REGLEMENT INTERIEUR DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE
VERSION 1 / adoptée en plénière du 27 février 2024
CSE ESPACES FERROVIAIRES
10 RUE CAMILLE MOKE 93212 SAINT DENIS
HISTORIQUE DES MODIFICATIONS
DATE
VERSION
AUTEUR
DESCRIPTION
27/02/2024 1 CSE VERSION 1
TABLE DES MATIERES
PREAMBULE
4
CHAPITRE 1. COMPOSITION DU CSE, ROLES ET FONCTIONS
4
Article 1. Composition du CSE4 Article 2. Bureau du CSE4 Article 3. Rôle et prérogatives du Président4 Article 4. Rôle et prérogatives du Secrétaire5 Article 5. Rôle et prérogatives du Trésorier et du Trésorier Adjoint5 Article 6. Référent « lutte contre le harcèlement sexuel et les agissements sexistes »6 Article 7. Obligation de confidentialité6 CHAPITRE 2. REUNIONS DU CSE
7
Article 8. Participants aux réunions7 Article 9. Fréquence et types de réunions7
Fréquence des réunions7
Types de réunions7
Article 10. Horaire des réunions9 Article 11. Ordre du jour9 Article 12. Convocation9 Article 13. Enregistrement et sténographie9 Article 14. Suspensions de séance10 Article 15. Délibérations10
Adoption des délibérations et délais10
Modalités et règles de vote10
Article 16. Procès-verbaux des réunions11 CHAPITRE 3. MOYENS DU CSE
12
Article 17. Budget et ressources du CSE12 Article 18. Assurance en responsabilité civile12 Article 19. Local, équipement du local, matériel et messagerie du CSE12 Article 20. Les heures de délégation13 Article 21. Formation13 Article 22. Déplacements des représentants du personnel13 Article 23. Remboursement des frais des membres du CSE14 Article 24. Messagerie et correspondance14 Article 25. Archivage15 Article 26. Affichage du CSE15 CHAPITRE 4. ACTIVITES SOCIALES ET CULTURELLES DU CSE
15
Article 27. Les ayants droit du CSE15 Article 28. Les prestations du CSE16 CHAPITRE 5. OBLIGATIONS COMPTABLES DU CSE
16
Article 29. La clôture des comptes16 Article 30. Tenue des comptes16 Article 31. Rapport d'activité et de gestion16 Article 32. Arrêté des comptes16 Article 33. Approbation des comptes17 Article 34. Compte rendu de fin de mandat du CSE sortant17 CHAPITRE 6. BASE DE DONNEES ECONOMIQUES, SOCIALES, ET ENVIRONNEMENTALES
17
CHAPITRE 7. ADOPTION, DUREE ET REVISION DU REGLEMENT INTERIEUR
18
Article 35. Adoption, entrée en vigueur, durée et révision du présent règlement intérieur18
Entre la Société Nationale d’Espace Ferroviaires (38078477700076) sise 10 rue Camille Moke-Campus Rimbaud à Saint -Denis (93200) représentée par M X et le secrétaire du CSE
Il a établi ce qui suit :
PREAMBULE Au cours de la séance du 27 février 2024, le Comité Social et Economique de la Société Nationale d’Espaces Ferroviaires (SNEF) a adopté, à la majorité des membres présents, le présent règlement intérieur dans lequel il est désigné sous le terme « CSE ». Le présent règlement intérieur précise les modalités de fonctionnement du CSE comme suit.
CHAPITRE 1. COMPOSITION DU CSE, ROLES ET FONCTIONS
Article 1. COMPOSITION DU CSE
Le CSE est composé d’un Président et d’une délégation du personnel composée, pour ce mandat, d’un membre titulaire et d’un membre suppléant.
Article 2. BUREAU DU CSE
Le Bureau du CSE est composé d’un Secrétaire et d’un Trésorier en principe désigné parmi les membres élus titulaires du CSE, dans les conditions posées par l’article 15 ci-dessous. Toutefois, compte tenu du nombre restreint d’élus pour le mandat en cours (1 titulaire et 1 suppléant), un Trésorier Adjoint sera désigné par le CSE, dans les conditions posées par l’article 15 ci-dessous, parmi les élus suppléants. Dans ce cadre, l’élu titulaire pourra être désigné secrétaire et trésorier.
En cas d’insuffisance ou de faute grave, tout membre du Bureau peut être révoqué par une décision adoptée dans les conditions de l’article 15. Dans ce cas, il est immédiatement procédé au remplacement du membre révoqué par désignation dans les conditions fixées par le même article.
