4flow France, société par actions simplifiée au capital de 50 000 euros, sise 24-26 rue de la Pépinière – 75008 PARIS, immatriculée auprès du Registre du commerce et des sociétés de Paris sous le numéro 895 384 451, représentée par son Directeur Général, XXXX, ayant tous pouvoirs à l’effet des présentes,
Ci-après désignée par « la Société » D’une part, Et Les membres titulaires du Comité Social et Economique (CSE), élus à la majorité des suffrages exprimés lors du scrutin du 15 décembre 2023 :
Mme YYYY
Mr ZZZZ
Ci-après désignés par « les représentants du personnel »
PREAMBULE
Avec cet accord d’entreprise, 4flow France SAS (ci-après : « 4flow ») entend mettre en place les règles encadrant le télétravail en France pour tous ses salariés.
La Direction et les représentants du personnel ont établi cet accord d’entreprise afin de permettre aux salariés de 4flow de travailler selon un modèle de travail moderne, flexible et autodéterminé, dans des conditions garantissant la santé et la sécurité de chacun, la meilleure adaptation aux contraintes de travail et des règles équitables et conformes au droit et à la convention collective. L’accord de branche Syntec signé le 13 décembre 2022 a d’ailleurs largement inspiré cet accord d’entreprise.
La volonté de 4flow est d’offrir aux membres de l’équipe la liberté de travailler dans des lieux différents et de permettre ainsi un modèle de travail moderne. Il s’agit là d’un élément clé de notre programme de mise en place d’un nouvel environnement de travail (« New Work »). Dans la culture d'entreprise de 4flow, le télétravail est considéré de la même manière que le travail dans les locaux de l’entreprise.
Il est précisé que la décision de télétravailler doit toujours tenir compte des exigences commerciales et des besoins des clients. Ces exigences et besoins sont toujours prioritaires dans la décision de télétravailler ou non. Le présent accord exclut à ce titre les tâches ne pouvant être réalisées à distance et pour lesquelles le télétravail ne sera pas possible.
L’accord précise également les situations dans lesquelles le recours au télétravail ne sera pas possible.
ARTICLE 1 : DEFINITION DU TELETRAVAIL
Définition Générale
Le télétravail désigne toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait pu être exécuté dans les locaux de l’employeur ou du client de l’employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux, de façon volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication.
Dans la pratique, il peut s’exercer au lieu d’habitation du salarié ou dans un tiers-lieu, comme un espace de travail partagé (coworking), différent des locaux de l’entreprise, de façon régulière, occasionnelle, ou en cas de circonstances exceptionnelles ou de force majeure. Ces « tiers-lieux » sont des espaces de travail partagés et collaboratifs où des personnes viennent travailler à distance. Les salariés, exécutant leur travail au sein de tiers-lieux, sont en télétravail.
Lorsque le salarié se trouve au sein des locaux de clients de son employeur, il n’est pas en télétravail.
Le travail hybride ou l’organisation hybride du travail désignent un mode d’organisation du travail dans lequel le salarié réalise son activité de manière régulière ou occasionnelle pour partie dans les locaux de l’entreprise ou des clients de son entreprise et pour une autre partie en télétravail. Dans le cadre du travail hybride :
le télétravail peut faire partie de l’organisation normale de travail du salarié et ainsi être réalisé à une fréquence régulière convenue entre le salarié et le responsable d’équipe ou du projet ;
le télétravail peut être utilisé de manière occasionnelle sur demande du salarié pour convenances personnelles ou à l’initiative de l’employeur, notamment pour répondre à des situations inhabituelles et temporaires rendant les déplacements particulièrement difficiles (par exemple : grève des transports publics, épisode neigeux, pic de pollution donnant lieu à un arrêté préfectoral de restrictions de la circulation…) ou à des contraintes organisationnelles (problème de réseau dans l’entreprise).
Le travail hybride peut être mis en place par journée(s) ou demi-journée(s) d’un commun accord entre l’entreprise et le salarié.
Au sens du présent accord, est considérée comme « télétravailleur » ou « travailleur hybride » toute personne salariée de l’entreprise qui effectue, soit dès l’embauche, soit ultérieurement, du travail hybride dans des conditions définies par le présent accord.
Le télétravail en cas de circonstances exceptionnelles ou de force majeure
Conformément à l’article L.1222-11 du Code du travail, en cas de circonstances exceptionnelles ou de force majeure, le recours au télétravail peut être considéré comme un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l’activité de l’entreprise et garantir la protection des salariés. Dans ce cas, la décision relève du pouvoir de direction de l’employeur dans le respect des dispositions légales et réglementaires en vigueur.
Ces situations exceptionnelles et temporaires peuvent éventuellement donner lieu, pour les salariés non éligibles au télétravail, à la mobilisation de l’activité partielle dans les conditions en vigueur.
Les principes du double volontariat et de réversibilité, explicités aux articles 2 et 3 du présent accord, ne s’appliquent pas dans le cadre du télétravail mis en place en cas de circonstances exceptionnelles ou cas de force majeure. Par conséquent, lorsque ces circonstances surviennent, l’employeur procède à une information des salariés par tout moyen, si possible par écrit, en respectant, autant que possible, un délai de prévenance suffisant.
Le CSE doit être consulté sur les mesures d’organisation relatives à la continuité d’activité.
Le télétravail permanent
Le télétravail permanent désigne un mode d’organisation du travail dans lequel le salarié réalise son activité uniquement en télétravail.
Le télétravail permanent, ne peut être pratiqué que de manière exceptionnelle et avec accord explicite de la direction et du salarié. Le salarié doit répondre au moins à une des conditions suivantes :
L’équipe à laquelle appartient le salarié est majoritairement basée hors de France
Le salarié fait preuve d’un haut niveau d’autonomie dans l’exécution de son travail
L’exécution du travail du salarié n’est pas affectée par d’autres salariés en France
Il doit faire l’objet d’une particulière vigilance du fait de l’accroissement des risques d’isolement et de perte du lien vis-à-vis de la communauté de travail. La mise en place de ce mode d’organisation du travail nécessite que les mesures concourant au maintien du lien social soient prises. Afin de réduire le risque, le salarié s’engage à venir au moins une fois par mois au bureau, sur un site du client ou autre site de 4flow. Il s’agit d’une recommandation de l’entreprise, qui souhaite rester vigilante quant au potentiel isolement du salarié. Le télétravail permanent peut être remis en cause à tout moment soit à l’initiative de l’entreprise ou du salarié. De nouvelles modalités de travail hybride devront être discutées.
Le télétravail depuis l’étranger
Le télétravail hors de France peut entraîner des conséquences sur la loi applicable au contrat de travail, sur le plan de l’assujettissement à la Sécurité sociale, et en matière fiscale.
Ainsi, le télétravail depuis l’étranger ne peut se mettre en place que pour une durée extrêmement limitée dans le temps. Il ne peut pas être mis en place de manière permanente et régulière, chaque période de télétravail à l’étranger devant faire l’objet d’une demande au préalable du salarié et de la confirmation de sa hiérarchie et des responsables Ressources Humaines. Avant la mise en place du télétravail depuis l’étranger, le salarié concerné est informé des potentielles conséquences qu’il encoure.
Dans la mesure où ce type de télétravail se met en place à la demande du salarié, l’entreprise ne fournit aucun support matériel supplémentaire, ni conseil fiscal, tous les frais potentiellement indus sont à la charge du salarié.
