suppléants du Comité Social et Économique ainsi qu’aux délégués syndicaux pendant la durée d’exercice du mandat donnant droit à cet accès.
Le cas échéant, la base de données sera également accessible aux représentants syndicaux au comité social et Économique pendant la durée d’exercice de leur mandat.
De même, les représentants de la direction chargés d’alimenter la BDESE auront accès aux informations et documents de la base pendant la durée d’exercice de leur mandat.
ARTICLE 4. Support et modalités de consultation
La BDESE est accessible informatiquement, elle est mise à disposition sur Sharepoint.
La BDESE est accessible en permanence (sauf lors des opérations de maintenance ou d’évolutions majeures).
Chaque utilisateur définit à l’article 3 disposera d’un accès sécurisé avec un identifiant et un mot de passe personnels, confidentiels et sécurisés.
L’accès à la BDESE est ouvert pour la durée du mandat de l’utilisateur. L’accès est fermé automatiquement et sans formalité à l’expiration du mandat et/ou en cas de perte de celui-ci pour quelque motif que ce soit. De même, l’obtention ou la perte d’une des fonctions listées à l’article 3 entraîne la modification immédiate des droits d’accès à la BDESE.
L’utilisation et les accès de la BDESE sont strictement personnels et ne peuvent être communiqués à un tiers.
ARTICLE 5. Mise à jour de la BDESE
La BDESE est actualisée et alimentée par la direction.
La mise à jour se fera annuellement. La clôture de l’exercice intervenant le 31 mai de chaque année, la mise à jour se fera au plus tard le 30 juin de chaque année.
Concernant les index relatifs à l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes, la mise à jour de la BDESE se fera avant le 1er mars de chaque année.
À titre d’exemple, pour l’année 2024 :
L’exercice sera clôturé le 31 mai 2025.
La mise à jour de la BDESE interviendra le 1er juin et le 30 juin 2025.
La mise à jour des index relatifs à l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes interviendra avant le 1er mars 2025.
Les représentants du personnel visés à l’article 3 sont informés de l’actualisation de la BDESE par mail. À cette fin, chaque représentant concerné fera connaître à la Direction l’adresse électronique à laquelle cette information lui sera communiquée.
ARTICLE 6. Confidentialité
Conformément à l’article L.2312-36 du Code du travail, l’ensemble des représentants du personnel visés à l’article 3 sont tenus à une obligation de discrétion à l’égard de l’’ensemble des informations intégrées dans la BDESE, ainsi qu’à une obligation de confidentialité selon les modalités décrites ci-après.
En effet, la mise à disposition de ces informations implique une exigence générale de discrétion vis-à-vis des personnes non autorisées à la consulter.
L’article R. 2312-13 du Code du travail prévoit en outre que lorsque des informations confidentielles sont présentées comme telles par l’employeur dans la BDESE, il précise la durée du caractère confidentiel de ces informations que les personnes ayant accès à la BDESE doivent respecter.
Les informations figurant dans la BDESE qui revêtiront un caractère confidentiel seront présentées comme telles au sein même de la BDESE. Pour ce faire, les documents identifiés comme confidentiels seront filigranés avec la mention « confidentiel » ou seront signalés par un code couleur rouge.
L’accès à la BDESE s’accompagne donc d’une obligation stricte de non-divulgation des informations confidentielles. Cette obligation de confidentialité emporte l’interdiction de toute reproduction, diffusion ou divulgation sous quelque support que ce soit des documents et informations figurant dans la BDESE.
Le respect de ces obligations de discrétion et de confidentialité est essentiel car il permet que le dialogue entre les représentants du personnel et la Direction de la Société SINAY se tienne dans un climat de confiance.
ARTICLE 7. Dispositions finales
ARTICLE 7.1. Durée d’application et entrée en vigueur
L’accord est conclu pour une durée indéterminée.
Le présent accord entrera en vigueur à compter du 1er juillet 2024.
ARTICLE 7.2. Révision de l’accord
Le présent accord pourra être révisé, à tout moment, pendant la période d’application par accord des parties conformément aux dispositions prévues par l’article L.2261-7 du Code du travail.
Toute modification fera l’objet d’un avenant dans les conditions et délais prévus par la loi.
ARTICLE 7.3. Dénonciation
Le présent accord peut être dénoncé dans les conditions fixées par le Code du travail et moyennant un préavis de 3 mois.
À compter de l’expiration du préavis de dénonciation, le présent accord continue de produire effet jusqu’à l’entrée en vigueur de la convention ou de l’accord qui lui est substitué ou, à défaut, pendant une durée de 12 mois.
ARTICLE 7.4. Publicité et formalités de dépôt
Le représentant légal de la société SINAY procèdera aux formalités de dépôt conformément aux articles L.2231-6, D.2231-2 et D.2231-4 du Code du travail.
Il sera également procédé à la publicité du présent accord conformément aux articles R.2262-1 et suivants du Code du travail.
Ainsi, le présent accord sera déposé par le représentant légal de la société SINAY sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail, accessible sur le site www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr et remis au secrétariat greffe du Conseil de Prud’hommes de CAEN.
À ce dépôt, sera jointe une version anonymisée de l’accord (ne comportant pas les noms et prénoms des négociateurs et des signataires, ni leurs paraphes et signature aux fins de publication sur le site Légifrance.
Un exemplaire du présent accord sera affiché au siège de la société et dans les bureaux secondaires.
Fait à CAEN, Le 14 juin 2024
En 8 exemplaires originaux
Pour la société SINAY,
Représentée par Monsieur
Et
Madame xxxx, en qualité de membre élu titulaire de Comité Social et Économique, représentant la majorité des suffrages exprimées lors des dernières élections professionnelles qui ont eu lieu le 28 septembre 2023.
Monsieur xxxx, en qualité de membre élu titulaire de Comité Social et Économique, représentant la majorité des suffrages exprimées lors des dernières élections professionnelles qui ont eu lieu le 12 octobre 2023.
Madame xxxx, en qualité de membre élu titulaire de Comité Social et Économique, représentant la majorité des suffrages exprimées lors des dernières élections professionnelles qui ont eu lieu le 12 octobre 2023.
Madame xxxx, en qualité de membre élu titulaire de Comité Social et Économique, représentant la majorité des suffrages exprimées lors des dernières élections professionnelles qui ont eu lieu le 12 octobre 2023.
