Décision unilatérale employeur relative aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l’élection des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Économique au sein de la Société Technologies Hospitalières Grand Ouest
La société TECHNOLOGIES HOSPITALIERES Grand Ouest
Immatriculée au Registre du Commerce et des sociétés sous le numéro 393832449 (SIRET 39383244900051), Dont le siège social est situé 4 rue de la Rainière - BP 62802 - 44327 NANTES CEDEX 3 Représentée par,
Agissant en qualité de Directeur des Opérations des Technologies Hospitalières Grand Ouest,
La Direction a décidé de fixer unilatéralement les conditions et les modalités de vote par voie électronique selon les dispositions suivantes :
PREAMBULE
La Direction a décidé de formaliser la présente décision unilatérale sur le vote électronique pour les élections des membres de la délégation du Comité social et économique (ci-après CSE)
Comme le propose la loi pour la confiance dans l'économie numérique (L. n° 2004-575, 21 juin 2004), la Société des Technologies Hospitalières Grand Ouest décide, pour les prochaines élections professionnelles, d'aménager le processus des opérations de vote en ayant recours au vote électronique.
La présente décision unilatérale a pour objet de préciser le fonctionnement du système retenu et le déroulement des opérations électorales. Il prend en compte les dispositions qui ont permis de préciser et sécuriser les conditions et modalités de vote par voie électronique pour ces élections.
La présente décision unilatérale est donc adoptée, conformément aux dispositions :
de l’article L. 2314-26 du Code du travail qui permet l’élection des membres de la délégation unique du personnel au comité social et économique par vote électronique,
des articles R. 2314-5 et suivants du Code du travail relatifs aux modalités du vote électronique pour l’élection de la délégation du personnel au comité social et économique,
de l’arrêté du 25 avril 2007, pris en application du décret n°2007-602 du 25 avril 2007,
de l’article 54 de la loi n°2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique autorisant le recours au vote électronique pour les élections professionnelles,
de la délibération n°2019 - 053 de la Commission Nationale de l’informatique et des libertés, formulant des recommandations sur la mise en place du vote électronique,
La présente décision unilatérale se substitue à tout autre engagement unilatéral, décision unilatérale ou usage en vigueur au sein de la Société Technologies Hospitalières Grand Ouest portant sur des thèmes de même nature ou ayant le même objet que ceux traités dans le présent document.
Principes généraux
Le système retenu par les Technologies Hospitalières Grand Ouest repose sur les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin qui sont :
L’anonymat : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;
L’intégrité du vote : identité entre le bulletin de vote choisi par le salarié et le bulletin enregistré ;
L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;
La confidentialité, le secret du vote.
La société prestataire qui sera retenue pour l’organisation matérielle de l’ensemble du processus électoral devra garantir le respect de ces principes généraux du droit électoral indispensable à la régularité du scrutin.
Champ d’application
La présente décision unilatérale
autorise le recours au vote électronique au sein des Technologies Hospitalières Grand Ouest pour les élections de la délégation du personnel au Comité social et économique.
Il s’applique en conséquence :
à l’ensemble des salariés des
Technologies Hospitalières Grand Ouest,
ainsi qu’aux salariés d’entreprises extérieures, mis à disposition au sein des
Technologies Hospitalières Grand Ouest ayant choisi d’exercer leur droit de vote au sein des Technologies Hospitalières Grand Ouest.
Exclusion du vote à bulletin secret sous enveloppe
La Direction des Technologies Hospitalières Grand Ouest décide expressément que le recours au vote électronique est exclusif du vote à bulletin secret sous enveloppe.
Modalités d’organisation des opérations
Protocole d’accord préélectoral
Dans le cadre de chaque élection, les Technologies Hospitalières Grand Ouest et les organisations syndicales représentatives éventuelles signeront un protocole d’accord préélectoral, définissant notamment les modalités de constitution du bureau de vote, le calendrier, les modalités opératoires et la répartition des sièges entre les collèges.
Le protocole d’accord préélectoral comporte également, en annexe, la description détaillée du fonctionnement du système de vote électronique retenu et du déroulement des opérations électorales.
Recours à un prestataire extérieur
La Direction des Technologies Hospitalières Grand Ouest décide de confier la mise en place de ce dispositif à un prestataire extérieur spécialisé dans l’organisation et la mise en œuvre de processus électoraux.
Formation au système de vote électronique
Les membres de la Direction et les membres du bureau de vote bénéficient d’une formation sur le système de vote électronique retenu.
Expertise indépendante
Préalablement à la mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le prestataire retenu doit être en mesure de fournir une expertise indépendante de son dispositif de vote électronique permettant de vérifier le respect des articles R. 2314-5 à R. 2314-8 du Code du travail. Cette expertise doit impérativement être réalisée par un expert indépendant spécialisé dans la sécurité des systèmes de vote électronique. Cette expertise doit mettre en évidence la capacité de la solution de vote électronique du prestataire à répondre aux principes de confidentialité des données, d’anonymat du vote, de contrôle et de transparence des opérations de vote édictés par la CNIL et par le Code du travail.
Cellule d’assistance technique
L’entreprise met en place une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.
Elle comprend des représentants de l’entreprise et le cas échéant, des représentants du prestataire.
En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d'assistance technique :
procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;
contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
Déroulement des opérations de vote
Établissement des listes électorales et transmission
Le contrôle de la conformité des listes d’électeurs importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises au prestataire est effectué sous la responsabilité de l’entreprise.
Les listes de candidats sont établies par chaque organisation syndicale et transmises à la Direction dans le respect des délais fixés par le protocole d’accord préélectoral. A réception de ces listes, la Direction les transmettra au prestataire afin qu’il en assure le traitement en les intégrant dans le système de vote électronique.