Le télétravail à l’étranger fait l’objet d’un article dédié.
ARTICLE 2 : BASE DU TELETRAVAIL
La mise en place du travail hybride est fondée sur un double volontariat, à savoir le volontariat du salarié et celui de l’employeur.
Ainsi, le travail hybride ne peut être imposé ni au salarié ni à la direction de l’entreprise. Dès lors qu’un salarié informe la direction ou son/sa responsable hiérarchique de sa volonté d’organiser son travail en mode hybride, la direction peut, après examen, accepter ou refuser sa demande. La direction doit motiver son refus d’accéder à une demande de recours au travail hybride formulée par un salarié.
Le refus opposé à un salarié en situation de handicap ou un proche aidant doit également être motivé.
Le salarié peut refuser le passage à une organisation hybride du travail. Ce refus n’est pas à lui seul un motif de rupture du contrat de travail dès lors qu’il n’était pas une condition d’embauche.
Tous les membres de l'équipe restent affectés au lieu de travail indiqué dans le contrat de travail.
Cet accord remplace toutes les tolérances existantes jusqu’à présent concernant le travail dans un lieu autre que le bureau de 4flow ou le site du client de 4flow désigné dans le contrat de travail.
4flow offre à tous les membres de l'équipe en France la possibilité de télétravailler.
Tous les membres de l'équipe continuent à disposer en permanence de la possibilité de travailler depuis le lieu de travail fixé dans le contrat de travail.
ARTICLE 3 : ORGANISATION DU TELETRAVAIL
Conditions d’éligibilité
Peuvent demander à bénéficier du travail hybride : les salariés cadres ou non-cadres, en CDI ou en CDD sans condition d’ancienneté. Les stagiaires et apprentis sont également éligibles, à l’exception des contrats en alternance. Les étudiants en alternance n’étant pas présents de manière régulière, le télétravail doit être accordé au cas par cas.
Par exception, sont inéligibles au travail hybride : - les salariés à temps partiel dont la durée de travail est inférieure à 60% (et ce, afin de garantir une présence minimale dans les locaux de l’entreprise et favoriser ainsi les interactions avec la collectivité de travail).
Mise en place du télétravail
Le collaborateur remplissant les conditions énoncées au paragraphe précédent et souhaitant télétravailler, adresse une demande écrite à sa hiérarchie par courriel. La direction peut également proposer à un salarié le passage à une organisation hybride du travail.
Il appartient au responsable d’équipe d’évaluer la capacité d’un salarié à travailler dans le cadre d’une organisation hybride du travail en prenant en compte notamment les éléments suivants :
la compatibilité du travail hybride avec le bon fonctionnement du service et la configuration de l’équipe ;
les engagements pris auprès du client quant à la présence sur site ;
l’autonomie du salarié dans ses missions, sa capacité à travailler de façon régulière à distance (au regard notamment de sa maîtrise du poste, de son organisation de travail…).
La mise en place du travail hybride est fonction de sa faisabilité technique, du bon fonctionnement de l’activité en travail hybride et du maintien de l’efficacité au travail.
Le salarié devra également certifier dans l’échange écrit :
qu’il est doté d’une connexion internet stable avec débit suffisant ;
qu’il dispose d’un espace de travail ergonomique et permettant d’assurer la confidentialité des données traitées ;
qu’il garantit une atmosphère de travail concentrée et être aussi libre que possible de toute distraction ;
que son installation à domicile est conforme aux règles de sécurité de l’entreprise ;
que les installations électriques sont conformes aux normes en vigueur.
La mise en place du télétravail se formalise par simple mail entre le salarié et son responsable, attestant que les conditions décrites ci-dessus sont bien remplies.
L’écrit doit spécifier la fréquence et le nombre de jour de télétravail par semaine souhaité. Il s’agit d’un ordre de grandeur pouvant être adapté au besoin. La Direction impose un minimum de 2 jours de présence par semaine au bureau ou sur site. Ce minimum pouvant être lissé sur un mois de manière exceptionnelle. Les déplacements sont décomptés de ces deux jours.
La validité de cette attestation n’est pas limitée dans le temps et est valable pour toute la durée de l’organisation de travail hybride. Toutefois, elle peut être rediscutée à l’initiative de l’entreprise ou du salarié.
Les journées de télétravail effectives doivent être convenues au préalable. Il est accordé une certaine flexibilité au salarié, qui peut changer de jour de présence au bureau sans délai de prévenance, dans la mesure où cela n’a pas d’impact sur l’organisation de l’équipe, notamment sur les sites du client. Toutefois, en cas de dérive constatée par le responsable du salarié, la Direction se réserve le droit de retirer cette flexibilité au salarié concerné et d’imposer la présence du salarié sur site tel que défini dans l’écrit de cadrage individuel.
Il est de la prérogative du responsable d’équipe d’exiger la présence sur site du salarié sur une période donnée avec un délai de prévenance d’une semaine minimum notamment en cas de :
organisation d’une réunion d’équipe
rendez-vous avec le client
garantie d’une présence minimum sur le site
organisation d’une formation sur site
Le télétravail est réversible. Il peut être mis fin au télétravail, soit à l’initiative du salarié, soit à celle de la direction.
De façon ponctuelle, une présence à 100% sur site peut être exigée, notamment dans le cas de la mise en place d’un nouveau contrat.
Si la décision de mettre fin au télétravail émane du salarié, celui-ci devra la transmettre par écrit (e-mail) ou courrier (remis en main propre contre décharge ou lettre recommandée avec accusé de réception) à la direction.
Si la demande émane de la direction, le responsable reçoit le salarié pour lui exposer les motifs de sa décision, qui lui est ensuite notifiée par écrit (email). La réversibilité implique le retour à une exécution du travail sans télétravail, ainsi que la restitution du matériel mis à sa disposition par l’entreprise dans le cadre du travail hybride.
ARTICLE 4 : DUREE DU TRAVAIL ET DISPONIBILITE
Le télétravail s’exerce dans le respect des dispositions légales et conventionnelles applicables en matière de temps de travail.
La durée du travail du salarié est identique qu’il réalise son travail dans les locaux de l’entreprise ou en télétravail. Les dispositions légales et conventionnelles notamment relatives à la durée maximale quotidienne, aux durées maximales hebdomadaires, au temps de repos, au temps de pause et au décompte des heures de travail s’appliquent ainsi que celles concernant les salariés soumis à une convention de forfait annuel en jours.
Pause Journalière
Les salariés travaillant selon une organisation hybride du travail bénéficient d’une pause de quarante-cinq (45) minutes minimum, comprenant la pause légale d’une durée de vingt (20) minutes consécutives dès que le temps de travail quotidien atteint six (6) heures. Cette pause doit être un temps de déconnexion des moyens professionnels de communication à distance.
Plage horaire de disponibilité
Pendant les jours de télétravail, le salarié reste joignable durant les horaires de référence qui lui sont applicables au sein de l’entreprise. Lorsque le salarié n’est pas soumis à l’horaire collectif de l’entreprise, et lorsque cela est possible, une plage horaire de disponibilité obligatoire est déterminée.
Dans la mesure où ces horaires de disponibilités peuvent dépendre de l’organisation du site client auquel chaque salarié est attaché, les horaires de disponibilité devront être définis dans l’écrit échangé entre le responsable et le salarié définissant les modalités de mise en place du télétravail.
