L’Urssaf de Poitou-Charentes, dont le siège social est situé au 3 avenue de la Révolution – 86046 POITIERS CEDEX 9, représentée par XXXX , Directeur Régional,
Le télétravail existe à l’URSSAF de Poitou-Charentes depuis 2016, encadré par une charte. Le développement s’est opéré par vagues successives après une expérimentation auprès de quelques salariés. La survenance de la crise sanitaire a conduit à mettre en place un télétravail généralisé dans le cadre de la continuité de l’activité. Le retour d’expérience tiré de cette période a conduit à une réflexion collective sur les évolutions à mettre en œuvre dans l’organisation de notre activité avec un recours plus marqué au télétravail afin de répondre notamment aux souhaits des salariés.
Sur la base du bilan de l’application du Protocole d’Accord sur le travail à distance du 9 novembre 2021 qui s’achève le 31 décembre 2023, la Direction et l’Organisation syndicale ont souhaité conclure un nouvel accord, afin d’assurer que ce mode d’organisation demeure une solution efficace pour les salariés et l’organisme.
La Branche Recouvrement a ainsi défini ses orientations en matière d’organisation du travail et de télétravail via un socle de principes communs aux organismes de la Branche. Ces travaux ont mis en exergue les enjeux du « Travailler autrement » au profit de nos publics et de nos collaborateurs et ce, notamment afin de concrétiser nos enjeux RSO sur les dimensions sociale, éthique, écologique et économique. Compte tenu du travail à distance, la Direction mènera une réflexion sur l’aménagement des espaces, afin de garantir une occupation efficiente et adaptée des environnements tant partagés qu’individuels et afin de favoriser des lieux d’échanges collectifs.
Par ailleurs, dans un contexte global de négociations de branche inter professionnelle, les organisations syndicales nationales ont également fait part de leurs propositions.
Bien que l’accord national interprofessionnel du 11 juillet 2022 n’ait pas recueilli l’adhésion de toutes les confédérations représentatives, les organisations syndicales représentatives à l’URSSAF souhaitent affirmer leur volonté de poursuivre sur cette nouvelle organisation de travail.
C’est pourquoi les parties signataires ont souhaité s’engager dans des réflexions visant à conclure un nouvel accord collectif afin de redéfinir au sein de l’URSSAF de Poitou-Charentes :
Les droits et obligations des salariés et de l’employeur,
Le périmètre et les modalités de mise en œuvre du télétravail.
Le télétravail reste un outil efficace pour favoriser la conciliation entre vie privée/vie professionnelle en permettant aux salariés volontaires de limiter leurs trajets quotidiens entre le domicile et le lieu de travail. Il permet également de diminuer les impacts environnementaux et le risque routier. Pour autant, son usage doit assurer le maintien du fonctionnement du collectif de travail en préservant le lien social et en évitant tout risque d’isolement.
Ce nouvel accord qui s’inscrit dans le respect de la législation, notamment l’article L 1222-9 du code du travail a pour objectif d’assurer que ce mode d’organisation demeure une solution efficace pour les salariés et l’organisme. Article 1 - Principes généraux du travail à distance
1.1 - Champ d’application Conformément à l’article L 1222-9 du code du travail, le télétravail s’entend d’une forme d’organisation du travail volontaire dans laquelle un travail qui aurait pu être exécuté dans les locaux habituels de l’employeur, est effectué par le salarié en dehors de ces locaux en utilisant les technologies de l’information et de la communication.
Le présent accord vise les situations de télétravail dans lesquelles un salarié exécute en partie son contrat de travail en dehors de son lieu de travail habituel sans que la nature de son activité l’y contraigne quelle que soit la dénomination utilisée pour décrire ce travail.
Ce mode d’organisation concerne l’ensemble des salariés quelle que soit la nature du contrat de travail (CDI, CDD, Intérimaires, stagiaires), quelle que soit leur catégorie professionnelle et quelle que soit la durée contractuelle de travail.
On entend par télétravailleur, toute personne de l’organisme qui travaille dans les conditions définies dans le présent accord. La possibilité de télétravailler s’appuie dans sa mise en œuvre sur une logique d’activités télétravaillables.
L’organisation du télétravail dans le cadre des plans de continuité d’activité mis en place en cas de circonstances exceptionnelles, notamment de menace d’épidémie, de pandémie, ou en cas de force majeure, n’entre pas dans le champ d’application du présent accord. Un régime dérogatoire a vocation à être mis en place dans un tel cas de figure. Il est susceptible de concerner l’ensemble des salariés.
Néanmoins, les conditions de télétravail pour circonstances exceptionnelles hors plans de continuité d’activité, qui peuvent amener à plus ou à moins de télétravail sont détaillées dans l’article 3.
1.2 - Principe du volontariat Le télétravail est fondé sur le principe du volontariat et est soumis à l’accord de l’employeur. Ce n’est donc pas une obligation. Cependant, si rien n’interdit à l’employeur de proposer à un salarié ce mode d’organisation, il ne peut lui imposer. Dans tous les cas, l’accord du salarié concerné est nécessaire. De même, un salarié ne peut exiger d’exercer ses fonctions selon ce type d’organisation.
Ainsi, le principe du volontariat repose sur l’initiative du salarié qui formule une demande de télétravail soumise à l’acceptation mutuelle du manager et de la Direction de l’organisme.
