Le présent dispositif d’alerte interne est établi en conformité avec les dispositions de la loi n° 2016-1691 du 9 décembre 2016 (modifiée par la loi du 21 mars 2022) relative à la transparence, à la lutte contre la corruption et à la modernisation de la vie économique, et notamment des articles 8, 9 et 17 de ladite loi, ainsi que du décret d’application 2017-564 du 19 avril 2017 et du décret 2022-1284 du 3 octobre 2022. Ce dispositif est également conforme aux dispositions de la loi espagnole 2/2023 du 20 février 2023 réglementant la protection des personnes qui signalent des infractions réglementaires et la lutte contre la corruption.
OBJET DU DISPOSITIF
Le dispositif d’alerte interne a pour objectif la mise en place d’une procédure de recueil de signalements portant sur des faits entrant dans la définition du lanceur d’alerte et correspondant à des violations de la législation (article 6 de la loi du 9 décembre 2016 modifié par l’article 1 de la loi du 21 mars 2022) : « Un lanceur d'alerte est une personne physique qui signale ou divulgue, sans contrepartie financière directe et de bonne foi, des informations portant sur un crime, un délit, une menace ou un préjudice pour l'intérêt général, une violation ou une tentative de dissimulation d'une violation d'un engagement international régulièrement ratifié ou approuvé par la France, d'un acte unilatéral d'une organisation internationale pris sur le fondement d'un tel engagement, du droit de l'Union européenne, de la loi ou du règlement. Lorsque les informations n'ont pas été obtenues dans le cadre des activités professionnelles mentionnées au I de l'article 8, le lanceur d'alerte doit en avoir eu personnellement connaissance. »
Afin de traiter les alertes qui seront signalées dans le cadre de ce dispositif, l’entreprise Winamax a désigné un Responsable Éthique. La nomination et la révocation du Responsable Éthique et/ou de l’organe collégial le cas échéant seront notifiées à l'Autorité indépendante espagnole pour la protection des informateurs (AAI).
Ce dispositif est complémentaire des voies traditionnelles de signalement et son utilisation constitue une simple faculté pour les salariés et les collaborateurs.
CHAMP D’APPLICATION DU DISPOSITIF
Le dispositif d’alerte permet ainsi aux collaborateurs de l’entreprise Winamax de signaler des faits graves dans les domaines suivants :
Comptable, financier, bancaire ;
Corruption, concurrence ;
Discrimination, harcèlement ;
Santé, hygiène et sécurité au travail ;
Protection de l’environnement.
Le dispositif d’alerte peut porter sur la révélation de faits dont l’auteur du signalement a eu personnellement connaissance, ou qui lui ont été rapportés, et dont il est en mesure de démontrer la réalité par tous moyens.
Les faits, informations ou documents dont la révélation ou la divulgation est interdite (notamment ceux couverts par le secret médical, le secret de l'enquête ou de l'instruction judiciaires ou le secret des relations entre un avocat et son client) ne relèvent pas du présent dispositif.
Tout collaborateur est susceptible d’effectuer un signalement dans les conditions prévues par le présent dispositif d’alerte et qui prend connaissance de faits ou situations précis entrant dans le champ d’application.
Peut être lanceur d’alerte :
Un salarié de la société (y compris apprenti, stagiaire et intérimaire), ancien salarié ou candidat à l’embauche ;
Un actionnaire, associé et titulaire de droits de vote au sein de l’assemblée générale ;
Un collaborateur extérieur ou occasionnel ;
Un cocontractant de l’entreprise, sous-traitant ou membre du personnel et de l’organe d’administration, de direction ou de surveillance d’un cocontractant ou sous-traitant.
COMMENT SIGNALER UNE ALERTE
Si vous avez des doutes ou des questions sur une situation particulière, nous vous invitons à en informer préalablement votre supérieur hiérarchique, le responsable juridique, le directeur financier, le responsable de la sécurité des systèmes d’information ou votre directeur des ressources humaines : ces personnes sont vos interlocuteurs privilégiés et sont à même de vous aider et vous conseiller sur l’attitude à adopter pour respecter les règles de l’entreprise ou sur le présent dispositif.
Si vous ne pouvez pas ou ne souhaitez pas, pour des raisons légitimes, vous adresser à ces interlocuteurs, vous pouvez utiliser l’adresse mail spécifique dédiée suivante : ethique@winamax.fr.
