ACCORD modifiant l’ANNEXE RELATIVE A LA MISE EN OEUVRE DU TELETRAVAIL pour UBISOFT PARIS
Entre les soussignés :
Ubisoft Paris SAS, inscrite au registre du commerce et des sociétés de Bobigny sous le numéro 421 923 608, dont le siège social est situé 28, rue Armand Carrel 93100 Montreuil-sous-Bois, représentée par M. en sa qualité de Directrice des Ressources Humaines ; d’une part, Et
La Fédération nationale du personnel de l'encadrement des sociétés de service informatique (FIECI) pour la Confédération française de l’encadrement – Confédération générale des cadres (CGE-CGC) représenté par M. en sa qualité de Délégué Syndical,
Solidaires Informatique, représenté par M., en sa qualité de Délégué Syndical,
Le Syndicat des Travailleurs et Travailleuses du Jeu Vidéo (STJV), représenté par M., en sa qualité de Délégué Syndical.
d’autre part, Ci-après dénommés ensemble les « Parties »
Préambule
Depuis le 23 décembre 2021,
la Société Ubisoft Paris (ci-après « la Société ») est couverte par une annexe (ci-après « l’Annexe ») de mise en œuvre du télétravail, déclinée en application de la Charte nationale relative à la mise en place du télétravail au sein du Groupe Ubisoft en France (ci-après « la Charte »).
Consécutivement aux élections mises en place au sein d’Ubisoft Paris en octobre 2023, des Délégués Syndicaux ont été désignés dans la Société. Le groupe Ubisoft a annoncé son souhait de faire évoluer la pratique mondiale relative au télétravail, afin d’encourager la constitution d’un collectif de travail et promouvoir la convivialité entre les équipes. Par la suite, des négociations ont été ouvertes. Dans ce cadre, il a été conclu le présent accord collectif, afin de mettre en œuvre les stipulations de la Charte nationale mise en place par le groupe Ubisoft, en France, en février 2022 et modifiée en septembre 2022. Le présent accord
(ci-après « l’Accord ») a vocation à mettre à jour les règles applicables dans la Société en matière de télétravail, sans remettre en cause les acquis structurants du dispositif issu de la Charte qui demeure inchangée.
L’Accord, s’inscrit dans le cadre fixé par la Charte afin de la mettre en œuvre et d’en préciser les modalités au sein de la Société. Conformément à la réglementation applicable, son entrée en vigueur conduit à l’abrogation de tout usage ou engagement unilatéral ayant le même objet, à l’exception de la Charte. Dans ce cadre, cessent notamment de produire leurs effets à compter de l’entrée en vigueur de l’Accord, l’Annexe signée le 23 décembre 2021, ainsi que toute autre annexe de mise en œuvre du télétravail applicables à la Société. Par commodité, les Parties conviennent de renvoyer à la Charte pour les points non traités dans l’Accord.
Bénéficiaires de l’Accord
Champ d’application et objet
L’Accord s’applique à tou·te·s les salarié·e·s de la Société et s’inscrit en complémentarité de la Charte, qui renvoie à des stipulations locales pour déterminer certaines modalités du télétravail.
Eligibilité au télétravail
L'ensemble des postes actuels de la Société est éligible au télétravail. Toutefois, en cas d’apparition de nouveaux métiers, le cas échéant notamment des métiers jusque-là externalisés qui pourraient être internalisés, leur éligibilité au télétravail sera soumise à un examen préalable de la Direction. En effet, certains métiers sont techniquement et/ou par nature incompatibles avec une situation de télétravail régulière car ils ne permettent pas aux salarié·e·s d’exercer leur activité professionnelle ou de fournir la même qualité de prestation qu’en présentiel. Il s’agit notamment de tous les emplois/activités qui consistent en des tâches devant être obligatoirement exécutées au sein de la Société, du fait par exemple de contraintes matérielles ou d’équipements ou encore d’une nécessité d’être en présentiel. Aussi, la Société se réserve la possibilité d’exclure des nouveaux métiers au regard des critères précédemment indiqués.
