ACCORD RELATIF AUX MODALITÉS DU TRAVAIL À DISTANCE AU SEIN DE L’UES ADEO SERVICES
ENTRE LES SOUSSIGNÉES :
La
Société ADEO SERVICES, Société par Actions Simplifiée au capital de 31.674.335,00 Euros, dont le siège social est à Ronchin (59790) - rue Sadi Carnot, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Lille sous le numéro : 421 206 079.
La
Société GROUPE ADEO, Société Anonyme au capital de 23.461.070,40 Euros, dont le siège social est à Ronchin (59790) - rue Sadi Carnot, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Lille sous le numéro : 358 200 913.
Ces sociétés constituant
l’Unité Économique et Sociale ADEO SERVICES (ci-après l’« UES ADEO SERVICES »), cette dernière étant représentée par Monsieur Benjamin BRASSEUR en sa qualité de Directeur Développement Social.
D'UNE PART
ET :
Les organisations syndicales représentatives au sein de l’UES ADEO services représentées respectivement par :
(ci-après dénommées ensemble les « Parties » ou individuellement une « Partie »)
IL A ETE CONVENU CE QUI SUIT :
SOMMAIRE
Préambule
CHAPITRE 1 DÉFINITION, CHAMP D’APPLICATION ET MODES D’ORGANISATION DU TRAVAIL A DISTANCE AU SEIN DE L’UES ADEO SERVICES
Article 1 DÉFINITION DU TRAVAIL À DISTANCE AU SEIN DE L’UES Article 2 CHAMP D’APPLICATION Article 3 MODES DE TRAVAIL À DISTANCE PROPOSÉS AU SEIN DE L’UES a) domicile b) autre établissement de l’UES c) un autre lieu
CHAPITRE 2 CONDITIONS DE MISE EN ŒUVRE DU TRAVAIL À DISTANCE
Article 1 PRINCIPES DU TRAVAIL À DISTANCE Article 2 VOLONTARIAT Article 3 CRITÈRES d'ACCÈS AU TRAVAIL À DISTANCE
CHAPITRE 3 MODALITÉS DU TRAVAIL À DISTANCE
Article 1 FRÉQUENCE DU TRAVAIL À DISTANCE Article 2 PÉRIODE D’ADAPTATION Article 3 RÉVERSIBILITÉ DU TRAVAIL À DISTANCE Article 4 CONDITIONS D'EXÉCUTION DU TRAVAIL À DISTANCE a) Organisation du travail b) information préalable et joignabilité c) Charte de bon fonctionnement du TAD et d'organisation d'équipe Article 5 EQUIPEMENT DE TRAVAIL Article 6 TRAVAIL À DISTANCE ET SITUATIONS EXCEPTIONNELLES NON LIÉES À LA MISSION Article 7 TRAVAIL À DISTANCE ET SITUATION DE HANDICAP Article 8 CONFIDENTIALITÉ ET PROTECTION DES DONNÉES
CHAPITRE 4 CONDITIONS D’EMPLOI DU TRAVAIL À DISTANCE
Article 1 ENTRETIENS ANNUEL RELATIF AUX CONDITIONS DE TRAVAIL À DISTANCE ET A LA CHARGE DE TRAVAIL Article 2 ÉGALITÉ DE TRAITEMENT Article 3 TEMPS DE TRAVAIL ET RESPECT DE LA VIE PRIVÉE Article 4 SANTE ET SECURITE
CHAPITRE 5 DISPOSITIONS FINALES
Article 1 SUIVI DE L'ACCORD Article 2 SUBSTITUTION AUX USAGES ET PRATIQUES EN VIGUEUR Article 3 DUREE DE L'ACCORD ET ENTRÉE EN VIGUEUR Article 4 REVISION, RENDEZ VOUS ET DÉNONCIATION DE L'ACCORD Article 5 DEPOT ET PUBLICITE
Préambule
Pour servir nos ambitions auprès de nos collaborateurs, nous agissons, testons, innovons, et expérimentons de nouvelles formes d’organisation et de nouvelles façons de travailler. Encouragés par les nouveaux usages et outils numériques qui permettent le travail nomade depuis n’importe quel lieu, et convaincus que le travail à distance est source de souplesse et de flexibilité dans les conditions de travail, une démarche d’expérimentation de 18 mois au sein des entreprises de l’UES a été mise en place après information du CSE au mois d’avril 2022. Le bilan tiré de cette expérimentation confirme les grandes convictions qui ont guidé la mise en place du cadre travail à distance au sein des entreprises de l’UES :
C’est une forme d’organisation du travail qui améliore l’équilibre vie professionnelle / vie personnelle , la santé et la qualité de vie au travail (diminution du stress et de la fatigue liés à un environnement calme, propice à la concentration, et diminution du temps de trajet notamment) ;
Il contribue à l’amélioration de l’efficacité globale de l’Entreprise et de la performance individuelle des collaborateurs : en répondant à des aspirations personnelles, cette forme d’organisation du travail favorise l’engagement et une meilleure organisation du travail pour nos collaborateurs ;
Le travail à distance est une forme d’organisation du travail qui participe au déploiement d’un management basé sur la confiance, l’autonomie et la responsabilisation ;
Il participe à une meilleure appropriation par nos collaborateurs de l’enjeu « phygital » en incitant le développement et l’usage des outils numériques et digitaux ;
Le travail à distance conforte l’engagement de nos entreprises dans des démarches responsables et respectueuses de l’environnement : en diminuant les trajets, le travail à distance allège l’impact de nos activités sur l’environnement et diminue l’empreinte carbone.