Les informations à communiquer lors de votre signalement sont, dans la mesure du possible, les suivantes :
Vos nom, prénom, fonction ;
Les faits que vous souhaitez communiquer, de manière objective et suffisamment précise, pour permettre de procéder à la vérification des faits allégués : date des faits, lieu des faits, le ou les personnes en cause, description détaillée des faits ;
L’éventuelle adresse mail à laquelle vous souhaitez être informé du traitement de l’alerte si elle est différente de celle utilisée pour le signalement initial.
Elles doivent être complétées sur le formulaire « signalement d’alerte » établi à cet effet, disponible et téléchargeable sur la page intranet de Winamax à la rubrique « dispositif d’alerte interne », à envoyer par mail à l’adresse ethique@winamax.fr.
Il est précisé que les informations communiquées dans le cadre du présent dispositif d’alerte doivent rester factuelles et présenter un lien direct avec l’objet de l’alerte.
L’auteur d’une alerte, s’il souhaite effectuer son signalement par le biais d’un canal externe, peut s’adresser aux autorités suivantes :
Le Défenseur des droits, qui traite le signalement s’il relève de ses domaines de compétences, ou qui l’oriente vers la ou les autorités les mieux à même d’en connaître ;
L’autorité judiciaire ;
Une institution, un organe ou un organisme de l’UE compétent pour recueillir des informations sur des violations relevant du champ d’application de la directive (UE) 2019/1937 du Parlement européen et du Conseil du 23 octobre 2019 ;
Une des autorités listées en annexe au décret 2022-1284 du 3 octobre 2022, en particulier, dans un cadre professionnel : la DGT (Direction générale du travail) en matière de relations individuelles et collectives du travail et conditions de travail, la DGEFP (Délégation générale à l'emploi et à la formation professionnelle) en matière d'emploi et formation, ou encore la CNIL en matière de protection de la vie privée et des données personnelles.
Les signalements peuvent également être effectués oralement. À la demande du lanceur d’alerte, le signalement peut être soumis lors d'une réunion physique dans un délai maximal de sept (7) jours. Le cas échéant, le lanceur d’alerte est averti de l’enregistrement de son signalement.
COMMENT SONT GÉRÉES LES ALERTES
Vous recevrez un accusé de réception par mail de votre signalement, à l’adresse mail que vous aurez utilisée ou celle que vous aurez indiquée comme étant l’adresse d’échange choisie, dans un délai maximal de sept (7) jours ouvrés à compter de la réception de votre signalement, à condition que la confidentialité soit préservée. Cet accusé de réception indiquera le délai prévisible dans lequel le Responsable Éthique sera à même d’examiner la recevabilité du signalement.
Chaque signalement fait l’objet d’un examen préalable afin de vérifier la recevabilité de l’alerte. En particulier, l'alerte doit entrer dans le champ d'application du dispositif d'alerte, être présentée de manière objective, sans malveillance et porter sur des faits matériellement vérifiables. À cette fin, il peut être demandé tout complément d'information à l'auteur du signalement.
Le Responsable Éthique, après examen du caractère sérieux des faits invoqués et de la précision des informations données, informera par mail le lanceur d’alerte de la recevabilité du traitement de l’alerte.
Le Responsable Éthique mènera les investigations nécessaires à la recherche des éléments permettant de démontrer ou non les faits allégués dans un délai raisonnable qui ne saurait excéder trente (30) jours ouvrés à compter de la réception de l’alerte. Il pourra être fait appel à des tiers spécialisés dans certains domaines utiles à l’enquête (notamment informatique, financier et comptable), lorsque cela sera nécessaire pour traiter le signalement. Dans cette hypothèse, ces tiers s'engagent contractuellement à ne pas utiliser les données dont ils ont connaissance à d'autres fins que celles nécessaires à l'enquête, à assurer la confidentialité de ces données, à respecter la durée de conservation de ces données et à procéder à la destruction ou à la restitution de tous les supports de données à caractère personnel au terme de leur prestation.
Si le signalement émis aboutit à démontrer qu’il y a eu violation du règlement intérieur ou de la législation, le Responsable Éthique transmettra ses conclusions à la direction générale et à la direction des ressources humaines qui prendront les mesures correctives nécessaires et les sanctions éventuelles adéquates des personnes visées par l’alerte.
Dans le cas où les faits visés par le signalement sont susceptibles de constituer une infraction, l’information sera immédiatement transmise au ministère public. Dans le cas où les faits sont susceptibles de porter atteinte aux intérêts financiers de l'Union européenne, l’information est transmise au Parquet européen.
