Article 6.Télétravail occasionnel et circonstances exceptionnelles PAGEREF _Toc83908925 \h 16
6.1 – Télétravail en cas de circonstances exceptionnelles PAGEREF _Toc83908926 \h 16 6.2 – Télétravail occasionnel PAGEREF _Toc83908927 \h 16
Article 7.Equipements de travail PAGEREF _Toc83908928 \h 17
Article 8.Protection des données et confidentialité PAGEREF _Toc83908929 \h 18
Article 9.Accompagnement des acteurs PAGEREF _Toc83908930 \h 19
9.1 – Formation professionnelle PAGEREF _Toc83908931 \h 19 9.2 – Entretiens avec les collaborateurs PAGEREF _Toc83908932 \h 19 9.3 – Communication PAGEREF _Toc83908933 \h 20
Article 10.Santé et sécurité PAGEREF _Toc83908934 \h 20
Article 11.Droits des télétravailleurs PAGEREF _Toc83908935 \h 21
Article 12.Suivi de l’accord PAGEREF _Toc83908936 \h 21
Article 13.Entrée en vigueur et durée de l’accord PAGEREF _Toc83908937 \h 21
Article 14.Révision et dénonciation PAGEREF _Toc83908938 \h 21
Article 15.Dépôt et publicité de l’accord PAGEREF _Toc83908939 \h 22
Préambule
Le télétravail n’est, à la date de signature du présent accord, pas un mode d’organisation « normal » du travail pratiqué à l’APGIS. Dans le cadre de la crise sanitaire que nous traversons depuis 2020, l’APGIS a pu s’essayer à ce mode d’organisation et en tirer des enseignements. Toutefois, le recours au télétravail durant la crise sanitaire et donc en situation exceptionnelle ne saurait s’assimiler à un télétravail habituel et pérenne. A la lumière de cette organisation du travail mise en place pendant plusieurs mois du fait de cette période exceptionnelle, les parties signataires ont souhaité permettre l’accès au télétravail de façon élargie et pérenne. Le présent accord organise la mise en place du télétravail de sorte à concilier les impératifs d’organisation et de fonctionnement de l’Institution et ce nouveau mode d’organisation du travail. Le présent accord vise à encadrer la mise en place du télétravail en enrichissant les conditions techniques, humaines et organisationnelles en vigueur. Ainsi, par la mise en place de ce nouveau mode d’organisation du travail, les parties signataires marquent leur volonté partagée de répondre à plusieurs objectifs. En effet, cette mise en place doit permettre :
La satisfaction des collaborateurs, des managers et donc la performance collective
L’amélioration du bien-être, de la qualité de vie et des conditions de travail des collaborateurs
La conservation et préservation de notre collectif de travail
L’évolution de la relation managériale et des pratiques (autonomie et confiance au cœur du dispositif)
L’amélioration de notre attractivité et de notre marque employeur
L’enrichissement de notre politique sociale
La confirmation de notre engagement environnemental en réduisant notre empreinte carbone
Cet accord est l’aboutissement d’une réflexion commune, d’échanges et de discussions riches et constructifs menés lors de travaux de groupe réunissant représentants du personnel, délégués syndicaux, managers représentants des différents services de l’Institution, directeurs et RH.
Définitions
Le
télétravail désigne « toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication » (article L.1222-9 alinéa 1 du Code du travail).
Est
télétravailleur « tout salarié de l’entreprise qui effectue, soit dès l’embauche, soit ultérieurement, du télétravail tel que défini à l’alinéa 1 » (article L.1222-9 alinéa 2 du code du travail).
Le télétravail répond donc à 4 critères cumulatifs :
Le travail en dehors des locaux de l’employeur
Le travail qui aurait pu être réalisé dans les locaux de l’employeur
Le double volontariat : du salarié et de l’entreprise formalisé par écrit
L’utilisation des technologies de la communication et de l’information
Le télétravail est une modalité d’aménagement du travail. Il est du temps de travail effectif. Il ne saurait se confondre ni se substituer à :
Un temps partiel
Un temps de congés, de RTT, CSA ou de repos/loisir
Un allègement de l’activité et des missions
Un mode de garde
Une incapacité temporaire de travail (arrêt maladie)
Le télétravail implique que l’activité soit réalisée hors des locaux de l’entreprise, en
France métropolitaine, au(x) domicile(s) du salarié (domiciles répondant aux conditions visées à l’article 2.3 du présent accord).
Champ d’application et conditions d’éligibilité
Le présent accord s’applique à tous les salariés de l’APGIS bénéficiant d’un contrat CDI ou CDD remplissant les conditions d’éligibilité au télétravail. Il ne s’applique pas aux contrats de professionnalisation, apprentissage et stagiaires en raison de l’accompagnement spécifiques dont ils doivent faire l’objet. La situation pourra être ré étudiée en cas de seconde année d’alternance pour préparer un diplôme supérieur. N’entrent pas dans la portée de l’accord les personnels itinérants, dont l’activité de par nature ne peut pas être effectuée dans les locaux de l’entreprise. Les critères d’éligibilité au télétravail relèvent de critères liés à l’activité de chaque poste, de critères intrinsèques au collaborateur lui-même et de critères techniques.
Article 2.1 – Critères liés à l’activité
Le télétravail est accessible aux emplois et activités qui peuvent être exercés en tout ou partie à distance et dont la réalisation en télétravail ne générera pas de dysfonctionnements substantiels :
Dans l’exercice de l’activité
Au fonctionnement du service
Au fonctionnement de l’équipe
Au regard du degré de confidentialité exigé
Si des dysfonctionnements de cette nature étaient constatés, un emploi ou une activité « techniquement » éligible deviendrait non éligible. Certains emplois et activités sont en revanche intrinsèquement incompatibles avec ce mode d’organisation notamment ceux qui nécessitent d’être exercés dans les locaux de l’entreprise soit en raison des équipements, des contraintes techniques, de la nécessité d’une présence physique dans l’entreprise, soit en raison de la confidentialité exigée ou des postes et activités dont l’exercice nécessite le traitement ou le transport de documents papiers. Le télétravail ne peut être un obstacle à l’organisation et à l’animation du collectif de travail que constituent l’équipe et plus globalement l’entreprise. Les échanges au sein de l’équipe et les nécessaires interactions avec le reste de l’entreprise doivent être maintenus faute de quoi ce mode d’organisation ne pourra s’appliquer au sein d’un service ou d’une équipe.