La plage horaire de disponibilité vise à garantir le respect de la vie privée des salariés. Elle définit les horaires durant lesquels l’entreprise peut contacter les salariés par les moyens de communications habituels et mis à disposition, notamment le téléphone et les plates-formes de messagerie instantanée. Elle ne correspond pas nécessairement aux horaires de travail.
S'agissant des salariés en forfait jours, il est précisé que, compte tenu de leur autonomie dans l'organisation de leur temps de travail et de la nécessaire flexibilité induite par les contraintes liées à l'exécution de leur mission, ces plages horaires sont indicatives et non fixes.
Suivi du temps de travail
Pour pouvoir contrôler le temps de travail effectué, ainsi que le respect des durées maximales de travail et des durées minimales de repos, le salarié en télétravail relève ses horaires de travail pour chaque jour travaillé à son domicile et transmet ce relevé à sa hiérarchie, de la même manière que pour les journées de travail sur site.
Les règles relatives à l’utilisation des heures supplémentaires demeurent identiques. Il est rappelé que seules les heures expressément demandées par la direction ou dont la direction a été dûment informée au préalable et a accepté sont considérées comme des heures supplémentaires.
ARTICLE 5 : CHARGE DE TRAVAIL
La pratique du travail hybride ne modifie pas l’activité habituelle, la charge de travail, les délais d’exécution applicables habituellement en dehors d’une organisation hybride du travail. Le salarié et son responsable hiérarchique doivent échanger régulièrement sur les travaux effectués en télétravail.
Par ailleurs, la direction s’engage à ce que la charge de travail et les délais d’exécution soient évalués suivant les mêmes méthodes que celles utilisées pour les travaux exécutés dans les locaux de l’entreprise.
Enfin, chaque salarié peut demander un entretien auprès du service RH ou de son responsable afin de faire le bilan du suivi de sa charge de travail.
ARTICLE 6 : LIEU DE TRAVAIL
Le télétravail s’effectue :
au domicile principal du salarié tel qu’il l’a déclaré à l’entreprise ;
hors du domicile principal, dans une résidence privée ;
en espace de travail partagé.
Le salarié informe sans délai la direction en cas de déménagement. Pour des raisons de sécurité, l’accord de la direction est sollicité préalablement à la poursuite du télétravail en fonction des critères précisés à l’article 3 du présent accord.
Le salarié s’engage à ne fixer aucun rendez-vous professionnel sur son lieu de télétravail. Le télétravail peut également s’effectuer dans un autre lieu (extérieur à l’entreprise), fixé d’un commun accord entre la direction et le salarié.
Le télétravail dans un lieu autre que le domicile du salarié doit faire l’objet d’une information et validation expresse du responsable et du service ressources humaines. La demande d’approbation doit comporter l’adresse à laquelle s’effectuera le télétravail et la garantie que les conditions décrites à l’article 3 sont bien remplies.
ARTICLE 7 : TELETRAVAIL A L’ETRANGER
Il est autorisé aux salariés de travailler dans un des pays de l’Union Européenne (UE), le télétravail en dehors des pays de l’UE n’est pas autorisé.
Le télétravail à l’étranger doit faire l’objet d’une demande au moins 1 mois avant la période de travail à l’étranger à la fois au responsable d’équipe et au responsable RH.
Avant toute demande de travail à l’étranger, il est de la responsabilité du salarié de s’assurer et de fournir les preuves au responsable RH qu’il est autorisé à séjourner et à travailler dans le pays en question. Avant la mise en place du télétravail depuis l’étranger, le salarié concerné est informé des potentielles conséquences qu’il encoure.
Le télétravail à l’étranger est matérialisé dans un avenant au contrat de travail qui contient :
Les dates de départ et de retour
L’adresse du lieu de télétravail
Les coordonnées de la personne à contacter en cas d’urgence (si non déclarée ou différente dans Workday)
La plage de disponibilité, notamment en cas de décalage horaire (si nécessaire)
Le télétravail hors de France comporte le risque d’entraîner des conséquences sur la loi applicable au contrat de travail, sur le plan de l’assujettissement à la Sécurité sociale, et en matière fiscale. L’avenant au contrat de travail précisera ainsi que le contrat et la relation de travail resteraient régis par la législation sociale française en matière de droit du travail et de droit à la sécurité sociale. Ainsi, le télétravail depuis l’étranger ne peut se mettre en place que pour une durée extrêmement limitée dans le temps, soit 10 jours maximum par an.
Le télétravail à l’étranger ne peut en aucun cas être mis en place de manière permanente et régulière, chaque période de télétravail à l’étranger devant faire l’objet d’une demande au préalable du salarié et de la confirmation de sa hiérarchie et des responsables Ressources Humaines.
Dans la mesure où ce type de télétravail se met en place à la demande du salarié, l’entreprise ne fournit aucun support matériel supplémentaire, ni conseil fiscal, tous les frais potentiellement indus sont à la charge du salarié.
Durant la période de travail à l’étranger, le contrat de travail de droit français demeure actif, il en va de même pour les jours fériés et droits aux congés. Durant la période de travail à l’étranger, le salarié demeure couvert par la sécurité sociale française, le paiement des charges sociales (maladie, chômage et retraite) demeure actif. Les contrats de mutuel et prévoyance précisent les pièces justificatives et le niveau de couverture pour : les frais de soins et d’hospitalisation à l’étranger, les frais de rapatriement médical... Les contrats sont mis à disposition sur le kiosque RH et peuvent être consultés avec le service RH. Durant la période de travail à l’étranger, le salarié doit conserver sa résidence principale en France. Il est par ailleurs de la responsabilité du salarié de gérer le suivi des jours passés à l’étranger (que ce soit pour le travail ou pour ses loisirs personnels), le nombre total de jours à l’étranger ne pouvant pas dépasser 183 jours par an.
Toute possible conséquence entrainée par une période de travail à l’étranger inhérente au paiement des impôts et au paiement des contributions sociales relève de la pleine et entière responsabilité du salarié.
ARTICLE 8 : DROITS INDIVIDUELS ET COLLECTIFS DU SALARIÉ TÉLÉTRAVAILLEUR
Le salarié en télétravail bénéficie des mêmes droits et avantages légaux et conventionnels que ceux applicables au personnel en situation comparable et travaillant dans les locaux de l’entreprise.
Ainsi, les règles et les processus applicables, notamment en matière de rémunération, de gestion de carrière, d’évaluation, d’accès à la formation professionnelle, à l’information de l’entreprise et aux événements organisés par l’entreprise, demeurent les mêmes que ceux applicables aux autres salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de l’entreprise.
Le travailleur hybride bénéficie de la même couverture frais de santé et prévoyance que les autres salariés de l’entreprise.
Les travailleurs hybrides conservent les mêmes droits collectifs que l’ensemble des salariés en matière de relations avec les représentants du personnel, d’accès aux communications syndicales et d’accès aux activités sociales. Les travailleurs hybrides bénéficient enfin des mêmes conditions de participation et d’éligibilité aux élections professionnelles et font partie, au même titre que les autres salariés, des effectifs pris en compte pour la détermination des seuils.
