Accord relatif au fonctionnement du Comité Social et Economique d’APTISKILLS
ENTRE LES SOUSSIGNES
La société APTISKILLS
SAS au capital de 833.328€, dont le siège social est situé 28 rue Edouard Vaillant, 92 300 LEVALLOIS-PERRET, immatriculée au RCS de Nanterre sous le numéro 795 289 628, représentée par xxxxxxxxxxxxxx, agissant en qualité de Directrice des Ressources Humaines, déclarant avoir tous pouvoirs à l’effet des présentes,
Ci-après dénommée « la Société »
D’UNE PART,
ET
La majorité des membres titulaires élus du Comité Social et Economique,
D’AUTRE PART,
ETANT PREALABLEMENT EXPOSE QUE
L’accord collectif à durée déterminée du 21 février 2020 relatif à la mise en place et au fonctionnement du CSE a cessé de s’appliquer à l’expiration des mandats des élus au CSE. Dans le cadre du renouvellement du CSE, et afin de maintenir la qualité de son dialogue social actuel, les parties au présent accord ont décidé de se réunir et de déterminer, dans le présent accord, les modalités de fonctionnement du CSE et celles de ses rapports avec les salariés de l’entreprise pour l’exercice des missions qui lui sont conférées. Cet accord, en aménageant certains aspects du dispositif légal, permet d’adapter au mieux le fonctionnement du CSE au contexte de la société. A l’issue des réunions du CSE du 13/12/2023 et du 12/01/2024, les parties sont convenues des dispositions ci-après énoncées.
IL A ETE CONVENU CE QUI SUIT
Champ d’application et objet de l’accord
Le présent accord s’applique au sein de la société APTISKILLS. Il a pour objet de définir les modalités de fonctionnement du CSE. Toutes les questions qui ne seraient pas traitées, réglées et encadrées par le présent accord sont régies par les dispositions d’ordre public et supplétives issues des dispositions légales, réglementaires et conventionnelles en vigueur et de leurs interprétations jurisprudentielles et par le règlement intérieur du CSE.
Durée des mandats
La durée légale du mandat des membres de la délégation du personnel au CSE est fixée à 4 ans.
Réunions
Périodicité
Réunions ordinaires
Le nombre de réunions ordinaires est fixé à 11 réunions par an, à raison d’une réunion par mois à l’exception du mois d’août. Au moins quatre de ces réunions portent en tout ou partie sur les attributions du CSE en matière de santé, de sécurité et de conditions de travail. Les points relatifs à ce sujet sont inscrits en début d’ordre du jour. Le calendrier des réunions de l’année, et notamment des quatre réunions qui traiteront expressément de thèmes de santé, sécurité et conditions de travail est fixé chaque début d’année. Ce planning prévisionnel peut être modifié par le président, conjointement avec le secrétaire. Le président informe annuellement l’Inspection du travail, le Médecin du travail et l’agent des services de prévention de la CARSAT du calendrier retenu pour les réunions consacrées aux sujets relevant de la santé, de la sécurité ou des conditions de travail, et leur confirmera par écrit au moins 15 jours à l’avance la tenue de ces réunions.
Réunions extraordinaires
En plus de chaque réunion ordinaire, le CSE peut tenir une réunion supplémentaire à la demande de la majorité de ses membres ayant voix délibérative. Le président du CSE peut également provoquer, de sa propre initiative, des réunions supplémentaires lorsqu’il l’estime nécessaire ou lorsque des circonstances particulières l’exigent. En outre, conformément aux dispositions de l’article L.2315-27 du Code du travail, le CSE est réuni :
A la suite de tout accident ayant entrainé ou ayant pu entrainer des conséquences graves ;
En cas d’évènement grave lié à l’activité de l’entreprise ayant porté atteinte ou ayant pu porter atteinte à la santé publique ou à l’environnement ;
A la demande motivée de deux de ses membres sur les sujets relevant de la santé, de la sécurité ou des conditions de travail.
Lieu des réunions
Par principe, les réunions du CSE ont lieu au siège social de la Société, situé 28 rue Edouard Vaillant – 92 300 Levallois-Perret. Le président pourra toutefois en décider autrement selon les sujets ou les contraintes organisationnelles, avec mention spéciale dans la convocation.
