La société VIIA, sise 26, Quai Charles Pasqua - 92309 Levallois-Perret Cedex, dont le numéro de Siret est 519 134 480 00028, représentée par xx, agissant en qualité de xx
d'une part,
ET :
le syndicat C.F.T.C., représenté par xx, dûment habilité à l’effet des présentes,
d'autre part. Ci-après désignés ensemble « les Parties »
Préambule
Ce protocole d’accord s’inscrit dans la lignée des différents engagements déjà pris par la Direction en matière de responsabilité sociale de l’entreprise et des actions engagées sur les thèmes du bien-être, de l’articulation vie professionnelle / vie sociale et de l’efficacité au travail des collaborateurs. Ce protocole d’accord annule et remplace l’accord d’entreprise sur le thème du télétravail conclu le 7 septembre 2017 afin de tenir compte des pratiques internes et des dernières réformes du droit du travail en la matière. Soucieuses de faciliter l’organisation du travail des collaborateurs, les parties signataires entendent faire évoluer les dispositions applicables dans l’entreprise. Les parties signataires considèrent en effet que le télétravail est une forme innovante d’organisation du travail ayant pour but de donner à chacun plus de souplesse et de flexibilité dans ses conditions de travail par la responsabilisation et l’autonomie conférée dans l’exercice des missions professionnelles, sans qu’il n’ait pour effet d’augmenter sa charge de travail. Elles soulignent qu’un des facteurs essentiels de la relation de télétravail repose sur la confiance mutuelle entre le collaborateur et sa hiérarchie. Ce protocole d’accord a donc pour objectif de définir les conditions de recours, de mise en œuvre et de cessation du télétravail. C’est dans ce contexte que les parties signataires ont négocié le présent accord ; ce dernier se substitue à l'ensemble des usages, engagements unilatéraux, accords atypiques ou accords collectifs (accord d'entreprise ou de branche) portant sur la mise en œuvre du télétravail qui pourraient être applicables au sein de la Société.
TITRE I : CHAMP D’APPLICATION
Article 1 : Définition du télétravail
Le télétravail est une forme d’organisation et de réalisation du travail utilisant les technologies de l’information, dont le recours est formalisé par écrit (par exemple, courriel) et dans lequel un travail qui est habituellement réalisé dans les locaux de l’entreprise est également effectué en alternance au domicile du salarié, de façon régulière ou non. Il est précisé que le télétravail ne vise pas spécifiquement les interventions réalisées par les collaborateurs depuis leur domicile pendant une période d’astreinte mais, lorsque cela est possible, une le travail réalisé pendant une période d’astreinte peut être réalisé via le télétravail. Cet accord télétravail ne concerne pas le personnel itinérant.
Article 2 : Collaborateurs et services éligibles
Les parties reconnaissent que le télétravail est fondé sur la capacité du salarié à exercer ses fonctions de façon autonome. Par conséquent, les parties conviennent d’ouvrir le télétravail, régulier ou non, à tous les salariés présents dans l’entreprise, sans condition d’ancienneté, avec accord exprès de l’employeur et qui, compte tenu de la nature de leurs fonctions et des responsabilités qu’ils exercent, bénéficient d’une large autonomie dans l’organisation de leur emploi du temps et ne nécessitent pas de proximité managériale. Les critères d’éligibilité seront notamment : - La nature des fonctions, qui peuvent être ou non réalisées en télétravail ; - La configuration de l’équipe ainsi que ses spécificités ; - L’équipement de travail : les collaborateurs disposeront à leur domicile d’une connexion internet ainsi que d’une ligne téléphonique fixe ou portable. Cependant, même si ces critères sont remplis, la demande de recours au télétravail sera valablement refusée si les performances du salarié dans son poste, évaluées au cours d’entretiens formalisés, sont jugées insatisfaisantes. Le télétravail ne peut en effet être ouvert qu’à des fonctions pouvant être exercées à distance. Ainsi, ne peuvent être éligibles au télétravail les collaborateurs ayant une activité qui, par nature, requiert d’être exercée physiquement dans les locaux de l’entreprise, notamment en raison des équipements matériels, ou de la nécessité d’une présence physique. Par ailleurs, ne sont pas éligibles les collaborateurs dont le métier nécessite une présence importante et régulière au sein de leur site de rattachement administratif.