Convaincus de l’intérêt social, économique et environnemental, nourris et confirmés par les 18 mois d'expérimentation, les partenaires sociaux ont souhaité pérenniser le travail à distance. Le présent accord permet de poser un cadre clair du travail à distance au sein de l’UES ADEO SERVICES reposant sur la confiance réciproque entre le manager et le collaborateur, facteur clé de succès de ce mode d’organisation, et tout en prenant soin de préserver le maintien des liens au sein des équipes et la proximité des managers qui sont des fondamentaux de nos relations humaines.
DÉFINITION, CHAMP D’APPLICATION ET MODES D’ORGANISATION DU TRAVAIL À DISTANCE AU SEIN DE L’UES ADEO SERVICES
ARTICLE 1 : DÉFINITION DU TRAVAIL À DISTANCE AU SEIN DE L’UES Le travail à distance est défini comme une forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être réalisé dans les locaux de l'employeur (où est affecté habituellement le collaborateur), est effectué par un collaborateur, de manière volontaire, hors de ces locaux, et en utilisant les technologies de l'information et de la communication. Pour autant, travailler en dehors des locaux de l’entreprise ne suffit pas à conférer au collaborateur la qualité de travailleur à distance. Ne constitue pas une modalité du travail à distance le travail dans le cadre des déplacements professionnels en dehors du lieu habituel de travail qui, en raison de leur nature, sont indispensables au bon exercice de la mission. Le temps et les frais de ces déplacements professionnels sont indemnisés selon les règles en vigueur dans l’entreprise, alors que les temps de trajet entre le domicile du collaborateur et le lieu où il fait le choix de travailler à distance ne font l’objet d’aucune indemnisation. ARTICLE 2 : CHAMP D’APPLICATION Convaincus que les liens, rites et rythmes au sein des équipes doivent être préservés et que la réussite du travail à distance repose sur une bonne intégration préalable du collaborateur volontaire ainsi que la confiance, l’autonomie et la responsabilisation, les parties signataires ont souhaité réaffirmer leur attachement à ces convictions en considérant que le travail à distance est ouvert aux collaborateurs :
titulaires d’un contrat à durée indéterminée ou déterminée,
dont les métiers et activités sont compatibles avec cette forme d’organisation du travail.
Toutes ces conditions doivent être cumulativement remplies.
Certains métiers, de par leur nature, sont d’office exclus du travail à distance, ne pouvant être exercés en dehors des locaux de l’entreprise. Les collaborateurs en alternance, les contrats de professionnalisation ainsi que les stagiaires ne sont pas éligibles au travail à distance durant les deux premiers mois de leur contrat, mais peuvent y accéder, après validation de leur manager, à l’issue de ces 2 premiers mois, considérant que leur présence dans une communauté de travail est un élément indispensable au maintien de la vie d’équipe, à leur intégration et à leur apprentissage au sein de l’entreprise. ARTICLE 3 : MODES DE TRAVAIL À DISTANCE PROPOSÉS AU SEIN DE L’UES
Si le travail à distance a généralement lieu au domicile du collaborateur, qui constitue le lieu habituel du travail à distance, d’autres lieux sont également possibles.
Le domicile du collaborateur
Le travail à distance au domicile déclaré du collaborateur doit s’effectuer dans un environnement propice au travail et à la concentration que le collaborateur aura affecté au travail à distance. Au sein de son domicile, le collaborateur doit disposer d’une connexion internet compatible avec l’exercice d’une activité professionnelle à domicile. En cas de changement de domicile, le salarié préviendra l'entreprise en lui indiquant la nouvelle adresse. Pour des raisons de sécurité pour le salarié et de bon fonctionnement de l'entreprise, les conditions d'exécution du travail à distance pourront, le cas échéant, être remises en cause si les conditions définies dans cet accord ne sont pas réunies.
Un autre établissement du groupe
Le travail à distance pourra s’exercer dans un autre établissement de l’entreprise, sous réserve d’avoir informé son manager au préalable ainsi que du responsable de cet établissement. Dans cet établissement, le collaborateur devra pouvoir disposer d’un espace de travail et d’une connexion internet lui permettant d’exercer sa mission.