Article 3. ROLE ET PREROGATIVES DU PRESIDENT
Le CSE est présidé par l’employeur ou son représentant dûment mandaté à cet effet. Dans ce dernier cas, la copie du mandat sera à transmettre à la délégation du personnel. Le président du CSE se charge de :
L’élaboration de l’ordre du jour de la première réunion qui suit l’élection du CSE ;
L’élaboration avec le Secrétaire du CSE, de l’ordre du jour de chaque réunion plénière, tant ordinaire qu’extraordinaire du CSE ;
La convocation de tous les membres du CSE aux réunions, tant ordinaires qu’extraordinaires, en y joignant et communiquant l’ordre du jour dans le respect des délais légaux ;
Le président ouvre et lève la réunion. Il anime les débats et assure l’examen des questions portées à l’ordre du jour jusqu’à l’épuisement de celui-ci. Sauf accord de la majorité des membres présents, il ne peut décider de reporter une question à une réunion ultérieure. Le Président met les résolutions et/ou décisions au vote,
puis il proclame les résultats des votes. En tant que de besoin, notamment en cas de perturbation sérieuse des débats, le Président peut suspendre la réunion pour un court laps de temps dans les conditions de l’article 14. Conformément aux dispositions de l’article L 2315-32 et comme précisé à l’article 15 ci-dessous, le Président du CSE ne participe pas au vote lorsqu’il consulte les membres élus du comité en tant que délégation du personnel. Par ailleurs, il revient au président du CSE d'organiser et de procéder à l'accomplissement effectif de toutes les diligences relatives aux informations et/ou consultations et/ou émissions d'avis du CSE dans le respect des exigences légales et des échéances et délais y afférents.
Article 4. ROLE ET PREROGATIVES DU SECRETAIRE
Les prérogatives du Secrétaire du CSE sont les suivantes :
Arrêter, conjointement avec le Président du CSE, le contenu de l’ordre du jour de chaque réunion, ordinaire ou extraordinaire du CSE ;
Rédiger dans les 15 jours de la réunion, transmettre à l’employeur ;
Diffuser le procès-verbal (PV) approuvé de chaque réunion, ordinaire ou extraordinaire du CSE ;
Veiller au bon fonctionnement interne et à la bonne administration du CSE (finances, budgets, engagements de dépenses, décisions d'achats, etc.) ;
Organiser les travaux du CSE et veiller à la préparation des réunions ;
Assurer les liaisons du CSE avec son Président, avec les salariés, avec les tiers (inspecteur du travail, médecin du travail, experts, fournisseurs, prestataires, etc.) ;
Proposer et formuler des projets de vœux, avis, résolutions, etc. ;
Veiller à la bonne exécution des décisions du CSE ;
Recevoir toute correspondance, non décachetée, adressée au CSE (à l’exception de la correspondance adressée personnellement au Président) et la communiquer au CSE.
Le Secrétaire exerce la personnalité civile du CSE. A ce titre, il :
Signe et expédie toute la correspondance émanant du CSE ;
Signe les engagements contractuels au nom du CSE ;
Est habilité à représenter le CSE vis-à-vis des tiers et à signer les factures et engagements contractuels auxquels il a décidé de souscrire pour son fonctionnement et l’exercice de ses missions ;
Une double signature est requise du Secrétaire et du Trésorier Adjoint pour toute facture au-delà d’un montant de 5 000 €. Le CSE lui donne mandat pour les actes de gestion ;
En cas d’action en justice à l’initiative ou à l’encontre du CSE, un mandat spécial sera délivré au Secrétaire par résolution prise en réunion plénière pour représenter le CSE. Le Secrétaire est chargé de suppléer le Trésorier du CSE en cas d'absence.
Article 5. ROLE ET PREROGATIVES DU TRESORIER ET DU TRESORIER ADJOINT
Le Trésorier ou le Trésorier Adjoint du CSE est responsable, pour le compte du CSE, de la tenue des comptes du CSE, conformément aux normes comptables.
Les prérogatives du Trésorier ou du Trésorier Adjoint du CSE sont les suivantes :
Gestion du budget de fonctionnement du CSE ;
Gestion du budget des activités sociales et culturelles du CSE ;
Gestion des dépenses du CSE ;
Ouverture et gestion des comptes bancaires du CSE ;
Signature et encaissement des chèques rattachés aux comptes bancaires du CSE ;
Utilisation de la carte bancaire rattachée aux comptes bancaires du CSE ;
Réalisation de l’arrêté des comptes et archivage des documents comptables à la fin de chaque année ;
Information du CSE de sa situation financière 2 fois par an ;
Préparation et soumission aux membres du CSE du compte-rendu annuel de gestion des comptes et budgets du CSE ;
Représentation du CSE vis-à-vis des tiers (administration fiscale, fournisseurs, etc.) pour tout ce qui concerne les domaines financiers et budgétaires.
Au moment du renouvellement du CSE, le Trésorier ou Trésorier Adjoint prépare, établit et présente au CSE nouvellement élu, conformément à l’article 34 ci-après, un compte rendu de fin de mandat de la gestion des attributions économiques et des activités sociales et culturelles du comité et remet tous les documents concernant l'administration et l'activité du comité au nouveau comité. A cette occasion, le CSE donne au Trésorier ou Trésorier Adjoint quitus de sa gestion à la majorité des membres titulaires présents. Tout désaccord doit être motivé. Le Trésorier ou Trésorier Adjoint est chargé de suppléer le Secrétaire du CSE en cas d'absence.
