ACCORD RELATIF AU FORFAIT-JOURS CONCLU AVEC UN MEMBRE ELU TITULAIRE DU CSE REPRESENTANT LA MAJORITE DES SUFFRAGES EXPRIMES
Entre,
Analysis Group SAS
9, rue d’Argenson à Paris (75008), représentée à l’effet des présentes par Monsieur , en qualité de Président ;
Ci-après « la Société », ou « la Direction »
d’une part,
Et,
Monsieur, membre élu titulaire du CSE ayant recueilli la majorité des suffrages exprimés aux dernières élections des représentants du personnel ;
d’autre part,
Ci-après collectivement désignées « les Parties »
PREAMBULE
Le présent accord collectif d’entreprise a pour objet d’adapter aux particularités de l’activité et aux besoins de la Société une partie des dispositions de la convention collective des bureaux d’étude technique (dite « Syntec ») dont relève la Société.
Ainsi, le présent accord collectif d’entreprise déroge et se substitue aux dispositions des articles 4.7 et 4.8 du chapitre 2 de l’accord national du 22 juin 1999 révisé, annexé à la convention collective Syntec, relatives au suivi de la charge de travail des salariés dont le temps de travail est organisé sous forme de forfait annuel en jours.
Il ne déroge pas aux autres dispositions de la convention collective Syntec et notamment aux autres dispositions de l’accord national du 22 juin 1999 révisé.
Le présent accord a été conclu conformément à l’article L.2232-23-1 du Code du travail.
Champ d’application
Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de la Société en France.
Durée maximale de travail et durée des repos
En application de l’article L.3121-62 du Code du travail, les salariés dont la durée du travail est décomptée en jours ne sont pas soumis à la durée légale hebdomadaire de travail, à la durée quotidienne maximale de travail, ni aux durées hebdomadaires maximales de travail.
En revanche, les règles relatives au repos quotidien et hebdomadaire demeurent applicables aux salariés bénéficiant d’un forfait annuel en jours.
Dès lors, ils bénéficient :
d’un repos minimal quotidien de 11 heures consécutives ;
d’un repos hebdomadaire de 24 heures consécutives, auquel s’ajoute le repos quotidien de 11 heures, soit 35 heures consécutives.
Ces durées de repos n’ont toutefois pas pour objet de définir une journée habituelle de travail de 13 heures mais une amplitude maximale de la journée de travail, qui ne saurait être qu’exceptionnelle.
Si un salarié en forfait annuel en jours constate qu’il ne sera pas en mesure de respecter les durées minimales de repos, il doit en avertir sans délai la Direction afin qu’une solution alternative soit trouvée.
L’effectivité du respect des durées de repos implique également une obligation pour les salariés de se déconnecter des outils de communication à distance durant leurs temps de repos quotidien et hebdomadaire ainsi que pendant leurs congés payés, repos et arrêts maladie.
Les modalités d’exercice de ce droit sont exposées à l’article 5 ci-dessous.
L’amplitude des journées travaillées et la charge de travail des salariés devront être raisonnables et assurer une bonne répartition de leur temps de travail.
La Société rappelle qu’au regard de l’autonomie dont dispose le salarié relevant d’un forfait annuel en jours, son implication dans le respect de ces règles est essentielle.
Modalités d’évaluation et de suivi régulier de la charge de travail des salariés
Le forfait annuel en jours implique l’évaluation et le suivi, par la Direction, de la charge de travail des salariés concernés.
A cette fin, chaque salarié concerné devra déclarer, de manière régulière et au minimum une fois par mois, le nombre et les dates des jours travaillés et non-travaillés, par le biais de l’outil de gestion du temps mis à disposition par la Société (actuellement In Tapp).
Ces données sont renseignées par le salarié et transmises à la Direction pour examen.
Cette dernière s’assure ainsi que la répartition entre les temps de travail et de repos est bonne et notamment que le salarié respecte les repos quotidien et hebdomadaire, et qu’il prend ses jours de repos de manière régulière.
