ACCORD RELATIF AU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE ACCORD RELATIF AU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE
Entre les soussignés,
Vacances Pour Tous International (VPTI)
Situé au 21 Rue Saint-Fargeau – CS 72021 -75989 PARIS Cedex 20 , Immatriculée au RCS de Paris sous le numéro B 392 543 443
d’une part,
Et :
Les organisations syndicales,
Représentatives ou représentées au sein de VPTI,
d’autre part,
Il a été convenu et arrêté ce qui suit : Préambule
L'ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017 fusionne les instances CE, DP et CHSCT en une instance unique, le comité social et économique (CSE). Un décret du 29 décembre 2017 est venu préciser les règles de fonctionnement du CSE. Le présent accord a pour objet d'arrêter les modalités de mise en place du comité social et économique
Les dispositions des accords sur les anciennes instances représentatives du personnel deviennent caduques à compter du 1er tour de l’élection du CSE.
A l'issue de plusieurs réunions de négociations, les parties conviennent des dispositions suivantes.
Chapitre 1 : Détermination du périmètre
Les parties signataires conviennent que le comité social et économique sera mis en place au niveau de Vacances Pour Tous International.
Chapitre 2 : Mode de scrutin
Les parties conviennent que le vote électronique constitue le mode de scrutin de référence mis en œuvre dans le cadre des élections professionnelles des membres du CSE. A ce titre, un accompagnement des salariés sera mis en place à travers d’actions de communications et de la mise à disposition de modes d’emploi et/ou tutoriels. Le cahier des charges retenu dans le cadre du vote électronique est déterminé en annexe 1 du présent accord et vise à assurer la confidentialité des données transmises, la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes. Chapitre 3 : Attribution du Comité social et économique
Le comité social et économique est une instance unique fusionnant les missions du comité d'entreprise (CE), des délégués du personnel (DP) et du comité d'hygiène de sécurité et des conditions de travail (CHSCT).
Missions principales :
Assurer l'expression collective de l'ensemble des salariés
Il est informé et consulté sur les questions intéressant l'organisation, la gestion et la marche générale de l'entreprise. Il s'agit notamment des mesures affectant le volume ou la structure des effectifs, les modifications de son organisation économique ou juridique, les conditions d'emploi et de travail et l'introduction de nouvelles technologies (Article L.2312-8 du Code du travail).
Le CSE est consulté sur les orientations stratégiques de l'entreprise, la situation économique et financière de l'entreprise et la politique sociale de l'entreprise ainsi que sur les conditions de travail et l'emploi. Une base de données économiques et sociales (BDES) rassemblant l'ensemble des informations nécessaires est mise à sa disposition.
Assurer et contrôler la gestion des activités sociales et culturelles
Assurer le respect des conditions de travail en termes de santé et de sécurité
Le CSE a pour mission d'analyser les risques professionnels auxquels peuvent être exposés les travailleurs ainsi que leurs effets. Il contribue également à faciliter l'accès à tous, et plus précisément aux femmes et aux personnes en situation de handicap, à l'ensemble des emplois.
Il formule et examine toutes propositions de nature à améliorer les conditions de travail d'emploi et de formation professionnelle. Il procède à des inspections en matière de santé, de sécurité et de conditions de travail et peut également réaliser des enquêtes.
Présenter à l'employeur les réclamations individuelles ou collectives relatives aux salaires, à l'application du Code du travail et des autres dispositions légales.
Recours à un expert :
Conformément aux dispositions légales, le CSE à la possibilité de recourir à un expert-comptable ou à un expert habilité notamment pour :
Consultation sur la situation économique et financière de l’entreprise ;
Risque grave relevé ou non par un accident du travail, maladie professionnelle ou à caractère professionnel ;
Orientations stratégiques de l’entreprise ainsi que pour certaines consultations ponctuelles
Droit d’alerte :
Le CSE dispose d'un droit d'alerte :
En cas d'atteinte aux droits des personnes, à leur santé physique et mentale ou aux libertés individuelles dans l'entreprise ;
En cas de danger grave et imminent ainsi qu'en matière de santé publique et d'environnement ;
Lorsque le CSE a connaissance de faits de nature à affecter la situation économique de l'entreprise ;
En matière sociale
Chapitre 4 : Dispositions relatives aux modalités de fonctionnement général du comité social et économique
Article 1 – Budgets accordés au CSE
Le budget de fonctionnement :
L’employeur verse au comité social et économique une subvention de fonctionnement d’un montant annuel équivalent à 0,20% de la masse salariale brute.