Article 6. REFERENT « LUTTE CONTRE LE HARCELEMENT SEXUEL ET LES AGISSEMENTS SEXISTES »
Un référent en matière de lutte contre le harcèlement sexuel et les agissements sexistes est désigné par le CSE parmi ses membres par une résolution prise à la majorité de ses membres présents. Le Président du CSE ne participe pas au scrutin. La désignation prend fin avec le mandat des membres élus du CSE.
Article 7. OBLIGATION DE CONFIDENTIALITE
Toute personne siégeant ou pouvant siéger au CSE et dont la participation à une réunion plénière ordinaire ou extraordinaire lui permet - en cours de séance plénière ou avant - d'obtenir et/ou prendre connaissance de certaines informations et/ou données confidentielles et/ou sensibles pour l'entreprise est tenue, dans les conditions prévues par le Code du travail, à une double obligation de secret professionnel et de discrétion. Du fait de l'effet cumulé des obligations précédentes, les informations et/ou données confidentielles et/ou sensibles pour l'entreprise ne peuvent :
ni être portées à la connaissance des salariés, comme du grand public, par toute personne siégeant ou pouvant siéger au CSE, sans l'autorisation expresse du Président du CSE ;
ni faire l'objet de révélation et/ou diffusion extérieure au périmètre de l'entreprise, notamment par voie de presse, médias et/ou mise en ligne sur Internet, sans l'accord express écrit de l'entreprise elle- même.
Toute violation de l'une ou l'autre de ces obligations peut permettre à l'entreprise de prendre les mesures qui s'imposent notamment sous forme de poursuites judiciaires et/ou disciplinaires à l'encontre des personnes physiques ou du CSE lui-même en qualité de personne morale. Lors de chaque information ou consultation du CSE, l’employeur précise le périmètre des dispositions confidentielles et la durée de l'obligation de confidentialité des membres du CSE.
CHAPITRE 2. REUNIONS DU CSE
Article 8. PARTICIPANTS AUX REUNIONS
Les séances du CSE ne sont pas publiques.
Lors des réunions, le Président du CSE peut être assisté par trois collaborateurs appartenant à l’entreprise. Ces derniers ont voix consultatives. Les membres élus titulaires peuvent inviter les membres suppléants à participer aux réunions. Ces derniers ont voix consultatives sauf s’ils remplacent des élus titulaires absents. Avec l'accord du Président, le CSE peut inviter une personne extérieure au CSE à participer à une réunion.
Réciproquement et sans préjudice du droit dont il dispose de se faire assister par un ou plusieurs collaborateur(s) faisant partie de l’entreprise, le Président peut, avec l’accord du CSE à la majorité, inviter une tierce personne (interne ou externe à l’entreprise). Toutefois, compte tenu du nombre restreint d’élus pour le mandat en cours (1 titulaire et 1 suppléant), le Président assisté de ces collaborateurs ne pourra être en supériorité numérique par rapport aux élus lors de ces réunions.
Article 9. FREQUENCE ET TYPES DE REUNIONS
Frequence des reunions
Sauf circonstances exceptionnelles ou absence à porter à l’ordre du jour, le CSE se réunit sur la base de l’accord prévu “Calendrier social – heures de délégation”. Le CSE peut tenir une réunion exceptionnelle à la demande de la majorité de ses membres. Les questions jointes à la demande de convocation sont inscrites à l'ordre du jour de la réunion.
Types de reunions
Le CSE se réunit selon 3 modalités :
-
les réunions non plénières de préparation (réunions préparatoires) permettant aux élus de préparer, en amont, les réunions plénières.
Le Secrétaire se charge d'en fixer la date et de convoquer les participants à la réunion.
La réunion préparatoire a pour but de :
Préparer l’ordre du jour du CSE en amont de la réunion préparatoire entre le Secrétaire et le Président ;
Suivre l'exécution des décisions prises par le CSE ;
Appliquer la politique du CSE dans le cadre des orientations arrêtées par les élus ;
Veiller à une saine gestion des moyens du CSE ;
Coordonner l'activité des commissions du CSE.
Une réunion préparatoire est par ailleurs organisée entre le Secrétaire et le Président pour l’établissement de l’ordre du jour dans les conditions fixées par l’article 11 ci-dessous. -
les réunions plénières ordinaires au cours desquelles les membres CSE se réunissent comme assemblée délibérante, en traitant et abordant tous les points de l’ordre du jour, après débats, délibérations, vote et en traitant, le cas échéant, les réclamations.
