Accord relatif au recours à la visioconférence lors des réunions du Comité Social et Économique de l’UES XXXXX
Entre
L’UES XXXX
Composée des sociétés :
XXXXXX, S.A.S au capital de XXXX euros, dont le siège social est situé XXXXXXXX, code postal ville;
XXXXXX, S.A.S au capital de XXXX euros, dont le siège social est situé adresse, code postal ville .
Représentées par
Civilité Prénom NOM en qualité de Directeur Général, dûment mandatée par les représentants légaux desdites sociétés,
D’une part,
Et
Les membres titulaires du
Comité Social et Économique de l’UES XXXX, statuant à la majorité selon procès-verbal de la réunion du XX XX XXX porté en annexe, représenté par Civilité Prénom NOM, en sa qualité de secrétaire du CSE, Ci-après désignés « les membres du CSE »,
D’autre part. Il a été convenu ce qui suit :
Préambule
L'organisation des réunions du Comité Social et Économique (CSE) constitue un enjeu opérationnel et social important pour la Société, dont l'activité de conseil implique que les collaborateurs membres du CSE exercent leurs fonctions alternativement au sein des locaux de la Société situés à (Ville) et à (Ville), ou chez les clients. Dans ce contexte, la Direction et les membres du CSE ont engagé des discussions sur la possibilité de recourir à la visioconférence de manière pérenne, afin de permettre la tenue effective des réunions indépendamment du lieu d'exercice des missions de chaque membre.
Le recours à la visioconférence présente en effet de nombreux avantages pour les deux parties :
La réduction des temps de trajet entre les locaux de la Société (ville et Ville) et les sites clients, les réunions du CSE étant habituellement programmées en fin de journée, entre 15h et 18h ;
L'amélioration du taux de présence des membres du CSE aux réunions, y compris lorsqu'ils sont en mission chez un client ;
L'inscription de la Société dans une démarche de responsabilité sociale et environnementale (RSE) en réduisant le recours aux déplacements avec un impact positif sur l'empreinte carbone et sur les conditions de travail des représentants du personnel ;
La réduction des frais de déplacement induits par la tenue des réunions.
Les parties conviennent que le recours à la visioconférence sera encadré par les conditions définies ci-après, dans le respect des dispositions du Code du travail applicables et notamment de l'article L. 2315-4.
Article 1 – Objet
Le présent accord a pour objet de définir les modalités de recours à la visioconférence dans le cadre des réunions du CSE de l’UES XXXXXL, en application de l'article L. 2315-4 du Code du travail et du décret n° 2017-1819 du 29 décembre 2017.
Article 2 - Champ d'application
Le présent accord est applicable à l'ensemble des membres du CSE, titulaires et suppléants invités, ainsi qu'à toute personne régulièrement convoquée aux réunions du CSE (représentants syndicaux, experts, etc.), dès lors qu'ils disposent des moyens techniques permettant leur connexion au dispositif de visioconférence. Les parties conviennent que le présent accord se substitue à toute pratique, usage ou accord collectif antérieur portant sur le même objet.
Article 3 - Le recours à la visioconférence
3.1 - Cadre juridique
L'article L. 2315-4 du Code du travail dispose que : « Le recours à la visioconférence pour réunir le comité social et économique peut être autorisé par accord entre l'employeur et les membres élus de la délégation du personnel du comité. En l'absence d'accord, ce recours est limité à trois réunions par année civile. »
Le décret n° 2017-1819 du 29 décembre 2017 détermine les conditions techniques du recours à la visioconférence pour les réunions du CSE, et notamment les modalités de vote dans ce cadre. Ce décret impose que le dispositif technique utilisé permette :
L’identification des participants ;
La retransmission continue et simultanée du son et de l'image des délibérations ;
La confidentialité des votes lorsqu'un scrutin secret est requis.
3.2 - Réunions concernées Il est décidé de recourir à la visioconférence pour toutes les réunions du CSE, ordinaires et extraordinaires, à l’exclusion de celles nécessitant un vote à bulletin secret pendant toute la durée du présent accord. Chaque membre choisit librement d'y participer en présentiel, dans les locaux de la Société, ou à distance via le dispositif de visioconférence prévu au présent accord.
