ACCORD RELATIF AU RECOURS A LA VISIOCONFERENCE LORS DES REUNIONS DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE DE LA SOCIETE SYSTEMA CONSEIL
ENTRE
SYSTEMA CONSEIL
De son nom de marque Feel Agile, SARL dont le siège social est situé à MENNEVAL (27300) 8 Chemin de la Cavée, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Bernay sous le numéro 494305147, représentée par XXX, en sa qualité de Gérant,
D’une part,
ET
Les
membres titulaires du Comité Social et Economique de SYSTEMA CONSEIL, statuant à la majorité selon procès-verbal de la réunion du 4 juillet 2024 porté en annexe, représenté par Madame XXX, en sa qualité de titulaire du CSE,
D’autre part.
Il a été convenu ce qui suit :
Sommaire
TOC \o "1-3" \z \u \hPREAMBULEPAGEREF _Toc227532163 \h3 Article 1 – ObjetPAGEREF _Toc1095211756 \h3 Article 2 – Champ d’applicationPAGEREF _Toc2101443062 \h3 Article 3 – Le recours à la visioconférencePAGEREF _Toc69262822 \h3 3.1. – Cadre juridiquePAGEREF _Toc1828973286 \h3 3.2. – Réunions concernéesPAGEREF _Toc2019010090 \h3 3.3 – Information des représentants du personnelPAGEREF _Toc171764757 \h4 3.4 – Moyens techniquesPAGEREF _Toc963400249 \h4 3.5 – Modalités de votePAGEREF _Toc1653607448 \h4 3.6 – Suspension de la séancePAGEREF _Toc1052912487 \h5 3.7 – Matériel mis à disposition et sécurité informatiquePAGEREF _Toc1312566243 \h5 3.8 – Protection des donnéesPAGEREF _Toc1792748449 \h5 Article 4 — Application de l'accordPAGEREF _Toc1239022274 \h5 4.1 – Entrée en vigueur et publicitéPAGEREF _Toc1014137418 \h5 4.2 – Conditions de révisionPAGEREF _Toc545613731 \h6 4.3 – PublicitéPAGEREF _Toc1659261708 \h6
PREAMBULE
Dans notre contexte interne d'organisation de travail et d'activité courante en télétravail, la Direction et les membres du CSE ont engagé des discussions sur la possibilité de recourir à la visioconférence de manière durable. A cet égard, il a notamment été mis en avant les différents avantages que représente le recours à ce dispositif tant pour les membres du CSE que pour SYSTEMA CONSEIL, s’agissant notamment de :
La réduction des temps de trajets ;
De s’inscrire dans une démarche RSE en évitant les déplacements, ce qui aura un impact sur l’environnement et sur la santé des membres composant l’instance ;
La réduction des frais liés à ces déplacements ;
L’amélioration de la présence des membres du CSE et de la Direction aux réunions.
Il est convenu que l’organisation des réunions sera cadrée par les conditions définies ci-après.
Article 1 – Objet
Le présent accord a pour objet de définir les modalités de recours à la visioconférence dans le cadre des réunions du Comité Social et Economique de SYSTEMA CONSEIL.
Article 2 – Champ d’application
Le présent accord est applicable à l’ensemble des membres du Comité Social et Economique de SYSTEMA CONSEIL disposant des moyens techniques satisfaisant à la connexion au service de visioconférence. Les parties conviennent que le présent accord se substitue à toute pratique, usage ou accord collectif antérieur portant sur le même objet.
Article 3 – Le recours à la visioconférence
3.1. – Cadre juridique
L’article L. 2315-4 du Code du travail dispose que « le recours à la visioconférence pour réunir le comité social et économique peut être autorisé par accord entre l'employeur et les membres élus de la délégation du personnel du comité. En l'absence d'accord, ce recours est limité à trois réunions par année civile. » Le décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017 détermine les conditions techniques du recours à la visioconférence pour les réunions du Comité Social et Economique et les modalités pour procéder, dans ce cadre, au vote.
3.2. – Réunions concernées
Il est décidé de recourir à la visioconférence pour toutes les réunions du Comité Social et Economique, ordinaires et extraordinaires, pendant toute la durée du présent accord. En tout état de cause, les membres du CSE auront le choix d’assister aux réunions :
Soit en présentiel ;
Soit en visioconférence.
Les réunions se tiendront en mode dit hybride.
3.3 – Information des représentants du personnel
L'information des membres du Comité Social et Economique sur les modalités de tenue de la réunion se fera, dans la mesure du possible, dans un délai raisonnable et, au plus tard lors de l’élaboration de l'ordre du jour. Le lien d’accès à la visioconférence sera mentionné sur la convocation à la réunion.
3.4 – Moyens techniques
La visioconférence sera réalisée via la plateforme de visioconférence « Teams ». Ce dispositif permet l’identification des participants (connexion avec adresse e-mail professionnelle) et assure la retransmission continue et simultanée du son et de l’image des délibérations. La Direction s’assurera du fonctionnement du dispositif avant le début de la réunion. En cas de dysfonctionnement identifié et à défaut de résolution du problème, les membres du Comité Social et Economique pourront décider du report de la réunion. Toute suspension de séance en cours de réunion devra être mentionnée dans le procès-verbal.
3.5 – Modalités de vote
Vote à main levée
Les votes ont lieu habituellement à main levée. Le recueil d’avis pourra se faire :
Soit par main levée de manière claire en activant l’option caméra ;
Soit, lorsque le dispositif de visioconférence le permettra, en levant virtuellement la main grâce à l’outil prévu à cet effet.