Si un membre du CSE est saisi d’une réclamation individuelle et/ou collective, il échangera en premier lieu avec le manager et/ou le RRH du ou des salariés en vue du traitement de celle-ci. Si la réclamation n’a pas pu être traitée dans ce cadre, il saisit alors l’employeur au moment de l’établissement de l’ordre des réunions ordinaires pour que l’employeur y apporte une réponse lors de la réunion ordinaire. Au moins quatre réunions du CSE par an doivent porter en tout ou parties sur ses attributions en matière de santé, de la sécurité ou des conditions de travail. Ces dates prévisionnelles sont fixées en concertation avec l’employeur et précisées dans le calendrier annuel précité. L'employeur informe annuellement l'agent de contrôle de l'inspection du travail mentionné à l'article L.8112-1 du Code du Travail, le médecin du travail et l'agent des services de prévention des organismes de sécurité sociale du calendrier retenu pour les réunions consacrées aux sujets relevant de la santé, de la sécurité ou des conditions de travail, et leur confirme par écrit au moins quinze jours à l'avance la tenue de ces réunions. -
les réunions plénières extraordinaires, sur demande de la majorité des élus titulaires du CSE ou à l’initiative de son Président ou à la demande de deux membres sur les questions de santé sécurité et conditions de travail.
Le CSE est également réuni à la suite de tout accident ayant entraîné ou ayant pu entraîner des conséquences graves, ainsi qu'en cas d'événements graves liés à l'activité de l'entreprise, ayant porté atteinte ou ayant pu porter atteinte à la santé publique ou à l'environnement ou à la demande motivée de deux de ses membres représentants du personnel, sur les sujets relevant de la santé, de la sécurité ou des conditions de travail. L'agent de contrôle de l'inspection du travail mentionné à l'article L.8112-1 du Code du Travail ainsi que les agents des services de prévention des organismes de sécurité sociale sont invités à ces réunions à l'initiative de l'employeur ou à la demande de la majorité de la délégation du personnel du CSE. Il est rappelé que ces personnes sont obligatoirement invitées aux réunions du CSE consécutives à un accident de travail ayant entrainé un arrêt de travail d'au moins huit jours ou à une maladie professionnelle ou à caractère professionnel conformément au Code du Travail.
Article 10. HORAIRE DES REUNIONS
Les réunions du CSE sont fixées par l’Employeur pendant les heures de travail.
Article 11. ORDRE DU JOUR
L'ordre du jour est un document écrit qui liste les thèmes devant être abordés pour information ou consultation et débattus par le CSE lors des réunions plénières. Un ordre du jour est établi pour chaque réunion plénière conjointement par le Secrétaire et le Président, lors d’une réunion préparatoire qui se tient idéalement au plus tard 10 jours avant la réunion si celle-ci est nécessaire. Les consultations rendues obligatoires par une disposition législative ou réglementaire ou par un accord collectif de travail peuvent être inscrites de plein droit par l'un ou par l'autre. L'ordre du jour est communiqué par le Président aux membres du CSE au moins 3 jours avant la réunion.
Les débats ne portent et ne comportent l’examen que des seuls points, thèmes et questions inscrits à l’ordre du jour, étant entendu que ces derniers sont examinés et débattus suivant l’ordre fixé. Par accord entre le Président et la majorité des élus titulaires du CSE, l’ordre d’examen peut être modifié en début de séance. De même, un point ne peut être ajouté à l’ordre du jour. Tous les points prévus à l’ordre du jour doivent être traités lors de la réunion. Sauf accord de la majorité des élus, la séance ne peut être levée avant.
Article 12. CONVOCATION
Le Président convoque les membres du CSE à chaque réunion plénière. Cette convocation, ainsi que l’ordre du jour et les documents de travail associés, sont adressés par courrier électronique avec accusé de réception. La convocation précise l’objet, la date, l'heure de début, et le lieu de la réunion, le cas échéant, si la réunion est en visioconférence. Elle est accompagnée de l’ordre du jour et des informations et documents éventuellement nécessaires à la tenue de la réunion.
Article 13. ENREGISTREMENT ET STENOGRAPHIE
Le Président ou les élus (par un vote à la majorité des membres présents) peuvent décider du recours à l’enregistrement ou à la sténographie des séances pour le temps consacré à l’examen des points à l’ordre du jour. L’employeur peut s’y opposer lorsque les délibérations portent sur des informations revêtant un caractère confidentiel et présentées comme telles. Les enregistrements ne peuvent être écoutés en interne que par les membres du CSE. Si besoin est, ils peuvent être mis à la disposition d’un prestataire chargé de rédiger le procès-verbal de réunion pour le compte du CSE. En tout état de cause ils sont détruits dès l’adoption du procès-verbal définitif. L‘obligation de confidentialité pèse sur la personne qui sténographie.
L’employeur prend en charge les frais liés à l’enregistrement et à la sténographie lorsque c’est lui qui décide d’y recourir et a contrario, c’est le CSE qui assure cette prise en charge quand ce sont les élus qui décident d’y recourir.
Article 14. SUSPENSIONS DE SEANCE
A la demande de tout membre, le CSE peut décider d’une suspension de séance par un vote à la majorité des voix. Avant de suspendre la séance, les élus du CSE présents et le Président se mettent d’accord sur la question de savoir qui quitte temporairement la salle de réunion. Le procès-verbal de la réunion devra mentionner la suspension de séance. Il indique sa durée et en présence de qui la séance a repris.
Article 15. DELIBERATIONS
-Adoption des deliberations et delais Le CSE ne peut délibérer valablement qu’en présence de son Président.