Le télétravail selon le profil « Hybride »
Le régime général
Le régime général de télétravail pour un travail à temps plein repose sur le principe selon lequel chaque salarié·e doit travailler sur site au moins 3 jours par semaine (donc télétravailler à hauteur de 2 jours maximum pour une semaine de 5 jours travaillés), selon les modalités suivantes :
Pourcentage de l’activité en Télétravail
En accord avec son·sa manager, le·la salarié·e choisit le % du temps de travail qu’il·elle souhaite effectuer en télétravail dans la limite de 40% de jours télétravaillés sur une semaine (soit 2 jours de télétravail pour un temps plein).
Répartition des jours de télétravail
La répartition des jours de télétravail du·de la salarié·e sera effectuée sur la semaine. Le nombre de jours de télétravail non pris n’est pas reportable d’une semaine sur l’autre. La Société détermine néanmoins 3 jours fixes de présence obligatoire pour tous les salarié·e·s. La répartition de ces 3 jours de présence sera arrêtée par le Producer et/ou le Human Resources Director (« HRD » « Directeur.trice des Ressources Humaines »). Les salarié·e·s seront informé·e·s des jours de présence obligatoire au Studio ainsi que des jours où le télétravail est possible. Cette information sera communiquée par voie électronique (e-mail). Ces jours de présence obligatoire pourront être modifiés, à tout moment, moyennant le respect d’un délai de prévenance raisonnable. En cas de modification des jours de présence sur site, une tolérance sera appliquée pendant une durée de deux semaines à compter de la date d’entrée en vigueur du changement. Il est rappelé que ces stipulations sont conclues sans préjudice des termes de la Charte.
Application du pourcentage de télétravail en jours de télétravail et de présence sur site
Pourcentage de télétravail
Equivalence en nombre de jours de télétravail
Equivalence en nombre de jours de présence minimum sur site
0 0 5 20% 1 4 40% 2 3
Il est rappelé que les stipulations de la Charte s’appliquent notamment en ce qui concerne les dispositifs de suspension et de réversibilité de télétravail et celles permettant une variation ponctuelle du rythme de télétravail en fonction d’éventuels impératifs opérationnels prévues à l’article 2.1 de la Charte.
Conditions d’exécution du télétravail
Impact des absences sur les jours de présence sur site
Les jours de présence sur site qui n’auront pas pu être exécutés en raison d’une absence (congés payés, arrêt maladie…), n’auront pas à être rattrapés ultérieurement, tout comme les jours de télétravail non pris ne sont pas reportables d’une semaine à l’autre. Par exemple : un·une salarié·e absent·e une semaine du lundi au vendredi pour maladie reprendra son rythme de télétravail normal lors de sa reprise, sans avoir à compenser les 3 jours de présence sur site non effectués. Il en est de même pour un.e salarié.e qui poserait 1 jour de congés payés sur 1 jour de présence sur site. Il est par ailleurs rappelé que le télétravail s’exerce exclusivement en France métropolitaine, au lieu de résidence habituelle du salarié·e et/ou sur un autre lieu préalablement déclaré dans l’outil RH dédié
(ci-après « Adresse secondaire »).
Conditions spécifiques applicables au forfait « work from anywhere » (WFA)
Pour rappel, dans les conditions prévues par la Charte, les salarié·e·s éligibles au télétravail et qui répondent aux conditions prévues ont la faculté d’effectuer chaque année jusqu’à 20 jours de télétravail hors de leur résidence habituelle située en France métropolitaine
(ci-après forfait « WFA »).
Il est précisé dans l’Accord que pour des raisons d’organisation, les jours de WFA pourront être mobilisés par les salarié·e·s selon, au maximum, 4 prises par année civile. La durée de chaque prise de WFA pourra être adaptée en fonction du besoin du ou de la salarié·e Le total des jours ne pourra pas excéder le quota de 20 jours de WFA définis par la Charte. Par exemple, si un·une salarié·e prend 4 fois 2 jours de WFA dans l’année, il/elle totalisera un nombre de 8 jours. Il·Elle ne pourra pas prendre, ni reporter sur l’année suivante, les 12 jours restants. Les conditions et modalités de prise de ce forfait WFA sont énoncées par la Charte.
