La Société VIVLIO dont le siège social est situé Lyon 9ème, 26 rue Berjon, immatriculée au registre du commerce et des sociétés de Lyon, sous le numéro 532 570 397, SAS au capital social de 186 555,30 Euros,
Représentée par M. XXXX en sa qualité de Président
Ci-après dénommée la « Société » ou « Vivlio »
D’une part,
ET
M. XXXX et M. XXXX, membres titulaires du comité social et économique habilités à signer l'accord adopté au sein du comité social et économique, à l’unanimité de la délégation du personnel en vertu d'un mandat exprès donné par cette délégation, lors du scrutin du 9 mars 2023 dont le procès-verbal est annexé au présent accord. Ci-après dénommée le « CSE »
D’autre part.
Ci-après dénommés individuellement comme une « Partie » ou ensemble comme les « Parties »
IL EST CONVENU ET ARRÊTÉ CE QUI SUIT :
PRÉAMBULE
La Société Vivlio commercialise des liseuses et des livres numériques avec pour objectif de proposer une alternative aux solutions des géants du e-commerce sur le marché du livre numérique.
Les salariés sont soumis aux dispositions de la Convention collective Nationale de branche des bureaux d'études techniques, des cabinets d'ingénieurs-conseils et des sociétés de conseils (dite Convention collective Nationale de branche « Syntec »).
Les dispositions de la convention collective Syntec en matière d’aménagement du temps de travail ne répondent pas de façon adaptée à l’organisation du travail des salariés de Vivlio même lorsqu’ils sont éligibles aux dispositions de l’article L3121-58 du Code du travail.
Il est apparu souhaitable de mettre en place une organisation du travail qui permette à la société de s’organiser de la façon la plus efficiente pour faire face aux exigences de son activité, tout en préservant, pour les salariés concernés, un équilibre entre la vie professionnelle, d'une part, et la vie personnelle, d'autre part, et en accordant aux personnels concernés par ces aménagements des contreparties en termes de temps de repos.
Dans cette logique, un premier accord relatif au forfait annuel en jours a été mis en place en septembre 2022 pour des cadres à partir d’un certain niveau de responsabilité. La Société souhaite désormais que cette organisation puisse être appliquée à tous les cadres de Vivlio.
En conséquence,
le contenu du présent accord portera sur les dispositions spécifiques aux salariés au forfait jours annuel et se substitue à tout accord de branche ou d’entreprise antérieur.
Le présent accord s’applique aux cadres, qu’ils soient embauchés avant ou après sa conclusion.
ARTICLE 1 – DISPOSITIONS GENERALES
Le présent accord est conclu afin de définir les modalités d’aménagement et d’organisation du temps de travail au sein de la Société et de permettre une organisation du temps de travail en forfait annuel en jours, généralisée à l’ensemble des salariés cadres qui disposent d’une autonomie dans l’organisation de leur emploi du temps.
Le présent accord est conclu dans le cadre des articles L 3121-58 et suivants du Code du travail relatifs aux forfaits annuels en jours.
Il vise entre autres :
A clarifier la durée du temps de travail et son organisation ;
A donner une meilleure visibilité au management dans le domaine de la gestion du temps de travail ;
A assurer un suivi de la durée du travail des salariés ;
A garantir le respect des droits des salariés à la santé et au repos notamment en précisant les modalités d’exercice de leur droit à la déconnexion.
Ainsi, leur temps de travail peut être fixé par des conventions annuelles individuelles de forfaits fixant à
218 jours maximum, jour de solidarité incluse, le nombre de jours de travail effectif.
Pour pouvoir relever de ces modalités, les salariés concernés doivent obligatoirement disposer de la plus large autonomie d'initiative et assumer la responsabilité pleine et entière du temps qu'ils consacrent à l'accomplissement de leur mission caractérisant la mesure réelle de leur contribution à l'entreprise. Ils doivent donc disposer d'une grande latitude dans leur organisation du travail et la gestion de leur temps.
Ainsi, il est convenu que le présent accord s’applique aux salariés cadres de la Société sans conditions de grade ou de rémunération spécifiques.
ARTICLE 2 - AUTONOMIE
Compte tenu de la nature des responsabilités confiées dans le cadre des activités de VIVLIO, les salariés cadres exécutent leurs missions avec un niveau élevé d’autonomie dans l’organisation de leur emploi du temps et ne peuvent à raison même de la nature de leurs missions et de l’environnement dans lequel elles prennent place, suivre un horaire prédéfini.