Vote à bulletin secret
Dans les cas de consultations expressément prévus par la loi où il ne serait pas possible de voter à main levée, il sera procédé à un vote à bulletin secret. Le dispositif technique devra garantir que l’identité de l’électeur ne peut à aucun moment être mise en relation avec l’expression de son vote. Lorsque ce vote est organisé par voie électronique, le système retenu doit assurer la confidentialité des données transmises ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes. A cet effet, l’entreprise aura recours à un outil de vote externe et sécurisé, comme pour les élections professionnelles. Le vote aura lieu de manière simultanée. A cette fin, les participants disposeront d’une durée identique pour voter à compter de l’ouverture des opérations de vote indiquée par le titulaire du CSE. Les membres du CSE présents physiquement à la réunion pourront au choix, utiliser le dispositif électronique ou bien voter à bulletin secret. Le choix du dispositif de vote électronique pourra être changé à la majorité des membres présents en réunion du CSE.
3.6 – Suspension de la séance
Les membres du CSE gardent la possibilité de suspendre la séance. Pour éviter de perturber anormalement le bon fonctionnement de la réunion, il est convenu entre les parties que la durée d’une suspension de séance ne pourra pas dépasser 30 minutes, et il ne pourra pas y avoir plus de 2 suspensions par réunion. Lors de la suspension de séance, le son et l’image seront coupés temporairement.
3.7 – Matériel mis à disposition et sécurité informatique
Les membres du Comité Social et Economique doivent utiliser les équipements mis à disposition par l'entreprise pour la visioconférence. Les membres du Comité Social et Economique doivent veiller à ne transmettre aucune information sur les données confidentielles à des tiers et à verrouiller l'accès de leur matériel informatique afin de s'assurer qu'ils en soient les seuls utilisateurs. Plus généralement, pour des raisons de sécurité informatique, il est rappelé que les membres du Comité Social et Economique doivent se conformer strictement aux règles en vigueur de l'entreprise. Ils s'engagent ainsi à respecter la politique informatique applicable, notamment au regard de la protection des données ainsi que les consignes qui leur seront transmises par le service informatique de l'entreprise.
3.8 – Protection des données
Les informations recueillies dans cet accord et qui seront collectées dans le cadre de ces réunions (nom/prénom ; mail) font l'objet d’un traitement informatisé par Systema Conseil sis 6 Ter rue Jacques Philippe Bréant à Bernay (27300) à des fins de réalisation des réunions du CSE en visioconférence. Le responsable de traitement a désigné un délégué à la protection des données. Le traitement est nécessaire au respect de l’intérêt légitime auquel Systema Conseil est soumise (Article L. 2315-4 du Code du travail ; Décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017). Les données collectées seront communiquées aux seuls destinataires suivants : Direction des Ressources Humaines, membres du CSE et Direction Juridique. Les données sont conservées pendant la durée du mandat. Vous pouvez accéder aux données vous concernant, les rectifier ou exercer votre droit à la limitation du traitement. Les droits à l’effacement, la portabilité et l’opposition ne s’appliquent pas dans ce cas. Pour exercer ces droits ou pour toute question sur le traitement de vos données, vous pouvez contacter le service chargé de l’exercice de ces droits :
Par mail : dpo@feelagile.com ;
Par courrier : A l’attention du délégué à la protection des données : 6 Ter rue Jacques Philippe Bréant – 27300 Bernay.
Si vous estimez, que vos droits « Informatique et Libertés » ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la CNIL. Consultez le site cnil.fr pour plus d’informations sur vos droits.
Article 4 — Application de l'accord
4.1 – Entrée en vigueur et publicité
Le présent accord est conclu pour une durée déterminée, correspondant à la durée du mandat en cours. Le présent accord entre en vigueur dès le lendemain de son dépôt auprès des services du ministère du travail et au greffe du conseil de prud’hommes.
4.2 – Conditions de révision
Le présent accord pourra être révisé à tout moment. Toute demande de révision à l’initiative de l’une des parties susvisées (l’employeur ou une majorité des membres titulaires du CSE) devra être adressée par lettre recommandée avec accusé de réception ou remise en main propre aux autres parties, et comporter l’indication des dispositions dont il est demandé la révision ainsi que le projet de texte révisé. Les parties devront s’efforcer d’entamer les négociations dans un délai de trois mois à compter de la demande de révision. L’avenant éventuel de révision du présent accord fera l'objet des mêmes mesures de publicité que l’accord initial.
4.3 – Publicité
Le présent accord sera déposé sur la plateforme « TéléAccords » accessible depuis le site www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr, accompagné des pièces prévues à l’article D. 2231-7 du Code du travail par Monsieur XXX, représentant légal de l'entreprise. Conformément à l'article D. 2231-2 du Code du travail, un exemplaire de l'accord est également remis au greffe du conseil de prud'hommes de BERNAY Les Parties rappellent que, dans un acte distinct du présent accord, elles pourront convenir qu’une partie du présent accord ne fera pas l’objet de la publication prévue à l’article L. 2231-5-1 du Code du travail. A défaut d’un tel acte, le présent accord sera publié dans une version intégrale ne comportant pas les noms et prénoms des négociateurs et des signataires. Enfin, le présent accord sera diffusé sur l'intranet de l’entreprise.
Fait à Menneval, en 3 exemplaires, le 9 juillet 2024
Pour SYSTEMA CONSEIL Pour le CSE de SYSTEMA CONSEIL