Le lanceur d’alerte sera informé par mail des différentes étapes du traitement de son alerte. Il est notamment informé des mesures envisagées ou prises pour évaluer l’exactitude des allégations et, le cas échéant, remédier à l’objet du signalement ainsi que sur les motifs de ces dernières, dans un délai raisonnable n’excédant pas trois (3) mois à compter de l’accusé de réception du signalement (ou, à défaut d’accusé de réception, trois (3) mois à compter de l’expiration d’une période de sept (7) jours ouvrés suivant le signalement), ce délai pouvant être prolongé de trois (3) mois supplémentaires dans les cas où la complexité du signalement ou des mesures nécessaires le justifie.
Le lanceur d'alerte sera informé, de manière claire et accessible, des voies externes d'information vers les autorités compétentes et, le cas échéant, vers les institutions, organes ou organismes de l'Union européenne.
Lorsque le signalement est clôturé, en raison du caractère inexact ou infondé des allégations, ou si le signalement est devenu sans objet, l'auteur du signalement est informé par écrit de la clôture du dossier.
En cas de signalement anonyme, le destinataire de l'alerte est dispensé des obligations d'accusé de réception et de retour d'information sur les suites données au signalement. En principe, les alertes effectuées de manière anonyme sont irrecevables et ne peuvent pas être traitées, à moins que la gravité des faits mentionnés soit établie et les éléments factuels suffisamment détaillés, et seulement après un examen préalable par le destinataire de l'alerte pour décider de l'opportunité des suites à donner.
La personne visée par une alerte doit être informée :
Des faits qui lui sont reprochés afin de pouvoir exercer ses droits à la défense ;
Des modalités d’exercice de ses droits d’accès à ses données personnelles et de rectification de celles-ci.
Cette information est réalisée selon des modalités permettant de s’assurer de la bonne délivrance à la personne concernée. Elle ne contient pas d’information relative à l’identité de l’émetteur de l’alerte ni à celle des tiers. Cette information devra intervenir dans un délai raisonnable n’excédant pas un mois. Elle peut cependant être différée lorsqu'elle est susceptible de compromettre gravement les nécessités de l'enquête, en présence d'un risque de destruction de preuves.
CONSERVATION DES DONNÉES
Lorsque le Responsable Éthique décide que l’alerte est irrecevable, toutes les données de nature à permettre l’identification de l’auteur du signalement et celle des personnes visées sont détruites sans délai.
Par ailleurs, lorsqu’aucune suite n’est donnée à l’alerte, les éléments du dossier de signalement de nature à permettre l’identification de l’auteur du signalement et celle des personnes visées par celui-ci sont détruits dans un délai de deux mois à compter de la clôture des opérations de recevabilité ou de la phase de traitement.
Dans les deux hypothèses visées ci-dessus, la destruction des informations susceptibles de conduire à l’identification de l’auteur du signalement est réalisée par le Responsable Éthique. Une fois cette destruction effectuée, le Responsable Éthique demeure tenu de garder confidentielle l’identité de l’auteur du signalement, sauf en cas d’accord exprès de celui-ci.
Lorsqu'une procédure disciplinaire ou des poursuites judiciaires sont engagées à l'encontre de la personne visée par l'alerte ou de l'auteur d'une alerte abusive, les données relatives à l'alerte sont conservées jusqu'au terme de la procédure ou des poursuites, ou du délai de la prescription des recours possibles à l’encontre de la décision.
L’auteur du signalement et les personnes visées sont informés sans délai et par tous moyens de la destruction de ces données.
CONFIDENTIALITÉ / SÉCURITÉ
Toutes les données recueillies dans le cadre du présent dispositif d’alerte seront traitées en toute confidentialité, qu’il s’agisse de l’identité de l’auteur du signalement, des faits objets du signalement ou des personnes visées par le signalement. Toutes les précautions utiles seront prises pour préserver la sécurité de ces données auxquelles l’accès s’effectuera notamment via un identifiant et un mot de passe.
Seules les personnes habilitées à recueillir et à traiter les signalements peuvent avoir accès aux informations recueillies. Elles peuvent être communiquées à des tiers à condition que cette communication soit nécessaire pour traiter le signalement.
Les personnes en charge du recueil des alertes ou du traitement de celles-ci sont à cet effet soumises à une obligation de confidentialité renforcée.