Chaque salarié VIVLIO concerné par le présent accord pourra donc organiser son emploi du temps de façon autonome.
Toutefois, les Parties s’accordent sur le fait que cette autonomie ne doit pas porter atteinte à la bonne réalisation des missions confiées qui supposent un niveau élevé de coopération avec l’ensemble des collaborateurs, des clients et en conséquence que l’organisation qui sera mise en place par le salarié concerné par le présent accord devra respecter les nécessités comme les contraintes organisationnelles de la société. En particulier les Parties s’accordent sur l’importance que les plages horaires de travail des salariés soient compatibles avec les horaires d’ouverture de la Société tels qu’indiqués dans son règlement intérieur.
Les Parties conviennent en conséquence qu’en contrepartie de l’autonomie dont pourront disposer les salariés, ceux-ci devront délivrer des éléments de prévisibilité de leur organisation et une information suffisante pour que leur manager et la direction de VIVLIO puisse raisonnablement être informée de leurs modalités d’intervention pour des périodes suffisamment étendues au regard des impératifs organisationnels de la Société.
La comptabilisation du temps de travail de ces collaborateurs dans le respect des dispositions légales se fera en jours et demi-journées, avec un contrôle du temps de travail opéré mensuellement et de manière bisannuelle.
ARTICLE 3 - CARACTERISTIQUES DES CONVENTIONS INDIVIDUELLES DE FORFAIT JOURS
3.1 - CONDITIONS DE MISE EN PLACE ET FORMALISATION
La mise en place d'un forfait annuel en jours est subordonnée à la conclusion avec les salariés visés par le présent accord d'une convention individuelle de forfait intégrée dans les dispositions du contrat de travail ou annexé à ce dernier (Cf. annexe « convention individuelle de forfait jours »).
Les salariés actuellement au statut cadre horaire (35h) sont libres d’accepter ou de refuser le passage au forfait jour, étant entendu qu’un refus ne portera pas préjudice au statut du salarié au sein de l’entreprise.
La convention individuelle de forfait annuel jours doit faire l'objet d'un écrit signé, contrat de travail ou avenant annexé à celui-ci, entre l'entreprise et les salariés concernés.
La convention individuelle de forfait jours doit faire référence au présent accord et indiquer :
La catégorie professionnelle à laquelle le salarié appartient ;
Le nombre de jours travaillés dans l'année ;
La rémunération correspondante.
3.2 – NOMBRE DE JOURS TRAVAILLÉS ET RÉFÉRENCE DU FORFAIT
Le nombre de jours travaillés est fixé à 218 par an, la journée de solidarité incluse. Il s'entend du nombre de jours travaillés pour une année complète d'activité et pour les salariés justifiant d'un droit complet aux congés payés.
La période de référence annuelle de décompte des jours travaillés est fixée du 1er février au 31 janvier. Le terme « année » dans le présent accord correspond à la période de référence telle que déterminée ci-dessus.
3.2.1 Temps de repos
Tout salarié a droit à un repos quotidien d’au minimum 11 heures consécutives entre deux séquences de travail et à un repos hebdomadaire d’au minimum 35 heures consécutives.
3.2.2 Les salariés au forfait jours réduit (temps partiel)
La convention individuelle de forfait en jours peut prévoir un nombre de jours travaillés réduit par l'attribution de jours de repos supplémentaires. Le salarié est rémunéré au prorata du nombre de jours fixé par sa convention de forfait. La charge de travail doit tenir compte de la réduction convenue.
Le nombre de jours travaillés est déterminé en établissant appliquant le temps partiel au nombre de 218 jours travaillés par an pour un temps plein, la journée de solidarité incluse, soit par exemple 174 jours par an pour un salarié au 4/5e (218 * 4/5 = 174) Il bénéficie des mêmes droits reconnus aux salariés en forfait jours à temps complet.
3.2.3 Journée de solidarité
La date de la journée de solidarité prévue à l’article L. 3133-7 du Code du travail est fixée, pour l’ensemble du personnel de la Société au lundi de Pentecôte.
3.2.4 Durée du travail en cas d’entrée / sortie en cours d’année
Pour les salariés entrant ou sortant en cours d’année civile, le nombre de jours travaillés est déterminé prorata temporis en fonction de la durée en semaines restant à courir jusqu’à la fin de l’année (nombre de jours travaillés = 218 x nombre de semaines travaillées / 46). Ce nombre de jours est arrondi à l’entier inférieur. La rémunération annuelle convenue est proratisée d’autant pour l’année incomplète.