La Direction s’assure également, à travers ce suivi régulier de l’organisation du travail du salarié concerné, que sa charge de travail et l’amplitude des journées restent raisonnables. Ces éléments doivent permettre au salarié concerné de concilier vie professionnelle et vie personnelle.
Entretiens individuels
Article 4.1 : Entretien ponctuel
A tout moment, le salarié peut alerter la Direction des éléments qui accroitraient de façon inhabituelle ou anormale sa charge de travail.
A l’occasion du suivi régulier de la charge de travail, la Direction est en outre tenue d’organiser sans délai un entretien si une situation anormale est identifiée.
Lors de cet entretien, le salarié précise les éléments qui sont à l’origine de ses difficultés. La Direction et le salarié analysent ensuite la charge de travail de ce dernier sur la base des éléments objectifs et factuels présentés par le salarié.
Compte tenu de ces éléments et si nécessaire, la Direction formule par écrit un plan d’action et les mesures à mettre en place pour permettre un traitement effectif et adapté de la situation.
Article 4.2 : Entretien annuel
La Direction organise un entretien individuel spécifique au moins une fois par an avec chaque salarié en forfait annuel en jours.
Cet entretien se déroule de manière distincte de l’entretien annuel d’évaluation (mais, le cas échéant, à l’occasion de celui-ci). Il a vocation à permettre au salarié et à la Direction de faire le bilan notamment de :
l’organisation du travail du salarié ;
sa charge de travail ;
l’amplitude de ses journées de travail ;
du nombre de jours travaillés et des jours de repos pris ou non à la date de l’entretien ;
l’articulation de l’activité professionnelle et de la vie personnelle du salarié ;
la rémunération du salarié.
Au regard des constats effectués, le salarié et la Direction arrêteront ensemble, si nécessaire, les mesures de prévention et de règlement des éventuelles difficultés.
Le bilan et les mesures envisagées seront recueillis dans un compte rendu d’entretien signé par le salarié et le responsable. Une copie sera remise au salarié.
Modalités d’exercice du droit à la déconnexion
L’utilisation des outils de communication mis à la disposition des salariés (messagerie électronique, ordinateurs portables, smartphones, etc.) doit respecter leur vie personnelle. Les salariés, notamment ceux bénéficiant d’une convention de forfait annuel en jours, doivent bénéficier d’un droit à la déconnexion en vue d’assurer le respect des temps de repos.
La bonne gestion et la maîtrise de ces outils est indispensable afin d’assurer l’équilibre entre la vie privée et la vie professionnelle des salariés.
Les Parties conviennent donc de la nécessité de veiller à ce que les pratiques dans ce domaine soient adaptées et respectueuses des personnes et de leur vie privée et puissent rendre effectif le droit à la déconnexion.
Dans ce cadre, il appartient aux salariés de se déconnecter des outils de communication à distance durant leurs temps de repos quotidien et hebdomadaire ainsi que pendant leurs congés payés, repos et arrêts maladie, et il appartient à la Société de s’assurer, en particulier lors de l’entretien d’évaluation annuelle, que les salariés respectent effectivement ce droit.
Ce droit se traduit notamment par l’absence d’obligation pour les salariés de répondre aux appels téléphoniques professionnels ou encore d’envoyer et de traiter les courriels professionnels, en dehors de leurs temps de travail de travail, sauf urgence et demande expresse de la Société.
Il est en outre important pour chacun de veiller au bon usage des outils professionnels mis à leur disposition, ce qui suppose notamment :
en cas d’absence prévue, de laisser un message d’absence contenant les coordonnées (adresses électronique et numéro de téléphone) des personnes à contacter en cas d’urgence ;
de mieux cibler les destinataires et limiter ainsi l’envoi des messages aux seules personnes réellement concernées ;
d’éviter d’utiliser de manière systématique la fonction « répondre à tous » ;
d’indiquer un objet explicite pour chaque message ainsi que son degré d’urgence ;
de s’assurer d’un contenu clair, concis et, autant que possible, limité à un seul sujet par message ;
de privilégier, pour des messages d’une certaine importance, les courriers électroniques aux messages instantanés ;
de planifier les appels téléphoniques qui peuvent l’être afin de s’assurer de la disponibilité des parties prenantes, en tenant compte de leur fuseau horaire autant que possible.