Les éléments relatifs à l’identité de l’auteur du signalement ne peuvent être communiqués à des tiers qu’avec son consentement. Ils peuvent toutefois être communiqués à l’autorité judiciaire, dans le cas où les personnes chargées du recueil ou du traitement des signalements sont tenues de dénoncer les faits à celle-ci. Le lanceur d’alerte en est alors informé, à moins que cette information ne risque de compromettre la procédure judiciaire. Dans tous les cas, l’identité de l’auteur d’un signalement n’est jamais communiquée à une personne visée par ce signalement, sauf accord exprès de l’auteur, et ce, même dans le cas où la personne visée est une personne habilitée à recueillir des alertes. Les éléments de nature à identifier une personne visée par un signalement ne peuvent être divulgués, sauf à l’autorité judiciaire, qu’une fois établi le caractère fondé de l’alerte. Le présent dispositif garantit les lanceurs d’alerte contre toute forme de représailles.
PROTECTION DES DONNÉES PERSONNELLES – TRAITEMENT AUTOMATISÉ
Le dispositif d’alerte interne respecte les dispositions du Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 sur la protection des données (RGPD).
Le lanceur d’alerte est informé du traitement de ses données à caractère personnel, conformément au RGPD.
Seules les catégories de données suivantes sont enregistrées aux fins du traitement de l’alerte :
Identité, fonctions et coordonnées de l’auteur du signalement ;
Identité, fonctions et coordonnées des personnes faisant l’objet d’une alerte ;
Identité, fonctions et coordonnées des personnes intervenant dans le recueil ou dans le traitement de l’alerte ;
Faits signalés ;
Éléments recueillis dans le cadre de la vérification des faits signalés ;
Compte rendu des opérations de vérification ;
Suites données à l’alerte.
Toutes les personnes concernées par le traitement d’un signalement peuvent accéder, sur demande formulée auprès du Responsable Éthique, aux données les concernant et en demander la rectification ou l’effacement, si elles sont inexactes, incomplètes, équivoques ou périmées.
STATUT DU LANCEUR D’ALERTE / PROTECTION
Pour pouvoir bénéficier de la protection associée au statut du lanceur d’alerte, quatre (4) conditions doivent être remplies :
Être une personne physique ;
Agir de manière désintéressée, à savoir, sans bénéficier d’un avantage ou d’une rémunération en contrepartie de son alerte ;
Agir de bonne foi et donc ne pas déclencher une alerte abusive dans le but de nuire à autrui ;
Procéder à une divulgation de manière nécessaire et proportionnée à la sauvegarde des intérêts en cause.
Lorsque ces critères sont remplis, le lanceur d’alerte bénéficie d’une irresponsabilité pénale dès lors que la divulgation de l’information « est nécessaire et proportionnée à la sauvegarde des intérêts en cause » et qu’elle intervient dans le respect des procédures de signalement des alertes.
En application de l’article L. 1121-2 du Code du travail, aucune personne ne peut être écartée d’une procédure de recrutement ou de l’accès à un stage ou à une période de formation en entreprise, aucun salarié ne peut être sanctionné, licencié ou faire l’objet d’une mesure discriminatoire, directe ou indirecte, notamment en matière de rémunération, de mesures d’intéressement ou de distribution d’actions, de formation, de reclassement, d’affectation, de qualification, de classification, de promotion professionnelle, d’horaires de travail, d’évaluation de la performance, de mutation ou de renouvellement de contrat, ni de représailles et menaces telles que l’orientation abusive vers un traitement psychiatrique ou médical ou les atteintes à la réputation, pour avoir signalé ou divulgué une alerte en respectant les conditions légales.
Les facilitateurs (personnes qui aident un lanceur d’alerte à effectuer un signalement) et les personnes physiques en lien avec le lanceur d’alerte, bénéficient également d’une protection contre les mesures de représailles, menaces ou tentatives d’y recourir (article 6-1 de la loi n° 2016-1691 du 9 décembre 2016, créé en vertu de l’article 2 de la loi n° 2022-401 du 21 mars 2022).
En cas de divulgation d’un secret protégé par la loi, dès lors que cette divulgation est nécessaire et proportionnée à la sauvegarde des intérêts en cause, qu’elle intervient dans le respect des conditions de signalement définies par la loi et que la personne répond aux critères de définition du lanceur d’alerte, ce dernier n’est pas pénalement responsable (C. pén., art. 122-9).
La divulgation de l’identité du lanceur d’alerte sans son accord est passible de deux (2) ans d'emprisonnement et 15 000 euros d’amende (loi 2016-1691 du 9 décembre 2016, art. 9).
Toute personne faisant obstacle à la transmission d’une alerte, de quelque façon que ce soit, est passible d’un an d’emprisonnement et 15 000 euros d’amende (loi 2016-1691 du 9 décembre 2016, art. 13, I).
