Société par actions simplifiée au capital de 40 000,00 euros, dont le siège social est situé 160 rue Tobias Stimmer - 67400 Illkirch-Graffenstaden, immatriculée au RCS sous le numéro 482 218 294 RCS Strasbourg, Représentée par , agissant en qualité de Directeur Général, et ayant tous pouvoirs à l’effet des présentes, Ci-après dénommée « La Société » ou « l’Entreprise »,
d’une part,
ET :
Les membres titulaires du Comité Économique et Social,
Représentant la majorité des suffrages exprimés en faveur des membres du comité social et économique lors des dernières élections professionnelles, Ci-après désigné : « le CSE »
2.2.Recours à la signature électronique PAGEREF _Toc146289460 \h 5
2.3.Modalités techniques du recours à la signature électronique PAGEREF _Toc146289461 \h 6
Article 3.Périodicité des consultations récurrentes PAGEREF _Toc146289462 \h 6
Article 4.Base de données économiques, sociales et environnementales (BDESE) PAGEREF _Toc146289463 \h 7
4.1.Contenu de la BDESE PAGEREF _Toc146289464 \h 7
4.2.Informations relatives aux consultations récurrentes du CSE PAGEREF _Toc146289465 \h 8
4.3.Cycle des informations PAGEREF _Toc146289466 \h 8
Article 5.Avis sur les consultations récurrentes et ponctuelles PAGEREF _Toc146289467 \h 8
Article 6.Budget des activités sociales et culturelles PAGEREF _Toc146289468 \h 9
Article 7.Dispositions finales PAGEREF _Toc146289469 \h 9
Préambule
Dans le prolongement des dernières élections de renouvellement du CSE, la Société a engagé des discussions avec les membres élus du CSE en vue de fixer ses modalités de fonctionnement en particulier s’agissant du recours à la visioconférence et à la signature électronique.
Le CSE et la Société ont également souhaité organiser ensemble les modalités de fonctionnement de cette instance et ce afin d’avoir une représentation équitable, efficace, proche des attentes des salariés.
Conformément aux dispositions légales applicables, ces modalités de fonctionnement sont déterminées dans le cadre du règlement intérieur du CSE adopté lors de la réunion du CSE du 18 août 2023 et le présent accord conclu au cours de cette même réunion.
Les dispositions du présent accord s'appliquent à l'ensemble des membres du CSE.
Visioconférence
Propos liminaire
L’article L. 2315-4 du code du travail permet la conclusion d’un accord entre l’employeur et les membres titulaires du CSE afin d’autoriser le recours à la visioconférence pour les réunions du CSE au-delà de trois réunions par an.
Les Parties ont ainsi mis en exergue différents avantages du recours à ce dispositif tant pour les élus que pour l’entreprise, liés à la réduction des déplacements :
La réduction des coût et frais de déplacement ;
La diminution de l'impact écologique de l'entreprise dans la mesure où l'une des manières les plus efficaces de réduire l'impact environnemental et l'empreinte carbone des déplacements est en effet d'en limiter le nombre ;
L’amélioration de la présence des élus aux réunions tout en leur permettant de gagner du temps et de gérer au mieux l’articulation de leur vie privée et vie professionnelle.
Enfin, outre le gain de temps (déplacements, accès pour rejoindre les moyens de transport, etc.), les avantages de la visioconférence sont également à rechercher dans une meilleure circulation de l'information et un environnement de travail favorable aux prises de décision rapides.
Cette pratique de travail à distance doit toutefois être mise en œuvre en veillant à ne pas altérer le sentiment d’appartenance à l’entreprise et doit prendre en compte l'individu.
Enfin, la visioconférence permet de répondre de façon adéquate à des circonstances exceptionnelles et impondérables, comme ce fut le cas face à la crise sanitaire liée à la Covid-19.
Recours à la visioconférence
L’organisation des réunions en présentiel est privilégié. Toutefois, les Parties conviennent de la possibilité d’organiser les réunions du CSE en visioconférence en nombre illimité, qu’il s’agisse des réunions ordinaires ou extraordinaires.
Un ou plusieurs membres du CSE dans l’impossibilité d’assister à une réunion en présentiel peuvent demander à que la réunion se tienne en visioconférence, le Secrétaire et le Président doivent être informés de cette demande au moins 3 jours avant la tenue de la réunion. Par ailleurs, il est convenu que, par principe, les réunions seront organisées en présentiel pour les cas suivants :
procédure de licenciement d’un salarié protégé ;
réunions portant sur des faits graves (accident du travail, harcèlement moral ou sexuel, etc.) ;
procédure de licenciement économique.