ARTICLE 9 : RESPECT DE LA VIE PRIVÉE DU TÉLÉTRAVAILLEUR ET DROIT À LA DÉCONNEXION
Le droit à la déconnexion doit permettre aux salariés, quelle que soit leur organisation de travail, de bénéficier pleinement des temps de repos et de congés ainsi que de préserver un équilibre entre leur vie privée et leur vie professionnelle, via un usage raisonné des outils numériques.
À ce titre il est rappelé que les salariés ne sont pas tenus de répondre aux courriels, messages ou appels téléphoniques à caractère professionnel en dehors des temps habituels de travail, lors des congés, des temps de repos et d’absences. Le salarié doit également s’abstenir d’en envoyer.
De la même manière, les responsables hiérarchiques s’efforcent de respecter les plages horaires de disponibilité définie à l’article 4.
Les salariés ont la possibilité d’exprimer leurs éventuelles difficultés à bénéficier du droit à la déconnexion. Ils peuvent à tout moment en informer leur responsable hiérarchique. Ce dernier organise alors rapidement un entretien avec le salarié concerné afin qu’ils définissent ensemble les mesures à prendre pour pallier ces difficultés.
ARTICLE 10 : CONFIDENTIALITÉ RENFORCÉE ET PROTECTION DES DONNÉES
L’obligation de confidentialité est renforcée en raison du télétravail.
Le salarié en télétravail doit s’assurer du respect de la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité des informations et documents qui lui sont confiés et auxquels il a accès dans le cadre professionnel. Le salarié veille, en particulier, à ne transmettre aucune information sur les données confidentielles à des tiers et à verrouiller l’accès de son matériel informatique afin de s’assurer qu’il est le seul à utiliser son poste de travail.
Le salarié bénéficiant d’une organisation hybride du travail s’engage à n’utiliser le matériel mis à disposition qu’à des fins strictement professionnelles. Il est informé des règles légales et des règles propres à l’entreprise relatives à la sécurité informatique, à la protection des données à caractère personnel et à leur confidentialité ainsi que sur les restrictions à l’usage d’équipements ou outils informatiques ou de services de communication électronique. Il veille à appliquer toutes ces règles et notamment la charte informatique en vigueur dans l’entreprise. Il doit signaler sans délai à la direction, toute violation ou tentative de violation suspectée de son compte informatique et de manière générale tout dysfonctionnement, ainsi que toute perte de document(s) pouvant contenir des données à caractère personnel et/ou confidentiel.
ARTICLE 11 : ÉQUIPEMENTS ET PRISE EN CHARGE
L’entreprise fournit au salarié le matériel technique nécessaire à la réalisation de son activité professionnelle en télétravail ainsi que les moyens de communication nécessaires à la collaboration et au maintien du lien social avec les autres salariés de l’entreprise, et en particulier avec les représentants du personnel de l’entreprise. L’entreprise fournit également au salarié un service d’appui technique.
La liste du matériel mis à disposition est précisée dans le « kit télétravail » pouvant être demandé au service informatique : Service Catalog : 4flow Helpdesk. Le lien est disponible sur l’intranet de l’entreprise.
Le salarié bénéficiant d’une organisation hybride du travail est tenu d’utiliser le matériel informatique mis à disposition par l’entreprise pour exercer uniquement son activité professionnelle. Cet équipement reste la propriété de l’entreprise, qui en assure l’entretien.
Le salarié en télétravail reconnaît avoir pris connaissance des règles d'utilisation de ce matériel et s'engage à veiller au bon état du matériel fourni par la Société. En cas de dysfonctionnement de l'équipement de travail, le salarié en informera l'entreprise dans les meilleurs délais afin que l'équipement défectueux soit réparé et/ou remplacé. Il est interdit au salarié d'effectuer lui-même des réparations sur les équipements fournis par l'entreprise (ex : interdiction de démontage, etc.).
Tout frais éventuellement engagé par le salarié pour les besoins de son activité professionnelle, après accord du responsable et dans l’intérêt de l’entreprise, est supporté par l’entreprise, selon le régime des frais professionnels appliqué dans l’entreprise. Ces frais sont remboursés au salarié sur présentation des justificatifs.
Les frais inhérents aux déplacements éventuels entre la résidence habituelle du salarié et un autre lieu de télétravail choisi par le salarié ne sont pas pris en charge par l’entreprise.
ARTICLE 12 : PRÉVENTION DES RISQUES DE SANTÉ ET SÉCURITÉ DES TÉLÉTRAVAILLEURS
Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et la sécurité au travail sont applicables à une organisation de travail hybride. Ces règles s’appliquent sur l’ensemble des temps, aussi bien ceux passés par le salarié dans les locaux de l’entreprise que ceux passés en télétravail.
Ainsi le travailleur hybride bénéficie notamment :
des services de prévention et santé au travail (SPST), selon les mêmes conditions que les salariés exerçant leur activité dans les locaux de l’entreprise ;
des dispositions légales, réglementaires et conventionnelles relatives aux accidents du travail et maladies professionnelles.
Le travailleur hybride est informé de la politique de l’entreprise en matière de santé et de sécurité au travail et doit s’y conformer. L’identification des risques professionnels liés à l’organisation hybride du travail est formalisée au sein du document unique d’évaluation des risques (DUERP) en vue de la mise en œuvre des mesures de prévention adaptées. Tout accident survenu au salarié télétravailleur à son domicile pendant les jours de télétravail et dans la plage d’accessibilité est soumis au même régime que s’il était intervenu dans les locaux de l’entreprise pendant le temps de travail.
ARTICLE 13 : ASSURANCE COUVRANT LES RISQUES LIÉS AU TÉLÉTRAVAIL
Il relève de la responsabilité du salarié télétravailleur de prévenir sa compagnie d’assurance qu’il exerce à son domicile une activité de télétravail et s’assurer que son assurance « multirisque habitation » couvre sa présence pendant les journées de télétravail.
Il doit fournir au service RH chaque année une attestation en conséquence avant le démarrage du télétravail. La mise en place et le maintien du télétravail sont conditionnés par cette formalité.
Le matériel fourni par l'entreprise, notamment le matériel informatique, est couvert pour les dommages et le vol par la police d'assurance de l’entreprise. Ainsi le salarié n’a pas à souscrire à une garantie supplémentaire lorsqu’il est en télétravail. En revanche, les dommages causés directement par le salarié peuvent être considérés comme étant à la charge de celui-ci.
ARTICLE 14 : AMÉNAGEMENTS PARTICULIERS DU TÉLÉTRAVAIL
Modalités d’accès au télétravail pour les travailleurs en situation de handicap
Les salariés en situation de handicap sont éligibles au télétravail. Dans le cadre de l’examen des candidatures au télétravail (article 2), une attention particulière est portée par le responsable et la direction aux demandes formulées par les salariés reconnus travailleurs handicapés (RQTH) en vue de favoriser leur insertion professionnelle ou leur maintien dans l’emploi conformément aux dispositions de la Loi Avenir Professionnel n°2018-771 du 5 septembre 2018. Des aménagements complémentaires peuvent être envisagés : horaires, mobilier, logiciels…
Accès au télétravail pour les salariées enceintes
Le télétravail est accessible aux salariées enceintes répondant aux conditions d’éligibilité au télétravail prévues à le présent accord. Les salariées enceintes peuvent notamment demander un aménagement spécifique de télétravail à partir du 3ème mois de grossesse.