Contribution destinée aux actions sociales et culturelles
Afin de financer ses activités sociales et culturelles, le comité social et économique reçoit chaque année de la part de l’employeur, une contribution annuelle de 1,2% de la masse salariale brute.
Article 2 – Composition du CSE
Le CSE est composé des membres élus, de représentants syndicaux, et est présidé par le Directeur général ou son représentant qui peut être assisté de trois collaborateurs. Le CSE peut faire appel à titre consultatif et occasionnel au concours de toute personne de l'entreprise qui lui paraitrait qualifiée, conformément à l’article L.2312-13 du Code du travail.
2.1 Membres élus du CSE
Le CSE comprend une délégation du personnel composée d’un nombre équivalent de membres titulaires et de membres suppléants. Les parties conviennent d’un nombre de sièges à pourvoir fixé à 5 élus titulaires et 5 élus suppléants.
2.2 Bureau du comité social et économique
Un secrétaire et un trésorier sont désignés parmi les membres titulaires du CSE lors de leur 1ère réunion.
2.3 Représentants syndicaux au comité social et économique
Conformément à l’article L.2143-22 du Code du travail, le délégué syndical est, de droit, représentant syndical au comité social et économique dans les entreprises de moins de 300 salariés. Chaque délégué syndical assiste aux séances du CSE.
Article 3– Durée du mandat
Les membres de la délégation du personnel au CSE sont élus pour une durée de quatre ans. Le renouvellement des mandats est illimité.
Article 4– Crédit d’heures
Chaque titulaire de la délégation du personnel au comité social et économique bénéficie de 21 heures de délégations, conformément à l’article R.2314-1 du Code du travail. Le crédit d'heures peut être utilisé cumulativement dans la limite de douze mois, dans les conditions définies à l'article R. 2315-5 du Code du travail, à savoir : prévenir l'employeur au moins 8 jours avant cette utilisation. Cette règle ne peut conduire un membre à disposer, dans le mois, de plus d'une fois et demi le crédit d'heures de délégation dont il bénéficie. En pratique, cette information se fait par mail à l'adresse rh@laligue.org La répartition des heures entre les membres de la délégation du personnel du comité social et économique, prévue aux articles L. 2315-9 et R.2315-6 du Code du travail, ne peut conduire l'un d'eux à disposer, dans le mois, de plus d'une fois et demie le crédit d'heures de délégation dont bénéficie un membre titulaire, dans les conditions définies à l'article R2315-6. Il convient donc de prévenir l'employeur au moins 8 jours avant cette utilisation. En pratique, cette information se fait par mail à l'adresse rh@laligue.org
Article 5 – Utilisation des heures de délégation
Pour la bonne gestion des heures de délégation les parties conviennent que toute absence du poste de travail de quelque durée qu’elle soit du fait des mandats des membre du CSE devra faire l’objet d’un bon de délégation sur le système de gestion des ressources humaines. Il s’agit non pas d’une autorisation requise pour l’utilisation des heures de délégation mais d’une information administrative préalable devant être réalisée dans un délai raisonnable avant le début de la prise effective des heures de délégation, afin d’assurer la continuité du service. En cas d’urgence ne permettant pas de respecter ce délai de prévenance, les membres du CSE doivent informer leur responsable hiérarchique et/ou la Direction des Ressources humaines, dans les meilleurs délais et par tout moyen possible. Le temps passé aux réunions du CSE est payé comme du temps de travail effectif et n’est pas déduit des heures de délégation.
Article 6 - Organisation des réunions du CSE
L'ordre du jour est fixé conjointement par le secrétaire du comité et l'employeur ou son représentant. L'ensemble des modalités concernant le fonctionnement du CSE (convocation, PV, etc.) sont définies dans le règlement intérieur. L’ordre du jour et la convocation aux réunions du CSE, sera envoyé 3 jours au moins avant la séance, aux élus titulaires et suppléants, aux représentants syndicaux et aux personnes qui, en raison de l’ordre du jour, sont amenées à assister à la réunion du comité. Seuls les membres titulaires siègent aux réunions du CSE, sauf remplacement d’un membre titulaire absent dans le respect des critères d’ordre fixés par le législateur. Le remplacement des titulaires absents par les suppléants et la présence de ces derniers en réunions de CSE se fera selon les dispositions légales.
