ACCORD RELATIF AU RECOURS À LA VISIOCONFÉRENCE DANS LE CADRE DU DIALOGUE SOCIAL
AU SEIN DE AIT INGREDIENTS
ENTRE
La société
AGRO INGREDIENTS TECHNOLOGY-AIT, SAS au capital de 271 566 euros, dont le siège social est situé 7, Quai de l’Apport – 91100 CORBEIL ESSONNES, immatriculée au RCS d’EVRY sous le numéro 545 650 202, représentée par Madame XXXX XXXXX agissant en qualité de Directrice des Ressources Humaines.
D’UNE PART
ET
Les organisations syndicales représentatives au sein de la Société :
L’organisation syndicale CFDT représentée par Madame XXXX XXXXX en sa qualité de Déléguée syndicale
ARTICLE 1 – OBJET ET CHAMP D’APPLICATION PAGEREF _Toc172044885 \h 3 1.1Objet de l’accord PAGEREF _Toc172044886 \h 3 1.2Champ d’application de l’accord PAGEREF _Toc172044887 \h 3 ARTICLE 2 – RECOURS À LA VISIOCONFÉRENCE PAGEREF _Toc172044888 \h 3 ARTICLE 3 – MODALITÉS DES RÉUNIONS ET INFORMATION PAGEREF _Toc172044889 \h 4 ARTICLE 4 – MATÉRIEL MIS À DISPOSITION ET SÉCURITÉ INFORMATIQUE PAGEREF _Toc172044890 \h 4 ARTICLE 6 – MODALITÉS DE VOTE PAGEREF _Toc172044891 \h 6 6.1Vote à main levée PAGEREF _Toc172044897 \h 6 6.2Vote à bulletin secret PAGEREF _Toc172044898 \h 6 ARTICLE 7 – SUSPENSION DE SÉANCE PAGEREF _Toc172044899 \h 7 ARTICLE 8 – DURÉE ET ENTRÉE EN VIGUEUR DE L’ACCORD PAGEREF _Toc172044900 \h 7 ARTICLE 9 – MODALITÉS DE SUIVI DE L’ACCORD ET CLAUSE DE RENDEZ-VOUS PAGEREF _Toc172044901 \h 7 ARTICLE 10 – RÉVISION DE L’ACCORD PAGEREF _Toc172044902 \h 8 ARTICLE 11 – DÉPÔT ET PUBLICITÉ DE L’ACCORD PAGEREF _Toc172044903 \h 8 PRÉAMBULE
La Direction et les organisations syndicales représentatives sont attachées à l’importance de la représentation du personnel et à l’organisation d’un dialogue social et économique de qualité qui favorise l'exercice et la valorisation des responsabilités syndicales.
Les parties ont souhaité engager des discussions pour faire évoluer les modalités d’organisation et de tenue des réunions des représentants du personnel et des représentants syndicaux avec la Direction.
Lors de ces échanges, il a été convenu que les réunions en présentiel seront privilégiées. Néanmoins, les parties reconnaissent le besoin d’envisager le distanciel comme une alternative permettant le maintien du dialogue social, compte tenu de l’éloignement géographique, de l’essor de la digitalisation du dialogue social, et des impératifs écologiques liés à la préservation de l’environnement.
Ainsi, c’est dans l’objectif de renforcer la responsabilité environnementale des acteurs du dialogue social que les partenaires sociaux et la Direction ont engagé des négociations relatives à l’adaptation des modalités d’organisation et de tenue des réunions des représentants du personnel et des représentants syndicaux.
Au terme d’échanges, les parties sont parvenues à conclure le présent accord.
ARTICLE 1 – OBJET ET CHAMP D’APPLICATION Objet de l’accord
Le présent accord a pour objet de définir les modalités d’organisation et de tenue des réunions des représentants du personnel et des représentants syndicaux avec la Direction.
Champ d’application de l’accord
Le présent accord s’applique à la société AIT SAS, couvrant l’ensemble des collaborateurs de la Société.