Article 2.2 – Critères liés au collaborateur
Les parties reconnaissent que le télétravail est fondé sur la capacité du salarié à exercer ses fonctions de façon autonome. Ce mode d’organisation en télétravail est ouvert aux collaborateurs volontaires justifiant d’une ancienneté minimum dans l’emploi de 06 mois, pouvant effectuer leurs tâches sans soutien technique et managérial et ayant la totale maîtrise de l’utilisation des outils informatiques et logiciels nécessaires à l’exercice de leurs missions. L’éligibilité à ce type d’organisation nécessite en outre des aptitudes individuelles et des qualités professionnelles et comportementales acquises et évaluées par le manager. Afin de permettre une appréciation objective et uniforme quant aux aptitudes individuelles et des qualités professionnelles et comportementales attendues et évaluées par le manager, une grille d’évaluation d’éligibilité dénommée « Télétravail – critères d’éligibilité » annexée au présent accord et dont les parties signataires sont prenantes, a été élaborée par le groupe de travail visé en préambule. Si un ou plusieurs critères n’est pas rempli par le collaborateur, il ne pourra être éligible au télétravail. Les parties précisent que la pratique du télétravail durant la crise sanitaire ne saurait valoir reconnaissance tacite de l’acquisition et du respect de l’ensemble de ces critères. En effet, la mise en place obligatoire du télétravail en période exceptionnelle de crise sanitaire n’était pas conditionnée aux mêmes exigences que la mise en place du télétravail comme nouveau mode d’organisation du travail. Un collaborateur ayant télétravaillé durant la période de télétravail obligatoire peut dès lors ne pas être éligible au télétravail dans un cadre habituel et pérenne.
2.2.1 – Cas particulier du collaborateur changeant d’emploi ou de service
L’éligibilité au télétravail étant conditionnée à une autonomie suffisante et à une ancienneté dans l’emploi, un changement d’emploi ou de service entraine la cessation de la situation de télétravail et donne lieu à un réexamen par le manager, à la demande du collaborateur, de l’éligibilité à l’issue d’un délai de 6 mois de travail effectif sur le nouvel emploi ou dans le nouveau service. Ce délai peut être raccourci sur appréciation et validation du manager. En tout état de cause ce délai ne pourra pas être inférieur à 3 mois de travail effectif. En cas de décision d’éligibilité, la période d’adaptation sera applicable.
2.2.2 – Cas particulier du collaborateur reprenant son emploi après une longue période de suspension de son contrat (longue maladie, congé parental…)
Les parties s’entendent sur le fait qu’après une longue période de suspension du contrat de travail, une attention particulière doit être portée à l’accompagnement de ces collaborateurs. Notre secteur d’activité, tout comme les contrats gérés, sont en constante évolution. Aussi, comme pour les collaborateurs nouvellement embauchés, une période de formation est nécessaire pour retrouver toute l’autonomie nécessaire à la tenue de l’emploi. La durée de la réadaptation à l’emploi étant étroitement liée à la durée de l’arrêt, les parties conviennent de moduler la période de réversibilité temporaire du télétravail à la durée de la suspension du contrat. Ainsi un collaborateur de retour d’une longue absence, pour permettre sa bonne réadaptation et un meilleur accompagnement, ne sera pas éligible immédiatement au télétravail. Cette éligibilité ne pourra pas intervenir avant l’expiration d’un délai de travail effectif à compter du retour du collaborateur de :
1 mois pour une suspension du contrat de travail comprise entre 2 et 6 mois
3 mois pour une suspension du contrat de travail de plus de 6 mois
6 mois pour une suspension du contrat de travail de plus de 12 mois
L’étude d’éligibilité se fera à la demande du collaborateur à l’expiration du délai susvisé. Les parties conviennent néanmoins que si le responsable juge l’autonomie et l’accompagnement suffisants avant l’expiration des délais susvisés, ces derniers pourront être raccourcis d’un commun accord sans pouvoir être inférieurs à 1 mois.
Article 2.3 – Critères techniques
Le collaborateur en télétravail doit disposer, au(x) domicile(s) déclaré(s) comme lieux d’exercice du télétravail :
D’un espace de travail dédié et adapté à l’exercice de ses missions (environnement propice au travail et à la concentration) dans des conditions ergonomiques satisfaisantes et garantissant la confidentialité des données utilisées
D’une installation électrique et incendie conforme et dûment attestée par le collaborateur
D’une assurance multirisque habitation prévoyant que l’activité de télétravail est garantie
D’une connexion internet haut débit permettant notamment une connexion fluide, la pratique des visio conférence, l’utilisation à débit normal des différents logiciels
D’un téléphone fixe ou portable sur lequel être joignable lorsque le collaborateur n’est pas joignable/disponible sur l’outil téléphonique interne et dans l’attente d’une solution technique mise en place par l’APGIS
Dans ce cadre, le collaborateur a l’obligation, pour pouvoir être éligible au télétravail :
De déclarer au service RH les lieux d’exercice du télétravail (adresse exacte)
Pour chacun de ces lieux, attester sur l’honneur du respect des conditions susvisées
Pour chacun de ces lieux, produire une attestation d’assurance multirisques habitation prévoyant que l’activité télétravail est garantie
Pour chacun de ces lieux, pouvoir revenir sur site dans un délai maximal de 0,5 jour ouvré (notamment en cas de problème informatique)
En cas de changement de lieu d’exercice du télétravail, le collaborateur doit en informer préalablement le service RH et les mêmes conditions doivent être remplies et attestées. Le collaborateur doit également déclarer sans délai tout changement intervenant dans les critères susvisés. Tout manquement à ces obligations sera constitutif d’une faute professionnelle.
