Accord d’entreprise relatif au recours du vote électronique concernant les élections du Comité Social d’Entreprise (CSE)
Entre les soussignés La société ANIMALIS dont le siège social est situé au 6 rue Maryse Bastié, 91080 Courcouronnes, Représentée par en sa qualité de Président Directeur Général Exécutif
D’une part,
Et
Le Syndicat C.G.T. Représenté par
Le Syndicat SNPAVF FGTA/FO Représenté par Monsieur Kader BENYETTOU
D’autre part,
Il convient ce qui suit :
Préambule :
Afin de faciliter l’organisation des élections et de favoriser la participation des salariés, les parties signataires du présent accord conviennent de mettre en place pour les futures opérations de vote aux élections des représentants du personnel de la société ANIMALIS, le vote électronique par Internet.
Ce dispositif s’inscrit dans le cadre de la loi pour la Confiance dans l’Economie Numérique dite loi Fontaine (Loi N°2004-575 du 21 juin 2004), de son décret d’application (N°2007-602) et de l’arrêté du 25 avril 2007 relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l’élection des délégués du personnel et des représentants du personnel au comité d’entreprise. Les parties signataires conviennent de confier la mise en place de ce dispositif à un prestataire extérieur spécialisé dans l’organisation et la mise en œuvre de processus électoraux.
ARTICLE 1 - Principes généraux
Le système retenu par la société Animalis doit reposer sur les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin qui sont :
L’anonymat : impossibilité de relier un vote émis à un électeur
L’intégrité du vote : identité entre le bulletin de vote choisi par le salarié et le bulletin enregistré
L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin
La confidentialité, le secret du vote
ARTICLE 2 - Modalité d’organisation des opérations
SECTION 2.I - Protocole d’accord préélectoral Dans le cadre de chaque élection, les parties signeront un protocole d’accord préélectoral, définissant notamment les modalités de constitution du bureau de vote, le calendrier, les modalités opératoires et la répartition des sièges. Le protocole d’accord préélectoral comporte également, en annexe, la description détaillée du fonctionnement du système de vote électronique retenu et du déroulement des opérations électorales.
SECTION 2.II - Déclaration CNIL Les organisations syndicales de salariés représentatives dans le périmètre de l’accord sont tenues informées par l’entreprise de l’accomplissement des formalités administratives déclaratives préalables auprès de la CNIL.
SECTION 2.III - Formation au système de vote électronique Les représentants du personnel, les délégués syndicaux et les membres du bureau de vote bénéficient d’une formation sur le système de vote électronique retenu.
SECTION 2.IV - Expertise indépendante Préalablement à sa mise en place, le système de vote électronique doit être soumis à une expertise indépendante. Dans ce cas, le rapport d’expertise est tenu à la disposition de la Cnil.
SECTION 2.V - Cellule d’assistance technique L’entreprise met en place une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique. Elle comprend des représentants de l’entreprise et le cas échéant, des représentants du prestataire.
En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d'assistance technique :
Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par 2 clés minimum délivrées à cet effet
Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé
Contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système
ARTICLE 3 - Déroulement des opérations de vote
SECTION 3.I - Établissement des listes électorales et transmission Le contrôle de la conformité des listes d’électeurs importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises au prestataire est effectué sous la responsabilité de l’entreprise. L’intégration et le contrôle des candidatures, ainsi que des professions de foi, sont effectués dans les mêmes conditions.
Les Organisations Syndicales auront vérifié préalablement la conformité des données qu’elles auront transmises à l’entreprise.
SECTION 3.II - Lieu et temps du scrutin Le vote électronique se déroule, pour chaque tour du scrutin, pendant une période délimitée, laquelle sera précisée par le protocole d’accord électoral. Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du scrutin, de n’importe quel terminal, de leur lieu de travail, de leur domicile ou autre lieu, en se connectant sur le site sécurisé dédié aux élections. Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales. Le scellement des urnes intervient à l’ouverture du vote et est périodiquement contrôlé durant toute la durée du scrutin. Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n’est accessible. Le nombre de votants peut être révélé au cours du scrutin. Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote par les salariés. L’entreprise établira ainsi une note d’information explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote en ligne, laquelle sera portée à la connaissance des électeurs avant l’ouverture du premier tour de scrutin. Tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix.
SECTION 3.III - Modalités d’accès au site de vote Chaque électeur recevra, avant le premier tour des élections, à son domicile, par courrier simple, l’adresse du site et les moyens d’authentification. Ces codes sont valables pour les deux tours.
A l’aide de ses identifiants, l’électeur peut voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé des élections. L’identification de l’électeur est assurée par un serveur dédié, après saisie par l’utilisateur de ses codes accès. L’électeur a la possibilité de se connecter plusieurs fois pour voter. A réception du vote, la saisie des codes d’accès par l’électeur vaut signature de la liste d’émargement de l’instance concernée et clôt définitivement l’accès à cette élection. Les modalités de votes des électeurs n’ayant pas de possibilité d’accès au système électronique seront précisées dans le protocole préélectoral.