Conformément à l’article L.2315-32, le Président ne participe pas au vote lorsqu’il consulte les membres élus du CSE en tant que délégation du personnel. Il peut, en revanche, prendre part aux votes organisés pour l’adoption des décisions et élections internes au CSE. Il ne dispose d’aucune voix prépondérante notamment en cas d’égalité des voix à l’occasion d’un vote. Seuls les membres élus du CSE ayant voix délibératives (élu titulaire ou élu suppléant remplaçant le titulaire absent) peuvent participer au vote. Les délibérations peuvent être valablement adoptés quel que soit le nombre des membres présents. Chaque consultation du CSE doit donner lieu à formulation d'un avis motivé de l'instance. Lorsqu'au terme du processus de consultation, que ce soit ou non à l'issue d'une réunion plénière du CSE, celui‐ci refuse et/ou ne rend pas d'avis dans le délai fixé par le Code du travail, malgré l'accomplissement par le Président du CSE de toutes les diligences requises, cette absence d'avis est assimilée à un avis négatif et le CSE est réputé avoir été valablement consulté.
-Modalites et regles de vote Les votes ont en principe lieu à main levée. Toutefois, le scrutin a lieu à bulletin secret chaque fois que loi l’impose. En outre, en dehors de ces cas, le scrutin a lieu à bulletin secret à la majorité des membres ayant voix délibératives. Les avis, décisions et résolutions du CSE sont pris à la majorité des membres présents. Ainsi, un avis, une décision ou une résolution n’est adopté que si au moins la moitié plus un des membres présents ayant voix délibérative votent pour (les votes nuls ou blancs et ls abstentions étant assimilées à des votes contre).
L’élection ou la révocation des membres du bureau du CSE a lieu à la majorité des voix exprimées (les votes blancs ou nuls et les abstentions ne comptant pas). Sauf disposition légale contraire, lorsque le CSE désigne certains de ses membres pour exercer d’autres attributions particulières ou révoque ceux-ci, les désignations et révocations sont également soumises à la règle de la majorité des voix exprimés. En cas de partage des voix lors d’un vote du CSE, un deuxième tour à scrutin secret est effectué.
Article 16. PROCES-VERBAUX DES REUNIONS
Le procès-verbal est transmis par le Secrétaire au Président et aux membres du CSE dans les quinze jours suivant la réunion à laquelle il se rapporte ou, si une nouvelle réunion est prévue dans ce délai de quinze jours, avant cette réunion. Les éventuelles remarques et demandes de rectification, de suppression ou d'ajout doivent lui parvenir le plus rapidement possible, et au plus tard dans les sept jours qui suivent. Elles ont vocation à intégrer le procès‐ verbal. Une fois établi, le procès-verbal est soumis pour approbation définitive au CSE. Après examen et débat, il fait l’objet, au début de la réunion qui suit celle pour laquelle il a été établi, d’une adoption par la majorité des membres présents. L’adoption du procès-verbal en réunion plénière doit donner lieu à inscription à l’ordre du jour et le projet de procès-verbal doit figurer parmi les informations et/ou documents joints à la convocation. Une fois adopté et signé, le procès-verbal a force probante. Le procès-verbal qui n'aura pas été adopté ne pourra pas être diffusé aux salariés. Postérieurement à sa signature, chaque procès-verbal de réunion du CSE donne lieu à établissement de 3 exemplaires en version papier ou dématérialisée dont :
au moins 2 exemplaires réservés, l’un au Président, l’autre au Secrétaire aux fins d’archivage ;
et 1 exemplaire supplémentaire aux fins d’archivages suivant diligence du Président du CSE afin d’être tenu notamment à la disposition de l’Inspecteur du travail, du Médecin du travail et des Administrations.
Le procès-verbal est affiché ou diffusé par le Secrétaire du CSE au sein des locaux de l’entreprise sur le panneau d’affichage du CSE et envoyé par courrier électronique aux collaborateurs. Toute diffusion et/ou communication externe aux locaux de l’entreprise de tout ou partie du contenu du procès- verbal des réunions plénières du CSE – par n’importe quel moyen, modalité ou média – est interdite. Lorsque le procès-verbal comporte des informations et/ou donnés confidentielles, ses modalités d’affichage et/ou de diffusion telles que visées ci-dessus ne peuvent permettre la prise de connaissance et la divulgation desdites informations et/ou données de sorte que son contenu doit en être expurgé à la diligence du Secrétaire du CSE avant affichage et/ou diffusion.
Le procès-verbal in extenso est alors diffusé uniquement au Président, au Responsable des Ressources Humaines et aux membres du CSE
CHAPITRE 3. MOYENS DU CSE
Article 17. BUDGET ET RESSOURCES DU CSE
Conformément aux termes de l’article L.2315-61 du Code du travail, une dotation de fonctionnement d’un montant annuel équivaut à 0,20% de la masse salariale brute de l'entreprise est versée au CSE. Le budget des Activités Sociales et Culturelles (ASC) ainsi que les modalités de versement du budget de fonctionnement et du budget des ASC sont prévus par voie d’accord. Le transfert du reliquat de budget de fonctionnement vers le budget ASC pourra être réalisé dans les conditions fixées par le Code du travail. De même, le transfert du reliquat du budget ASC vers le budget de fonctionnement ou des associations pourra être réalisé dans les conditions fixées par le Code du travail.