Organisation et mise en œuvre du télétravail régulier
Article 3.1 – Rythme et organisation
Il est primordial que les collaborateurs qui optent pour le télétravail puissent conserver un lien fort avec le collectif de travail et le lien avec ses collègues et les autres services.
Il est également nécessaire que ce nouveau mode d’organisation permette un fonctionnement efficace des équipes, une adaptation en temps réel au volume d’activité non télétravaillable et l’exercice de missions spécifiques (formations, réponse à appel d’offres, bilans comptables, séminaires…).
De même il est essentiel de prévenir le risque d’isolement et de maintenir le lien social.
3.1.1 – Dispositions générales
Fortes de ces objectifs et prérogatives, les parties conviennent de retenir une présence sur site minimale de 2 jours par semaine (hors période d’absence couvrant la semaine) quel que soit le temps de travail du collaborateur.
Afin d’atteindre l’objectif de maintien de lien entre collègues de travail, de fonctionnement efficace des équipes et d’adaptation au volume d’activité non télétravaillable, une organisation en jours flottants est retenue.
Cela signifie que les jours télétravaillés ne seront pas fixes d’une semaine sur l’autre mais organisés par roulement entre les télétravailleurs. Ceci également pour permettre une meilleure équité entre tous les télétravailleurs quant aux jours télétravaillés.
L’organisation et la planification des jours de présence sur site seront du ressort du responsable de service (ou AM en cas d’absence de ce dernier ou délégation expresse du responsable).
Chaque semaine, le planning sera établi par le responsable de service sur l’outil de gestion des temps au plus tard le jeudi de la semaine en cours pour la semaine suivante. Le planning sera accessible via l’outil à tous les collaborateurs.
Pour chaque collaborateur qui aura opté pour le télétravail, le planning hebdomadaire définira au minimum deux jours de présence sur site. Un nombre de jours de présence sur site plus important pourra être défini en cas de nécessité lié au fonctionnement du service (volume d’activité non télétravaillable, absences, réunion…).
Dans les services où l’organisation le permet, un planning mensuel prévisionnel pourra être établi par les responsables de service. Il pourra être confirmé ou modifié chaque semaine, étant précisé que seul le planning hebdomadaire est opposable aux collaborateurs.
Pour faciliter l’information des collaborateurs et l’organisation après une période d’absence (congés, maladie…) ne permettant pas d’avoir connaissance du planning, les responsables de service planifieront par défaut le premier jour de reprise en télétravail.
Il est par ailleurs précisé qu’en fin de contrat, pour quelque motif que ce soit, la dernière journée travaillée est obligatoirement effectuée sur site, de sorte notamment à pourvoir restituer le matériel.
Une fois le planning hebdomadaire établi, en cas de nécessité de service (absences…), le responsable de service peut demander au collaborateur de venir sur site un jour où il était planifié en télétravail. Le collaborateur ne pourra pas refuser si le manager a respecté un délai de prévenance de 2 jours (par exemple si le collaborateur est prévenu le mardi pour une présence sur site le jeudi). Ce délai est réduit à une journée pour les postes sur lesquels s’effectuent des roulements mais dont l’activité n’est pas télétravaillable : exploitation, accueil, support notamment.
En tout état de cause, le collaborateur assiste obligatoirement à toute formation en présentiel quel que soit le(s) jour(s) de télétravail planifié(s). Les journées de formation en présentiel pourront s’ajouter le cas échéant au deux jours de présence minimum sur site.
Les jours prévus en télétravail qui ne sont pas effectivement réalisés par le collaborateur (maladie, congé par exemple) n’ouvrent pas droit à un report.
Il est précisé que les déplacements professionnels ou les temps passés à l’extérieur de l’entreprise dans le cadre de ses fonctions (réunions extérieures, visite clientèle, congrès…) ou de l’exercice d’un mandat à l’extérieur de l’entreprise ne sont pas considérés comme des jours de présence sur site.
En cas de déplacement professionnel ou de temps passés à l’extérieur de l’entreprise dans le cadre de l’exercice de ses fonctions ou d’un mandat inférieurs à une journée, le début ou la fin de journée pourra être télétravaillée après accord du manager et la journée entière sera décomptée comme journée de télétravail.
Il n’est pas possible de cumuler des jours de présence sur site sur une semaine pour cumuler des jours de télétravail sur une autre.
3.1.2 – Dispositions spécifiques aux managers
La présence minimale sur site s’applique aux managers.
Ils établiront leur planning personnel de sorte à être présents sur site a minima deux fois par semaine et en tout état de cause sur simple demande de leur supérieur hiérarchique ou dès lors que leur présence sera nécessaire (réunions, entretiens, formations…).
Par ailleurs, les responsables de service s’organiseront de sorte à rencontrer au minimum deux fois par mois chacun des collaborateurs de leur service. En cas de forte activité nécessitant une présence accrue des membres de son équipe, le responsable de service devra accroître sa présence sur site.
De même, leur présence sera accrue lors de l’intégration de nouveaux collaborateurs.
Leur organisation devra être garante du bon fonctionnement de l’équipe et du maintien du lien.
Les jours de télétravail devront être enregistrés au préalable et par leur soin dans l’outil de gestion des temps.
Il est précisé que les déplacements professionnels ou les temps passés à l’extérieur de l’entreprise dans le cadre de ses fonctions (réunions extérieures, visite clientèle, congrès…) ou de l’exercice d’un mandat ne sont pas considérés comme des jours de présence sur site.
En cas de déplacement professionnel ou de temps passés à l’extérieur de l’entreprise dans le cadre de l’exercice de ses fonctions ou d’un mandat inférieurs à une journée, le début ou la fin de journée pourra être télétravaillée et la journée entière sera décomptée comme journée de télétravail.
Sur le site de Massue et celui de Nadar/Lumière, au minimum un personnel encadrant devra être présent chaque jour de la semaine.
Article 3.2 – Modalités de passage au télétravail régulier
3.2.1 - Procédure de demande
La mise en place du télétravail repose sur le principe du volontariat du salarié sauf en cas de force majeure qui s’impose à l’entreprise.