Les membres du CSE peuvent ainsi assister aux réunions :
Soit en présentiel, dans les locaux de la Société à Ville ;
Soit en visioconférence, depuis le lieu d'exercice de leur mission (locaux clients ou domicile).
Les réunions se tiennent ainsi en mode
hybride, permettant la participation simultanée de membres présents physiquement et de membres connectés à distance. La modalité de participation choisie (présentiel ou visioconférence) est mentionnée sur la convocation ou communiquée au Président du CSE au plus tard lors de l'élaboration de l'ordre du jour.
3.3 - Horaires des réunions et droit à la déconnexion Les réunions du CSE sont habituellement programmées entre 17h00 et 18h00. Les parties reconnaissent que cette plage horaire, choisie afin de ne pas perturber l'organisation des missions des consultants chez les clients, doit être mise en œuvre dans le respect des dispositions suivantes :
Les convocations seront transmises tel que prévu au règlement intérieur du CSE pour permettre aux membres en mission chez un client d'organiser leur disponibilité dans ce créneau ;
En cas de mission impliquant des contraintes horaires incompatibles avec ce créneau (astreinte, déplacement longue distance, décalage horaire), le membre concerné en informe le Président du CSE et le Secrétaire au plus tôt, afin d'envisager, le cas échéant, un report, une adaptation de l'horaire ou la désignation d’un suppléant ;
Le temps passé en réunion CSE est intégralement considéré comme du temps de travail effectif et rémunéré comme tel, qu'il soit effectué en présentiel ou en visioconférence depuis les locaux de Rouen, le site client ou le domicile ;
Les parties rappellent leur attachement au respect du droit à la déconnexion des membres du CSE après 18h00 : aucune réunion ordinaire ne sera prolongée au-delà de 19h00 sans l'accord express des membres présents. En cas de dépassement, ce point sera acté au procès-verbal.
3.4 - Information des représentants du personnel L'information des membres du CSE sur les modalités de tenue de la réunion (présentiel, visioconférence ou format hybride) se fera au plus tard lors de l'élaboration de l'ordre du jour. La convocation à la réunion mentionnera obligatoirement :
Le lien d'accès à la plateforme de visioconférence ;
Les codes d'accès ou identifiants nécessaires à la connexion ;
L'horaire de la réunion et, le cas échéant, l'heure limite de connexion recommandée avant le début de séance.
3.5 - Moyens techniques La visioconférence sera réalisée via la plateforme Microsoft Teams. Ce dispositif permet l'identification des participants (connexion avec adresse e-mail professionnelle) et assure la retransmission continue et simultanée du son et de l'image des délibérations. La Direction s'assurera du fonctionnement du dispositif avant le début de chaque réunion. En cas de dysfonctionnement technique identifié et à défaut de résolution du problème dans un délai de 15 minutes suivant l'heure prévue de début de réunion, le Président et les membres du CSE pourront décider conjointement, à la majorité des participants du report de la réunion à une date ultérieure, fixée dans les meilleurs délais. Tout incident technique survenant en cours de séance et toute suspension de séance en résultant seront mentionnés au procès-verbal de la réunion.
Le choix de la plateforme Microsoft Teams, pourra être modifié par décision prise à la majorité des membres présents en réunion du CSE, sous réserve que le nouveau dispositif respecte l'ensemble des exigences techniques prévues par le décret n° 2017-1819. Le Président et les membres du CSE pourront décider, en début de séance et avec l'accord express de l'ensemble des participants, de l'enregistrement de la réunion à des fins de rédaction du procès-verbal. Cet enregistrement ne peut être réalisé qu'au moyen des outils internes à l'entreprise. Le recours à des outils d'intelligence artificielle externes pour la transcription ou la synthèse des échanges est subordonné à l'accord unanime des membres présents, exprimé en début de chaque réunion. 3.6 - Modalités de vote Les votes ont lieu habituellement à main levée. Dans le cadre de réunions en visioconférence ou en mode hybride, le recueil des avis pourra se faire :
Par main levée physique, de manière visible en activant la caméra ;
Par levée de main virtuelle, via l'outil prévu à cet effet sur la plateforme utilisée ;
Par expression verbale claire, lorsque les deux modalités précédentes sont techniquement indisponibles.