Article 18. ASSURANCE EN RESPONSABILITE CIVILE
Pour couvrir sa responsabilité civile, le CSE est couvert par l’assurance MSIG souscrite par l’employeur.
Article 19. LOCAL, EQUIPEMENT DU LOCAL, MATERIEL ET MESSAGERIE DU CSE
Conformément à l’article L.2315-25 du Code du travail, la Direction met à la disposition du CSE un local. La délégation du CSE sera prioritaire dans l’usage de la salle de réunion qui sera définie. Un affichage en ce sens sera mis en place dans la salle. Par ailleurs, une note sera diffusée à l’ensemble des salariés pour les informer de cette disposition. Une armoire fermant à clefs est à mise à disposition du CSE, dont l’emplacement sera convenu entre l’employeur et les élus. Les membres du CSE disposeront :
D’un smartphone doté d’un forfait de communication téléphoniques illimités et d’un accès internet ;
D’un ordinateur portable ;
De l’accès aux fournitures du bureaux ;
De l’utilisation des moyens d’impressions.
Les couts associés seront pris en charge par l’employeur. Il est convenu que, pour le smartphone et l’ordinateur portable, les membres du CSE utiliseront le matériel mis à disposition par l’employeur pour l’exercice de leur activité professionnelle. Le CSE dispose d’une adresse de messagerie électronique utilisée pour la diffusion et la collecte d’information. L’employeur et ses représentants ont interdiction absolue d’accès et de lecture de cette messagerie.
Article 20. LES HEURES DE DELEGATION
Les membres titulaires du CSE disposent du crédit d’heures mensuel prévu par le Code du travail pour exercer leurs missions. Ils utilisent ce crédit d’heures conformément aux dispositions du Code du travail. Le crédit d’heures de délégation est défini par voie d’accord.
Article 21. FORMATION
Formation Santé Sécurité et Conditions de Travail des membres du CSE
Les membres de la délégation du personnel du CSE bénéficient de la formation nécessaire à l'exercice de leurs missions en matière de santé, de sécurité et de conditions de travail. Cette formation est d’une durée minimale de 5 jours lors du 1er mandat et de 3 jours lors du renouvellement de ce mandat. Cette formation est renouvelée lorsque les représentants ont exercé leur mandat pendant quatre ans, consécutifs ou non. Le financement de cette formation est pris en charge par l’employeur. Cette formation ne peut être imputée sur le plan de formation. Formation économique des membres du CSE Les membres titulaires du CSE élus bénéficient d'un stage de formation économique d'une durée maximale de cinq jours. Le financement de la formation est pris en charge par le comité social et économique. Cette formation peut être renouvelée lorsque les représentants ont exercé leur mandat pendant quatre ans, consécutifs ou non. Cette formation est imputée sur la durée du congé de formation économique, sociale, environnementale et syndicale. Les formations précitées sont dispensées par des organismes de formation agréés.
Article 22. DEPLACEMENTS DES REPRESENTANTS DU PERSONNEL
Les élus titulaires et suppléants de la délégation du personnel au CSE disposent, dans le cadre de l'exécution de leur mandat représentatif, d'une pleine liberté de déplacement tant à l'extérieur qu'à l'intérieur des locaux de l'entreprise. Cette liberté de déplacement ne dispense pas du respect des règles et procédures de déplacement et sécurité en vigueur au sein des locaux de l'entreprise. Par ailleurs, il est rappelé que les contacts pris avec les salariés - lors des déplacements au sein des locaux de l'entreprise - ne peuvent entraîner ni gêne ni perturbation dans l'exercice des fonctions et/ou du travail des salariés. Sont payés par l’entreprise les frais de déplacement exposés par les élus de la délégation du personnel au CSE et occasionnés par :
La participation aux réunions du CSE et réunion préparatoire ;
La participation aux missions confiées aux membres du comité dans la recherche de solutions préventives ;
La participation à des enquêtes :
o faisant suite à un accident du travail ou à la survenue de maladie professionnelle ayant révélé l’existence d’un risque grave au sein de l’entreprise ou l’établissement ; o faisant suite à la révélation et/ou à l’apparition d’une cause de danger grave et imminent au sein de l’entreprise ou l’établissement. Pour leurs déplacements, ils sont autorisés à utiliser leur véhicule personnel. Dans ce cas, le représentant du personnel s'engage à fournir une attestation d'assurance établissant qu'il est couvert pour utiliser son véhicule personnel, le surcoût éventuel étant pris en charge par l’employeur. Les temps de déplacements pour se rendre sur un lieu de réunion, de visite trimestrielle ou pour toute enquête dont la mission a été confiée par le comité sont du temps effectif de travail, et ne sont pas décomptés du crédit des heures de délégation.