ARTICLE 2 – RECOURS À LA VISIOCONFÉRENCE
Les parties conviennent que la tenue des réunions en présentiel sera privilégiée. Néanmoins, elles reconnaissent que le recours à la visioconférence est un outil au service du dialogue social. Au regard de l’intérêt de ce mode d’organisation, de l’intérêt écologique et de l’intérêt en matière de prévention du risque routier manifeste, les parties conviennent de recourir davantage aux réunions en visioconférence.
En effet, la tenue de réunions, partiellement ou en totalité, en distanciel, peut permettre de favoriser le dialogue social en laissant la possibilité aussi bien aux représentants du personnel et représentants syndicaux, qu’à la société, d’être présents à distance.
Le recours à la visioconférence peut être fait à la demande des représentants ou de la Direction pour toute réunion, à l’exception des réunions organisées dans le cadre de la Commission Santé, Sécurité et Conditions de Travail.
Les parties conviennent qu’elles pourront avoir recours, partiellement ou en totalité, à la visioconférence pour l’ensemble des réunions organisées à l’initiative de l’employeur, des représentants du personnel ou des représentants syndicaux, sans limitation du nombre de réunions, dont la liste ci-dessous n’est pas exhaustive :
Les réunions de négociation collective avec les organisations syndicales et les réunions de commission de suivi des accords qui en prévoient ;
Les réunions ordinaires et extraordinaires du CSE et de ses commissions dont la Direction a la présidence ;
Les réunions faisant suite à un droit d’alerte.
Seul l’ensemble des réunions de la Commission Santé, Sécurité et Conditions de Travail CSSCT, seront exclusivement réalisées en présentiel. En effet, les parties conviennent que dans un souci d’organisation de visite des sites en matière de Santé, Sécurité et Conditions de Travail, ces réunions nécessitent la présence des représentants.
Le recours partiel à la visioconférence pourra être envisagé, lors des réunions de la CSSCT, si un représentant, devant participer aux réunions, ne peut y assister en présentiel compte tenu de ses contraintes personnelles, ou qu’une tierce personne est invitée à participer sur un des sujets prévus à l’ordre et ne pouvant se déplacer.
ARTICLE 3 – MODALITÉS DES RÉUNIONS ET INFORMATION
Les représentants du personnel et les représentants syndicaux seront informés du mode d’organisation de la réunion (en présentiel/en distanciel) dans la mesure du possible, dans un délai raisonnable et au plus tard par le biais de la convocation qui leur sera communiquée par la Direction suivant les modalités d’envoi habituelles ainsi que par le biais du calendrier semestriel de tenue des réunions qui se tiennent au niveau du périmètre de la société.
La convocation fera état de la modalité choisie pour la réunion, à savoir soit en présentiel, soit en distanciel, soit en mixité (présentiel + distanciel).
Le recours à la visioconférence, partiellement ou en totalité, sera ainsi indiqué dans la convocation.
La convocation pourra mentionner expressément la nécessité de présence obligatoire (sans avoir la possibilité de recourir au distanciel).
En cas de recours à la visioconférence, partiellement ou en totalité, le lien de connexion sera transmis en amont de la réunion par le biais d’une invitation par courriel.
Lorsqu’une tierce personne est invitée à participer à la réunion, ces liens de connexion seront transmis après la confirmation de présence à cette réunion.
ARTICLE 4 – MATÉRIEL MIS À DISPOSITION ET SÉCURITÉ INFORMATIQUE
Lorsque les parties sont réunies en visioconférence, elles s’engagent à ce que le dispositif technique mis en œuvre garantisse l’identification des personnes et leur participation effective, en assurant la retransmission continue et simultanée du son et de l’image des délibérations.
Les parties peuvent utiliser les équipements mis à disposition par l'entreprise pour la visioconférence. Sur réservation et en fonction des disponibilités, un ordinateur est mis à disposition sur chaque site.
Les parties devront veiller à ne transmettre aucune information sur les données confidentielles à des tiers et à verrouiller l'accès de leur matériel informatique afin de s'assurer qu'ils en soient les seuls utilisateurs.
