AVENANT A L’ACCORD D’ENTREPRISE SIGNE LE 22.09.2014 RELATIF A LA MISE EN PLACE DU VOTE ELECTRONIQUE POUR LES ELECTIONS PROFESSIONNELLES
(Élection des représentants du personnel au Comité Social & Economique)
ENTRE :
Représenté par le Directeur Général
Ci-après dénommé la Société [SOCIETE], dont le siège social se situe au Havre
D'UNE PART,
ET :
Les organisations syndicales représentatives dans l'entreprise, représentées respectivement par leur délégué syndical,
FO
CFE-CGC
D'AUTRE PART,
IL A ETE EXPOSE PUIS CONVENU CE QUI SUIT :
PREAMBULE
Le présent avenant se substitue à toute disposition antérieure ayant le même objet.
Le présent avenant a pour objet de mettre à jour l’avenant relatif à la mise en place du vote électronique du 22.09.2014. Il a pour objet d’autoriser le recours au vote électronique pour l’élection des représentants du personnel au Comité social et économique (CSE) de l’Entreprise, conformément aux dispositions des articles L. 2314-26 et R. 2314-5 et suivants du Code du travail. Le présent avenant collectif a pour objet de préciser le fonctionnement du système retenu et le déroulement des opérations électorales. L'entreprise et les organisations syndicales définissent dans le protocole d'accord préélectoral notamment les modalités techniques et fonctionnelles de vote, le calendrier électoral et la répartition des sièges.
Ce procédé permettra notamment de :
Faciliter le vote des personnels, qui ne seront plus tributaires des heures d’ouverture des bureaux de vote (pour ceux qui étaient appelés à se déplacer le jour du scrutin), et des aléas de la Poste (pour ceux qui étaient appelés à voter par correspondance)
Eviter les erreurs de distribution et d’utilisation des bulletins et enveloppes de vote
Augmenter par conséquent le taux de participation, permettant ainsi aux représentants du personnel de bénéficier d’une meilleure audience et représentativité
Obtenir des résultats sans erreur humaine possible, affichés en quelques minutes à l’issue du scrutin, et ce sous le contrôle des bureaux de vote désignés
Garantir la confidentialité et le secret du vote, un risque qui ne pouvait être complètement maîtrisé avec le procédé de vote par correspondance
Alléger les contraintes logistiques et administratives pesant sur les membres des bureaux de vote et les personnels en charge de l’organisation des opérations
Les garanties offertes par le système de vote retenu, en termes de sécurité et de confidentialité des votes, seront précisées dans le cahier des charges et l’annexe technique au PAP.
Par ailleurs, il est rappelé que les modalités d’organisation de l’élection des représentants du personnel au CSE seront définies par le protocole d’avenant préélectoral pour chaque élection, PAP qui sera adapté aux règles en vigueur, notamment RGPD et CNIL, à la date de leurs signatures.
ARTICLE 1 – PRINCIPES GENERAUX
Le système de vote électronique tel que défini dans le présent avenant couvre exclusivement le vote par Internet. Aucune autre possibilité de vote (physique ou par correspondance) ne sera ouverte.
Le prestataire et système retenu devront respecter les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, et notamment :
L’intégrité du vote : identité entre le vote émis par le salarié et le vote enregistré
L’anonymat, la sincérité du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur
L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin
La confidentialité, le secret du vote : exercice du droit de vote sans pression extérieure
Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, la conception et la mise en place du système de vote électronique est confiée à un prestataire extérieur, sur la base des dispositions du présent avenant. Le prestataire sera choisi sur la base d'un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires énoncées notamment aux articles R. 2314-5 à R. 2314-18 du code du travail.
Le prestataire accompagnera le responsable de traitement (l'employeur) pour déterminer le niveau de risque au regard du RGPD, conformément à la délibération de la Cnil n° 2026-045 du 19 mars 2026. Une analyse d'impact relative à la protection des données sera effectuée si elle s'avère nécessaire. Selon le niveau de risque déterminé, les objectifs de sécurité seront définis et les solutions adoptées seront mises en place dans le système de vote.
