ENTRE L’unité Economique et Sociale VYGON SA / SIPV dont le Siège social est située au 5 rue Adeline - 95440 ECOUEN représentée par Monsieur, Directeur des Ressources Humaines,
D’une part,
ET
Les organisations syndicales représentatives dans l’UES VYGON SA / SIPV
CGT FO, représentée par Monsieur CGT, représentée par Madame D’autre part,
Il a été conclu le présent accord et préalablement rappelé ce qui suit :
Préambule
Dans le cadre des ordonnances Macron n°2017-1387 du 22 septembre 2017 et 2017-1718 du 20 décembre 2017 et afin de prendre en compte les technologies de l’information et de la communication qui permettent de définir de nouvelles formes d’organisation du travail, la Direction et les Organisations syndicales ont conclu un accord cadre relatif au télétravail. Cet accord vise à prendre en compte la qualité de vie au travail en recherchant un meilleur équilibre vie professionnelle et vie personnelle tout en maintenant l’efficacité et la qualité du travail fourni et en prenant en compte les nécessités opérationnelles, organisationnelles, techniques ou financières de la société. Les parties rappellent que le télétravail au sein de l’UES VYGON SA / SIPV repose sur un choix personnel accepté par le salarié et l’employeur.
L’UES VYGON SA / SIPV confirme sa volonté de maintenir le lien entre l’entreprise et les salariés au plus près des activités et entend valoriser l’esprit d’équipe et veiller au bon usage des technologies de l’information et de la communication (TIC). Lorsque l’emploi exercé par le collaborateur se prête à cette forme d’organisation, que les contraintes clients le permettent, que sont garanties les bonnes règles de fonctionnement à distance dans la relation avec l’environnement professionnel et le management, le télétravail peut être une forme d’organisation durable apportant des éléments positifs en matière de qualité de vie, de responsabilisation et d’autonomie dans l’exercice des missions professionnelles. Les parties signataires soulignent qu’un des facteurs de réussite essentiel de ce mode d’organisation du travail repose sur un accord de confiance mutuelle entre le collaborateur et son responsable hiérarchique. Un suivi devra être réalisé chaque année pour faire un état des lieux de la mise en place du présent accord. Le bilan sera présenté au Comité d’Entreprise et au CHSCT.
Un guide du télétravail a été réalisé et permet au télétravailleur de prendre connaissance notamment :
des conditions et démarches pour accéder au télétravail,
de l’organisation du télétravail
des devoirs du télétravailleur et
de conseils pour gérer l’équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle ainsi que pour aménager son espace de travail.
Titre I : Cadre du télétravail régulier et principes généraux
Le télétravail désigne, au sens de l’article L.1222-9 du Code du travail, toute « forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication ». Sur la base de cette définition générale, le présent accord précise que selon les dispositions convenues entre les parties signataires, le télétravail au sein de l’UES VYGON SA / SIPV s’entendra comme la situation où le collaborateur, sur la base du volontariat, effectuera son activité professionnelle alternativement à son domicile et dans les locaux de l’entreprise. Ceci sera formalisé par un avenant à son contrat de travail.
Le télétravail mis en place dans l’UES VYGON SA / SIPV s’entend du travail au domicile du salarié. Par défaut le domicile déclaré à l’entreprise pour l’envoi du bulletin de paie est le lieu de télétravail. Un autre lieu de télétravail de type coworking ou autre pourra être accepté par l’entreprise sous réserve que le salarié le déclare et que les contraintes clients ou techniques ne s’y opposent pas. Les surcoûts éventuels ne seront pas pris en charge par l’entreprise.
Titre II : Conditions
Article 1 : Eligibilité
Les parties conviennent que le télétravail est fondé sur la capacité du salarié à exercer ses fonctions de façon autonome et implique que l’activité du salarié puisse être exercée à distance. Il nécessite certaines aptitudes individuelles et des qualités professionnelles telles que la gestion du temps de travail, l’autonomie et une bonne maîtrise des applications informatiques indispensables à son activité.