L‘exercice par le salarié de son droit à la déconnexion organisé au présent article ne saurait être l’occasion d’une quelconque sanction à son égard. De même, le non respect de ce droit par le salarié ne saurait être un élément valorisé par la Société, par exemple par l’attribution d’une prime.
La Société adressera aux salariés, une fois par an au moins, un message électronique de rappel des bonnes partiques en matière de déconnexion.
Approbation de l’accord
Conformément aux dispositions de l’article L.2232-23-1 du Code du travail, la validité du présent accord est subordonnée à sa signature par un ou plusieurs membres élus titulaires du Comité social et économique représentant la majorité des suffrages exprimés aux dernières élections professionnelles organisées dans l’entreprise.
Suivi de l’accord
La mise en œuvre du présent accord fera l’objet d’un suivi afin d’examiner l’évolution de son application et de remédier aux éventuelles difficultés identifiées.
La Direction rencontrera le CSE dans les deux ans de la signature du présent accord pour évoquer avec lui la nécessité d’en faire évoluer les termes.
Durée de l’accord, révision et dénonciation
Le présent accord collectif est conclu pour une durée indéterminée.
Pendant sa durée d’application, le présent accord pourra être révisé conformément aux dispositions légales.
Conformément à l’article L.2261-9 du Code du travail, le présent accord et ses avenants éventuels peuvent être dénoncés par l’une ou l’autre des parties signataires, sur notification écrite aux autres parties par lettre recommandée avec avis de réception.
La dénonciation prend effet à l’issue du préavis de 3 mois.
Pendant la durée du préavis, la Direction s’engage à réunir les Parties afin de négocier un éventuel accord de substitution.
Publicité et entrée en vigueur
Conformément aux dispositions de l’article L.2231-5-1 du Code du travail, le présent accord sera déposé par le représentant légal de la Société sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail, accessible depuis le site www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr ainsi qu’à la commission paritaire permanente de négociation et d’interprétation de la branche professionnelle Syntec.
Le présent accord sera par ailleurs déposé par la Direction auprès du greffe du Conseil de prud’hommes de Paris.
Conformément à l’article L.2231-5 du Code du travail, il sera par ailleurs notifié aux organisations syndicales représentatives dans la branche professionnelle dont relève la Société.
Sous réserve de l’accomplissement de ces démarches, il entrera en vigueur le 1er mai 2024.
Le présent accord sera tenu à la disposition du personnel par la Direction sur le système informatique de la Société et sera diffusé par voie électronique. Il en sera fait mention aux salariés lors de leur embauche.
Version bilingue
La version du présent accord qui lie les parties est la version française, la version anglaise n’étant élaborée qu’à titre informatif. En cas de contradiction entre les versions française et anglaise, la version française prévaudra.
Le présent accord est soumis au droit français.
** *
Fait à Paris, le 23 mars 2024 en trois exemplaires originaux.
Pour le Analysis Group SAS
Monsieur
Monsieur, membre élu titulaire du CSE, ayant recueilli la majorité des suffrages exprimés aux dernières élections des représentants du personnel
AGREEMENT RELATING TO FORFAIT-JOURS CONCLUDED WITH AN ELECTED MEMBER OF THE SOCIAL AND ECONOMIC COMMITTEE (CSE) REPRESENTING THE MAJORITY OF VOTES EXPRESSED
Between,
Analysis Group SAS
9, rue d’Argenson in Paris (75008), represented by Mr , as President;
Hereinafter referred to as “the Company”, or “the Management”
on the one hand,
And,
Mr, elected titular member of the CSE who received the majority of votes expressed at the last elections of employee representatives;
on the other hand,
Hereinafter collectively referred to as “the Parties”
PREAMBLE
The purpose of this company-wide collective bargaining agreement is to adapt some of the provisions of the Syntec collective bargaining agreement, to which the Company is subject, to the specific nature of the Company’s business and its needs.