Il a été présenté aux organisations syndicales représentatives participant à la négociation du présent avenant, lesquelles reconnaissent avoir reçu une présentation complète du système de vote et avoir pu poser toutes leurs questions relatives à son fonctionnement.
Les différentes règles décrites dans le présent avenant s’imposeront également aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système de vote électronique.
Les modalités d’organisation du scrutin et du vote électronique seront déterminées dans le cadre de la négociation du protocole d’accord préélectoral (PAP), devant intervenir préalablement à chaque élection professionnelle de l’Entreprise, et à laquelle devra être convié l’ensemble des organisations syndicales représentatives intéressées par le processus électoral.
Le protocole d’avenant préélectoral mentionnera la conclusion du présent avenant ainsi que le nom du prestataire choisi pour mettre en place le vote électronique. Il comportera également, en annexe, la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.
Afin d’assurer un taux de participation optimal, les parties conviennent tant pour le premier tour que pour un éventuel second tour de scrutin, que les élections auront lieu sur une journée ou plusieurs jours (maximum 5 jours), et ce conformément au calendrier qui sera défini dans le protocole d’avenant préélectoral.
Les électeurs ont ainsi la possibilité de voter à tout moment pendant la période d'ouverture du vote électronique, à partir de n'importe quel terminal internet ou intranet via un lien direct avec le site du prestataire, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de tout autre lieu de leur choix en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.
Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période ouvrée du scrutin, de n’importe quel terminal internet, sur leur lieu de travail ou à distance.
Par ailleurs, pendant la période ouvrée du scrutin, dans chaque agence, un ordinateur avec une connexion au site de vote sécurisé sera mis à la disposition sur demande des salariés ne travaillant pas sur un poste informatique dans un lieu préservant la confidentialité du vote.
Il est rappelé que le temps consacré à l’exercice du droit de vote aux élections professionnelles pendant les horaires de travail n’entraîne aucune réduction de salaire.
Par ailleurs, les salariés absents pendant la période du scrutin auront la possibilité de se rendre sur le site de travail le plus proche pour voter. Ils pourront également voter par Internet de leur domicile ou de tout autre lieu offrant un accès internet.
ARTICLE 3 – DEROULEMENT DES OPERATIONS DE VOTE
Outre les dispositions contenues dans le cahier des charges annexé au Protocole d’accord Pré-électoral, lesquelles ont pour objet de préciser les conditions techniques du déroulement des opérations de vote par voie électronique, les parties conviennent des dispositions générales suivantes :
3.1. accès au serveur de vote electronique
Avant le premier tour des élections, chaque électeur recevra, selon les modalités déterminées dans le cadre du protocole d’avenant préélectoral, un code d’accès généré selon des modalités garantissant la confidentialité du vote. Ce moyen d’authentification permettra au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et de garantir l’unicité de son vote.
À l’aide de ses codes d’accès, l’électeur pourra voter en toute confidentialité sur le serveur sécurisé des élections. Une fois son vote exprimé, le choix de l’électeur apparaîtra clairement à l’écran et pourra être modifié avant validation.
La validation définitive du vote vaudra signature de la liste d’émargement de l’instance concernée et clôturera définitivement l’accès à cette élection.
3.2. Caractéristiques des listes et des bulletins de vote electronique
Le système de vote électronique présentera sur le serveur par ordre alphabétique les listes des organisations syndicales afin de ne pas privilégier une liste, ou tout autre ordre déterminé dans le protocole d’avenant préélectoral, assurant une égalité entre les candidats.
Dans l’éventualité d’un second tour, cet ordre restera inchangé et la ou les listes des candidats indépendants viendront à la suite de celles des organisations syndicales présentes au premier tour des élections.
3.3. Sincérité du vote électronique et stockage des données
Le système retenu permettra d’assurer la confidentialité des données transmises, s’agissant notamment des listes électorales, des collèges électoraux et des moyens d’authentification.