Lorsque les membres du CSE sont réunis en visioconférence, les Parties s'engagent à ce que le dispositif technique mis en œuvre garantisse l'identification des membres et des représentants de la Direction et leur participation effective, en assurant la retransmission continue et simultanée du son et de l'image des échanges et éventuelles délibérations.
Le recours à la visioconférence ne fait pas obstacle à la tenue de suspensions de séance.
Matériel mis à disposition et sécurité informatique
Les membres du CSE peuvent utiliser les équipements mis à disposition par l'entreprise pour la visioconférence. Le matériel fourni par l'entreprise restant sa propriété, il devra être restitué à la fin du mandat au titre duquel il a été octroyé, en vertu du présent accord.
Les membres du CSE doivent veiller à ne transmettre aucune information sur les données confidentielles à des tiers et à verrouiller l'accès de leur matériel informatique afin de s'assurer qu'ils en soient les seuls utilisateurs.
Plus généralement, pour des raisons de sécurité informatique, il est rappelé que les membres du CSE doivent se conformer strictement aux règles en vigueur de l'entreprise. Ils s'engagent ainsi à respecter la charte informatique de l'entreprise, notamment au regard de la protection des données ainsi que les consignes qui leur seront transmises par le service informatique de l'entreprise.
Cas particulier du vote à bulletin secret
Lorsqu'il est procédé à un vote à bulletin secret, le dispositif de vote doit garantir que l'identité de l'électeur ne peut à aucun moment être mise en relation avec l'expression de son vote.
Lorsque ce vote est organisé par voie électronique, le système retenu doit assurer la confidentialité des données transmises ainsi que la sécurité de l'envoi des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.
Dans ce cadre, la procédure à suivre se déroule en deux étapes :
l'engagement des délibérations est subordonné à la vérification que l'ensemble des membres a accès à des moyens techniques satisfaisant aux conditions précitées ;
le vote a lieu de manière simultanée.
À cette fin, les participants disposent d'une durée identique pour voter à compter de l'ouverture des opérations de vote indiquée par le représentant de la Direction.
Signature électronique
Propos liminaires
La loi n° 2000-230 du 13 mars 2000 dispose que la signature électronique dispose de la même force probante que la signature manuscrite. L’article 1367 du Code civil prévoit en effet que la signature électronique est une preuve littérale au même titre qu’une signature manuscrite. Le décret n° 2017-1416 du 28 septembre 2017 relatif à la signature électronique pris au vu du règlement (UE) n°910/2014 du Parlement européen et du Conseil du 23 juillet 2014 sur l'identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques au sein du marché intérieur et abrogeant la directive 1999/93/CE a précisé les conditions de validité d’une signature électronique.
Dans ce contexte, les parties à la négociation font le constat régulier que la signature physique des documents soumis au CSE (accords, comptes-rendus, rapport d’activité, etc.) nécessite de réunir en un même temps et lieu de nombreux acteurs. Par ailleurs, l’envoi des originaux par voie postale pour signature implique également des délais importants et un risque de perte de documents. Les Parties constatent donc la difficulté technique récurrente pour les signataires d’apposer leurs signatures physiques sur l’ensemble des exemplaires qu’ils souhaitent ratifier.
Dans ces conditions, les Parties signataires du présent accord ont décidé de prévoir le recours à la signature électronique.
Recours à la signature électronique
Les Parties conviennent de l’utilisation de la signature physique de manière générale pour l’ensemble des documents soumis à la signature du CSE (ci-après désignés le « Document » ou les « Documents »), sauf en cas de difficulté technique pour les signataires d’apposer leurs signatures physiques.
La Société informera systématiquement le CSE des modalités techniques de recours à la signature électronique.
Les membres du CSE s’engagent à transmettre à la Direction les coordonnées nécessaires pour l’utilisation de la signature électronique.
Indépendamment de la solution technique retenue, les parties signataires rappellent la nécessité d’un processus de notification et de signature permettant à chacun de prendre une décision éclairée.
Les Documents seront transmis par voie électronique au moins une semaine avant la date limite de signature électronique. Si une des Parties justifie n’avoir pas pu signer le Document pour des raisons matérielles, la date limite de signature peut être prorogée pour une période n’excédant pas 15 jours.
