ACCORD D’ENTREPRISE RELATIF A LA MISE EN PLACE DU VOTE ELECTRONIQUE AU SEIN DE LA SOCIETE VORWERK FRANCE
Entre les soussignés :
Vorwerk France, SCS au capital de 1 635 200€, immatriculée au Registre du commerce et des sociétés de Nantes sous le numéro B 622 028 777, dont le siège social est situé 539 route de Saint Joseph, 44300 NANTES ;
Représentée par ………………….., agissant en qualité de Directeur des Départements Supports et ………………………. en sa qualité de Directrice des Ressources Humaines,
Dénommée ci-dessous «La société» ou «L’entreprise», D'une part,
Et,
………………………….., déléguée syndicale désignée par l’organisation syndicale CSN/CFE-CGC, et ………………………….., déléguée syndicale désignée par l’organisation syndicale CSN/CFE-CGC,
D’autre part,
Il est convenu ce qui suit :
PREAMBULE
L’article 54 de la loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique autorise le recours au vote électronique pour les élections professionnelles.
L’ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise et favorisant l’exercice et la valorisation des responsabilités syndicales, prévoit la fusion du comité d’entreprise, des délégués du personnel, et du comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT) en une instance unique de représentation du personnel : le Comité Social et Economique (CSE).
Le décret n° 2017-1819 du 29 décembre 2017 pris en application de cette ordonnance précise notamment la composition du CSE ainsi que les conditions et les modalités de vote par voie électronique pour l’élection des membres de la délégation du personnel au CSE.
Dans ce cadre législatif et règlementaire, les parties signataires se sont interrogées sur l’opportunité de recourir au vote électronique pour organiser les élections de la délégation du personnel du CSE, en application des articles L. 2314-26 et R. 2314-5 du Code du travail.
Il est indéniable que le vote électronique est de nature à améliorer les processus de vote au sein de la Société VORWERK FRANCE, en permettant de simplifier et de sécuriser l’organisation du processus électoral, de faciliter le vote pour les salariés répartis dans toute la France, d’obtenir des résultats sécurisés et affichés rapidement, ainsi que de préserver l’environnement en dématérialisant le vote.
Il est primordial que le recours au vote électronique respecte les principes fondamentaux régissant les opérations électorales. C’est pourquoi, les dispositions législatives exigent que le protocole d’accord préélectoral soit précédé d’un accord d’entreprise ou d’une décision unilatérale distinct(e) organisant la mise en place du vote électronique et définissant les garanties et mesures de sécurité.
En conséquence, les parties signataires ont convenu, par cet accord d’entreprise, de la mise en place du vote électronique au sein de la Société VORWERK FRANCE pour l'élection des membres de la délégation du personnel du CSE, dans le cadre et selon les conditions et modalités décrites ci-après.
ARTICLE 1er : Champ d’application et définition du vote électronique
Le présent accord s’applique à l’ensemble des électeurs appelé à voter aux élections des membres de la délégation du personnel du CSE.
La notion de « vote électronique » mentionnée dans le présent accord doit s’entendre comme le système dématérialisé permettant de procéder au vote.
ARTICLE 2 : Principes généraux
Le système retenu devra respecter les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin :
Vérifier l’identité des électeurs
Assurer l’intégrité du vote : identité entre le vote émis par le salarié et le vote enregistré ;
Assurer l’anonymat et la sincérité du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;
Assurer l’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;
Assurer la confidentialité, le secret du vote : exercice du droit de vote sans pression extérieure ;
Assurer la publicité du scrutin.
ARTICLE 3 : Recours à un prestataire extérieur
Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties conviennent que les élections seront organisées par le « fournisseur prestataire », mandaté pour ce faire par la Direction.
La Société prendra contact avec un prestataire spécialisé dans les technologies Internet et plus particulièrement dans le développement du vote par Internet et lui confiera la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les dispositions réglementaires des articles R. 2314-5 à R. 2314-18 du Code du travail.
Le prestataire doit assurer, dans le respect des dispositions du présent accord:
La fourniture d’un système de vote sécurisé permettant :
L’organisation et l’administration du processus de vote ;
L’expression du vote par les électeurs ;
Le dépouillement et le calcul automatique des résultats du vote ;
L’archivage puis la destruction des fichiers.