Traitement de situations spécifiques
Un examen particulier des critères d’éligibilité ainsi que la mise en place d’un rythme de télétravail individualisé peuvent être également sollicités par:
Les salariés ayant la qualité de proche aidant, afin de les accompagner dans ce rôle, de manière articulée avec les dispositifs et droits spécifiques dont ils disposent au titre de cette qualité d’aidant.
Les salariés bénéficiant d’un congé de maternité, afin de faciliter la conciliation des vies professionnelles et personnelles des nouveaux parents dans les trois (3) mois suivant le congé.
Les salariés bénéficiant d’un congé de paternité, afin de faciliter la conciliation des vies professionnelles et personnelles des nouveaux parents dans les trois (3) mois précédant et suivant le congé.
Les salariés de retour d’arrêt de travail d’une durée supérieure à six (6) mois continus faisant suite à une maladie ou un accident, afin de faciliter leur retour sur leur poste pendant les trois (3) mois suivant la fin de cet arrêt de travail, s’il est considéré que le travail hybride est susceptible d’y contribuer.
Episodes de pollution
En cas d'épisode de pollution conduisant le préfet à prendre des mesures destinées à limiter l'ampleur et les effets de la pointe de pollution sur la population, telles que des restrictions ou suspensions de la circulation des véhicules, les membre de l’équipe éligibles au télétravail seront autorisés à bénéficier de journées de télétravail supplémentaires.
Ces journées de télétravail peuvent être mises en œuvre dans la limite de la durée de l’épisode de pollution
Dans la mesure du possible, la pose de ces journées sera fixée d'un commun accord entre le membre de l’équipe et son supérieur hiérarchique en respectant un délai de 24 heures.
Jeux Olympiques 2024
Pendant la période des JO soit du 26 juillet 2024 au 11 août 2024, des jeux paralympiques du 28 août au 8 septembre 2024, ainsi qu’une semaine avant et une semaine après, les salariés impactés pourront déroger à la règle ci-dessus et effectuer jusqu’à 100% de télétravail après accord de leur responsable.
ARTICLE 15 : DISPOSITIONS DIVERSES
Formalités de dépôt
Le présent accord, conformément aux dispositions de l’article L.2231-6 du Code du Travail, fera l’objet d’un dépôt auprès de la DREETS-DDETS compétente, à partir du site de dépôt des accords collectifs d’entreprise. Une copie de l’accord sera également transmise au Secrétariat du Greffe du Conseil des Prud’hommes de Paris (27 Rue Louis BLANC - 75484 PARIS CEDEX 10) après notification à l’ensemble des organisations syndicales représentatives dans l’entreprise.
Publicité
Les parties signataires sont informées qu’en application des dispositions de l’article L.2231-5-1 du Code du Travail, cet accord sera rendu public et versé dans une base de données nationale accessible en ligne. Après la conclusion du présent accord, les parties pourront acter qu'une partie de l'accord ne doit pas faire l'objet de cette publication. Cet acte sera joint à l’accord lors de son dépôt.
A défaut, une des organisations signataires pourra demander, à ce que le présent accord soit publié dans une version rendue anonyme.
Application de l’accord
Le présent accord est appliqué dès sa signature par les membres du CSE. Il est signé pour une durée d’un an. L’incidence du télétravail sur l’organisation de l’entreprise ne pouvant être évaluée qu’au travers de sa mise en œuvre pratique et après une certaine durée d’application, une évaluation continue de la mise en œuvre du télétravail sera réalisée.
Conformément à l'article L. 2261-3 du code du travail, toute organisation syndicale de salariés représentative dans l'entreprise, qui n'est pas signataire du présent accord, pourra y adhérer ultérieurement. L'adhésion produira effet à partir du jour qui suivra celui de son dépôt au greffe du conseil de prud'hommes compétent et à la DRIEETS.
Dénonciation de l’accord
Le présent accord peut être dénoncé, en totalité ou partiellement, à tout moment par l’une ou l’autre des parties signataires dans les conditions fixées par le code du travail, moyennant un délai de préavis de 3 mois.
Le présent accord collectif est soumis au droit français.
Il est établi en langue française et anglaise. Seule la version française fait foi.
Company Agreement regarding Remote Work organization
Between
The Company
4flow France, a simplified joint stock company under French law with a share capital of 50 000 euros, having its registered address located at 24-26 rue de la Pépinière – 75008 PARIS (France), registered with the Trade and Companies Register of Paris (France) under No. 895 384 451, represented by its Managing Director, XXXX, having full power for the purpose hereof,
Hereafter “the Company” Of the one part And The full members of the Social and Economic Committee (CSE), elected by a majority of votes cast during the ballot of December 15, 2023:
Mrs YYYY
Mr ZZZZ
Hereinafter referred to as “the team member representatives”
PREAMBLE
With this policy, 4flow France SAS (hereinafter: “4flow”) introduces guidelines for all team members who are contractually assigned to a French office location (hereinafter: “team members”).
Management and staff representatives established this company agreement in order to allow 4flow team members to work according to a modern, flexible and self-determined work model, under conditions guaranteeing the health and safety of everyone, the best adaptation to work constraints and fair rules that comply with the law and the collective agreement. The Syntec branch agreement signed on December 13, 2022 largely inspired this company agreement.
Giving team members the freedom to work independently of a single location is a clear commitment by 4flow to enable a modern working model and is also a key component of the New Work target vision. In 4flow’s corporate culture, working remotely has the same status as working on-site at a 4flow office.
The decision to work remotely must always consider business requirements and customer needs. These requirements and needs always take priority when deciding whether or not to work remotely. This policy therefore excludes certain tasks from remote work.
It also contains guidelines for limiting the decision of when to work remotely in certain situations.
ARTICLE 1: DEFINITION OF TELEWORKING
General definition
Teleworking refers to any form of work organization in which work which could have been carried out on the premises of the employer or the employer's client is carried out by a team member outside these premises, voluntarily using technologies information and communication.
In practice, it can be carried out at the team member's place of residence or in a third place, such as a shared work space (coworking), different from the company's premises, on a regular, occasional, or in case exceptional circumstances or force majeure. These “third places” are shared and collaborative work spaces where people come to work remotely. Team members, carrying out their work in third-party locations, are teleworking.
When the team member is on the premises of their employer's clients, he/she is not teleworking.
Hybrid work or hybrid work organization designates a mode of work organization in which the team member carries out their activity on a regular or occasional basis partly on the premises of the company or their company's clients and partly on the premises of the company or their company's clients and partly teleworking. In the context of hybrid work:
teleworking can be part of the team member's normal work organization and thus be carried out at a regular frequency agreed between the team member the supervisor or project manager ;
teleworking can be used occasionally at the request of the team member for personal convenience or at the initiative of the employer, in particular to respond to unusual and temporary situations making travel particularly difficult (for example: public transport strike, snow episode, pollution peak giving rise to a prefectural order restricting traffic, etc.) or to organizational constraints (network problem in the company).
Hybrid working can be implemented by day(s) or half-day(s) by mutual agreement between the company and the team member.
For the purposes of this agreement, a “teleworker” or “hybrid worker” is considered to be any team member of the company who performs, either upon hiring or subsequently, hybrid work under conditions defined by this agreement.
Teleworking in exceptional circumstances or force majeure
In accordance with article L.1222-11 of the Labor Code, in the event of exceptional circumstances or force majeure, the use of teleworking may be considered as an adaptation of the workstation made necessary to allow the continuity of the activity of the company and guarantee the protection of team members. In this case, the decision falls within the management power of the company in compliance with the legal and regulatory provisions in force.