Article 7 - Recours à la visioconférence
En principe, la tenue des réunions du Comité Social et Economique requiert la présence physique des membres. Toutefois, afin de permettre ou de faciliter la participation de tous, les parties au présent accord souhaitent qu’il soit possible d’avoir recours à la visioconférence conformément à l’article L.2315-4 du code du travail. Lorsque la réunion porte sur un thème nécessitant l’organisation d’un vote à bulletin secret, le dispositif de vote doit garantir que l’identité de l’électeur ne peut à aucun moment être mise en relation avec l’expression de son vote, conformément à l’article D.2315-1 du Code du travail.
Article 8-Réunions
Le comité social et économique se réunit tous les deux mois, après convocation de son président, conformément à l’article L.2315-28 du code du travail. L’employeur ou le comité social et économique à la majorité des membres peuvent prendre l’initiative de réunir le comité social et économique en dehors des réunions ordinaires, en raison de circonstances particulières (Article L.2315-28 du code du travail). Le comité social et économique est en outre réuni dans les cas et conditions prévues aux alinéas 2 et 3 de l’article L.2315-27 du code du travail en matière de santé, de sécurité et de conditions de travail (voir article 8). Conformément à l’article L.2315-11 du Code du travail, les heures passées en réunion du comité et de ses commissions sont payées comme du temps de travail effectif et ne sont donc pas déduites des heures de délégation dans la limite de 30 heures (Article R.2315-7 du Code du travail).
Article 9 - Réunions concernant la santé, la sécurité et les conditions de travail
L'alinéa 1er de l'article L.2315-27 du code du travail prévoit:« Au moins quatre réunions du comité social et économique portent annuellement en tout ou partie sur les attributions du comité en matière de santé, sécurité et conditions de travail, plus fréquemment en cas de besoin, notamment dans les branches d'activité présentant des risques particuliers.» Aussi :
Le comité social et économique consacre annuellement en partie quatre réunions aux thématiques relatives à la santé, la sécurité et les conditions de travail.
Afin de s'insérer dans le calendrier des projets de Vacances Pour Tous International, des sujets relatifs à la santé, sécurité et conditions de travail pourront être traités au cours d'autres réunions du CSE.
De plus, conformément aux alinéas 2 et 3 de l'article L.2315-27 du code du travail :« Le comité est en outre réuni à la suite de tout accident ayant entraîné ou ayant pu entraîner des conséquences graves, ainsi qu'en cas d'événement grave lié à l'activité de l'entreprise, ayant porté atteinte ou ayant pu porter atteinte à la santé publique ou à l'environnement ou à la demande motivée de deux de ses membres représentants du personnel, sur les sujets relevant de la santé, de la sécurité ou des conditions de travail. Lorsque l'employeur est défaillant, et à la demande d'au moins la moitié des membres du comité social et économique, celui-ci peut être convoqué par l'agent de contrôle de l'inspection du travail mentionné à l'article L. 8112-1 et siéger sous sa présidence. »
Article 10 - Formations des membres du CSE
10.1 Formation santé, sécurité et conditions de travail et formation CSE
L'ensemble des membres de la délégation du personnel élue au CSE pourra participer à une formation santé et sécurité au début de leur mandat, à la charge de l'Association. L'organisme de formation sera choisi par les membres du CSE sur une liste agréée. Cette formation a pour objet :
de développer l'aptitude des membres à déceler et à mesurer les risques professionnels et leur capacité d'analyse des conditions de travail ;
de les initier aux méthodes et procédés à mettre en œuvre pour prévenir les risques professionnels et améliorer les conditions de travail.
10.2 Formation économique CSE
Les membres titulaires de la délégation du personnel élus pour la première fois au CSE bénéficient d’une formation économique maximale de 5 jours traitant de différents thèmes leur permettant d'assurer ainsi leurs missions d'ordre économique et sociale. Cette formation est financée par le budget de fonctionnement du CSE. La formation s’impute sur la durée du congé de formation économique et sociale et de formation syndicale.
