ACCORD D’ENTREPRISE RELATIF A LA PERIODE DE REFERENCE DES CONGES PAYES
TOC \o "1-2" \h \z \u 1Préambule PAGEREF _Toc221632008 \h 3 2Champ d’application PAGEREF _Toc221632009 \h 3 3Base légale PAGEREF _Toc221632010 \h 4 4Périodes de référence – Régime cible PAGEREF _Toc221632011 \h 4 4.1Principe général PAGEREF _Toc221632012 \h 4 4.2Salariés intervenant en clientèle PAGEREF _Toc221632013 \h 4 4.3Salariés rattachés au siège social PAGEREF _Toc221632014 \h 4 4.4Changement de rattachement a une catégorie de salarié en cours de période de référence PAGEREF _Toc221632015 \h 5 5Dispositions transitoires PAGEREF _Toc221632016 \h 5 5.1Principe général PAGEREF _Toc221632017 \h 5 5.2Salariés intervenant en clientèle PAGEREF _Toc221632018 \h 5 5.3Salariés rattachés au siège social PAGEREF _Toc221632019 \h 5 6Période de prise des congés payés PAGEREF _Toc221632020 \h 6 6.1Principe général PAGEREF _Toc221632021 \h 6 6.2Modalités d’acquisition des congés payés PAGEREF _Toc221632022 \h 6 6.3Prise des congés payés PAGEREF _Toc221632023 \h 7 6.4Congé principal PAGEREF _Toc221632024 \h 7 6.5Ordre et organisation des départs en congés PAGEREF _Toc221632025 \h 7 6.6Congés supplémentaires liés à l’ancienneté PAGEREF _Toc221632026 \h 7 6.7Garanties PAGEREF _Toc221632027 \h 7 7Fractionnement du congé principal PAGEREF _Toc221632028 \h 7 7.1Rappel relatif au congé principal PAGEREF _Toc221632029 \h 7 7.2Exclusion des jours supplémentaires pour fractionnement PAGEREF _Toc221632030 \h 8 8Congés payés non pris à l’issue de la période de prise PAGEREF _Toc221632031 \h 8 8.1Principe PAGEREF _Toc221632032 \h 8 8.2Information des salariés PAGEREF _Toc221632033 \h 8 8.3Mise en mesure effective de prise des congés PAGEREF _Toc221632034 \h 8 9Garanties pour les salariés PAGEREF _Toc221632035 \h 9 10Modalités d’approbation de l’accord PAGEREF _Toc221632036 \h 9 10.1Procédure applicable aux entreprises de moins de onze salariés PAGEREF _Toc221632037 \h 9 10.2Information et consultation des salariés PAGEREF _Toc221632038 \h 9 10.3Modalités d’approbation PAGEREF _Toc221632039 \h 9 10.4Preuve de l’approbation PAGEREF _Toc221632040 \h 10 10.5Date d’adoption PAGEREF _Toc221632041 \h 10 11Entrée en vigueur PAGEREF _Toc221632042 \h 10 11.1Date d’entrée en vigueur de l’accord PAGEREF _Toc221632043 \h 10 11.2Application des dispositions transitoires PAGEREF _Toc221632044 \h 10 11.3Application du régime définitif PAGEREF _Toc221632045 \h 10 12Durée de l’accord PAGEREF _Toc221632046 \h 10 13Révision et dénonciation PAGEREF _Toc221632047 \h 10 13.1Révision de l’accord PAGEREF _Toc221632048 \h 10 13.2Dénonciation de l’accord PAGEREF _Toc221632049 \h 11 14Dépôt et publicité PAGEREF _Toc221632050 \h 11 14.1Dépôt de l’accord PAGEREF _Toc221632051 \h 11 14.2Information des salariés PAGEREF _Toc221632052 \h 11 15Signature PAGEREF _Toc221632053 \h 11
Préambule
L’Agence Via exerce une activité de prestations d’accueil en entreprise et d’accueil touristique. Une part significative de son activité est liée aux
escales de croisières maritimes, lesquelles sont soumises à une forte saisonnalité, avec des périodes de faible activité et des périodes de forte activité, le pic d’activité se situant généralement entre les mois d’avril et d’octobre.
