La société UMANIS S.A. au capital de 2.035.696,85 € Dont le siège social est situé : 7/9 rue Paul-Vaillant Couturier – 92300 LEVALLOIS-PERRET N° SIRET : 403 259 534 0028 – code NAF 741J Représentée aux présentes par X, Directeur général
ET
La société UMANIS Industrie CONSULTING S.A. au capital de 38 400,00 € Dont le siège social est situé : 7/9 rue Paul-Vaillant Couturier – 92300 LEVALLOIS-PERRET N° SIRET : 434 016 853 0021 – code NAF 741G Représentée aux présentes par X, Directeur général
D’une part,
ET Les Organisations syndicales représentatives dans l’entreprise et représentées respectivement par :
Pour la CFE-CGC : X
Pour la CFDT : X
Pour FO : X
D’autre part,
Préambule
Dans un contexte de digitalisation croissante de la société et du monde du travail, le télétravail s’inscrit dans l’ambition d’Umanis et des partenaires sociaux de proposer de nouveaux modes d’organisations de travail plus performants, plus flexibles et permettant ainsi l’amélioration de la qualité de vie au travail des collaborateurs. Il repose sur un esprit de confiance mutuelle. L’objet du présent accord est de définir les conditions de recours et de mise en œuvre du télétravail régulier et occasionnel et de répondre aux attentes des collaborateurs en favorisant la conciliation entre vie professionnelle et vie personnelle.
Il a été convenu ce qui suit :
definition Le télétravail est une organisation du travail encadré par la loi, à caractère volontaire, bilatéral et réversible. Le télétravail est défini à l’article L. 1222-9 du Code du travail comme « toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’employeur est effectué par un collaborateur hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication. ». L’ordonnance « Macron » supprime la condition de « régularité », qui existait antérieurement, dans le but de conférer un cadre légal au télétravail occasionnel. Le télétravail régulier doit s’entendre comme du télétravail accompli dans une périodicité définie en application d’un accord collectif. Le télétravail occasionnel répond à des besoins ponctuels. Il doit s’entendre comme du télétravail accompli de manière non habituelle par le collaborateur avec l’accord de son responsable hiérarchique, dans le respect de la procédure décrite à l’article 7 du présent accord.
Champ d’application et Conditions d’éligibilité – TELETRAVAIL REGULIER Les dispositions du présent accord s’appliquent à l’ensemble des collaborateurs de l’UES Umanis. Par exception et compte tenu de certaines spécificités de ce mode d’organisation, le télétravail ne peut être ouvert qu’à des postes ou des activités compatibles avec cette forme d’organisation. Ainsi, ne peuvent être éligibles les collaborateurs ayant une activité qui, de par sa nature, requiert d’être exercée sur le site de rattachement ou le site client, notamment en raison des équipements matériels ou de la nécessité d’une présence physique. L’impossibilité du recours au télétravail peut être également liée à des règles de sécurité ou des contraintes techniques. Par ailleurs, la Direction et les partenaires sociaux conviennent que les apprentis et les stagiaires ne sont pas éligibles au télétravail, considérant que la présence dans une communauté de travail est un élément indispensable à leur apprentissage. De même, l’autonomie du collaborateur est appréciée pour déterminer si le télétravail est possible ou non. Ainsi sont éligibles les collaborateurs : Titulaires d’un CDI ou d’un CDD à temps plein ou à temps partiel et justifiant d’une ancienneté minimale de 6 mois dans le poste occupé ; Disposant d’une capacité d’autonomie suffisante (capacité à prendre des décisions à distance, capacité d’autogestion du temps de travail et aptitudes à utiliser les outils de travail à distance) et ne nécessitant pas de soutien managérial rapproché ; Occupant un poste dont l’exécution en télétravail est compatible avec le bon fonctionnement du service ; Répondant aux exigences techniques minimales requises à son domicile pour la mise en œuvre d’une organisation en télétravail, en particulier disposer d’un espace de travail dédié et adapté à ce mode d’organisation, une connexion internet à haut débit et une installation électrique conforme. Les conditions d’éligibilité telles que précisées ci-dessus sont appréciées à la date de la demande du collaborateur.