TITRE II : MISE EN OEUVRE DU TELETRAVAIL
Les articles 3 à 6 ci-dessous sont applicables au télétravail qui a vocation à être organisé régulièrement. En dehors du télétravail régulier, les parties signataires souhaitent mettre en place le (i) télétravail ponctuel et (ii) le télétravail en cas d’épisode de pollution visé à l'article L.223-1 du Code de l'environnement. La mise en œuvre de ces deux autres formes de télétravail est, pour leur part, subordonnée aux conditions cumulatives suivantes :
1 jour maximum par mois civil, organisé par journée entière ou demi-journée ; en cas d’épisode de pollution tel que fixé par l'article L. 223-1 du Code de l'environnement, la durée maximum sera fixée par la Direction en fonction de la durée de l’épisode en question.
Salariés volontaires qui obtiennent la validation préalable de leur manager sur la date des journée/demi-journée concernées ainsi que les plages horaires de travail (plages qui seront données à titre indicatif pour les salariés en forfait jours).
La validation préalable doit être écrite.
Le télétravail ne doit pas pénaliser le service auquel le salarié est rattaché.
Article 3 : Télétravail sur la base du volontariat avec accord du manager
Le télétravail revêt un caractère volontaire et l’initiative de sa demande revient au collaborateur. Le passage à une situation de télétravail est néanmoins subordonné à l’accord du manager et des Ressources Humaines. Par conséquent, le collaborateur qui souhaite bénéficier de ce mode d’organisation du travail en fait la demande écrite (par courriel ou par courrier) auprès de son manager et du service RH. Le manager et les Ressources Humaines apprécieront les critères d’éligibilité du collaborateur au télétravail selon la compatibilité avec le bon fonctionnement du service et l’organisation de l’équipe et apporteront les explications nécessaires en cas de refus de sa demande dans le mois qui suit cette dernière.
Article 4 : Modalité d’organisation du télétravail
4.1. Afin de préserver le lien social avec l’entreprise, le télétravail ne pourra pas dépasser 2 jours par semaine afin que le salarié soit présent au moins 3 jours dans l’entreprise (au siège ou sur site)..
Par dérogation explicite et en fonction de circonstances particulières (par exemple : éloignement important du domicile, soit plus de 2 heures de transport en commun), la Direction étudiera une
limite à 50% du temps maximum par semaine (sauf circonstances exceptionnelles et inhabituelles définies dans l’article 1, ou en cas d’épisode de pollution défini au début du Titre II de ce protocole).
Il est toutefois possible de ramener ces 50% sur deux semaines consécutives à savoir :
une semaine sans présence physique dans l’entreprise ;
la semaine suivante avec 2 jours de présence physique dans l’entreprise, ou inversement..
Pour les personnes ayant une reconnaissance de travailleur handicapé, la proportion du travail réalisée à domicile pourra atteindre 100 % à leur demande et en fonction des préconisations du médecin du travail, en concertation avec son manager.
4.2.Le télétravail peut s’effectuer par journée entière ou demi-journée. Ces journées de télétravail sont choisies d’un commun accord entre le collaborateur et son manager. A défaut d’accord, les journées de télétravail sont déterminées par le manager. Si l’organisation du travail l’exige, les journées de télétravail définies d’un commun accord pourront être modifiées par le manager avec un délai de prévenance de 3 jours, sauf circonstances exceptionnelles.
Cette modification fera l’objet d’une déclaration par mail au service RH par le responsable hiérarchique, notamment pour faciliter le bénéfice de la législation sur les accidents du travail. Les journées de télétravail non effectuées par le collaborateur ne pourront donner lieu à un crédit cumulé ou reporté ultérieurement. Le collaborateur gère l’organisation de son temps de travail à domicile dans le respect des temps de repos et durées maximales de travail prévus par la loi.
4.3. Le télétravail n’a pas pour effet de modifier l’activité habituelle, la charge de travail ou l’amplitude de travail applicable habituellement au sein des locaux de l’entreprise. Chaque manager concerné devra s’en assurer au travers d’un entretien individuel par semestre.
Le cas échéant, un (ou plusieurs)
entretien(s) exceptionnel(s) sera(ont) organisé(s) si le salarié informe son manager que le télétravail perturbe l’organisation de son travail.