Sont dès lors éligibles au télétravail les salariés : - titulaires d’un contrat à durée indéterminée à temps plein; - justifiant d’une ancienneté minimale de 6 mois dans la société ; - disposant d’une capacité d’autonomie suffisante dans le poste occupé et ne nécessitant pas de soutien managérial rapproché pendant le temps du télétravail - occupant un poste pouvant être exercé de façon partielle et régulière à distance ; - occupant un poste dont l’exécution en télétravail est compatible avec le bon fonctionnement du service ; - répondant aux exigences techniques minimales requises à leur domicile pour la mise en œuvre d’une organisation en télétravail, en particulier disposer d’un espace de travail dédié et adapté à ce mode d’organisation, une connexion internet à haut débit, et une installation électrique conforme. - dont les fonctions n’exigent pas, par nature, une présence physique permanente dans les locaux de l’entreprise (ex : hôtesse accueil, maintenance, production, contrôle qualité, etc…); - dont les fonctions ne nécessitent pas une absence importante et régulière de leur lieu habituel de travail ; - dont les fonctions n’impliquent pas l’accès et le traitement de certaines données à caractère confidentiel au poste de travail.
La présence au sein de l’entreprise et l’accompagnement rapproché étant nécessaires à l’apprentissage du monde du travail, les salariés en contrat d’apprentissage, en contrat de professionnalisation, en convention « CIFRE », ainsi que les stagiaires ne pourront pas prétendre au télétravail.
Article 2 : Principe de volontariat, d’engagement et de confiance mutuelle
Les parties rappellent que le télétravail s’inscrit nécessairement dans une démarche fondée sur le double-accord et la double réversibilité tant à l’initiative du salarié que de l’employeur. L’organisation du télétravail repose par ailleurs sur une relation de confiance entre le salarié et son responsable hiérarchique, mais aussi sur la faculté qui doit être donnée à l’employeur de pouvoir apprécier les résultats par rapport aux objectifs fixés.
Titre III : Mise en place
Article 3 : Modalités de mise en œuvre du télétravail
Les parties au présent accord conviennent que le passage en télétravail est subordonné à l’accord du responsable hiérarchique et de la DRH à la fois sur le principe et sur les modalités d’organisation du télétravail (notamment sur le choix du/des jours effectués en télétravail). Le manager sera attentif à ce que le nombre de télétravailleurs au sein de son équipe soit compatible avec le bon fonctionnement du service et de l’organisation.
Les étapes de la procédure de candidature sont les suivantes : - Le salarié qui souhaite bénéficier du télétravail doit en faire la demande auprès de son responsable hiérarchique via le formulaire dédié (en annexe). - Le responsable hiérarchique examine la demande du salarié et organise un entretien avec celui-ci notamment pour apprécier ses motivations et les critères d’éligibilité (autonomie, etc…). Le manager émet un avis (positif ou négatif) motivé. - La demande est transmise à la DRH qui émet un avis final (positif ou négatif) motivé. - La réponse est délivrée au salarié dans un délai maximum d’un mois après la réception de sa demande. En cas d’acceptation, un avenant précisant les modalités de mise en œuvre du télétravail sera signé. Dans le cas d’un refus, celui-ci devra être motivé par courrier.
Article 4 : Télétravail occasionnel
La procédure décrite ci-dessus s’applique en dehors des cas spécifiques de recours au télétravail précisés ci-dessous : - circonstances collectives particulières, telles qu’une pandémie ou des événements climatiques ou ponctuels affectant durablement et significativement la circulation des moyens de transport. Dans ce cas, la journée de télétravail pourra être planifiée exceptionnellement « en dernière minute ». Dans ce cas, les articles de l’accord ne s’appliquent pas, le salarié devra en faire la demande par mail auprès de son responsable qui lui donnera ou non son accord.
Article 5 : Formalisation du télétravail
La mise en œuvre du télétravail fera l’objet d’un avenant au contrat de travail pour une durée indéterminée.
Cet avenant précisera notamment :
Le lieu d’exercice du télétravail
Le rythme du télétravail
Les assurances
Les règles relatives à la période d’adaptation
Les conditions de réversibilité
La durée du travail
L’environnement et l’équipement de travail
Droits individuels et collectifs
Protection des données et confidentialité
A la signature de son avenant de travail, le télétravailleur recevra de l’entreprise le guide du télétravail et prendra connaissance de la charte informatique.
Article 6 : Période d’adaptation
Une période d’adaptation de trois mois permettra de s’assurer que ce mode d’organisation est compatible avec les intérêts de chacune des parties. Pendant cette période, celles-ci pourront mettre fin unilatéralement à l’organisation en télétravail, par écrit, moyennant le respect d’un délai de prévenance de 2 semaines. Lorsqu’il est mis fin à la situation de télétravail le salarié reprend son activité dans les mêmes conditions que celles applicables antérieurement.