Le personnel rattaché au siège social, en charge des fonctions administratives, de gestion et de coordination des prestations d’accueil est particulièrement impacté par la saisonnalité de l’activité, en particulier celle liée aux escales de croisières maritimes, ainsi que par les contraintes opérationnelles découlant des engagements contractuels de l’entreprise.
Les salariés intervenant en clientèle, affectés aux prestations d’accueil réalisées sur site client, interviennent quant à eux dans le cadre de contrats de prestations renouvelés majoritairement au 1er janvier de chaque année, justifiant une organisation du travail et une gestion des ressources humaines alignées sur l’année civile.
Dans ce contexte, et afin d’adapter la gestion des congés payés à l’activité réelle de l’entreprise, l’Agence Via a décidé de fixer, par le présent accord, des périodes de référence pour l’acquisition des congés payés différenciées selon les services, fondées sur des critères objectifs liés à l’organisation du travail.
Le présent accord a pour objectif de favoriser la prise effective des congés payés par les salariés, de garantir le maintien intégral des droits acquis et de sécuriser juridiquement les modalités d’acquisition et de prise des congés payés.
Champ d’application
Le présent accord est applicable à l’ensemble des salariés de l’Agence Via liés par un contrat de travail en cours d’exécution à la date de son entrée en vigueur, quels que soient la nature de leur contrat de travail (contrat à durée indéterminée ou déterminée) et leur temps de travail (temps plein ou temps partiel).
Pour l’application du présent accord, les salariés sont répartis selon les catégories suivantes :
Salariés intervenant en clientèle, incluant les salariés affectés à des missions opérationnelles d’accueil, y compris celles liées aux escales de croisières maritimes, pour lesquels la période de référence des congés payés est alignée sur l’année civile ;
Salariés rattachés au siège social, incluant les salariés administratifs, ressources humaines et de gestion contribuant à l’organisation et au pilotage des prestations d’accueil, pour lesquels des dispositions spécifiques sont prévues, notamment en raison de la saisonnalité de l’activité.
Le rattachement des salariés à l’une ou l’autre de ces catégories est déterminé en
fonction de leur rattachement organisationnel au siège social ou de leur affectation à des prestations d’accueil réalisées sur site client. Ce rattachement est indépendant de l’intitulé du poste, de la qualification ou de la nature du contrat de travail.
Les dispositions du présent accord s’appliquent sous réserve des règles d’ordre public prévues par le Code du travail et ne peuvent avoir pour effet de réduire les droits à congés payés légalement ou contractuellement acquis par les salariés. Base légale Le présent accord est conclu conformément aux dispositions légales et réglementaires en vigueur, et notamment :
aux dispositions des articles
L3141-1 et suivants du Code du travail, relatifs au droit à congés payés ;
aux dispositions de l’article
L3141-10 du Code du travail, prévoyant que la période de référence pour l’acquisition des congés payés est fixée par accord d’entreprise ou d’établissement ;
aux dispositions de l’article
L2232-21 du Code du travail, relatives aux modalités de conclusion des accords d’entreprise dans les entreprises de moins de onze salariés ;
aux dispositions des articles
L2231-5 et suivants du Code du travail, relatives aux modalités de dépôt et de publicité des accords collectifs ;
aux dispositions de la
Convention collective nationale du personnel des prestataires de services dans le domaine du secteur tertiaire (IDCC 2098), applicable au sein de l’entreprise ;
au principe général du droit du travail selon lequel les accords collectifs ne peuvent avoir pour effet de porter atteinte aux droits légalement acquis par les salariés, ni d’entraîner une rétroactivité défavorable.
