Par le présent accord, dans un contexte où les technologies de l’information et de la communication jouent un rôle de plus en plus important dans le fonctionnement de l’Association, cette dernière met à disposition des partenaires sociaux les moyens d’information et de communication favorisant les conditions d’exercice des responsabilités syndicales et électives, et en définit les conditions d’utilisation.
Article 1 : objet et champ d’application de l’accord
Le présent accord a pour objet de définir les principes et les conditions d’utilisation par les organisations syndicales ayant constitué une section syndicale ainsi que les représentants du personnel dans les instances de représentation du personnel (IRP) des technologies de l’information et de la communication, en vue notamment de faciliter les échanges avec la direction de l’Association PROMETA et les salariés.
Article 2 : principes et conditions générales d’utilisation
Les technologies de l’information et de la communication constituent un outil essentiel et incontournable dans l’activité professionnelle et quotidienne de l’ensemble des utilisateurs au sein de PROMETA. Leur utilisation s’effectue dans le respect des lois et règles en vigueur, et notamment :
le Règlement Général pour la Protection des Données Personnelles (RGPD) du 27 avril 2016 entré en application le 25 mai 2018,
la loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978 modifiée,
la Charte informatique en vigueur au sein de PROMETA,
les règles régissant la protection de la vie privée et le droit à l’image, et celles relatives à la protection des droits d’auteur.
Par ailleurs, les utilisateurs s’engagent à respecter :
la confidentialité des informations qui leur sont désignées comme telles et l’obligation de discrétion qui en découle, dans cette hypothèse, l’Association veillera à ce que le caractère confidentiel des documents mis à disposition soit explicitement signalé aux représentants du personnel auxquels ils sont transmis,
les principes de discrétion et le devoir de réserve inhérents aux documents auxquels ils ont accès afin d’examiner les situations individuelles des salariés dans le cadre des prérogatives dont ils disposent, ainsi qu’aux débats ayant lieu au sein des réunions
les règles d’usage et les consignes de sécurité informatique en vigueur dans l’Association,
les conditions techniques et exigences de bon fonctionnement des ressources et des équipements informatiques et télécommunications de l’Association.
Il est également rappelé que les logos et autres éléments de l’identité visuelle DE PROMETA ne peuvent être utilisés par les bénéficiaires du présent accord sans autorisation expresse de l’Association.
Article 3 : l’accès et l’utilisation de la messagerie électronique de l’Association par les organisations syndicales et les représentants du personnel
L’Association met à disposition des organisations syndicales ayant constitué une section syndicale ainsi que des membres de la délégation du personnel en CSE les outils numériques leur permettant de communiquer avec les salariés, dans le cadre des dispositions de l’article L.2142-6 du Code du Travail qui prévoit que leur utilisation doit satisfaire les conditions suivantes : - être compatible avec les exigences de bon fonctionnement et de sécurité du réseau de l’association, - ne pas avoir de conséquence préjudiciable à la bonne marche de l’Association, - préserver la liberté de choix des salariés d’accepter ou de refuser un message. 3.1. Bénéficiaires Des adresses mail génériques et non-nominatives sont attribuées à chaque section syndicale d’établissement et au Comité Social et Economique (CSE). Les adresses mail génériques sont intitulées de la façon suivante : Sectionsyndicale@poleformation-uimmcvdl.fr cse@poleformation-uimmcvdl.fr Chaque section syndicale désigne un administrateur de la boîte générique qui lui est attribuée. Le secrétaire du CSE est l’administrateur de la boîte générique attribuée au CSE. L’utilisation de la messagerie est strictement réservée à l’exercice des responsabilités syndicales ou représentatives au sein de PROMETA, au titre des mandats de délégué syndical, membre titulaire ou suppléant du CSE. Les boîtes mail sont utilisées exclusivement, pour celles attribuées aux sections syndicales, pour la diffusion de tracts et de communications syndicales, et pour celles attribuées aux CSE et CSE Central, pour la diffusion des comptes rendus de réunion de l’instance (points à l’ordre du jour, positions communes des membres…). 3.2. Communication avec la direction L’utilisation de la messagerie électronique est privilégiée dans la communication entre la direction et les représentants du personnel. Elle est utilisée pour l’échange de courriers et d’informations, la convocation aux réunions CSE et aux réunions de négociation, l’envoi de l’ordre du jour des instances…et se substitue au courrier papier. Elle peut se faire :
soit par l’utilisation de la messagerie générique attribuée à la section syndicale ou au CSE,
soit par l’utilisation de la messagerie individuelle professionnelle dont dispose chaque salarié.
3.3. Communication avec les salariés La diffusion des communications syndicales et des comptes rendus de réunion auprès des salariés par messagerie électronique s’effectue selon les modalités et dans les conditions suivantes : - les communications diffusées par les organisations syndicales ou les représentants du personnel portent obligatoirement une mention précisant que le salarié destinataire a la possibilité de demander à ne plus recevoir de message de la part de l’organisation syndicale ; il sera alors retiré de la liste de l’organisation syndicale ou de l’IRP concernée ; - les messages diffusés doivent respecter les principes posés au chapitre 2 du présent accord. Les organisations syndicales et représentants du personnel dans les IRP sont soumis aux dispositions et obligations résultant du RGPD ; en tant que détenteurs de données personnelles sur les salariés, ils sont à ce titre responsables de traitement et ils doivent respecter les principes qui y sont posés, en particulier pour toute communication comportant des données personnelles qu’ils effectueraient ; - les messages sont diffusés en copie cachée, afin de garantir l’anonymat des salariés s’étant opposés à la diffusion de leur adresse mail et afin d’éviter les réponses en « cascade » ; l’indication du caractère syndical du message doit être clairement mentionnée dans l’objet du message ; - afin d’optimiser le fonctionnement des boîtes de messagerie, les utilisateurs veilleront à l’archivage régulier de leur contenu.
Article 4 : dispositions finales
L’accord entrera en vigueur au lendemain de son dépôt. Il est conclu pour une durée déterminée de 2 ans à compter de son entrée en vigueur. Les signataires conviennent qu’un bilan global de la mise en œuvre de l’accord sera réalisé avant son expiration, en vue de préparer la négociation d’un nouvel accord. Chaque partie signataire peut demander la révision de l’accord dans les conditions posées par les articles L.2261-7 et L.2261-8 du Code du Travail. L’accord sera déposé auprès de la Direccte et du Conseil de Prud’hommes, selon les modalités prévues par le Code du travail.
Fait à La Chapelle Saint Mesmin, le 31/08/2020 En 3 exemplaires originaux
