Avenant n°1 de la CHARTE PORTANT SUR LE TELETRAVAIL
AU SEIN DE XXXX
PREAMBULE
Dans le cadre des ordonnances du 22 Septembre 2017 et des dispositions des articles L. 1 222-9 et suivants du Code du Travail, afin de tenir compte des nouvelles opportunités en matière de télétravail de l’entreprise, des évolutions de la société, de la nouvelle localisation des bureaux pour les salariés travaillant à XXXX de la nécessité de réduire l’empreinte carbone, des nouvelles technologies et des demandes des salariés, la Direction a souhaité mettre en place une charte portant sur le télétravail au 1er Décembre 2021.
Cette charte a pour objectif de réduire l’impact du temps du trajet domicile-travail, de contribuer ainsi à l’amélioration de la Qualité de Vie au Travail, de maintenir les emplois des salariés éloignés de leur lieu de travail tout en maintenant un fonctionnement optimal de l’entreprise. Elle peut être également utilisée et/ou revue dans le cadre de situation exceptionnelle telle qu’une crise sanitaire (exemple : COVID 19) ou autre facteur exceptionnel.
A compter du 1er Avril 2024, dans le cadre de XXXXX, l’équipe XXXXX basée à XXXX est transférée dans les effectifs de XXXXX. La Direction a souhaité mettre à jour la charte télétravail à compter de cette date pour les salariés de XXXX.
Article 1 : Définition du télétravail
Le télétravail est défini comme toute forme d’organisation du travail dans laquelle : un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication (Article L. 1222-9 du Code du Travail).
Le télétravail, comme mode d’organisation, n’est ni un moyen de conduire à des réductions de surfaces immobilières ni un palliatif à des problèmes d’organisation du travail au sein des services qui relèvent du management.
Le télétravail peut être régulier ou occasionnel.
Le télétravail « régulier » se caractérise par un nombre de journées effectuées de manière régulière sur une période de référence, et ce, pendant une certaine durée : au minimum une journée par semaine, et ce pendant plusieurs mois voire années.
Le télétravail « occasionnel » se définit par des journées effectuées de manière ponctuelle sans régularité dans le temps. Le télétravail occasionnel pourra être utilisé par les salariés XXXX basés sur XXXX sauf exception.
Le terme « télétravailleur » désigne toute personne salariée de l’entreprise qui effectue du télétravail au sens de la définition donnée ci-dessus.
Article 2 : Conditions de passage en télétravail : critères d'éligibilité
2.1 Activités de l'entreprise concernées La présente charte est destinée aux salariés de XXXX. Le télétravail pour les salariés du site de XXXX ne pourra être que ponctuel sauf exception et soumis à accord de la hiérarchie et selon certaines conditions. Les activités ou postes nécessitant une présence physique sur les sites de l’entreprise, ou chez les clients ou fournisseurs de la société, notamment en raison des outils de travail ou de la configuration de l’équipe (exemple : travail posté en équipe) sont ainsi exclus du télétravail.
2.2 Critères d'éligibilité Par ailleurs, pour être éligibles au télétravail, les salariés doivent réunir les conditions suivantes :
une ancienneté minimum d’un an dans l’entreprise hors contexte exceptionnel (ex : pandémie)
être en contrat à durée indéterminée ou en contrat à durée déterminée à temps plein ou intérimaires. Sont exclus les alternants et les stagiaires hors contexte exceptionnel.
Utiliser pour tout ou partie de son travail un support informatisé
Avoir les compétences techniques informatiques nécessaires
Avoir un poste « télétravaillable » : poste dont les activités peuvent être exercées à distance et de manière compatibles pour un bon fonctionnement du service et de l’équipe
Avoir un endroit adéquat à domicile pour avoir des conditions de travail correctes et dites professionnelles (bureau, table…)
Le télétravail est également ouvert aux travailleurs handicapés ainsi qu’aux femmes enceintes à compter du troisième mois de grossesse sous réserve que leur activité soit compatible.
A titre indicatif, sont exclus de la mise en place du télétravail à date les emplois suivants :
Assistant H/F de Direction
Assistant H/F de production
Les salariés postés ou en journée travaillant au sein de la production
La liste des emplois n’est pas exhaustive et peut être revue au besoin.