Par ailleurs, à l’issue de la période d’adaptation, un entretien de bilan aura lieu entre le salarié et le responsable hiérarchique.
Article 7 : Réversibilité
Le salarié ou le responsable hiérarchique pourront librement mettre fin à la situation de télétravail, tout au long de l’année, par écrit et en respectant un délai de prévenance d’un mois. Le télétravail pourra notamment prendre fin dans les circonstances suivantes :
si les missions et objectifs définis par le manager ne sont pas remplis
modification dans l’organisation du service ou circonstances particulières imposant le retour du salarié à temps plein dans l’entreprise
non-respect par le salarié des règles de confidentialité.
Au-delà de ces circonstances, il peut être mis un terme d’un commun accord au télétravail, par écrit et en respectant un délai de prévenance d’un mois. S’il est mis fin à la situation de télétravail, le salarié retrouvera son poste dans les locaux de l’entreprise dans les mêmes conditions que celles applicables antérieurement.
Article 8: Changement de fonction, de service ou de domicile
Un réexamen des critères d’éligibilité avec le responsable hiérarchique sera possible en cas de changement de fonction, de poste, de service, d’établissement ou de domicile du salarié, et pourra donner lieu à la cessation de la situation de télétravail.
Titre IV : Modalités d’organisation du télétravail
Article 9 : Rythme de télétravail
Compte tenu du fait que le télétravail répond à un besoin spécifique, la journée choisie ne correspondra pas systématiquement à un jour fixe dans la semaine et les jours de télétravail ne seront pas pris de façon systématique chaque mois. Le salarié transmettra sa demande au plus tard 48h avant le jour de télétravail via le SIRH (Système d’Information des Ressources Humaines) en vigueur.
Afin de maintenir le lien social avec la communauté de travail, le salarié bénéficiant du dispositif de télétravail devra être présent au moins trois jours entiers par semaine complète dans les locaux au sein desquels il effectue habituellement son activité. L’activité exercée en télétravail à domicile ne pourra excéder 1 jour par semaine.
A titre exceptionnel, et en raison de nécessité de services, certaines journées initialement prévues en télétravail pourront être effectuées sur site. Dans cette situation le jour de télétravail sera reporté dans le mois en cours.
Des circonstances exceptionnelles tenant à des impératifs opérationnels peuvent amener l’entreprise à suspendre la situation de télétravail. De même des circonstances exceptionnelles auxquelles le collaborateur doit faire face et qui sont de nature à empêcher temporairement la réalisation de ses missions dans son lieu habituel de télétravail peuvent légitimer une suspension de la situation de télétravail pour une courte durée sans que soit remis en cause sa qualité de télétravailleur. Les jours de télétravail ne sont pas cumulables d’un mois sur l’autre. Les jours de télétravail doivent être posés en journée entière ou de façon exceptionnelle et après autorisation préalable du responsable en demi-journée.
Article 10 : Maintien du lien avec l’entreprise
Le responsable hiérarchique veille à assurer un contact régulier avec le salarié en situation de télétravail. Il est attentif, dans la mesure du possible, à ce que l’organisation des réunions permette la présence du salarié. En revanche, le télétravail ne devra pas être un frein à la participation à la vie du service et notamment aux réunions et aux formations qui seront prioritaires sur la journée de télétravail.
De plus, la société s’engage à ce que les salariés télétravailleurs bénéficient d’entretiens périodiques avec leurs managers dans les mêmes conditions et suivant le même rythme que les autres salariés, avec notamment un point régulier sur la bonne exécution de leurs missions.
Article 11. Contrôle et gestion du temps de travail
Le salarié en situation de télétravail gère l’organisation de son temps de travail à domicile dans le cadre des dispositions légales et conventionnelles en vigueur dans l’entreprise. Il s’engage à respecter les mêmes horaires de travail à son domicile que dans les locaux de l’entreprise. Pour ce faire, comme pour le travail réalisé dans l’entreprise, l’employeur s’assure que la charge de travail et les délais d’exécution permettent au télétravailleur de respecter notamment les durées maximales de travail et les durées minimales de repos.
L’amplitude horaire des plages définies devra impérativement permettre au télétravailleur de respecter les durées minimales légales de repos quotidien et hebdomadaire pour tous les salariés.