A l’issue de chaque entretien, les parties décideront si des aménagements aux modalités de mise en œuvre du télétravail doivent être réalisées ou non. Le collaborateur devra être joignable dans le cadre de ses plages habituelles de travail et en mesure de répondre aux sollicitations dans les mêmes conditions que dans les locaux de l’entreprise. Sauf stipulation contraire, les plages durant lesquelles un collaborateur doit être joignable s’entendent de 9h30 à 12h et de 14h à 17h. Les salariés en forfait jours s’efforceront d’être joignables pendant ces plages horaires, ou celles qui pourraient figurer dans son avenant, mais ils resteront autonomes dans l’organisation de leur emploi du temps.
Article 5 : Modalités de passage en situation de télétravail
5.1.La mise en œuvre du télétravail ponctuel fera l’objet d’un écrit qui précisera la durée de la période en télétravail ; à défaut de précision, chaque partie pourra y mettre fin unilatéralement et à tout moment.
5.2.La mise en œuvre du télétravail régulier fera l’objet d’un avenant au contrat de travail.
Cet avenant sera conclu pour une durée déterminée d’une année maximum, renouvelable par tacite reconduction. Il précisera notamment : - date de démarrage du télétravail et la durée de validité de l’avenant ; - la durée de la période d’adaptation ; - les conditions de réversibilité du télétravail ; - modalité d’exécution du télétravail (pourcentage du temps passé en télétravail) et cadre de référence (hebdomadaire ou sur 2 semaines consécutives) ; - l’adresse du lieu où s’exercera le télétravail ; - les modalités d’exécution du télétravail à domicile (la répartition des jours travaillés en entreprise et des jours travaillés à domicile) ; - conditions d’utilisation du matériel ; - condition d’organisation d’un suivi périodique avec le responsable hiérarchique ; - modalité d’indemnisation des dépenses professionnelles en lien avec le lieu de travail - règles de confidentialité. Avant l’arrivée à échéance de l’avenant, un bilan sur les avantages et contraintes que chacun tire de ce mode d’organisation pourra être fait avec le manager. En cas de changement de poste, l’avenant au télétravail sera systématiquement revu afin que le manager et le salarié s’assurent de la compatibilité de la nouvelle activité avec cette forme d’organisation.
Article 6 : Période d’adaptation et réversibilité du télétravail
a) Période d’adaptation Afin de permettre au collaborateur et au manager d’expérimenter ce nouveau mode de travail, de vérifier son bon fonctionnement technique et organisationnel et de s’assurer qu’il répond bien aux attentes de chacun, une période d’adaptation de deux mois est prévue.
Pendant cette période, chacune des parties sera libre de mettre fin unilatéralement au télétravail moyennant le respect d’un délai de prévenance de 15 jours, à compter de la réception du courrier ou du courriel notifiant la décision, sauf accord réciproque des parties pour abréger ce délai.
b) Réversibilité à l’issue de la période d’adaptation A l’issue de la période d’adaptation, chacune des parties peut décider de mettre fin unilatéralement au télétravail sous réserve d’un délai de prévenance d’un mois, à compter de la réception du courrier ou du courriel notifiant la décision, sauf accord réciproque des parties pour abréger ce délai. Dans tous les cas, l’arrêt du télétravail sera formalisé par écrit. L’avenant au contrat prendra alors automatiquement fin.
c) Suspension provisoire En cas de nécessité opérationnelle ou d’impossibilité opérationnelle (par exemple en cas de coupure de réseau informatique), le télétravail pourra être provisoirement suspendu à l’initiative de l’entreprise, sous réserve d’un délai de prévenance d’une semaine, à compter de la réception du courrier ou du courriel notifiant la décision, et sans pour autant que cela remette en cause cette forme d’organisation du travail.
TITRE III : ENVIRONNEMENT DU TELETRAVAIL
Article 7 : Domicile
Le télétravail s’effectue au domicile déclaré du salarié, dans un environnement propre au travail et à la concentration. Le domicile s’entend comme le lieu de résidence habituelle en France métropolitaine sous la responsabilité pleine et entière du salarié. Il fera l’objet d’une déclaration auprès du service RH et tout changement d’adresse devra être signalé immédiatement à ce même service.
