ACCORD RELATIF A LA MISE EN PLACE DU VOTE ELECTRONIQUE POUR LES ELECTIONS PROFESSIONNELLES AU SEIN DE LA SOCIETE ADNEOM
ENTRE :
La
SAS ADNEOM, dont le siège social est situé 92 avenue des Champs Elysées, 75008 PARIS, immatriculée au RCS de Paris, sous le numéro 452 777 808, représentée par Monsieur, en sa qualité de Président,
ci-après désigné «
la société »,
d’une part,
ET :
Les organisations syndicales représentatives du personnel, énumérées in fine,
ci-après désignées «
les organisations syndicales »,
d’autre part,
Est conclu le présent accord relatif à la mise en place du vote électronique au sein de la société ADNEOM pour les élections professionnelles.
Préambule
Les évolutions technologiques récentes, et notamment le vote électronique, ouvrent des possibilités de vote élargies par un accès à une plateforme de vote en ligne, 24h/24h sur une période définie à partir de différents matériels (PC, tablettes ou smartphones).
Les parties signataires, soucieuses de faciliter l’expression des salariés, ont donc étudié l’opportunité de recourir au vote électronique pour organiser l’élection des représentants du personnel au comité social et économique.
Il ressort des échanges entre la société ADNEOM et les organisations syndicales, que le vote électronique permet à chacun, qu’il soit présent ou non sur son lieu de travail, d’exprimer son choix et de participer à ce moment d’expression démocratique en entreprise que constitue les élections professionnelles.
Outil fiable et approuvé, le vote électronique permet également de sécuriser l’ensemble des opérations de vote, de l’établissement des listes de candidats jusqu’au dépouillement.
Au surplus, le recours au vote électronique s’inscrit dans une démarche de préservation de l’environnement.
En conséquence, les parties signataires ont convenu de la mise en place du vote électronique, dans le cadre et selon les conditions et modalités définies ci-après.
Champs d’application Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de la société ADNEOM appelés à voter aux élections des représentants du personnel au comité social et économique.
Principes généraux Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique seront fixées dans le respect des principes fondamentaux qui commandent les opérations électorales ; le secret du scrutin, le caractère personnel et libre du vote, la sincérité des opérations électorales, la surveillance effective du vote et le contrôle a posteriori par le juge de l'élection. Ainsi, le système de vote électronique retenu par la société ADNEOM devra respecter les principes généraux du droit électoral, les dispositions légales et règlementaires en vigueur, et notamment :
La sincérité et l’intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l’électeur et le bulletin enregistré dans l’urne électronique ;
L’anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier le vote émis avec l’identité d’un électeur ;
L’unicité du vote : impossibilité de voter à plusieurs reprises pour un même scrutin ;
La confidentialité et la liberté du vote : la garantie de pouvoir exercer son droit de vote sans pression extérieure.
En outre, le système de vote électronique garantira également :
La confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales ;
La sécurité de la transmission des moyens d'authentification ;
La sécurité de l'émargement ;
La sécurité de l'enregistrement et du dépouillement des votes.
Définition et choix du moyen de vote électronique Les parties conviennent de recourir au vote électronique pour les élections des représentants du personnel au comité social et économique à travers le moyen unique du vote par Internet. Les parties excluent donc le recours au vote classique à l’urne de même que le recours au vote par correspondance. Ainsi, la notion de « vote électronique » mentionnée dans le présent accord doit s’entendre comme l’utilisation de ce moyen de communication pour procéder au vote.
Modalités de mise en œuvre du vote électronique
Recours à un prestataire extérieur
Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties décident que les élections des représentants du personnel au comité social et économique seront organisées par un prestataire extérieur, mandaté par la société ADNEOM. La société ADNEOM prendra contact avec un prestataire spécialisé dans les technologies Internet et plus particulièrement dans le développement du vote par Internet (ci-après désigné le « prestataire ») et lui confiera la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les dispositions du présent accord et les dispositions légales et règlementaires en vigueur. Le nom du prestataire retenu pour la consultation sera indiqué dans le protocole spécifique à chaque consultation.
Etablissement des fichiers
Les fichiers électoraux seront établis dans le respect des dispositions des articles 4 et 5 de l’arrêté du 25 avril 2007 précisant les données devant être enregistrées et les destinataires ou catégories de destinataires de celles-ci.
Confidentialité, sincérité du vote et stockage des données
Le système de vote électronique retenu assurera la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes. Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés fichier des électeurs et contenu de l'urne électronique. Le vote émis par chaque électeur sera chiffré et stocké dans l'urne électronique dédiée. Le contenu des urnes électroniques sera inaccessible jusqu’au dépouillement de celles-ci, effectué sous le contrôle des membres du bureau de vote à l’aide des clés de déchiffrement reçues et conservées par ces derniers.
Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs et les clés de déchiffrement de sauvegarde (qui ne seront utilisées qu’en cas de force majeure, c’est-à-dire de la perte de plus de deux clés par les membres du bureau de vote) ne seront accessibles qu'au personnel du prestataire chargé de la gestion et de la maintenance du système. Le système de vote électronique sera scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique garantira également l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau. Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours ou jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.
Cellule d'assistance technique et sécurité
Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant les représentants du prestataire, sera mise en place pendant la durée des opérations de vote. Elle aura notamment pour mission de :
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;
Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place. En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
Expertise indépendante et formalités de déclaration au registre
Préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des articles R.2314-5 à R.2314-8 du code du travail. Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission nationale de l'informatique et des libertés. De plus, les formalités déclaratives préalables au registre de traitement des données personnelles seront effectuées.
Information et formation des salariés
La société ADNEOM met en œuvre les moyens destinés à faciliter l’expression, par les salariés, de leurs votes par voie électronique. En particulier, chaque salarié dispose d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales. De plus, les membres de la délégation unique du personnel et les membres du bureau de vote bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique retenu.
Déroulement des opérations de vote
Protocole d’accord préélectoral
Dans le cadre de chaque élection, les parties engageront une négociation en vue de la conclusion d’un protocole préélectoral, définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote et la répartition des sièges. Le protocole préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord et le nom du prestataire choisi pour mettre en place ce système de vote électronique au sein de l’entreprise.
Modalités relatives à l’ouverture et à la fermeture du scrutin
Le vote électronique se déroulera, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée. Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période de vote, depuis leur lieu de travail ou à distance, via tout terminal usuel en se connectant au site de vote. Les salariés seront informés, selon des modalités définies dans le protocole d’accord préélectoral, des dates et heures d’ouverture et de fermeture des scrutins. Ces dates et heures seront déterminées lors de la négociation du protocole d’accord préélectoral.
Caractéristiques du site de vote
Le prestataire assurera la programmation du site de vote et notamment la présentation à l’écran des listes de candidats et des bulletins de vote. Les professions de foi des listes de candidats seront accessibles sur le site de vote. Les logos éventuels des listes de candidats seront affichés sur le site de vote. Les formats et poids maximum des logos et professions de foi seront définis dans le protocole d’accord préélectoral. Afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le prestataire veillera à la neutralité de la dimension des bulletins, des tailles de caractères, de la police de caractères. De plus, des espaces identiques seront réservés aux professions de foi et aux logos des différentes listes de candidats. Pour chaque scrutin, les listes (ainsi que les noms des candidats associés) seront présentées sur une seule et même page (sans défilement). Le système proposera par défaut le vote pour une liste complète. Le système permettra cependant de raturer un ou plusieurs candidats sur la liste sélectionnée.
Modalités d’accès au serveur de vote
Chaque électeur recevra de la part du prestataire, avant le premier tour des élections :
l'adresse du serveur de vote,
des codes d’accès personnels au serveur de vote, constitués d’un code d’identification personnel et d’un mot de passe générés de manière aléatoire par le prestataire,
la date de début et de fin du vote électronique au premier et au deuxième tour.
Les modalités d’envoi des codes d’accès seront définies dans le protocole d’accord préélectoral, de manière à assurer la confidentialité de ces données dans le respect des dispositions du code du travail et de la jurisprudence. L’électeur accèdera au système de vote en saisissant son identifiant personnel et sa date de naissance (ou une autre donnée personnelle définie dans le cadre du protocole d’accord préélectoral). Une fois connecté, pour l’élection tant des titulaires que des suppléants, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son établissement et collège. L’électeur validera son vote en saisissant son mot de passe. En cas de perte ou de non-réception de leurs codes d’accès personnels, les électeurs pourront obtenir de nouveaux codes au cours des opérations de vote selon une procédure sécurisée. Les membres du bureau de vote pourront consulter en permanence les listes d’émargement et le taux de participation.
Suivi des opérations de vote
La liste d'émargement ne sera accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.
Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin. Toutefois, le nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin.
Opérations de dépouillement
A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôleront la fermeture du scrutin. Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, la liste d’émargement et les serveurs informatiques seront figés, horodatés et scellés automatiquement. Le dépouillement se fera par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes par les membres du bureau de vote (Président, Assesseurs). Les membres du bureau de vote signeront les procès-verbaux et la liste d’émargement, avant la proclamation des résultats.
Durée, dépôt et publicité de l’accord Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Le présent accord sera déposé en sa version complète à la Direction régionale des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l’emploi (Direccte) d’Ile-de-France ainsi qu’en sa version anonymisé pour publication sur Légifrance via la procédure de téléAccord et un exemplaire sera déposé au secrétariat du Greffe du Conseil de Prud’hommes de Paris. Chaque organisation syndicale recevra un exemplaire du présent accord. Les salariés seront informés de ces mesures simultanément à la signature du protocole préélectoral par les moyens de communication habituels.