Convocation et ordre du jour
S’agissant des réunions du comité consacrées aux sujets relevant de la santé, de la sécurité ou des conditions de travail, le président convoque par voie électronique, courrier recommandé ou remise en main propre contre décharge toutes les personnes qui assistent de plein droit aux séances du CSE avec voix délibérative ou consultative le plus tôt possible et au moins quinze jours calendaires avant la réunion ordinaire, sauf circonstances exceptionnelles. La convocation est adressée indépendamment de l’ordre du jour afin de faciliter la présence des membres. Elle précise la date, l’horaire et le lieu de la réunion. L’ordre du jour de chaque réunion du CSE est établi conjointement par le président et le secrétaire ou, en l’absence de ce dernier, le secrétaire-adjoint, sous réserve des points inscrits de plein droit par l’un d’eux conformément aux dispositions légales en vigueur. L’ordre du jour ainsi que les documents afférents sont communiqués par le président ou son représentant, par voie électronique, courrier recommandé ou remise en main propre contre décharge au moins trois jours avant la réunion. Afin de pouvoir respecter ce délai de trois jours calendaires, les membres du CSE devront donc transmettre au secrétaire les points qu’ils souhaitent inscrire à l’ordre du jour au moins sept jours avant la réunion.
Participants aux réunions
Conformément aux dispositions légales, seuls les membres titulaires siègent aux réunions du CSE. Les suppléants n’assistent aux réunions qu’en l’absence du titulaire qu’ils remplacent. Néanmoins, les suppléants sont également destinataires, à titre informatif, de la convocation et de l’ordre du jour de sorte que, le cas échéant, ils puissent remplacer un élu titulaire empêché. Leur convocation précise toutefois qu’ils n’assistent, le cas échéant, à la réunion qu’en l’absence du titulaire qu’ils remplacent. Cette information ne pourra pas être assimilée à une convocation à la réunion. Le Médecin du travail, le Responsable QHSE, l’Inspecteur du travail et l’agent de la CARSAT peuvent assister aux points de l’ordre du jour relatifs aux attributions du CSE en matière de santé, sécurité et conditions de travail. La présence aux réunions de toute autre personne est subordonnée à un accord entre la majorité des membres titulaires présents et le président du CSE.
Modalités de remplacement des titulaires par les suppléants lors des réunions
Lorsqu’un membre titulaire cesse ses fonctions ou est momentanément absent pour une cause quelconque, il est remplacé par un suppléant élu appartenant à la même catégorie professionnelle ou, à défaut, au même collège, ou à défaut, relevant d’un autre collège et ayant été élu avec le plus grand nombre de voix. Dès qu’il a connaissance de son absence, le titulaire doit informer, au moins 8 jours avant la réunion, sauf circonstances exceptionnelles :
D’une part, le suppléant appelé à le remplacer pour qu’il puisse se rendre à la réunion en ses lieux et places ;
D’autre part, le secrétaire et le président du CSE afin de leur communiquer le nom du suppléant qu’il a invité à le remplacer.
Déroulement des réunions
Les réunions du CSE sont présidées et animées par le président ou son représentant. Le président ou son représentant ouvre et lève la séance. Il fait adopter le procès-verbal de la réunion précédente. Il met en délibération tous les points inscrits à l’ordre du jour, suivant l’ordre qui a été fixé, sauf accord des membres du CSE pour inverser l’ordre d’examen des questions inscrites à l’ordre du jour. Tous les points inscrits doivent être traités. Toutefois, en cas de difficulté, le CSE peut soit décider d’une nouvelle date pour terminer la réunion, soit reporter la ou les questions à la réunion suivante. Le président dirige les débats et en assure l’ordre. Il veille à ce que chacun puisse s’exprimer librement et à ce que les débats ne dérivent pas de l’ordre du jour. Une suspension de séance peut être demandée par tout membre du CSE, y compris le président. Le procès-verbal de la réunion doit le mentionner et indiquer combien de temps la séance a été suspendue. Les réunions du CSE pourront se tenir en visioconférence en cas d’accord entre la majorité des membres du CSE et la Direction, à l’exception des réunions au cours desquelles un vote à bulletin secret sera requis. Le cas échéant, le dispositif technique mis en œuvre devra garantir l’identification des membres du comité et leur participation effective, en assurant la retransmission continue et simultanée du son et de l’image des délibérations.