Un autre lieu
Le travail à distance pourra s’exercer dans un autre lieu que le domicile du collaborateur ou un autre établissement (exemple : espace de co-working lorsqu’il est mis, ou non à disposition des collaborateurs par l’entreprise - ) en France ou à l’étranger, sous réserve que le collaborateur concerné dispose du matériel adapté et des conditions de travail adéquates nécessaires à la réalisation de sa mission.
Le collaborateur s’engage à informer son manager sous quinzaine de tout changement envisagé du lieu où se réalise le travail à distance.
CONDITIONS DE MISE EN ŒUVRE DU TRAVAIL À DISTANCE
ARTICLE 1 : PRINCIPES DU TRAVAIL À DISTANCE Le travail à distance est mis en place afin de répondre aux attentes exprimées par nos collaborateurs, dans le strict respect des principes régissant ce mode d’organisation :
le respect du volontariat : le travail à distance repose sur la volonté des deux parties ;
le maintien du lien social ;
le respect de la vie privée du collaborateur ;
la réversibilité de ce mode d’organisation ;
l’absence de différence de traitement, notamment quant à la charge d’activité, l’évaluation professionnelle et l’accès à la formation professionnelle des collaborateurs concernés.
ARTICLE 2 : VOLONTARIAT Le travail à distance repose sur
le volontariat et le commun accord des deux parties concernées.
Dès lors, le passage à une organisation de travail à distance relève de l’initiative du collaborateur et est subordonné à l’accord préalable du manager qui examine la demande notamment au regard des critères d’accès définis à l’article 2 du Chapitre I et à l'article 1 du Chapitre II du présent accord. Il est ainsi rappelé que le fait d’être éligible au travail à distance dans les conditions précédemment énoncées ne permet pas au collaborateur de prétendre de ce seul fait au bénéfice de cette modalité de travail. L’accord du manager est nécessaire. ARTICLE 3 : CRITÈRES D'ACCÈS AU TRAVAIL À DISTANCE Le manager examine la demande du collaborateur au regard des critères suivants :
La nature de la mission du collaborateur : mission dont les activités peuvent être réalisées indifféremment sur le lieu de travail habituel ou en dehors de celui-ci, et ce avec un niveau d’efficacité équivalent à celui attendu sur le lieu de travail habituel ;
Ainsi les collaborateurs qui occupent un emploi requérant une présence physique permanente, l’usage de solutions informatiques lourdes ou non accessibles à distance, ou associées à des impératifs de sécurité, ne pourront accéder à ce mode d’organisation du travail ;
La capacité du collaborateur à exercer sa mission en autonomie ;
Par autonomie, on entend la bonne intégration préalable du collaborateur et sa capacité à réaliser seul sans aide ni soutien, et à l’aide des outils informatiques mis à disposition les activités inhérentes à sa mission, et à être force d’initiatives et faire preuve de responsabilisation dans la gestion des difficultés liée à son activité professionnelle ;
Sa capacité à gérer de manière autonome son temps de travail : on entend la capacité du collaborateur à connaître et respecter les règles en matière de temps de travail, savoir gérer son temps et ses priorités ;
L’impact sur la vie du service/secteur auquel il appartient et sur ses interactions avec ses clients internes et externes ;
Ses responsabilités managériales (hiérarchiques et ou fonctionnelles) ;
La conformité du lieu de travail à distance du collaborateur (notamment accès internet existant, installation électrique) qui constitue des pré-requis ;
Tout élément de nature à justifier la demande de travail à distance.
C’est au regard de ces critères et pré-requis que le manager peut refuser le travail à distance du collaborateur en lui apportant une réponse écrite et motivée dans les 15 jours suivants la demande de travail à distance. En l’absence de réponse le collaborateur peut exercer du travail à distance. En cas de besoin, les HRBP par périmètre pourront éclairer le manager dans la prise de décision, et recevoir le cas échéant le manager ou la personne concernée. CHAPITRE III - MODALITÉS DU TRAVAIL À DISTANCE ARTICLE 1 : FRÉQUENCE DU TRAVAIL À DISTANCE
Limite du nombre de jours de travail à distance par mois
Cette forme d’organisation prévoit l’alternance, de manière régulière, entre travail à distance et exercice de la mission sur le lieu de travail habituel du collaborateur. Le travail à distance est possible jusqu’à 12 journées par mois maximum ou 24 demi-journées maximum mois sous réserve que la présence sur le lieu de travail habituel (un site de travail reconnu au sein l’UES Adeo Services) soit suffisante pour prévenir l’isolement du collaborateur et garantir le maintien du lien social avec l’équipe et l’entreprise ainsi que le bon fonctionnement du service (exemple : la présence physique aux rendez-vous managériaux de l’équipe et de l’entreprise reste privilégiée). Les collaborateurs doivent privilégier une bonne répartition des jours de travail à distance au cours du mois et éviter de recourir à cette modalité de travail plus de 3 jours par semaine. Par exception, sous réserve d’un accord managérial et la direction des ressources humaines et si la mission le permet, le travail à distance est possible au-delà de 3 jours par semaine. En vue de préserver les rites et les rythmes de l’équipe, le service aux clients internes et externes, et préserver le lien social, une présence minimale sur le lieu habituel de travail d’une journée complète ou 2 demi-journées par semaine tenant compte des périodes de suspension du contrat prévisibles (prise de congés payés ou exceptionnels, jours non travaillés…) et /ou des déplacements professionnels et jours fériés sur la semaine concernée est requise. La planification du travail à distance tiendra compte de ces périodes de sorte que le travail à distance sera limité ou ne pourra être planifié sur la semaine considérée. Par prévisible, il est fait référence à des situations connues en amont de la séquence de travail à distance planifié. Le manager pourra également considérer et indiquer lors de la mise en place du travail à distance que certaines périodes limitées dans l’année ne peuvent donner lieu à du travail à distance, ou nécessitent de limiter le nombre de jours de travail à distance. Le choix du jour de travail à distance peut être
fixe ou variable mais doit toujours être fait suffisamment en amont, en accord avec le manager, et en adéquation avec l’organisation du service ou secteur auquel appartient le collaborateur.
