Accord d’entreprise sur le recours au vote électronique pour les élections des membres Comité Social et Economique
Entre les soussignés ;
L’association Ar Roc’h, représentée par Monsieur Xxxxxx XXXXXXXagissant en qualité de directeur général de l’association Ar Roc’h,
Et
Les représentants du personnel (en l’absence d’organisations Syndicales représentatives) au sein de l’association Ar Roc’h, représentés par :
Monsieur Xxxxxx XXXXXXXElu collège non cadre et secrétaire de la DUP
Monsieur Xxxxxx XXXXXXXElu collège non cadre
Madame Xxxxxx XXXXXXXElue collège non cadre
Madame Xxxxxx XXXXXXXElue collège non cadre
Monsieur Xxxxxx XXXXXXXElu collège cadre
Les parties conviennent de signer un accord sur le vote électronique afin de définir les modalités du processus.
PREAMBULE
AU regard de l’article L 2232-25 du Code du travail, en l'absence d'élu mandaté, les membres titulaires de la délégation du personnel au CSE non mandatés peuvent négocier et conclure des accords collectifs. La validité de l'accord est subordonnée à sa signature par des membres titulaires de la délégation du personnel représentant la majorité des suffrages exprimés lors des dernières élections professionnelles.
Comme le propose la loi pour la confiance dans l'économie numérique, les parties signataires conviennent, pour les prochaines élections professionnelles des membres du Comité Social et Economique, d'aménager le processus des opérations de vote en ayant recours au vote électronique.
Le présent accord collectif a pour objet de préciser le fonctionnement du système retenu et le déroulement des opérations électorales.
L’association Ar Roc’h et les organisations syndicales ou à défaut, les membres de la Délégation Unique du Personnel, définiront ultérieurement dans le protocole d'accord préélectoral notamment les modalités techniques et fonctionnelles de vote, le calendrier électoral et la répartition des sièges.
PRINCIPE DU RECOURS A UN PRESTATAIRE
Les signataires conviennent de confier à une société prestataire, l'organisation matérielle et technique du processus de vote électronique.
La société MAILEVA (ci-après dénommée « le prestataire ») dont le système de vote électronique a été audité et l'audit mis à disposition de la commission nationale informatique et libertés, a été choisie pour organiser le scrutin, sur la base d'un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires énoncées notamment aux articles R. 2314-9 à R. 2314-21 et R. 2324-5 à R. 2324-17 du code du travail. Le système retenu respecte les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, à savoir :
la sincérité et l'intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l'électeur et le bulletin enregistré dans l'urne électronique,
l'anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur,
l'unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin,
la confidentialité et la liberté du vote : permettre d'exercer son droit de vote sans pression extérieure.
Le protocole d'accord préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord.
RESPECT DE LA LOI INFORMATIQUE ET LIBERTES
Pour les seules nécessités des opérations électorales (notamment l'établissement des listes électorales), l’association Ar Roc’h sera amenée à transmettre au prestataire des fichiers établis à partir d'extraction des fichiers de gestion du personnel de l’association. Dès l'accomplissement de ces formalités, les représentants du personnel de l’association en seront informés. Le système de vote électronique mis en place par le prestataire doit avoir fait l'objet d'une déclaration auprès de la Commission Nationale Informatique et Libertés environ un mois avant l'ouverture du vote. L'accomplissement de ces formalités déclaratives sera communiqué aux représentants du personnel de l’association.
MODALITES DE VOTE
Afin d’assurer un taux de participation optimal, les parties conviennent, pour le premier comme le second tour de scrutin, que les élections auront lieu sur plusieurs jours et ce conformément au calendrier à définir dans le protocole d’accord préélectoral.
Il est décidé, par le présent accord, d'adopter un processus de vote électronique, se déroulant comme suit : du lundi à 08h00 et jusqu’au vendredi à 15h00.
Les électeurs auront ainsi la possibilité de voter à tout moment pendant la période d'ouverture du vote électronique, à partir de n'importe quel terminal disposant d’une liaison internet via un lien direct avec le site du prestataire, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de tout autre lieu de leur choix en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.
Le prestataire assure la distinction des votes pour chacun des scrutins par collège électoral.
COMMUNICATION DES LISTES ELECTORALES ET DES LISTES DE CANDIDATS
La première transmission au prestataire des listes électorales, qui seront établies conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral relatif à ces élections, sera faite à la date prévue par le protocole préélectoral.
Les listes de candidats, qui seront établies conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral relatif à ces élections, ainsi que les logos et les professions de foi seront adressés au prestataire pour intégration dans le système de vote électronique à la date prévue par le protocole préélectoral.
Les professions de foi devront être fournies sous la forme d'un fichier au format PDF blanc A4 d'un poids au maximum égal à 100ko sans lien hypertexte et sur une page.
Le logo sera communiqué en format GIF, PNG ou JPEG. Pour assurer l'égalité de traitement entre les listes de candidats, tous les logos apparaîtront à l'écran en respectant le même format.
BULLETINS DE VOTE
Le prestataire assure la réalisation des pages web et notamment la présentation à l'écran des bulletins de vote, après avoir procédé à l'intégration, dans le dispositif du vote électronique, des listes de candidats et des logos conformes à ceux présentés par leurs auteurs. Les listes sont présentées sur les écrans dans l'ordre alphabétique. Par ailleurs, afin de garantir l'égalité de traitement entre les listes de candidats, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins et la typographie utilisée soient identiques pour toutes les listes.