Elle nécessite en outre l’accord du responsable de service qui apprécie si les conditions d’éligibilité sont remplies et la validation de la direction des ressources humaines.
Le collaborateur qui souhaite opter pour cette organisation du travail définie dans le présent accord adresse une demande écrite à son responsable de service.
3.2.2 - Procédure d’étude et de validation de la demande
Un entretien est alors organisé par le responsable de service (ou toute personne qu’il aura désignée, ci-après dénommée « responsable de service ») dans les 15 jours suivants la demande (sauf si congés) pour étudier l’éligibilité et échanger sur les modalités de l’organisation de l’activité en télétravail.
L’éligibilité est étudiée en deux étapes, à l’aide des grilles d’entretien annexées au présent accord:
Le premier entretien valide les prérequis nécessaires à la pratique du télétravail. Si ces critères sont réunis une pré autorisation à l’exercice d’une partie de l’activité en télétravail est accordée pour la période d’adaptation (définie à l’article 3.2.4 ci-dessous). Lors de cet entretien, le manager expose également au collaborateur les aptitudes individuelles et compétences professionnelles et comportementales attendues et nécessaires à la pratique du télétravail (reprise dans la grille d’éligibilité). Elles seront évaluées durant la période d’adaptation puis ensuite tout au long de la période d’exécution du contrat en télétravail.
A l’issue de la période d’adaptation (ou au cours de celle-ci si des critères font défaut), un second entretien est organisé pour évaluer si l’ensemble des critères d’éligibilité (prérequis + aptitudes individuelles et compétences professionnelles comportementales) sont remplis. Ils sont évalués à l’aide de la grille d’éligibilité dénommée « Télétravail – critères d’éligibilités » annexée au présent accord.
Cette grille a été élaborée en concertation avec les responsables de service et les représentants du personnel. Elle est commune à tous les services de l’APGIS : seuls les indicateurs liés à l’activité seront à adapter par les managers (communs par emploi).
Si un ou plusieurs des critères n’est pas rempli, le collaborateur ne pourra pas bénéficier du télétravail. Dans le cas contraire, la pré-autorisation sera confirmée et la pratique du télétravail accordée (sous réserve d’une réversibilité ultérieure).
3.2.3 - Formalisation
A l’issue du premier entretien, le responsable de service transmettra aux service des ressources humaines :
La fiche d’entretiens relatifs au passage en télétravail avec l’étape I dûment complétée signée du collaborateur et du manager
Les attestations demandées (assurances, conformité électrique…)
A l’issue du second entretien, le responsable de service transmettra au service des ressources humaines :
La fiche d’entretiens relatifs au passage en télétravail avec les étapes I et II dûment complétées signées du collaborateur et du manager
La grille « Télétravail – critères d’éligibilités » signé du manager
Ces documents permettent de confirmer l’accord entre les deux parties ou motiver le refus. Une fois ces documents validés par la direction des ressources humaines, une copie de la « fiche d’entretiens » sera remise au collaborateur. Il est précisé qu’en cas d’acceptation, l’accord donné au salarié pour la mise en place de cette organisation sera entériné sous réserve d’une réversibilité ultérieure.
3.2.4 – Période d’adaptation
Afin de permettre au collaborateur et à sa hiérarchie de tester le bon fonctionnement et l’efficacité de cette forme d’organisation du travail, il est convenu d’aménager une période d’adaptation de 3 mois. A l’approche du terme des 3 mois, ou à tout moment au cours des trois mois si des critères d’éligibilité font défaut, le responsable s’entretiendra avec le collaborateur sur cette nouvelle organisation et validera ou infirmera la pré-autorisation accordée. Pendant cette période, chacune des parties pourra mettre fin au télétravail en informant l’autre partie par écrit moyennant un délai de prévenance de 7 jours, sauf accord réciproque des deux parties pour raccourcir ce délai. Le salarié retrouvera les modalités d’organisation et d’exercice de son activité en 100 % présentiel. La direction des ressources humaines en sera immédiatement informée.
3.2.5 – Outils d’objectivation de l’éligibilité et de son suivi
Le manager dispose le cas échéant d’outils statistiques permettant d’apprécier et d’objectiver l’éligibilité lors de la période d’adaptation et tout au long de la mise en place du télétravail.
Ainsi, le manager pourra notamment s’assurer individuellement et aléatoirement :
que le rythme de travail est identique en télétravail que sur site grâce à l’outil statistique du logiciel de gestion (suivi des actions/modifications, des consultations, des tickets traités, appels reçus/traités…),
que les heures de badgeages correspondent bien aux heures de connexion/déconnexion (à la connexion distante aussi bien qu’au logiciel de gestion qu’à l’outil téléphonique)
de la joignabilité de chacun et des statuts déclarés dans l’outil
Des rapprochements entre l’ensemble des outils statistiques pourront être réalisés.
3.2.6 – Dispositions transitoires aux collaborateurs déjà en poste à la signature du présent accord et ayant déjà effectué du télétravail durant la crise sanitaire
Comme indiqué à l’article 2.2, la pratique du télétravail durant la crise sanitaire ne saurait valoir reconnaissance tacite de l’acquisition et du respect des critères d’éligibilité définis dans le présent accord. En effet, la mise en place obligatoire du télétravail en période exceptionnelle de crise sanitaire n’était pas conditionnée aux mêmes exigences que la mise en place du télétravail comme nouveau mode d’organisation du travail. C’est pourquoi, les collaborateurs ayant télétravaillé durant la crise sanitaire restent soumis à la procédure définie ci-dessous, procédure que les parties conviennent néanmoins d’alléger pour les collaborateurs de l’APGIS déjà en poste à la date de signature du présent accord et ayant déjà exercé leur activité en partie en télétravail sur une période de 3 mois consécutifs. En effet, fort de l’expérience de la pratique du télétravail durant la crise sanitaire, les parties conviennent que la période d’adaptation a déjà été effectuée et permet d’évaluer l’ensemble des critères d’éligibilité dès le premier entretien. Ainsi, pour ces seuls collaborateurs :
un unique entretien sera organisé par le manager pour évaluer l’éligibilité au télétravail
la période d’adaptation sera levée
La fiche d’entretiens dûment évaluée, complétée (étapes I et II) et signée des deux parties et la grille « Télétravail – critères d’éligibilités » seront transmises au service des ressources humaines avec les justificatifs afférents. S’il s’avère que les critères d’éligibilité ne sont pas remplis, il sera mis fin au télétravail à l’issue d’un délai de 15 jours suivant l’entretien. Le salarié retrouvera alors les modalités d’organisation et d’exercice de son activité en 100 % présentiel. Enfin, les parties conviennent qu’à la mise en place du présent accord, le délai défini à l’article 3.2.2 pourra être allongé pour tenir compte de l’afflux de demande auquel le manager pourra avoir à faire face.
