ACCORD RELATIF A LA MISE EN PLACE DE LA VISIOCONFÉRENCE POUR LES RÉUNIONS DU CSE SYSTEMIQ
Entre les soussignés
La société́ Systemiq France, immatriculée au Registre du commerce et des sociétés de Paris sous le numéro 890 017 007, dont le siège social est situé́ 13 rue des Petits Hôtels, 75010 Paris, France Représentée par [NOM], agissant en sa qualité de Directeur Général,
Ayant tous pouvoirs à l’effet des présentes, D’une part, Et : Le Comité Social et Économique (CSE) de la société Systemiq France, représenté par les membres du CSE :
[NOM], titulaire du CSE
D’autre part, Préambule : Compte tenu de l’activité de l’entreprise ainsi que de la location des bureaux de Systemiq à Paris et à Londres, il est apparu nécessaire aux parties de réfléchir ensemble à la manière la plus adaptée d'organiser les réunions du CSE. Dans ce cadre, les parties se sont réunies le 26 mars 2024 et ont donc convenu d’un commun accord qu’il était pertinent d’ouvrir un dispositif alternatif et complémentaire à la réunion en présentiel tel que la visioconférence. Outre le gain de temps associé pour les différentes parties, cette méthode permettra une meilleure communication de l’information et un environnement de travail propice aux prises de décision rapide.
Il a donc été convenu et arrêté ce qui suit :
Article 1 – Objet du présent accord :
Le présent accord a pour objet de définir les modalités de recours à la visioconférence dans le cadre des réunions du CSE. Ses dispositions s’appliquent à l’ensemble des membres du CSE.
Article 2 – Recours à la visioconférence :
L’article L. 2315-4 du Code du travail dispose que « le recours à la visioconférence pour réunir le comité social et économique peut être autorisé par accord entre l'employeur et les membres élus de la délégation du personnel du comité. En l'absence d'accord, ce recours est limité à trois réunions par année civile. »
Le décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017 détermine les conditions techniques du recours à la visioconférence pour les réunions du Comité Social et Économique et les modalités pour procéder, dans ce cadre, au vote. Dans ce cadre, les parties conviennent d’un commun accord qu’elles auront recours à la visioconférence pour toutes les réunions qui le permettent. Ce dispositif n’empêchera pas les membres du CSE présents dans les bureaux, de se réunir dans une salle en présentiel afin de participer aux réunions. Les réunions pourront donc se tenir en mode « hybride ». L’information des représentants du personnel sur les modalités de tenue de la réunion se fera, dans la mesure du possible, dans un délai raisonnable et, au plus tard lors la transmission de la convocation et l’ordre du jour. Lorsque les membres du CSE sont réunis en visioconférence, les parties s'engagent à ce que le dispositif technique mis en œuvre garantisse leur participation effective, en assurant la retransmission continue et simultanée du son et de l'image des échanges et éventuelles délibérations. Le recours à la visioconférence ne peut faire obstacle à la tenue de suspensions de séance. En ce qui concerne les modalités de votes :
Vote à main levée :
Les votes ont lieu habituellement à main levée. Le recueil d’avis pourra se faire :
Soit par main levée de manière claire en activant l’option caméra ;
Soit, lorsque le dispositif de visioconférence le permettra, en levant virtuellement la main grâce à l’outil prévu à cet effet.
Vote à bulletin secret :
Dans les cas de consultations expressément prévus par la loi où il ne serait pas possible de voter à main levée, il sera procédé à un vote à bulletin secret. Le dispositif technique devra garantir que l’identité de l’électeur ne peut à aucun moment être mise en relation avec l’expression de son vote. Lorsque ce vote est organisé par voie électronique, le système retenu doit assurer la confidentialité des données transmises ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes. A cet effet, l’entreprise aura recours à un outil de vote externe et sécurisé. Le vote aura lieu de manière simultanée. A cette fin, les participants disposeront d’une durée identique pour voter à compter de l’ouverture des opérations de vote indiquée par le Président du CSE. Les membres du CSE présents physiquement à la réunion pourront au choix, utiliser le dispositif électronique ou bien voter à bulletin secret.
Article 3 – Matériel à disposition et sécurité informatique :
Les membres du CSE peuvent utiliser les équipements mis à disposition par l'entreprise pour la visioconférence. Les membres du CSE doivent veiller à ne transmettre aucune information sur les données confidentielles à des tiers et à verrouiller l'accès de leur matériel informatique afin de s'assurer qu'ils en soient les seuls utilisateurs. Pour des raisons de sécurité informatique, les membres du CSE doivent se conformer strictement aux règles en vigueur de l'entreprise. Ainsi, ils s'engagent à respecter la charte informatique de l'entreprise (« politique de protection des données GDPR »), notamment au regard de la protection des données ainsi que les consignes qui leur seront transmises.
Article 4 –Dispositions finales :
Le présent accord à durée indéterminée prend effet dès le lendemain de son dépôt auprès des services du ministère du travail et au greffe du conseil de prud’hommes. Il pourra être dénoncé, conformément à la règlementation en vigueur, par l’employeur ou par la majorité des membres titulaires de la délégation du personnel du comité. Un exemplaire sera affiché et tenu à la disposition des salariés. Le présent accord sera déposé sur la plateforme « TéléAccords » accessible depuis le site www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr, accompagné des pièces prévues à l'article D. 2231-7 du Code du travail par [NOM], représentant légal de l'entreprise. Conformément à l'article D. 2231-2 du Code du travail, un exemplaire de l'accord est également remis au greffe du conseil de prud'hommes de Paris.
Fait à Paris, le 26 mars 2024
[NOM][NOM] Pour la société SYSTEMIQ FranceMembre titulaire du CSE