3.7 - Suspension de la séance Le Président et les membres du CSE, à la majorité des présents, conservent la faculté de suspendre la séance. Afin de ne pas perturber le bon déroulement de la réunion, il est convenu entre les parties que :
La durée d'une suspension de séance ne pourra pas excéder 30 minutes ;
Il ne pourra pas y avoir plus de 2 suspensions par réunion ;
Lors de la suspension, le son et l'image des participants en visioconférence seront coupés temporairement.
Toute suspension de séance est mentionnée au procès-verbal avec indication de l'heure de début et de fin. 3.8 - Matériel mis à disposition et sécurité informatique Les membres du CSE utilisent en priorité les équipements informatiques mis à disposition par la Société pour participer aux réunions en visioconférence. Ils doivent s’assurer au préalable d’avoir un micro et une caméra fonctionnels pour assister aux séances. Le support IT de XXX, reste disponible pour répondre aux différentes demandes de résolution de problèmes techniques.
Situation particulière des membres en mission chez un client
Les parties reconnaissent que les membres du CSE exerçant leurs fonctions chez un client peuvent, en pratique, ne pas avoir accès à leur équipement professionnel habituel ou être soumis à des restrictions d'usage des réseaux du client. Dans ce cas, les membres concernés pourront se connecter depuis :
Un équipement personnel (téléphone ou ordinateur), sous réserve de s'assurer de la confidentialité des échanges (lieu isolé, casque audio recommandé, connexion sécurisée) ou l’équipement client après avoir obtenu l’autorisation du client ;
Un espace dédié mis à disposition par le client, si disponible.
Quelle que soit la modalité de connexion retenue, les membres du CSE s'engagent à :
Ne transmettre aucune information confidentielle à des tiers non autorisés ;
Veiller à la confidentialité des échanges (lieu approprié, session verrouillée à l'issue de la réunion);
Respecter la politique de sécurité informatique de la Société, notamment en matière de protection des données personnelles ;
Utiliser uniquement des connexions sécurisées (réseau de confiance).
Article 4 - Application de l'accord
4.1 - Durée et entrée en vigueur Le présent accord est conclu pour une durée déterminée, correspondant à la durée du mandat en cours des membres élus du CSE. Il prendra fin de plein droit à l'échéance dudit mandat, sans qu'il soit besoin de dénoncer formellement l'accord. Le présent accord entre en vigueur le lendemain de son dépôt auprès des services du ministère du Travail via la plateforme TéléAccords.4.2 - Condition de révision Le présent accord pourra être révisé à tout moment par voie d'avenant, à l'initiative de l'une ou l'autre des parties signataires. Toute demande de révision devra être adressée par lettre recommandée avec accusé de réception (LRAR) ou remise en main propre contre décharge aux autres parties signataires. Elle devra comporter l'indication des dispositions dont la révision est demandée, ainsi qu'un projet de texte révisé. Les parties s'engagent à entamer les négociations dans un délai de
trois mois à compter de la réception de la demande de révision.
L'avenant de révision fera l'objet des mêmes formalités de dépôt et de publicité que l'accord initial. 4.3 - Dépôt et publicité Conformément aux articles L. 2231-6 et D. 2231-2 et suivants du Code du travail, le présent accord sera déposé :
Sur la plateforme TéléAccords (www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr), accompagné des pièces, prévues à l'article D. 2231-7 du Code du travail, par le représentant légal de la Société ;
En un exemplaire au greffe du Conseil de prud'hommes de
(ville).
Il sera publié dans une version intégrale ne comportant pas les noms et prénoms des négociateurs et des signataires. Le présent accord sera porté à la connaissance de l'ensemble des membres du CSE et diffusé sur l'intranet de la Société.
Fait à Courbevoie le 30/03/2026Signé par voie électronique via DocuSign
Pour les sociétés de l’UES XXXXX et dûment habilité
