La société SOVEN dont le siège social est situé Immeuble Wilson II 80 avenue du Général de Gaulle 92800 PUTEAUX représentée par , agissant en qualité de Directrice Générale,
D’une part
ET
Les membres Titulaires du Conseil d’Entreprise (CE), dûment mandatés par un accord signé le 19 juin 2019
D’autre part.
SOMMAIRE
Préambule
1/ Cadre du Travail à Distance
Champ d’application et objet
Définition du Travail à Distance
2/ Conditions du Travail à Distance régulier
Personnel éligible
Principe de volontariat
3/ Mise en place du Travail à Distance régulier
3-1 Demande de Travail à Distance 3-2 Avenant 3-3 Période d’adaptation 3-4 Réversibilité du Travail à Distance 3-5 Changement de poste ou de service 3-6 Changement de manager
4/ Organisation du Travail à Distance régulier
4-1 Rythme du Travail à Distance 4-2 Temps de travail 4-3 Modalités du Travail à Distance effectué à domicile 4-4 Equipements pour le Travail à Distance
5/ Droits et devoirs du travailleur à distance régulier
5-1 Droits collectifs et individuels 5-2 Accident du travail 5-3 Arrêt de travail 5-4 Santé au travail 5-5 Confidentialité et protection des données
6/ Travail à Distance occasionnel
6-1 Circonstances exceptionnelles ou personnelles 6-2 Situations particulières liées à la santé du salarié
7/ Sensibilisation au Travail à Distance
8/ Dispositions finales
8-1 Substitution 8-2 Durée de l’accord et entrée en vigueur 8-3 Révision 8-4 Publicité
Préambule
La prise en compte de l’articulation entre la vie professionnelle et la vie personnelle est un levier majeur de l’amélioration de la qualité de vie au travail. SOVEN souhaite s’y inscrire pleinement.
Les outils de communication à distance permettent désormais d’envisager de nouveaux modes d’organisation du travail en offrant, aux salariés qui le souhaitent, la possibilité de mieux concilier vie professionnelle et vie personnelle et de limiter leurs trajets en exerçant une partie de leur activité à domicile ou dans un tiers lieu plus proche de celui-ci.
Le Travail à Distance s’inscrit dans l’ambition de SOVEN de simplifier l’organisation du travail en responsabilisant les salariés, en améliorant les pratiques managériales et en favorisant l’innovation. L’autonomie accrue dans l’accomplissement de leurs tâches est un facteur de bien-être pour les salariés.
Le Travail à Distance contribue ainsi à la performance économique et sociale de l’entreprise et répond à nos engagements environnementaux par la réduction des émissions de carbone en diminuant le nombre de trajets domicile-travail et par la même le risque routier et d’accidents de trajet.
Il permet à l’entreprise de renforcer sa compétitivité et d’assurer une meilleure qualité de service pour les clients, internes et externes.
Les parties soulignent qu’un des facteurs essentiels du succès de la mise en place du Travail à Distance repose sur la
confiance mutuelle entre le salarié et sa hiérarchie.
Les parties conviennent que le présent accord a pour objectif d’encadrer le recours au Travail à Distance, d’établir un dispositif commun, et de contribuer au développement de ce mode de travail, tout en réaffirmant l’importance du maintien du lien avec la communauté de travail.
****************
ARTICLE 1 – CADRE DU TRAVAIL A DISTANCE Article 1-1 – Champ d’application et objet
Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de SOVEN éligibles, conforme à l’Article 2.1 et vise à créer un cadre négocié pour la mise en place et l’organisation du Travail à Distance au sein de l’entreprise. Article 1-2 – Définition du Travail à Distance
Le Travail à Distance est défini comme une forme d’organisation et/ou de réalisation du travail, basé sur le volontariat, utilisant les technologies de l’information dans le cadre d’un contrat de travail et dans laquelle une tâche, qui aurait également pu être réalisée dans les locaux habituels de travail, est effectuée hors de ces locaux de façon régulière.
Le télétravail est défini à l’article L. 1222-9 du Code du travail comme « toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication. ».