3.2.6 – Délai de ré-étude de la demande en cas de refus
En cas de refus, une nouvelle demande pourra être formulée par le collaborateur à l’expiration d’un délai d’un an à compter du refus dans le respect de la procédure ci-dessous (y compris période d’adaptation).
Article 3.3 – Horaire de travail et joignabilité
Le télétravail s’exerce dans le respect des dispositions légales et conventionnelles applicables en matière de temps de travail et de l’option choisie.
Le passage en télétravail n’a aucune incidence sur la durée de travail du salarié, en particulier sur le nombre d’heures ou de jours travaillés.
Le télétravailleur reste soumis aux mêmes obligations de respect des temps et horaires de travail.
Les parties rappellent que le télétravail ne doit pas avoir pour effet d’entraîner un dépassement des durées maximales de temps de travail ou le non-respect des durées minimales de temps de repos.
Le collaborateur est tenu de respecter ses horaires de travail et il appartient au manager d’y veiller.
Pour inciter à ce respect face aux dérives constatées et préserver la santé de chacun, les parties réaffirment l’interdiction de report de plus de 07 heures de crédit d’une semaine sur l’autre sans possibilité de cumul d’une semaine à l’autre. Elles conviennent de plafonner les compteurs de crédit individuel à 07 heures sauf en cas de demande expresse et écrite du manager ou de la RH d’accomplir des heures supplémentaires. Cette disposition se substitue à celle de l’accord du 5 janvier 2017. Le décompte du temps de travail est effectué de la même manière que sur site, à savoir un système de pointage (badgeage) sur l’outil de gestion des temps.
Les collaborateurs dont le temps de travail est décompté en jour ont l’obligation d’organiser leur temps de travail en respectant les durées minimales de repos et maximales de travail prévues par le code du travail.
En cas de non-respect de la durée et du temps de travail (à la hausse ou à la baisse), il pourra être mis fin au télétravail.
Lors des jours de télétravail, le collaborateur doit être joignable durant toute la période de travail pointée sur l’outil de gestion des temps (de son badgeage d’entrée à son badgeage de sortie).
Les collaborateurs dont le temps de travail est décompté en jour doivent être joignables sur leur portable tout au long de leur journée de travail et a minima durant les plages fixes définies par l’accord d’entreprise.
Il est expressément rappelé que le collaborateur en situation de télétravail doit être joignable et en mesure de répondre dans les mêmes conditions que dans les locaux de l’entreprise, y compris en situation urgente.
Les collaborateurs en situation de télétravail se verront attribuer en priorité les permanences téléphoniques. Ils sont tenus d’être joignables sur les plages qui leur sont affectées.
Le collaborateur devra se trouver dans un environnement calme pour répondre aux appels téléphoniques et aucune nuisance liée à la vie personnelle ne devra être perçue par l’interlocuteur (musique, télévision, discussion, enfant, animaux…). En cas de réclamations, des écoutes pourront être effectuées conformément aux dispositions prévues dans la charte téléphonique.
3.3.1 - Les collaborateurs disposant de l’outil téléphonique (Isicom à la date de signature du présent accord)
Les collaborateurs doivent se connecter à l’outil téléphonique dès leur badgeage sur l’outil de gestion des temps. Cette connexion doit être faite obligatoirement même si le collaborateur ne prend pas les appels de l’extérieur. Dans ce cas, il doit se mettre en traitement administratif de sorte à ne recevoir que les appels internes auxquels il est obligé de répondre.
3.3.2 – Les collaborateurs ne disposant pas de l’outil téléphonique
Les collaborateurs ne disposant pas de l’outil téléphonique doivent transférer leur ligne fixe professionnelle sur leur téléphone portable ou communiquer leur numéro de téléphone portable afin d’être joignables comme s’ils étaient sur site.
Article 3.4 – Droit à la déconnexion
Les collaborateurs disposent d’un droit à la déconnexion définit dans l’accord relatif au droit à la déconnexion.
Ce droit à la déconnexion vise notamment à préserver la vie privée et à favoriser la meilleure articulation entre l’activité professionnelle et la vie personnelle et familiale.
Ainsi, il est expressément rappelé que les collaborateurs ne sont pas tenus de répondre à toutes sollicitations professionnelles, sauf circonstances exceptionnelles, par mail/sms/contacts téléphoniques, réseaux sociaux, WhatsApp ou autre messagerie instantanée qui interviendraient en dehors des heures habituelles de travail, le week-end et pendant les congés.
Le collaborateur en est également acteur en veillant à faire un bon usage des outils numériques à sa disposition et en respectant les temps de repos et de congés.
En cas d’écarts fréquents constatés, il pourra être mis fin à la situation de télétravail.
Article 3.5 – Incident informatique ou impossibilité de connexion
Le collaborateur en télétravail bénéficie d’une assistance analogue à celle fournie pour un travail effectué sur site. Les parties précisent qu’aucune intervention ne sera réalisée au domicile du collaborateur par les équipes en charge de l’assistance informatique.
En cas de panne, de problème technique, de mauvais fonctionnement des équipements informatiques, de mauvaise connexion au haut débit, le collaborateur en télétravail avise immédiatement son manager, le service RH et le service support informatique.
En cas de problème technique (du fait du réseau du collaborateur ou de celui de l’APGIS), le collaborateur reviendra exercer son activité sur site sans délai (et au plus tard le lendemain), jusqu’à la remise en état de fonctionnement du poste de travail à domicile.