Plus généralement, pour des raisons de sécurité informatique, il est rappelé que les parties doivent se conformer strictement aux règles en vigueur dans l'entreprise.
Ils s'engagent ainsi à respecter la charte informatique applicable (cf. Charte informatique InVivo), notamment au regard de la protection des données ainsi que les consignes qui leur seront transmises par le service informatique de l'entreprise.
ARTICLE 5 – CONFIDENTIALITÉ DES RÉUNIONS
Toute personne siégeant ou pouvant siéger à une ou plusieurs instances, et dont la participation à une réunion, lui permet (en cours de séance ou avant) d'obtenir et/ou prendre connaissance de certaines informations et/ou données confidentielles et/ou sensibles pour l'entreprise est tenue, dans les conditions prévues par le Code du travail, d'une double obligation de secret professionnel et de discrétion.
Les informations et/ou données confidentielles et/ou sensibles pour l'entreprise ne peuvent :
Ni être portées à la connaissance des salariés, comme du grand public, par toute personne siégeant ou pouvant siéger à ces réunions, sans l'autorisation expresse de la Direction ;
Ni faire l'objet de révélation et/ou diffusion extérieure, notamment par voie de presse, médias et/ou mise en ligne sur Internet, sans l'accord express écrit de l'entreprise elle-même.
Toute violation de l'une ou l'autre de ces obligations peut permettre à l'entreprise de prendre les mesures qui s'imposent, sous forme de poursuites judiciaires et/ou disciplinaires à l'encontre des personnes physiques ou de l’instance elle-même en qualité de personne morale.
Ainsi, les parties doivent s’engager, lors des réunions en visioconférence, à se trouver dans une zone isolée afin de respecter le caractère confidentiel.
Afin de garantir le bon fonctionnement, la Direction pourra imposer l’activation de la caméra et du son pour toute la durée des réunions. La Direction s’assurera du fonctionnement du dispositif avant le début de la réunion (son/image). En cas de dysfonctionnement identifié et à défaut de résolution du problème, la Direction et les membres pourront décider du report de la réunion de l’instance. La société est amenée à collecter et à traiter des données personnelles de chacun de ses employés. Les destinataires de ces informations sont des personnes habilitées au titre de leurs missions ou de leurs fonctions. Seules des données nécessaires à la poursuite de la finalité sont transférées. Ainsi cela concerne les différents prestataires lors du recours à la visioconférence et au vote à distance.
Les données personnelles sont conservées pendant un délai variant selon leur nature et leur utilité au regard de la relation de travail et de la réglementation applicable.
Conformément au RGPD, chaque employé dispose d’un droit d’accès et de rectification des données personnelles qui le concernent. Dans certaines conditions, chaque employé peut exercer son droit à l’effacement, opposition ou portabilité. Il peut également retirer son consentement dans les limites prévues par le RGPD. Le recours à la retranscription par le biais de la plateforme de visioconférence ou par toute autre application est strictement interdit au cours des réunions en visioconférence. Le recours à l’enregistrement pourra, néanmoins, être autorisé dans le cadre des réunions du CSE, selon les modalités définies dans le règlement intérieur dudit CSE.
ARTICLE 6 – MODALITÉS DE VOTE
Vote à main levée
Les votes ont lieu habituellement à main levée.
Le recueil d’avis se réalisera par la modalité de la main levée de manière claire et non équivoque en activant l’option caméra et son.
Vote à bulletin secret
Lorsqu’il est procédé à un vote à bulletin secret, le dispositif de vote doit garantir que l’identité de l’électeur ne peut à aucun moment être mise en relation avec l’expression de son vote.
Lorsque la réunion se tient en visioconférence (entièrement ou pour partie des membres), le vote à bulletin secret s’effectue uniquement par voie électronique, et ce par le biais d’une plateforme choisie par la société.
Lorsque ce vote est organisé par voie électronique, le système retenu doit assurer la confidentialité des données transmises ainsi que la sécurité de l’envoi des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.