Votes
Seuls les membres élus du CSE ayant voix délibérative peuvent participer au vote. Les votes ont en principe lieu à main levée. Toutefois, le scrutin a lieu à bulletin secret chaque fois que la loi l’impose ou que la majorité des élus le demande. Les avis et résolutions sont pris à la majorité des membres présents, sans condition de quorum. La majorité des présents doit s’entendre comme étant la majorité des membres du comité qui, d’une part, assistent à la séance au moment du vote, et d’autre part, ont le droit de vote. Pour le calcul de cette majorité, il convient de prendre en compte :
Tous les votes, y compris les votes blancs ou nuls ;
Les abstentions ;
Le vote des membres suppléants lorsqu’ils remplacent un titulaire ;
Le vote du président lorsqu’il est admis. A ce titre, il est rappelé que le président ne participe pas au vote lorsqu’il consulte les membres du CSE en tant que délégation du personnel.
Les décisions relatives au fonctionnement interne du CSE et les désignations auxquelles il procède sont adoptées à la majorité des voix exprimées. Pour le calcul de cette majorité, le plus grand nombre de voix l’emporte, sans que soient pris en compte les votes blancs, nuls ou abstentionnistes. En cas d’égalité de votes, le comité est considéré comme étant en partage de voix mais valablement consulté (avis négatif). S’agissant des désignations, en cas d’égalité des voix entre deux candidats, le candidat le plus âgé est proclamé élu. Les décisions de révocation sont prises selon les mêmes modalités que celles qui ont été suivies pour les désignations concernées.
Procès-verbaux
Les délibérations du CSE sont consignées dans un procès-verbal établi par le secrétaire à l’issue de chaque réunion, qui le communique ensuite au président et aux autres membres du CSE pour validation :
Dans les quinze jours suivant la réunion à laquelle il se rapporte (sauf exception prévue par les dispositions légales où il sera fait application du délai légal ou réglementaire prévu) ;
Ou, si une nouvelle réunion est prévue dans ce délai, avant cette réunion.
Le procès-verbal contient a minima les informations suivantes : date de la réunion, nom des personnes présentes, rappel de l’ordre du jour, synthèse des débats, avis du CSE, réponses motivées de la Direction. Lors de la réunion suivante, il est procédé en début de séance à la lecture du projet de procès-verbal. Le président fait part de ses remarques et observations sur le contenu de ce projet et propose, le cas échéant, des corrections. Le procès-verbal est ensuite adopté et signé par le président et le secrétaire. En cas de désaccord entre le président et le secrétaire sur le contenu du texte définitif du procès-verbal de la réunion, il doit être clairement fait mention dans le procès-verbal de cette divergence et de la position de chacune des parties en présence. Il pourra ainsi être annexé un document reprenant les termes sur lesquels le président et le secrétaire ne seraient pas d’accord. Lorsque cela est nécessaire, le président peut solliciter le secrétaire afin que celui-ci établisse un extrait de procès-verbal dans les meilleurs délais. L’extrait de procès-verbal comporte, a minima, les informations suivantes : date de la réunion, nom des personnes présentes, le point porté à l’ordre du jour objet de l’extrait de procès-verbal, l’information communiquée et, le cas échéant, l’avis rendu par le comité. Une fois adopté, le CSE peut afficher le procès-verbal ou un extrait de ce dernier sur les panneaux prévus à cet effet ou via le site internet du CSE. Les parties du procès-verbal traitant d’informations ayant été présentées comme confidentielles par le président ne pourront pas être diffusées ou affichées. Dans cette hypothèse, le secrétaire procède à la rédaction de deux procès-verbaux distincts, l’un expurgé des données confidentielles et destiné à être communiqué aux salariés, et l’autre contenant toutes les données.
Consultations obligatoires
Consultations récurrentes
Périodicité des consultations
Le CSE sera consulté chaque année sur :
Les orientations stratégiques de l’entreprise ;
La situation économique et financière de l’entreprise ;
La politique sociale de l’entreprise, les conditions de travail et l’emploi.