1.3 - Préservation du lien avec l’organisme et de la mission de service public Afin de ne pas faire obstacle à l’efficience collective, le télétravail doit être adapté et modulé au regard des exigences de service public, des activités, et du collectif de travail.
Ce principe doit permettre de trouver les bons équilibres entre :
La souplesse d’accès et d’exercice du télétravail pour le salarié d’une part, les contraintes de l’employeur au regard des exigences de service et de l’organisation du travail, et l’attention à accorder au collectif de travail, d’autre part,
La relation de confiance entre le manager et le salarié d’une part, et la responsabilité du télétravailleur, d’autre part, au travers notamment du pilotage et de l’évaluation des activités réalisées. Le pilotage et l’évaluation des activités sont établis dans les mêmes conditions et selon les mêmes critères que ceux utilisés pour les activités réalisées dans les locaux de l’organisme.
Afin de garantir l’information et l’échange avec l’organisme, les télétravailleurs participent dans les mêmes conditions que les autres salariés aux formations et réunions de service.
En vue de maintenir un lien suffisant entre le salarié et l’organisme, le télétravailleur peut effectuer au maximum trois jours de télétravail par semaine.
Sur une semaine, les jours d’absence pour congés payés et/ou RTT sont cumulables avec les jours de travail à distance, dans la limite d’une présence physique sur site
à minima de 2 jours.
De plus, le salarié doit bénéficier d’
au moins un jour sur site en commun avec l’ensemble des agents de l’unité de travail à laquelle il appartient, quelle que soit la durée de son temps de travail. On entend par unité de travail tous les salariés exerçant les mêmes activités au sein d’un même domaine sur un même site.
Les salariés exerçant les mêmes activités sur des sites différents peuvent être amenés, à la demande du manager, à être présents sur site un jour en commun en cas de nécessité de service (réunions physiques par exemple).
1.4 - Protection des données et confidentialité Le secret professionnel, la protection des données personnelles et la sécurité du système d’information doivent pouvoir être assurés au domicile du salarié. A ce titre, l’employeur est responsable de la sécurisation du système d'information utilisé par les salariés à des fins professionnelles.
Le télétravailleur s'engage à respecter les règles de sécurité informatique en vigueur dans l'organisme, en particulier à mettre en œuvre toutes les procédures visant à assurer les protections des données et leur confidentialité. II fera preuve d'une vigilance particulière sur leur intégrité et le maintien de leur confidentialité, notamment par l'application des dispositions en matière de mot de passe pour les travaux effectués à domicile.
1.5 - Droits des télétravailleurs Le télétravailleur continue de bénéficier des mêmes droits individuels et collectifs que ceux applicables aux salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de l’organisme en matière d'accès à la formation professionnelle, de déroulement de carrière, d'évolution professionnelle et de manière générale à toutes les informations relatives à la vie de l'organisme.
Le salarié bénéficie des mêmes avantages légaux et conventionnels que ceux applicables aux salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de l’entreprise. Ainsi, il bénéficie également des titres restaurants pour les jours de télétravail.
Toutefois, les dispositions conventionnelles relatives aux frais de déplacement ne sont pas applicables aux télétravailleurs les jours de travail à distance.
Article 2 - Modalités d’accès au travail à distance rticle 2 – Modalités d’accès au travail à distance 2.1 - Activités télétravaillables Les signataires posent comme principe que le télétravail doit être ouvert au maximum de salariés. Ainsi ne sont pas retenues pour l’accès au télétravail les notions de poste, d’emploi ou de domaine.
Seuls les personnels d’entretien affectés exclusivement à l’entretien du bâtiment et/ou des espaces verts n’obéissent pas à cette règle, leur activité nécessitant une présence physique dans l’organisme sur la totalité de leur temps de travail. Dans cette optique doivent être distinguées les activités réalisables à distance de celles nécessairement exercées sur site.
Le télétravail est donc ouvert par principe à tous les salariés, seule la durée télétravaillable est modulée en fonction de l’activité réellement exercée. Cette durée maximale est définie conjointement entre le salarié et son manager, dans la limite du nombre de jours maximal autorisé par le protocole. A cet effet, l’agent indique une durée de télétravail au moment de sa demande pour validation.
Dans tous les cas, cette durée doit tenir compte des notions suivantes :
Favoriser la possibilité d’accès au télétravail au plus grand nombre,
Prendre en compte les éléments factuels des activités exercées,
Prendre en compte la capacité de réalisation des tâches à distance : réalisation technique (ex : espace adapté, moyens en équipements) et individuelle (ex : capacité à prendre en charge une activité à distance, montée en compétences du télétravailleur pour les nouvelles activités),
Prendre en compte la nécessité de présence sur site : présence individuelle (ex : formation, réunion) et collective (ex : jour commun de l’unité de travail),
Réaliser une activité non télétravaillable à la demande de l’employeur.
2.2 - Les locaux du télétravailleur Le lieu d’exercice du télétravail doit être compatible avec l’exercice d’une activité professionnelle au regard des règles en matière d’hygiène et de sécurité. L’espace doit être adapté au télétravail afin de permettre des conditions de travail satisfaisantes et le respect de la confidentialité.
Par principe, le télétravail s’exerce au domicile du salarié.