Le présent accord est également conclu dans le respect du principe d’égalité de traitement entre les salariés, les différences de dispositions prévues reposant exclusivement sur des critères objectifs liés à l’organisation du travail et à la nature de l’activité exercée. Périodes de référence – Régime cible Principe général Conformément aux dispositions de l’article L3141-10 du Code du travail, le présent accord fixe les périodes de référence pour l’acquisition des congés payés applicables au sein de l’Agence Via, en tenant compte de l’organisation du travail et des spécificités des activités exercées.
Les périodes de référence définies au présent article constituent le
régime cible, destiné à s’appliquer de manière pérenne une fois les dispositions transitoires prévues à l’article suivant arrivées à leur terme.
Salariés intervenant en clientèle Pour les salariés
intervenant en clientèle, incluant les salariés affectés à des missions opérationnelles d’accueil liées aux escales de croisières maritimes, la période de référence pour l’acquisition des congés payés est fixée :
du 1er janvier au 31 décembre de chaque année.
Salariés rattachés au siège social Pour les salariés
rattachés au siège social, incluant les salariés administratifs, ressources humaines et de gestion contribuant à l’organisation et au pilotage des prestations d’accueil, la période de référence pour l’acquisition des congés payés est fixée :
du 1er avril au 31 mars de l’année suivante.
Cette organisation spécifique est justifiée par les contraintes propres aux fonctions de support et d’organisation, ainsi que par la saisonnalité de l’activité croisières et vise à favoriser une gestion adaptée et une prise effective des congés payés avant le pic d’activité. Changement de rattachement a une catégorie de salarié en cours de période de référence En cas de changement de rattachement d’un salarié d’une catégorie à l’autre telle que définie à l’article 2 du présent accord, la période de référence applicable avant le changement est arrêtée à
la date effective du nouveau rattachement.
Le changement de rattachement sera notifié au salarié par écrit, lui indiquant les modalités transitoires ci-dessous :
Les droits à congés payés acquis au titre de la période en cours sont conservés et calculés au prorata du temps de présence jusqu’à cette date, sans perte de droits.
À compter de la date du changement de rattachement, le salarié est soumis à la période de référence applicable à sa nouvelle catégorie, telle que définie à l’article 4 du présent accord.
Ce changement ne peut avoir pour effet d’entraîner une double acquisition ou une réduction des droits à congés payés. Dispositions transitoires Principe général Le présent accord est conclu en cours de période de référence d’acquisition des congés payés.
En conséquence, les parties conviennent de mettre en place des
dispositions transitoires destinées à assurer le passage entre les périodes de référence antérieurement applicables et les périodes de référence cibles définies à l’article 4, sans perte de droits pour les salariés.
Les droits à congés payés acquis avant l’entrée en vigueur du présent accord demeurent intégralement acquis et peuvent être pris dans les conditions précisées ci-après. Salariés intervenant en clientèle Pour les salariés intervenant en clientèle, la période de référence en cours au moment de l’entrée en vigueur du présent accord, courant du
1er juin 2025 au 31 mai 2026, est maintenue jusqu’à son terme.
À l’issue de cette période, une
période transitoire est mise en place du 1er juin 2026 au 31 décembre 2026, afin de permettre le passage vers la période de référence alignée sur l’année civile. Les congés non pris à l’issue de la période transitoire pourront être exceptionnellement être reportés sur la période suivante.
À compter du
1er janvier 2027, la période de référence applicable aux salariés intervenant en clientèle est celle définie à l’article 4.2, soit du 1er janvier au 31 décembre.
Les congés payés acquis au titre des périodes mentionnées ci-dessus pourront être pris dans des conditions permettant leur utilisation effective dans le respect des nécessités du service, sans remise en cause des droits acquis antérieurement. Salariés rattachés au siège social Pour les salariés rattachés au siège social, une
période transitoire est mise en place afin de permettre le passage vers la période de référence définie à l’article 4.3.
À ce titre, une période transitoire est fixée du
1er juin 2026 au 31 mars 2027. Les congés non pris à l’issue de la période transitoire pourront être exceptionnellement être reportés sur la période suivante.
