La Direction de We Are Social a élaboré le présent Accord pour définir les modalités d’exercice du droit à la déconnexion conformément de l’article L2242-17 alinéa 7 du Code du travail.
Préambule. Affirmation du droit à la déconnexion au sein de We Are Social
La modernisation numérique des modes de travail et les nouvelles modalités d’organisation du travail sur site et à distance ont profondément modifié le fonctionnement au quotidien des équipes ainsi que les pratiques managériales.
L’ambition de cet Accord, partagée par l’ensemble des parties signataires, est l’amélioration du fonctionnement des équipes au quotidien, convaincues par l’idée que performance et qualité de vie au travail sont indissociables. Il s’agit donc de favoriser un fonctionnement plus efficace dans le travail des équipes, de meilleures conditions d’exercice de l’activité individuelle et collective, grâce à des pratiques professionnelles et de management qui conjuguent innovation, responsabilisation, confiance, simplification et collaboration. Au-delà du simple droit à la déconnexion, les parties signataires entendent mettre en place un Accord, qui aborde la question de l’usage maîtrisé du numérique au sein de We Are Social avec pour volonté la préservation de l’équilibre vie personnelle/vie professionnelle et le bien-être des salarié·es et ainsi rompre avec la culture du présentéisme et de la disponibilité permanente.
Article 1. Objet de l’Accord
Par le présent Accord sur le droit à la déconnexion, la Direction réaffirme l'importance du bon usage collectif des outils numériques et de communication professionnels ainsi que la nécessaire régulation de leur utilisation pour assurer :
le droit à ne pas être sollicité·e en dehors de l’amplitude quotidienne de travail qui est établie entre 9h00 et 20h00 (se reporter à l’Accord sur l’aménagement et l’organisation du temps de travail),
le bien-être et la qualité de vie au travail,
l'équilibre entre vie privée/familiale et vie professionnelle,
l’exemplarité managériale et collective dans les bonnes pratiques liées à la déconnexion.
La Direction affirme également que le droit à la déconnexion est un enjeu de santé et de sécurité visant à renforcer les actions de prévention des risques psycho-sociaux. Le présent Accord a donc pour objet de définir notamment comment est décliné le droit à la déconnexion au sein de We Are Social et proposer différentes actions permettant d’aller vers un usage maîtrisé du numérique pendant le temps de travail mais également en dehors du temps de travail.
Article 2. Champ d’application
Parce qu’il est destiné à organiser la vie au sein de l’entreprise dans l’intérêt de toutes et de tous, le présent Accord est applicable à l’ensemble des salarié·es de We Are Social sans restriction ainsi qu’aux stagiaires et ce, en quelque endroit où est exécuté le contrat de travail et quelles que soient les modalités de travail (en présentiel ou en distanciel).
Article 3. Définition du droit à la déconnexion
Le droit à la déconnexion est défini comme le droit du/de la salarié·e de ne pas être connecté·e aux outils numériques professionnels et ne pas être contacté·e, y compris sur ses outils de communication personnels, pour un motif professionnel, en dehors de son temps de travail habituel. Les outils numériques visés sont :
les outils numériques physiques : ordinateurs (fixes ou portables), tablettes, téléphones (fixes ou portables) (liste non exhaustive),
les outils numériques dématérialisés permettant d'être joint à distance : messagerie électronique, logiciels de communication, connexion wifi, internet/intranet, réseaux sociaux de l’agence (liste non exhaustive).
Le temps de travail habituel correspond aux horaires de travail du/de la salarié·e durant lesquels il/elle demeure à la disposition de l'entreprise et se conforme à ses directives (Cf. Accord sur l’organisation et l’aménagement du temps de travail). Ce temps comprend les heures normales de travail du/de la salarié·e et les éventuelles heures supplémentaires. En sont exclus les temps de repos quotidien et hebdomadaire, les temps de récupération, les temps de congés payés, les RTT, les congés exceptionnels ou non, les jours fériés, les temps d'absences autorisées, de quelque nature que ce soit.
Article 4. Importance du respect du temps de travail
Il est nécessaire de rappeler qu’un·e salarié·e ne doit pas travailler en dehors de ses heures de travail et qu’il/elle doit ainsi bénéficier des périodes de repos obligatoires. En effet, les salarié·es quel que soit leur régime de travail ou leur classification, doivent respecter les durées maximales journalières, hebdomadaires et annuelles de travail conformément aux dispositions de l’Accord sur l’organisation et l’aménagement du temps de travail.