Compte tenu de cette nouvelle forme d’organisation du travail, les parties reconnaissent que les TIC (Technologies de l'information et de la communication) devront être maîtrisées. Il est également reconnu au télétravailleur un droit à la déconnexion en dehors des horaires d’ouverture de l’établissement dans lequel il accomplit régulièrement son travail, ou à défaut, pendant la durée légale de repos quotidien. Le salarié en télétravail dispose à ce titre de la possibilité de se déconnecter des équipements mis à disposition par l’entreprise.
Article 12 : Fixation des plages horaires
Afin d’assurer le principe du respect de la vie privée, le manager, en concertation avec le télétravailleur, fixe les plages horaires durant lesquelles il pourra le contacter, en cohérence avec l’horaire de travail habituel. Le salarié doit être joignable durant cette plage horaire via les outils de communication de l’entreprise (Skype Entreprise, Workplace, téléphone, messagerie, etc…). Ainsi, le salarié communiquera à son manager un numéro de téléphone sur lequel il est joignable et lui donnera accès à son agenda Outlook (via l’option de partage du calendrier).
Article 13 : Environnement et équipement de travail
L’employeur demande au salarié, préalablement à son passage en télétravail, de s’assurer de la compatibilité de son installation électrique et ergonomique avec un fonctionnement en télétravail. Il s’assure par ailleurs de la conformité de l’installation électrique de son lieu en télétravail à la réglementation en vigueur, et en certifie la conformité sur l’honneur via la signature de l’avenant de télétravail qui en fait mention. Cette conformité des installations est une condition essentielle pour bénéficier du télétravail. Aucun salarié ne saurait effectuer son activité sans s’assurer de cette conformité. En cas de non-conformité, l’entreprise refusera la mise en œuvre du télétravail. Le télétravailleur s’engage à prévoir un espace de travail dédié dans son domicile, qui soit conforme aux règles de sécurité et qui permette un aménagement en poste de télétravail. L’environnement personnel dédié au télétravail doit être propice au travail et à la concentration.
L’entreprise s’engage à fournir, installer et entretenir les équipements nécessaires à l’activité en télétravail : - un outil d’accès à distance sécurisé (accès VPN) - le logiciel Skype Entreprise et un accès à Workplace - un ordinateur portable dans la mesure où le salarié n’en serait pas déjà équipé dans les locaux de l’entreprise. Le matériel mis à la disposition du télétravailleur à usage strictement professionnel par l’entreprise reste la propriété de celle-ci et pourra lui être restitué en fin de situation de télétravail. Le télétravailleur devra prendre soin des équipements qui lui sont confiés.
L’entreprise fournira également au télétravailleur un service d’assistance technique analogue à celui fourni pour le travail réalisé dans l’entreprise. En cas de panne ou de mauvais fonctionnement des équipements de travail, le télétravailleur doit en aviser immédiatement l’assistance informatique.
L’entreprise prendra en charge les frais professionnels du salarié (électricité, chauffage, internet, etc…) sous la forme de forfait mensuel d’un montant de quatre Euros.
Titre V : Droits et devoirs du salarié et prévention des effets de l’isolement
Article 14 : Droits collectifs
Le salarié en situation de télétravail bénéficie des mêmes droits collectifs légaux et conventionnels que ceux applicables aux salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de l’entreprise, notamment quant à l’accès à l’information syndicale et quant aux élections professionnelles.
Article 15 : Droits individuels
Le salarié en situation de télétravail bénéficie des mêmes droits individuels que les autres salariés de l’entreprise, notamment en matière de formation professionnelle, de déroulement de carrière, d’entretiens professionnels et de politique d’évaluation et de rémunération. Ainsi, le télétravailleur doit être placé dans une situation identique à celle des salariés exerçant une activité comparable au sein des locaux de l’entreprise, notamment en ce qui concerne la charge de travail, les délais d’exécution, ainsi que l’évaluation de ses résultats.
Article 16 : Santé et sécurité
Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et à la sécurité au travail sont applicables aux télétravailleurs. A cet effet, le télétravailleur atteste que son domicile (lieu de télétravail) permet l’exécution du travail dans de bonnes conditions de santé et de sécurité.
Si un accident survient au domicile pendant le jour de télétravail, le salarié en avise sa hiérarchie et la Direction des Ressources Humaines dans les mêmes délais et dans les mêmes formes que lorsqu’il effectue son activité dans les locaux de l’entreprise. Il appartient à la Direction des Ressources Humaines d’en prévenir le service médical de santé au travail. Tout accident survenu au télétravailleur à son domicile pendant le temps de travail sera donc soumis au même régime que s’il était intervenu dans les locaux de l’entreprise.