SECTION 3.IV - Déroulement du vote Le moyen d’authentification permettra au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et garantira l’unicité de son vote. Lorsque l’électeur accède aux listes de candidats et exprime son vote, son choix doit apparaître clairement à l’écran ; il peut être modifié avant validation. La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver. La saisie du code d’accès et du mot de passe vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès l’enregistrement du ou des votes ; cette saisie clôt définitivement l’accès à l’élection pour laquelle le vote ou les votes viennent d’être réalisés.
SECTION 3.V - Programmation du site Le prestataire assurera la programmation des pages web et notamment la présentation des bulletins de vote à l’écran. Le prestataire reproduira sur le site de vote les professions de foi telles qu’elles auront été présentées par leurs auteurs. Chaque profession de foi devra être remise datée et signée par un représentant légal de la liste concernée.
ARTICLE 4 - Clôture et Résultats
SECTION 4.I - Clôture Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargements et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.
SECTION 4.II - Décompte et attribution des sièges Le dépouillement n’est possible que par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes sur les trois qui doivent être éditées. La génération de ces clés, avant l’ouverture du vote, est publique de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le président du bureau de vote et deux de ses assesseurs en ont connaissance à l’exclusion de toute autre personne. Le Président du bureau de vote et deux assesseurs nominativement identifiés (le plus âgé et le plus jeune parmi les électeurs à défaut d’accord), reçoivent chacun une clé de déchiffrement distincte. Le décompte des voix apparaît lisiblement à l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être portée au procès-verbal. Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.
SECTION 4.III - Délais de recours et destruction des données L’entreprise et/ ou le prestataire retenu conserve(nt) sous scellés jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde. A l’expiration de ces délais, l’entreprise ou, le cas échéant le prestataire, procède à la destruction des fichiers supports.
ARTICLE 5 - Sécurité et confidentialité
SECTION 5.I - Anonymat et confidentialité des suffrages Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales sont enregistrées sur un support dénommé « fichier des électeurs » distinct de celui de l’urne électronique dénommé « contenu de l’urne électronique », scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant. Les données du vote font l’objet d’un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste de l’électeur. Le fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne comportent aucun lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.
SECTION 5.II - Existence et contenu des fichiers Les données devant être enregistrées sont :
Pour les listes électorales : noms et prénoms des inscrits, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège, section de rattachement, lieu de travail, matricule
Pour le fichier des électeurs : noms, prénoms, collège, site, moyen d’authentification (matricule), coordonnées, (adresses, mails)
Pour les listes et les fichiers des candidats : collège, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale
Pour les listes d’émargement : noms, prénoms des électeurs, date et heure d’émargement, collège, site
Pour les résultats : noms et prénoms des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale, collège
Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont :
Pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs le cas échéant, agents habilités des services du personnel
Pour le fichier des électeurs : électeurs pour les informations les concernant
Pour les listes d’émargement : membres des bureaux de vote, agents habilités des services du personnel
Les listes d’émargement ne seront communiquées et consultables qu’après la clôture des scrutins par les bureaux de vote
Pour les résultats : électeurs, services du ministère chargé de l’emploi, syndicats, entreprises ou agents habilités des services du personnel. Le taux de participation sera communiqué une fois pendant la période des élections
SECTION 5.III - Le dispositif de secours Tout système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques. En cas de dysfonctionnement informatique résultant, par exemple, d’une infection virale, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants de l’organisme mettant en place le vote, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
ARTICLE 6 - Application de l’accord
Le présent accord est conclu pour la durée des élections du Comité Social d’Entreprise qui auront lieu en septembre et octobre 2019. A l’issue des élections, un bilan sera effectué pour faire éventuellement évoluer le présent accord.
ARTICLE 7 - Révision
Chaque partie signataire ou adhérente, seules habilitées à signer un avenant portant révision, peut demander la révision de tout ou partie du présent accord selon les modalités suivantes.
La demande de révision devra être adressée par lettre recommandée avec accusé de réception, à chacune des autres parties et comporter outre l’indication des dispositions dont la révision est demandée, des propositions de remplacement. Au plus tard dans un délai de trois mois suivant la réception de cette lettre, les parties concernées devront ouvrir une négociation. Les dispositions de l’accord dont la révision est demandée resteront en vigueur jusqu’à la conclusion d’un nouvel accord ou à défaut seront maintenues.
Les règles de conclusion de l’avenant de révision sont celles énoncées par la loi. Les dispositions de l’avenant portant révision, se substitueront de plein droit à celles de l’accord qu’elles modifient, soit à la date expressément prévue soit à défaut, à partir du jour qui suivra son dépôt auprès des services compétents.
Le dépôt est opéré conformément aux dispositions légales applicables.
