Charte télétravail Transitions pro Centre Val de Loire
PREAMBULE
Dans le cadre des articles L 1222-9 à L 1222-11 du Code du Travail, et à défaut d’organisation syndicale représentative dans l’entreprise, la Direction de Transitions pro Centre Val de Loire souhaite affirmer sa volonté de mettre en place le télétravail.
La présente charte vise à définir les conditions de recours et modalités de mise en œuvre du télétravail au sein de l’entreprise. Il est apparu nécessaire de développer au sein de l’entreprise la possibilité de recourir au télétravail à domicile car ce mode d’organisation du travail constitue une opportunité intéressante d’adaptation de l’entreprise à certaines évolutions :
La nature de nos activités place notre entreprise au cœur du développement et de l’utilisation des nouvelles technologies de l’information et de la communication qui créent depuis plusieurs années les conditions pour que les locaux de l’entreprise ne soient pas le cadre incontournable de la prestation de travail en donnant la possibilité d’accès délocalisé aux outils et aux informations nécessaires à sa réalisation.
La concentration de la zone urbaine d’Orléans fait du temps de trajet entre le domicile et le lieu de travail une période parfois significative ayant des effets sur l’équilibre satisfaisant entre vie privée et vie professionnelle.
La préoccupation grandissante de l’ensemble des acteurs économiques à l’égard des facteurs de pollution engendrés par l’utilisation intensive des moyens de transport.
Le télétravail participe au développement de nouveaux modes d’organisation et de fonctionnement du travail et permet également une meilleure conciliation entre vie personnelle et vie professionnelle.
Le télétravail favorise la modernisation des relations managériales et l’équilibre entre développement économique et qualité de vie au travail.
Lorsque l’emploi exercé par le collaborateur se prête à cette forme d’organisation, que les contraintes de nos interlocuteurs externes (demandeurs de financements, Organismes de Formation, Entreprises) le permettent, que sont garanties de bonnes règles de fonctionnement à distance dans la relation avec l’environnement professionnel et le management, le télétravail peut être une forme d’organisation durable apportant des éléments positifs en matière de qualité de vie, de responsabilisation et d’autonomie dans l’exercice des missions professionnelles.
Les parties signataires soulignent qu’un des facteurs de réussite essentiel de ce mode d’organisation du travail repose sur un accord de confiance mutuelle entre le collaborateur et son responsable hiérarchique.
ARTICLE 1 – CHAMP D’APPLICATION
La présente charte s’applique à l’ensemble des salariés de l’entreprise cadres et non-cadres.
ARTICLE 2 – DEFINITION
Le télétravail désigne toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux professionnels de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication.
Cette définition exclut l'ensemble des tâches qui n'auraient pas pu être effectuées dans les locaux de l'entreprise, comme celles qui se déroulent dans une entreprise tierce ou dans les locaux d’un partenaire externe ainsi que les cadres qui travaillent plus ou moins régulièrement chez eux le soir ou le week-end, même en se connectant au réseau de l'entreprise. Est qualifié de télétravailleur tout salarié de l'entreprise qui effectue, du télétravail tel que défini ci-dessus. Il est convenu que le télétravail sera uniquement mis en place selon le mode du télétravail pendulaire. Par pendulaire, il est entendu : Dans le cas du télétravail pendulaire, le salarié alterne des périodes passées sur le lieu de travail habituel et des périodes passées au domicile selon un rythme et des modalités prédéfinies ;
Par défaut, le domicile déclaré à l’entreprise pour l’envoi du bulletin de paie est le lieu de télétravail. Un autre lieu de télétravail pourra être accepté par l’entreprise sous réserve de sa déclaration par le salarié et que des contraintes techniques ne s’y opposent pas.
ARTICLE 3 - CONDITIONS DE MISE EN ŒUVRE
Article 3.1. Principe du volontariat
Le télétravail revêt un caractère volontaire et l’initiative de sa demande appartient au collaborateur sauf dans des circonstances exceptionnelles où sa mise en œuvre par l’entreprise est un moyen d’assurer la continuité de l’activité (plans de continuité d’activité, circonstance exceptionnelle).
Le volontariat est fondé sur un principe d’acceptation mutuelle et un principe de double réversibilité tant à l'initiative de l'employeur que du salarié.
Lorsqu'un salarié souhaite opter pour le télétravail, il adresse une demande écrite à son supérieur hiérarchique avec copie à la direction.
Le responsable hiérarchique étudiera la compatibilité de cette forme d’organisation du travail avec l’emploi exercé par le collaborateur notamment sa faisabilité technique, sa compatibilité avec les impératifs de sécurité des données et les modalités de réalisation de sa mission qui dans, certains cas, pourraient ne pas permettre la mise en œuvre du télétravail.