Article 17 : Protection des données, confidentialité
Le salarié en situation de télétravail est tenu de respecter l’ensemble des principes prévus dans la « Charte d’utilisation des outils informatiques et de communication » en vigueur dans l’entreprise. Le télétravailleur porte une attention particulière aux règles de sécurité et plus spécifiquement à ses moyens d’authentification (mot de passe, code pin …) qui sont personnels, confidentiels et incessibles. Le télétravailleur reste tenu de respecter les règles de confidentialité fixées par l’entreprise. Il doit en particulier à ce titre préserver la confidentialité des données qui lui sont confiées
Article 18 : Assurances
Le salarié doit déclarer sa situation de télétravail auprès de sa compagnie d’assurance et doit justifier auprès de l’employeur de la souscription d’une assurance multirisque habitation incluant la garantie responsabilité civile. Si l’assurance ne couvre pas certains dommages liés à ses équipements le télétravailleur devra demander une extension de la garantie en ce sens. Ces conditions de couverture d’assurance devront être remplies préalablement à la première mise en œuvre du télétravail et le salarié devra fournir les justificatifs nécessaires attestant de sa couverture d’assurance avant signature de l’avenant. Pour toute modification impactant ladite couverture, le télétravailleur devra, en outre, remettre à l’employeur une nouvelle attestation de sa compagnie d’assurance stipulant la prise en compte des risques ci-dessus mentionnés. Toute éventuelle demande de renouvellement de télétravail devra être accompagnée d’une nouvelle attestation d’assurance mise à jour.
Titre VI : Dispositions finales
Article 19 : Suivi et révision de l’accord
Le présent accord fera l’objet d’un suivi régulier par les signataires. De plus, afin d’évaluer l’impact du télétravail sur le bien être des salariés et sur le bon fonctionnement de l’entreprise, des retours d’expérience seront réalisés. Les parties se réuniront en cours d’année pour la bonne application de cet accord, et à la première demande d’un syndicat signataire en cas de difficulté avérée.
Le présent accord ne pourra être modifié que par avenant conclu entre les parties signataires de l’accord initial. Les dispositions de l’avenant portant révision se substitueront de plein droit à celles de l’Accord qu’elles modifient soit à la date expressément prévue, soit à défaut à partir du jour qui suivra son dépôt auprès du service compétent.
Article 20 : Date d’entrée en vigueur et durée de l’accord
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée et entre en vigueur le 4 novembre 2019.
Article 21 : Dénonciation de l’accord
Le présent accord pourra être dénoncé, totalement ou partiellement, soit par la Direction de l’entreprise soit par la totalité des organisations syndicales signataires ou adhérentes et selon les modalités suivantes : La dénonciation sera notifiée par LR/AR à chacune des autres parties signataires ou adhérentes et déposée par la partie la plus diligente auprès des services de la DIRECCTE et du secrétariat-greffe du Conseil de Prud’hommes, Le préavis de dénonciation est fixé à 3 mois.
Article 22 : Publicité et dépôt
Chaque partie signataire conservera un original de cet accord. Un exemplaire sera remis contre décharge ou en lettre recommandée avec accusé de réception aux délégués syndicaux. Le présent accord sera déposé à la Direction générale des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l’emploi (DIRECCTE) du lieu de sa conclusion, par lettre recommandée ou par dépôt administratif avec accusé de réception, ainsi que par dépôt électronique, à l'initiative de l'entreprise.
Conformément à la loi, le présent accord étant conclu postérieurement au 1er septembre 2017, et antérieurement au 1er octobre 2018, un exemplaire rendu anonyme sera également déposé auprès de la DIRECCTE, pour publication dans la base de données nationale. Un exemplaire du présent accord sera également déposé au greffe du conseil de prud’hommes compétent. Le présent accord sera aussi transmis pour information à la commission paritaire de branche, dans le respect des dispositions de l’article L.2232-22 modifié par la loi n°2016-1088 du 8 août 2016 mais après suppression, par la partie la plus diligente, des noms et prénoms des négociateurs et des signataires conformément aux disposions de D 2232-1-2 du Code du travail.
Enfin, le présent accord sera mis en ligne sur le site intranet et affiché sur les panneaux du personnel prévus à cet effet.
Fait à Ecouen, le 8 octobre 2019
Directeur des ressources humaines Déléguée syndicale CGT