Les parties entendent rappeler que le recours au télétravail ne saurait être utilisé pendant les périodes de suspension du contrat de travail, par exemple, en cas de prise de congés payés, en cas d’arrêts maladie, etc..
Le présent dispositif vise aussi bien le travail à domicile, que le travail dans un autre site d’ENGIE Energie Services SA plus proche du domicile du salarié que son lieu de travail habituel.
En effet, le terme « Travail à Distance » recouvre deux formes de travail réalisées :
Le travail à distance effectué sur un autre lieu de travail de l’entreprise que le lieu habituel de travail du salarié,
Le travail à distance effectué au domicile du salarié
ARTICLE 2 – CONDITIONS DU TRAVAIL A DISTANCE REGULIER
ARTICLE 2-1 – Personnel éligible
Il est rappelé que le Travail à Distance répond à certaines conditions.
Reposant notamment sur l’autonomie du salarié dans l’exécution de ses tâches, les parties conviennent d’ouvrir le Travail à Distance aux salariés en CDI ou en CDD, cadres ou non cadres, qui, compte tenu de la nature de leurs fonctions et des responsabilités qu’ils exercent, bénéficient d’une autonomie suffisante dans l’organisation de leur emploi du temps et dont les tâches ne nécessitent pas de proximité managériale permanente.
Le Travail à Distance est ouvert aux salariés ayant plus
d’un an d’ancienneté et au moins 6 mois dans leur poste lors de leur première demande de Travail à Distance.
Il est ouvert aux salariés à temps plein, ou à ceux à temps partiel dont le temps de travail est supérieur à 90%. Les critères d’éligibilité seront notamment : - La nature des activités qui peuvent être ou non réalisées en Travail à Distance ; - La configuration de l’équipe et le bon fonctionnement du service ; - L’autonomie du salarié dans son poste ; - L’équipement de travail : les salariés disposent à leur domicile d’une connexion internet et d’un environnement de travail compatible avec l’exercice d’une activité professionnelle ;
Ne peuvent donc pas être éligibles au Travail à Distance les salariés ayant une activité qui, par nature, requiert d’être exercée physiquement dans les locaux habituels de l’entreprise ou dans les locaux de clients de l’entreprise, notamment en raison des équipements matériels, ou de la nécessité d’une présence physique, activités portant sur des données confidentielles ou à caractère sensible ou répondant à des impératifs de sécurité.
Ne sont pas éligibles les apprentis, les salariés en contrat de professionnalisation, les stagiaires, leur présence dans une communauté de travail étant un élément indispensable à leur apprentissage.
ARTICLE 2-2 – Principe de volontariat
Les parties rappellent que le Travail à Distance s’inscrit nécessairement dans une démarche fondée sur le volontariat et la réversibilité tant à l’initiative du salarié que de l’employeur.
Le Travail à Distance revêt un caractère volontaire et l’initiative de sa demande revient au salarié.
Le passage à une situation de Travail à Distance est néanmoins subordonné à l’accord du manager. Le refus devra être motivé.
L’organisation du Travail à Distance repose par ailleurs sur une relation de confiance entre le salarié et son responsable hiérarchique, mais aussi sur la faculté qui doit être donnée à l’employeur de pouvoir apprécier les résultats par rapport aux objectifs fixés.
ARTICLE 3 – MISE EN PLACE DU TRAVAIL A DISTANCE REGULIER
ARTICLE 3-1 – Demande de Travail à Distance
Le salarié qui souhaite bénéficier de ce mode d’organisation du travail doit remplir son autodiagnostic et formaliser par écrit sa demande de Travail à Distance auprès de son manager.
Un entretien entre le manager et le salarié sera alors mené pour échanger sur la possibilité d’accorder le passage en Travail à Distance au regard de l’organisation de l’équipe à laquelle appartient le salarié.
Le manager et le service des Ressources Humaines apprécieront les critères d’éligibilité du salarié au Travail à Distance et apporteront la réponse, avec les explications nécessaires en cas de refus de la demande, dans les meilleurs délais et au maximum dans un délai de 2 mois, à compter de la transmission de la demande.