Principe de volontariat, d’engagement et de confiance mutuels Le télétravail s’inscrit nécessairement dans une démarche fondée sur le double-volontariat et la double-réversibilité tant à l’initiative du collaborateur que de l’employeur. demande à l’initiative du collaborateur Le télétravail est à l’initiative du collaborateur. Il est subordonné à l’accord du responsable hiérarchique à la fois sur le principe et sur les modalités d’organisation (notamment sur le choix du ou des jours effectués en télétravail), qui apprécie la demande en fonction des conditions d’éligibilité prévues à l’article 2 du présent accord. demande à l’initiative exceptionnelle de la hiérarchie Par exception, le télétravail peut-être à l’initiative du responsable hiérarchique qui effectue sa demande par courriel. Dans ce cadre, le collaborateur dispose d’un délai de 10 jours ouvrés pour donner sa réponse par courriel à l’adresse suivante : teletravail@umanis.com. L’absence de réponse ne vaut pas acceptation. En cas de réponse positive, toutes les dispositions décrites dans les articles suivants sont mises en œuvre. En cas de réponse négative du collaborateur d’accepter cette nouvelle forme d’organisation, ce refus est sans aucune conséquence sur la poursuite de son contrat de travail et ne peut donner lieu à une sanction.
Modalités de mise en œuvre du teletravail regulier processus de candidature et d’acceptation Le collaborateur doit en faire la demande par courriel obligatoirement à l’adresse suivante : teletravail@umanis.com ou directement via WORKDAY (SIRH en vigueur à la signature du présent accord). Un formulaire de demande doit être complété et joint à la demande. La demande est transmise pour examen au responsable hiérarchique et au Responsable des Ressources Humaines. Le passage en télétravail peut être accepté ou refusé. La réponse est formalisée par retour de courriel dans un délai maximum d’un mois à compter de la date d’envoi de la demande. L’absence de réponse ne vaut pas acceptation. Toutefois, une procédure exceptionnelle est déclenchée suite à la relance par courriel du collaborateur à l’adresse suivante : teletravail@umanis.com. La commission de pilotage dispose alors d’un délai de 3 jours ouvrés pour répondre. Le refus doit être motivé. Le collaborateur peut demander un entretien avec le RRH et/ou contester les motivations du refus directement auprès de la commission de pilotage. période d’adaptation Le passage en télétravail débute par une période d’adaptation de 2 mois. Cette période permet de vérifier que ce nouveau mode d’organisation est conforme aux attentes de chacune des parties. Au cours de cette période, chacune des parties pourra mettre fin unilatéralement à la situation de télétravail par courriel (teletravail@umanis.com), sans délai pour le collaborateur et moyennant un délai de prévenance de 10 jours ouvrés pour l’employeur. À l’issue de cette période d’adaptation, un entretien téléphonique avec le RRH peut avoir lieu si le collaborateur en fait la demande. réversibilité A la demande de l’une ou l’autre des parties pour des nécessités opérationnelles ou la survenance de circonstances particulières liées notamment à des raisons personnelles, la situation de télétravail peut s’arrêter dans le respect d’un délai de prévenance d’un mois sauf accord entre les parties pour un délai plus court. La demande est envoyée par courriel à l’adresse suivante : teletravail@umanis.com; En tout état de cause, en cas de changement de poste ou de mission, la situation de télétravailleur est réexaminée au regard des conditions d’éligibilité définies à l’article 2 du présent accord afin de vérifier qu’elles sont toujours réunies. La société peut également mettre un terme au télétravail lorsque le collaborateur ne respecte pas les dispositions des articles 5 et 6 du présent accord dans le respect du délai de prévenance mentionné ci-dessus. Dans les deux cas, que la réversibilité émane du responsable hiérarchique ou du collaborateur, un entretien sera proposé au collaborateur par le RRH. suspension provisoire Des circonstances exceptionnelles tenant à des impératifs opérationnels ou personnels du collaborateur et qui sont de nature à empêcher temporairement la réalisation du télétravail, peuvent conduire l’employeur ou le collaborateur à demander sa suspension pour une courte durée (maximum 3 mois). La demande est envoyée par courriel, dans la mesure du possible en respectant un délai de prévenance de 5 jours, à l’adresse suivante : teletravail@umanis.com. L’accord du collaborateur est requis.