La génération et la transmission sécurisées des codes d’accès (identifiants et mots de passe) aux électeurs ;
La génération et la remise sécurisées des clés de déchiffrement des urnes aux titulaires désignés ;
La préparation de la notice d’information et du mode d’emploi du vote à l’attention des électeurs ;
La supervision du bon fonctionnement du système de vote pendant les opérations de vote ;
La disponibilité d’un support technique à l’attention des électeurs pendant la durée des opérations électorales ;
La coordination des opérations de vote en relation avec les interlocuteurs internes.
ARTICLE 4 : Modalités de mise en œuvre du vote électronique
4.1 : Confidentialité, sincérité du vote électronique et stockage des données
Le système retenu permettra d'assurer la confidentialité des données transmises, s'agissant notamment des listes électorales, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes. A cet égard, le dispositif garantira que l’identité de l’électeur ne peut pas être mise en relation avec l’expression de son vote, et cela à tout moment du processus de vote, y compris après le dépouillement.
Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés fichier des électeurs et contenu de l'urne électronique.
Le vote émis par chaque électeur sera crypté et stocké dans l'urne électronique dédiée.
Le contenu des urnes électroniques est inaccessible jusqu’au dépouillement de celles-ci, effectué sous le contrôle des membres du bureau de vote à l’aide des clés de déchiffrement reçues et conservées par ces derniers.
Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs et les clés de déchiffrement de sauvegarde ne seront accessibles qu'au personnel du prestataire chargé de la gestion et de la maintenance du système.
Le système de vote électronique est scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique garantit également l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.
La procédure de décompte des votes enregistrés doit, si nécessaire, pouvoir être déroulée de nouveau.
Le prestataire retenu conserve sous scellés, jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.
A l’expiration de ces délais, le prestataire, procède à la destruction des fichiers supports conformément à l’article R. 2314-17 du Code du travail.
4.2 : Gestion des données à caractère personnel et RGPD
La mise en place d’une solution de vote électronique nécessite le recours à des fichiers contenant des données à caractère personnel. A ce titre, l’ensemble des données bénéficieront de la protection apportée par la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 et le règlement européen n° 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (règlement général sur la protection des données).
Le prestataire chargé de la mise en œuvre du vote électronique s’engagera à présenter toutes les garanties quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences du règlement européen n° 2016/679 et garantisse la protection des droits des personnes concernées.
Le prestataire prendra toutes les mesures techniques et organisationnelles requises afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque.
4.3 : Cellule d’assistance technique et sécurité
Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique sera mise en place pendant la durée des opérations de vote à l’initiative de l’employeur. Cette cellule comprendra les membres du bureau de vote, les représentants de la Direction et des organisations syndicales ainsi qu'un représentant du prestataire.
Elle aura notamment pour mission de procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet. Elle devra également procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé. Enfin, elle contrôlera, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place.
4.4 : Expertise indépendante
En vertu de l’article R. 2314-9 du Code du travail, le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, devra avoir été soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des articles R. 2314-5 à R. 2314-8 dudit code.
Le rapport de l’expert sera tenu à la disposition de la CNIL et des organisations syndicales habilitées à participer à la négociation du protocole d’accord préélectoral en application de l’article L. 2314-5 du Code du travail.
4.5 : Information et formation
Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette nouvelle technique de vote par les salariés. En particulier, la Direction établira une note explicative détaillée précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote, et la communiquera aux électeurs suffisamment en amont de l’ouverture du premier tour de scrutin.
En outre, tous les intervenants impactés par le processus des élections professionnelles bénéficieront d'une formation sur le système de vote électronique. Cette formation pourra se dérouler concomitamment à la phase de test, de scellement et de programmation des horaires du scrutin qui précédera l’ouverture du vote.
Le prestataire fournit toute information et documentation utiles pour répondre à ces exigences.
ARTICLE 5 : Déroulement des opérations de vote
5.1 : Protocole d’accord préélectoral
Les modalités de mise en place du vote électronique seront déterminées préalablement à chaque élection. Les partenaires sociaux discuteront notamment, dans le cadre d’un protocole d’accord préélectoral, du calendrier électoral, de la répartition des sièges ainsi que des modalités pratiques de gestion des opérations de vote (notamment les dates et heures d’ouverture et de clôture des scrutins).
Le protocole d’accord préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord et comportera la description détaillée du fonctionnement du système et du déroulement des opérations électorales. Le protocole d’accord préélectoral indiquera en outre le nom du prestataire choisi pour mettre en place le vote électronique.