These exceptional and temporary situations may possibly give rise, for team members not eligible for teleworking, to the mobilization of partial activity under the conditions in force.
The principles of dual volunteering and reversibility, explained in Articles 2 and 3 of this agreement, do not apply in the context of teleworking implemented in the event of exceptional circumstances or force majeure. Consequently, when these circumstances arise, the employer informs team members by any means, if possible in writing, respecting, as much as possible, sufficient notice. The CSE must be consulted on organizational measures relating to business continuity.
Permanent teleworking
Permanent teleworking refers to a method of organizing work in which the team member carries out their activity solely by teleworking.
Permanent teleworking can only be practiced in exceptional circumstances and with the explicit agreement of the management and the team member. The team member must meet at least one of the following conditions:
The team to which the team member belongs is mainly based outside France
The team member demonstrates a high level of autonomy in the performance of their work
The performance of the team member's work is not affected by other team members in France
It must be the subject of particular vigilance due to the increased risks of isolation and loss of connection with the work community. The implementation of this method of organizing work requires that measures contributing to the maintenance of social ties are taken. In order to reduce the risk, the team member undertakes to come at least once a month to the office, to a client site or another 4flow site. This is a recommendation from the company, which wishes to remain vigilant regarding the potential isolation of the team member. Permanent teleworking can be called into question at any time either at the initiative of the company or the team member. New hybrid working arrangements will need to be discussed.
Teleworking from abroad
Teleworking outside France may have consequences on the law applicable to the employment contract, in terms of liability to Social Security, and in tax matters.
Thus, teleworking from abroad can only be implemented for an extremely limited period of time. It cannot be implemented on a permanent and regular basis, each period of teleworking abroad must be the subject of a prior request from the team member and confirmation from their supervisor or project manager and Human Resources managers.
Before implementing teleworking from abroad, the team member concerned is informed of the potential consequences they may incur.
To the extent that this type of teleworking is implemented at the request of the team member, the company does not provide any additional material support or tax advice; all potentially undue costs are the responsibility of the team member.
Teleworking abroad is the subject of a dedicated article.
ARTICLE 2: BASIS OF TELEWORKING
The implementation of hybrid work is based on dual volunteerism, namely the volunteerism of the team member and that of the employer.
Thus, hybrid work cannot be imposed on either the team member or the management of the company. As soon as a team member informs management or their supervisor of their desire to organize their work in hybrid mode, management can, after examination, accept or refuse their request. Management must justify its refusal to accede to a request for hybrid work made by a team member.
The refusal to a team member with a disability or a caregiver must also be justified.
The team member can refuse the transition to a hybrid work organization. This refusal is not in itself a reason for termination of the employment contract since it was not a condition of employment.
All team members remain assigned to the work location indicated in the employment contract.
This agreement supersedes all previously existing tolerances regarding working in a location other than the 4flow office or 4flow customer site designated in the employment contract.
4flow offers all team members who are contractually assigned to a French office location the opportunity to work remotely.
All team members continue to have the permanent opportunity to work from the workplace set out in the employment contract.
ARTICLE 3: ORGANIZATION OF TELEWORK
Conditions of eligibility
Can apply to benefit from hybrid working: managerial or non-managerial team members, on permanent or fixed-term contracts without seniority conditions. Trainees and apprentices are also eligible, with the exception of work-study contracts. As work-study students are not present on a regular basis, teleworking must be granted on a case-by-case basis.
As an exception, the following are ineligible for hybrid work: - part-time team members whose working hours are less than 60% (in order to guarantee a minimum presence on the company's premises and thus promote interactions with the work community).
Setting up teleworking
The team member meeting the conditions set out in the previous paragraph and wishing to telework, sends a written request to their superior by email.
Management can also propose to a team member the transition to a hybrid work organization.
It is up to the supervisor or project manager to assess a team member's ability to work within the framework of a hybrid work organization, taking into account in particular the following elements:
the compatibility of hybrid work with the proper functioning of the service and the configuration of the team;
the commitments made to the client regarding on-site presence;
the autonomy of the team member in their missions, their ability to work regularly remotely (in particular with regard to their mastery of the position, their work organization, etc.).
The implementation of hybrid work depends on its technical feasibility, the proper functioning of the hybrid work activity and the steadiness of efficiency at work.
The team member must also certify in the written exchange:
that they have a stable internet connection with sufficient speed;
that it has an ergonomic workspace that ensures the confidentiality of the data processed;
that it guarantees a concentrated working atmosphere and is as free as possible from any distractions;
that its home installation complies with company safety rules;
that the electrical installations comply with current standards.
The implementation of teleworking is formalized by a simple email between the team member and their supervisor or project manager attesting that the conditions described above have been met.
The writing must specify the frequency and number of teleworking days per week desired. This is an order of magnitude that can be adapted as needed. Management imposes a minimum of 2 days of presence per week in the office or on site. This minimum can be smoothed over a month in an exceptional manner. Business travels are included in these two days.
The validity of this certificate is not limited in time and is valid for the entire duration of the hybrid work organization. However, it can be re-discussed at the initiative of the company or the team member.
Actual teleworking weekdays must be agreed in advance. A certain flexibility is granted to the team member, who can change the day of presence in the office without notice, as long as this has no impact on the organization of the team, particularly on the client's sites. However, in the event of deviation noted by the team member's manager, Management reserves the right to withdraw this flexibility from the team member concerned and to impose the presence of the team member on site as defined in the individual framework document.
It is the prerogative of the team leader to require the team member's presence on site over a given period with a minimum notice period of one week, particularly in the event of:
organizing a team meeting
meeting with the client
guarantee of a minimum presence on the site
organization of on-site training
Teleworking is reversible. Teleworking can be ended, either at the initiative of the team member or that of management.
Occasionally, 100% on-site presence may be required, particularly in the case of the implementation of a new contract.
If the decision to end teleworking comes from the team member, they must transmit it in writing (e-mail or hand-delivered letter against discharge or registered letter with acknowledgment of receipt) to management.
If the request comes from management, the manager receives the team member to explain the reasons for their decision, which is then notified to him in writing (email). Reversibility implies the return to carrying out work without teleworking, as well as the return of the equipment made available by the company as part of hybrid work.
ARTICLE 4: DURATION OF WORK AND AVAILABILITY
Teleworking is carried out in compliance with the legal and conventional provisions applicable to working time.
The team member's working hours are the same whether they carry out their work on the company's premises or telework. The legal and conventional provisions in particular relating to the maximum daily duration, maximum weekly durations, rest time, break time and the counting of working hours apply as well as those concerning team members subject to a “Forfait-Jours” agreement.
A- Daily Break
Team members working according to a hybrid work organization benefit from a break of at least forty-five (45) minutes, including the legal break lasting twenty (20) consecutive minutes as soon as the daily working time reaches six (6) hours.
This break must be a time to disconnect from professional means of remote communication.
B- Availability time range
During teleworking days, the team member remains reachable during the reference hours that apply to them within the company.
When the team member is not subject to the company's collective schedule, and when possible, a mandatory availability time slot is determined.
To the extent that these availability times may depend on the organization of the client site to which each team member is attached, the availability times must be defined in the written document exchanged between the manager and the team member defining the terms and conditions for setting up teleworking.