Le collaborateur rencontrant une difficulté pour obtenir une réponse formelle dans le délai d’1 mois à compter du dépôt de sa demande pourra en référer à la direction.
Le télétravail est fondé sur la capacité d’autonomie des salariés concernés. Le refus éventuel fera l'objet d'une réponse écrite et motivée.
Le collaborateur pourra demander un entretien à la direction en cas de contestation des motivations du refus. Le refus de télétravailler ne peut être ni un motif de sanction, ni pénalisant par rapport à son déroulement de carrière.
Article 3.2. Conditions de mise en place
Article 3.2.1 Conditions de passage en télétravail
Conditions d’éligibilité au télétravail :
Sont éligibles au télétravail les salariés remplissant les conditions cumulatives suivantes :
Exercer un emploi télétravaillable
Travailler dans le cadre d’un temps complet ou d’un temps partiel au moins égal à 80 % ;
Justifier d’une ancienneté minimale de 6 mois ;
Exercer leurs fonctions de façon autonome, être apte à s’organiser sans soutien managérial rapproché.
Sont en revanche exclus du télétravail les salariés dont les fonctions doivent nécessairement être exercées physiquement dans l’entreprise en raison d’équipements particuliers ou toute autre raison rendant impérative la présence du salarié dans l’entreprise.
Sont également exclus du télétravail les salariés dont le logement serait incompatible avec ce mode d’organisation du travail et notamment en ce qui concerne la sécurité (impossibilité d’avoir un espace réservé au travail, installation électrique non conforme, qualité et performance de l’accès internet, etc…).
Un réexamen des critères d’éligibilité avec le responsable hiérarchique sera possible en cas de changement de fonction, de poste, de service, ou de domicile du salarié, et pourra donner lieu à la cessation de la situation de télétravail si le salarié ne remplit plus les critères.
Fréquence et nombre de jours télétravaillés :
Afin de préserver le lien social et le bon fonctionnement des équipes, le télétravail s’organisera à raison de 42 jours par an et de 1 jour par semaine, le mardi ou le jeudi.
Article 3.2.2 Conditions de passage en télétravail dans le cadre de circonstances exceptionnelles
En cas d’épisode de pollution mentionné à l’article L. 223-1 du Code de l’environnement (associé à des consignes des services de l’État sur la limitation des déplacements), de pandémie, d’intempéries majeures ou de grèves nationales dans les transports communs publics, le télétravail peut être organisé de manière exceptionnelle pour des salariés ayant la possibilité matérielle et fonctionnelle de télétravailler dans les conditions du présent accord.
Ce télétravail exceptionnel devra être autorisé par le manager au plus tard et dans la mesure du possible la veille de la journée télétravaillée pour cause de pic de pollution, de pandémie, d’intempéries majeures ou de grève nationale dans les transports publics.
Le manager devra s’assurer des missions qui pourront être réalisées lors de la ou des journées de télétravail exceptionnel.
Article 3.2.3 Information préalable du personnel
La présente charte sera présentée à l’ensemble du personnel à l’occasion d’une réunion d’équipe. Elle sera signée par le collaborateur qui souhaite opter pour le télétravail.
Article 3.2.4 Modalités du télétravail
1 - Le télétravail avec fixation de jours télétravaillés :
Le choix de la ou des périodes identifiée(s) (semaine ou mois) à effectuer en mode télétravail est à déterminer d’un commun accord entre le-la salarié(e) et son supérieur hiérarchique, afin d’optimiser l’organisation des missions à effectuer.
Un planning prévisionnel annuel de cette organisation du travail est, dès lors, établi pour chaque futur télétravailleur concerné.
En cas d’option pour le télétravail, un avenant au contrat de travail définira strictement les plages horaires journalières où le télétravailleur doit être disponible et joignable dans le respect de sa durée journalière de travail et de son régime de travail.
Il est possible en cas de besoin avéré que certaines journées de télétravail programmées puissent être annulées à la demande du télétravailleur ou à la demande du responsable hiérarchique.
Dans le cas d’un jour de télétravail exercé hors du domicile, un délai de prévenance de 7 jours calendaires sera nécessaire. Cette demande de modification devra être formalisée par courriel.
Ces journées de télétravail annulées ne pourront pas être décalées
Article 3.2.5 Période probatoire ou d’adaptation
Durant les 3 premiers mois de télétravail (de date à date), l’entreprise comme le salarié peuvent mettre fin au télétravail à tout moment à condition de respecter un délai de prévenance de 2 jours sauf accord entre les deux parties pour un délai plus court.