Les formules de télétravail soumises à une procédure de validation spécifique
Examen des dérogations en cours et des situations d’éloignement de la résidence principale au 1er avril 2025
Dans le cadre de l'Accord, la Direction rappelle sa volonté de renforcer le présentiel pour l’ensemble des salarié.es. Afin de tenir compte des salarié·e·s particulièrement éloigné·e·s de leur lieu de travail, un examen particulier de leur situation sera effectué par les équipes des ressources humaines et un/une leader opérationnel (producteur ou manager). Plus concrètement, pour l’application des stipulations ci-dessous, il sera tenu compte du temps de trajet ou de l’éloignement géographique entre la résidence principale déclarée au 1er avril 2025 (ou « domicile ») et le lieu de travail :
1. Pour les salarié·e·s bénéficiant, à la date de signature de l’Accord, d’une dérogation en cours octroyant un taux supérieur à 60% de télétravail, accordée en application de l’Annexe :
- S’ils travaillent sur des sites en Ile-de-France alors que leur domicile est situé hors Ile-de-France: ils·elles pourront conserver, à leur demande, leur rythme de télétravail actuel y compris les salariés bénéficiant d’un régime de « full remote » ;
- Si leur domicile est situé en Ile-de-France et que leur temps de trajet pour se rendre au travail est supérieur à 1h30 aller (évalué en transports en commun) : ils·elles pourront conserver, à leur demande, leur rythme de télétravail actuel, dans la limite d’au maximum 90% de télétravail. (sur un rythme mensuel dans cette dernière hypothèse) ;
- Si le domicile est situé en Ile-de-France et que le temps de trajet du·de la salarié·e pour se rendre au travail est inférieur à 1h30 aller (évalué en transports en commun) ; ils·elles devront se conformer au cadre général fixé à l’Article 2.1., à savoir 60% de présence sur site et 40% de télétravail par semaine. Pour les salarié.e.s ayant un avenant full remote en cours mais dont le domicile est situé en Ile-de-France, leur situation sera évaluée au cas par cas, dans l’objectif de se rapprocher du cadre général fixé à l’Article 2.1. Dans ce contexte, une attention particulière sera portée aux salarié.e.s dont le temps de trajet entre le domicile et le lieu de travail est supérieur à 1h30 aller (évalué en transports en communs)
2. Pour les salarié·e·s éloigné·e·s mais ne bénéficiant pas d’une dérogation en cours à la date de signature de l’Accord :
- Si leur temps de trajet est supérieur à 1h30 aller (évalué en transports en commun) : ils·elles pourront conserver, à leur demande et sur justificatif, leur rythme de télétravail actuel jusqu’à 60% de télétravail par semaine (soit 3 jours de télétravail par semaine, pour un travail à temps plein).
Il est à noter que pour les salarié.e.s remplissant les conditions prévues ci-dessus (domicile hors Ile-de-France ou temps de trajet supérieur à 1h30 aller) mais ayant sous leur supervision directe et/ou indirecte 10 salarié.e.s ou plus, une évaluation de leur situation sera faite au cas par cas afin de se rapprocher du cadre général défini en Article 2.1.
Enfin, il est rappelé qu’indépendamment des dispositions qui précèdent, les dérogations accordées ne confèrent pas de droits permanents. Le télétravail pourra évoluer dans le respect des termes de la Charte, des éventuels avenants conclus avec les salarié·e·s et des dispositions légales.
Situations nécessitant une dérogation postérieurement à l’entrée en vigueur de l’Accord (nouvelles dérogations)
Le·la salarié·e qui souhaiterait bénéficier d’une organisation en télétravail dans des conditions dérogatoires aux possibilités ouvertes par l’Accord, devra respecter la procédure spécifique de validation décrite ci-après. Cela couvre les hypothèses suivantes :
Les demandes tendant à bénéficier d’un pourcentage de télétravail supérieur à celui prévu par l’article REF _Ref175555003 \r \h \* MERGEFORMAT 2.1 du présent Accord, sans que cela puisse excéder en principe un pourcentage de 90% de télétravail sur le mois.
Les demandes tendant à bénéficier d’un pourcentage de télétravail sur un rythme mensuel et non hebdomadaire.