Toutefois, le télétravailleur est autorisé à exercer son activité dans un lieu privé différent du domicile, dès lors que l’adresse est déclarée à l’employeur, qu’elle est stable, se trouve en France et que le salarié atteste que ce lieu est couvert par une assurance couvrant l’activité professionnelle. Le caractère stable de l’adresse autre que le domicile implique que le salarié ne puisse en changer, sauf situations d’urgence d’ordre personnel ou familial, qu’une fois par an.
En cas de télétravail en dehors du domicile, le salarié s’engage à revenir sur site dans un délai de 24 heures en cas d’impossibilité technique à télétravailler ou de nécessité de service. Les frais engendrés par ce retour restent à la charge du salarié. S’il se trouve dans l’impossibilité de respecter ce délai compte-tenu par exemple de son éloignement, il devra compenser le délai supplémentaire en utilisant les possibilités prévues par le protocole d’horaire variable (débit/crédit) ou en posant un congé ou un jour de RTT.
Le salarié complète une demande aux termes de laquelle il :
détaille ses futures conditions de travail et l’aménagement disponible ou nécessaire.
atteste que la connexion internet est suffisante pour assurer la connexion à distance et la continuité de travail.
Il complète également une attestation relative à la conformité de son installation électrique. Il peut toutefois, par le biais de cette attestation, demander la réalisation d’un diagnostic électrique qui sera pris en charge par l’organisme. Pour un lieu de télétravail autre que le domicile,tel que défini dans le paragraphe précédent, une attestation relative à la conformité de l’installation électrique est également requise. En cas de demande, de diagnostic électrique, celui-ci sera à la charge du salarié.
Préalablement au démarrage du télétravail, le salarié doit par ailleurs fournir une attestation d’assurance garantissant la couverture au titre du télétravail.
En cas de difficultés liées à son installation, le télétravailleur peut demander à un membre de la commission santé, sécurité et conditions de travail du CSE à faire les visites de vérification éventuelles de mise en œuvre et d’installation.
Le modèle du formulaire fait l’objet d’une validation conjointe avec les organisations syndicales, parties prenantes à la présente négociation.
2.3 - L’éligibilité au télétravail Les signataires déterminent qu’aucun salarié ne peut être écarté d’une possibilité de télétravail pour des notions d’ancienneté dans l’organisme ou dans la fonction. Selon le même précepte, aucun salarié ne pourra être écarté d’un recrutement, d’une prise de poste ou d’une fonction au motif qu’il n’est pas en capacité ou n’a pas la volonté de télétravailler.
Conformément à l’article 2.1, le nombre de jours de télétravail peut évoluer en fonction des capacités individuelles à réaliser à distance les tâches inhérentes à l’activité du salarié.
2.4 - Les modalités d'accès des travailleurs handicapés au télétravail ou en cas de préconisation du médecin du travail Quand le télétravail est de nature à favoriser l’emploi des salariés en situation de handicap ou quand il est préconisé par le médecin du travail afin de permettre de maintenir le salarié en activité, l’employeur, en lien avec les membres de la CSSCT examine les conditions dans lesquelles les règles applicables peuvent être aménagées.
Cet examen peut, notamment, le conduire à déroger au nombre de jours minimum de travail devant être effectués dans l’organisme.
Article 3 - Les formules de télétravail
3.1 - Modalités d’organisation
Afin de maintenir un service de qualité et de permettre au collectif de trouver le meilleur équilibre, le télétravailleur peut effectuer
au maximum trois jours de télétravail par semaine. Le nombre de jours pouvant être télétravaillés doit être évalué en fonction des activités réalisées uniquement sur site.
Le nombre de jours minimum de présence sur site est de
deux jours entiers par semaine quelque soit le temps de travail. Les jours de formation en présentiel et les déplacements professionnels sont considérés comme des jours de présence.
Le nombre de jours de présence sur site ne doit pas prendre en compte les absences telles que les congés payés et/ou RTT. Exceptionnellement, lorsque la semaine comprend deux jours travaillés à la suite de congés payés et/ou RTT, le nombre de jours minimal de présence sur site est d’un jour entier. Cette situation ne devra pas être répétitive.
De plus, par souci de préservation du lien social, tout salarié doit être présent au moins un jour par semaine sur site en commun avec l’ensemble des agents de l’unité de travail à laquelle il appartient, quelle que soit la durée de son temps de travail, à partir du moment où l’unité sur site est composée d’au moins deux personnes. Le jour de présence sur site est, dans ce cas, fixé par le manager. Les temps de présence collective pourront être l'occasion de partager des moments d’échanges, de réaliser les réunions de service ou tout autre travail collaboratif nécessitant une présence physique. La journée d'équipe peut être modifiée en fonction des nécessités d'organisation du service.
Le nombre de jours autorisés en télétravail peut être amené à évoluer au regard de l’évolution de la situation professionnelle du salarié.
A titre d’exemple, on citera :
Evolution de la capacité du salarié à prendre en charge une activité à distance
Montée en compétence du salarié sur de nouvelles activités
Evolution des fonctions exercées par le salarié
Le télétravail peut être réalisé sur une demi-journée dans les conditions prévues à l’article 3.2, dans la limite de 2 demi-journées par semaine. Nonobstant, les journées de télétravail ne sont pas fractionnables par demi-journée et sont décomptées du forfait en journée complète.