Article 3 : Modalités d'acceptation par le salarié des conditions de mise en œuvre du télétravail
Le passage en télétravail doit reposer sur la base du volontariat. Le salarié qui remplit les critères d'éligibilité et qui souhaite bénéficier du télétravail régulier en fait la demande par écrit à son supérieur hiérarchique par le biais du Département des Ressources Humaines. Ce dernier a un délai de 1 mois pour accepter ou refuser. Le refus sera motivé. Dans le cadre d’une demande de télétravail ponctuel, le salarié devra informer le plus en amont possible son responsable hiérarchique et le Département des Ressources Humaines en motivant sa demande. Le responsable hiérarchique s’engage à donner une réponse rapide et motivée au salarié. Il est tout à fait possible que la demande soit refusée selon l’organisation, les absences déjà prévues dans l’équipe …
Dans ce cas où le passage au télétravail est proposé au salarié par son supérieur hiérarchique, le salarié peut refuser et ce refus ne constitue, en aucun cas, un motif de sanction ou de licenciement. Néanmoins, il se peut, qu’en période exceptionnelle notamment de menace épidémique, ou de force majeure, que la mise en œuvre du télétravail est considérée comme un aménagement du poste de travail imposé par l’entreprise, par dérogation au principe du double volontariat. Les salariés sont informés par tout moyen. Les conditions de cette mise en œuvre feront l’objet d’une réunion entre l’employeur et le CSE ainsi qu’une note de service pour l’organisation rédigée par le Département des Ressources Humaines.
Dans le cadre de la mise en place du télétravail régulier et que la demande est acceptée, un avenant au contrat sera conclu pour confirmer l'accord du salarié et de l'employeur ainsi que pour préciser les modalités utiles à l'exercice du télétravail et adaptées à la situation du télétravailleur.
Article 4 : Conditions de retour à une exécution du contrat de travail sans télétravail 4.1 Période d'adaptation L'exercice des fonctions en télétravail régulier débute par une période d'adaptation de 3 mois. Cette période doit permettre à l'employeur de vérifier si le salarié a les aptitudes personnelles et professionnelles pour travailler à distance ou si l'absence du salarié dans les locaux de l'entreprise ne perturbe pas le fonctionnement de son service. Pour le salarié, cette période permet de vérifier si l'activité en télétravail lui convient. Au cours de cette période, l'employeur ou le salarié peuvent décider, unilatéralement, de mettre fin à la situation de télétravail, moyennant un délai de prévenance de deux semaines. S'il est mis fin à la situation de télétravail, le télétravailleur retrouvera son poste dans les locaux de l'entreprise.
4.2 Retour à une exécution du travail sans télétravail demandée par le salarié Le télétravailleur régulier est prioritaire pour occuper ou reprendre un poste sans télétravail qui correspond à ses qualifications et compétences professionnelles, sous réserve de l'application des règles relatives aux priorités d'embauche ou de réembauche (temps partiel, priorité de réembauche après licenciement économique, etc.). L'entreprise s'engage, dans ce cas, à porter à sa connaissance tout poste disponible de cette nature.La demande sera effectuée par écrit par le salarié par remise de la lettre en mains propres contre signature auprès du Département des Ressources Humaines. Un avenant au contrat de travail du salarié sera rédigé pour mettre fin au télétravail régulier.
4.3 Retour à une exécution du travail sans télétravail demandée par l'employeur L'employeur peut demander au télétravailleur de revenir travailler intégralement dans les locaux de l'entreprise, notamment pour les raisons suivantes : condition d’éligibilité non remplie, réorganisation de l’entreprise et / ou des équipes, déménagement du salarié, absence d’une personne dans l’équipe … Cette liste n’est pas exhaustive et la décision sera notifiée par écrit par lettre recommandée avec accusé de réception ou remis en mains propres contre signature. La fin du télétravail prendra effet le mois suivant à compter de la réception par le salarié de la décision de mettre fin au télétravail.
Article 5 : Lieu du télétravail Le télétravail sera effectué au domicile du salarié. Le télétravailleur devra affecter un espace de son domicile à l'exercice du télétravail où il aura l'équipement nécessaire à l'activité professionnelle à distance. Le télétravailleur doit s'engager à ce que cet espace de travail soit adapté à l'exercice du travail en télétravail, à savoir à minima une table ou un bureau, un accès internet. L'espace dédié au télétravail doit être doté d'équipements permettant des échanges téléphoniques et la transmission et la réception de données numériques compatibles avec l'activité professionnelle notamment avec l’outil Teams mis à disposition par l’entreprise. En cas de changement de domicile, le salarié préviendra l'entreprise en lui indiquant la nouvelle adresse. Pour des raisons de sécurité pour le salarié et de bon fonctionnement de l'entreprise, les conditions d'exécution du télétravail seront alors réexaminées. Elles pourront, le cas échéant, être remises en cause si toutes les conditions d’éligibilités ne sont plus réunies. Le service de santé au travail restera à disposition du salarié pour toute question ou démarche relative à l’aménagement de l’espace en question afin de limiter les risques pour sa santé physique et psychologique. Par ailleurs, le Comité Social et Economique par le biais de la CSSCT (Commission Santé Sécurité et Conditions de Travail) peut être amené à accéder au lieu dans lequel s’exerce le télétravail. Il est entendu qu’une telle démarche ne pourra être effectuée qu’avec l’accord écrit préalable du salarié concerné.