La procédure à suivre pour le vote à bulletin secret se déroule en 2 étapes :
L’engagement des délibérations est subordonné à la vérification que l’ensemble des représentants a accès à des moyens techniques satisfaisant aux conditions précitées ;
Le vote a lieu de manière simultanée. À cette fin, les participants disposent d’une durée identique pour voter à compter de l’ouverture des opérations de vote indiquées par le Président de l’instance.
La solution de vote à distance retenue sera conforme aux exigences de la CNIL en matière de sécurité, d’anonymat et de RGPD.
Elle assurera ainsi la confidentialité des données transmises (l’identité de l’électeur ne peut à aucun moment être mise en relation avec l’expression de son vote) et la sécurité de l’envoi des moyens d’authentification de l’émargement de l’enregistrement et du dépouillement des votes.
ARTICLE 7 – SUSPENSION DE SÉANCE
Dans le cadre des réunions plénières du CSE, de ses commissions et des réunions de négociation dont la Direction a la présidence, le recours à la visioconférence ne fait pas obstacle à la tenue de suspensions de séance que celles-ci soient à l’initiative de la Direction ou bien de celle des membres de l’instance.
La Direction se déconnectera alors totalement de la visioconférence (son et image).
Le Président et les représentants (à la majorité des présents) gardent la possibilité de suspendre la séance.
Pour éviter de perturber le bon fonctionnement de la réunion, il est convenu entre les parties que la durée d’une suspension de séance restera raisonnable et que la réunion ne pourra s’achever par une suspension de séance.
Lors de la suspension de séance, le son et l’image pourront être coupés temporairement.
ARTICLE 8 – DURÉE ET ENTRÉE EN VIGUEUR DE L’ACCORD Le présent accord est conclu pour une durée déterminée, correspondant à la durée du mandat en cours du CSE. Il prendra donc fin au terme du mandat, date à compter de laquelle ses effets cesseront de plein droit. Il entrera en vigueur au lendemain de son dépôt.
ARTICLE 9 – MODALITÉS DE SUIVI DE L’ACCORD ET CLAUSE DE RENDEZ-VOUS
Les parties ont convenu de se réunir tous les ans pour assurer le suivi de l’accord et le cas échéant, la proposition d’éventuelles améliorations ou adaptations, lors d’une réunion du CSE.
En tout état de cause, le bilan annuel de son application sera également présenté aux membres du comité social et économique.
Par ailleurs, en cas d'évolution susceptible de remettre en cause tout ou partie des dispositions du présent accord, les parties signataires conviennent de se réunir dans un délai de 03 mois après la prise d'effet de ces textes, afin d'adapter au besoin lesdites dispositions.
ARTICLE 10 – RÉVISION DE L’ACCORD
Le présent accord pourra être révisé à tout moment selon les modalités définies par le Code du travail.
Toute demande de révision à l’initiative de l’une des parties susvisées devra être adressée aux autres parties et comporter l’indication des dispositions dont il est demandé la révision.
Les parties devront s’efforcer d’entamer les négociations dans un délai de trois mois à compter de la demande de révision. L’avenant éventuel de révision devra être déposé dans les conditions prévues par les textes en vigueur.
ARTICLE 11 – DÉPÔT ET PUBLICITÉ DE L’ACCORD Le présent accord sera déposé sur la plateforme « TéléAccords » accessible depuis le site accompagné des pièces prévues par le représentant légal de la Société.
Le déposant adressera un exemplaire de l’accord au secrétariat-greffe du Conseil de Prud'hommes d’ÉVRY - COURCOURONNES. Les éventuels avenants de révision du présent accord feront l’objet des mêmes mesures de dépôt et de publicité.
Le texte de l’accord sera notifié à l’ensemble des organisations syndicales représentatives.
Fait à CORBEIL-ESSONNES Le 19/11/2024 En 2 exemplaires originaux
Pour la Société AIT SAS
Madame XXXX XXXXX, en sa qualité de Directrice des Ressources Humaines
Signature
Pour les Organisations syndicales
CFDT représentée par Madame XXXX XXXXX, en sa qualité de Déléguée syndicale
