Accord relatif à la Base de Données Economiques, Sociales et Environnementales (BDESE)
Entre :
L’Association « Agir Ensemble pour la Santé au Travail », en abrégé AGESTRA, dont le siège social est situé 1 rue de Courcelles 57070 METZ, représentée par son Directeur Général, Monsieur
d’une part,
et
les organisations syndicales suivantes :
CFE-CGC Santé au Travail, représentée par sa Déléguée Syndicale,
CFTC Santé, représentée par sa Déléguée Syndicale,
d’autre part.
Dûment habilités à négocier et signer le présent accord.
Préambule
Le présent accord a été élaboré afin de mettre en place et d'encadrer
la base de données économiques, sociales et environnementales au sein du service de santé au travail interentreprises AGESTRA, en application des articles L.2312-2, L.2312-18 et L.2312-21 du Code du Travail.
Le présent accord trouve son origine dans les lois du 14 juin 2013 et du 17 août 2015 relatives à la mise en œuvre d’une Base de Données Economiques, Sociales et Environnementales (BDESE). Cette BDESE a pour objet de mettre à disposition des informations nécessaires aux Institutions Représentatives du Personnel afin de leur permettre d’exercer leurs attributions et missions, notamment consultatives. La BDESE permet ainsi de structurer les données sociales, économiques et environnementales de l’entreprise et doit également permettre de favoriser l’appropriation de ces informations par les Institutions Représentatives du Personnel, ainsi que des échanges constructifs avec l’employeur. L'objet de cet accord est de définir l’organisation, l’architecture, le contenu, les modalités d'accès, de fonctionnement, d'actualisation et de confidentialité de la BDESE au sein d’AGESTRA. Il est convenu que, chaque année, une évaluation des dispositifs prévus au sein de l’accord sera réalisée entre la direction et le Comité Social et Economique afin de déterminer s’il convient de revenir sur certaines dispositions ou l’ensemble de l’accord ou alors de maintenir l’accord tel que rédigé.
Dans ce cadre, afin de négocier un accord collectif sur la mise en place de la BDESE, la Direction et les Organisations Syndicales se sont rencontrées le 1er mars, le 21 juin et le 21 septembre 2023.
ARTICLE 1 - Définition
La Base de Données Économiques, Sociales et environnementales, nommée ci-après BDESE, est définie par les articles L.2312-2, L.2312-18 et L.2312-21 du Code du Travail. L’objectif de la BDESE est de « changer le mode de relations entre élus et employeurs pour qu’il soit plus participatif, fondé sur une vision plus prospective des données de l’entreprise, et à terme plus simple » (Circulaire DGT du 18 mars 2014).
ARTICLE 2 - Champ d'application
La BDESE est mise en place au niveau de l’association AGESTRA. Cet accord s’applique aux instances existantes et en particulier au Comité social et économique (CSE).
ARTICLE 3 – Contenu de la base de données économiques, sociales et environnementales
Le contenu de la BDESE sera conforme aux dispositions légales et conventionnelles en vigueur (à ce jour, l’article L.2312-21 du Code du travail et son décret d’application n°2017-1819). La BDESE regroupe l’ensemble des informations nécessaires à la préparation des consultations obligatoires récurrentes. Elle portera sur les thèmes suivants :
Investissement social,
Investissement matériel et immatériel,
Egalité professionnelle entre les femmes et les hommes au sein de l’association,
Fonds propres, impôts et endettement,
Ensemble des éléments de la rémunération des salariés et dirigeants,
Activités sociales et culturelles,
Les partenariats,
Flux financiers à destination de l’association,
Conséquences environnementales de l'activité de l’association.
Il est convenu que la BDESE ne portera pas sur les thèmes relatifs ni à la sous-traitance et aux transferts commerciaux et financiers, AGESTRA n’appartenant pas à un groupe, ni à la rémunération des actionnaires et actionnariat salarié. Les parties conviennent que, pour l’année 2023, à compter du
1er octobre 2023 seront mises à disposition des données 2021 et 2022 sous version digitale dans un dossier partagé, hébergé sur un serveur AGESTRA :
Financières,
Sociales et culturelles,
Egalité professionnelle femmes-hommes,
Investissement matériel et immatériel
Eléments de la rémunération des salariés et dirigeants : pour le personnel hors siège présentation par catégorie professionnelle, pour le siège présentation par classe.
Pour les années suivantes, les données de l’année N seront à disposition le 1er février de l’année N+1, à l’exception des données financières qui seront disponibles à compter du 1er mai de l’année N+1.
Concernant les données prévisionnelles, elles seront présentées sous forme de perspectives en juin 2024.