Le nombre de jours travaillés correspondant au forfait tient compte d’un droit à congés payés complet, soit 25 jours ouvrés par année complète d’activité. En conséquence, pour les salariés entrés ou sortis en cours d’année et/ou ne bénéficiant pas d’un droit à congé complet au titre de l’année civile considérée, le nombre de jours travaillés est augmenté à due concurrence du nombre de jours de congés payés non acquis et/ou non pris.
Ces modalités conduisent à attribuer aux salariés présents sur la totalité de l’exercice, des jours de repos supplémentaires sur l’année, dits « JRTT », dont le nombre exact varie chaque année selon que les jours fériés sont situés en semaine ou week-end et de sorte que le nombre de jours travaillé est égal à 218 jours. En cas d’arrivée ou de départ en cours d’année, le nombre de JRTT est proratisé à due proportion du temps de présence.
En cas d’absence sur la période de référence non assimilée à du temps de travail effectif et ne donnant pas lieu à maintien de la rémunération, il est procédé, sur la paie du mois de l’absence, à une retenue correspondant strictement au nombre de journées ou demi-journées d’absence.
3.2.5 Les jours de RTT
L’ensemble des salariés bénéficie de JRTT dont le nombre exact varie chaque année selon que les jours fériés sont situés en semaine ou week-end et de sorte que le nombre de jours travaillés est égal à 218 jours par année civile complète d’activité à temps plein.
Les salariés à temps partiel acquièrent également des JRTT, au prorata temporis de leur durée contractuelle de travail, avec arrondi à la demi-journée supérieure. Les JRTT s’acquièrent tout au long de l’année, du 1er février au 31 janvier.
Les congés payés, les jours fériés et les jours de congés conventionnels n’affectent pas l’acquisition des JRTT. Il en va de même des périodes d’absence légalement assimilées à du temps de travail effectif.
3.3 – MODALITES DE PRISE ET DE VALIDATION DES CONGÉS ET DES JRTT
Il ne sera accordé de dérogations aux règles décrites ci-après qu'à titre exceptionnel, pour des raisons spécifiques et sous réserve d'un accord écrit préalable de la direction de la Société.
Les jours de repos (congés et/ou JRTT) pris à l’initiative de chaque salarié supposent l’accord préalable de la hiérarchie. Ils peuvent être pris sous forme de journées entières ou de demi-journées.
Afin de ne pas perturber le bon fonctionnement de l’entreprise, les salariés déposent leur demande de congés et/ou JRTT au moins 1 semaine à l’avance.
Dans la mesure du possible, les souhaits de prise des jours de repos émis par les salariés seront respectés, en tenant compte des variations d’activité à la hausse comme à la baisse qui devront guider les salariés dans la détermination du calendrier de prise des jours de congés et/ou JRTT.
La direction de Vivlio ou le manager peuvent, le cas échéant, imposer au salarié la prise de jours de repos s'il constate que le nombre de journées de repos est insuffisant pour permettre de respecter en fin d'année le nombre maximum de journées travaillées.
Les JRTT doit être obligatoirement pris au 31 janvier. Si ces jours de repos n’ont pas été posés avant cette date, ils seront définitivement perdus.
3.4 - MODALITES DE DECOMPTE ET DE SUIVI DU TEMPS DE TRAVAIL
3.4.1. Rappel des principes applicables en matière de temps de travail
En application de l’article L. 3132-1 du Code du Travail, un salarié ne peut être occupé au travail plus de six jours consécutifs par semaine.
En application de l’article L. 3121-62 du Code du travail, les salariés bénéficiant d’une convention individuelle de forfait en jours ne sont pas soumis au respect des durées légales maximales de travail quotidienne et hebdomadaire.
Ils bénéficient en revanche d’un repos quotidien minimum de 11 heures consécutives (L. 3131-1 du Code du Travail) et d’un repos hebdomadaire de 35 heures (24 heures + 11 heures) minimum consécutives (L. 3132-1 du Code du Travail).
Il est rappelé que ces limites n’ont pas pour objet de définir une journée habituelle de travail de 13 heures par jour mais une amplitude exceptionnelle maximale de la journée de travail.
