ACCORD COLLECTIF D’ENTREPRISE RELATIF AU TÉLÉTRAVAIL
ENTRE :
L’ASSOCIATION DES FONDATEURS ET PROTECTEURS DE L’INSTITUT CATHOLIQUE DE LYON (A.F.P.I.C.L.) dont le siège social est sis 10 place des Archives – 69288 LYON Cedex 02, représentée par XXXXXXX, Directrice des Ressources Humaines,
D’une part,
ET
LA DELEGUEE SYNDICALE SEPR-C.F.D.T. XXXXXX
D’autre part,
L’A.F.P.I.C.L. et l’Organisation Syndicale représentative étant collectivement ci-après dénommées « les Parties », L’A.F.P.I.C.L. étant dénommée « l’UCLy ».
Pour des questions de lisibilité, le langage inclusif n’est pas utilisé dans le texte de l’accord.
Préambule :
La Direction et l’Organisation Syndicale représentative avaient prévu lors des NAO 2019 une négociation sur le télétravail. A la suite de la mise en place du télétravail en urgence, afin d’assurer la continuité de fonctionnement de l’Université pendant la période de confinement liée à la pandémie COVID-19, la Direction et l’Organisation Syndicale ont souhaité étudier les conditions d’une mise en place pérenne. Le télétravail désigne toute forme d’organisation dans laquelle un travail, qui aurait pu être réalisé dans les locaux de l’employeur, est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire, et dans le cadre d’un contrat de travail, en utilisant les technologies de l’information et de la communication. La mise en œuvre du télétravail au sein de l’UCLy s’inscrit dans une démarche volontariste : - d’amélioration des conditions de travail en permettant aux salariés de mieux concilier vie professionnelle et vie personnelle, - de réduction des temps de transport avec un impact sur la santé et sur l’environnement, - d’exigences de continuité et de qualité de service rendu, - de réflexion sur les pratiques de management et sur les organisations, en lien avec l’usage des nouvelles technologies, - qui inscrit l’UCLy dans une démarche de responsabilisation et d’autonomie des salariés.
Les parties ont donc souhaité formaliser cet usage au sein de l’UCLy, en tenant compte :
- de l’enquête menée par le CSE auprès du personnel après cette période particulière, - des possibilités techniques induites, - de la nécessité de maintenir une présence physique significative au sein de l’UCLy afin de permettre des échanges, une vie de service ou d’institut et une collaboration entre les personnes. Conformément aux souhaits des parties, cet accord veille notamment à ce que la mise en place du télétravail n’ait pas pour conséquence d’isoler le télétravailleur de la communauté universitaire. En ce sens, le télétravail ne constitue en aucun cas une obligation ou un droit acquis et s’accompagne de conditions de mise en place et de suivi.
Les parties rappellent, à la conclusion du présent accord : - l’importance de l’organisation du travail, avec les possibilités nouvelles offertes par cet accord : si les échanges dans l’université, le partage des compétences et l’accueil des étudiants sont plus faciles en présentiel, la concentration sur des sujets de fond, par exemple, est favorisée par le télétravail, - que la confiance mutuelle entre le collaborateur et son hiérarchique, ainsi que le sens commun des responsabilités, sont les facteurs clés de la réussite du télétravail, - que le télétravailleur bénéficie des mêmes droits, devoirs et avantages légaux et conventionnels que ceux applicables aux autres salariés, et notamment le droit à la déconnexion.
C’est dans ce cadre que la Direction et l’Organisation Syndicale ont décidé de poursuivre la mise en œuvre du télétravail jusqu’au 31 août 2022, selon les dispositions qui suivent :
Enseignants et enseignants-chercheurs
Les enseignants, de par leur statut, bénéficient d’une grande autonomie de fonctionnement et d’organisation, qui permet le télétravail, par exemple pour les préparations de cours, pour les corrections. Les enseignants-chercheurs bénéficient de la possibilité de faire partiellement leur temps de recherche en télétravail. Les enseignants et enseignants chercheurs participent à la vie de leur unité avec des temps administratifs, de collaboration, qui sont exercés pour la plus grande partie au sein de l’UCLy. Les enseignants bénéficient sur leur ordinateur personnel de la suite « office ». Par ailleurs la crise sanitaire a conduit les enseignants et enseignants chercheurs à un travail à distance, en urgence. Ce contexte a renforcé la nécessité de suivre l’évolution du métier d’enseignant impacté par l’enseignement à distance, ses conséquences, et de réfléchir à des méthodes de travail adaptées à ces circonstances particulières, dans une perspective de moyen terme, dans laquelle la place de l’enseignement en présentiel est réaffirmée. Les parties n’entendent pas modifier cet état de fait ce qui explique que la suite du présent accord concerne les personnels administratifs et techniques (PAT).