Accordingly, this collective bargaining agreement derogates from and replaces the provisions of articles 4.7 and 4.8 of chapter 2 of the revised national agreement of 22 June 1999, appended to the Syntec collective bargaining agreement, relating to the monitoring of the workload of employees whose working time is counted in days per year (hereinafter, employees benefiting from a “forfait-jours”). It does not derogate from the other provisions of the Syntec collective bargaining agreement and in particular from the other provisions of the revised national agreement of 22 June 1999.
This agreement has been concluded in accordance with Article L.2232-23-1 of the French Labour Code.
Scope of application
This agreement applies to all employees of the Company in France.
Maximum working hours and rest periods
In application of Article L.3121-62 of the French Labour Code, employees whose working hours are calculated in days are not subject to the legal weekly working hours, the maximum daily working hours or the maximum weekly working hours.
Conversely, the rules on daily and weekly rest periods remain applicable to employees benefiting from a forfait-jours.
They therefore benefit from :
a minimum daily rest period of 11 consecutive hours;
a weekly rest period of 24 consecutive hours, in addition to the daily rest period of 11 hours, i.e. 35 consecutive hours.
However, these rest periods are not intended to define a normal working day of 13 hours, but rather a maximum length of the working day, which can only be exceptional.
If an employee on a forfait-jours finds that he/she will be unable to comply with the minimum rest periods, he/she must inform management immediately so that an alternative solution can be found.
Ensuring that rest periods are respected also implies an obligation for employees to disconnect from remote communication tools during their daily and weekly rest periods, as well as during paid holidays, rest periods and sick leave.
The modalities for exercising this right are set out in Article 5 below.
The length of working days and the workload of employees must be reasonable and ensure that their working time is well distributed.
The Company reiterates that, in view of the autonomy of the employee under forfait-jours, his/her involvement in complying with these rules is essential.
Modalities of assessing and regular monitoring employees’ workloads
The forfait-jours implies that Management assesses and monitors the workload of the employees concerned.
To this end, each employee concerned must declare, on a regular basis and at least once a month, the number and dates of days worked and not worked, using the time management tool provided by the Company (currently In Tapp).
This data is filled in by the employee and sent to Management for review.
In this way, Management ensures that the balance between working hours and rest periods is correct, and in particular that employees respect their daily and weekly rest periods, and that they take their rest days on a regular basis.
Through this regular monitoring of the organisation of the employee’s work, Management also ensures that the employee’s workload and daily working hours remain reasonable. These elements should enable the employee concerned to reconcile his professional and personal life.
Individual meetings
Article 4.1: One-off meeting
At any time, the employee may alert Management to any element that may be increasing his/her workload in an unusual or abnormal manner.
As part of the regular monitoring of the workload, Management is also required to organise a meeting without delay if an abnormal situation is identified.
During this meeting, the employee will specify the reasons for his/her difficulties. Management and the employee then analyse the employee’s workload on the basis of the objective and factual information presented by the employee.
In the light of these elements and if necessary, Management will draw up a written action plan and the measures to be put in place to enable the situation to be dealt with effectively and appropriately.
Article 4.2: Annual meeting
Management shall organise a specific individual meeting at least once a year with each employee under forfait-jours.
This meeting takes place separately from the annual review meeting (but, eventually, during the latter). The purpose of the meeting is to enable the employee and Management to review, in particular:
the organisation of the employee’s work;
the employee’s workload;
the length of the employee’s working day;
the number of days worked and rest days taken or not taken at the date of the meeting;
the balance between the employee’s professional and personal life;
the employee’s remuneration.
In the light of the observations made, the employee and Management will decide together, if necessary, on measures to prevent and resolve any difficulties.
The assessment and the measures envisaged will be recorded in a report signed by the employee and the manager. A copy will be given to the employee.