Le manager restera attentif à ce que le nombre de travailleurs à distance au sein de son équipe soit compatible avec le bon fonctionnement du service et de l’organisation.
En cas d’acceptation, cette décision est prise sous réserve de la fourniture de l’attestation d’assurance et de l’attestation de conformité des installations électriques prévues à l’article 4-3, lorsque la demande porte sur le télétravail, c’est-à-dire le travail au domicile du salarié. ARTICLE 3-2 – Avenant
La mise en œuvre du Travail à Distance fera l’objet d’un avenant au contrat de travail spécifique au poste tenu par le salarié au moment de sa demande, qui précisera notamment :
la formule « fixe ou flottant » et le jour choisi indiqué dans l’autodiagnostic rempli par le salarié pour l’exécution du Travail à Distance ;
l’adresse du lieu où celui-ci sera effectué ;
la période d’adaptation de 3 mois ;
les conditions de réversibilité du Travail à Distance ;
les plages horaires pendant lesquelles le salarié peut être habituellement contacté ;
le matériel mis à disposition ;
les modalités d’utilisation des équipements ;
les moyens de communication entre le salarié et ses supérieurs hiérarchiques, et les membres de son équipe ;
les modalités d’évaluation de la charge de travail ;
les restrictions dans l’usage des équipements professionnels mis à disposition.
Cet avenant aura une durée initiale d’un an, éventuellement renouvelable à la demande expresse du salarié avant l’échéance du contrat initial. A défaut, le Travail à Distance prendra fin à l’échéance du terme sans autre formalité.
Avant le commencement du Travail à Distance, le manager recevra le salarié en entretien pour faire le point sur les modalités d’organisation de cette forme de travail.
ARTICLE 3-3 – Période d’adaptation Une période d’adaptation de 3 mois (hors périodes d’absences de tout type), permettra de s’assurer que ce mode d’organisation est compatible avec les intérêts de chacune des parties prenantes.
Pendant cette période d’adaptation, chacune des parties pourra mettre fin à celle-ci sans délai pour le salarié et moyennant un délai de prévenance de 15 jours minimum pour l’employeur.
A l’issue de la période d’adaptation, un entretien aura lieu entre le salarié et son responsable hiérarchique pour établir un bilan.
Au cours d’un échange annuel avec le salarié, le manager fera également un point sur les conditions de réalisation du Travail à Distance. ARTICLE 3-4 – Réversibilité du Travail à Distance
Les parties conviennent, que tant le salarié, que l’entreprise, peuvent décider de mettre fin unilatéralement au Travail à Distance, sans délai pour le salarié et sous réserve d’un délai de prévenance de 1 mois pour l’employeur et après un entretien formel au cours duquel les motivations de cette demande seront expliquées.
Ce délai permet de gérer convenablement le retour du salarié sur son lieu de travail et la restitution du matériel mis à disposition le cas échéant.
En cas d’arrêt du Travail à Distance, le salarié reprend son activité professionnelle aux conditions antérieures à la signature de l’avenant, dans les locaux de l’entreprise, au sein de son entité de rattachement.
ARTICLE 3-5 – Changement de poste ou de service
En cas de changement de poste ou de changement de service d’une personne en situation de Travail à Distance, l’avenant sera systématiquement revu afin que le nouveau manager s’assure de la compatibilité de la nouvelle activité avec cette forme d’organisation.
ARTICLE 3-6 – Changement de manager
L’arrivée d’un nouveau manager ne remet pas en cause les avenants de Travail à Distance en cours dans son équipe.
ARTICLE 4 – ORGANISATION DU TRAVAIL A DISTANCE REGULIER ARTICLE 4-1 – Rythme du Travail à Distance
Afin de préserver le lien social avec l’entreprise, le Travail à Distance est limité à 1 journée par semaine civile, choisie d’un commun accord entre le salarié et le manager.
Si l’organisation du travail l’exige, notamment en cas d’absence des collègues au sein d’une même équipe (congés payés, longue maladie…), la journée de Travail à Distance définie d’un commun accord pourra être reportée sur la même semaine ou annulée avec un délai de prévenance de 3 jours, sauf circonstances exceptionnelles. Cette modification fera l’objet d’une notification écrite du manager.
