ACCORD RELATIF AU RECOURS À LA VISIOCONFÉRENCE LORS DES RÉUNIONS DU COMITE SOCIAL ET ÉCONOMIQUE
Entre les soussignés,
La Société
Agence Française Informatique (AFI),
Dont le siège est situé 35 rue de la Maison Rouge 77185 LOGNES, immatriculée au registre du commerce et des sociétés de Meaux, sous le numéro B322750191, Représentée par , agissant en qualité de Directeur Général Adjoint,
Article 3 – Le recours à la visioconférence PAGEREF _Toc170134815 \h 2
3.1. – Cadre juridique PAGEREF _Toc170134816 \h 2 3.2. – Réunions concernées PAGEREF _Toc170134817 \h 2 3.3 – Information des représentants du personnel PAGEREF _Toc170134818 \h 3 3.4 – Moyens techniques PAGEREF _Toc170134819 \h 3 3.5 – Modalités de vote PAGEREF _Toc170134820 \h 3 3.6 – Suspension de la séance PAGEREF _Toc170134821 \h 4 3.7 – Matériel mis à disposition et sécurité informatique PAGEREF _Toc170134822 \h 4
Article 4 — Application de l'accord PAGEREF _Toc170134823 \h 4
4.1 – Entrée en vigueur et publicité PAGEREF _Toc170134824 \h 4 4.2 – Conditions de révision PAGEREF _Toc170134825 \h 4 4.3 – Publicité PAGEREF _Toc170134826 \h 4
PRÉAMBULE
L’assouplissement de l’organisation matérielle des réunions du CSE au cours de la crise sanitaire due à l’épidémie de coronavirus a amené la Direction et les membres du CSE à engager des discussions sur la possibilité de recourir à la visioconférence de manière durable. À cet égard, il a notamment été mis en avant les différents avantages que représente le recours à ce dispositif pour les membres du CSE que pour la Société AFI, s’agissant notamment de :
La réduction des temps de trajets entre les différents sites de la Société AFI ;
De s’inscrire dans une démarche RSE en évitant les déplacements : ce qui aura un impact sur l’environnement et sur la santé des membres composant l’instance ;
La réduction des frais liés à ces déplacements ;
L’amélioration de la présence des membres du CSE aux réunions.
Il est convenu que l’organisation des réunions sera cadrée par les conditions définies ci-après :
Article 1 – Objet
Le présent accord a pour objet de définir les modalités de recours à la visioconférence dans le cadre des réunions du Comité Social et Économique de la Société AFI.
Article 2 – Champ d’application
Le présent accord est applicable à l’ensemble des membres du Comité Social et Économique de la Société AFI disposant des moyens techniques satisfaisant à la connexion au service de visioconférence. Les parties conviennent que le présent accord se substitue à toute pratique, usage ou accord collectif antérieur portant sur le même objet.
Article 3 – Le recours à la visioconférence
3.1. – Cadre juridique L’article L. 2315-4 du Code du travail dispose que « le recours à la visioconférence pour réunir le comité social et économique peut être autorisé par accord entre l'employeur et les membres élus de la délégation du personnel du comité. En l'absence d'accord, ce recours est limité à trois réunions par année civile. ». Le décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017 détermine les conditions techniques du recours à la visioconférence pour les réunions du Comité Social et Économique et les modalités pour procéder, dans ce cadre, au vote.
3.2. – Réunions concernées Il est décidé de recourir à la visioconférence pour toutes les réunions du Comité Social et Économique, ordinaires et extraordinaires, pendant toute la durée du présent accord. En tout état de cause, les membres du CSE auront le choix d’assister aux réunions :
Soit en présentiel ;
Soit en visioconférence.
Les réunions se tiendront en mode dit hybride.
3.3 – Information des représentants du personnel L'information des membres du Comité Social et Économique sur les modalités de tenue de la réunion se fera, dans la mesure du possible, dans un délai raisonnable et, au plus tard lors de l’élaboration de l'ordre du jour avec le secrétaire. Le lien d’accès à la visioconférence sera mentionné sur la convocation à la réunion.
3.4 – Moyens techniques La visioconférence sera réalisée via la plateforme de visioconférence « Google Meet ». Ce dispositif permet l’identification des participants (connexion avec adresse e-mail professionnelle) et assure la retransmission continue et simultanée du son et de l’image des délibérations. La Direction s’assurera du fonctionnement du dispositif avant le début de la réunion. En cas de dysfonctionnement identifié et à défaut de résolution du problème, le Président et les membres du Comité Social et Économique pourront décider du report de la réunion de l’instance. Toute suspension de séance en cours de réunion devra être mentionnée dans le procès-verbal. Le choix du dispositif de visioconférence, à savoir « Google Meet », pourra être changé à la majorité des membres présents en réunion du CSE.