3.2 - Le télétravail sous forme d’enveloppe annuelle de jours Le télétravail peut être organisé sous la forme d'une enveloppe de jours à prendre par le salarié au cours de l'année.
Pour les salariés à temps plein, trois niveaux d'enveloppes jours sont proposés pour les salariés :
40 jours par an,
80 jours par an,
120 jours par an.
Les salariés à temps partiels pourront bénéficier de l'enveloppe de :
40 ou 80 jours par an lorsque un jour est non travaillé dans la semaine,
40 jours de télétravail par an, lorsque deux jours sont non travaillés dans la semaine.
En cas d'utilisation partielle de l’enveloppe jours, les jours non utilisés ne sont pas reportables sur l'année suivante. Seuls les jours de télétravail ayant fait l’objet d’une annulation sont recrédités dans l’enveloppe annuelle.
Les demandes formulées par le salarié font l’objet d’une décision qui sera notifiée selon les modalités décrites dans l’article 7.
3.3 - Choix des jours de télétravail Le choix du nombre de jours télétravaillés sera réalisé en concertation avec la ligne managériale. Ce mode d'organisation du télétravail ne doit toutefois pas conduire à déroger à la règle de deux jours de présence par semaine dans l'organisme.
La planification des jours télétravaillés sera organisée par la ligne managériale a minima mensuellement et au maximum au semestre. La périodicité est fixée par le manager. Une fois la planification validée, les jours télétravaillés sont saisis dans le workflow. Le forfait peut être utilisé de manière modulaire ou permettre une planification fixe des jours de télétravail sur la semaine, le principe étant que les jours de télétravail soient planifiés de façon répartie et équilibrée sur l'année.
Le télétravailleur bénéficiaire de l'enveloppe de jours de télétravail doit solliciter l'accord de sa hiérarchie, via le Workflow, pour modifier chaque journée de travail à domicile initialement planifiée en respectant un délai de prévenance de 8 jours.
En cas de besoin, le manager peut demander au collaborateur de revenir sur site avec un délai de prévenance minimum de 48 heures, sauf situation exceptionnelle (activité non réalisable à distance qui ne peut pas être reportée).
3.4 - Le Télétravail, un moyen de s’adapter En vue de s’adapter à des « circonstances particulières », l’accord met en place, en plus du télétravail habituel, trois autres dispositifs :
Le télétravail exceptionnel à la demande de l’employeur
Le télétravail exceptionnel à la demande du salarié
Le télétravail « pour favoriser le soin/le retour au travail »
3.4.1 - Le télétravail exceptionnel à la demande de l’employeur Ouvert à tous les salariés de l’organisme (CDI, alternants, stagiaires, etc.), ce dispositif peut être imposé par l’employeur et peut s’adresser aussi bien aux télétravailleurs qu’aux salariés n’ayant pas demandé le télétravail en application des dispositions de l’article L 1222-11 du code du travail. Selon les circonstances exceptionnelles, les modalités de télétravail peuvent aller jusqu’à 100% du temps de travail et la durée est variable.
Ainsi, des travaux sur un site de l’organisme peuvent être considérés comme des circonstances exceptionnelles, y compris pour les travaux programmés, nécessitant la mise en place du télétravail, afin d’éviter des déménagements de site et de faciliter ces périodes de transition pour les salariés.
Dans le cas de télétravail exceptionnel continu, c’est-à-dire lorsque le télétravail s’effectue sur l’ensemble de la semaine sans retour sur site, celui-ci est limité à une durée maximale de 4 semaines consécutives. Cette durée ne peut être allongée qu’avec l’accord explicite de l’agent. En cas d’épisode de pollution au sens de l’article L.223-1 du code de l’environnement, entraînant des restrictions de circulation, les jours de télétravail pourront être modifiés pour les sites concernés. Cette disposition peut également s’appliquer en cas d’épisode climatique exceptionnel (forte chaleur, neige, verglas).
Mise en œuvre
Les salariés et le CSE sont informés des modalités et des consignes du télétravail. Dans ce cas, un délai de prévenance d’une semaine doit être respecté. Conformément à la réglementation, s’agissant d’une décision de l’employeur pour assurer la sécurité des salariés, aucun avenant au contrat de travail n’est nécessaire. Un message de l’employeur précisera toutefois les modalités pratiques de mise en œuvre de ce télétravail exceptionnel.
En cas de renouvellement, la CSSCT est informée.
Modalités
Le télétravail exceptionnel peut ne pas s’effectuer dans les mêmes conditions que le télétravail régulier. Les dispositions relatives au télétravail habituel ne sont plus applicables pendant la durée de mise en télétravail exceptionnel. Les salariés ne disposant pas d’une maîtrise des activités suffisante et d’une capacité de réalisation des tâches à distance peuvent, tout de même, être autorisés à télétravailler. Ils bénéficient alors d’un accompagnement prioritaire et renforcé.
3.4.2 - Le télétravail exceptionnel à la demande du salarié Un quotat à hauteur de 5 jours par an sera utilisable par l’agent, avec un délai de prévenance exceptionnellement réduit à 1 jour ouvré, dans le cadre de convenance personnelle, au regard de l’équilibre vie privée- vie professionnelle. Le manager a la possibilité de refuser cette demande en la motivant, pour des raisons de service.