DEROULEMENT DES OPERATIONS DE VOTE
Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation par les salariés de cette technique de vote.
Une note explicative, précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote électronique, sera portée à la connaissance des électeurs suffisamment à l'avance avant l'ouverture du scrutin pour faciliter l'appropriation du vote électronique. Elle sera également mise en ligne sur le site Extranet de l’association afin que les salariés puissent y avoir accès à tout moment.
Pendant la période ouvrée du scrutin, les électeurs auront la possibilité de joindre un correspondant au niveau du service des Ressources Humaines. Une rubrique d’aide et d’explications est également disponible depuis l’interface de vote.
Préalablement à la mise en service du site, la recette des masques présentés à l'écran (équivalent du « bon à tirer ») aura lieu en présence du ou des représentants de la direction, des organisations syndicales et du prestataire au moyen de codes qui auront été fournis par le prestataire.
Par ailleurs, il sera procédé avant que le scrutin ne soit ouvert :
par le prestataire : à un test du système de vote électronique et à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;
par les membres du bureau de vote, à la vérification que l'urne est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet.
Il sera contrôlé par le prestataire, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
MODALITES D'ACCES AU SERVEUR DE VOTE
Chaque électeur recevra avant le vote, par courrier électronique à son adresse professionnelle, un courriel contenant un lien permettant de récupérer l'identifiant et le mot de passe (générés de manière aléatoire) sur un site sécurisé. Cet envoi électronique sera doublé d'un envoi papier à son adresse personnelle précisant l'adresse électronique permettant l'accès au site de vote ainsi que les codes d'accès.
Seul le prestataire aura connaissance de l'identifiant et du mot de passe.
Le code d'identification ainsi que le mot de passe seront également valables en cas de second tour.
Après avoir cliqué sur le lien, l'électeur devra répondre à une question (date de naissance par exemple) pour s'authentifier. Cette information personnelle, préalablement communiquée par l'employeur au prestataire lors de la constitution des listes, permettra à l'électeur d'obtenir les informations qui lui seront nécessaires pour voter. Toute personne non reconnue n'aura pas accès aux pages du serveur de vote.
Une fois connecté, l'électeur se verra présenter les seuls bulletins de vote correspondant à son collège, pour les titulaires et pour les suppléants. Il pourra alors procéder à son choix. La confirmation du vote vaut signature de la liste d'émargement dès réception du vote dans l'urne électronique.
En cas de perte ou d'oubli des codes, après que l'électeur se soit identifié, le prestataire lui adressera de nouveaux codes soit à une adresse mail professionnelle ou personnelle (communiquée par l'électeur) soit par SMS. La génération de nouveaux codes ne pourra être réalisée qu'une fois.
GARANTIES DE CONFIDENTIALITE DU VOTE
Afin de répondre aux exigences posées par les articles L. 2314-21 à L. 2314-23 et L. 2324-19 à L. 2324-21 du code du travail, le flux du vote et celui de l'identification de l'électeur sont séparés. L'opinion émise par l'électeur est ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d'identification des électeurs. Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.
Par ailleurs, le prestataire conserve sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde.
Les membres des bureaux de vote, les représentants de l’association et les délégués de liste pourront consulter, sur un site sécurisé, le taux de participation. Cette information sera actualisée tous les jours.
DEPOUILLEMENT - PROCES-VERBAUX – RESULTATS
A l'heure de clôture du scrutin, le site de vote n'est plus accessible aux électeurs. Les opérations de dépouillement seront effectuées dans le bureau de vote, sous l'autorité du président du bureau et dès la clôture du vote, avec la présence obligatoire des assesseurs, des délégués de liste et de l'employeur ou son représentant.
Le mode électronique permet d'obtenir les résultats de manière quasi instantanée :
Le président introduit ses codes sécurisés délivrés par le système et les assesseurs les leurs selon une procédure assimilable aux urnes à double cadenas.
Le dépouillement s'effectue dans un premier temps pour les membres titulaires et dans un second temps pour les membres suppléants. Les attributions des sièges et la désignation des élus sont conformes aux dispositions du protocole préélectoral. Les résultats font apparaître le nombre de voix obtenues pour chaque liste ainsi que le nombre de sièges par liste.
Dans le bureau de vote, il est procédé au décompte des voix et au report de ces résultats sur un formulaire électronique conforme aux modèles Cerfa en vigueur.
Le président du bureau de vote vérifie l'exactitude des procès-verbaux pré-remplis, indique la mention « élu » devant le nom du candidat élu et les signe.
Les autres membres du bureau de vote signent également les formulaires précités.
DISPOSITIONS FINALES
Le présent accord est applicable à l'ensemble des établissements et services de l’association Ar Roc’h pour les élections des membres du comité Social et économique de l’association.
Il est conclu pour une durée déterminée liée aux élections professionnelles de l’année 2019 et cessera donc immédiatement de produire tout effet dès l'élection desdits représentants réalisée et définitive (c'est-à-dire après épuisement, le cas échéant des délais et voies de recours). Il entrera en vigueur le lendemain du jour de son dépôt.
L'accord pourra être révisé dans les conditions prévues à l'article L. 2261-7 et L. 2261-8 du code du travail. Il fera l'objet des formalités de notification, de dépôt et de publicité dans les conditions prévues aux articles L. 2231-5 à L. 2231-7 du code du travail.
Fait à Betton, le 30/04/2019
En 3 exemplaires originaux dont un remis à chaque partie.