Article 11- Liberté de circulation et de déplacements
Pour l'exercice de leurs fonctions, les membres élus de la délégation du personnel du comité social et économique peuvent, durant les heures de délégation, se déplacer hors de l'entreprise. Ces heures de délégation étant reconnu dans le cadre des heures de délégation, le temps passé hors de l’entreprise s’impute sur le crédit d’heures et est payé comme du temps de travail. Ils peuvent également tant durant les heures de délégation qu’en dehors de leurs heures habituelles de travail, circuler librement dans l’entreprise et y prendre tous contacts nécessaires à l’accomplissement de leur mission, notamment auprès d’un salarié à son poste de travail, sous réserve de ne pas apporter de gêne importante à l’accomplissement du travail des salariés. Les suppléants qui ne remplacement pas un titulaire ne bénéficient pas du droit de libre circulation dans l’entreprise, ce droit étant accordé aux membres élus pour l’exercice de leurs fonctions. Pour les déplacements lors des réunions organisées à l’initiative de l’employeur ou à la demande de la majorité des membres du CSE, les frais de déplacement des membres titulaires du CSE sont intégralement remboursés par Vacances Pour Tous International sur présentation des justificatifs et en respectant la procédure habituelle de remboursement dans la limite du barème de remboursement en vigueur. Chapitre 5 : Consultation du comité social et économique
Article 12. Rappel des trois consultations annuelles et des données ou documents supports de ces consultations
12.1 Rappel des dispositions légales
L’Article L2312-17 du Code du travail dispose: « Le comité social et économique est consulté dans les conditions définies à la présente section sur : 1° Les orientations stratégiques de l'entreprise ;2° La situation économique et financière de l'entreprise ;3° La politique sociale de l'entreprise, les conditions de travail et l'emploi.»
12.2 Consultation sur les orientations stratégiques de l’entreprise
L’Article L2312-24 du Code du travail dispose que : « Le comité social et économique est consulté sur les orientations stratégiques de l'entreprise, définies par l'organe chargé de l'administration ou de la surveillance de l'entreprise, et sur leurs conséquences sur l'activité, l'emploi, l'évolution des métiers et des compétences, l'organisation du travail, le recours à la sous-traitance, à l'intérim, à des contrats temporaires et à des stages. Cette consultation porte, en outre, sur la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences et sur les orientations de la formation professionnelle.Le comité émet un avis sur les orientations stratégiques de l'entreprise et peut proposer des orientations alternatives. Cet avis est transmis à l'organe chargé de l'administration ou de la surveillance de l'entreprise, qui formule une réponse argumentée. Le comité en reçoit communication et peut y répondre.»
Les orientations stratégiques de Vacances Pour Tous International sont fixées par son Conseil d'Administration conformément à ses statuts et présentées en Assemblée Générale dans le cadre du rapport moral du Président.
Les éléments significatifs de ce rapport seront présentés en séance à la suite du Conseil d'Administration.
La gestion des emplois et des parcours professionnels de la Ligue de l'Enseignement accompagne les orientations stratégiques de l’Association
Les orientations de la formation professionnelle sont déclinées à partir des orientations stratégiques de Ligue de l’enseignement dont elles accompagnent la mise en œuvre.