Tout salarié de l’organisme (CDI, alternants, stagiaires, etc.) bénéficiaire ou non d’une enveloppe annuelle de jours de télétravail comme précisé au point 3.2 aura la possibilité, à sa demande de travailler exceptionnellement à distance.
Ces jours seront décomptés de l’enveloppe annuelle de jours de télétravail pour les télétravailleurs. Les non télétravailleurs bénéficieront d’un décompte identifié à cet effet.
3.4.3 - Le télétravail pour favoriser le soin et le maintien dans l’emploi Ce dispositif est mis en place pour accompagner des salariés lors de situations particulières liées au handicap, au retour de longue maladie (supérieure ou égale à trois mois), au temps partiel thérapeutique, à la grossesse et aux salariés aidants. Ce dispositif est ouvert aussi bien aux salariés en télétravail habituel qu’aux salariés ne bénéficiant pas de télétravail.
Les proches aidants sont ceux définis au titre de l’article 1 du protocole d’accord du 13 juillet 2021 relatif au déploiement d’un dispositif de soutien aux salariés proches aidants des organismes du Régime général de Sécurité Sociale. Le bénéfice ne peut excéder une durée de 1 mois en continu éventuellement renouvelable 2 fois et sur présentation de justificatifs.
Les salariées en situation de grossesse auront la possibilité, dans le mois précédant leur congé maternité ou avant sur production d’un certificat médical, de faire une demande de télétravail pouvant aller jusqu’à 100 % de leur temps de travail.
D’une manière générale, les situations particulières et/ou exceptionnelles seront examinées par l’employeur. Les modalités de mise en œuvre du télétravail pour ces situations sont encadrées par une notification adressée par l’employeur au(x) salarié(s) concerné(s). Ainsi, tout salarié de l’organisme (CDI, alternants, stagiaires, etc.) bénéficiaires ou non d’une enveloppe annuelle de jours de télétravail comme précisé au point 3.2 aura la possibilité, au regard de sa situation de santé, avec avis médical à bénéficier de ce dispositif dans la limite d’un mois maximum, et sous réserve d’un délai de prévenance d’1 jour ouvré.
La dérogation de 2 jours de présence sur site conduit à des jours de télétravail supplémentaires qui ne seront pas décomptés dans l’enveloppe.
Article 4 - Les équipements
Le télétravailleur doit pouvoir être joignable par téléphone, par messagerie et être en mesure de se connecter à distance.
A cet effet, l’employeur fournit au télétravailleur le matériel informatique et de communication nécessaire afin de lui permettre d’exercer son activité professionnelle dans les mêmes conditions que s’il était à son poste de travail. Cette mise à disposition prend les formes les plus adaptées aux besoins dès lors qu’elle permet au télétravailleur de communiquer tant avec ses collègues, sa hiérarchie, qu’avec les cotisants ou les partenaires.
L’employeur assure la maintenance et l’adaptation de l’équipement aux évolutions technologiques. Le télétravailleur s’engage à prendre soin du matériel mis à disposition.
L’utilisation de ce matériel est strictement limitée à l’exercice de l’activité professionnelle.
En cas de dysfonctionnement du matériel, le télétravailleur doit en informer immédiatement les services spécialisés de l’organisme, ainsi que son manager.
Par exception, dans le cas où l’employeur ne dispose pas de matériel informatique suffisant en nombre, le télétravailleur, en accord avec l’employeur, dispose de la faculté d’accepter d’exercer temporairement l’activité en télétravail sur du matériel informatique personnel au travers de procédures sécurisées.
Concernant l’équipement, hors informatique, l’employeur participe exclusivement pour le domicile principal, à l’achat de mobilier (c’est-à-dire bureau et/ou siège) à hauteur de 50% de la dépense par le salarié sur présentation d’une facture et dans la limite de 150 euros.
Cette prise en charge concerne tout agent ayant au moins un an d’ancienneté dans l’organisme. La participation de l’employeur ne peut intervenir qu’une fois, par période de 10 années. Le salarié procède à l’achat et au règlement direct auprès du fournisseur, l’employeur n’intervient jamais en subrogation mais uniquement a posteriori sur présentation d’une facture acquittée par le salarié.
Dans la mesure des disponibilités de matériel, les demandes individuelles autres seront étudiées par l’employeur. Ainsi, des dons de mobilier de bureau amorti pourront être organisés dès lors qu’ils sont en état d’être utilisés.
Par ailleurs, et dans la mesure du possible, l’employeur met à disposition le matériel adapté en fonction des préconisations de la médecine du travail.
Le salarié s’engage à restituer l’intégralité du matériel lié à son activité de télétravail lorsqu’il est mis fin au télétravail, à l’exception du mobilier pour lequel il a bénéficié soit d’un don, soit d’une participation financière de l’employeur. Ces mobiliers demeurent la propriété du salarié.
Article 5 - La gestion du temps de travail
5.1 - Durée de travail et respect de la vie privée L’organisation du télétravail s’exerce dans le cadre des horaires de travail habituels de l’Urssaf de Poitou-Charentes et dans les mêmes conditions que le travail en organisme. L’accord relatif à l’horaire variable en vigueur s’applique au télétravailleur.