Si l’organisation du travail devait être altérée, le choix du ou des jours de travail à distance pourrait être revu. Le travail à distance est également autorisé pour les salariés à temps partiel au rythme suivant :
100% 12 jours par mois max 90% 11 jours par mois max 80% 9,5 jours par mois max 70% 8,5 jours par mois max 60% 7 jours par mois max 50% 6 jours par mois max 40% 5 jours par mois max 30% 3,5 jours par mois max 20% 2 jours par mois max
Complément “volant” de jours de travail à distance
Afin de répondre au mieux aux enjeux et attentes en matière de flexibilité, les collaborateurs répondant aux conditions du travail à distance telles que précisées dans le présent accord, peuvent exercer dans une période déterminée le travail à distance depuis un lieu de son choix répondant aux exigences prévues par le présent accord. Chaque collaborateur bénéficie ainsi d’un complément, dit “volant”, de 10 jours de travail à distance maximum par an, à prendre de façon continue ou discontinue. Ce volant est scindable en fonction des contraintes de l’activité mais accolable avec la période de congés principale dans la limite de 5 jours. Ce volant constitue un complément qui vient s’ajouter à la possibilité de travail à distance de 12 journées par mois et n’impose pas de présence sur site. Ce volant de jours de travail à distance en continue doit être planifié en concertation avec le manager, selon les contraintes de l’activité, dans un délai préalable raisonnable. Ce volant de jours de travail à distance peut être effectué depuis le domicile habituel du collaborateur ou dans un autre lieu de son choix. ARTICLE 2 : PÉRIODE D'ADAPTATION En cas de mise en place du travail à distance, une période d’adaptation de 2 mois, qui peut être renouvelée une fois sera fixée. Cette période ne s’applique pas pour les collaborateurs effectuant déjà du travail à distance au sein de l’UES. Cette période doit permettre à l'employeur de vérifier si le collaborateur a les aptitudes personnelles et professionnelles pour travailler à distance ou si l'absence du salarié dans les locaux de l'entreprise ne perturbe pas le fonctionnement de son service. Pour le collaborateur, cette période permet de vérifier si le travail à distance lui convient. Durant cette période, chacune des parties pourra décider à tout moment, de mettre fin au travail à distance sous réserve du respect d’un délai de prévenance de 15 jours, sauf accord réciproque des parties pour abréger ce délai. Dans cette hypothèse, il n’est pas nécessaire de justifier ni de motiver par écrit cette décision. A l'issue de la période d'adaptation, un entretien est organisé entre le collaborateur et son manager pour entériner le principe et les modalités d’exécution du travail à distance. Dans cette dernière situation, le collaborateur concerné retrouvera son organisation telle que définie dans son contrat initial. La période d’adaptation s’entend d’un travail effectif. Toute suspension de l’exécution du contrat, quel qu’en soit le motif, entraîne une prolongation de la période d’adaptation d’une durée équivalente à celle de la suspension. ARTICLE 3 : RÉVERSIBILITÉ DU TRAVAIL À DISTANCE La réversibilité du travail à distance constitue un principe régissant ce mode d’organisation. À tout moment, collaborateur et manager peuvent décider d’un commun accord de mettre fin au travail à distance à l’issue d’un entretien les réunissant. Le manager en informera le HRBP compétent. Dans la mesure où le travail à distance ne présente pas un caractère contractuel, le manager peut également mettre fin au travail à distance si l’un ou plusieurs des critères d’accès définis préalablement au Chapitre I et II du présent accord n’est plus rempli, ou dans les cas suivants :
Non-respect par le collaborateur des règles édictées (confidentialité, charte informatique, sécurité, rythmes / horaires de travail, etc…) ;
Niveau d’efficacité dans la tenue de la mission à distance (mentionné au Chapitre III) inférieur à celui attendu sur le lieu de travail habituel ;
En vue d’assurer la continuité et le bon fonctionnement du service ;
Problèmes techniques (exemples : difficulté d’accès à distance, dysfonctionnement de la connexion internet, maintenance et réparation des équipements fournis) et lieu de travail inadapté. On entend notamment par lieu de travail inadapté : un lieu qui ne permettrait pas de disposer d’un poste de travail propice au calme et/ou la concentration, et/ou qui n’offrirait pas suffisamment de garanties au titre de la santé et la sécurité des collaborateurs ou encore de la sécurité des systèmes d’information.