Aucun report d’une semaine sur l’autre ne sera toléré.
ARTICLE 4-2 – Temps de travail
Le travailleur à distance reste soumis à la durée journalière et à l’organisation du travail de l’entreprise ou à celles qui lui sont personnellement applicables. Ses horaires de travail sont les mêmes que lorsqu’il travaille sur son lieu habituel de travail.
Le salarié gère l’organisation de son temps de travail à domicile dans le respect des temps de repos prévu par la loi et, le cas échéant, des horaires définis dans son contrat de travail. Le passage au Travail à Distance ne doit pas donner lieu à une surcharge de travail.
Le travailleur à distance a droit au respect de sa vie privée. Les plages horaires durant lesquelles il peut être contacté sont définies dans l’avenant au contrat de travail. Il n’a aucune obligation de répondre aux sollicitations téléphoniques et mails en dehors de ces plages horaires.
Chaque salarié pourra utiliser l’outil « Skype entreprise », via la fonction « statut », afin de définir et d’informer de sa disponibilité ou non au cours de la journée de Travail à Distance. Il pourra également utiliser cet outil pour organiser et/ou participer à des réunions.
ARTICLE 4-3 – Modalités du Travail à Distance effectué à domicile
Lorsque le Travail à Distance s’effectue à domicile, le salarié doit attester que celui-ci va s’effectuer dans un espace compatible avec son activité professionnelle, ayant une couverture téléphonique et internet suffisante, et informer sa compagnie d’assurance qu’il exerce à domicile une activité professionnelle, pour en obtenir une attestation et s’assurer que son assurance multirisque habitation couvre cette hypothèse.
Le salarié devra également remettre une attestation sur l’honneur spécifiant que le système électrique de son domicile est conforme à la règlementation en vigueur.
Le salarié devra fournir à l’entreprise ces attestations avant signature de l’avenant à son contrat de travail.
En cas d’incident technique empêchant le télétravailleur d’effectuer normalement son activité à domicile, il doit en informer immédiatement son responsable hiérarchique qui prendra les mesures appropriées pour assurer la bonne organisation de l’activité. A ce titre, il pourra être demandé au télétravailleur de revenir au sein d’un des sites de l’entreprise afin de poursuivre son activité, dans l’attente de la résolution du ou des problèmes techniques.
ARTICLE 4-4 – Equipements de Travail à Distance
Le matériel mis à la disposition du salarié par l’entreprise reste la propriété de celle-ci et devra lui être restitué s’il est mis un terme au Travail à Distance.
Le salarié prend soin des équipements qui lui sont confiés. Le salarié ne peut les utiliser à des fins personnelles. Le télétravailleur doit pouvoir être joignable par téléphone, par messagerie et être en mesure de se connecter à distance.
A cet effet, l’employeur fournit au télétravailleur le matériel informatique et de communication nécessaire. A ce titre, un ordinateur portable, un téléphone portable et un dispositif de connexion à distance sécurisée sont mis à disposition du télétravailleur par l’employeur.
Celui-ci assure la maintenance et l’adaptation de l’équipement aux évolutions technologiques.
L’utilisation de ce matériel est strictement limitée à l’exercice de l’activité professionnelle. En cas de dysfonctionnement du matériel, le télétravailleur doit en informer immédiatement les services spécialisés de l’organisme, ainsi que son manager. Le salarié s’engage à prendre soin de ces équipements. Le salarié s’engage à restituer le matériel lié à son activité de télétravail lorsqu’il est mis fin au télétravail.
ARTICLE 5 – DROITS ET DEVOIRS DU TRAVAILLEUR A DISTANCE REGULIER
ARTICLE 5-1 – Droits collectifs et individuels
Le travailleur à distance est un salarié à part entière, il bénéficie des mêmes droits individuels et collectifs que ses collègues travaillant dans les locaux de l’entreprise.
Toutefois le salarié qui effectuera son activité à son domicile ne pourra prétendre à bénéficier de tickets restaurant, ni d’une participation au RIE.