3.4.2. Respect des temps de repos et garantie d’une charge de travail raisonnable
Afin de garantir une durée de travail raisonnable, il est rappelé que l’amplitude des journées travaillées et la charge de travail des salariés bénéficiant d’une convention de forfait annuel en jours doivent rester raisonnables, assurer une bonne répartition dans le temps du travail des intéressés et permettre aux salariés de concilier vie professionnelle et vie privée et familiale.
L’effectivité du respect de ces durées minimales de repos implique le droit des salariés à la déconnexion, tel que prévu dans l’article 5 relatif au droit à la déconnexion.
3.4.3. Évaluation et suivi de la charge de travail
Principes généraux
Le manager est tenu d’assurer le suivi régulier de l’organisation du travail, de la charge de travail et de l’amplitude des journées des salariés qui lui rapportent.
Ces derniers doivent par ailleurs veiller eux-mêmes au respect des dispositions relatives aux repos quotidien et hebdomadaire. Ils doivent veiller à tenir informé leur responsable hiérarchique des évènements ou éléments qui pourraient accroître de façon inhabituelle ou anormale leur charge de travail.
Si un salarié bénéficiant d’une convention individuelle de forfait en jour constate qu’il ne sera pas en mesure de respecter ces durées minimales de repos, il doit, compte tenu de l’autonomie dont il dispose dans la gestion de son temps, avertir sans délai son responsable hiérarchique afin qu’une solution alternative lui permettant de respecter les dispositions légales soit trouvée.
Décompte des journées ou demi-journées de travail
Le décompte des journées ou demi-journées de travail fait l’objet d’un suivi régulier à travers le logiciel de gestion des temps de la Société, tenu par chaque salarié et consulté par le manager et la direction de Vivlio en fin de mois récapitulant :
Le nombre et la date des journées ou des demi-journées travaillées ;
Le nombre, la date et la qualification des journées ou des demi-journées non travaillées (repos hebdomadaire, congés payés, congés conventionnels, JRTT, maladie …).
Entretien individuel
Le salarié en forfait en jours bénéficie d’un entretien annuel spécifique avec son manager.
Au cours de cet entretien, sont évoquées :
L’organisation du travail ;
La charge de travail actuelle et prévisible du salarié ;
L’amplitude de ses journées de travail ;
L’articulation entre l’activité professionnelle et la vie personnelle et familiale ;
La rémunération de l’intéressé qui doit être manifestement en rapport avec les sujétions qui lui sont imposées.
Au regard des constats effectués, le salarié et son manager arrêtent ensemble les mesures de prévention et de règlement des difficultés. Les solutions et mesures sont alors consignées dans le compte-rendu de cet entretien. Le salarié et son manager examinent si possible, à l'occasion de cet entretien, la charge de travail prévisible sur la période à venir et les adaptations éventuellement nécessaires en termes d'organisation du travail. Ces entretiens ne remplacent pas l’entretien annuel d’évaluation ni à l’entretien professionnel. Ils peuvent néanmoins se tenir concomitamment à ces entretiens, étant alors précisé que les trames d’entretiens feront l’objet d’un compte-rendu distinct.
Dispositif d’alerte
En cas de difficulté inhabituelle portant sur l’organisation et la charge de travail du salarié, ou liée à un isolement professionnel, celui-ci peut émettre, par écrit (courrier électronique, lettre remise en main propre contre décharge ou lettre recommandée avec accusé de réception), une alerte auprès de la direction de la Société, laquelle devra recevoir le collaborateur dans un délai maximum de 15 jours.
Par ailleurs, si le manager ou la direction de Vivlio constatent d’eux-mêmes que l’organisation du travail adoptée par le salarié et/ou que sa charge de travail, aboutissent à des situations anormales, ils doivent organiser un entretien avec le salarié concerné.
À l’issue de cet entretien, le manager ou la direction de Vivlio détermine les mesures à mettre en place afin de permettre un traitement effectif de la situation. Ces mesures font l’objet d’un compte-rendu écrit et d’un suivi.
ARTICLE 4 - DROIT À LA DÉCONNEXION
Soucieux de la santé des salariés et désirant améliorer la qualité de vie au travail, les Parties réaffirment l’importance d’un bon usage des outils informatiques en vue du respect de l’équilibre vie privée/vie professionnelle.
La mise à disposition des outils de communication devra s’accompagner d’une véritable vigilance de la part de l’entreprise et de la part de chaque utilisateur afin de s’assurer de l’équilibre entre la vie professionnelle et la vie privée.