Délais de consultation
Pour chacune des trois consultations récurrentes, le CSE est tenu de rendre ses avis dans un délai maximum d’un mois. Les documents d’information et de consultation seront en principe remis en réunion de présentation dite « réunion zéro » de sorte que le CSE puisse remettre son avis lors de la réunion suivante prévue un mois après. Si le CSE ne rend pas d’avis dans ce délai d’un mois, il est réputé avoir été consulté et avoir rendu un avis négatif. Si le CSE a recours à un expert pour l’assister dans le cadre de l’une des trois consultations précitées, le délai d’un mois est prolongé pour être porté à deux mois (décompté également à compter de la remise des informations). Le délai dont dispose le CSE pour formuler un avis s’entend d’un délai maximum. Par conséquent, il est expressément convenu que le CSE peut être réuni, consulté et rendre valablement un avis avant l’expiration de ce même délai, dans la mesure où il estime avoir été suffisamment informé et avoir disposé d’un délai suffisant pour pouvoir rendre un avis.
Consultations ponctuelles
Pour l’ensemble des consultations pour lesquelles la loi n’a pas fixé de délai spécifique, le CSE rend son avis, par principe, lors de la réunion prévue d’information-consultation, étant rappelé que les documents afférents sont communiqués par le président par voie électronique ou moins trois jours avant la réunion. Par exception, et pour les sujets qui le nécessiteraient, ce délai pourra être prolongé par un accord entre le président et la majorité des élus titulaires du CSE. A défaut d’avis rendu par le CSE dans le délai imparti, il est réputé avoir été consulté et avoir rendu un avis négatif.
Obligations de secret professionnel et confidentialité
Les membres du CSE sont tenus à une obligation de discrétion à l’égard des informations présentant un caractère confidentiel et données comme tel par le président. Cette obligation concerne les informations contenues dans les documents remis au CSE ainsi que celles communiquées en réunion, et présentées comme confidentielles. Elles ne doivent être divulguées ni à l’extérieur de l’entreprise, ni à son personnel. Ils sont également tenus au respect des dispositions relatives au secret professionnel pour toutes les questions relatives aux procédés de fabrication.
Moyens
Crédit d’heures de délégation
Nombre d’heures de délégation
Les membres titulaires du CSE disposent à titre individuel d’un crédit mensuel d’heures de délégation déterminé conformément aux dispositions des articles L.2314-7 et R.2314-1 du Code du travail ou le cas échéant conformément aux dispositions du protocole d’accord préélectoral. L’utilisation des heures de délégation s’effectue dans les conditions prévues par la loi. Il est rappelé que les heures de délégation prises en dehors des horaires de travail doivent être justifiées par les nécessités du mandat et ne doivent pas faire obstacle au respect de la réglementation relative au temps de travail. Les représentants du personnel s’engagent donc à respecter les dispositions légales et conventionnelles relatives aux durées minimales de repos et aux durées maximales de travail. Il est précisé que les heures passées par les représentants du personnel en réunions du comité (réunions ordinaires, réunions extraordinaires) ne sont pas déduites des heures de délégation et sont considérées comme du temps de travail effectif et payées comme tel. Les membres du CSE informent leur responsable hiérarchique de l’utilisation de leurs heures de délégation et l’indiquent dans le logiciel interne dans la partie Congés avec pour motif « délégation ». Une information préalable à la Direction doit également être réalisée.
Annualisation du crédit d’heures
Le crédit d’heures peut être utilisé cumulativement dans la limite de douze mois. Toutefois, un membre ne peut disposer, dans le mois, de plus d’une fois et demi le crédit d’heures de délégation dont il bénéficie mensuellement. Pour l’utilisation des heures ainsi cumulées, le représentant est tenu d’informer par écrit la Direction au plus tard huit jours avant la date prévue de leur utilisation. Il est convenu entre les parties que, pour faciliter la gestion administrative, la période de 12 mois pour l’appréciation du crédit d’heures annualisé sera l’année civile.
Mutualisation du crédit d’heures entre les membres
Les heures de délégation peuvent être mutualisées entre les membres. Les élus peuvent se répartir les heures entre eux (membres titulaires entre eux ou avec les membres suppléants) sans que cela ne conduise l’un d’eux à disposer dans le mois de plus d’une fois et demi le crédit d’heures de délégation dont bénéficie un membre titulaire mensuellement. Les membres titulaires concernés sont tenus d’informer la Direction du nombre d’heures réparties au titre de chaque mois au plus tard huit jours avant la date prévue pour leur utilisation. L’information de la Direction se fait par un document écrit précisant l’identité des représentants concernés ainsi que le nombre d’heures mutualisées pour chacun d’eux.