Le salarié en télétravail et l’employeur sont tenus de respecter la réglementation applicable en matière de temps de travail (durée quotidienne et hebdomadaire, amplitude, repos quotidien et hebdomadaire, …). Le télétravailleur ne peut effectuer des heures supplémentaires ou complémentaires qu’à la demande de son employeur selon les mêmes règles applicables sur site.
Le salarié doit être joignable par l’organisme durant les plages horaires telles que fixées par l’accord relatif à l’horaire variable, par téléphone, par messagerie et être en mesure de se connecter à distance. L’employeur est tenu de respecter ces plages horaires et ne peut donc pas contacter le salarié en dehors.
Les heures de télétravail doivent être consacrées uniquement à l’exercice de l’activité professionnelle et exclure toute activité personnelle. Le télétravail ne doit pas conduire à ce que l’employeur s’immisce dans la vie personnelle du salarié ou dans l’organisation de celle-ci.
Pour ce qui concerne les salariés relevant d’une convention de forfait annuel en jours, chaque journée effectuée dans le cadre du télétravail équivaut, quel que soit le nombre d’heures effectuées, à une journée de travail au sens de la convention de forfait.
5.2 - Suivi des temps de travail et repos Le suivi du temps de travail du salarié en situation de télétravail est effectué dans les mêmes conditions que lorsqu’il travaille sur son site de rattachement. Le télétravailleur continue de badger directement sur son poste de travail en utilisant le logiciel du temps de travail habituel.
Afin de préserver la santé des salariés de l’organisme, le télétravailleur bénéficie, comme tous les salariés, d’un droit à la déconnexion des outils mis à sa disposition (téléphone, ordinateur) en dehors du temps de travail effectif journalier. Cette disposition assure l’effectivité du droit au repos en situation de télétravail et participe à la prévention des risques psychosociaux dans l’organisme.
5.3 - Suivi du télétravailleur et de son activité Au quotidien, le manager suit les activités du télétravailleur dans les mêmes conditions que celles établies pour les activités réalisées dans les locaux de l’organisme.
Au fur et à mesure du suivi, le manager, en collaboration avec le télétravailleur, peut être amené à ajuster les activités télétravaillables en fonction des moyens techniques, de la capacité à prendre en charge une activité à distance et de la montée en compétences du télétravailleur pour les nouvelles activités.
Article 6 - L’accompagnement
Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et à la sécurité au travail sont applicables aux télétravailleurs. L’employeur reste donc responsable de la santé et de la sécurité du télétravailleur.
La mise en place de mesures de prévention des Risques Psychosociaux (risque d’isolement du télétravailleur et rupture du lien social) et TMS (troubles musculosquelettiques) est donc primordiale.
A cette fin, l’employeur propose un accompagnement à la mise en œuvre du télétravail au travers notamment (à minima) des dispositifs tels que :
la formation des télétravailleurs,
la formation des managers pour le management à distance,
un guide pratique : ergonomie du poste de travail à domicile, relation de travail à distance, ...
des actions de sensibilisation.
Par ailleurs, le Document Unique d’Evaluation des Risques Professionnels (DUERP) mis à jour annuellement, prend en compte les évolutions en entreprise dont le télétravail et sa mise en œuvre. Chaque année la liste des agents en télétravail est transmise à la médecine du travail afin qu’elle puisse assurer un suivi spécifique et adapté aux salariés concernés.
Prévention des violences conjugales et intrafamiliales
Dans le cadre de la prévention des violences conjugales et intrafamiliales, et sur la demande de l’agent concerné, en cas de situation de danger signalée à l’employeur, ce dernier s’engage à suspendre le télétravail et à autoriser un retour sur site sans délai de prévenance. Le télétravailleur, au même titre que les agents travaillant sur site, peut prendre contact avec le référent santé et les référents harcèlement sexuel s’il le juge nécessaire.
Par ailleurs, le Document Unique d’Evaluation des Risques Professionnels (DUERP) mis à jour annuellement, prend en compte les évolutions en entreprise dont la prévention des violences conjugales et intrafamiliales.
Accident du travail
Le télétravailleur bénéficie de la même couverture accident, maladie et décès que les autres agents de l’établissement durant ses périodes de télétravail. En vertu de l’article 1222-9 du Code du travail, l’accident survenu sur le lieu de télétravail pendant l’exercice de l’activité professionnelle est présumé être un accident de travail au sens de la sécurité sociale. Le télétravailleur doit informer l’employeur de tout arrêt de travail ou de la survenance d’un accident du travail pendant les jours de télétravail dans les mêmes conditions que lorsqu’il effectue son travail dans les locaux de l’établissement.
Entretien Annuel d’Evaluation et d’Accompagnement
Lors de chaque EAEA, un temps d’échange est consacré avec le télétravailleur sur le suivi de cette organisation de travail.
Afin de faciliter le déroulement du télétravail, sont notamment évoqués :
les conditions d’exercices du télétravail et sa charge de travail,
le maintien du lien nécessaire avec l’organisme,
La détermination d’un besoin en formation (difficulté sur les outils ou perfectionnement bureautique…),
La réévaluation des activités télétravaillables,
L’évaluation conjointe de la qualité de la communication en télétravail (télétravailleur et manageur, télétravailleurs et unité de travail, télétravailleurs et l’ensemble de l’URSSAF, télétravailleurs et partenaires/cotisants).
Pour les télétravailleurs, l’entretien annuel d’évaluation et d’accompagnement commence par un temps d’échanges consacré au suivi de l’organisation du télétravail.