Article 23. REMBOURSEMENT DES FRAIS DES MEMBRES DU CSE
Les frais de déplacement des membres du CSE concernant les réunions convoquées par l’employeur sont à la charge de l'employeur. Les frais de déplacements (tickets de métro, RER, tickets de parking, tickets de péage, indemnités kilométriques…) des membres du CSE nécessités par le fonctionnement et les activités CSE sont remboursés par le Trésorier ou le Trésorier Adjoint sur production des justificatifs. Les frais de restauration engagés par les membres CSE nécessités par le fonctionnement et les activités du CSE sont remboursés par le Trésorier ou Trésorier Adjoint sur production des justificatifs.
Article 24. MESSAGERIE ET CORRESPONDANCE
Toute la correspondance adressée au CSE doit être remise, non décachetée, au secrétaire ou au trésorier dans les plus brefs délais. Toute la correspondance émanant du CSE doit être signée respectivement par le Secrétaire ou le Trésorier ou Trésorier Adjoint pour les questions relevant de leur compétence. Les documents relatifs aux informations et ressources des salariés ainsi que les dossiers de prêts ou de dons attribués par le CSE aux salariés sont traités conformément au règlement général sur la protection des données. L’accès aux données personnelles des salariés doit être contrôlé et limité aux seules personnes habilitées et pour le seul usage pour lequel elles ont été collectées, conformément aux dispositions du RGPD. Dans le cadre de ses prérogatives en matière d’activités sociales et culturelles, le comité social et économique peut utiliser le courrier interne de l’entreprise pour la seule diffusion d’informations sur les activités et prestations sociales et culturelles, à l’exclusion de toute autre diffusion à caractère totalement ou partiellement syndical, politique, économique etc. Le CSE dispose d’une adresse de messagerie électronique utilisée pour la diffusion et la collecte d’information. L’employeur et ses représentants ont interdiction absolue d’accès et de lecture de cette messagerie.
Article 25. ARCHIVAGE
Le Secrétaire (pour l’ensemble de l’activité) et le Trésorier ou Trésorier Adjoint (pour l’activité comptable) sont responsables de l’archivage des procès-verbaux, des contrats et conventions signés par le CSE, des documents comptables du CSE et des pièces justificatives y afférentes, des actes notariés qui concernent le CSE, des documents relatifs à la gestion du personnel du CSE. La durée de conservation de ces documents devra répondre aux obligations légales ou contractuelles spécifiques pour chacun d’entre eux et ne devra pas excéder la durée maximum imposée par le RGPD. L’employeur mettra à disposition du CSE d’une armoire verrouillable afin de permettre cet archivage ainsi qu’un espace dédié et sécurisé sur le serveur et le SharePoint de l’entreprise. L’employeur et ses représentants ont interdiction absolue d’accès à cet espace et à ce SharePoint.
Article 26. AFFICHAGE DU CSE
Afin de pouvoir diffuser auprès du personnel des informations en rapport avec ses missions, le CSE dispose d’un panneau d'affichage mis à la disposition par l’Employeur situé à l’emplacement habituel des informations sociales.
CHAPITRE 4. ACTIVITES SOCIALES ET CULTURELLES DU CSE Le CSE assure, contrôle ou participe à la gestion de toutes les activités sociales et culturelles établies dans l'entreprise, quel qu'en soit le mode de financement. Il participe à la gestion des activités sociales et culturelles qui possèdent la personnalité civile.
Article 27. LES AYANTS DROIT DU CSE
Il est rappelé que nul ne peut se prévaloir de sa qualité de membre de Comité pour en tirer des avantages personnels. Le CSE réserve les activités sociales et culturelles aux salariés, aux stagiaires et à leur famille (c’est-à-dire le conjoint et les enfants à charge de moins de 18 ans) dans les conditions suivantes :
Tous les salariés de l’entreprise sont des ayants-droits sans distinction des contrats de travail ayant au moins trois mois d’ancienneté. Un employé en CDD ou en contrat d’alternance jouira des mêmes avantages CSE qu’un employé en CDI, il en est de même pour un employé en temps partiel qu’un employé en temps complet ;
Les stagiaires effectuant un stage de plus de trois mois sont des ayants-droits.
Les salariés en longue maladie ne seront pas discriminés et bénéficieront des mêmes avantages.
Le CSE se réserve le droit de prendre en compte le quotient familial pour la participation financière du salarié aux activités. Cette décision sera soumise au vote des membres élus du CSE.
Article 28. LES PRESTATIONS DU CSE
Les activités sociales et culturelles proposées par le CSE seront définies sur propositions des membres élus du CSE. Ces propositions seront soumises au vote des membres élus du CSE.
CHAPITRE 5. OBLIGATIONS COMPTABLES DU CSE
Article 29. LA CLOTURE DES COMPTES
L'exercice comptable du CSE commence le 1er janvier et s'achève le 31 décembre de chaque année.
Article 30. TENUE DES COMPTES
Le Trésorier ou Trésorier Adjoint du CSE tient une comptabilité au moyen d’un livre retraçant chronologiquement les montants et l'origine des dépenses qu'il réalise et des recettes qu'il perçoit et en établissant, une fois par an, un état de synthèse simplifié portant sur des informations complémentaires relatives à son patrimoine et à ses engagements en cours. Les comptes annuels ainsi que les pièces justificatives qui s'y rapportent sont conservés dans les délais et conditions légaux.