L’objectif de cette période est de vérifier le bon fonctionnement technique et organisationnel de ce nouveau mode de travail par les parties.
En tout état de cause l’arrêt du télétravail par l’une ou l’autre des parties sera formalisé par écrit par un courrier Recommandé Accusé de Réception ou remis en propre contre décharge.
A l’issue de la période d’adaptation, un entretien, au cours duquel les parties pourront décider conjointement du renouvellement ou non de cette période, interviendra entre le-la salarié(e) et son supérieur hiérarchique.
En cas de renouvellement de la période d’adaptation, celui-ci sera matérialisé par écrit.
Article 3.2.6 Durée / Renouvellement
Compte tenu de la spécificité du télétravail, il est convenu que l’avenant au contrat de travail pour sa mise en œuvre prévoira une durée d’un an reconductible tacitement.
Toutefois, dans les 3 mois précédant l’échéance annuelle, un entretien de bilan sera obligatoirement fait entre le collaborateur et son manager, à l’initiative du manager.
Ce sera l’occasion de faire un bilan de l’organisation en télétravail et d’apprécier l’opportunité de la reconduire ou d’y mettre fin.
En cas de volonté de renouvellement de l’avenant pour un an, la demande est formalisée auprès du management par le collaborateur.
En cas d’arrêt du télétravail par l’une ou l’autre des parties, cet arrêt sera formalisé par écrit avec un Recommandé Accusé de Réception.
Article 3.2.7 Réversibilité permanente
A tout instant, des nécessités opérationnelles de Transitions pro ou la survenance de circonstances particulières liées notamment à des raisons personnelles peuvent ne plus permettre au télétravailleur d’assurer son travail à domicile.
A la demande de l’une ou l’autre des parties formalisées par écrit, l’organisation en télétravail peut alors s’arrêter dans le respect d’un délai de prévenance d’une semaine minimum (ou de 2j pendant la période probatoire) sauf accord entre les deux parties pour un délai plus court.
La réversibilité implique un retour du salarié dans les locaux de l'entreprise sur le site de rattachement et au sein de son équipe de travail.
Le collaborateur pourra demander un entretien à la direction en cas de contestation éventuelle des motivations de la réversibilité décidée par l’entreprise.
En cas de changement de fonction, la situation de télétravail prendra fin de droit, car elle est liée à la fonction et au poste du télétravailleur. Mais celle-ci pourra être reprise dans le nouveau poste, avec l’accord du nouveau responsable hiérarchique au regard des critères d’éligibilité.
De façon plus spécifique, en cas de changement de domicile ou d’un autre lieu de résidence déclaré du-de la salarié(e), la relation de télétravail sera en tout état de cause réexaminée et pourra prendre fin dans l’hypothèse où ce changement est incompatible avec les termes de l’avenant ou les modalités habituelles effectives de télétravail.
Article 3.2.8 Suspension
Des circonstances exceptionnelles tenant à des impératifs opérationnels peuvent amener l’entreprise à suspendre la situation de télétravail sans pour autant que cela remette en cause l’organisation du travail en mode télétravail dans son ensemble.
De même des circonstances exceptionnelles auxquelles le collaborateur doit faire face et qui sont de nature à empêcher temporairement la réalisation de ses missions dans son lieu habituel de télétravail peuvent légitimer une suspension de la situation de télétravail pour une courte durée sans que soit remis en cause sa qualité de télétravailleur.
Article 3.3. Modalités contractuelles
Tout collaborateur passant en mode télétravail devra préalablement signer un avenant à son contrat de travail.
Article 3.4 Modalités de contrôle du temps de travail ou Modalités de régulation de la charge de travail
Pour pouvoir contrôler le temps de travail effectué ainsi que le respect des durées maximales de travail et des temps minima de repos, le télétravailleur indiquera ses heures de début et de fin de travail grâce à une feuille de temps remise en fin de mois à la personne en charge de l’établissement des payes.
Article 3.5 Respect de la vie privée
L’organisation du télétravail à domicile s’exerce dans
le cadre des horaires de travail habituels du service auquel le collaborateur est affecté.
Le salarié en télétravail doit être joignable à tout moment par l’entreprise durant ces horaires.
L’entreprise est tenue de respecter la vie privée du collaborateur, et à ce titre ne peut le contacter en dehors de la plage horaire définie dans l’avenant.
ARTICLE 4 - EQUIPEMENTS DE TRAVAIL
Indemnisation des coûts liés au télétravail :
Les frais liés à l’exercice du télétravail sont pris en charge par l’entreprise dans le cadre d’une indemnité globale et forfaitaire, à hauteur de 10 € par mois pour un salarié effectuant une journée de télétravail par semaine. Cette somme couvre l’ensemble des frais liés à l’exercice du télétravail. Elle n’est pas soumise à cotisations sociales et impôt sur le revenu.