Les motivations de l’interruption à l’initiative du manager sont au préalable portées par écrit à la connaissance du collaborateur. Un délai de prévenance minimum de 15 jours (à compter de la date à laquelle les motivations de l’interruption ont été portées à la connaissance du collaborateur) sera observé avant l’interruption du travail à distance. En cas de changement de poste ou de mission, de même qu’en cas de changement de lieu de travail à distance (le domicile notamment), si le collaborateur concerné souhaite continuer à travailler à distance, il devra faire une nouvelle demande afin de s’assurer de la compatibilité de sa nouvelle mission et / ou de sa situation avec le travail à distance. Lorsqu’il est mis fin au travail à distance, le collaborateur concerné reprend son activité au sein des locaux de l’entreprise dans les mêmes conditions d’emploi qu’avant le passage à ce mode d’organisation, et restituera le cas échéant l’équipement nécessaire mis à sa disposition. ARTICLE 4 : CONDITIONS D'EXÉCUTION DU TRAVAIL À DISTANCE
Organisation du travail
Pendant le temps du travail à distance, le collaborateur est soumis à l’organisation du temps de travail en vigueur au sein de l’UES ADEO SERVICES dans les mêmes conditions que les collaborateurs présents dans les locaux de l’entreprise. Les collaborateurs en suivi horaires travaillent pendant les plages horaires prévues dans leur planning, dans le respect des règles légales et conventionnelles en vigueur. Pour l’ensemble des collaborateurs, les jours effectués dans le cadre du travail à distance devront être obligatoirement déclarés dans l’outil approprié en vigueur mis à leur disposition et accessible à distance, et ce conformément notamment aux dispositions en vigueur dans l’entreprise. Les durées de repos quotidien comme hebdomadaire, les amplitudes et séquences planifiées sont respectées en situation de travail de distance dans le respect des règles en vigueur au sein de l’UES ADEO SERVICES. Les Parties rappellent que le travail à distance ne doit pas avoir pour effet d’entraîner un dépassement des durées maximales de temps de travail ou le non-respect des durées minimales de temps de repos. Il appartient conjointement au manager et au collaborateur en travail à distance, en raison de la spécificité de sa situation de travail, de veiller au respect des dispositions légales ou conventionnelles relatives au temps de travail et de repos. Il est aussi rappelé qu’ont le caractère d’heures supplémentaires, et sont rémunérées en tant que telles, les seules heures effectuées à la demande du manager.
Information préalable et joignabilité
Le travail à distance régulier fait obligatoirement l’objet d’une information de communication préalable auprès du manager et de l’équipe. Ont été identifiés comme bonnes pratiques au sein des équipes ayant expérimenté le travail à distance : les agendas partagés avec précision du travail à distance, un agenda partagé précisant les collaborateurs travaillant à distance au sein des équipes, l’envoi d’invitation au manager etc… Le collaborateur travaillant à distance devra être joignable aux plages horaires prévues au planning ou à défaut aux plages horaires habituelles de travail, et en mesure de répondre aux sollicitations dans les mêmes conditions que dans les locaux de l’entreprise. Compte tenu de la particularité d’organisation des collaborateurs soumis au régime du forfait jours (autonomie dans la gestion de leur temps de travail notamment), et afin de s’assurer du respect de la vie privée et des temps de repos, les plages de joignabilité sont les mêmes que celles habituelles pratiquées lors de l'exécution du travail sur le lieu de travail.
Charte d’organisation d’équipe
La mise en place d’une charte de bonnes pratiques en équipe en amont de la mise en place du travail à distance est identifiée comme une bonne pratique au sein des équipes favorisant la mise en place d’une organisation du travail à distance respectueuse de l’organisation du service, des liens au sein d’une équipe et de l’équité entre les collaborateurs. Les chartes ont pour but de préciser l’organisation du travail à distance au sein du collectif. Les conditions d’éligibilité (champs d’application et critères d’accès) ne peuvent pas être aménagées dans le cadre des chartes. A titre d’exemples, la charte peut prévoir :
le délai de prévenance du manager et modalités d’information que ce soit en cas de TAD ;
les modalités d’information sur le jour TAD (calendriers partagés, calendrier TAD) ;
les jours de rituels d’équipe imposant une présence collective sur site ;
le traitement des semaines comportant déplacement, congé, repos, jours fériés – présence minimale sur site.
les modalités de modification du jour de TAD initialement prévu au cours de la même semaine;
l’identification des jours ou période de l’année où le TAD n’est pas possible (rituels d’équipe, pic d’activité, mercredi etc…)
les plages et modalités de joignabilité à définir pour les forfaits jours (Pour le suivi heures : heures planifiées en principe
lieu de télétravail calme et propice à la concentration et préservant la confidentialité.