12.3 Consultation sur la situation économique et financière de l’entreprise
L’Article L2312-25 du Code du travail précise en sa version qui entrera en vigueur le 1er janvier 2019 que: « La consultation annuelle sur la situation économique et financière de l'entreprise porte également sur la politique de recherche et de développement technologique de l'entreprise, y compris sur l'utilisation du crédit d'impôt pour /es dépenses de recherche. » La situation économique et financière de Vacances Pour Tous International est retracée dans le Rapport annuel d'activités, établis pour chaque exercice comptable
12.4 Consultation sur la politique sociale de l’entreprise, les conditions de travail et l’emploi
L’Article L2312-26 du Code du travail dispose que : « La consultation annuelle sur la politique sociale de l'entreprise, les conditions de travail et l'emploi porte sur l'évolution de l'emploi, les qualifications, le programme pluriannuel de formation, les actions de formation envisagées par l'employeur, l'apprentissage, les conditions d'accueil en stage, les actions de prévention en matière de santé et de sécurité, les conditions de travail, les congés et l'aménagement du temps de travail, la durée du travail, l'égalité professionnelle entre les femmes et les hommes et les modalités d'exercice du droit d'expression des salariés dans les entreprises non couvertes par un accord sur l'égalité professionnelle et la qualité de vie au travail contenant des dispositions sur ce droit.Le comité peut se prononcer par un avis unique portant sur l'ensemble des thèmes énoncés au premier alinéa ou par des avis séparés organisés au cours de consultations propres à chacun de ces thèmes.» Cette consultation regroupe les anciennes consultations et documents afférents suivants : rapport annuel d'informations contenant l'évolution de l'emploi et des qualifications, la politique handicap, le bilan du travail à temps partiel ; le bilan annuel santé, sécurité et conditions de travail ; l'accord égalité professionnelle ; le plan de formation.
Article 13. Modalités de communication des informations supports aux trois consultations annuelles
13.1 Rappel des dispositions réglementaires
L’Article L2312-18 du Code du travail dispose qu’: « Une base de données économiques et sociales rassemble l'ensemble des informations nécessaires aux consultations et informations récurrentes que l'employeur met à disposition du comité social et économique. Ces informations comportent en particulier des indicateurs relatifs à l'égalité professionnelle entre les femmes et les hommes, notamment sur les écarts de rémunération et les informations sur la méthodologie et le contenu des indicateurs prévus à l'article L. 1142-8.Les éléments d'information transmis de manière récurrente au comité sont mis à la disposition de leurs membres dans la base de données et cette mise à disposition actualisée vaut communication des rapports et informations au comité, dans les conditions et limites fixées par un décret en Conseil d'État.»
13.2 Informations mises à disposition dans la BDES
La base de données économique et sociale (BDES) de Vacances Pour Tous International est mise à disposition des élus titulaires et suppléants ainsi qu’aux représentants syndicaux du comité social et économique. Cette BDES est hébergée sur le réseau informatique de Vacances Pour Tous International. Elle est consultable à partir de tout poste connecté au réseau Vacances Pour Tous International par les seuls utilisateurs autorisés (autorisation nominative attachée au mandat CSE). La BDES est renseignée et mise à jour autant que nécessaire en vue des trois consultations annuelles.
Article 14. Programmation des trois consultations annuelles du comité social et économique
14.1 Consultation sur les orientations stratégiques de l’entreprise
Le comité social et économique est consulté et rend son avis :
Sur l'/les activité/s, l'emploi, l'évolution des métiers et des compétences ;
Le comité social et économique rend son avis tous les ans sur les orientations stratégiques de l'entreprise. Cette consultation a lieu lors de la séance qui suit l'Assemblée Générale
14.2 Consultation sur la situation économique et financière de l’entreprise
Vacances Pour Tous International conduit à distinguer 2 temps forts en matière économique et financière :
l'approbation par l’associé unique du budget prévisionnel de l'année à venir ;
la présentation des résultats de l'année écoulée
La consultation annuelle du comité social et économique sur la situation économique et financière s'appuie sur 2 temps forts :
l'examen des résultats financiers est inscrit à l'ordre du jour d'une des réunions annuelles du comité social et économique ;
l'examen du budget prévisionnel est inscrit à l'ordre du jour d'une des réunions annuelles du comité social et économique.
A la lumière des échanges sur les résultats financiers et de la consultation sur le budget prévisionnel, le comité social et économique rend son avis annuel sur la situation économique et financière de l'entreprise.
14.3 Consultation sur la politique sociale de l’entreprise, les conditions de travail et l’emploi
La consultation annuelle du comité social et économique sur la politique sociale de l’entreprise, les conditions de travail et d’emploi s’appuie sur une réunion d’échanges en séance du comité social et économique à partir des documents versés dans la BDES. A la lumière de l'ensemble des échanges en séance sur ces sujets, le comité social et économique rend son avis annuel sur la politique sociale de l'entreprise, les conditions de travail et l'emploi.