En cas d’impossibilité de retour dans la journée sur site, le collaborateur devra poser une journée ou demi-journée de congés, RTT ou CSA. En cas d’incident intervenant au cours de l’après-midi et inférieur à une demi-journée, le temps manquant pourra être pris sur l’éventuel crédit d’heure présent sur le compteur.
Réversibilité
Au-delà de la période d’adaptation, le collaborateur, son responsable hiérarchique ou la direction des ressources humaines ont la possibilité de revenir à la situation initiale, c’est-à-dire une exécution du contrat de travail sans télétravail.
La partie souhaitant mettre un terme ou suspendre provisoirement la situation de télétravail devra le notifier par écrit à l’autre partie et en adresser une copie au service des ressources humaines. Cette notification se fera par mail avec accusé de réception ou courrier avec accusé de réception.
4.1 - Réversibilité temporaire
L’éligibilité au télétravail peut être temporairement suspendue sur demande du manager lorsque l’organisation et l’animation du collectif de travail le nécessitent ou lorsque des activités ou projets nécessitent des échanges et interactions quotidiennes entre plusieurs membres d’une ou plusieurs équipes. Ce peut être le cas par exemple en cas de travaux de réponses à appels d’offres, de période de bilan, de modification d’un outil de travail nécessitant des formations, de migrations, mise en place d’un nouveau contrat… Une période de réversibilité temporaire est également appliquée au retour d’une période de longue absence pour permettre un accompagnement adapté.
4.2 - Réversibilité de droit
La réversibilité est automatique :
lorsque l’un des critères d’éligibilité n’est plus rempli
en cas de mobilité professionnelle du salarié conformément à l’article 2.2.1
en cas d’exercice de l’activité professionnelle en dehors du territoire métropolitain
La situation de télétravail prendra fin dès la date de survenance de l’évènement.
4.3 - Réversibilité à la demande de l’une des parties
Le collaborateur ou le manager peut mettre fin à tout moment à la situation de télétravail sous réserve d’un délai de prévenance d’un délai de 15 jours, sauf accord des parties.
Ce délai pourra être réduit ou allongé d’un commun accord, en cas de circonstances exceptionnelles et contraignantes faisant obstacle au maintien de l’activité en télétravail (conditions d’hébergement par exemple).
La réversibilité à l’initiative du manager ou de la direction des ressources humaines ne constitue pas une sanction disciplinaire. Les fautes ou insuffisances professionnelles durant les journées télétravaillées feront l’objet de sanctions disciplinaires telles que prévues par le règlement intérieur de l’institution.
Situations particulières
Les parties souhaitent faciliter l’exercice de l’activité professionnelle lorsque certaines situations particulières surviennent en offrant la possibilité d’aménager et d’adapter l’organisation du télétravail lorsque cela est possible. Le collaborateur entrant dans l’une de ces situations et souhaitant aménager l’organisation de leur télétravail devra en faire la demande écrite à son responsable de service, copie service des ressources humaines.
5.1 – Maternité
Pour les collaboratrices qui bénéficient de l’autonomie nécessaire et remplissent les critères d’éligibilité, la présence minimum sur site est réduite à un jour par semaine à partir d’un mois de grossesse. A partir du 6e mois de grossesse, l’activité pourra être accomplie en 100 % télétravail.
5.2 – Handicap
Pour les collaborateurs disposant de la reconnaissance travailleur handicapé (RQTH) et qui bénéficient de l’autonomie nécessaire et remplissent les critères d’éligibilité, d’éventuelles adaptations de poste au domicile du salarié, sur recommandation du médecin du travail, pourront être prises en charge, sous réserve d’une étude de faisabilité en lien avec l’AGEFIPH.
De même, pour ces mêmes collaborateurs, si le handicap le nécessite, un aménagement spécifique et adapté de l’organisation du télétravail pourra être retenu, pour une durée déterminée, sur recommandation du médecin du travail et après accord du salarié, du manager et de la direction des ressources humaines.
5.3 - Aidant
Une attention particulière sera portée aux situations individuelles de proches aidants (situation médicale attestée par un certificat du médecin traitant justifiant la nécessité d’accompagner temporairement un proche) afin de les accompagner, notamment au travers la mise en place d’une organisation de télétravail adaptée, après étude de la situation avec leur manager et le service des ressources humaines.
L’aidant devra déclarer le domicile d’exercice exceptionnel de l’activité et fournir les attestations correspondantes. Un matériel spécifique (ordinateur portable) pourra lui être mis à sa disposition temporairement et sur demande pour permettre à l’aidant d’exercer son activité professionnelle depuis le domicile du proche aidé.
Un aménagement ne pourra être envisageable que si le collaborateur bénéficie de l’autonomie nécessaire et remplit les critères d’éligibilité.
Télétravail occasionnel et circonstances exceptionnelles
6.1 – Télétravail en cas de circonstances exceptionnelles
Dans le cadre des articles L.1222-9 et L.1222-11 du code du travail, en cas de circonstances exceptionnelles, notamment de menace d’épidémie, épisode de pollution d’ampleur ou en cas de force majeure, la mise en œuvre du télétravail peut être considérée comme un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l’entreprise et garantir la protection des salariés.
Les parties conviennent que l’Institution pourra étendre ponctuellement et unilatéralement le télétravail dans des conditions qu’elle aura définies et notamment en cas de :
Survenance d’une situation de catastrophe naturelle, d’épisode de pollution d’ampleur ou de situations spécifiques rendant impossible tout ou partie de l’activité sur un ou plusieurs sites
Pandémie
Perturbations très significatives et durables paralysant la circulation des moyens de transports
6.2 – Télétravail occasionnel
Les parties conviennent d’autoriser le télétravail occasionnel pour permettre de répondre à des situations inhabituelles et imprévisibles ou à des situations d’urgence.
Les situations pouvant donner lieu à une demande de télétravail occasionnel doivent relever d’évènements exceptionnels justifiés tels que par exemple panne de voiture occasionnant des difficultés de déplacement très importantes et inhabituelles, une fuite dans sa résidence, des intempéries très importantes, une grève des transports publics… Un justificatif devra être produit lorsque la situation le permet (panne, fuite, grève…).