5.2 : Accès au vote électronique
L’ouverture et la fermeture des scrutins sont automatiques.
Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant la plage d’ouverture des scrutins en se connectant sur le serveur sécurisé propre aux élections.
Le vote électronique pourra avoir lieu sur le lieu de travail ou à distance. Durant la période de vote, les électeurs pourront voter depuis tout poste informatique connecté à Internet (ordinateur portable, téléphone portable, tablette).
Le vote électronique se déroulera pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée. Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin devront pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.
Avant le premier tour des élections, chaque électeur recevra, selon les modalités déterminées dans le cadre du protocole d’accord préélectoral, l’adresse du serveur de vote, la date de début et de fin du vote au premier et deuxième tour, ainsi que les codes d’accès générés selon des modalités garantissant la confidentialité du vote. Ce moyen d'authentification permettra au serveur de vérifier son identité et de garantir l'unicité de son vote. Toute personne non reconnue n’aura pas accès au serveur de vote.
La confirmation du vote vaudra signature de la liste d’émargement de l’élection concernée et clôturera définitivement l’accès à cette élection.
En cas de perte ou de non réception de leurs codes d’accès personnels, les électeurs pourront obtenir de nouveaux codes au cours des opérations de vote selon une procédure sécurisée.
5.3 : Opération de dépouillement
Le dépouillement et le décompte des voix devront être faits dans les conditions prévues par le décret n° 2017-1819 du 29 décembre 2017.
Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin. Toutefois, le nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin. A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôleront la fermeture du scrutin.
A la clôture du scrutin, le contenu de l’urne et les listes d’émargement sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.
Les membres du bureau de vote proclameront les résultats et signeront les procès-verbaux.
ARTICLE 6 : Durée de l’accord
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Il prendra effet après accomplissement des formalités de dépôt.
ARTICLE 7 : Révision de l’accord
Le présent accord pourra faire l'objet de révision par l'employeur et les organisations syndicales de salariés signataires du présent accord ou y ayant adhéré ultérieurement, conformément aux dispositions des articles L. 2261-7 à L. 2261-8 du Code du travail. Toute demande de révision, obligatoirement accompagnée d'une proposition de rédaction nouvelle, sera notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception à chacune des autres parties signataires. Le plus rapidement possible et, au plus tard, dans un délai de 3 mois à partir de l'envoi de cette lettre, les parties devront s'être rencontrées en vue de la conclusion éventuelle d'un avenant de révision. Les dispositions, objet de la demande de révision, resteront en vigueur jusqu'à la conclusion d'un tel avenant. En outre, en cas d'évolution législative ou conventionnelle susceptible de remettre en cause tout ou partie des dispositions du présent accord, les parties signataires conviennent de se réunir à nouveau, dans un délai de 3 mois après la publication de ces textes, afin d'adapter lesdites dispositions.
ARTICLE 8 : Dénonciation de l’accord
La dénonciation de l’accord pourra se faire par l’une ou l’autre des parties signataires à tout moment sous réserve de respecter un préavis de trois mois, par envoi d’une lettre recommandée avec accusé de réception à chacun des parties signataires.
En cas de modification des dispositions légales ou conventionnelles relatives au temps de travail, les parties signataires se réuniront à l’initiative de la partie la plus diligente dans un délai d’un mois à compter de la date d’entrée en vigueur des nouvelles modifications en vue d’arrêter les modifications éventuelles.
ARTICLE 9 : Dépôt et publicité de l’accord
En application des articles L. 2231-6 et D 2231-2 du Code du travail, le présent accord sera déposé de façon dématérialisée, à la diligence de l'entreprise, auprès de la DIRECCTE via le site www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr. Il sera également remis en un exemplaire au greffe du conseil de prud'hommes. Le texte du présent accord, une fois signé, est notifié à l’organisation syndicale représentative dans l’entreprise. Un exemplaire est également communiqué au Comité d’entreprise.
Il sera disponible sur le portail de Vorwerk France.
Fait à Nantes, le 21 mars 2019, en 4 exemplaires originaux.
Pour l'entreprise,Pour les organisations syndicales,
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Directeur des Départements SupportsDéléguée Syndicale CSN/CFE-CGC
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Directrice des Ressources HumainesDéléguée Syndicale CSN/CFE-CGC