Article 15. Consultations ponctuelles : rappel des dispositions légales
Outre les 3 consultations annuelles rappelées ci-dessus, le comité social et économique est consulté dans les cas indiqués à l'article L. 2312-8 du Code du travail : « Le comité social et économique a pour mission d'assurer une expression collective des salariés permettant la prise en compte permanente de leurs intérêts dans les décisions relatives à la gestion et à l'évolution économique et financière de l'entreprise, à l'organisation du travail, à la formation professionnelle et aux techniques de production.Le comité est informé et consulté sur les questions intéressant l'organisation, la gestion et la marche générale de l'entreprise, notamment sur: 1° Les mesures de nature à affecter le volume ou la structure des effectifs ; 2° La modification de son organisation économique ou juridique ; 3° Les conditions d'emploi, de travail, notamment la durée du travail, et la formation professionnelle ; 4° L'introduction de nouvelles technologies, tout aménagement important modifiant les conditions de santé et de sécurité ou les conditions de travail; 5° Les mesures prises en vue de faciliter la mise, la remise ou le maintien au travail des accidentés du travail, des invalides de guerre, des invalides civils, des personnes atteintes de maladies chroniques évolutives et des travailleurs handicapés, notamment sur l'aménagement des postes de travail. »
Article 16 - Consultation sur la formation professionnelle
Le CSE a « pour mission d'assurer une expression collective des salariés » permettant « la prise en compte permanente de leurs intérêts dans les décisions » relatives notamment à « la formation professionnelle ». Dans le cadre de ses attributions générales, le CSE est « informé et consulté » sur les questions intéressant l'organisation, la gestion et la marche de l'entreprise, sur les « conditions d'emploi, de travail, notamment la durée du travail et la formation professionnelle ». Il « formule à son initiative et examine à la demande de l'employeur toute proposition de nature à améliorer les conditions ... de formation professionnelle des salariés ». Cette consultation aura lieu, en règle générale, à la séance de novembre.
Chapitre 6 : Dispositions générales et transitoires
Article 17 - Entrée en vigueur et durée d'application de l'accord
Les parties conviennent que le présent accord qui entre en vigueur dès la proclamation des résultats de la première élection du CSE en avril 2019 est applicable pour une durée indéterminée. Elles s'entendent pour dresser un bilan de la mise en œuvre de cet accord à l'issue d'un délai d'une année d'application, à l'issue duquel elles pourront envisager d'éventuelles modifications à y apporter, dans le cadre d'un avenant au présent accord.
Article 18 - Adhésion
Conformément à l'article L2261-3 du Code du travail, toute organisation syndicale de salariés représentative au sein de Vacances Pour Tous International, non signataire du présent accord, peut y adhérer ultérieurement. L'adhésion est valable à partir du jour qui suit celui de sa notification à la Direction régionale des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l'emploi de Paris, et au Secrétariat Greffe du Conseil des Prud'hommes de Paris, dont relève Vacances Pour Tous International. La notification doit également être faite aux parties signataires, dans un délai de huit jours par lettre recommandée.
Article 19 - Révision
Conformément à l'article L2222-5 du Code du travail et suivants, le présent accord peut faire l'objet d'une demande de révision, avec un préavis de trois mois, par une ou plusieurs organisations syndicales représentatives conformément aux dispositions de l'article L2261-7-1 du code du travail. La demande de révision doit être notifiée à l'ensemble des signataires et adhérents par lettre recommandée avec accusé de réception.
Article 20 - Clause de suivi
Une commission paritaire composée d'un représentant de la Direction et d'un représentant des organisations syndicales représentatives signataires ou adhérentes du présent accord assurera un suivi. Cette commission se réunira au moins une fois, trois mois avant l'arrivée du terme de présent accord.
Article 21 - Dépôt légal
Conformément aux articles L2231-6 et D2231-2 du Code du travail, le présent accord sera déposé en deux exemplaires, dont une version sur support papier signée des parties et une version sur support électronique, à la Direction régionale des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l'emploi (DIRECCTE) de Paris et en un exemplaire au Secrétariat-greffe du Conseil des prud'hommes de Paris, dont relève Vacances Pour Tous International. Un exemplaire du présent accord signé par les parties, sera remis à chaque organisation syndicale représentative, pour notification au sens de l'article L. 2231-5 du Code du travail.