Article 8 : Assurance
Le collaborateur doit informer sa compagnie d’assurance qu’il exerce à son domicile une activité professionnelle et vérifier que son assurance multirisque habitation couvre sa présence pendant ces journées de travail. Le collaborateur devra fournir à l’entreprise une attestation en conséquence avant signature de l’avenant à son contrat de travail, ainsi que lors de chaque renouvellement de son contrat d’assurance.
Article 9 : Equipements
L’entreprise fournira l’équipement nécessaire aux collaborateurs pour la réalisation de leurs missions en télétravail (ordinateur portable, accès à distance, téléphone portable le cas échéant). Le matériel ainsi mis à disposition devra être utilisé exclusivement à des fins professionnelles, à défaut de quoi le salarié s’expose à l’une des sanctions disciplinaires prévues par le Règlement Intérieur de l’entreprise. Les impressions pourront s’effectuer au sein de l’entreprise, il ne sera donc pas fourni d’imprimante par la société. Pour télétravailler, le collaborateur doit disposer d’une connexion personnelle à Internet de débit suffisant pour exercer son activité professionnelle. Par ailleurs, une attestation sur l’honneur devra être remise par le collaborateur indiquant que le système électrique de son domicile est conforme à la règlementation en vigueur et qu’il dispose d’un aménagement ergonomique de son poste de travail lui permettant d’exercer son activité professionnelle dans toutes les conditions de sécurité pour lui-même mais aussi pour les informations et documents professionnels qu’il serait amené à devoir utiliser. L’entreprise quant à elle, couvrira, via sa propre police d’assurance, l’extension de garantie liée à une utilisation d’une partie de l’habitation à des fins professionnelles. Si le collaborateur ne dispose pas d’un téléphone portable professionnel, ses communications téléphoniques professionnelles via son téléphone personnel lui seront remboursées sur note de frais. Dans le cas d’une impossibilité temporaire d’accomplir ses fonctions en télétravail à domicile, notamment en cas de panne ou de mauvais fonctionnement des équipements de travail, le collaborateur devra en informer son manager dans les plus brefs délais afin de convenir des modalités de poursuite de son travail au domicile ou sur site. Enfin, dans le cas d’une suspension de la ligne internet, le télétravail sera suspendu sans que cela puisse faire l’objet d’une sanction. Il est rappelé qu’aucun salarié en télétravail ne pourra solliciter le paiement d’une indemnité d’occupation de domicile puisque le recours au télétravail résulte de son choix et qu’il conserve un accès permanent à l’entreprise pour y conserver son matériel professionnel.
TITRE IV : DROITS ET DEVOIRS DU TELETRAVAILLEUR, DE L’ENTREPRISE ET DU MANAGER
Article 10 : Protection des données, confidentialité
Le collaborateur en situation de télétravail s’engage à respecter les règles de sécurité informatique et de confidentialité en vigueur dans l’entreprise. Il est notamment tenu au strict respect de la charte informatique (« Charte d’utilisation du système informatique de VIIA »), dès lors qu’il utilise une ressource du système d’information de l’entreprise. Il doit assurer l’intégrité, la disponibilité et la confidentialité des informations et données qui lui sont confiées, auxquelles il a accès ou qu’il crée dans le cadre du télétravail, sur tout support et par tout moyen et notamment sur papier, oralement ou électroniquement. Le salarié qui ne respecte pas ces dispositions s’expose à l’une des sanctions disciplinaires prévues par le Règlement Intérieur de l’entreprise.
Article 11 : Droits collectifs et égalité de traitement
Le collaborateur en situation de télétravail bénéficie des mêmes droits et avantages légaux et conventionnels que ceux applicables aux salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de l’entreprise. Ainsi, l’ensemble des règles applicables en matière de rémunération, d’évaluation des résultats, d’accès à la formation, d’accès à l’information, gestion de carrière, d’accès à l’information de l’entreprise et à l’information syndicale sont identiques à celles des personnels en situation comparable travaillant dans les locaux de l’entreprise. De même, les collaborateurs en situation de télétravail bénéficient comme les autres collaborateurs de l’ensemble des dispositions relatives à la santé et la sécurité au travail.