Le travailleur à distance continue à bénéficier de l’ensemble de ses droits concernant notamment le déroulement de sa carrière, l’accès à la formation professionnelle, les conditions d’électorat et d’éligibilité lors des élections professionnelles, les règles de santé et de sécurité au travail.
Le travailleur à distance bénéficie d’un niveau d’information identique à celui des salariés travaillant sur site. Le responsable hiérarchique doit, ainsi, le préserver du risque d’isolement.
Le travailleur à distance est soumis aux mêmes obligations que les salariés travaillant sur leur lieu habituel de travail : respect du règlement intérieur et ses annexes, obligation de discrétion et de confidentialité par rapport aux informations se rapportant aux activités de l’entreprise.
Toutefois, les dispositions conventionnelles relatives aux frais de déplacement ne sont pas applicables aux télétravailleurs les jours de télétravail.
L’employeur s’engage à ce que la charge de travail et les délais d’exécution du télétravailleur soient évalués dans les mêmes conditions que celles utilisées pour les travaux exécutés dans les locaux de l’entreprise.
Le travailleur à distance doit assister aux réunions auxquelles il est convié, aux formations auxquelles il est inscrit dans le cadre de l’exercice de son activité professionnelle. Le responsable hiérarchique doit veiller, dans la mesure du possible, à organiser des réunions en dehors des journées de Travail à Distance.
ARTICLE 5-2 – Accident du travail
Conformément à l’article L. 1222-9 du Code du travail, l'accident survenu sur le lieu où est exercé le Travail à Distance pendant l'exercice de l'activité professionnelle du Travailleur à Distance est présumé être un accident de travail au sens de l'article L. 411-1 du code de la sécurité sociale.
Aussi, en cas d'accident survenu, sur son lieu de travail, à l’occasion du télétravail lors de l’exécution de ses fonctions professionnelles et dans les plages horaires fixées, le travailleur à distance doit en informer son employeur, dans les mêmes délais que lorsqu’il effectue son activité dans les locaux de l’entreprise conformément aux dispositions du règlement intérieur de l’entreprise. La transmission de tous les éléments nécessaires à l’élaboration de la déclaration d’accident de travail devra être faite dans la journée où l'accident s'est produit ou au plus tard dans les 24 heures (sauf cas de force majeure, d'impossibilité absolue ou de motif légitime).
ARTICLE 5-3 – Arrêt de travail
En cas d’arrêt de travail lié à une maladie ou à un accident survenu pendant les jours de Travail à Distance, le travailleur à distance informe son responsable hiérarchique dans les mêmes délais que lorsqu’il travaille dans les locaux habituels de travail.
ARTICLE 5-4 – Santé au travail
Le Travailleur à Distance reste suivi par la médecine du travail dans le cadre de visites périodiques obligatoires ou exceptionnelles au même titre que le salarié qui exécute son travail dans les locaux de l’entreprise. Il bénéficie de la même couverture accident, maladie, décès et prévoyance que le salarié qui exécute son travail dans les locaux de l’entreprise. ARTICLE 5-5 – Confidentialité et protection des données
Le Travailleur à Distance s’engage à respecter les règles de sécurité informatique et de confidentialité des données en vigueur au sein d’ENGIE Energie Services.
A cette fin, il prend toutes les précautions utiles pour préserver l’accès à ses données et plus généralement à toutes informations concernant l’entreprise ou ses clients.
Aucun document, matériel ou outil appartenant à l’entreprise ne peut être emporté hors de l’entreprise sans autorisation.
ARTICLE 6 – TRAVAIL A DISTANCE OCCASIONNEL
ARTICLE 6-1 – Circonstances exceptionnelles ou personnelles
Le Travail à Distance peut être exécuté de façon exceptionnelle en accord avec la hiérarchie pour répondre à des situations inhabituelles ou d’urgence à la demande du salarié (grève des transports publics, conditions climatiques exceptionnelles …).
Le Travail à Distance peut également être exécuté à la demande de l’employeur en cas de circonstances exceptionnelles ou de force majeure, en application de l’article L. 1222-11 du Code du travail.
