La société AGENCE NOVA, Société à responsabilité limitée, immatriculée au RCS de Nanterre sous le numéro 795 133 776, dont le siège social est situé 19 avenue de la République - 92500 Rueil-Malmaison, représentée par sa gérante, ayant tous pouvoirs à l’effet des présentes,
Ci-après dénommée « la Société »
D’UNE PART,
ET :
Les salariés de la Société consultés sur le projet d’accord
D’AUTRE PART,
Ci-après dénommés ensemble « les Parties »
PREAMBULE
Le présent accord est proposé par la Société à l’ensemble de son personnel afin de définir les modalités d’aménagement et d’organisation du temps de travail du personnel de la Société, le présent accord primant sur l’accord de branche en vigueur.
Au travers de cet accord, les Parties se sont données pour principal objectif un souci constant de recherche du meilleur équilibre entre les droits des salariés et le maintien d’un certain niveau de performance de l’entreprise.
Cet accord porte notamment sur la mise en place du dispositif de forfait annuel en jours pour les salariés dont la durée du temps de travail ne peut être prédéterminée et qui disposent d’une réelle autonomie dans l’organisation de leur emploi du temps pour l’exercice des responsabilités qui leur sont confiées.
A cet égard, les Parties souhaitent rappeler la nécessité de garantir le respect des repos quotidien et hebdomadaire et de veiller régulièrement à ce que la charge de travail des salariés en forfait en jours reste raisonnable et permette une bonne répartition dans le temps de leur travail. La procédure de suivi et de contrôle de la durée du travail des salariés, instituée par le présent accord, concourt à cet objectif. C’est donc dans ces conditions que cet accord précise les dispositions relatives à la durée du travail et à l’organisation du temps de travail au sein de la société (
I).
Les Parties signataires du présent accord ont également souhaité prévoir un droit à la déconnexion (
II).
CECI EXPOSE, IL A ETE ARRETE ET CONVENU CE QUI SUIT
MISE EN PLACE D’UN FORFAIT ANNUEL EN JOURS
Les salariés de l’entreprise doivent adapter leur décompte du temps de travail connu en référence journalière à une organisation du travail leur permettant plus d’autonomie et une meilleure adéquation avec les besoins de l’entreprise.
Les Parties souhaitent par conséquent mettre en place le forfait annuel en jours.
La convention collective nationale des bureaux d’études techniques, des cabinets d'ingénieurs-conseils et des sociétés de conseils (dite « SYNTEC »), applicable à la Société, prévoit la possibilité de mettre ce forfait en place.
Toutefois, pour garantir la santé et la sécurité des salariés concernés, les Parties sont convenues des modalités et garanties conventionnelles d’entreprise suivantes. En outre, les Parties sont convenues de prévoir par cet accord collectif un forfait annuel en jours dérogatoire à la convention collective applicable aux cadres de la Société ayant les positions 1.1, 1.2 et 2.2.
Article 1 : SALARIES CONCERNES
Conformément aux dispositions de l’article L.3121-58 du code du travail et aux dispositions de la convention collective SYNTEC, les salariés concernés par la mise en œuvre du forfait annuel en jours sont les suivants :
De manière générale, les salariés dont la durée du travail ne peut pas être prédéterminée et qui disposent d'une réelle autonomie dans l'organisation de leur emploi du temps pour l'exercice des responsabilités qui leur sont confiées ;
Les cadres qui disposent d'une autonomie dans l'organisation de leur emploi du temps et dont la nature des fonctions ne les conduit pas à suivre l'horaire collectif applicable au sein du service ou de l'équipe auquel ils sont intégrés ;
En l’espèce, compte tenu de la taille de l’entreprise et de la nature de son activité, tous les salariés de la Société bénéficient du statut de cadre avec les positions 1.1, 1.2 et 2.2 dans la classification de la convention collective. Ils disposent d'une autonomie dans l'organisation de leur emploi du temps et la nature de leurs fonctions ne les conduit pas à suivre l'horaire collectif applicable au sein de l’entreprise.
Cette liste pourra être modifiée par un avenant au présent accord en cas de mise à jour de la classification des emplois.
Il est expressément rappelé que l’autonomie dont disposent l’ensemble des salariés visés par le présent accord s’entend d’une autonomie dans l'organisation de leur emploi du temps.
Il est bien évident que celle-ci ne leur confère pas une totale indépendance et ne les délie pas de tout lien de subordination hiérarchique. Ainsi, les salariés gèrent de manière autonome leur emploi du temps mais devront informer leur hiérarchie de leur activité et en rendre compte.