Fait à Paris le jeudi 21 février 2019en cinq exemplaires originaux,
Pour Vacances Pour Tous International,
Pour les organisations syndicales représentées,
ANNEXE 1 : CAHIER DES CHARGES ET DESCRIPTION DETAILLEE DE LA MISE EN ŒUVRE DU VOTE ELECTRONIQUE
Prestataire en charge de la mise en place du vote électronique
Les parties décident de confier la mise en place de ce dispositif de vote électronique à un prestataire extérieur spécialisé dans l’organisation et la mise en œuvre de processus électoraux par voie dématérialisée (ci-après « le Prestataire »), conformément au cahier des charges précisé dans la présente décision.
La Société veille à ce que le Prestataire soit en mesure de respecter le cahier des charges transmis et s’assure que son système de vote électronique a fait l’objet d’une expertise indépendante de conformité et qu’il a été enregistré auprès de la Commission Nationale Informatique et Libertés (CNIL).
Principes généraux
Le système retenu par la Société repose sur les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin :
L’anonymat : impossibilité de relier un vote émis à un électeur
L’intégrité du vote : identité entre le bulletin de vote choisi par le salarié et le bulletin enregistré
L’unicité de vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin
La confidentialité : le secret du vote
La Société garantie l’accomplissement des formalités en matière de traitement des données à caractère personnel conformément aux dispositions du nouveau Règlement Général de Protection des Données (RGPD). La Société informe par ailleurs les salariés dont les données à caractère personnel auront fait l’objet d’un traitement automatisé dans le cadre des opérations de vote, qu’ils peuvent exercer leur droit d’accès, de communication et de rectification prévus par les articles 39 et 40 de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée en 2004, par courrier ou par courriel auprès du Prestataire en charge du traitement de ces données. Le droit d’opposition prévu à l’article 38 de la loi susvisée ne pourra s’appliquer dans le cadre des traitements autorisés dans la présente annexe.
Information du personnel et de ses représentants
Chaque salarié disposera d’une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales. Les représentants du personnel, les délégués syndicaux et les membres du bureau de vote bénéficieront d’une formation sur le système de vote électronique retenu.
Modalités d’organisation des opérations de vote
Dans le cadre des élections, un protocole préélectoral sera rédigé, définissant notamment le calendrier, le nombre et la répartition des sièges, les modalités de constitution du Bureau de vote, ainsi que les modalités opératoires par vote électronique. Les membres du Bureau de vote bénéficient d’une formation spécifique sur le système de vote électronique dispensée par le Prestataire. Le Bureau de vote est chargé :
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par trois clés délivrées à cet effet
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test à blanc du système de vote à l’issue duquel le système est scellé
Contrôler, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système
Confidentialité des données transmises
La conception et la mise en place du système de vote électronique retenu sont de nature à assurer la confidentialité des données transmises. Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales sont traitées par des systèmes informatiques distincts de ceux traitant des données relatives à leur vote. La liste d’émargement n’est accessible qu’aux membres du Bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin. La conformité de l’intégration au système de vote électronique des listes électorales et des candidatures transmises au prestataire par l’employeur sera contrôlée par la Direction préalablement à chaque tour de scrutin. Les fichiers « listes électorales » comportent exclusivement les nom et prénoms des inscrits, leur date d’entrée dans l’entreprise, leur date de naissance, le collège d’appartenance. Seuls sont destinataires de ces données les électeurs, les syndicats représentatifs et les agents habilités des services du personnel. Le fichier des électeurs comporte exclusivement les noms, prénoms, collège, moyen d’authentification et, le cas échéant, les coordonnées des électeurs. Seuls les électeurs peuvent y avoir accès, pour les informations les concernant. Les fichiers « listes d’émargement » comportent exclusivement le collège, ainsi que les nom et prénoms des électeurs. Seuls sont destinataires de ces données les membres des bureaux de vote et les agents habilités des services du personnel. Les fichiers « candidats » comportent exclusivement le collège, la mention « titulaires » ou « suppléants », les noms, prénoms des candidats, le site d’appartenance ainsi que, le cas échéant, leur appartenance syndicale. Seuls sont destinataires de ces données les électeurs, les syndicats et les agents habilités des services du personnel.