Article 5. Lutte contre la connexion en dehors du temps de travail
Aucun·e salarié·e n’est tenu·e de prendre connaissance des courriels, messages ou appels téléphoniques à caractère professionnel en dehors de son temps de travail, pendant ses congés payés, ses temps de repos et ses absences, quelle qu’en soit la nature. Les périodes de repos, congés et suspension du contrat de travail doivent être respectées par l’ensemble des salarié·es de l’agence. Les responsables hiérarchiques doivent veiller au respect de cette règle. Concernant plus particulièrement, l’usage de la messagerie électronique ou du téléphone professionnel en dehors des horaires de travail, il doit être justifié par la gravité, l’urgence et/ou l’importance du sujet en cause et notamment, des cas exceptionnels de gestion de crise ou d'événements clients. Cela s’applique pour l’utilisation des outils numériques de l’entreprise mais également des outils externes. En effet, les réseaux sociaux et l’utilisation des outils de discussion instantanée tels que WhatsApp à des fins professionnelles doivent faire l’objet d’une utilisation raisonnée.
Article 6. La gestion des outils numériques et de communication professionnelle en dehors du temps de travail
Le présent Accord recommande de :
déclarer ses absences sur les outils internes de gestion des absences à des fins d’information pour les autres collaborateur·trices et ainsi ne pas être dérangé.e (ex : calendriers partagés, outils d’assistance à la planification, SIRH,…),
paramétrer le « gestionnaire d’absence » sur la messagerie électronique et indiquer les coordonnées d’une personne à joindre en cas d’urgence,
paramétrer les outils numériques selon les usages de chacun·e comme par exemple, programmer le téléphone portable en silencieux pour ne pas être dérangé·e,
ne pas activer les alertes sonores et/ou visuelles d’arrivée d’un nouveau courriel ou de tout autre type de message notamment les notifications délivrées par les applications,
s’interroger sur le moment opportun pour envoyer, lire un courriel/message, contacter un·e collaborateur·trice sur son téléphone professionnel ou d'interagir avec lui/elle via des applications de messagerie instantanées,
outres les cas de gestion de crise ou d'événements clients exceptionnels, éviter les sollicitations managériales par mail ou smartphone entre 20h et 9h et durant le week-end et les jours fériés, à la réserve des cas exceptionnels de gestion de crise ou d'événements clients,
organiser les réunions (en présentiel ou en distanciel) pendant les horaires de travail des personnes concernées de manière à ce qu'elles ne se terminent pas au-delà de 18h (dans la mesure possible),
ne pas déranger ses collègues ou ses collaborateur·trices en dehors des horaires de travail. Pour cela, l’envoi de mails en différé doit être utilisé autant que possible lors de la rédaction d’un courriel.
Enfin, il est rappelé que les salarié·es peuvent laisser au sein de l’agence leur matériel (ordinateur portable, etc.) pendant leurs absences. Le matériel doit néanmoins être déposé dans les coffres-forts prévus à cet effet conformément aux dispositions énoncées dans le règlement intérieur de l’Entreprise.
Article 7. La gestion des outils numériques et de communication professionnelle en situation de travail
Un usage maîtrisé du numérique paraît essentiel pour favoriser la concentration et la réalisation d’activités sur un temps dédié et continu. Cette approche récente semble nécessaire pour préserver les salarié·es des sur-sollicitations numériques. Se concentrer sur une activité donnée, c’est savoir gérer son temps et créer les conditions pour ne pas être dérangé·e. Le paramétrage des outils numériques permet de choisir à quel moment on souhaite se rendre visible de ses interlocuteur·trices, ou recevoir des informations et optimiser la gestion de son agenda pour afficher sa disponibilité. Pour faciliter la concentration, il est également important de rendre efficace les temps de pause et d’en faire un véritable moment de déconnexion. En alternance avec des temps de travail « hors connexion » dédiés à des activités nécessitant une concentration importante (sur site ou à distance), des temps spécifiques à la gestion et au traitement des mails peuvent être organisés selon le besoin de chacun·e pour gérer les sollicitations numériques au fur et à mesure ou sur des temps spécifiques (aménager des séquences de travail sans distraction, organiser des séquences spécifiques pour traiter ses mails, trier ses mails par priorité). Pour préserver les salarié·es de tout excès en matière de « présentéisme numérique », il convient en fin de journée de préparer les activités à effectuer le lendemain (« anticiper pour déconnecter »).
Afin d’éviter la surcharge d’informations, il est également recommandé de :
s’interroger sur la pertinence de l’utilisation de la messagerie électronique professionnelle par rapport aux autres outils de communication disponibles,
s’interroger sur la pertinence des destinataires des courriels,
utiliser avec modération les fonctions « Répondre à tous », « CC » ou « Cci »,
s’interroger sur la pertinence et le volume des fichiers à joindre aux courriels,
indiquer un objet précis permettant au destinataire d’identifier immédiatement le contenu du courriel,
lorsque le courriel est urgent, le spécifier dans l’objet.
Article 8. Actions menées par We Are Social
We Are Social est engagée pour l’amélioration de la santé psychique de ses salarié·es au travail sur site et à distance. Ainsi, pour s'assurer du respect du droit à la déconnexion ainsi que des mesures et recommandations prévues par le présent Accord, plusieurs dispositifs et actions seront renforcés :
l’amélioration de la qualité de vie au travail et la prévention des risques psycho-sociaux par une communication, des conseils et recommandations sur l’usage maîtrisé du numérique, l’amélioration de l’organisation personnelle et des règles d’échange au sein des équipes.
des actions de sensibilisation à la prévention des troubles musculo-squelettiques avec la mise en place d’ateliers d’ergonomie.