Il en est de même en cas d'épisode de pollution mentionné à l'article L. 223-1 du Code de l'environnement conduisant les autorités compétentes à prendre notamment des mesures de restriction pour la circulation des véhicules.
Concernant le Travail à Distance, chaque salarié ayant déjà un avenant à son contrat de travail en cours de validité mettant en place ce mode d’organisation du travail, pourra demander à son manager de travailler à distance en plus de son jour habituel de Travail à Distance.
Pour les salariés non régis par avenant et souhaitant réaliser du Travail à Distance occasionnel, en cas de circonstances exceptionnelles, et à condition d’être d’ores et déjà en possession du matériel informatique permettant ce mode de travail (téléphone portable professionnel comportant l’application nécessaire ; PC portable configuré pour permettre la connexion à distance), ceux-ci devront faire leur demande préalable auprès de leur manager, qui pourra toujours l’accepter ou la refuser. Dans ce dernier cas, les raisons motivant le refus seront expliquées au salarié demandeur.
Si la demande de Travail à Distance concerne un site ENGIE Energie Services plus proche du domicile du salarié, le manager devra également s’assurer auprès du Responsable du site concerné, de la disponibilité de places permettant d’accueillir le salarié concerné.
ARTICLE 6-2 – Situations particulières liées à la santé du salarié
Après accord de leur responsable hiérarchique et sur avis favorable du médecin du travail, les salariés rencontrant ponctuellement une situation liée à leur état de santé - femmes enceintes, postes aménagés…, nécessitant un aménagement de leur poste de travail et répondant aux conditions d’éligibilité posées dans le présent accord, auront la possibilité, sur demande, d’exercer une partie de leur activité en Travail à Distance.
S’agissant du rythme du Travail à Distance, celui-ci sera adapté pour tenir compte des caractéristiques des situations individuelles spécifiques et des circonstances collectives particulières visées dans les 2 articles ci-dessus. S’agissant des salariés reconnus en situation de handicap, conformément à l’article 4.2.2 de l’accord en faveur des personnes en situation de handicap ; le Travail à Distance, pour les salariés répondant aux conditions d’éligibilité posées par le présent accord, peut faire partie des solutions pouvant être mobilisées pour répondre aux demandes spécifiques d’aménagement des horaires, au cas par cas, sur recommandation de la médecine du travail. ARTICLE 7 – SENSIBILISATION AU TRAVAIL A DISTANCE
Les travailleurs à distance reçoivent une information appropriée notamment sur les équipements techniques mis à leur disposition et sur les adaptations nécessaires à cette forme d’organisation du travail.
Les managers chargés d’encadrer des travailleurs à distance sont sensibilisés à ce nouveau mode d’organisation afin de développer leurs compétences en matière de management à distance et encadrement des autres salariés de l’équipe.
ARTICLE 8 – DISPOSITIONS FINALES ARTICLE 8-1 – Substitution
Les dispositions du présent accord ont vocation à se substituer à l’ensemble des règles établies sur ces thèmes et instituées, tant par voie conventionnelle, que par décision unilatérale, que par voie d’usage.
ARTICLE 8-2 – Durée de l’accord et entrée en vigueur
Le présent accord est conclu pour une durée déterminée, jusqu’au 30 septembre 2020.
ARTICLE 8-3 – Révision
Conformément aux articles L. 2261-7 et L. 2261-8 du Code du travail, les parties signataires du présent accord ont la faculté de le modifier.
La demande de révision qui peut intervenir à tout moment à l’initiative de l’une des parties signataires doit être notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception aux autres signataires.
La Direction et les membres du Conseil d’Entreprise se réuniront alors dans un délai de 2 mois à compter de la réception de cette demande afin d’envisager l’éventuelle conclusion d’un avenant de révision.
L’éventuel avenant de révision se substituera de plein droit aux dispositions de présent accord qu’il modifiera.
ARTICLE 8-4 – Publicité
Le présent accord fera l’objet des formalités de dépôt, conformément aux dispositions légales.
Cet accord est fait en nombre suffisant d’exemplaires pour remise à chacune des parties signataires.