Les demandes émanant de salarié·es se trouvant dans des situations spécifiques ou de fragilité (grossesse, arrivée d’un enfant, situation de RQTH, situation de proche aidant,…), visées par la Charte (article 3.3 de la Charte).
Il est spécifié que les Parties souhaitent par l’Accord intégrer à la liste des situations de fragilité listées par la Charte les situations suivantes :
Les salarié·es en situation de parcours de Procréation Médicalement Assistée (PMA), dans les conditions définies par la Direction.
Indépendamment des raisons médicales pouvant nécessiter, sur justificatif, un aménagement du télétravail au cours de la grossesse, les salarié·e·s enceintes peuvent solliciter un rythme de télétravail allant jusqu’à 100% pendant le dernier mois de grossesse précédant la date initialement fixée pour le départ en congé maternité.
Spécificités liées à la formule “full remote”
La Direction attache une importance particulière au maintien du lien social et souhaite, à ce titre, favoriser une présence minimale sur site. Elle entend donc limiter le recours au dispositif de travail en 'full remote'. Conformément à la Charte, un avenant sera conclu avec les salarié·es bénéficiant d’une formule « full remote ». Par définition, le lieu de travail du salarié·e bénéficiant d’une formule « full remote » est son domicile et/ou son Adresse secondaire. Celui-ci· celle-ci se rend donc au bureau de façon ponctuelle, pour des besoins spécifiques exprimés et validés par son·sa manager. A titre indicatif, les déplacements sur site ne sont pas supposés excéder 6 voyages par an.
Procédure et critères de validation des nouvelles dérogations
Toutes les demandes de dérogation doivent être préalablement validées afin d’assurer la cohérence du traitement des demandes au sein de la Société, dans le respect des critères d’éligibilité prévus par l’Accord. Dans le cadre de cette validation, il pourra être sollicité du salarié·e tout document et élément d’explication propre à justifier sa demande.
La validation des dérogations se fera de la manière suivante :
Pour les demandes de dérogation dont la durée est inférieure à 4 semaines appréciées par année civile : ces dérogations seront soumises à la validation du·de la manager et du·de la producer (« producteur »). Toutefois, en cas d’urgence et si les circonstances l’exigent, le·la manager et le·la producer (« producteur ») pourront prolonger la durée de la dérogation, au-delà de 4 semaines, afin notamment de permettre son examen par le Comité local de validation
(ci-après « Le Comité ») (voir infra). Ces dérogations devront faire l’objet d’un écrit, et le HRBP (ou « Human Resources Business Partner » ou « HRBP », « Partenaire RH ») devra être informé de toute dérogation ou prolongation accordée.
Pour les demandes de dérogation dont la durée est supérieure à 4 semaines : ces dérogations seront examinées par le Comité composé de plusieurs membres. Au jour de la signature de l’Accord, la décision est rendue par le HRD et le Managing Director (« MD », « Directeur Studio ») après avis de toute personne ayant vocation à coordonner ou éclairer le Comité (producteur, directeurs, managers, HRBP). Néanmoins, la composition du Comité pourra évoluer selon les besoins et contraintes de fonctionnement.
Les dérogations accordées le sont en principe pour une durée limitée, maximale d’un an renouvelable sur décision du Comité. La procédure de validation est instruite le cas échéant, par l’intermédiaire des outils RH désignés par la Société. La décision sera prise en considération de plusieurs éléments, notamment :
L’autonomie dont dispose le·la salarié·e dans l’exercice de ses fonctions (appréciation globale de différents critères tels que la séniorité, l’organisation de l’équipe/ du service…) ;
Le niveau de performance du·de la salarié·e ;
L’organisation de l’équipe et/ou du projet et notamment le caractère délocalisé de l’organisation considérée, ainsi que les éventuels enjeux de performance collective ;
Les enjeux de recrutement sur le poste occupé par le·la salarié·e et la rareté éventuelle de certains profils ;
La qualité de manager et notamment, le besoin de son équipe de bénéficier d’un management de proximité au regard de modalités telles que la taille de l’équipe, la séniorité des membres de l’équipe, la localisation des membres de l’équipe, la dynamique d’équipe etc. ;
Le temps de trajet en transport en commun.