Article 31. RAPPORT D'ACTIVITE ET DE GESTION
Le Trésorier ou Trésorier Adjoint du CSE établit un rapport présentant des informations qualitatives sur ses activités et sur sa gestion financière, de nature à éclairer l'analyse des comptes par les membres élus du CSE et les salariés de l'entreprise, selon les modalités prévues par le règlement n° 2015-02 du 2 avril 2015 de l’autorité des normes comptables. Le comité social et économique fournit des informations sur les transactions significatives qu'il a effectuées.
Article 32. ARRETE DES COMPTES
Dans les 6 mois suivant la clôture de l'exercice, le bureau du CSE vérifie la régularité et la sincérité des comptes, procède à leur arrêté et établit le rapport d'activité et de gestion prévu à l'article L.2315-69 du Code du travail. Si des conventions ont été passées, directement ou indirectement ou par personne interposée, entre le CSE et l'un de ses membres, le Trésorier établit, dans le même délai, le rapport prévu par l'article L.2315-70 du Code du travail. Les comptes arrêtés et les rapports sont communiqués, par le Secrétaire du CSE, à ses autres membres.
La communication aux membres du CSE a lieu au plus tard 3 jours avant la réunion d'approbation des comptes prévue à l’article 33.
Article 33. APPROBATION DES COMPTES
Les comptes annuels sont approuvés par les membres élus du CSE réunis en séance plénière dans les six mois de la clôture de l’exercice. La réunion au cours de laquelle les comptes sont approuvés porte sur ce seul sujet. Elle fait l'objet d'un procès- verbal spécifique. Au plus tard 3 jours avant la réunion, le Trésorier ou le Trésorier Adjoint transmet aux autres membres les comptes ainsi que le rapport annuel d’activité et de gestion. En séance, il se charge de présenter le rapport annuel d’activité et de gestion et son éventuel rapport sur les conventions règlementées. Il répond aux questions et apporte toute explications nécessaires. Après discussion, les comptes font l’objet d’une approbation par un vote exprimé à la majorité des membres présents. Afin d’être portés à la connaissance des salariés, les comptes et le rapport d’activité et de gestion sont annexés au PV de réunion établi par le Secrétaire.
Article 34. COMPTE RENDU DE FIN DE MANDAT DU CSE SORTANT
Conformément au Code du travail, les membres du CSE sortant rendent compte au nouveau CSE de leur gestion des attributions économiques et des activités sociales et culturelles. Ils remettent aux nouveaux membres tous les documents concernant l'administration et l'activité du CSE. Ce compte rendu a lieu dès la première réunion. Avec l'accord du Président, le nouveau CSE invite le Secrétaire et le Trésorier ou Trésorier Adjoint du CSE sortant afin d'assurer la passation au nouveau CSE dans les conditions suivantes :
Le Secrétaire sortant fournit toutes informations utiles sur l'organisation et le fonctionnement interne du CSE, et notamment sur les modalités d'établissement des ordres du jour et de rédaction des procès-verbaux de réunion. Il fournit un tableau de bord des différents contrats signés par le CSE et indique où se trouvent et comment sont organisées ses archives ;
Le Trésorier sortant fait de même vis-à-vis du nouveau trésorier pour tout ce qui concerne les comptes et la comptabilité du CSE. Il présente son bilan comptable et financier de fin de mandat et fournit toutes explications utiles au nouveau trésorier. Il lui indique les engagements financiers non encore réglés aux fournisseurs et prestataires et lui remet les différents modes de paiement utilisés.
CHAPITRE 6. BASEDEDONNEESECONOMIQUES,SOCIALES,ET ENVIRONNEMENTALES La société met en place et met à jour une Base de données économiques, sociales, et environnementales (BDESE) à laquelle l'ensemble des membres du CSE auront accès. Le contenu et les conditions d’accès de la BDESE sont définis par voie d’accord.
Article 35. ADOPTION, ENTREE EN VIGUEUR, DUREE ET REVISION DU PRESENT REGLEMENT INTERIEUR
Le présent règlement intérieur est adopté en séance plénière par un vote à la majorité des membres présents. En sa qualité de membre du CSE, le Président a droit de vote. Une fois adopté, il est communiqué à tous les membres du CSE par le Secrétaire. Il entre en vigueur le jour même de la réunion où il est régulièrement adopté. Le présent règlement intérieur est établi pour une durée indéterminée. Cependant, à chaque renouvellement de l’instance, les membres titulaires se prononceront à l’occasion de la première réunion de celle-ci sur son maintien ou son remplacement. Adopté conformément aux prescriptions du Code du travail, ce règlement pourra être modifié à la majorité des membres présents lors d’une réunion du CSE dont l’examen des modifications aura été prévu par l’ordre du jour. Le présent règlement pourra, en outre, être complété ou modifié par voie d’accord signé dans l’entreprise.