À compter du
1er avril 2027, la période de référence applicable aux salariés rattachés au siège social est celle définie à l’article 4.3, soit du 1er avril au 31 mars de l’année suivante.
Les droits à congés payés acquis antérieurement à l’entrée en vigueur du présent accord demeurent intégralement acquis et peuvent être pris dans le cadre des périodes définies ci-dessus.
Période de prise des congés payés Principe général Les congés payés acquis par les salariés sont pris dans le respect des dispositions légales, des périodes de référence définies par le présent accord, des nécessités de service et de la continuité de l’activité.
La prise des congés payés est soumise à l’accord écrit préalable de l’employeur, conformément aux règles d’organisation interne de l’entreprise.
Modalités d’acquisition des congés payés L’acquisition des congés payés s’effectue de manière
mensuelle, à raison de 2,5 jours ouvrables par mois de travail effectif, dans les conditions prévues par le Code du travail.
Pour des raisons de gestion administrative et de paie, l’acquisition des droits à congés payés est réputée
effective à l’issue de chaque mois civil, après constatation sur le bulletin de salaire correspondant. En conséquence, les congés payés acquis au titre d’un mois donné sont réputés utilisables à compter du mois suivant, sauf décision contraire de l’employeur et sous réserve des nécessités de service.
Cette modalité ne remet pas en cause le nombre total de jours de congés payés acquis par les salariés ni leur droit à la prise effective des congés payés. Prise des congés payés Les congés payés peuvent être pris
dès leur acquisition effective, telle que définies dans l’article 6.2, y compris en cours de période de référence, sous réserve :
des nécessités de service ;
de la continuité de l’activité ;
de l’accord de l’employeur.
Dans tous les cas, l’Agence VIA est tenue de permettre aux salariés de prendre leurs congés payés avant la fin de la période de prise de congés. Congé principal La prise du congé principal, correspondant aux
4 premières semaines de congés payés, est organisée conformément aux dispositions légales en vigueur.
Le congé principal est, en principe, pris entre le
1er mai et le 31 octobre, pour une durée comprise entre 12 et 24 jours ouvrables consécutifs, soit 2 à 4 semaines, sous réserve des nécessités de service et des modalités d’organisation définies par l’entreprise.
Ordre et organisation des départs en congés L’ordre des départs en congés est fixé par l’employeur, après consultation des salariés concernés, en tenant compte notamment :
de la situation familiale des salariés ;
de l’ancienneté ;
des contraintes liées à l’activité et à la continuité du service.
L’employeur s’efforce,
dans la mesure du possible, de prendre en considération les souhaits exprimés par les salariés.
Congés supplémentaires liés à l’ancienneté Les congés supplémentaires accordés au titre de l’ancienneté constituent des droits distincts des congés payés légaux.
Ces congés d’ancienneté doivent être pris
au cours de la période de prise des congés payés applicable au salarié, telle que définie par le présent accord.
Ces dispositions ont pour objet d’assurer l’utilisation effective des congés d’ancienneté et ne peuvent avoir pour effet de réduire le nombre de jours de congés supplémentaires acquis par les salariés. Garanties Les congés payés qui n’auraient pas pu être pris du fait de l’organisation du travail ou des nécessités de service font l’objet d’un report dans les conditions prévues par la loi et par le présent accord. Fractionnement du congé principal Rappel relatif au congé principal Le droit à congés payés ouvre droit, pour chaque salarié, à un congé annuel de 30 jours ouvrables, soit 5 semaines.
Parmi ces congés, les
4 premières semaines, correspondant à 24 jours ouvrables, constituent le congé principal. La 5ème semaine de congés payés est distincte du congé principal et obéit à des règles spécifiques.
Conformément aux dispositions légales, le congé principal doit, en principe, être pris entre le
1er mai et le 31 octobre, pour une durée comprise entre 12 et 24 jours ouvrables consécutifs.