Modalities for exercising the right to disconnect
The use of communication tools made available to employees (e-mail, laptops, smartphones, etc.) must respect their personal life. Employees, in particular those benefiting from a forfait-jours, must benefit from a right to disconnect in order to ensure that rest periods are respected.
Proper management and control of these tools is essential to ensure a balance between employees’ private and professional lives.
The Parties therefore agree on the need to ensure that practices in this area are appropriate and respectful of individuals and their private lives, and can make the right to disconnect effective.
In this context, it is the employees’ responsibility to disconnect from remote communication tools during their daily and weekly rest periods as well as during their paid holidays, paid leave and sick leave and it is the responsibility of the Company to ensure, in particular during the annual evaluation meeting, that employees effectively respect this right.
This right means that employees are under no obligation to answer work-related telephone calls or send and process work-related emails outside their working hours, except in in emergencies and at the express request of the Company.
It is also important for everyone to ensure that they make good use of the professional tools at their disposal, which means in particular:
in the event of planned absence, to leave a message of absence containing the contact details (email addresses and telephone numbers) of the persons to be contacted in the event of an emergency;
better targeting of recipients, so that messages are sent only to the people who are really concerned;
avoid systematically using the "reply to all" function;
to indicate an explicit subject for each message, as well as its degree of urgency;
ensure that the content is clear, concise and, as far as possible, limited to a single subject per email;
for messages of a certain importance, give preference to e-mail over instant messaging;
to plan telephone calls that can be made to ensure the availability of the parties involved, taking into account their time zone as far as possible.
The exercise by the employee of his right to disconnect as provided for in this article may not be used as an opportunity for any form of sanction. Similarly, failure by the employee to respect this right may not be an element valued by the Company, for example by the award of a bonus.
At least once a year, the Company will send employees an electronic message reminding them of good practice in terms of disconnection.
Approval of the agreement
In accordance with the provisions of Article L.2232-21-1 of the French Labour Code, the validity of this agreement is subject to its signature by one or more titular elected members of CSE representing the majority of votes expressed in the last professional elections organised in the company.
Follow-up of the agreement
The implementation of this agreement will be followed up to examine the evolution of its application and to remedy any difficulties identified.
Management will meet with the CSE within two years of the signing of this agreement to discuss the need to amend its terms.
Duration of the agreement, revision and termination
This collective bargaining agreement is concluded for an indefinite period.
During its period of application, this agreement may be revised in accordance with legal provisions.
In accordance with article L.2261-9 of the French Labour Code, this agreement and any amendments thereto may be terminated by either of the signatory parties, upon written notification to the other parties by registered letter with acknowledgement of receipt.
The denunciation shall take effect at the end of a three-month notice period.
During the notice period, Management undertakes to organise a meeting of the Parties to negotiate a possible replacement agreement.
Publicity and entry into force
In accordance with the provisions of Article L.2231-5-1 of the French Labour Code, this agreement will be submitted by the Company’s legal representative to the tele-procedure platform of the Ministry of Labour (www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr), as well as to the permanent joint negotiation and interpretation commission of the Syntec collective bargaining agreement.
The present agreement will also be submitted by Management to the Labour Tribunal of Paris.
In accordance with Article L.2231-5 of the French Labour Code, it will also be notified to the representative trade union organisations in the professional sector to which the Company belongs.
Subject to the completion of these steps, it will come into force on May 1st, 2024.
This agreement shall be made available to the employees by Management on the Company’s electronic network and will be communicated by electronic means. Employees will be informed of this collective bargaining agreement when they are hired.
Bilingual version
The version of the present agreement which binds the Parties is the French version, the English version being only for information purposes. In case of inconsistency between the French and English versions, the French version will prevail.
The present agreement is subject to French law.
* * *
Signed in Paris on March 23rd, in three original copies.
For Analysis Group SAS
Mr
Mr, elected titular member of the CSE, having received the majority of votes expressed at the last elections of employee representatives