ARTICLE 5 : EQUIPEMENT DE TRAVAIL L’entreprise fournira aux collaborateurs travaillant à distance les équipements (ordinateurs, portables, téléphones, casques) et accès au réseau à distance de l’entreprise nécessaires à la bonne réalisation de leur mission, et en assurera la maintenance (entretien, réparation, remplacement). L’équipement mis à disposition ne s’entend pas des consommables considérant qu’ils sont à disposition dans les locaux de l’entreprise. Ces équipements sont la propriété de l’entreprise et ne doivent être utilisés qu’à des fins professionnelles. Si cela s’avère nécessaire, le collaborateur bénéficiera d’une formation sur les équipements techniques mis à sa disposition. Le collaborateur s’engage à prendre soin du matériel mis à sa disposition et en assure la bonne conservation. Afin de favoriser le recours au travail à distance, la Direction s’engage dans le choix des outils informatiques et solutions de communication à privilégier des équipements favorisant le nomadisme. En cas de dysfonctionnement du matériel, il s’engage à en aviser dans les plus brefs délais le service compétent de l’entreprise. Il pourra éventuellement être demandé au collaborateur de transporter l’équipement défectueux dans les locaux de l’entreprise. Le travail à distance nécessite des équipements préalables du lieu où s’exerce le travail à distance : - une pièce de travail dans un environnement favorable à la concentration; - un accès internet sécurisé (préexistant à la demande de travail à distance). Si un dysfonctionnement rend impossible la poursuite du travail à distance, les conditions de travail s’exécutent temporairement dans les locaux de l’entreprise, jusqu’au rétablissement des conditions permettant la poursuite du travail à distance. Dès lors que le travail à distance s’exerce sur la base du volontariat et que sont fournis aux collaborateurs les équipements nécessaires, visés ci-dessus, aucun frais d’aménagement de mobilier ou de mise en conformité ne seront pris en charge par l’entreprise. Afin de favoriser le travail à distance dans des conditions comparables à celles du travail sur site, un catalogue de mobilier à prix préférentiel négocié par l’entreprise sera mis à disposition des collaborateurs de l’UES, afin de leur permettre d’acheter le mobilier et l’équipement nécessaires au travail à distance dans des conditions optimales. Un tarif préférentiel sur le mobilier lié au travail à distance sera également proposé aux collaborateurs. Sur justificatif de facture d'achat au sein de ce catalogue, le collaborateur pourra se faire rembourser par l’entreprise 50% du prix d’achat du mobilier dans la limite de 30 € et d’un budget de 16000 € annuel pour l’UES Adeo services.
ARTICLE 6 : TRAVAIL À DISTANCE ET SITUATIONS EXCEPTIONNELLES NON LIÉES À LA MISSION
Le travail à distance peut également répondre à certaines situations exceptionnelles qui ne sont pas liées à la mission. Exemples : en cas de circonstances exceptionnelles empêchant le déplacement sur le lieu de travail du fait d’intempéries - grève - pics de pollution - restrictions à la liberté de circulation (…). Le manager pourra alors autoriser le collaborateur qui en fait la demande de travailler à distance s’il juge que les circonstances sont justifiées. La mise en place du travail à distance pour raison médicale interviendra sous réserve de la validation préalable du Médecin du Travail sous réserve que la mission du collaborateur le lui permette. Selon la situation et la durée du travail à distance pour raison médicale, une formalisation spécifique (ex. : avenant) pourra être mise en place.
ARTICLE 7 : TRAVAIL À DISTANCE ET SITUATION DE HANDICAP
Chaque fois que cela sera susceptible de maintenir le lien avec l’Entreprise et/ou d’améliorer leurs conditions de travail, la Direction s’engage dans les conditions du présent accord à se conformer aux préconisations du médecin du travail concernant les personnes reconnues en situation de handicap.