Sécurité des votes
La conception et la mise en place du système de vote électronique retenu est de nature à assurer la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes. Les modalités de scellement et de chiffrement du système de vote électronique et notamment des urnes électroniques et des listes d’émargement devront être conformes aux dispositions des articles R. 2314-10, R. 2314-11, R. 2324-6 et R. 2324-7 du Code du travail et de l’arrêté du 25 avril 2007.
Déroulement du vote
La dimension des bulletins électroniques, les caractères et la police utilisés seront identiques pour toutes les listes. Le système de vote électronique retenu fait apparaître clairement à l’écran le choix de l’électeur, qui doit disposer de la possibilité de la modifier avant validation. La transmission du vote et l’émargement doivent faire l’objet d’un accusé de réception que l’électeur doit pouvoir conserver. Le contrôle de la conformité des listes d’électeurs importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises au Prestataire est effectué sous la responsabilité de la Société. L’intégration et le contrôle des candidatures, ainsi que des professions de foi, sont effectués dans les mêmes conditions. Le vote électronique se déroule, pour chaque scrutin, sur une période délimitée, laquelle est précisée dans le protocole préélectoral. Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant cette période d’ouverture du scrutin, à partir de n’importe quel terminal, de leur lieu de travail, de leur domicile, ou de tout autre lieu, en se connectant, avec leurs codes personnels, au site sécurisé dédié aux élections. Le scellement des urnes intervient avant l‘ouverture du vote et est périodiquement vérifié pendant toute la durée du scrutin. Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n’est accessible. Le nombre de votants peut en revanche être révélé en cours de scrutin. Tous les moyens sont mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote électronique par les salariés. La Société porte ainsi à la connaissance des salariés une note explicative détaillée avant le premier tour. Chaque électeur reçoit par mail et par courrier postal, avant le premier tour des élections, l’adresse du site internet et les moyens d’obtenir son code d’authentification. Ce code d’accès personnel est valable pour les deux tours. A l’aide de ses identifiants, l’électeur peut voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé des élections. L’identification de l’électeur est assurée par un serveur dédié, après saisie par l’utilisateur de ses codes d’accès. Le système de vote électronique dispose d’un système de secours susceptible de prendre le relai en cas de panne du système principale et offrant les mêmes caractéristiques et garanties. En cas de dysfonctionnement informatique résultant par exemple d’une infection virale, le Bureau de vote a compétence, après avis du Prestataire, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
Contrôle du fonctionnement du système de vote électronique
Le système de vote électronique a été soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des articles R. 2314-8 à R. 2314-11 et R. 2324-4 à R. 2324-7 du Code du travail. Des représentants du prestataire assurent un contrôle effectif du fonctionnement du système de vote électronique, tant au niveau des moyens informatiques centraux que de ceux éventuellement déployés sur place. Le prestataire choisi devra prendre les mesures nécessaires pour permettre à ses représentants de vérifier l’effectivité des dispositifs de sécurité prévus. Le prestataire devra prévoir un dispositif de secours offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques que le système principal.
Dépouillement
Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs. Le dépouillement n’est possible que par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes sur les trois qui doivent être éditées. Le Président du Bureau de vote et les deux assesseurs désignés dans le protocole préélectoral reçoivent chacun une clé de déchiffrement distincte. Le décompte des voix apparaît lisiblement sur l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être portée au procès-verbal. Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. Les résultats seront affichés au sein de la Société au plus tard le lendemain de la clôture de chaque tour des élections.
Conservation des fichiers après le scrutin
La Société (ou Le prestataire retenu) devra conserver sous scellés et procéder à la destruction des fichiers supports dans les conditions prévues par les articles R. 2314-20 et R. 2324-16 du Code du travail.
Adaptation de la propagande syndicale
Il est convenu entre les parties que chaque organisation syndicale présentant une liste de candidats pourra fournir au prestataire le logo de son organisation en vue de le faire figurer sur le bulletin de vote électronique. Il est convenu que le prestataire devra mettre en ligne, sur le site de vote, un tract par organisation syndicale présentant des candidats.
Les organisations syndicales transmettront en même temps que les listes de leurs candidats les éléments nécessaires à la mise en ligne de leur logo et/ou de leur tract. Les organisations syndicales sont tenues de respecter le format et la taille de fichier, identiques pour toutes, qui leur seront précisés par le prestataire.