En cas de prorogation, le représentant de la Société s’engage à informer les autres signataires des éventuelles nouvelles signatures. Une fois valablement signé par l’ensemble des Parties, le Document est notifié aux membres du CSE par voie électronique.
Si une des parties à la signature signale qu’une anomalie semble être intervenue dans la bonne identification des signataires, le Document signé électroniquement sera réputé caduque et resoumis à signature. En tout état de cause, si le recours à la signature électronique n’était pas possible ou les délais sus mentionnés prévus n’étaient pas pertinents, la société pourra recourir à la signature manuscrite.
Modalités techniques du recours à la signature électronique
Les Parties rappellent que le recours à la signature électronique doit nécessairement faire appel à un procédé fiable, sûr et certain répondant aux exigences légales à la date de signature de chaque Document signé par le biais de ce procédé.
Les Parties conviennent de recourir à un prestataire qualifié. Le représentant de la société choisira ce prestataire s’assurera qu’il répond aux exigences légales et communiquera au CSE les garanties apportées. Le changement de prestataire fera l’objet d’une information préalable accompagnée des garanties de respect des exigences légales.
Par ailleurs, au regard des solutions existantes, les méthodes garantissant une identification certaine du signataire seront privilégiées (ex : envoi d’un code unique).
Périodicité des consultations récurrentes
Conformément à l’article L. 2312-2 du code du travail,
les consultations récurrentes débuteront à partir de l’année 2024.
Afin d’adapter le calendrier des consultations du CSE au fonctionnement de l’entreprise, il est convenu dans le cadre du présent accord d’organiser les trois consultations obligatoires du CSE comme suit :
La consultation sur les orientations stratégiques de l’entreprise interviendra tous les trois ans.
La prochaine consultation se tiendra avant la fin décembre 2024.
La consultation sur la situation économique et financière de l’entreprise interviendra tous les trois ans.
La prochaine consultation se tiendra avant la fin décembre 2025.
La consultation sur la politique sociale de l’entreprise, les conditions de travail et l’emploi interviendra tous les deux ans.
La prochaine consultation se tiendra avant la fin décembre 2024.
Calendrier indicatif :
Thèmes
Orientations stratégiques
Situation économique et financière
Politique sociale, conditions de travail et emploi
Périodes de consultation
2024 2025 2024
2027 2028 2026
2030 2031 2028
2033 2034 2030
2036 2037 2032
2039 2040 2034
Base de données économiques, sociales et environnementales (BDESE)
Conformément à l’article L. 2312-2 du code du travail, la Base de données économiques, sociales et environnementales (BDESE) sera
mise en place au plus tard en juillet 2024.
Contenu de la BDESE
La BDESE contient les informations portant sur les thèmes suivants :
Orientations stratégiques de l’entreprise :
note de la Direction sur les orientations stratégiques de l’entreprise et ses conséquences sur l’activité.
L'investissement social :
effectifs par type de contrat, par catégorie professionnelle, par âge et par ancienneté ;
nombre de personnes handicapées ;
nombre de stagiaires ;
formation professionnelle (investissements en formation, personnel concerné) ;
conditions de travail (durée du travail, accidents du travail, maladies professionnelles ; absentéisme) ;
L’investissement matériel et immatériel :
évolution des actifs nets d’amortissement et des dépréciations éventuelles (immobilisations) ;
L'égalité professionnelle entre les femmes et les hommes au sein de l'entreprise :
analyse de la situation respective des femmes et des hommes par catégories professionnelles en matière d’embauche, de formation et de rémunération effective ;
analyse des écarts de salaires en fonction de l’âge et de la qualification ;
Les fonds propres et l'endettement :
capitaux propres de l’entreprise ;
emprunts ;
Rémunération des salariés et dirigeants :
frais de personnel ;
rémunérations accessoires (primes, avantages en nature) ;
épargne salariale (le cas échéant) ;
Activités sociales et culturelles :
montant de la contribution de l’entreprise aux activités sociales et culturelles du CSE ;
La rémunération des financeurs :
rémunération des actionnaires (le cas échéant) ;
Les flux financiers à destination de l'entreprise :
aides publiques ;
réductions d’impôts ;
Les conséquences environnementales de l'activité de l'entreprise :
politique générale en matière environnementale.
Informations relatives aux consultations récurrentes du CSE
Pour chacune des consultations récurrentes énoncées à l’article 3 du présent accord, les informations communiquées sont énoncées ci-après.