The availability time slot aims to guarantee respect for the privacy of team members. It defines the times during which the company can contact team members by the usual means of communication made available, in particular the telephone and instant messaging platforms. It does not necessarily correspond to working hours.
With regard to team members on fixed-day contracts, it is specified that, taking into account their autonomy in the organization of their working time and the necessary flexibility induced by the constraints linked to the execution of their mission, these time slots are indicative and not fixed.
C- Working time tracking
To be able to control the working time worked, as well as compliance with the maximum working times and minimum rest times, the teleworking team member records their working hours for each day worked at home and transmits this statement to their hierarchy, the same way as for on-site work days.
The rules relating to the use of overtime remain the same. Please note that only hours expressly requested by management or of which management has been duly informed in advance and accepted are considered overtime.
ARTICLE 5: WORKLOAD
The practice of hybrid work does not modify the usual activity, the workload, the execution times usually applicable outside of a hybrid work organization. The team member and their line manager must regularly discuss the work carried out remotely.
Furthermore, management undertakes to ensure that the workload and execution times are evaluated using the same methods as those used for work carried out on the company's premises.
Finally, each team member can request an interview with the HR department or their manager in order to review the monitoring of their workload.
ARTICLE 6: WORKPLACE
Teleworking takes place:
at the team member's main residence as declared to the company;
outside the main home, in a private residence;
in a shared workspace.
The team member immediately informs management in the event of a move. For security reasons, management's agreement is requested prior to continuing teleworking based on the criteria specified in article 3 of this agreement.
The team member undertakes not to set up any professional meetings at their teleworking location. Teleworking can also be carried out in another location (outside the company), set by mutual agreement between management and the team member.
Teleworking in a location other than the team member's home must be subject to express information and validation from the manager and the HR department. The approval request must include the address at which teleworking will take place and the guarantee that the conditions described in article 3 are met.
ARTICLE 7: TELEWORKING ABROAD
Team members are authorized to work in one of the countries of the European Union (EU), teleworking outside EU countries is not authorized.
Telework abroad must be requested at least 1 month before the period of work abroad to both the team manager and the HR manager.
Before any request to work abroad, it is the team member's responsibility to ensure and provide proof to the HR manager that he or she is authorized to stay and work in the country in question.
Before implementing teleworking from abroad, the team member concerned is informed of the potential consequences they may incur.
Teleworking abroad is materialized in an amendment to the employment contract which contains:
Departure and return dates
The address of the teleworking location
Emergency contact details (if not declared or different in Workday)
Availability hours range, might be necessary in case of a different time zone (if necessary)
Teleworking outside France carries the risk of having consequences on the law applicable to the employment contract, in terms of liability to Social Security, and in tax matters. The amendment to the employment contract will thus specify that the contract and the employment relationship would remain governed by French social legislation in terms of labor law and the right to social security. Thus, teleworking from abroad can only be implemented for an extremely limited period of time, i.e. a maximum of 10 days per year.
Teleworking abroad cannot under any circumstances be implemented on a permanent and regular basis, each period of teleworking abroad must be the subject of a prior request from the team member and confirmation from their hierarchy and HR managers.
To the extent that this type of teleworking is implemented at the request of the team member, the company does not provide any additional material support or tax advice; all potentially undue costs are the responsibility of the team member.
During the period of work abroad, the employment contract under French law remains active, the same goes for public holidays and leave rights. During the period of work abroad, the team member remains covered by French Social Security, payment of social charges (sickness, unemployment and retirement) remains active. The mutual insurance and insurance contracts specify the supporting documents and the level of cover for: healthcare and hospitalization costs abroad, medical repatriation costs, etc. The contracts are made available on the HR kiosk and can be consulted with the HR department. During the period of work abroad, the team member must maintain their main residence in France. It is also the responsibility of the team member to manage the monitoring of days spent abroad (whether for work or for personal leisure), the total number of days abroad cannot exceed 183 days per year.
Any possible consequences resulting from a period of work abroad inherent in the payment of taxes and the payment of social security contributions fall under the full and complete responsibility of the team member.
ARTICLE 8: INDIVIDUAL AND COLLECTIVE RIGHTS OF TELEWORKING TEAM MEMBERS
The teleworking team member benefits from the same legal and conventional rights and benefits as those applicable to staff in a comparable situation working on the company's premises.
Thus, the applicable rules and processes, particularly in terms of remuneration, career management, evaluation, access to professional training, company information and events organized by the company, remain the same as those applicable to other team members in a comparable situation working on the company's premises.
The teleworking team member benefits from the same health and welfare coverage as other team members of the company.
Hybrid workers retain the same collective rights as all team members in terms of relations with staff representatives, access to union communications and access to social activities. Hybrid workers finally benefit from the same conditions of participation and eligibility in professional elections and are part, in the same way as other team members, of the workforce taken into account for determining the thresholds.
ARTICLE 9: RESPECT FOR THE PRIVACY OF TELEWORKERS AND RIGHT TO DISCONNECT
The right to disconnect must allow team members, whatever their work organization, to fully benefit from rest and vacation time as well as to preserve a balance between their private and professional lives, through reasonable use of digital tools.
In this respect, it is reminded that team members are not required to respond to emails, messages or telephone calls of a professional nature outside of usual working hours, during vacations, rest periods and absences. The team member must also refrain from sending them.
In the same way, line managers strive to respect the availability time slots defined in article 4.
Team members have the possibility to express their possible difficulties in benefiting from the right to disconnect. They can inform their line manager at any time. The latter then quickly organizes an interview with the team member concerned so that they can together define the measures to take to overcome these difficulties.
ARTICLE 10: ENHANCED CONFIDENTIALITY AND DATA PROTECTION
The obligation of confidentiality is reinforced due to teleworking.
The teleworking team member must ensure respect for the confidentiality, integrity and availability of the information and documents entrusted to him and to which he has access in the professional context. The team member ensures, in particular, not to transmit any information on confidential data to third parties and to lock access to their computer equipment in order to ensure that he is the only one using their workstation.
The team member benefiting from a hybrid work organization undertakes to only use the equipment provided for strictly professional purposes. He is informed of the legal rules and the company's own rules relating to IT security, the protection of personal data and their confidentiality as well as restrictions on the use of IT equipment or tools or services. electronic communication. He ensures that all these rules and in particular the IT charter in force in the company are applied. He must immediately report to management any suspected violation or attempted violation of their computer account and in general any malfunction, as well as any loss of document(s) that may contain personal and/or confidential data.
ARTICLE 11: EQUIPMENT AND SUPPORT
The company provides the team member with the technical equipment necessary to carry out their professional activity while teleworking as well as the means of communication necessary for collaboration and maintaining social ties with other team members of the company, and in particular with company staff representatives.
The company also provides the team member with a technical support service.
The list of equipment made available is specified in the “teleworking kit” which can be requested from the IT department: Service Catalog: 4flow Helpdesk. The link is available on the company intranet.
Team members benefiting from a hybrid work organization are required to use the computer equipment made available by the company to carry out their professional activity only. This equipment remains the property of the company, which ensures its maintenance.
The remote worker acknowledges that he/she is aware of the rules for the use of this equipment and undertakes to ensure that the equipment provided by the company is in good condition. In the event of malfunctioning of the work equipment, the team member will notify the Company as soon as possible so that the defective equipment can be repaired and/or replaced. The team member is prohibited from undertaking repairs to the equipment provided by the Company on their own (e.g.: prohibition of dismantling, etc.).