Ils devront par ailleurs organiser leur activité dans des conditions compatibles avec :
leurs missions ;
leurs responsabilités professionnelles ;
leurs objectifs ;
l’organisation de l’entreprise.
La mise en place d’une organisation du travail en forfait jours nécessitera le recueil écrit de l’accord de chaque salarié concerné.
A cet effet, le salarié signera une convention individuelle de forfait qui peut soit être intégrée dans son contrat de travail initial pour les nouveaux arrivants, soit faire l’objet d’un avenant à celui-ci pour les salariés déjà en place.
La convention individuelle de forfait en jours doit faire référence au présent accord et notamment indiquer :
- la catégorie professionnelle à laquelle le salarié appartient ; - le nombre de jours travaillés dans l'année ; - la rémunération correspondante.
Article 2 : NOMBRE DE JOURNÉES DE TRAVAIL COMPRISES DANS LE FORFAIT
La période annuelle de référence est l’année civile.
Pour les salariés ayant acquis la totalité de leur droit à congés payés, le nombre de jours travaillés sur la période de référence est fixé à 218 jours, journée de solidarité incluse.
Pour les années incomplètes, le nombre de jours travaillés est calculé en fonction de la durée en semaines restant à courir jusqu’à la fin de l’année, selon la formule suivante :
→ Nombre de jours à travailler = 218 x nombre de semaines travaillées / 47
Article 3 : NOMBRE DE JOURS DE REPOS LIÉS AU FORFAIT
Les salariés travaillant selon un forfait annuel en jours bénéficient de jours de repos qui s’ajoutent aux repos hebdomadaires, aux congés payés légaux et aux jours fériés.
Ces jours de repos sont dénommés « JRTT ».
Le nombre de JRTT auxquels le salarié aura droit varie chaque année en fonction du nombre de jours fériés coïncidant avec des jours de travail.
Il sera déterminé par application de la formule de calcul suivante :
→ JRTT = J – JT – WE – CP – JF
J Nombre de jours compris dans l’année civile(365 ou 366 les années bissextiles) JT Nombre annuel de jours de travail applicable dans l’entreprise pour les salariés concernés (au maximum 218 jours) WE Nombre de jours correspondant aux week-ends CP Nombre de jours correspondant à cinq semaines de congés payés JF Jours fériés chômés ne coïncidant pas avec un samedi ou un dimanche
Le salarié choisira la date de ses JRTT en concertation avec la Société, dans le respect du bon fonctionnement de l’entreprise. Ils doivent avoir été pris au cours de la période de référence. A défaut, ils ne peuvent être reportés ni être indemnisés.
Article 4 : EVALUATION, MAÎTRISE ET SUIVI DE LA CHARGE DE TRAVAIL
Repos
Le salarié dont le travail est décompté en jours bénéficie au minimum :
D’un temps de pause d'une durée minimale de 20 minutes consécutives dès que le travail quotidien atteint 6 heures ;
D’un repos quotidien d’une durée minimale de 11 heures consécutives ;
D’un repos hebdomadaire d’une durée minimale de 24 heures consécutives auxquelles s’ajoutent les heures consécutives de repos quotidien, soit 35 heures au total.
Les périodes de repos ainsi définies ne constituent qu’une durée minimale.
Prise des JRTT et Congés
Afin de tenir compte des nécessités, il appartiendra à chaque salarié concerné de valider, avec son supérieur hiérarchique, la répartition de ses prises de congés et JRTT et le supérieur hiérarchique doit s’assurer d’une charge de travail compatible avec le forfait annuel en jours.
La prise des JRTT permettant de respecter le nombre de journées travaillées dans l'année fixé par la convention individuelle de forfait se fait par journées entières ou demi-journées.
Le responsable hiérarchique peut, le cas échéant, imposer au salarié la prise de JRTT s'il constate que le nombre de journées de repos est insuffisant pour permettre de respecter en fin d'année le nombre maximum de journées travaillées.
Les congés sont pris prioritairement en juillet et en août et les 15 jours des vacances de Noël.
Suivi de la charge de travail
La charge de travail du salarié ayant conclu une convention individuelle de forfait annuel en jours doit être raisonnable.
A cet effet, le salarié complétera, à la fin de chaque semaine ou chaque mois, et communiquera au responsable hiérarchique, un document déclaratif qui lui sera remis par celui-ci.