A cet égard, afin de répondre aux exigences posées par le Code du travail, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur seront séparés. A ce titre, ils seront traités par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés.
En outre, la liste d’émargement ne sera accessible qu’aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.
Le vote émis par chaque électeur sera crypté et stocké dans l’urne électronique dédiée.
Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin devront pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.
Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin.
Les clés de chiffrement seront choisies librement par les membres du bureau, et connues seulement d’eux.
3.4. Dépouillement, décompte des voix, PROCES VERBAUX ET RESULTATS
Le dépouillement et le décompte des voix devront être faits dans les conditions prévues par l’arrêté du 25 avril 2007.
Le système de vote électronique sera scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin. Il sera également scellé après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau.
Ainsi, dans chaque bureau de vote, il est procédé au décompte des voix et au report de ces résultats sur un formulaire électronique conforme aux modèles Cerfa en vigueur.
Le président du bureau de vote vérifie l'exactitude des procès-verbaux préremplis, indique la mention « élu » devant le nom du candidat élu et les signe.
Les autres membres du bureau de vote signent également les formulaires précités.
3.5. Sécurité
Une
cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique sera mise en place pendant la durée des opérations de vote. Cette cellule comprendra les membres du bureau de vote, les représentants de la direction et des organisations syndicales ainsi qu’un représentant du prestataire.
Elle aura notamment pour mission de :
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l’issue duquel le système sera scellé ;
Contrôler, à l’issue des opérations de vote et avant le dépouillement, le scellement de ce système.
En outre, un
dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera intégré dans la solution.
En cas de dysfonctionnement informatique résultant d’une attaque du système par un tiers, d’une infection virale, d’une défaillance technique ou d’une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire, de la direction et des organisations syndicales, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
ARTICLE 4 – INFORMATION ET FORMATION
Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette nouvelle technique de vote par les salariés.
A cet effet, la direction établira une note explicative précisant les conditions et la procédure de vote électronique, et l’adressera aux électeurs suffisamment en amont de l’ouverture du premier tour de scrutin.
En outre, les délégués syndicaux et les membres du bureau de vote recevront une formation sur le système de vote électronique retenu.
ARTICLE 5 – expertise ET DONNEES
Les systèmes de vote électronique nécessitent le recours à des fichiers nominatifs au sens de la loi du 6 janvier 1978 et sont donc soumis au respect des règles du RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données).
En outre, le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception sera soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des prescriptions légales.
Le rapport de l’expert sera tenu à la disposition de la CNIL.
ARTICLE 6 – Date d’effet ET Durée de l’avenant
Le présent avenant est conclu pour une durée indéterminée.
Il prendra effet au lendemain de l’accomplissement des formalités de dépôt prévues aux articles L.2231-6 et D.2231-2 du Code du travail.
ARTICLE 7 – REVISION ET dénonciation
Le présent avenant pourra être révisé conformément aux dispositions des articles L. 2261-7 et L. 2261-8 du Code du travail. La volonté de réviser sera notifiée aux parties signataires par lettre recommandée avec accusé de réception ou remise en main propre contre décharge. Une négociation devra s’engager, à l’initiative de la partie la plus diligente, dans les 3 mois de la réception de la proposition de révision.
Il pourra également être dénoncé dans les conditions et selon les modalités prévues par l’article L. 2261-9 du Code du travail. Les effets de cette dénonciation seront ceux prévus par les articles L. 2261-10 et suivants du même Code.
Le présent avenant formant un tout indivisible et équilibré, les parties signataires conviennent expressément de l’impossibilité de toute dénonciation partielle.
ARTICLE 8 – Publicité
Le présent avenant donnera lieu à dépôt dans les conditions prévues aux articles L.2231-6 et D.2231-2 du Code du travail, à savoir dépôt en deux exemplaires, dont une version sur support papier signée des parties, et une version sur support électronique, auprès de la Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l'Emploi.
Il sera également déposé en un exemplaire auprès du secrétariat-greffe du Conseil des Prud’hommes.
En outre, un exemplaire sera remis à chaque partie.