Sous réserve d’être équipé des outils de travail à distance, il appartient au collaborateur souhaitant bénéficier d’une journée occasionnelle d’en faire la demande préalable via l’outil de gestion des temps, tout en avertissant dans le même temps sa hiérarchie de sa demande. Le télétravail n’est pas de droit, il ne sera le cas échéant accordé qu’après validation du manager et en fonction de l’organisation de l’activité. Il ne donnera lieu à aucune indemnité.
Equipements de travail
Sous réserve de la conformité de l’installation électrique au(x) domicile(s) déclaré(s) par le collaborateur aux normes électriques en vigueur qui relève de sa responsabilité, l’Institution s’engage, bien que cela ne relève d’aucune obligation légale, à remettre au collaborateur éligible au télétravail :
Une micro unité centrale ou un PC portable que le collaborateur devra transporter entre son lieu d’exécution du travail et l’Institution
Un casque téléphonique (si nécessaire à l’activité)
Une webcam
Un kit de connexion sécurisé
L’accès aux logiciels nécessaires à l’exercice de l’activité professionnelle
Une sacoche de transport du matériel pourra être remise à la demande. Pour le transport du matériel, en cas de handicap contre-indiquant le port de charge, une solution alternative sera recherchée. Par ailleurs, pour le confort de chacun, il est remis, sauf en cas de refus du collaborateur :
Un écran 24’
Un clavier
Une souris
Le financement et la maintenance de ce matériel est à la charge de l’Institution. Ce matériel est mis à disposition pour l’exécution exclusive des missions professionnelles et reste la propriété de l’APGIS. Il peut à tout moment être demandé de le restituer et en tout état de cause à la fin de la relation contractuelle. Il peut également être demandé de le rapporter sur site pour en assurer la maintenance. Le transport pour l’un et l’autre cas sera de l’organisation, de la responsabilité et au frais du collaborateur. Le collaborateur s’engage à prendre soin des équipements et à en faire un usage conforme à sa destination dans des conditions d’emploi normales et à en avoir l’usage exclusif. En cas d’usage non conforme, de non-respect des règles de sécurité ou encore de pertes ou casses réitérées, il pourra être mis fin au télétravail. Soucieux de la santé et de la sécurité des collaborateurs en cas de pratique régulière du télétravail, les parties conviennent qu’à l’issue de la période d’adaptation de 3 mois, si la mise en place du télétravail est confirmée, le collaborateur pourra dans un délai de 2 mois à compter de cette mise en place, bénéficier d’une indemnité d’installation pour l’achat de mobilier défini ci-dessous correspondant à 50 % de la dépense, dans la limite de 75 euros, sur présentation d’une facture nominative dûment acquittée. Ce mobilier pourra limitativement concerner l’achat soit :
D’une chaise de bureau
D’un bureau
D’un repose pied
La facture nominative, dûment acquittée avec date d’achat et mention claire du produit devra être adressée au service RH. Aucun remboursement rétroactif ne sera effectué.
Enfin, à compter du 1er janvier 2022, les collaborateurs qui opteront pour le télétravail régulier bénéficieront d’une indemnité forfaitaire destinée à couvrir les frais et surcoûts engendrés par une activité au domicile de 2 euros par journée télétravaillée, dans la limite de 20 euros par mois.
Le versement de cette indemnité est subordonné au respect du process de formalisation prévu à l’article 3.2 et à la planification des jours de télétravail régulier dans l’outil de gestion des temps.
En tout état de cause, il est expressément précisé que cette indemnité n’est pas cumulable avec l’indemnité prévue au 2.4 de l’accord du 27 janvier 2021.
Ces dispositions se substituent à l’article 2.3 de l’accord du 27 janvier 2021.
Les parties conviennent que si durant la période de validité du présent accord, une remise en cause totale ou partielle de l’exonération du montant de l’allocation forfaitaire ou des plafonds intervenait, le versement de cette allocation serait revu. A cette fin, les parties se réuniraient.
Protection des données et confidentialité
L’obligation de confidentialité et de protection des données est renforcée du fait du télétravail.
Les collaborateurs en situation de télétravail s’engagent à respecter les règles de sécurité et de confidentialité en vigueur au sein de l’entreprise, le règlement intérieur et toutes règles d’utilisation des systèmes d’informations.
Ils s’engagent à être particulièrement attentifs à la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité des informations auxquelles il a accès.
Ils doivent veiller notamment à empêcher l’accès des données stockées en respectant les normes de sécurité (confidentialité de l’identifiant, du mot de passe, conservation en lieu sûr de sa yubikey (ou tout autre système de sécurité), verrouillage de l’accès à son matériel…).
De même, le salarié s’engage à n’imprimer à son domicile aucun document et aucune information auxquels il a accès dans le cadre de l’exercice de sa mission et à ne connecter aucune imprimante au matériel professionnel. De même, le salarié n’emmènera ni ne conservera à son domicile aucun document contenant des données personnelles.
Accompagnement des acteurs
L’accompagnement des managers et des collaborateurs est une des conditions de réussite de ce mode d’organisation du travail.
9.1 – Formation professionnelle
De nombreuses actions de formation et de sensibilisation ont déjà été mises en place tant à destination des managers que des collaborateurs. Il convient de les poursuivre.
A ce titre, ils se sont vus et/ou se verront proposer un accompagnement approprié sur différentes thématiques telles que notamment :
La gestion au quotidien du télétravail : organisation de l’espace de travail, ergonomie, gestion de l’alternance travail sur site/à distance…
Travailler efficacement en télétravail et garder le lien : favoriser les interactions à distance, agir sur ma relation à distance avec mes collègues et mon responsable, gérer mon temps…
Les outils de connexion et de communication à distance
La mise en œuvre du présent accord
La prévention des RPS
9.2 – Entretiens avec les collaborateurs
Manager et collaborateur échangeront sur la pratique du télétravail lors des entretiens individuels d’évaluation.