ARTICLE 8 : CONFIDENTIALITÉ ET PROTECTION DES DONNÉES
Quel que soit le mode de travail à distance choisi, le travailleur à distance s’engage à respecter les règles de confidentialité et de sécurité informatique en vigueur dans l’entreprise, en particulier celles prévues par les chartes (A la date des présentes il s’agit des chartes « Confiance et Transparence dans l’usage des systèmes d’information » et d’administration des systèmes d’information s’il est considéré comme administrateur) annexées au Règlement Intérieur de l’UES auquel il est soumis, y compris lorsqu’il travaille à distance. Le non-respect de ces règles pourra faire l’objet d’une sanction disciplinaire. L’entreprise peut prendre, dans le respect des prescriptions de la CNIL, les mesures qui s'imposent pour assurer la protection des données utilisées et traitées par le travailleur à distance à des fins professionnelles.
CHAPITRE IV : CONDITIONS D’EMPLOI DU TRAVAIL À DISTANCE
ARTICLE 1 : Entretien annuel relatif aux conditions du travail à distance et à la charge de travail
Les conditions de travail du travail à distance et la charge de travail du collaborateur travaillant à distance feront l’objet d’un suivi spécifique au moins deux fois par an, et dès que le collaborateur le demande, dans le cadre d’un entretien avec le manager. Cet entretien pourra avoir lieu à l’occasion des entretiens professionnels périodiques existants au sein de l’entreprise (à la date des présentes dans le cadre des campagnes d’EDP et EP).
ARTICLE 2 : Égalité de traitement Le collaborateur travaillant à distance bénéficie des mêmes droits et avantages individuels et collectifs que les collaborateurs en situation comparable travaillant dans les locaux de l’entreprise, notamment en termes d’accès à la formation et d’évolution professionnelle. Dans le même esprit, les parties ont acté que la participation de l’employeur relative aux titres restaurant et aux abonnements de transports en commun n’est pas remise en cause par le travail à distance, et intervient dans les mêmes conditions que la participation au profit des collaborateurs exerçant intégralement sa mission dans les locaux de l’entreprise. ARTICLE 3 : Temps de travail et respect de la vie privée Le travail à distance n’a pas pour effet de modifier l’activité habituelle, la charge de travail ou l’amplitude de travail habituellement applicable dans les locaux de l’entreprise. L’activité demandée doit être équivalente à celle des collaborateurs en situation comparable travaillant dans les locaux de l’entreprise. Pendant les journées de travail à distance, le collaborateur gère l’organisation de son temps de travail dans le respect des règles légales et conventionnelles qui lui sont applicables dans l’entreprise, en particulier celles relatives aux repos. Il est rappelé que le respect mutuel par le collaborateur, le manager et les membres de l’équipe des horaires planifiés ou habituels de travail et de la plage de joignabilité assure le respect de la vie privée du collaborateur et garantit le plein exercice de son droit à la déconnexion. Les modalités d’exercice du droit à la déconnexion au sein de l’entreprise font l’objet d’une charte mise à disposition de tous les collaborateurs sur l’intranet. Cette charte figure également parmi les informations mises à disposition des collaborateurs souhaitant travailler à distance. Pendant les périodes de suspension du contrat de travail (exemples : congé maternité, arrêt de travail, etc…), le collaborateur travaillant habituellement à distance n’est pas autorisé à travailler. ARTICLE 4 : Santé et sécurité
Conditions de travail
Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et à la sécurité sont applicables au salarié travaillant à distance. Dans le cadre de ses obligations légales en matière d’hygiène, de sécurité et de conditions de travail, l’entreprise doit pouvoir s’assurer que les collaborateurs travaillant à distance exercent leur mission dans des conditions d’hygiène et de sécurité garantissant sa protection. Le collaborateur en travail à distance est lui-même tenu à cette obligation vis-à-vis de sa propre personne. En conséquence, les lieux dans lesquels s’exerce le travail à distance doivent répondre aux règles relatives à l’hygiène et la sécurité applicables à tout travailleur. Aussi, la direction et le Comité Social et Économique se réservent le droit de demander au collaborateur, notamment en cas d’accident du travail, l’accès à son lieu de travail à distance. Cette démarche ne pourra être entendue qu’en présence du collaborateur et avec, au préalable, son accord. Si un risque devait être identifié, le collaborateur devra se mettre en conformité afin de permettre la poursuite du travail à distance. En cas d'accident à son domicile, le collaborateur doit déclarer l'accident à son employeur dès que possible et au plus tard dans le délai de 48 heures. Le traitement de la déclaration d’accident du travail se fait de la même façon qu’un accident qui serait survenu dans les locaux de l’entreprise.