Article 7 - Le processus et les démarches
Afin de pouvoir engager et accompagner le projet de télétravail dans le dialogue, la confiance et l’efficacité, un processus comportant des étapes spécifiques est mis en place.
7.1 - La demande Le télétravail repose exclusivement sur le principe du volontariat. L’employeur peut, après examen, accepter totalement ou partiellement, ou refuser la demande. En tout état de cause, chaque décision d’accord partiel ou de refus sera motivée.
Le salarié doit formuler une demande en complétant le dossier de candidature de télétravail, qui sera validé par son manager. Le manager du salarié souhaitant bénéficier du télétravail doit émettre un avis sur la capacité à réaliser l’activité à distance, l’organisation et la rigueur de son collaborateur ainsi que définir les tâches télétravaillables.
Le choix des jours de télétravail résulte d’un accord entre le salarié et son responsable hiérarchique de façon à assurer le bon fonctionnement et la continuité de service de l’unité de travail auquel le salarié appartient tout en permettant le maintien du collectif de travail.
L’instruction de la demande est soumise à l’appréciation du pilote ou coordonnateur du domaine et des Ressources Humaines qui formulent à la Direction un avis de recevabilité de la demande, dans les 15 jours suivant la réception de la demande. La Direction transmet la décision par écrit dans un délai de 30 jours à compter de la réception de la demande de l’agent. Outre les activités télétravaillables, cette décision tient compte des possibilités d’équipement en matériel des candidats au télétravail. En cas de refus d’accès au télétravail, la motivation doit figurer dans la notification adressée au salarié.
En cas de refus de sa demande, le salarié peut solliciter un réexamen de sa situation en adressant une demande argumentée à la direction dans un délai de 30 jours maximum suivant la notification de refus. La Direction lui adresse alors une réponse écrite et motivée dans un délai de 15 jours suivant la réception de cette demande de réexamen.
Tant que le salarié n’a pas de volonté de modifier sa situation de télétravail, il n’y a pas de nécessité de constituer un nouveau dossier.
7.2 - L’avenant Un avenant au contrat de travail est signé par tous les télétravailleurs. Il précise le lieu de télétravail, l’enveloppe retenue, les moyens et coûts pris en charge. Il est conclu pour l’année civile avec tacite reconduction et continue de produire ses effets tant que la situation du salarié n’est pas modifiée. Un nouvel avenant est signé dès lors que l’un des éléments au moins se trouve modifié. L’avenant est révisable ou dénonçable par l’une des parties moyennant un délai de prévenance de 1 mois.Les modalités de réversibilité du télétravail sont encadrées à l’article 7.5.
7.3 - L’entrée dans le dispositif Après s’être assurés de la réunion des conditions d’éligibilité technique posées à l’article 4 et de l’accord du manager, l’employeur et le salarié examinent le calendrier prévisionnel de déploiement du télétravail sur l’année civile.
Ce calendrier tiendra compte notamment de l’organisation des sessions de formation, des commandes de matériel, ainsi que des délais d’approvisionnement et de préparation des postes informatiques de travail à distance.
7.4 - La période d’adaptation Il est instauré une période d’adaptation pendant laquelle chacune des parties à l’avenant peut y mettre un terme sous réserve de respecter un délai de prévenance. La durée de la période d’adaptation est fixée à 3 mois et celle du délai de prévenance de 15 jours.
Cette période permet au salarié, comme à l’employeur, de s’assurer que le télétravail correspond à ses attentes et qu’il est réalisable. 15 jours avant la fin de la période d’adaptation, un entretien est réalisé entre le manager et le télétravailleur, afin d’apprécier l’opportunité de la poursuite ou non du travail à distance.
A l’issue de la période d’adaptation, l’employeur ou le télétravailleur peut demander à mettre un terme au télétravail.
7.5 - La réversibilité A l'issue de la période d'adaptation, il peut être mis fin, par accord des parties, au télétravail avant le terme initialement prévu, sous réserve d’un délai de prévenance d’un mois, en motivant la décision.
Ce délai peut être raccourci ou allongé d’un commun accord entre le collaborateur et son manager, voire supprimé en cas d’impossibilité technique de poursuivre le télétravail ou dans le cas des dispositions visées à l’article 6 portant sur les violences conjugales et intrafamiliales.
La demande de réversibilité doit être effectuée par écrit et exposer les motifs de la demande. La réversibilité met fin à l’avenant. Le salarié retrouve son poste et ses conditions de travail antérieures. Cette décision, qui met automatiquement fin au télétravail, est notifiée par écrit.
7.6 - La suspension Le télétravail peut être interrompu à la demande du salarié et/ou de l’employeur (ex : réunion imposant la présence du salarié ; salarié préférant traiter un dossier sur site, formateur interne, accompagnateur de nouveaux arrivants…). Dans ce cas
, un délai de 2 jours ouvrés de prévenance doit être respecté (sauf urgence).
Dans le cas d’une impossibilité technique inopinée (ex : problème de connexion Internet, défaillance du système informatique rendant la connexion à distance impossible), les conditions de retour sur site sont organisées dans le plus bref délai entre le télétravailleur et sa hiérarchie. Les modalités de retour sur site sont définies en fonction de l’heure et de la nature de l’incident. Le temps consacré aux tentatives de connexion et à l’accession au site sont considérés comme du temps de travail.