Ils échangeront également dès lors que la réversibilité, à l’initiative de l’une ou l’autre partie, est envisagée.
La pratique du télétravail ne doit pas être un frein au parcours professionnel du collaborateur. Ce dernier peut s’entretenir avec un représentant de la direction des ressources humaines au maximum tous les 6 ans.
En effet, pour tous les collaborateurs de l’APGIS, les parties conviennent qu’un entretien professionnel est organisé tous les six ans suivant l’entrée du salarié au sein de l’Institution (ou de la promulgation de la loi du 5 mars 2014, révisée par la loi du 5 septembre 2018), avec un représentant de la direction des ressources humaines.
Les salariés qui le souhaitent pourront bénéficier à leur demande d’un entretien professionnel « intermédiaire » tous les trois ans. Cette demande devra être effectuée auprès de la direction des ressources humaines.
Les collaborateurs reprenant leur emploi après une suspension de contrat supérieure à 3 mois (congé maternité, parental, sabbatique, longue maladie…) bénéficieront néanmoins d’un entretien professionnel « anticipé » dit de reprise. L’entretien professionnel qui se tient au retour de l’un de ces congés constitue le nouveau point de départ du délai de six ans mentionné ci-dessus.
L’entretien s’effectue, sauf impossibilité justifiée, en présentiel et donnera lieu à la rédaction d’un document formalisé.
Tous les 6 ans, l’entretien professionnel dresse par ailleurs un état des lieux récapitulatif du parcours professionnel du salarié. Cet état des lieux, qui pourra être accolé à l’entretien professionnel, donne également lieu à la rédaction d'un document formalisé.
Ces dispositions sur l’entretien professionnel se substituent aux dispositions de l’article 3.2 de l’accord du 27 janvier 2021.
9.3 – Communication
Une information reprenant les principales dispositions du présent accord sera mise en ligne sur l’intranet de l’Institution.
Il sera annuellement communiqué au CSE :
Le nombre de télétravailleurs répartis par catégories professionnelles et par sexe
Le nombre d’accidents de travail durant le télétravail
Le nombre de demandes de réversibilité mises en œuvre
Santé et sécurité
Il est expressément rappelé qu’en cas d’arrêt maladie ou accident, le collaborateur ne devra pas télétravailler pendant le période de suspension du contrat de travail.
Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et à la sécurité au travail sont applicables aux collaborateurs en télétravail. Il en est de même du règlement intérieur de l’Institution.
Les collaborateurs en situation de télétravail sont couverts par la législation sur les accidents du travail et maladies professionnelles pour les accidents survenus dans le cadre de l’exécution du travail à domicile, sous réserve de l’appréciation porté par la CPAM.
En cas d’accident survenu pendant les jours et heures de travail au(x) domicile(s) déclaré(s), le collaborateur devra informer son responsable de service et le service RH sans délai et fournir toute information nécessaire. En particulier, il précisera les circonstances de l’accident permettant d’établir un lien avec l’activité professionnelle.
En cas d’arrêt de travail pour maladie ou accident, comme tous les autres collaborateurs, le collaborateur en situation de télétravail doit prévenir son responsable de service (ou le service RH) et adresser un certificat d’arrêt de travail, le tout dans les délais prévus par le règlement intérieur de l’Institution.
Droits des télétravailleurs
Les collaborateurs en situation de télétravail bénéficient des mêmes droits et avantages légaux et conventionnels que ceux applicables aux collaborateurs, placés dans une situation comparable, travaillant sur site.
A ce titre, et sous réserve de l’absence de remise en cause du dispositif ou de son exonération, ils bénéficient, sauf renonciation de leur part, d’un titre restaurant pour une journée télétravaillée.
Ils ont les mêmes accès à l’information et sont tenus aux mêmes obligations que l’ensemble des collaborateurs.
L’activité et la charge de travail demandées à un salarié en télétravail sont équivalentes à celles demandées aux collaborateurs ayant une fonction identique exercée dans les locaux de l’Institution.
Le télétravailleur reste électeur et éligible aux élections professionnelles.
Suivi de l’accord
Une commission de suivi du présent accord est créée.
Elle est composée d’un représentant syndical par organisation syndicale signataire, de trois élus du CSE, de représentants des managers et de la direction.
Il est convenu que cette commission se réunira pour la première fois dans le courant du mois de juin 2022 pour faire un bilan de sa mise en œuvre et échanger sur les éventuelles évolutions nécessaires.
Elle se réunira ensuite une fois par an sur la durée de l’accord.
Entrée en vigueur et durée de l’accord
Cet accord est conclu pour une durée indéterminée.
Il entre en vigueur à sa date de signature. La pratique du télétravail dans les conditions susvisées est applicable à compter du 1er novembre 2021.
Dans le cas où les mesures légales, réglementaires ou conventionnelles relatives au télétravail venaient à évoluer ou à être modifiées, les parties se réuniraient à l’initiative de l’une d’elles afin d’envisager la nécessité de la révision totale ou partielle du présent accord.
Révision et dénonciation
L’accord pourra être révisé au cours de cette période d’application, par voie d’avenant, signé par les mêmes parties et dans les mêmes formes que le texte initial, dans la mesure où sa mise en œuvre n’apparaîtrait plus conforme aux principes ayant conduit à son élaboration.
Dans ce cas, un avenant à l’accord sera conclu entre les parties et sera déposé auprès de la DRIEETS du lieu de la conclusion de l’accord dans les conditions visées à l’article 15.
Le présent accord pourra être dénoncé au cours de la même période d’application, dans les conditions prévues à l’article L.2222-6 du code du travail.
Dépôt et publicité de l’accord
Un exemplaire original de cet accord est remis à chaque signataire.
Le présent accord sera déposé à l’initiative de la direction au greffe du conseil de prud’hommes du Val de Marne.
Il sera déposé auprès de la DRIEETS IDF UD094 sur la plateforme de télé procédure prévue à cet effet : https://www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr.
Le présent accord sera publié sur le site intranet de l’entreprise et déposé en ligne, anonymisé, sur la base de données nationale.