L’auto-déclaration du salarié devra mentionner :
le nombre et la date des journées travaillées et/ou demi-journées ;
la date et la nature des jours de repos (congés payés, repos supplémentaires ou autres congés/repos).
Au sein du document déclaratif, le salarié a la possibilité de faire part à sa hiérarchie des difficultés éventuellement rencontrées dans les domaines :
- de la répartition de son temps de travail, - de la charge de travail, - de l’amplitude de travail et des temps de repos.
Le document renseigné par le salarié est transmis au responsable hiérarchique qui l’étudiera. A cette occasion, le responsable hiérarchique contrôle le respect des repos quotidiens et hebdomadaires et s'assure que la charge de travail et l'amplitude des journées d'activité du salarié sont raisonnables.
S'il constate des anomalies, le responsable hiérarchique organise un entretien avec le salarié concerné dans les meilleurs délais. Au cours de cet entretien, le responsable et le salarié en déterminent les raisons et recherchent les mesures à prendre afin de remédier à cette situation.
Entretiens périodiques
Deux entretiens sont organisés entre le salarié ayant conclu une convention de forfait en jours sur l’année et son supérieur hiérarchique.
L’entretien formel deux fois par an aborde les thèmes suivants :
- la charge de travail du salarié, - l’adéquation des moyens mis à la disposition du salarié au regard des missions et objectifs qui lui sont confiés, - le respect des durées maximales d’amplitude, - le respect des durées minimales des repos, - l’organisation du travail dans l’entreprise, - l’articulation entre l’activité professionnelle et la vie personnelle, - la déconnexion.
Les entretiens formels feront l’objet d’un compte-rendu conjointement signé par le salarié et son supérieur hiérarchique.
Les éventuelles problématiques constatées lors des entretiens formels ou informels donneront lieu à : - une recherche et une analyse des causes de celles-ci, - une concertation ayant pour objet de mettre en œuvre des actions correctives.
Le suivi régulier de la charge de travail tout au long de la période de référence pourra également être complété par des entretiens périodiques qui se tiendront de manière formelle ou informelle, entre le salarié et son supérieur hiérarchique.
Dans le cadre du droit à la déconnexion du salarié, la Société met en place un dispositif de régulation et d’utilisation des outils de numériques pour assurer les temps de repos et de congé du salarié ainsi que le respect de sa vie personnelle et familiale, comme précisé ci-dessous (II. Droit à la déconnexion).
Sous la responsabilité de la Société, le salarié concerné doit établir mensuellement un document de contrôle faisant apparaître le nombre et la date des journées ou demi-journées travaillées ainsi que le positionnement et la qualification des jours de repos en repos hebdomadaires, congés payés, congés conventionnels ou JRTT.
Alerte
Le salarié qui rencontre des difficultés inhabituelles dans l’organisation de son travail, dans la prise de ses congés ou temps de repos, ou estime que sa charge de travail est trop importante, a le devoir d’alerter immédiatement sa hiérarchie en transmettant des éléments sur la situation invoquée.
Un entretien sera organisé dans les plus brefs délais afin que la situation soit analysée et, au plus tard, dans un délai maximum de 15 jours calendaires, sans attendre les entretiens prévus pendant l’année.
Lors de cet entretien, il sera procédé à un examen de l’organisation du travail du salarié, de sa charge de travail, de l’amplitude de ses journées d’activité, avant d’envisager toute solution permettant de traiter les difficultés qui auraient été identifiées.
A l’issue de cet entretien, un compte-rendu écrit, auquel est annexée l’alerte écrite initiale du salarié, décrivant les mesures qui seront le cas échéant mises en place pour permettre un traitement effectif de la situation, sera établi par le supérieur hiérarchique.
Article 5 : REMUNERATION
Généralités
Les salariés visés au présent accord bénéficient d’une rémunération forfaitaire annuelle, en contrepartie de l’exercice de leur mission, lissée sur 12 mois.
La rémunération forfaitaire est indépendante du nombre d'heures de travail effectif accomplies.
Il est expressément rappelé que le salaire ainsi versé est la contrepartie des missions effectuées par le salarié, mais que celui-ci couvre également toutes les sujétions résultant de l’organisation de la durée du travail sous la forme d’un forfait annuel en jours.
La rémunération peut être impactée par des absences, des arrivées ou des départs en cours de période.
Impact des arrivées et départs en cours de période de référence
Pour les salariés embauchés en cours de période de référence, un calcul spécifique du forfait applicable sur la période considérée est effectué dans les conditions suivantes.