Lorsque le congé principal n’est pas entièrement pris entre le 1er mai et le 31 octobre, le fait de prendre une partie de ce congé en dehors de cette période peut donner droit,
sauf accord collectif contraire, à des jours de congés supplémentaires pour fractionnement.
Exclusion des jours supplémentaires pour fractionnement Conformément aux dispositions de l’article L3141-21 du Code du travail, les parties conviennent que le fractionnement du congé principal n’ouvre pas droit à l’attribution de jours de congés supplémentaires.
En conséquence, lorsque tout ou partie du congé principal est pris en dehors de la période légale comprise entre le 1er mai et le 31 octobre,
aucun jour de congé supplémentaire pour fractionnement n’est accordé, quelle que soit la durée du congé principal prise en dehors de cette période.
Congés payés non pris à l’issue de la période de prise Principe Les congés payés doivent être pris au cours de la période de prise applicable au salarié, telle que définie par le présent accord.
Par principe,
les congés payés non pris à l’issue de la période de prise applicable sont perdus et ne donnent pas lieu à report sur une période ultérieure, sous réserve que le salarié ait été mis en mesure effective de les prendre.
Information des salariés Afin de garantir la prise effective des congés payés et d’éviter toute perte de droits, l’employeur met en œuvre une information préalable des salariés selon les modalités suivantes : Information générale Une
information générale relative à la période de prise des congés payés, à la date de fin de cette période et au principe de perte des congés non pris est portée à la connaissance de l’ensemble des salariés concernés par celle-ci au moins 2 mois avant la fin de la période de prise applicable.
Cette information peut être réalisée par tout moyen approprié, notamment par note de service, affichage ou communication électronique. Information individuelle Par ailleurs, une
information individuelle est adressée, dans les mêmes délais, aux salariés disposant d’un solde de congés payés restant à prendre à l’approche de la fin de la période de prise.
Cette information précise :
le nombre de jours de congés payés N-1 restant à prendre ;
la date limite de prise applicable ;
la conséquence de l’absence de prise des congés avant cette date, à savoir la perte des droits correspondants.
Mise en mesure effective de prise des congés L’employeur veille à ce que les salariés soient effectivement en mesure de prendre les congés payés acquis avant la fin de la période de prise applicable, sous réserve des nécessités de service.
Lorsque le salarié, dûment informé dans les conditions prévues au présent article, n’a pas pris l’intégralité de ses congés payés avant la fin de la période de prise, les congés non pris sont définitivement perdus, sauf lorsque cette impossibilité est imputable exclusivement à l’employeur. Dans ce cas, l’employeur et le salarié conviennent, d’un commun accord, des modalités permettant la prise des congés restants dans les meilleurs délais compatibles avec les nécessités de service, afin d’éviter toute accumulation de droits à congés payés. Garanties pour les salariés La mise en œuvre du présent accord a pour objet d’adapter l’organisation des congés payés à l’activité de l’entreprise,
sans porter atteinte aux droits des salariés.
Les droits à congés payés acquis par les salariés, qu’ils soient légaux ou conventionnels,
sont intégralement maintenus, quelle que soit la période de référence ou la catégorie de salariés concernée.
Les périodes transitoires prévues par le présent accord donnent lieu à une
acquisition proratisée des droits, conformément aux dispositions légales en vigueur, sans perte ni réduction des droits acquis.
Les congés payés ne peuvent être perdus que dans les conditions strictement définies par le présent accord et
sous réserve que le salarié ait été mis en mesure effective de les prendre.
En cas de difficulté d’interprétation du présent accord, les dispositions les plus favorables à la préservation des droits des salariés sont appliquées, dans le respect des règles légales et conventionnelles en vigueur.
Modalités d’approbation de l’accord Procédure applicable aux entreprises de moins de onze salariés Le présent accord est conclu conformément aux dispositions de l’article L2232-21 du Code du travail, applicables aux entreprises de moins de onze salariés.
