Cet accord a pour but de définir les règles relatives à la prise en charge de ces frais et de poser les formalités à accomplir dans le cadre de ces remboursements. En préambule, il est rappelé que dans le cadre de son engagement RSE, la société privilégie les modes de transport visant à limiter l’impact carbone. Également, il est de la responsabilité de chacun de s’engager dans une démarche raisonnable et de s’interroger sur la pertinence de l’engagement d’une dépense.
Champ d’application
Cet accord s’applique à l’ensemble des salariés amenés à engager des frais professionnels. Cet accord annule et remplace en tous points les notes de services relatives à la prise en charge des frais professionnels.
Définition
Selon l’URSSAF, les frais professionnels correspondent à des dépenses engagées par le salarié pour les besoins de son activité professionnelle. Ces frais sont ensuite remboursés par l’employeur. Le dédommagement de ces frais peut prendre la forme d’un remboursement des dépenses réelles sur justificatifs. Ou d’allocations forfaitaires fixées chaque année par l’URSSAF
Procédure interne
Les justificatifs originaux doivent être transmis dans un délai de 1 mois maximum après l’engagement de la dépense. Passé ce délai, aucun remboursement ne pourra intervenir. En raison de la clôture des comptes annuels, les frais de l’année N devront être déclarés au plus tard le 8 février de l’année suivante pour être remboursés. Les remboursements interviendront dans un délai maximum de 5 jours ouvrés. Pour la bonne tenue des dossiers administratifs, ne seront remboursés que les collaborateurs qui auront transmis au service RH (rh@skinlys.com) copie de leur permis de conduire, de la carte grise du véhicule et du certificat d’assurance de l’année civile. Chaque conducteur est responsable de la validité de son permis de conduire et de son assurance automobile (incluant une garantie supplémentaire dans le cadre des déplacements professionnels). Les amendes découlant des procès-verbaux et contraventions sont à la charge du conducteur.
Déplacements professionnels.
Il est rappelé que les salariés en situation de déplacements doivent utiliser prioritairement les véhicules de service à disposition. A défaut, les salariés pourront être amenés à utiliser leur véhicules personnels. Hébergement (Hôtel et petit déjeuner) La société prend en charge les frais d’hébergement engagés par un salarié dans le cadre de son activité professionnelle. Le remboursement s’effectue au montant réel des frais engagés, et dans la limite d’un plafond (comprenant la nuit + petit déjeuner) de :
120€ (chambre + petit déjeuner) à Paris/Région Parisienne (92),(93),(94)
65€ (chambre + petit déjeuner) ailleurs. .
Pour l’ensemble des frais engagés, le salarié devra transmettre à son responsable hiérarchique (ou service RH) l’ensemble des pièces justificatives (facture détaillée avec mention de la TVA + note de frais). Ne seront pas remboursés : les encas, boissons alcoolisées, usage du minibar, télévision payante, pressing, téléphone fixe, photocopie, usage des chaines de télévision payantes. Frais de restauration La société prend en charge les frais de restauration engagés par un salarié dans le cadre de son activité professionnelle. Le remboursement s’effectue au montant réel des frais engagés, et dans la limite d’un plafond de 30€ Pour les réunions et formations extérieures le même montant maximal pour les remboursements sera appliqué Pour l’ensemble des frais engagés, le salarié devra transmettre à son responsable hiérarchique (ou service RH) l’ensemble des pièces justificatives (facture détaillée avec mention de la TVA + note de frais).
Utilisation du véhicule personnel dans le cadre professionnel
Les salariés disposant d’un véhicule de service ne sont pas concernés par cette disposition. Lorsque le salarié est contraint d’utiliser son véhicule personnel à des fins professionnelles, les frais sont remboursés sur base d’une indemnisation kilométrique forfaitaire de 0.5€ /KM. La preuve de l’usage professionnel du véhicule personnel incombe à l’employeur.
Calcul du temps de récupération suite à un voyage
Les heures passées en voyage dans le cadre de l'horaire habituel de travail donneront lieu à rémunération comme si l'intéressé avait travaillé.
Le calcul du temps de récupération n’est pas assimilé à des heures supplémentaires. La rémunération du temps de récupération se définit comme une contrepartie en temps visant à compenser la sujétion du salarié pendant son déplacement sans que ce temps soit assimilé à un travail effectif. Il sera privilégié la récupération accolée au déplacement et dans la limite de 15 jours.
Substitution.
Le présent accord se substitue à tous les accords collectifs dénoncés, aux usages et aux décisions unilatérales, ayant le même objet, à la date d'entrée en vigueur du présent accord.
Principe de non-cumul.
Les avantages accordés dans le cadre du présent accord ne peuvent en aucun cas se cumuler avec toutes autres dispositions ayant le même objet.
Suivi de l’accord.
L’application du présent accord sera suivi une fois par an par le CSE.
Dispositions finales. Date d’effet – Durée – Révision – Dénonciation
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Il entrera en vigueur à compter du 01/07/2024. En cas d’évolutions législatives, réglementaires et/ou conventionnelles susceptibles de remettre en cause tout ou partie des dispositions du présent accord, les parties conviennent de se réunir dans un délai de trois mois suivant l’entrée en vigueur des nouvelles dispositions afin d’adapter le cas échéant le présent accord. Le présent accord pourra être révisé à tout moment par les parties signataires dans les conditions prévues par les dispositions légales en vigueur. Il pourra par ailleurs être dénoncé conformément à l’article L. 2261-9 du Code du travail par l’une ou l’autre des parties signataires».
Dépôt et publicité de l’accord.
Conformément aux modalités de dépôt et de publicité des accords collectifs d’entreprise, le texte du présent accord fera l’objet d’un dépôt électronique par l’employeur auprès de la DREETS via la plateforme « Télé Accords » mise en ligne par le Ministère du Travail. Ce dépôt sera accompagné : De la version intégrale de l’accord signée des parties (en « .pdf »). Et, pour permettre à l’Administration la publication du présent accord dans la Base de données nationale des accords collectifs sur le site de Légifrance : d’une version en « .docx », de laquelle aura été supprimée toute mention de noms, prénoms, paraphes ou signatures des signataires. Un exemplaire sera en outre adressé au Secrétariat-greffe du Conseil de Prud’hommes. Le présent accord sera porté à la connaissance des salariés par publication sur l’intranet
Signataires
Fait en 3 exemplaires, à Lamonzie Saint Martin le 26/07/2024