Tout d’abord, il est ajouté au forfait prévu par l’accord collectif, 25 jours ouvrés (ou un nombre supérieur si les salariés disposent d’un droit à congés supérieur) de congés payés et le nombre de jours fériés chômés compris dans la période de référence.
Ensuite, ce résultat est proratisé en multipliant le nombre obtenu par le nombre de jours calendaires qui séparent la date d’entrée de la fin de période de référence, puis il est divisé par 365 (ou 366 les années bissextiles).
Enfin, il est déduit de cette opération :
Les jours fériés chômés sur la période à effectuer ;
Et le cas échéant, le nombre de jours de congés que doit prendre le salarié sur la période.
Exemple de calcul :
La période de référence en vigueur : 1er janvier au 31 décembre. Le salarié intègre l’entreprise le 1er septembre. Sur la période de référence, se trouvent 8 jours fériés chômés dont 3 sur la période à effectuer. On considère que le salarié a droit à 5 jours de congés payés sur la période 1.09 - 31.12. Le forfait retenu par l’accord est de 218 jours. 218 (forfait accord) + 25 (jours de congés) + 8 (jours fériés chômés) = 251 122 jours séparent le 1er septembre du 31 décembre. Proratisation : 251 x 122/365 = 84. Sont ensuite retranchés les 3 jours fériés et les 5 jours de congés payés. Le forfait pour la période est alors de 76 jours.
En cas de départ en cours de période de référence, une régularisation de la rémunération pourra être effectuée selon que le salarié aura travaillé un nombre de jours supérieur ou inférieur au nombre de jours qu’il aurait dû travailler pour la période comprise entre le premier jour de la période de référence et le dernier jour de travail.
Le cas échéant, une compensation pourra être faite avec les autres sommes restant dues au salarié au titre de la rupture du contrat de travail (indemnité de congés payés, …).
Impact sur la rémunération des absences en cours de période de référence
En cas d'absences non rémunérées (justifiées ou injustifiées), la rémunération est réduite proportionnellement au nombre de jours d'absence.
Impact des absences sur le nombre de jours de repos
Les absences d'un ou plusieurs jours (maladie, congés maternité et paternité etc.) n'ont aucune incidence sur le nombre de jours de repos. La (ou les) journée(s) d'absence est/sont déduite(s) du nombre de jours annuels à travailler prévu par la convention individuelle de forfait.
Exemples :
Forfait annuel de 218 jours Impact de 3 journées pour maladie dans l’année Le salarié devra travailler 215 jours Impact d’une journée de congés payés Aucun impact - les congés sont déjà déduits du forfait de 218 jours Impact si pose de 4 jours pour mariage Le salarié devra travailler 214 jours
DROIT A LA DECONNEXION
Les salariés titulaires d’une convention en forfait jours pourront exercer leur droit à la déconnexion.
Les Parties souhaitent définir ensemble les modalités d’exercice du droit à la déconnexion dont bénéficient tous salariés en dehors de son temps de travail.
L’évolution des outils numériques et l’accessibilité toujours plus grande des outils professionnels à tout moment y compris au moyen d’outils personnels rendent nécessaires de réaffirmer l’importance du bon usage des outils informatiques afin de garantir le respect des temps de repos et de congé ainsi que de la vie personnelle et familiale et plus largement protéger la santé des salariés.
Les dispositions suivantes rassemblent des recommandations applicables à tous les salariés quel que soit leur temps de travail y compris les managers et cadres de direction auxquels revient un rôle d’exemplarité et de promotion de bonnes pratiques.
Article 1 : DEFINITION DU DROIT A LA DECONNEXION
Le droit à la déconnexion s'entend comme le droit pour le salarié de ne pas se connecter à ses outils numériques professionnels (messagerie, application, logiciel, internet, intranet, etc.) et de ne pas être contacté en dehors de son temps de travail, que ce soit au moyen du matériel professionnel mis à sa disposition par l'employeur, ou de son matériel personnel (ordinateur, tablette, téléphone mobile, etc.).
Le temps de travail correspond aux horaires de travail du salarié pendant lesquels il se tient à la disposition de l'employeur, se conforme à ses directives et ne peut vaquer à des occupations personnelles. En sont exclus les temps de repos quotidien et hebdomadaire, les périodes de congés payés et autres congés, les jours fériés non travaillés et les jours de repos.
Article 2 : EXERCICE DU DROIT A LA DECONNEXION
Aucun salarié n'est tenu de consulter ni de répondre à des courriels, messages ou appels téléphoniques professionnels en dehors de son temps de travail, pendant ses congés, ses temps de repos et absences autorisées.