Pour renforcer et installer la démarche dans la durée, des actions ponctuelles d’information et de sensibilisation pourront être organisées en cohérence avec le Document Unique d'Évaluation des Risques Professionnels (D.U.E.R.P). Afin de laisser le choix à tout un chacun·e d’organiser en toute autonomie la gestion de son temps pour répondre à sa mission professionnelle tout en conciliant sa vie personnelle, il a été convenu de ne pas opter pour une solution qui consisterait à bloquer les accès informatiques et téléphoniques sur une période donnée. Par conséquent les accès resteront libres, toutefois chaque salarié·e devra veiller à sa sécurité et à sa santé en respectant les durées de repos quotidiennes et hebdomadaires. La Direction s’assurera régulièrement, par le biais des entretiens obligatoires notamment, que la charge de travail des salariées est raisonnable et permet une bonne répartition dans le temps de son travail.
De plus, la Direction s’engage à continuer à :
fournir des téléphones professionnels aux Directeur·trices de départements,
fournir des téléphones professionnels et/ou des numéros de téléphone On/Off Business (ou autres solutions) aux salarié·es (hors alternant·es et stagiaires) amené·es à communiquer sur les réseaux sociaux et à être en interface client de par leurs fonctions.
Pour les collaborateur·trices ne disposant pas de ces deux dispositifs de part leurs fonctions respectives, il leur est demandé de pouvoir être joignables pendant leurs heures travaillées sur Workplace aussi bien via chat que par appel vocal. Néanmoins, pour simplifier les échanges, la Direction étudie, avec la Direction Informatique du Groupe, la possibilité d’attribuer un numéro de téléphone fixe à chaque collaborateur·trice via leurs ordinateurs professionnels.
Article 9. Dispositif d’accompagnement et d’alerte
Le droit à la déconnexion et l’usage maîtrisé du numérique impliquent une responsabilité individuelle et collective. Dans les situations à risque, mais aussi en cas d’utilisation excessive des outils numériques, un·e salarié·e ou un manager peut alerter son/sa supérieur·e hiérarchique, les représentant·es du personnel, l’équipe RH et/ou le/la médecin du travail dans un objectif de détection et de prévention pour résoudre toute difficulté éventuelle. La Direction réaffirme le principe que tout·e salarié·e qui pourrait rencontrer des difficultés à honorer sa mission en respectant ce droit à la déconnexion ou l’utilisation des outils numériques pourra demander un entretien avec son/sa responsable hiérarchique ou avec la Direction des Ressources Humaines afin de trouver une solution de rééquilibrage raisonnable de la charge de travail. Un accompagnement sur une meilleure gestion du temps et des priorités pourra être envisagé.
Si les mesures de suivi font apparaître des risques pour la santé du/de la salarié·e ou des difficultés, la Direction s'engage à mettre en œuvre toutes les actions préventives et/ou correctives propres à faire cesser ce risque et lever ces difficultés dans les meilleurs délais.
Article 10. Entrée en vigueur et durée de l’Accord
Le présent Accord est conclu pour une durée indéterminée et entrera en vigueur à compter du 1er janvier 2023.
Le présent Accord se substitue de plein droit, à compter de la date d’entrée en vigueur, aux dispositions, pratiques et usages existants et ayant un objet identique.
Article 11. Suivi de l’Accord
Les signataires du présent Accord pourront se réunir tous les ans afin de dresser un bilan de son application et s’interroger sur l’opportunité d’une éventuelle révision en proposant éventuellement des actions complémentaires ou correctives.
Article 12. Révision et dénonciation de l’Accord
Chacune des parties signataires pourra demander, à tout moment, la révision du présent Accord, notamment si les dispositions légales, réglementaires ou conventionnelles dans le cadre desquelles il a été conclu venaient à être modifiées ou supprimées, remettant en cause l’esprit même et l’équilibre de ce dernier.
Le présent Accord pourra être dénoncé à tout moment par les parties signataires, selon les dispositions prévues aux articles L.2261-9 et suivants du Code du Travail.
Article 13. Dépôt et publicité de l’Accord
Conformément aux dispositions du Code du Travail, le présent Accord sera :
déposé en deux exemplaires (un exemplaire papier et un exemplaire dématérialisé) à la DREETS,
déposé en un exemplaire auprès du secrétariat du Greffe du Conseil de Prud’hommes de Paris,
remis en un exemplaire au Comité Social et Économique,
affiché dans les locaux de l’entreprise sur le panneau du personnel prévu à cet effet et mis à la disposition des salarié·es au sein de la Direction des Ressources humaines.
Conformément aux dispositions de l’article R2231-1-1 du Code du travail, les Représentant·es du C.S.E. ainsi que la Direction conviennent que l’identité des négociateur·trices et des signataires du présent accord sera supprimée lors de sa publication dans la base de données nationale.