Article 12 : Respect de la vie privée du télétravailleur
Il est expressément rappelé que l’employeur est tenu de respecter la vie privée du télétravailleur et ne peut, à ce titre, le contacter en dehors des plages horaires définies dans l’avenant ou à défaut, dans les plages horaires définies dans l’article 4.3 du présent accord. En dehors de ces plages, le salarié est dans la même situation que tout autre collaborateur de l’entreprise et ne peut plus être considéré sous la subordination de celle-ci en dehors des cas spécifiques d’astreintes ou d’heures supplémentaires.
Article 13 : Rôle du manager
Maintien du lien social Le manager veillera à assurer un contact régulier avec le salarié en situation de télétravail et à la communication des informations nécessaires à l’exécution de sa mission. Il sera en outre attentif à ce que l’organisation des réunions permette la présence du collaborateur en télétravail. Sensibilisation du manager Des actions de sensibilisation sur le thème du télétravail et du management à distance pourront être mises en place à destination des managers dont un ou plusieurs collaborateurs seraient en situation de télétravail.
TITRE V : DISPOSITIONS FINALES
Article 14 : Entrée en vigueur durée et denonciation du protocole d’accord
Ce protocole d’accord est conclu pour une durée indéterminée. Il prendra effet à compter de sa signature, sans qu’il soit nécessaire d’attendre l’accomplissement des formalités de publicité. Chaque partie signataire a la possibilité de dénoncer le présent accord sous réserve du respect d’un délai de préavis de 3 mois. Les négociations devront s’engager dans un délai de 3 mois à compter de l’expiration du préavis. Le présent accord restera en vigueur jusqu’à la signature d’un nouvel accord dit de substitution ou à défaut d’accord pendant une durée d’un an à l’expiration du délai préavis de 3 mois. La dénonciation ne pourra être que totale et ne pourra donc viser une ou l’autre des dispositions du présent accord.
Article 15 : Révision de l’accord
Chaque partie signataire ou adhérente peut demander la révision de tout ou partie de ce protocole d’accord, selon les modalités suivantes. Toute demande de révision devra être adressée par lettre recommandée AR à chacune des autres parties signataires ou adhérentes et comporter, outre l’indication des dispositions dont la révision est demandée, des propositions de remplacement. Le plus rapidement possible et au plus tard dans un délai de 3 mois suivant la réception de cette lettre, les parties devront ouvrir une négociation en vue de la rédaction d’un nouveau texte. Les dispositions du protocole d’accord dont la révision est demandée resteront en vigueur jusqu’à la conclusion d’un avenant. La révision proposée donnera lieu à l’établissement d’un avenant se substituant de plein droit aux stipulations de l’accord qu’il modifie. Cet avenant devra faire l’objet des formalités de dépôt prévues à l’article L.2231-6 du Code du travail.
Article 16 : Suivi de l’application du protocole d’accord
Un suivi sur le télétravail autant quantitatif que qualitatif (effectif télétravailleurs, conditions de travail …) sera effectué quatre mois après le démarrage du télétravail et présenté aux représentants du personnel et aux organisations syndicales signataires du présent accord. Passé cette première présentation, un suivi annuel sera organisé de la manière suivante : à la fin de chaque année civile, une commission de suivi se réunira afin de dresser un bilan de l'application de l'accord et envisager l'opportunité éventuelle de réviser celui-ci.
Ce bilan pourra éventuellement faire l’objet d’un compte-rendu écrit. Cette commission de suivi sera composée :
d’un représentant par syndicat signataire ;
d’un représentant par syndicat ayant adhéré à l’accord ;
d’un ou deux représentants de la Direction.
Article 17 : Formalités de dépôt et de publicité
Dès sa conclusion, le présent accord sera, conformément aux dispositions applicables, et à la diligence de la direction de la Société, adressé pour dépôt officiel :
sur la plateforme de téléprocédure du ministère du Travail, il y sera joint (i) une copie du courrier de notification de l’accord à l'ensemble des organisations représentatives à l'issue de la procédure de signature et (ii) le justificatif de réception dudit courrier ;
au Secrétariat-Greffe du Conseil des Prud’hommes de Nanterre, en un exemplaire signé sur support papier.
En outre, un exemplaire original sera établi pour chaque partie signataire. Il sera affiché par l’entreprise dès sa signature.