3.5 – Modalités de vote
Vote à main levée
Traditionnellement, les votes se déroulent à main levée. Cependant, en raison des limitations de l'outil utilisé qui ne permet pas de bien visualiser les votes de cette manière, ceux-ci seront effectués par écrit. La collecte des votes pourra se faire selon l’une des modalités suivantes :
Via l'outil de chat intégré à la plateforme de visioconférence ;
Via le chat interne de l'entreprise, sur le canal spécifiquement dédié au CSE.
Vote à bulletin secret
Dans les cas de consultations expressément prévus par la loi où il ne serait pas possible de voter à main levée, il sera procédé à un vote à bulletin secret. Le dispositif technique devra garantir que l’identité de l’électeur ne peut à aucun moment être mise en relation avec l’expression de son vote. Lorsque ce vote est organisé par voie électronique, le système retenu doit assurer la confidentialité des données transmises ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes. À cet effet, la Société aura recours à un outil de vote externe et sécurisé, comme pour les élections professionnelles. Le vote aura lieu de manière simultanée. À cette fin, les participants disposeront d’une durée identique pour voter à compter de l’ouverture des opérations de vote indiquée par le Président du CSE. Les membres du CSE présents physiquement à la réunion pourront au choix, utiliser le dispositif électronique ou bien voter à bulletin secret. Le choix du dispositif de vote électronique pourra être changé à la majorité des membres présents en réunion du CSE. 3.6 – Suspension de la séance Le Président et les membres du CSE (à la majorité des présents) gardent la possibilité de suspendre la séance. Le règlement intérieur du comité prévoit la durée maximale de suspension de la séance. Lorsqu’elle est votée, l’heure à laquelle reprendront les débats est indiquée par le président (si la première suspension n’a pas été suffisante, une prolongation peut être proposée et votée). Le son et l'image seront coupés le temps de la suspension de séance.
3.7 – Matériel mis à disposition et sécurité informatique Les membres du Comité Social et Économique doivent utiliser les équipements mis à disposition par l'entreprise pour la visioconférence. Les membres du Comité Social et Économique doivent veiller à ne transmettre aucune information sur les données confidentielles à des tiers et à verrouiller l'accès de leur matériel informatique afin de s'assurer qu'ils en soient les seuls utilisateurs. Plus généralement, pour des raisons de sécurité informatique, il est rappelé que les membres du Comité Social et Économique doivent se conformer strictement aux règles en vigueur de l'entreprise. Ils s'engagent ainsi à respecter la politique informatique applicable, notamment au regard de la protection des données ainsi que les consignes qui leur seront transmises par le service informatique de l'entreprise.
Article 4 — Application de l'accord
4.1 – Entrée en vigueur et publicité Le présent accord est conclu pour une durée déterminée, correspondant à la durée du mandat en cours. Le présent accord entre en vigueur dès le lendemain de son dépôt auprès des services du ministère du travail et au greffe du conseil de prud’hommes.
4.2 – Conditions de révision Le présent accord pourra être révisé à tout moment. Toute demande de révision à l’initiative de l’une des parties susvisées (l’employeur ou une majorité des membres titulaires du CSE) devra être adressée par lettre recommandée avec accusé de réception ou remise en main propre aux autres parties, et comporter l’indication des dispositions dont il est demandé la révision ainsi que le projet de texte révisé. Les parties devront s’efforcer d’entamer les négociations dans un délai de trois mois à compter de la demande de révision. L’avenant éventuel de révision du présent accord fera l'objet des mêmes mesures de publicité que l’accord initial.
4.3 – Publicité Le présent accord sera déposé sur la plateforme « TéléAccords » accessible depuis le site www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr, accompagné des pièces prévues à l'article D. 2231-7 du Code du travail par , représentant légal de l'entreprise. Conformément à l'article D. 2231-2 du Code du travail, un exemplaire de l'accord est également remis au greffe du conseil de prud'hommes de MEAUX. Les Parties rappellent que, dans un acte distinct du présent accord, elles pourront convenir qu’une partie du présent accord ne fera pas l’objet de la publication prévue à l’article L. 2231-5-1 du Code du travail. À défaut d’un tel acte, le présent accord sera publié dans une version intégrale ne comportant pas les noms et prénoms des négociateurs et des signataires.
Enfin, le présent accord sera diffusé sur l'intranet de l’entreprise.
Fait à Lognes, en 3 exemplaires, le 26 Septembre 2024
Pour la Direction, en qualité de Directeur Général Adjoint :
Pour Solidaires Informatique, en qualité de Délégué Syndical :
