Accord relatif aux modalités de vote électronique à bulletin secret lors des réunions du CSE en visioconférence
Entre : La direction des sociétés constituant l’UES SMA, représentée par, en qualité de Directrice des ressources humaines et par, en qualité de Directeur des ressources humaines adjoint, ci-après nommée la « Société » d’une part,
et Les membres élus de la délégation du personnel au Comité social et économique d’autre part, Il a été convenu ce qui suit :
Le règlement intérieur du CSE signé le 28 septembre 2019 prévoit que « sauf contrainte légale ou demande expresse de la majorité des membres ayant voix délibérative, les votes se font à main levée ».
Pour mémoire, le vote à bulletin secret est obligatoire dans deux cas : licenciement d'un salarié protégé (Article R2421-9 du code du travail) et licenciement du médecin du travail (Article R. 4623-19 du code du travail).
Les articles L. 2315-4 et D. 2315-1 du Code du travail autorisent le recours au vote à bulletin secret lors des réunions du CSE en visioconférence.
Par le présent accord, les parties conviennent d’organiser les modalités du vote à bulletin secret lors des réunions du CSE en visioconférence qu’il s’agisse de réunions où tous les participants sont en visioconférence ou celles dont certains participants sont en présentiel et d’autres en visioconférence.
Article 1 – Modalités du vote à bulletin secret
La demande de vote à bulletin secret est portée à la connaissance de l’employeur en même temps que l’ordre du jour et au plus tard un jour franc avant la réunion du CSE en visioconférence.
Conformément aux dispositions de l’article D. 2315-1 du Code du travail, lorsque le comité social et économique est réuni en visioconférence, le dispositif technique mis en œuvre garantit l’identification des membres du comité et leur participation effective, en assurant la retransmission continue et simultanée du son et de l’image des délibérations.
Les dispositions ci-dessus ne font pas obstacle à la tenue de suspension de séance.
Lorsqu’il est procédé à un vote à bulletin secret, le dispositif de vote garantit que l’identité de l’électeur ne peut à aucun moment être mise en relation avec l’expression de son vote.
Lorsque ce vote est organisé par voie électronique, le système retenu doit assurer la confidentialité des données transmises ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes (article D. 2315-1 al. 3 du Code du travail).
Conformément à l’article D. 2315-2 du Code du travail, la procédure se déroulera selon les étapes suivantes :
L’engagement des délibérations est subordonné à la vérification que l’ensemble des membres a accès à des moyens techniques satisfaisant aux conditions prévues ci-dessus ;
Le vote a lieu de manière simultanée. A cette fin, les participants disposent d’une durée identique pour voter à compter de l’ouverture des opérations de vote indiquées par le président du comité.
De manière générale, il est rappelé que dans le cadre de cette procédure ainsi que pour toutes les réunions ayant lieu par visioconférence, les membres de la délégation du personnel au CSE doivent respecter les obligations de discrétion et de confidentialité prévues à l’article L. 2315-3 du Code du travail. A ce titre, les membres de la délégation du personnel au CSE veilleront notamment à assister aux réunions en visioconférence et à procéder au vote à bulletin secret dans un lieu adapté disposant d’une connexion internet de qualité suffisante.
Article 2 – Prestataire
Le vote électronique à bulletin secret sera mis en place par un prestataire dont le dispositif de vote garantira l’ensemble des règles prévues aux articles D. 2315-1 et suivants du Code du travail.
A titre informatif, le prestataire sélectionné est la société E-Votez dont le siège social est situé 144 avenue Charles de Gaulle à Neuilly-sur-Seine (92200).
Un changement de prestataire peut avoir lieu sous réserve que le nouveau prestataire octroie un niveau de garantie conforme à celles prévues aux articles D. 2315-1 et suivants du Code du travail. A titre informatif, le montant du devis du prestataire sélectionné E-Votez en date du 9 avril 2020 est de 1050 € HT par réunion, et ce, quel que soit le nombre de votes par séance.
Pendant la crise sanitaire et un an après la fin de cette crise, les votes à bulletin secret obligatoires et les autres seront pris en charge par l’employeur. Au terme de la période précitée, un bilan sera établi afin de comptabiliser le nombre de prestations commandées au prestataire et déterminer la répartition définitive de la prise en charge des frais du vote électronique entre l’employeur et le CSE dans le cadre de son fonctionnement à distance.
Pour l’application du présent accord, il est rappelé que l’organisation du vote par voie électronique s’étend à des situations de circonstances exceptionnelles dès lors qu’il est impossible d’organiser la réunion du CSE en présentiel.
Article 3 – Durée et entrée en vigueur
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée et entre en vigueur à compter du jour de sa signature.
Fait à Paris le 1er juillet 2021 en 2 exemplaires originaux
Pour la Société
Madame, Directrice des ressources humaines
Monsieur, Directeur des ressources humaines adjoint