À ce titre, l’employeur soumet le projet d’accord à l’approbation des salariés, selon une procédure simplifiée ne nécessitant pas la présence de délégué syndical ou de représentant élu. Information et consultation des salariés Préalablement à l’approbation du présent accord, l’employeur communique à l’ensemble des salariés concernés :
le texte intégral du projet d’accord ;
une information sur son objet, sa portée et ses conséquences.
Cette information est complétée par l’organisation d’une
réunion d’information, pouvant se tenir en visioconférence, destinée à présenter le contenu du projet d’accord, à en expliquer les enjeux et à répondre aux questions des salariés.
Un
délai minimum de 15 jours est laissé aux salariés afin de leur permettre de prendre connaissance du projet d’accord avant de se prononcer.
Modalités d’approbation L’approbation du présent accord est réalisée par voie de
consultation des salariés à distance, au moyen d’une procédure de signature électronique.
La consultation est organisée via un
outil de signature électronique sécurisé, garantissant l’identification du salarié et l’expression libre et éclairée de son consentement, tel que la solution Yousign ou tout outil équivalent.
La signature électronique du document vaut approbation du présent accord.
L’absence de signature dans le délai imparti vaut non-approbation.
L’accord est réputé valide dès lors qu’il est approuvé par
au moins les deux tiers (2/3) des salariés compris dans son champ d’application.
Preuve de l’approbation L’employeur conserve les éléments permettant d’établir la régularité de la procédure d’approbation, notamment :
les documents signés électroniquement ;
les attestations ou traces de validation électronique ;
tout document permettant de justifier du respect de la majorité requise.
Date d’adoption La date d’adoption du présent accord correspond à la date à laquelle la majorité des deux tiers des salariés a été atteinte dans les conditions prévues au présent article. Entrée en vigueur Date d’entrée en vigueur de l’accord Le présent accord entre en vigueur
à compter du lendemain de son dépôt sur la plateforme officielle de dépôt des accords collectifs, conformément aux dispositions légales en vigueur, sauf stipulations particulières prévues ci-après.
Application des dispositions transitoires Les dispositions transitoires prévues à l’article 5 du présent accord s’appliquent jusqu’à la mise en œuvre complète des périodes de référence définitives définies à l’article 4, sans entraîner de perte de droits pour les salariés. Application du régime définitif À l’issue des périodes transitoires mentionnées à l’article 5, les périodes de référence définitives s’appliquent conformément aux dispositions de l’article 4 du présent accord. Durée de l’accord Le présent accord est conclu pour une
durée indéterminée.
Il demeure applicable tant qu’il n’est pas révisé ou dénoncé dans les conditions prévues à l’article 13. Révision et dénonciation Révision de l’accord Le présent accord peut être révisé à tout moment à l’initiative de l’employeur, dans le respect des dispositions légales applicables aux entreprises de moins de onze salariés.
Toute révision donne lieu à l’élaboration d’un avenant soumis à la même procédure d’information et d’approbation que celle prévue pour la conclusion du présent accord. Dénonciation de l’accord Le présent accord peut être dénoncé par l’employeur dans les conditions prévues par la loi.
La dénonciation fait l’objet d’une information préalable des salariés et est suivie, le cas échéant, de l’application des dispositions légales relatives au maintien temporaire des effets de l’accord dénoncé.
Dépôt et publicité Dépôt de l’accord Le présent accord est déposé par l’employeur, accompagné des pièces justificatives requises, sur la plateforme officielle de dépôt des accords collectifs (
TéléAccords), conformément aux dispositions légales et réglementaires en vigueur.
Information des salariés Postérieurement à son adoption, le présent accord est porté à la connaissance de l’ensemble des salariés par tout moyen approprié, notamment par la mise à disposition sur l’espace Intranet de l’entreprise, par la remise d’un exemplaire, affichage ou communication électronique. Signature
Pour l’Agence Via
Signature de l’employeur :
Signatures électroniques des salariés ayant approuvé le présent accord
La signature électronique du présent document vaut approbation de l’accord, dans le cadre de la procédure prévue à l’article 10.