Il est recommandé aux salariés de ne pas contacter les autres salariés, par téléphone ou courriel, en dehors des horaires habituels de travail, pendant les weekends, jours fériés et congés payés, ou pendant les périodes de suspension du contrat de travail.
En cas de circonstances exceptionnelles tenant à l'urgence ou à l'importance de la situation, des dérogations au droit à la déconnexion pourront être mises en œuvre.
Article 3 : BONNES PRATIQUES DUTILISATION DES OUTILS NUMERIQUES
Les parties conviennent d'inviter les salariés à respecter les règles du bon usage de la messagerie électronique, à savoir :
s'interroger sur le moment opportun pour adresser un courriel, un message ou joindre un collaborateur par téléphone ;
privilégier l'envoi différé en cas de rédaction de courriels en dehors des horaires de travail ;
indiquer dans l'objet du message le sujet et le degré d'urgence ;
ne pas solliciter de réponse immédiate si ce n'est pas nécessaire ; éventuellement insérer à la signature automatique une phrase type « les messages que je pourrais envoyer en dehors des heures de travail ne requièrent pas de réponse immédiate » ;
s'interroger sur la pertinence des destinataires des courriels ;
pour les absences de plus de 2 jours, paramétrer le gestionnaire d'absence du bureau sur sa messagerie électronique et indiquer les modalités de contact d'un membre de l'entreprise en cas d'urgence ;
pour les absences de plus de 7 jours, prévoir si nécessaire le transfert de ses courriels, des messages et appels téléphoniques à un autre membre de l'entreprise, avec son consentement exprès.
Article 4 : SENSIBILISATION DES SALARIES A UN USAGE RAISONNÉ DES OUTILS NUMERIQUES
Une sensibilisation est communiquée à destination de l'ensemble des salariés afin de les informer sur les bonnes pratiques liées à l'utilisation des outils numériques professionnels.
En effet, l'effectivité du droit à la déconnexion ne peut pas être garantie indépendamment d'une réflexion sur l'organisation et la répartition du travail au sein des équipes.
Article 5 : ALERTES
Les salariés qui estiment que leur droit à la déconnexion n'est pas respecté peuvent se rapprocher des ressources humaines et de la Direction.
DISPOSITIONS GENERALES applicables à l’ensemble des dispositions de cet accord
SUIVI DE L’ACCORD
Les parties conviennent de se réunir tous les ans suivant la signature du présent accord afin de dresser le bilan de son application et de discuter, le cas échéant, de l'opportunité d'adapter certaines de ses dispositions. Par ailleurs, en cas d'évolution législative ou conventionnelle susceptible de remettre en cause tout ou partie des dispositions du présent accord, les parties signataires conviennent de se réunir afin d'adapter au besoin lesdites dispositions.
DUREE, DENONCIATION, REVISION DE L’ACCORD
Le présent accord se substitue aux dispositions de la convention collective nationale des bureaux d’études techniques, des cabinets d'ingénieurs-conseils et des sociétés de conseils (dite « SYNTEC ») dont relève la Société.
Il se substitue également à tous les accords, engagements unilatéraux et usages antérieurs en vigueur dans l'entreprise ayant le même objet concernant la Société.
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée et s'applique à compter du 1er janvier 2024 sous réserve de son approbation à la majorité des 2/3 du personnel.
Il pourra être dénoncé par l’une ou l’autre des Parties par lettre recommandée avec avis de réception sous réserve du respect d’un préavis de 3 mois.
En cas de dénonciation, tant qu’un nouvel accord ne sera pas intervenu, les dispositions du présent accord continueront de s’appliquer.
Il pourra être révisé à l’initiative de l’une ou l’autre des Parties par lettre recommandée avec avis de réception et toute modification éventuelle donnera lieu à la signature d’un avenant.
PUBLICITÉ, PUBLICATION ET DÉPÔT DE L’ACCORD
Le présent accord et le procès-verbal du résultat du référendum seront, à la diligence de la Société, déposés dans les conditions des articles L.2231-6 et D. 2231-2 du code du travail, en deux exemplaires, dont une version sur support papier signée des Parties, envoyée par lettre recommandée avec demande d’avis de réception, et une version sur support électronique sur la plateforme électronique de téléprocédure du Ministère du travail accessible depuis le site www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr. et au greffe du Conseil de Prud’hommes de Paris, sis 27 rue Louis Blanc, 75010 Paris.