La procédure d’alerte légale prévoit un signalement en trois étapes :
Le signalement auprès du supérieur hiérarchique ou du Responsable Éthique comme prévu dans le présent dispositif ;
Si le signalement ci-dessus n’a pas été traité dans un délai raisonnable, il peut être adressé à l’autorité judiciaire, administrative ou aux ordres professionnels ;
À défaut de traitement dans un délai de six (6) mois par l’un des organismes ci-dessus, le signalement peut être rendu public.
CONTACTS / LIENS UTILES
Vous souhaitez obtenir des informations, des renseignements ou conseils, vous pouvez vous adresser à votre supérieur hiérarchique ou au Responsable Éthique de l’entreprise.
INFORMATION / PUBLICITÉ
Le présent dispositif a été soumis à l’avis du Comité Social et Économique (CSE) de l’entreprise Winamax. Il est annexé au règlement intérieur. Il a été communiqué, accompagné de ces avis, à Monsieur l’inspecteur du travail de Paris 7ème, déposé au secrétariat du Conseil des Prud’hommes de Paris et affiché à la même date sur la page Workplace de l’entreprise. Il entre en application un mois après l’accomplissement de la dernière des formalités prévue ci-dessus.
Fait à Paris, le 16 janvier 2025.
Pour la Société WINAMAX,
Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxx, Président-Directeur Général
Pour le CSE,
Représenté par Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxx, membre Titulaire
Représenté par Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxx, membre Titulaire
Représenté par Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxx, membre Titulaire
Représenté par Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxx, membre Titulaire
Représenté par Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxx, membre Titulaire
Représenté par Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxx, membre Titulaire
Représenté par Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxx, membre Titulaire
Représenté par Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxx, membre Titulaire
Représenté par Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxx, membre Titulaire
ANNEXE – FORMULAIRE DE SIGNALEMENT D’UNE ALERTE
1. RENSEIGNEMENTS RELATIFS AU LANCEUR D’ALERTE
NOM, Prénom : ………………………………… Salarié > Fonction dans l’entreprise : ………………………………… Collaborateur Extérieur * > Fonction / Mission dans l’entreprise : ………………………………… * intérimaire, prestataire extérieur Adresse mail à laquelle vous souhaitez être informé : ………………………………… N° de téléphone auquel vous souhaitez être contacté : …………………………………
2. RENSEIGNEMENTS RELATIFS AUX FAITS SIGNALÉS
Nature des faits :
Corruption Pratiques anticoncurrentielles ;
Discrimination et harcèlement au travail ;
Santé, hygiène et sécurité au travail ;
Protection de l’environnement ;
Domaine financier, comptable, bancaire.
Exposé des faits : Exposez de manière la plus objective et la plus précise possible les faits ou informations dont vous avez eus personnellement connaissance en précisant la date de ceux- ci (dates, lieux, description détaillée des faits). ………………………………… ………………………………… …………………………………
Pièces justificatives jointes au formulaire : indiquez leur nombre et leur nature. ………………………………… ………………………………… …………………………………
3. RENSEIGNEMENTS RELATIFS AUX PERSONNES VISÉES PAR L’ALERTE
NOM, Prénom : Fonction :
4. AUTRES ÉLÉMENTS
Notez ci-dessous les autres informations importantes que vous souhaitez porter à la connaissance du Responsable Éthique et n’entrant pas dans les cadres précédents. ………………………………… ………………………………… …………………………………
EN SIGNANT LE PRÉSENT FORMULAIRE, JE DÉCLARE :
Agir de bonne foi et de manière désintéressée, dans l’absence de contrepartie financière ;
Que les faits révélés me paraissent remplir les conditions de gravité au regard de la loi*.
DATE ET SIGNATURE
* Art 6 de la loi du 9 décembre 2016 modifié par l’article 1 de la loi du 21 mars 2022 : « Un lanceur d'alerte est une personne physique qui signale ou divulgue, sans contrepartie financière directe et de bonne foi, des informations portant sur un crime, un délit, une menace ou un préjudice pour l'intérêt général, une violation ou une tentative de dissimulation d'une violation d'un engagement international régulièrement ratifié ou approuvé par la France, d'un acte unilatéral d'une organisation internationale pris sur le fondement d'un tel engagement, du droit de l'Union européenne, de la loi ou du règlement. Lorsque les informations n'ont pas été obtenues dans le cadre des activités professionnelles mentionnées au I de l'article 8, le lanceur d'alerte doit en avoir eu personnellement connaissance. »