Solution d’accès à distance :
Pour télétravailler, le collaborateur doit disposer d’une connexion personnelle de type « fibre » avec débit garanti.
Assurance :
Le télétravailleur fournira une attestation annuelle de l’assurance multirisque habitation du lieu de télétravail.
Conformité de l’installation électrique :
La mise en œuvre du télétravail s’exerce sous réserve que le salarié atteste que le lieu de travail à son domicile comporte une prise de terre et un disjoncteur.
Matériel informatique :
L’entreprise fournit au salarié en télétravail les outils informatiques nécessaires permettant l’exercice de son activité. L’entreprise mettra notamment à la disposition du salarié un ordinateur portable professionnel et un nombre d’écrans adapté à l’activité.
Le salarié s’engage à prendre soin des équipements qui lui sont confiés et à respecter leurs procédures d’utilisation.
Ces équipements demeurent la propriété de l’entreprise et devront être restitués en cas d’arrêt du télétravail ou en cas de départ de l’entreprise.
Le télétravailleur a l’obligation d’informer sans délai son manager et le service informatique en cas de panne, mauvais fonctionnement, détérioration, perte ou vol des équipements mis à disposition.
En cas de panne ou de mauvais fonctionnement des équipements de travail entraînant une impossibilité de télétravailler (coupure d’électricité, de téléphone, de réseau informatique, etc.), l’entreprise pourra demander au salarié de revenir exercer ses fonctions dans les locaux de l’entreprise afin de poursuivre son activité, dans l’attente de la résolution des difficultés techniques.
ARTICLE 5 - PROTECTION DES DONNEES
Tout collaborateur en télétravail s’engage à respecter les règles de sécurité informatique en vigueur dans l’entreprise en particulier à mettre en œuvre tous les protocoles visant à assurer les protections des données de l’entreprise et leur confidentialité.
L’entreprise mettra à disposition des télétravailleurs une Charte informatique reprenant l’intégralité des règles de sécurité en vigueur.
La sécurité sera renforcée par la mise à disposition des télétravailleurs d’outils d’accès à distance sécurisés (accès VPN) et par la prise en compte des règles de sécurité inscrites dans la charte informatique.
Etant donné que le télétravailleur a l’usage de ces informations, dans son environnement privé qu’il est le seul à maitriser, il s’attachera à une vigilance particulière sur leur intégrité et le maintien de leur confidentialité notamment par l’application des dispositions en matière de mot de passe pour les travaux qu’il accomplira à son domicile.
De son côté l’entreprise prendra toutes les dispositions nécessaires, dans le respect des prescriptions de la CNIL (commission nationale informatique et libertés) et du RGPD (règlement européen général relatif à la protection des données personnelles), pour assurer la protection des données utilisées et traitées par le télétravailleur à des fins professionnelles.
ARTICLE 6 - DROITS COLLECTIFS
Article 6.1
Article 6.1.1 Egalité de traitement
Pour le bénéfice et l’exercice des droits individuels et des droits collectifs, les salariés qui seront amenés à exécuter leur prestation en télétravail bénéficient des mêmes garanties et traitement que les autres collaborateurs.
Article 6.1.2 Gestion RH et Evolution professionnelle
Les télétravailleurs bénéficient notamment des mêmes dispositions en matière de gestion des ressources humaines comme l’entretien annuel ou tout autre outil ou moyen mis en œuvre par l’entreprise pour assurer le développement des compétences de ses collaborateurs.
Les télétravailleurs bénéficient notamment d’un entretien annuel spécifique centré notamment sur ses conditions de travail et charge de travail.
Les télétravailleurs bénéficient d’un déroulement de carrière équivalent aux autres salariés de l’entreprise.
Article 6.2 Charge de travail
La charge de travail et l’amplitude horaire demandée au télétravailleur sont équivalentes à celles des collaborateurs ayant des fonctions analogues mais travaillant en permanence dans les locaux habituels de l'entreprise. Ainsi, le passage au télétravail ne modifie en rien le contenu et les objectifs de la fonction exercée par le télétravailleur.
Les objectifs du télétravailleur sont fixés lors de l'entretien individuel comme tout collaborateur de l’entreprise.
Cependant, le responsable hiérarchique s’assure avec le salarié que :
Le fonctionnement et la qualité du service ne sont pas impactés par le télétravail.
La charge du travail demandée au télétravailleur est compatible avec la durée contractuelle du travail, dans le respect de sa vie privée.