Any costs possibly incurred by the team member for the needs of their professional activity, after agreement of the manager and in the interest of the company, are borne by the company, according to the professional expenses regime applied in the company.
These costs are reimbursed to the team member upon presentation of supporting documents.
The costs inherent to possible travel between the team member's usual residence and another teleworking location chosen by the team member are not covered by the company.
ARTICLE 12: PREVENTION OF HEALTH AND SAFETY RISKS FOR TELEWORKERS
The legal and conventional provisions relating to health and safety at work are applicable to a hybrid work organization. These rules apply to all time, both time spent by the team member in the company's premises and time spent teleworking.
The hybrid worker thus benefits in particular:
prevention and health at work services (SPST), under the same conditions as team members carrying out their activity on the company's premises;
legal, regulatory and conventional provisions relating to work accidents and occupational diseases.
The hybrid worker is informed of the company's policy on health and safety at work and must comply with it. The identification of professional risks linked to the hybrid organization of work is formalized within the single risk assessment document (DUERP) with a view to implementing appropriate prevention measures. Any accident occurring to a teleworking team member at home during teleworking days and within the accessibility range is subject to the same regime as if it had occurred on the company's premises during working time.
ARTICLE 13: INSURANCE COVERING THE RISKS RELATED TO TELEWORK
It is the responsibility of the teleworking team member to notify their insurance company that they are carrying out a teleworking activity at home and to ensure that their “multi-risk home” insurance covers their presence during teleworking days.
He must provide the HR department with a corresponding certificate each year before starting teleworking. The implementation and maintenance of teleworking are conditioned by this formality.
Equipment provided by the company, including computer equipment, is covered for damage and theft by the company's insurance policy. Therefore, the team member does not have to take out additional coverage when teleworking. On the other hand, damage caused directly by the team member can be considered as being the responsibility of the team member.
ARTICLE 14: SPECIAL ARRANGEMENTS FOR TELEWORKING
Conditions of access to teleworking for workers with disabilities
Team members with disabilities are eligible for teleworking. As part of the examination of applications for teleworking (article 2), particular attention is paid by management and management to requests made by team members recognized as disabled workers (RQTH) with a view to promoting their professional integration or their retention in employment in accordance with the provisions of the Professional Future Law n°2018-771 of September 5, 2018. Additional arrangements can be considered: schedules, furniture, software, etc...
Access to teleworking for pregnant team members
Teleworking is accessible to pregnant team members meeting the eligibility conditions for teleworking provided for in this agreement. Pregnant team members can in particular request specific teleworking arrangements from the 3rd month of pregnancy.
Handling specific situations
A specific examination of the eligibility criteria as well as the establishment of an individualized teleworking schedule may also be requested by:
Team members with the status of caregiver, in order to support them in this role, in a manner consistent with the specific systems and rights available to them under this status of caregiver.
Team members benefiting from maternity leave, in order to facilitate the reconciliation of professional and personal lives of new parents within three (3) months following the leave.
Team members benefiting from paternity leave, in order to facilitate the reconciliation of the professional and personal lives of new parents in the three (3) months preceding and following the leave.
Team members returning from work leave lasting more than six (6) continuous months following an illness or accident, in order to facilitate their return to their position during the three (3) months following the end of this work stoppage, if it is considered that hybrid work is likely to contribute to it.
Pollution episodes
In the event of a pollution episode leading the prefect to take measures intended to limit the extent and effects of the pollution peak on the population, such as restrictions or suspensions of vehicle circulation, the members of the team eligible for teleworking will be authorized to benefit from additional teleworking days.
These teleworking days can be implemented within the limit of the duration of the pollution episode.
As far as possible, the schedule of these days will be fixed by mutual agreement between the team member and their supervisor, respecting a deadline of 24 hours.
2024 Olympic Games
During the period of the Olympic Games, i.e. from July 26, 2024 to August 11, 2024, the Paralympic Games from August 28 to September 8, 2024, as well as one week before and one week after, impacted team members may deviate from the above rule and perform up to 100% teleworking after agreement from their manager.
ARTICLE 15 : DISPOSITIONS DIVERSES
Deposit formalities
This agreement, in accordance with the provisions of article L.2231-6 of the Labor Code, will be filed with the competent DREETS-DDETS, from the site for filing company collective agreements. A copy of the agreement will also be sent to the Secretariat of the Registry of the Paris Industrial Tribunal (27 Rue Louis BLANC - 75484 PARIS CEDEX 10) after notification to all representative trade union organizations in the company.
Publication
The signatory parties are informed that in accordance with the provisions of article L.2231-5- 1 of the Labor Code, this agreement will be made public and entered into a national database accessible online. After the conclusion of this agreement, the parties may decide that any part of the agreement should not be the subject of this publication. This act will be attached to the agreement when it is filed. If none, one of the signatory organizations may request that this agreement be published in an anonymized version.
Application of the agreement
This agreement is applied upon signature by the members of the CSE. It is signed for a one year period. The impact of teleworking on the organization of the company can only be assessed through its practical implementation and after a certain duration of application, a continuous evaluation of the implementation of teleworking will be carried out.
In accordance with article L. 2261-3 of the labor code, any trade union organization of employees representative in the company, which is not a signatory of this agreement, may subsequently join it. Membership will take effect from the day following that of its filing with the registry of the competent industrial tribunal and with the DREETS-DDETS.
Termination of the agreement
This agreement may be denounced, in whole or in part, at any time by either of the signatory parties under the conditions set by the labor code, subject to a notice period of 3 months.
This collective agreement is subject to French law.
It is established in French and English. Only the French version is authentic.
…………………………………........ Titulaire du CSE YYYY …………………………………........ Titulaire du CSE ZZZZ …………………………………........ Pour la Société 4flow France SAS XXXX …………………………………........ Responsable Ressources Humaines AAAA
ANNEXE 1 – Exemple d’écrit de mise en place du télétravail (à envoyer par mail au responsable d’équipe – copie responsable RH)
Je confirme ma volonté d’exercer une partie de mon travail en télétravail.
Mon adresse de télétravail sera mon domicile privé, tel qu’enregistré dans le système RH Workday / un lieu de travail partagé / exceptionnellement [préciser les dates] l’adresse …. .
Je certifie par ailleurs :
Que le lieu défini ci-dessus est doté d’une connexion internet stable avec débit suffisant ;
Que je dispose d’un espace de travail ergonomique et permettant d’assurer la confidentialité des données traitées. Concernant les données de 4flow et de ses clients, la protection et la sécurité des données doivent être strictement observées. Aucune personne extérieure à 4flow ne peut avoir accès à quelque donnée relative à 4flow ou à ses clients de quelque manière que ce soit, cela concerne notamment les conversations qui peuvent se tenir en présence d’autres personnes.
Que le lieu défini ci-dessus garantit une atmosphère de travail concentrée et être aussi libre que possible de toute distraction ;
Que mon environnement de travail garantit un environnement de travail professionnel, notamment lors de réunions avec un client ;
Que l’installation de travail est conforme aux règles de sécurité de l’entreprise ;
Que les installations électriques sont conformes aux normes en vigueur.
Les jours de télétravail sont les suivants : Lundi / Mardi / Mercredi / Jeudi / Vendredi (au moins 2 jours au bureau ou sur le site du client).
La plage horaire de disponibilité est définie comme suit :