Article 6 : Modalités de régulation de la charge de travailLa charge de travail à domicile doit correspondre au volume de travail effectué lorsque le salarié travaille dans les locaux de l'entreprise. En conséquence, cela ne devrait pas générer de dépassements en termes de temps de travail effectif. Le supérieur hiérarchique des télétravailleurs devra effectuer, avec chacun d'entre eux, un bilan toutes les semaines sur ce qui a été réalisé. Cet échange portera notamment sur l'évaluation de la charge de travail. En cas de difficulté pour réaliser ou achever les travaux qui lui ont été confiés, le télétravailleur est tenu de contacter au plus vite sa hiérarchie afin de trouver les solutions appropriées aussi rapidement que possible. Par ailleurs, les conditions d'activité en télétravail et la charge de travail que cela génère seront discutées lors de l'entretien annuel d’évaluation. Article 7 : Modalités de contrôle du temps de travail Le télétravailleur doit organiser son temps de travail en respectant :
- les durées maximales de travail, soit 10 heures par jour et 48 heures maximum par semaine ;
- les durées minimales de repos sont de l’ordre de 11h00 entre chaque période de travail et à minima une journée de repos hebdomadaire généralement le dimanche. Un temps de pause de 10 minutes le matin et 10 minutes l’après-midi est également alloué par jour selon l’accord portant sur la réduction du temps de travail XXXX.
* En l'absence de logiciel de gestion des temps : Sur le relevé d’heures mensuel communiqué au Département des Ressources Humaines, il faudra spécifier quelle journée a été effectuée en télétravail pour saisie dans le logiciel de paie.
Le salarié en télétravail soumis à un forfait en jours sur l’année exerce ses fonctions dans les mêmes conditions qu’en présentiel dans les locaux de travail et déclare ses jours de télétravail. Article 8 : Nombre de jours télétravaillés Les jours de télétravail sont pris par journée complète sauf exception et validés avec le responsable hiérarchique au préalable. Afin de préserver le lien avec sa communauté de travail, le salarié devra être présent sur site au moins 4 jours par semaine sauf exception. Pour les personnes qui ne feront du télétravail que de manière ponctuelle, les jours de télétravail seront à définir dans un délai suffisamment raisonnable.
Article 9 : Détermination des plages horaires permettant de joindre le télétravailleur Pendant les jours de télétravail, le télétravailleur pourra librement organiser son temps de travail sous réserve de respecter les plages horaires de travail définies en entreprise pendant lesquelles il doit être possible de le joindre. Pendant ces plages horaires, le télétravailleur est tenu de répondre au téléphone, de participer à toutes les réunions téléphoniques ou les vidéoconférences organisées par sa hiérarchie et de consulter sa messagerie.
Article 10 : Equipements liés au télétravailSous réserve de la conformité des installations électriques déjà en place au domicile du télétravailleur, l'entreprise fournit, installe et entretient les équipements nécessaires à l'exercice de l'activité en télétravail. La conformité de ces installations électriques, notamment en matière de normes électriques et de risques incendie relève de la responsabilité du télétravailleur qui devra remettre à cet effet, une attestation de conformité. Ces équipements se composent d’un ordinateur portable avec accès sécurisé VPN et pour certains d’un téléphone portable. Le matériel fourni par l'entreprise restant sa propriété, il devra être restitué dès la fin de la période de télétravail si le matériel n’a été prêté que dans ce cadre-là et au plus tard à la fin de cessation du contrat de travail. Par ailleurs, le télétravailleur ne pourra pas utiliser ce matériel pendant les périodes de suspension du contrat sauf cas contraire validé entre le salarié, le manager et le Département des Ressources Humaines. Le télétravailleur est tenu de prendre soin des équipements qui lui sont confiés. En cas de panne ou de mauvais fonctionnement des équipements de travail, le télétravailleur doit en aviser immédiatement l'entreprise en appelant le Service Informatique de XXXX. Le télétravailleur est tenu de laisser l'accès de son domicile aux intervenants techniques pouvant avoir à vérifier ou à entretenir le matériel ou l'équipement du travail confié. Ces interventions sur les équipements de télétravail ne pourront s'effectuer au domicile du salarié qu'après son accord. L'employeur préviendra le télétravailleur concerné par courrier électronique ou par tout autre écrit 2 jours avant l'intervention. Enfin, pour des raisons de sécurité, l'équipement destiné au télétravail mis à la disposition du télétravailleur ne peut être déplacé à une autre adresse, qu'après avoir obtenu l'accord préalable de l'employeur. Le télétravailleur est tenu de respecter toutes les consignes de sécurité et les interdictions d'utilisation de matériel ou d'équipement. Toute infraction à ces règles ou principes peut engendrer des sanctions pouvant aller, le cas échéant, jusqu'au licenciement.
