RECOURS A LA VISIOCONFERENCE LORS DES REUNIONS DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE
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ANTICIMEX FRANCE
ENTRE
La Société ANTICIMEX FRANCE, SAS dont le siège social est situé 9 avenue du Général Ferrié – 35 400 SAINT-MALO, inscrite au Registre du Commerce et des Sociétés de SAINT-MALO sous le numéro B 528 209 653, inscrite à l’URSSAF BRETAGNE, Représentée par Monsieur XXX, en sa qualité de Directeur Général, Ci-après dénommée « la Société »,
D’UNE PART,
ET
Les membres titulaires du Comité Social et Economique, statuant à la majorité selon procès-verbal de la réunion du 22 octobre 2024, porté en annexe,
D’AUTRE PART,
Il a été convenu ce qui suit :
PREAMBULE
Les parties ont engagé des discussions sur la possibilité de recourir à la visio-conférence de manière durable en application de l’article L. 2315-4 du Code du travail, lequel dispose que : « Le recours à la visioconférence pour réunir le comité social et économique peut être autorisé par accord entre l'employeur et les membres élus de la délégation du personnel du comité. En l'absence d'accord, ce recours est limité à trois réunions par année civile ». La visio-conférence est un mode de fonctionnement souple et adapté à l’organisation de la Société, répartie sur différents sites en France. Elle permet d’éviter les déplacements géographiques des membres du CSE et participe ainsi :
à la préservation de l’environnement et de la santé des collaborateurs,
à la réduction des frais liés aux déplacements,
à l’amélioration de la présence des membres du CSE aux réunions.
Elle facilite par ailleurs la participation éventuelle d’intervenants extérieurs (tels que le médecin du travail, l’inspection du travail, ou l’agent des services de prévention des organismes de sécurité sociale), qui pourront plus aisément accéder aux réunions. C’est dans ce cadre qu’il a été convenu ce qui suit :
Article 1 – OBJET
Le présent accord a pour objet de définir les modalités de recours à la visioconférence dans le cadre des réunions du Comité Social et Economique. Les parties conviennent que le présent accord se substitue à toute pratique, usage ou accord collectif antérieur portant sur le même objet.
Article 2 – REUNIONS CONCERNEES
Les parties conviennent qu’il est possible de recourir à la visioconférence au-delà de trois réunions par année civile, pour toutes les réunions du CSE, ordinaires et extraordinaires. Le recours à la visio-conférence est le principe. Toutefois, les réunions du CSE, ordinaires et extraordinaires, pourront avoir lieu en présentiel à l’initiative du Président du CSE ou avec son accord.
Article 3 – MOYENS TECHNIQUES
Les membres du Comité Social et Economique doivent utiliser les équipements mis à disposition par l'entreprise pour la visioconférence. La visioconférence sera réalisée via la plateforme de visioconférence « Teams ». Ce dispositif permet l’identification des participants (connexion avec adresse e-mail professionnelle) et assure la retransmission continue et simultanée du son et de l’image des délibérations. Le lien d’accès à la visio-conférence sera mentionné sur le courriel d’envoi de l’ordre du jour et l’invitation « Outlook » (ou tout autre système de messagerie qui viendrait s’y substituer) qui l’accompagne. La Direction s’assurera du fonctionnement du dispositif avant le début de la réunion. En cas de dysfonctionnement identifié et à défaut de résolution du problème, le Président et les membres du Comité Social et Economique pourront décider du report de la réunion de l’instance. Toute suspension de séance en cours de réunion devra être mentionnée dans le procès-verbal. Le choix du dispositif de visioconférence, à savoir « Teams », pourra être changé à la majorité des membres présents en réunion du CSE.
Article 4 – MODALITES DU VOTE
Les parties rappellent qu’en vertu des dispositions légales et du règlement intérieur du CSE, les votes ont normalement lieu à main levée, sauf si un membre ayant droit de vote demande à ce qu'il soit organisé à bulletin secret. En tout état de cause, l'avis émis par le CSE à l'occasion de la consultation sur le licenciement d'un représentant du personnel fait l'objet d'un vote à bulletin secret. En cas de vote à bulletin secret réalisé dans le cadre d’une visio-conférence, les membres du CSE auront recours au vote par voie électronique via « Forms » ou tout autre outil qui sera validé par les membres du CSE. Ce dispositif de vote garantit l’anonymat du votant, la confidentialité des données transmises ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et de dépouillement des votes. L’engagement des délibérations est subordonné à la vérification que l'ensemble des membres a accès au moyen technique satisfaisant aux conditions prévues à l'article D. 2315-1 du Code du travail et que celui-ci est fonctionnel. Le vote à bulletin secret est réalisé de manière simultanée, l’ensemble des participants disposant d’une durée limitée identique pour voter. Le choix du dispositif de vote électronique, à savoir « Forms », pourra être changé d’un commun accord à la majorité des membres présents en réunion CSE. Ces dispositions ont vocation à assurer à la fois le caractère secret du vote et sa sincérité.
Article 5 – SUSPENSIONS DE SEANCES
Le recours à la visioconférence ne fait pas obstacle à la tenue de suspensions de séances. Le Président et les membres du CSE (à la majorité des présents) gardent la possibilité de suspendre la séance. Pour éviter de perturber anormalement le bon fonctionnement de la réunion, il est convenu entre les parties que la durée d’une suspension de séance ne pourra pas dépasser 30 minutes, et il ne pourra pas y avoir plus de 2 suspensions par réunion Lors de la suspension de séance, le son et l’image seront coupés temporairement.
Article 6 – CONFIDENTIALITE ET PROTECTION DES DONNEES
Le dispositif technique mis en œuvre devant garantir l’identification des participants, ainsi que leur participation effective en assurant la retransmission continue et simultanée du son et de l'image des délibérations, les parties et les éventuels participants externes s’engagent à conserver leur caméra allumée tout au long de la réunion. Les parties s’engagent à suivre les réunions dans un espace et des conditions garantissant la confidentialité des échanges du CSE à l’égard des tiers (espace de préférence clos ou à tout le moins à l’écart de tiers, utilisation de casques, …). Les membres du Comité Social et Economique doivent veiller à ne transmettre aucune information sur les données confidentielles à des tiers et à verrouiller l'accès de leur matériel informatique afin de s'assurer qu'ils en soient les seuls utilisateurs. Plus généralement, pour des raisons de sécurité informatique, il est rappelé que les membres du Comité Social et Economique doivent se conformer strictement aux règles en vigueur de l'entreprise. Ils s'engagent ainsi à respecter la politique informatique applicable, notamment au regard de la protection des données ainsi que les consignes qui leur seront transmises par le service informatique de l'entreprise.
Article 7 — APPLICATION DE L’ACCORD
7.1 Entrée en vigueur L’accord est conclu pour une durée indéterminée. Il prendra effet le 22/10/2024.
7.2 Révision – dénonciation Le présent accord pourra faire l’objet d’une révision dans les conditions prévues aux articles L.2232-25, L2232-25-1 ainsi que L.2261-7-1 et suivants du Code du travail. Il pourra être dénoncé, conformément aux dispositions des articles L.2232-25 et L.2261-9 et suivants du Code du travail.
7.3 Dépôt de l’accord Conformément aux dispositions légales et réglementaires applicables, le présent accord sera déposé sur la plateforme de téléprocédure TéléAccords www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr assortis des éléments d’information prévus par la réglementation en vigueur. Un exemplaire sera déposé auprès du secrétariat du greffe du Conseil de Prud'hommes de Saint-Malo. Les éventuels avenants de révision du présent accord feront l'objet des mêmes procédures de dépôt.