Organisation lieu du télétravail Le lieu du télétravail peut être soit le domicile du salarié, soit une autre adresse permanente. L’adresse du domicile du salarié s’entend comme le lieu de résidence principale en France du télétravailleur (adresse communiquée pour l’envoi du bulletin de salaire). Le salarié, pourra par convenance personnelle, effectuer le télétravail depuis une autre adresse (autre que le domicile) avec validation de son responsable hiérarchique. rythme du télétravail Afin d’éviter toute forme d’isolement et de favoriser le lien social, l’activité exercée en télétravail ne pourra excéder deux journées fixes par semaine avec au minimum 3 jours de présence sur site de rattachement ou site client. A titre exceptionnel, lorsque le télétravail est à l’initiative de la hiérarchie, il peut être dérogé à cette disposition. En tout état de cause, l’activité exercée en télétravail ne pourra excéder trois journées fixes par semaine. Le rythme (1 jour ou 2 jours/semaine) et le ou les jours fixes télétravaillés sont déterminés en accord avec le responsable hiérarchique selon les principes suivants : Tous les jours ouvrables du lundi au samedi sont éligibles au télétravail ; Une journée de télétravail peut être fractionnée en deux demi-journées ; La ou les journées de télétravail non prises ne sont pas reportables sur une autre semaine. A titre exceptionnel, et en raison de nécessité de services (réunions planifiées dont la présence physique est requise, formation, évènements, rendez-vous client, etc.), certaines journées initialement prévues en télétravail pourront être effectuées sur site à la demande du collaborateur ou du responsable riérarchique. Le refus motivé du collaborateur ne pourra pas être sanctionné. Durée du travail et joignabilité L’organisation du télétravail s’exerce dans le cadre du temps de travail contractuel en fonction de la modalité d’appartenance du collaborateur. A ce titre, le collaborateur exerce son activité en télétravail dans le cadre des horaires de travail habituels et respecte les durées maximales de travail et les temps de repos obligatoires. Les plages de joignabilité sont déterminées par l’affichage obligatoire en fonction de l’établissement de rattachement du collaborateur et du temps de travail contractuel du collaborateur (cf. modalité de rattachement). environnement et équipements de travail La mise en place du télétravail requiert que le collaborateur justifie préalablement : d’un accès internet ; d’une installation électrique conforme à la règlementation en vigueur ; d’un espace de travail conforme aux règles de sécurité ; L’environnement personnel doit être propice au travail et à la concentration. Cette conformité des installations est une condition préalable pour bénéficier du télétravail. Aucun collaborateur ne saurait effectuer son activité sans s’assurer de cette conformité. Une attestation sur l’honneur est demandée. Umanis s’engage à fournir et entretenir les équipements nécessaires à l’activité en télétravail, à savoir : un ordinateur portable dans la mesure où le collaborateur n’en est pas déjà équipé par Umanis ou par le client ; une sacoche ; un casque ; si nécessité justifiée par le poste occupé, un deuxième écran ; un outil sécurisé permettant notamment les communications à distance (Skype Entreprise au jour de la signature du présent accord) ; un accès à distance via le VPN ; une assistance technique (SPOC au jour de la signature du présent accord). Le matériel fourni par Umanis est à usage strictement professionnel et relève du droit de propriété exclusive de la société. compensation financière Les frais engagés par le collaborateur pour exercer son activité en télétravail sont remboursés sur justificatifs (notamment facture internet, facture d’électricité, etc.). Ce remboursement est forfaitaire et plafonné à 3 euros par jour de télétravail. Cette disposition ne s’applique que lorsque le télétravail est expressément demandé par le Responsable Hiérarchique ou dans le cadre d’une contrainte médicale.
Droits et devoirs du collaborateur et prévention des effets de l’isolement droits collectifs et individuels Le collaborateur en situation de télétravail bénéficie des mêmes droits et avantages légaux et conventionnels que ceux applicables aux autres collaborateurs de l’entreprise (EAE, suivi de mission, entretien professionnel, accès à la formation professionnelle, tickets restaurant, déroulement de carrière, accès à l’information syndicale, etc.). santé et sécurité Le collaborateur en situation de télétravail bénéficie de la législation sur les accidents du travail et d’accident de trajet. Si un accident survient pendant le temps de travail, le collaborateur doit obligatoirement en aviser son responsable hiérarchique dès que possible et au plus tard dans les 24 heures. En tout état de cause, seule la CPAM compétente décide si l’accident a un caractère professionnel ou non. protection des données Le collaborateur en situation de télétravail doit respecter les dispositions de la charte relative à la sécurité de l’information. assurances Le collaborateur doit déclarer sa situation de télétravail auprès de sa compagnie d’assurance et doit justifier auprès de son employeur de la souscription d’une assurance multirisque habitation avec la mention « télétravail ». Cette attestation est une condition préalable pour bénéficier du télétravail. Aucun collaborateur ne saurait effectuer son activité sans s’assurer de cette conformité. formation et actions de communication et de sensibilisation Suite à la signature du présent accord, des actions d’accompagnement et de sensibilisation spécifiques (processus de candidature, installation des équipements, ergonomie au poste de travail, prévention des risques, droit à la déconnexion, etc.) seront organisées en E-Learning. Ces actions seront accompagnées d’un guide du télétravail qui permettra d’expliquer les principes déclinés dans le présent accord.