Prévention, formation et sensibilisation
L’entreprise voit dans le travail à distance un moyen de prévention de la santé et de la sécurité de ses collaborateurs. Il permet d’améliorer l’équilibre vie professionnelle/vie personnelle, notamment en limitant les déplacements et les temps de trajet. Il participe également aux préoccupations écologiques de l’entreprise et à ses impacts sur la santé. Afin que la mise en place du travail à distance se déroule dans les meilleures conditions, la Direction s’engage à accompagner les collaborateurs et les managers par la mise en place :
D’actions de prévention des TMS de bureau ;
Un tarif préférentiel sur du mobilier lié au TAD au sein d’un catalogue à prix préférentiel ;
de formations (e-learning ou présentielle), obligatoire pour les managers (management en hybride) ;
de kit d'animation managérial afin d’accompagner les collaborateurs portant sur les principales dispositions de cet accord, la sécurité informatique et la protection des données. Une formation obligatoire pour les managers ;
Des supports d’informations accessibles depuis l’intranet de l’entreprise rappelant les principales dispositions de cet accord (et notamment : principes régissant le travail à distance, règles relatives à l’organisation du temps de travail, la connexion choisie), ainsi que des conseils pratiques (exemple : ergonomie du poste de travail, travail sur écran, choix de l’espace de travail, règles de sécurité informatique, connexion choisie) sont mis à disposition des collaborateurs travaillant à distance préalablement à la mise en œuvre de ce mode d’organisation.
En complément, des modules de formation aux outils digitaux collaboratifs, seront également mis à disposition afin de favoriser le lien au sein des équipes et les liens managériaux y compris à distance.
CHAPITRE V : DISPOSITIONS FINALES
ARTICLE 1 : SUIVI DE L’ACCORD
Est créée une commission de suivi paritaire sur la Flexibilité de cet accord dont la composition est fixée comme suit :
2 représentants par Organisation Syndicale Représentative signataire de l’accord
2 représentants de la Direction
Il est convenu que cette commission de suivi se réunira, sur invitation de la Direction de l’entreprise, une fois par an.
Cette commission aura notamment pour rôle de :
veiller à la bonne application de l’accord dans le respect des dispositions décrites aux articles ci-dessus ;
examiner régulièrement le bilan d’application de l’accord en s’appuyant sur le suivi et l’évolution des objectifs fixés, des actions mises en œuvre ;
participer à l’échange de bonnes pratiques.
ARTICLE 2 : SUBSTITUTION AUX USAGES ET PRATIQUES EN VIGUEUR
L’ensemble des dispositions du présent accord se substituent de plein droit aux usages et pratiques qui pouvaient exister antérieurement et ayant le même objet.
ARTICLE 3 : DUREE DE L’ACCORD ET ENTRÉE EN VIGUEUR
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée et prendra effet le 12 février 2024, une fois les formalités de dépôt effectuées.
ARTICLE 4 : REVISION, RENDEZ VOUS ET DÉNONCIATION DE L’ACCORD
Le présent accord pourra être révisé, conformément aux dispositions des articles L. 2222-5, L. 2261-7 et L. 2261-8 du Code du travail, dans les conditions suivantes :
toute demande devra être notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception à chacune des parties signataires et comporter en outre les dispositions dont la révision est demandée et les propositions de remplacement,
les parties ouvriront les négociations dans le délai d’un mois suivant réception de la demande de révision,
les dispositions de l’accord dont la révision est demandée resteront en vigueur jusqu’à la conclusion d’un nouvel accord.
En cas de modification substantielle des textes régissant les matières traitées par le présent accord, les parties signataires s’engagent à se rencontrer dans un délai de 2 mois suivant la demande de l’une des parties signataires en vue d’entamer des négociations relatives à l’adaptation du présent accord.
Le présent accord pourra être dénoncé dans les conditions prévues à l’article L. 2222-6 du Code du travail, à tout moment, par lettre recommandée avec accusé de réception adressée à chacun des signataires. Le présent accord constitue un tout indivisible qui ne saurait être mis en œuvre de manière fractionnée ou faire l’objet d’une dénonciation partielle.
ARTICLE 5 : DEPOT ET PUBLICITE
Le texte du présent accord, une fois signé, sera notifié à l'ensemble des organisations syndicales représentatives dans l'entreprise. Le présent accord est établi en 4 exemplaires originaux et sera déposé conformément aux dispositions légales et réglementaires en vigueur au jour de la signature du présent accord. En complément, le présent accord fera l’objet d’une communication sur l’intranet et sera affiché dans chaque société composant l’unité économique et sociale.
Un exemplaire original sera remis à chaque partie signataire. Une copie de l’accord sera déposée sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail (https://www.teleaccordélégués syndicaux.travail-emploi.gouv.fr) et sera accompagné d’une version publiable de cet accord (une version ne comportant pas les noms et prénoms des signataires et négociateurs).
Une copie de l’accord sera remise au greffe du Conseil de prud’hommes de Lille.
Fait à Ronchin en 4 exemplaires, le 8 avril 2024.
Pour l'UES ADEO SERVICES : Pour les organisations syndicales :
M. Benjamin BRASSEURPour la CFDT
Directeur Développement Social Adeo Benoit Fournier - Délégué syndical Stéphanie Lancry - Déléguée syndicale Anne Covez - Déléguée syndicale
Pour la CFE-CGC
Olivier Matthews - Délégué syndical Marie Eve Merliot - Déléguée syndicale Laurent Deronne - Délégué syndical