Déplacements
Principe de liberté de déplacement
Les membres du CSE disposent, dans le cadre de l’exécution de leur mandat, d’une liberté de déplacement tant à l’extérieur qu’à l’intérieur des locaux de la Société. Ils peuvent, tant durant les heures de délégation qu’en dehors des heures habituelles de travail, prendre dans l’entreprise tous contacts nécessaires à l’accomplissement de leurs missions, notamment auprès d’un salarié à son poste de travail, sous réserve de ne pas apporter de gêne importante à l’accomplissement du travail des salariés. Cette liberté de déplacement ne dispense pas les membres du CSE de respecter les règles de sécurité applicables au sein de la société.
Remboursement des frais de déplacement
Les frais de déplacement exposés par les membres élus titulaires du CSE (et les membres suppléants lorsqu’ils remplacent un titulaire) pour se rendre aux réunions ordinaires ou extraordinaires du CSE sont pris en charge par la Société. Ils seront en priorité réservés par la société sur demande des élus CSE au président. En cas d’impossibilité, ils pourront également être remboursés sur présentation des justificatifs, selon les barèmes et les règles en vigueur. Les frais de déplacement des membres du CSE nécessités par le fonctionnement et/ou les activités sociales et culturelles du CSE sont à la charge de ce dernier et imputés, selon leur objet, sur l’un des deux budgets dévolus au Comité. Ces frais sont remboursés par le trésorier et/ou le trésorier-adjoint et/ou le secrétaire, sur présentation des justificatifs utiles, avant le 15 de chaque mois pour un paiement avant le dernier jour du mois.
Local et matériel
La Société met à la disposition du CSE :
Une salle de réunion située au niveau -1 du siège social ;
Une armoire fermant à clef ;
Un nombre de tables et chaises suffisant à l’accueil des élus ;
Un ordinateur ;
Une ligne téléphonique et un accès à internet.
Les moyens mis à la disposition du CSE pour l’exercice des prérogatives qui lui sont reconnues doivent être utilisés à cette seule fin. Le trésorier ou le secrétaire dispose des clés du local. Le chauffage et l’entretien du local sont à la charge de la Société. Pour des raisons de sécurité et d’entretien, le responsable services généraux et le prestataire d’entretien disposent des clés du local.
Communications du CSE
Un panneau d’affichage partagé avec la Direction est mis à la disposition des membres du CSE, sur chaque site, pour leurs communications à destination du personnel. Le CSE peut également communiquer sur son site internet. Il est rappelé que la licéité de la diffusion d’information au personnel suppose que soient respectées l’obligation de discrétion à l’égard des informations présentant un caractère confidentiel et données comme telles par le président, et le secret professionnel pour toutes les questions relatives au secret de fabrication.
Formations
Formation économique
Les membres titulaires du CSE élus pour la première fois peuvent bénéficier, dans les conditions et limites prévues à l’article L.2145-11 du Code du travail, d’un stage de formation économique d’une durée maximale de cinq jours. Le financement de la formation est pris en charge par le comité social et économique.
Formation santé sécurité
Les membres du CSE peuvent bénéficier d’une formation en matière de santé, de sécurité et de conditions de travail, dans des conditions déterminées par les articles R.2315-9 et suivants du Code du travail. Le financement de la formation est pris en charge par l’employeur dans les conditions prévues par les articles R.2315-20 et suivants du Code du travail.
Dispositions finales
Le présent accord entre en vigueur le jour de sa signature pour une durée correspondante à celle des mandats des représentants du personnel élus en 2023. Le présent accord annule et remplace, à la date de son entrée en vigueur, tout autre disposition, usage, engagement unilatéral ou accord collectif ayant la même cause et/ou le même objet appliqué au sein de la Société. Le présent accord pourra être modifié dans les mêmes conditions que celles prescrites pour son adoption. En application des articles L. 2231-5-1 et R.2231-1-1 du Code du travail, une version rendue anonyme du présent accord (ne comportant pas les noms et prénoms des négociateurs et des signataires) sera jointe à cet envoi pour publication de cet accord dans la base de données nationale. Un exemplaire sera également remis au secrétariat greffe du conseil de prud’hommes du lieu de sa conclusion. Enfin, il sera transmis aux représentants du personnel et porté à la connaissance du personnel par voie d’affichage.
A Levallois-Perret, le 16/02/2024
Fait en quatre exemplaires originaux, dont un pour chacune des parties.