Situations particulières et/ou occasionnelles collaborateurs reconnus travailleurs handicapés Le collaborateur disposant d’une reconnaissance de la qualité de travailleur handicapé peut, à sa demande, exercer son activité en télétravail dans une proportion supérieure à deux journées par semaine, en fonction des préconisations du médecin traitant ou du médecin du travail et en informant le Responsable Mission Handicap de l’entreprise. femmes enceintes ou contraintes médicales La collaboratrice enceinte ou tout collaborateur pour contraintes médicales diverses peut, à sa demande, exercer son activité en télétravail dans une proportion supérieure à deux journées par semaine, en fonction des préconisations du médecin traitant ou du médecin du travail. Dans ce cadre, le collaborateur doit en faire la demande par courriel à l’adresse suivante : teletravail@umanis.com.
télétravail occasionnel Lors de circonstances exceptionnelles, notamment de menace d’épidémie, de conditions climatiques impérieuses, de perturbations dans les transports en communs, de circonstances personnelles diverses, le collaborateur peut demander à passer occasionnellement en télétravail et ce pour une durée limitée aux circonstances visées. Dans ce cadre, le collaborateur doit en faire la demande par courriel obligatoirement à l’adresse suivante : teletravail@umanis.com ou directement via WORKDAY (SIRH en vigueur à la signature du présent accord). Cette demande doit préciser le jour et le lieu depuis lequel sera effectué le télétravail. La démarche est simplifiée, le collaborateur n’a pas à compléter un formulaire. L’acceptation du responsable hiérarchique n’est valable que pour un jour. La demande doit être renouvelée pour tout nouveau jour.
Suivi de l’accord : création d’une commission de pilotage Afin de suivre l’application du présent accord, les parties signataires conviennent de mettre en place une commission de pilotage pendant toute la durée d’application de l’accord. Elle se réunit (en présentiel ou en audio conférence) à l’initiative de la direction ou des organisations syndicales signataires dès que nécessaire et à minima tous les deux mois. Elle est composée de deux représentants de chaque organisation syndicale signataire, un titulaire et un suppléant et d’un représentant de la direction. Les échanges entre les membres de la commission pourront également se faire par échanges de courriels via une adresse mail dédiée. Les décisions sont prises à la majorité des membres présents. La commission a pour mission : De s’assurer de l’application de l’accord et du bon déploiement des engagements pris ; de clarifier, le cas échéant, les clauses de l’accord qui prêteraient à interprétation divergente et proposer des améliorations du texte et des pratiques ; de suivre un certain nombre d’indicateurs (liste non exhaustive) :
Nombre de demandes de télétravail acceptées
Nombre de demandes de télétravail refusées et les motifs de refus
Nombre de demandes de télétravail à l’initiative du salarié, de l’employeur et pour contraintes médicales
Nombre de télétravailleurs par Division, par fonction, par statut, par catégorie, par sexe et par âge
Nombre de télétravailleurs :
occasionnels,
effectuant 1 jour de télétravail par semaine
effectuant 2 jours de télétravail par semaine
effectuant plus de 2 jours de télétravail par semaine
Nombre de réversibilité tant à l’initiative du collaborateur que de l’employeur
Durée de l’accord, entrée en vigueur, revision et denonciation Le présent accord est conclu pour une durée déterminée de un an. Il entre en vigueur le 1er février 2019, sous réserve du respect des conditions légales et règlementaire de validité en vigueur à cette date. Il cessera définitivement de s’appliquer et de produire ses effets à l’issu de cette période à compter de sa date d’entrée en vigueur. La Direction et les partenaires sociaux conviennent de se réunir 2 mois minimum avant le terme du présent accord afin d’étudier les conditions de son renouvellement. Par ailleurs, l’une ou l’autre des parties signataires peut demander la révision ou la dénonciation du présent accord par courrier recommandé avec AR en respectant un préavis de trois mois selon les dispositions légales en vigueur.
DEPOT et publicité Le présent accord est déposé à la DIRECCTE via la plateforme de télé procédure dont relève l’entreprise et au greffe du conseil des prud’hommes de Nanterre. Le texte du présent accord publié dans la base de données nationale est rendu anonyme (suppression des noms, prénoms, paragraphes ou signature de personnes physiques). Conformément à l’article L.2231-5 du code du travail, le texte du présent accord est notifié à l’ensemble des organisations syndicales représentatives dans l’entreprise. Fait à Levallois-Perret, le 14 / 12 / 2018 en 8 exemplaires originaux