7.7 - Modification d’activités
Lors d’un changement significatif des activités et missions confiées au salarié, la situation du salarié en télétravail devra être revue avec son manager.
En fonction des besoins, le télétravail peut être diminué voire suspendu temporairement de façon à permettre notamment une montée en compétences du salarié sur ses nouvelles activités. Pour ce faire, un message électronique est envoyé par le manager à la RH, en copie au télétravailleur concerné, pour préciser la période visée par cette suspension.
7.8 -Changement de domicile
En cas de changement de domicile, la nouvelle installation en télétravail doit à nouveau répondre aux obligations de l’article 2.2. du présent protocole et fera l’objet d’un nouvel avenant tel que précisé dans cet article (paragraphe portant sur l’avenant).
7.9 - La prise en charge des frais professionnels L’employeur prend en charge, les frais professionnels inhérents à la situation de télétravail à domicile dans les conditions suivantes :
Le coût réel de la réalisation du diagnostic de conformité des installations électriques, pour le domicile principal exclusivement, quand celui-ci est demandé par le salarié.
Le surcoût éventuel de l’assurance du domicile du télétravailleur pour son montant réel
Une indemnité journalière au titre de la prise en compte des frais professionnels découlant de l’exercice du télétravail (abonnement internet, consommation d’électricité, d’eau, de chauffage…).
elle s’élève à 2,95 € par journée de télétravail effectivement réalisée.
dans tous les cas, le versement correspondant est réalisé mensuellement dans le cadre des opérations de paie
son montant pourra être révisé en fonction des évolutions des dispositions conventionnelles applicables en la matière.
en application des dispositions réglementaires relatives aux frais professionnels, cette indemnité est exclue de l’assiette des cotisations.
Ces montants sont revalorisés au 1er janvier de chaque année en fonction du taux d’évolution annuelle constaté de l’indice Insee « Logement, eau, gaz et combustible », ou de tout indice qui viendrait à s’y substituer, publié au bulletin mensuel de statistique. Toute revalorisation plus favorable de l’indemnité décidée par les partenaires sociaux au niveau national sera appliquée de plein droit par l’Urssaf.
Article 8 - Suivi
Une Commission de suivi composée des organisations syndicales représentatives et de la direction se réunira une fois par an afin d’assurer le suivi de l’application du présent accord. Ces réunions auront pour objectif de :
Réaliser un examen partagé des conditions de l’application de l’accord,
Examiner les refus opposés à des demandes de télétravail et leurs motivations
Examiner les situations ayant donné lieu à des suspensions ou modifications d’activité
Proposer le cas échéant des améliorations dans les modalités d’application
La réunion de cette commission s’appuiera sur la production d’un bilan annuel détaillé qui présentera, entre autres, le nombre et les motifs de refus de passage au télétravail.
Les parties s’accordent sur la nécessité de s’appuyer sur des indicateurs liés à la mise en œuvre de l’accord :
Nombre de demandes de télétravail
Nombre d’accords
Nombre de refus et motifs
Nombre de suspensions
Nombre de réversibilités
Ce bilan sera également communiqué pour information à la CSSCT et au CSE.
Article 9 - Dispositions générales
9.1 - Durée de l’accord Le présent accord est conclu pour une durée déterminée couvrant la période qui court du 1er jour du mois suivant l’obtention de l’agrément ministériel jusqu’au 31 décembre 2027.
Les parties conviennent de se réunir avant la fin du 1er semestre 2027 pour faire le bilan de l’application du présent protocole et envisager les suites à donner au terme de la période d’application. Ainsi, un avenant pourra être conclu soit pour intégrer d’éventuelles modifications au présent protocole, soit pour en reconduire les dispositions actuelles pour une période qui sera définie par les parties signataires.
9.2 - Révision Le présent accord pourra être révisé, à tout moment, pendant la période d'application par accord entre les parties. Toute demande de révision, totale ou partielle, devra être effectuée par lettre recommandée avec accusé de réception, adressée aux autres parties signataires. Elle doit être accompagnée d'une proposition nouvelle sur les points à réviser.
La discussion de la demande de révision doit s'engager dans les 3 mois suivants la présentation de celle-ci. Toute modification fera l'objet d'un avenant conclu dans les conditions prévues par les dispositions législatives et réglementaires.
9.3 - Formalités Le présent accord est transmis à la Direction de la Sécurité Sociale dans le cadre de la procédure d'agrément ministériel.
Il est également soumis à l'avis du Comité Exécutif des Directeurs de l'Union des Caisses Nationales de Sécurité Sociale. Celui-ci examine la compatibilité du présent accord avec les dispositions de la lettre de cadrage nationale de l'UCANSS.
Conformément aux articles D.2231-2 et suivants du code du travail, le texte du présent accord, une fois agréé, sera déposé sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail et auprès du secrétariat greffe du conseil de prud’hommes de Poitiers.
9.4 - Communication de cet accord Le présent accord sera transmis aux Organisations Syndicales présentes dans l’organisme et aux instances représentatives du personnel.
9.5 - Information du personnel Une information complète sera assurée par la Direction régionale au travers d'une publication sous Canopée, de réunions et/ou de publications internes ou de tout autre moyen qui lui semblera approprié.