A compter du 1er février 2024, elle portera sur les deux années précédentes, l’année en cours et les perspectives à N+1, N+2, N+3. Les parties conviennent que la BDESE servira de base aux consultations récurrentes et ponctuelles, étant précisé que les informations communiquées via la BDESE se suppléeront à celles dont la communication est prévue par les dispositions supplétives du code du travail relatives aux consultations et informations récurrentes. En outre, les parties précisent que la BDESE intègrera les informations nécessaires aux négociations obligatoires. Enfin, les documents de présentation remis, le cas échéant, aux membres du CSE préalablement ou lors d’une réunion d’information et/ou de consultation seront intégrés dans la BDESE. Il ne pourra pas être imposé à l’association de communiquer les données et informations requises autrement que par leur mise à disposition dans la BDESE.
ARTICLE 4 – Modalités d’accès et d’actualisation
ARTICLE 4-1 – Support et modalité d’accès
La mise en place de la BDESE est
progressive. Les principes suivants sont constants dans les évolutions à venir de la BDESE :
La BDESE se trouve dans un espace de stockage partagé à l’ensemble des membres autorisés.
La BDESE est donc accessible informatiquement. Elle est accessible en tout lieu au moyen d’une connexion internet sécurisée par l’authentification renforcée. L’accès se fait notamment via sa session professionnelle.
La BDESE est accessible en permanence aux membres définis ci-après, sauf dans l’hypothèse où des opérations de maintenance et/ou des évolutions majeures auront lieu.
La Direction est responsable de la mise en œuvre de la BDESE et de ses évolutions ainsi que de la véracité des données communiquées. Les bénéficiaires de la BDESE sont informés de ces évolutions si celles-ci sont significatives.
ARTICLE 4-2 – Actualisation de la BDESE
La BDESE constitue un outil, et à terme une simplification dans la mise à disposition et la transmission des informations données aux représentants élus du personnel. Sa mise à jour est par nature dynamique. Certaines données peuvent présenter un caractère définitif, pour exemple celles déclarées pour les années n-2, voire n-1. D’autres données sont périodiquement ou régulièrement mises à jour. Ainsi :
Les données de l’année en cours sont mises à jour semestriellement ou annuellement, selon leurs natures.
Concernant la prospective sur les trois années suivantes, les informations seront représentées sous forme de données chiffrées ou, à défaut, de grandes tendances.
ARTICLE 4-3 – Consultation de la BDESE
La mise en service de la BDESE est prévue au 4ème trimestre 2023. A cet effet, les utilisateurs bénéficieront d’une information suffisante à l’exploitation de la base. Conformément à l’article L2312-18 du Code de travail, la base de données économiques, sociales et environnementales est accessible :
aux membres élus titulaires et suppléants élus du Comité Social et Economique,
aux délégués syndicaux,
aux représentants syndicaux,
à la Direction.
Si une personne autorisée à consulter la BDESE quitte l’association ou cesse son mandat quelle qu’en soit la raison, son accès à la base de données lui sera retiré.
ARTICLE 4-4 – Exploitation de la BDESE
Étant donné l’importance stratégique et la confidentialité des informations contenues dans la BDESE, la Direction met en œuvre les solutions et dispositions garantissant le meilleur niveau de sécurité. L’employeur indiquera le caractère confidentiel sur les documents concernés. L’ensemble des personnes ayant accès à la base est tenu à une obligation de discrétion à l’égard des informations revêtant un caractère confidentiel et présentées comme tel par l’employeur. Il en résulte que l’identifiant et le mot de passe sont
strictement personnels et ne sauraient être communiqués.
ARTICLE 5 – Entrée en vigueur, durée et suivi de l’accord
Cet accord est conclu pour une durée indéterminée. Toutefois, chaque année, son application et sa rédaction est réétudiée par les parties. La dénonciation éventuelle du présent accord par la Direction ou l’une des Organisations Syndicales signataires doit être précédée d’un préavis de trois mois et signifiée par lettre recommandée, adressée à toutes les autres parties.
ARTICLE 6 – Publicité de l’accord
Le présent accord fera l’objet des formalités de dépôt et de publicité suivantes, à la diligence de la Direction :
un exemplaire dûment signé par toutes les parties en sera remis, à l’issue de la séance de signature, en main propre contre décharge à chaque signataire ainsi qu’à chaque organisation syndicale représentative dans l’entreprise n’ayant pas signé l’accord ;
deux exemplaires électroniques dont une anonymisée, sur la plateforme de téléprocédure téléaccords qui transmettre par la suite le dossier à la DREETS compétente ;
un exemplaire sera déposé au Greffe du Conseil de Prud’hommes de Metz.
Le présent accord sera mis à disposition des salariés sur l’Intranet de l’entreprise.
Fait à Metz, le 25.09.23
Pour AGESTRA,
Le Directeur Général,
. Pour les organisations syndicales représentatives,