Orientations stratégiques de l’entreprise
Les informations mises à la disposition des membres du CSE en vue de cette consultation seront celles contenues dans la BDESE au thème suivant : 1) Orientations stratégiques de l’entreprise.
Situation économique et financière
Les informations mises à la disposition des membres du CSE en vue de cette consultation seront celles contenues dans la BDESE aux thèmes suivants : 3) Investissement matériel et immatériel, 5) Fonds propres et endettement, 8) Rémunération des financeurs, 9) Flux financiers à destination de l’entreprise.
Politique sociale de l’entreprise, conditions de travail et emploi
Les informations mises à la disposition des membres du CSE, en vue de cette consultation seront celles contenues dans la BDESE aux thèmes suivants :
2) Investissement social, 4) Egalité professionnelle entre les femmes et les hommes, 7) Activités sociales et culturelles, 10) Conséquences environnementales de l’activité de l’entreprise.
Cycle des informations
Pour la rubrique relative aux orientations stratégiques de l'entreprise, les données portent sur l'année en cours et les deux années civiles suivantes.
Pour les thèmes de la rubrique relative à la situation économique et financière de l’entreprise les données portent sur l'année en cours et les deux années civiles précédentes.
Pour les thèmes de la rubrique relative à la politique sociale de l’entreprise, aux conditions de travail et à l’emploi, les données portent sur l'année en cours et les deux années civiles précédentes.
Avis sur les consultations récurrentes et ponctuelles
Conformément aux dispositions de l’article L2312-19 du code du travail, le présent accord vise à définir les délais de consultation du CSE.
Ainsi, pour rendre son avis, le CSE dispose d’un délai de quinze jours calendaires courant à compter de la communication par l’employeur des informations prévues par la loi pour sa consultation ou de l’information par l’employeur de leur mise à disposition dans la Base de Données Economiques et sociales (« BDES »).
Il est convenu, qu’en cas de recours à une expertise, ce délai est porté à un mois.
A défaut d’avoir rendu un avis à l’expiration de ces délais, le CSE sera réputé avoir rendu un avis négatif. Le CSE pourra rendre son avis à tout moment au cours de ces délais.
Il est expressément rappelé que ces délais concernent uniquement les consultations ponctuelles et récurrentes, à l’exclusion des consultations particulières pour lesquelles la loi prévoit expressément des délais spécifiques.
Budget des activités sociales et culturelles
La contribution versée par l'employeur pour financer les activités sociales et culturelles du CSE est fixée à un montant annuel de 1% de la masse salariale brute.
Cette contribution est redéfinie chaque début d’année.
Dispositions finales
Durée de l’accord et date d’entrée en vigueur
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Il entrera en vigueur, après sa signature, par les membres titulaires du CSE représentant la majorité des suffrages aux dernières élections du CSE, et lorsqu’auront été effectuées les formalités de dépôt.
Il entrera en vigueur à compter du lendemain de l’accomplissement des formalités de dépôts prévues au présent article.
Signature, formalités et dépôt de l’accord
Le présent accord sera déposé dans les meilleurs délais :
Un exemplaire original (signé) en format PDF par voie électronique et un exemplaire rendu anonyme (format docx) sur le site internet dédié :
www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr);
Un exemplaire au Secrétariat Greffe du Conseil de Prud’hommes de d’Illkirch-Graffenstaden.
Un exemplaire sera par ailleurs tenu à la disposition du personnel, un avis étant affiché à cet effet sur le panneau du personnel. Enfin, un exemplaire sera conservé par la Direction.
Révision et dénonciation de l’accord
Le présent accord peut être dénoncé à tout moment par l’une ou l’autre des Parties signataires, par lettre recommandée avec accusé réception adressée à l’ensemble des parties signataires, en respectant un délai de préavis de 3 mois.
Cet accord pourra être révisé à tout moment pendant sa période d’application par accord entre les Parties. La demande de révision devra être notifiée aux autres Parties par lettre remise en main propre ou lettre recommandée AR. La discussion relative à cette demande devra s’engager au plus tard dans les 3 mois suivants la présentation de celle-ci. Toute modification du présent accord fera l’objet d’un avenant dans les conditions et délais prévus par la loi.
Fait à Illkirch-Graffenstaden,
Le 12octobre 2023, en 2 exemplaires originaux et en autant de copies que nécessaire pour le dépôt.