Il convient de préciser que la simple occurrence d’une de ces situations ne prédétermine pas le sens de la décision qui sera prise par le Comité. Par exception, le Comité portera une attention particulière aux demandes de dérogation émanant de salarié·es en situation de fragilité telles que définies à l’article 3.2. de l’Accord. Dans cette hypothèse, le Comité pourra accepter la demande du/de la salarié·e indépendamment des éléments listés ci-avant pour la durée de la situation particulière justifiant la dérogation.
En cas de refus de la demande par le Comité, le.la manager et/ou un.e salarié.e des ressources humaines expliquera la.les raisons de la décision au.à la salarié.e.
Formalisation de la formule de télétravail dérogatoire
Les demandes de dérogation devront être enregistrées dans les outils désignés par la Société, le cas échéant, selon la procédure en vigueur.
Inéligibilité à la formule de télétravail dérogatoire
Certaines circonstances propres au/à la salarié·e ou à sa catégorie peuvent s’opposer à ce qu’il/elle bénéficie d’une formule de télétravail dérogatoire. Il en va ainsi :
Des stagiaires et alternants dont l’impératif de formation et d’accompagnement nécessite une présence accrue dans les locaux.
Des nouveaux embauché·e·s ou des salarié·e·s ayant récemment changé de poste et qui sont en phase de passation ou de formation à leurs fonctions (phase d’onboarding), et qui ne pourront accéder à une formule dérogatoire de télétravail qu’une fois que leur manager considèrera qu’ils disposent du degré d’autonomie requis.
Des salarié·e·s, quels que soient leur catégorie ou leur ancienneté, lorsqu’il sera constaté qu’ils ne disposent pas d’un degré d’autonomie suffisant ou qu’ils nécessitent un accompagnement plus important.
Des managers qui, pour une des raisons ci-dessus exposées, doivent encadrer ou accompagner des salarié·e·s qui ne sont pas éligibles à une formule dérogatoire de télétravail.
Des managers qui supervisent, directement et/ou indirectement, au moins 10 salarié.e.s.
Suspension du contrat de travail
Pour les salarié.es dont le contrat de travail est suspendu depuis au moins 3 mois à la date de la signature du présent Accord (10.06.2025), un délai de prévenance de 3 mois sera appliqué à leur retour pour se conformer au nouveau cadre afin d’en prendre connaissance et d’en solliciter le cas échéant des aménagements.
Article 5 : Portée impérative Les règles relatives au télétravail résultant notamment de l’Accord ont une portée impérative pour l’ensemble des salarié·e·s.
Dispositions finales
Entrée en vigueur, durée d’application et dénonciation
L’Accord entre en vigueur dans la Société le 1er septembre 2025. Il est conclu pour une durée indéterminée. L’Accord peut être dénoncé en tout ou partie à tout moment par tout ou partie des signataires, dans les conditions fixées par le Code du travail, et moyennant un préavis de 3 mois. A compter de l’expiration du préavis de dénonciation, l’Accord continue de produire effet jusqu’à l’entrée en vigueur de la convention ou l’accord qui lui est substitué ou, à défaut, pendant une durée de 12 mois.
Suivi de l’application de l’Accord
Pour la mise en œuvre de l’Accord, il est prévu un suivi lors des réunions de la Commission Santé Sécurité et Conditions de Travail. Sera présenté notamment, le bilan du nombre de demandes de dérogations, du nombre de validation et de refus, du nombre d’aménagements accordés pour une durée inférieure à 4 semaines et de l’utilisation des dispositifs de WFA. Par ailleurs, en cas d’évolution législative ou conventionnelle susceptible de remettre en cause tout ou partie des dispositions du présent Accord, les Parties conviennent de se réunir dans un délai de 2 mois après la prise d’effet de ces textes, afin d’adapter au besoin lesdites dispositions.
Révision
Pendant sa durée d’application, l’Accord peut être révisé dans les conditions légales en vigueur. Notification et dépôt
L’Accord sera notifié par la partie la plus diligente des signataires à chacune des organisations syndicales représentatives dans le périmètre de l’Accord à l’issue de la procédure de signature. Il sera ensuite déposé sur la plateforme de téléprocédure « TéléAccords » et remis au greffe du conseil de prud’hommes de Bobigny.