L’intégration et le contrôle des candidatures, ainsi que des professions de foi, sont effectués dans les mêmes conditions.
Lieu et temps du scrutin
Le vote électronique se déroule, pour chaque tour du scrutin, pendant une période délimitée
, laquelle sera précisée par le protocole d’accord électoral.
Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du scrutin, de n’importe quel terminal, de leur lieu de travail, de leur domicile ou autre lieu, en se connectant sur le site sécurisé dédié aux élections.
Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales
.
Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin et est périodiquement contrôlé durant toute la durée du scrutin jusqu’à la clôture. Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n’est accessible. Le nombre de votants peut être révélé au cours du scrutin.
Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote par les salariés. Une note d’information explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote en ligne sera portée à la connaissance des électeurs avant l’ouverture du premier tour de scrutin.
Tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix
.
Modalités d’accès au site de vote
Chaque électeur reçoit, avant le premier tour des élections, l’adresse du site et ses moyens personnels d’authentification.
L’adresse du site de vote (URL) sera déterminée dans le protocole d’accord préélectoral. A l’aide de son code d’accès, l’électeur peut recevoir son mot de passe. L’identification de l’électeur est assurée par un serveur dédié, après saisie par l’utilisateur de son code d’accès et un code éphémère. L’électeur peut alors voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé des élections.
Déroulement du vote
Le moyen d’authentification permettra au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et garantira l’unicité de son vote.
L’électeur a la possibilité de se connecter plusieurs fois pour voter (ex : élection des titulaires puis lors d’une autre connexion, élection des suppléants).
Lorsque l’électeur accède aux listes de candidats et exprime son vote, son choix doit apparaître clairement à l’écran ; il peut être modifié avant validation.
La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver.
La saisie de sa donnée personnelle vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès l’enregistrement du vote ; cette saisie clôt définitivement l’accès à l’élection pour laquelle le vote vient d’être réalisé.
Programmation du site
Le prestataire assure la programmation du site de vote et notamment la présentation des “bulletins électroniques” à l’écran.
Le prestataire reproduit sur le site de vote les professions de foi telles qu’elles auront été présentées par leurs auteurs.
Clôture et Résultats
Clôture
Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs
.
Décompte et résultats
Le dépouillement n’est possible que par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes qui doivent être saisies par les membres du Bureau de vote. La génération de ces clés, avant l’ouverture du vote, est réalisée publiquement lors des opérations de formation des membres du Bureau de vote de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le Président et deux de ses assesseurs en sont détenteurs à l’exclusion de toute autre personne. Le décompte des voix apparaît lisiblement à l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être porté au procès-verbal. Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.
Délais de recours et destruction des données
L’entreprise et/ou le prestataire retenu conserve(nt) sous scellés jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.
A l’expiration de ces délais, l’entreprise ou, le cas échéant le prestataire, procède à la destruction des fichiers supports.
Sécurité et confidentialité
La Direction tient à la disposition des représentants du personnel la copie du contrat stipulant les engagements de la société extérieure spécialisée dans l’organisation et la mise en œuvre de processus électoraux, et chargée du processus électoral au sein des
Technologies Hospitalières Grand Ouest.
Anonymat et confidentialité des suffrages
Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales sont enregistrées sur un support dénommé “ma liste électorale” (fichier des électeurs) distinct de celui correspondant aux candidatures qui se nomme “référentiel liste et candidats”, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant. Le traitement “ma liste électorale” (fichier des électeurs) est établi à partir des listes électorales avec pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification, d’identifier les électeurs ayant pris part au vote et d’éditer les listes d’émargement. Les données du vote font l’objet d’un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste de l’électeur. Le fichier, synthèse de l’élection, recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne comportent aucun lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote. Le vote émis par chaque électeur sera crypté et stocké dans l’urne électronique dédiée.
Existence et contenu des fichiers
Les données devant être enregistrées sont :
Pour les listes électorales : noms et prénoms des inscrits, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège,
Pour les listes et les fichiers des candidats : collège, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale,
Pour les listes d’émargement : noms, prénoms des électeurs,
Pour les résultats : noms et prénoms des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale pour le 1er scrutin, collège.
Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont :
Pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs le cas échéant, Responsables des Ressources Humaines,
Pour les listes d’émargement : Responsables des Ressources Humaines,
Pour les résultats : électeurs, services du ministère chargé de l’emploi, syndicats, entreprises ou Responsables des Ressources Humaines.
Le dispositif de secours
Tout système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.
En cas de dysfonctionnement informatique résultant, par exemple, d’une infection virale, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants de l’organisme mettant en place le vote, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
Durée de la décision unilatérale et entrée en vigueur
La présente décision unilatérale est adoptée pour une durée indéterminée et entrera en vigueur dès l’accomplissement des formalités de publication.
Dénonciation de la présente décision unilatérale
La présente décision unilatérale pourra, à tout moment, sous réserve d’un délai de préavis de trois mois, être dénoncée, conformément à la procédure jurisprudentielle prévue pour la dénonciation des usages et engagements unilatéraux de l'employeur en vigueur à cette date.
La présente décision pourra également être dénoncée par la conclusion d’un accord collectif portant sur le même objet et ayant le même champ géographique ou un champ plus large.
Formalités de dépôt et de publicité de la décision unilatérale
Le présent document sera porté à la connaissance de l’ensemble des salariés de la Société Technologies Hospitalières Grand Ouest par tout moyen (diffusion par e-mail ou affichage sur les panneaux dédiés) avant l'engagement des opérations électorales. Un exemplaire de la présente décision unilatérale sera déposée par la Direction sur la plateforme de téléprocédure « TéléAccords ».
Fait à Nantes, le 9 juillet 2026
La Société des Technologies Hospitalières Grand Ouest