Article 6.3 Relations sociales
L’entreprise garantit que tous les collaborateurs ont un accès permanent aux informations notamment par un affichage « virtuel », des représentants du personnel de de l’entreprise.
Les télétravailleurs bénéficient des mêmes conditions de participation et d’éligibilité aux élections pour les instances représentatives du personnel. Ils sont pris en compte pour la détermination des seuils d’effectifs de leur établissement de rattachement en application des dispositions en vigueur.
Les télétravailleurs sont inscrits comme tels sur le registre unique du personnel.
Article 6.4 Droit à la déconnexion
Les parties souhaitent rappeler que l’utilisation des outils numériques de communication mis à disposition des salariés doit se faire dans le respect de la vie personnelle de chacun.
Chaque salarié bénéficie d’un droit à la déconnexion qu’il peut exercer en dehors de ses heures de travail.
Dans ce cadre, il est rappelé que les télétravailleurs ne sont pas tenus de répondre au téléphone ou aux e-mails en dehors des plages horaires réputées être les heures de travail habituelles.
ARTICLE 7 - SANTE AU TRAVAIL
Article 7.1 Santé au travail
Les collaborateurs en télétravail font l’objet d’un suivi par le service de santé au travail.
La visite médicale sera organisée pendant les jours de présence sur site et sera l’occasion de faire un point sur les conditions particulières de travail du collaborateur.
Dans son évaluation de la situation, la médecine du travail devra apprécier les conditions dans lesquelles le télétravailleur travaille à son domicile.
Article 7.2 Hygiène et sécurité
L'entreprise, qui a des obligations légales en matière d’hygiène, de sécurité et de conditions de travail à l’égard de l’ensemble de ses collaborateurs, doit pouvoir s'assurer que le collaborateur en situation de télétravail exerce sa mission dans des conditions conformes.
Toutes les obligations pesant sur les locaux d’une entreprise ne sont pas transposables à l’identique au sein du domicile d’un collaborateur.
Afin que le collaborateur qui sera en situation de télétravail soit responsabilisé dans ce domaine, l’entreprise attirera son attention sur le fait qu’il doit disposer d’un espace de travail conforme à un exercice satisfaisant de ses missions professionnelles.
En conséquence, l’entreprise peut, le cas échéant, être amenée à accéder au lieu dans lequel s’exerce le télétravail, sur rendez-vous. Une telle démarche ne pourra être effectuée qu’avec l’accord écrit préalable du télétravailleur (un courriel avec accusé de réception par exemple).
Article 7.3 Accidents de travail et de trajet
Les télétravailleurs bénéficient de la législation sur les accidents du travail et de trajet.
Un accident survenu au télétravailleur à son domicile pendant les jours de télétravail et dans la plage journalière de travail sera soumis au même régime que s'il était intervenu dans les locaux de l'entreprise pendant le temps de travail.
Par ailleurs, il est précisé que le télétravailleur est couvert au titre de la législation sur les accidents de trajet dès lors qu’il se déplace pour se rendre dans les locaux de l’entreprise ou dans le cadre de tout autre déplacement qu’il est amené à faire dans l’exercice de ses missions.
Dans ces cas, le télétravailleur doit informer son responsable hiérarchique de l'accident dans un délai maximal de 48 heures et transmettre tous les éléments d’information nécessaire à l’élaboration d’une déclaration d’accident du travail.
Article 7.4 Arrêt de travail :
En cas d’arrêt de travail prononcé par un médecin, le télétravailleur doit en informer son responsable hiérarchique et transmettre le justificatif dans les mêmes délais que lorsqu'il effectue son travail habituellement dans les locaux de l'entreprise.
ARTICLE 8 – BILAN
La Direction s’engage à réaliser, un bilan du télétravail dans l’entreprise qui sera présenté en réunion d’équipe.
ARTICLE 9 – DATE D’ENTREE EN VIGUEUR
La présente charte entre en vigueur le mercredi 1er novembre 2023.
Les règles définies dans la présente Charte ont été fixées par la Direction de l’entreprise dans le respect des dispositions législatives et règlementaires applicables.
La présente charte est portée, par tout moyen, à la connaissance des personnes ayant accès aux lieux de travail et aux locaux où se fait l’embauche.
Elle est également transmise au secrétariat du greffe du conseil de prud’hommes d’Orléans et déposée sur la plateforme en ligne du Ministère du Travail https://www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr/PortailTeleprocedures/
Fait à Olivet, le 20 octobre 2023 En deux exemplaires originaux
Le Directeur
Nom et signature du collaborateur qui souhaite ou non opter pour le télétravail.