Les outils de communication permettant une connexion à distance sont destinés à faciliter l’organisation et la gestion de leur temps de travail par les salariés et ne doivent pas les empêcher de bénéficier, de manière effective, des durées minimales de repos quotidien et hebdomadaire, de leurs congés, jours non travaillés, jours fériés …
Par conséquent, les salariés devront respecter une obligation de déconnexion des outils de communication à distance de manière à jouir effectivement de leur temps de repos.
A cet effet, les salariés pourront choisir, en dehors de leur temps de travail :
Soit de ne pas consulter leur smartphone et/ou tout autre appareil ou outil leur permettant d’accéder à leur boîte mail professionnelle et/ou à tout autre document ou outil de travail de la Société ;
Soit d’éteindre lesdits appareils et/ou outils mis à leur disposition par la Société pour leur permettre de se connecter à distance.
Par ailleurs, en cas d’absence, il sera demandé à chaque salarié d’activer un message d’absence et d’inviter l’expéditeur à contacter une autre personne en cas d’urgence.
ARTICLE 5 - INFORMATION ET/OU CONSULTATION DU COMITÉ SOCIAL ET ÉCONOMIQUE SUR LE RECOURS AU FORFAIT JOURS
La Société devra informer le CSE, une fois par an, du nombre de salariés soumis à un forfait annuel en jours, du nombre d’alertes intervenues au cours d’une année et telles que prévues à l’article 3.3.3, ainsi que des mesures adoptées pour pallier les éventuelles difficultés rencontrées au cours d’une année.
Le cas échéant, la Société devra également informer le CSE de la survenance de toute situation exceptionnelle.
ARTICLE 6 - DATE D’APPLICATION ET DURÉE DE L’ACCORD
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.
Il entrera en vigueur le 1er janvier 2024.
ARTICLE 7 - EVOLUTION DES MODALITÉS
En cas de modification des dispositions législatives ou réglementaires ou conventionnelles, notamment en matière de durée du travail et de modalités de rémunération, qui rendrait inapplicable une ou plusieurs des dispositions des présentes modalités, des négociations s’ouvriraient sans délai pour examiner les possibilités de les adapter et/ou de les faire survivre aux nouvelles conditions de la législation, de la réglementation et des dispositions conventionnelles.
ARTICLE 8 - INTERPRÉTATION
Les Parties conviennent de se rencontrer à la requête de la Partie la plus diligente dans les huit jours suivant la demande pour étudier et tenter de régler tout différend d’ordre individuel ou collectif né de l’application du présent accord.
La position retenue en fin de réunion fera l’objet d’un procès-verbal rédigé par la direction de la Société. Le document sera remis à chaque Partie.
ARTICLE 10 - DÉNONCIATION
La dénonciation du présent accord pourra intervenir à tout moment à l’initiative de l’une ou l’autre des Parties, moyennant un préavis de trois mois.
Cette dénonciation devra être notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception, adressée à tous les signataires et être déposée en deux exemplaires (une version papier et une version électronique via le site www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr) auprès de la DREETS du lieu de sa conclusion et en un exemplaire auprès du Conseil de Prud’hommes.
ARTICLE 11 - REVISION
Chacune des Parties pourra demander la révision de tout ou partie du présent accord selon les modalités suivantes.
Toute demande de révision devra être adressée par lettre recommandée avec accusé de réception ou lettre remise en mains propres contre signature à l’autre Partie et comporter, outre l’indication des dispositions dont la révision est demandée, des propositions de remplacement.
Le plus rapidement possible et au plus tard dans un délai de trois mois suivant la réception de cette lettre, les Parties devront ouvrir une négociation en vue de la rédaction d’un nouveau texte.
Cet avenant devra faire l’objet des formalités de dépôt prévues aux articles L.2231-6 et D. 2231-2 du Code du travail.
ARTICLE 12 : PUBLICITÉ ET DÉPÔT
Une version intégrale et signée du présent accord sous format. PDF sera adressée par la Société à la DIRECCTE via le site www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr.
Conformément aux dispositions des articles L. 2231-5-1, R. 2231-1-1 du Code du travail et du décret du 3 mai 2017 n° 2017-752 (article 2), une version publiable du texte (dite anonymisée) sous format .docx, ne comportant pas les noms, prénoms, paraphes et signatures de personnes physiques sera également déposé à la DIRECCTE via le site www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr.
La Société remettra également un exemplaire du présent accord au greffe du Conseil de Prud’hommes de LYON
Le présent accord sera diffusé à chaque salarié de la Société.