En cas de défaillance du matériel informatique ou problèmes de connexion internet, le salarié doit prendre immédiatement contact avec son manager et revenir travailler sur le site.
Article 11 : Consignes particulières concernant les outils informatiquesL'employeur est tenu d'informer le salarié de toute restriction à l'usage d'équipements ou outils informatiques ou de services de communication électronique et des sanctions en cas de non-respect de telles restrictions ( C. trav., art. L. 1226-10). Pour des raisons de sécurité informatique, il est demandé au télétravailleur de prendre connaissance des consignes qui ont été remises au moyen de la charte informatique XXXX en vigueur et de les respecter scrupuleusement. Il en est de même des consignes qui seront portées à sa connaissance par la suite au moyen de notes de service, mise à jour du règlement intérieur de l’entreprise… . Le télétravailleur s'engage, notamment, à respecter la charte informatique de l'entreprise au regard de la protection des données ainsi que les consignes qui lui seront transmises par le service informatique de l'entreprise. Il devra également suivre les formations éventuellement demandées concernant la bonne utilisation du matériel fourni. Toute infraction à ces consignes peut engendrer une sanction, pouvant aller, le cas échéant jusqu'au licenciement.
Article 12 : Remboursement des frais professionnels liés au télétravail L’entreprise prend en charge les dépenses d’installation, de fonctionnement et d’entretien des équipements mis à disposition du salarié. La liste n’est pas définie et fera l’objet d’une validation préalable par le Département des Ressources Humaines. Si des frais sont engagés par le salarié pour exercer son activité en télétravail (exemple : cartouche d’encre pour imprimante ayant servie dans le cadre professionnel), il devra en amont en demander l’autorisation auprès de son responsable hiérarchique qui validera ou non le remboursement sur justificatif.
Article 13 : Accident du travail
L’accident survenu sur le lieu où est exercé le télétravail et pendant l’exercice de l’activité professionnelle est présumé être un accident du travail au sens de l’article L.411-1 du Code de la Sécurité Sociale. Le salarié victime d’un accident du travail pendant une période de télétravail doit en informer l’entreprise sans délai et par tous moyens. Dès réception de l’information, l’employeur devra établir une déclaration d’accident du travail identiquement à un accident du travail survenu sur le site de XXXX. Le Département des Ressources Humaines veillera à informer le Département QHSE ainsi que les Membres de la CSSCT. Une enquête pourra être menée pour comprendre les circonstances de l’accident. Une visite du domicile pourra être également demandée par les Membres de la CSSCT après avoir reçu l’accord préalable du salarié.
Article 14 : Droit à la déconnexion
En vertu de la présente charte, les télétravailleurs ont un droit de déconnexion. Dans ce cadre, il est rappelé aux télétravailleurs qu’ils n’ont pas d’obligation de répondre au téléphone ou aux mails en dehors de leurs horaires habituels de travail et durant leurs périodes de repos, congés et maladie. En aucun cas, le fait de ne pas répondre dans ses conditions ne pourra leur en être tenu rigueur. De leur côté, les managers doivent veiller à ne pas solliciter leurs collaborateurs pendant leurs temps de repos dans la mesure du possible sauf circonstances exceptionnelles.
Article 15 : Assurance couvrant les risques liés au télétravail Le télétravailleur s'engage à informer son assureur du fait qu'il travaille à son domicile avec du matériel appartenant à son employeur et à remettre à ce dernier une attestation « multirisque habitation » couvrant son domicile.
Article 16 : Obligation de discrétion et de confidentialité Le télétravailleur doit veiller à ne transmettre aucune information sur les données confidentielles à des tiers et à verrouiller l'accès de son matériel informatique afin de s'assurer qu'il en soit le seul utilisateur. La violation de cette obligation est un motif de sanction disciplinaire, pouvant aller, le cas échéant, jusqu'au licenciement de l'intéressé.
Article 17 : Santé et sécurité au travail Le télétravailleur doit être informé des règles de santé et de sécurité applicables : voir document annexe « Le télétravail, ergonomie du poste et recommandations ».
Article 18 : Durée de la charte et suivi
La présente charte est établie pour une durée indéterminée.
Elle s’applique à compter du XXXXX suite à l’information, consultation de la charte en réunion de CSE le XXXXX.
L’employeur s’assure des modalités de mise en œuvre de la charte. Il informe chaque année le Comité Social et Economique des modalités d’exécution de la charte.
Article 19 : Révision et dénonciation de la charte Durant sa période d’application, l’employeur peut modifier les dispositions de la présente charte après avis du Comité Social et Economique. L’employeur peut dénoncer la présente charte après en avoir informé le Comité Social et Economique ainsi que les salariés en respectant un délai de prévenance de deux mois.