PRINCIPES GENERAUX DE TELETRAVAIL pour les PAT
Article 1.1. : principe de volontariat Le télétravail régulier revêt un caractère volontaire. Il ne peut être mis en œuvre, qu’après accord entre le salarié et son responsable. Les parties rappellent en effet que le télétravail s’inscrit nécessairement dans une démarche fondée sur le double-volontariat et la double réversibilité, tant à l’initiative du salarié que de l’employeur. Il ne peut être mis en œuvre qu’à la demande du salarié et après examen et accord de l’employeur. Ce dernier ne peut imposer le télétravail au salarié, dont le refus ne constitue pas un motif de sanction disciplinaire. En conséquence, il ne constitue en aucun cas ni une obligation, ni un droit acquis. Dans des circonstances exceptionnelles, la mise en œuvre du télétravail est un moyen indispensable pour assurer la continuité de l’activité. Dans ce cas, le télétravail peut être rendu nécessaire et s’imposer à des salariés, après consultations du CSE.
Article 1.2. : principe d’autorisation du télétravail Toute demande de télétravail sera formulée par écrit (Formulaire INTRANET) et subordonnée à l’accord du responsable hiérarchique du salarié concerné. En cas de refus, la réponse devra être motivée par écrit. Article 1.3. : maintien des droits et obligations Le salarié qui exerce son activité en télétravail bénéficie des mêmes droits et reste soumis aux mêmes obligations que ceux qui travaillent sur site, notamment en termes de déroulement de carrière, de respect de la confidentialité des informations professionnelles dont il dispose et de devoir de réserve. Il reste placé sous l’autorité de son responsable hiérarchique. Article 1.4. : principe d’autonomie et relation de confiance Le télétravail est basé sur la capacité du salarié à exercer son activité de façon autonome, à distance et s’inscrit dans une relation de confiance mutuelle avec son responsable. Il nécessite certaines aptitudes individuelles et des qualités professionnelles telles que la gestion du temps de travail, l’autonomie et une bonne maîtrise des applications informatiques indispensables à son activité. Il repose aussi sur la faculté qui doit être donnée à l’employeur de pouvoir apprécier les résultats par rapport aux objectifs fixés. Article 1.5. : principe de caractère régulier du télétravail En dehors de toute situation exceptionnelle (détaillée à l’article 3), le télétravail revêt un caractère régulier et ne peut être occasionnel. Ses caractéristiques sont fixées préalablement à sa mise en place. Les jours télétravaillés sont fixés conjointement entre le salarié et le responsable hiérarchique, ce dernier appréciant sa compatibilité avec la nature des activités exercées et l’intérêt du service. Article 1.6. : principe de réversibilité Le salarié et son responsable peuvent revenir sur l’accord individuel de télétravail, conformément aux modalités définies dans le présent accord à l’article 2.5. Le télétravail pourra également être suspendu sans délai de prévenance pour des raisons liées à la sécurité de l’information.
CRITERES D’ELIGIBILITE pour les PAT
Article 2.1 : les critères d’éligibilité au télétravail Pour pouvoir bénéficier du télétravail, le salarié de l’UCLy doit (conditions cumulatives) :
occuper un poste dont l’exécution en télétravail est compatible avec le bon fonctionnement du service,
disposer des installations techniques minimales requises pour la mise en œuvre d’une organisation en télétravail (espace de travail, connexion internet à haut débit, etc.), selon les fiches techniques en annexes 1 et 2,
être salarié avec une ancienneté de 12 mois.
Le responsable en acceptant le télétravail considère que le salarié dispose d’une capacité d’autonomie suffisante dans le poste occupé et ne pas avoir besoin d’un accompagnement au quotidien. Outre les salariés ne remplissant pas les conditions d’éligibilité, pourront être refusées, après examen, les demandes formulées par les salariés :
dont les missions d’accueil et de contact avec les étudiants ne sont pas compatibles avec le télétravail,
dont la présence physique est nécessaire à l’exécution des missions,
dont les fonctions nécessitent déjà une absence importante et régulière de leur lieu habituel de travail (supérieure à 1 jour par semaine – exemple des responsables de stages).
Article 2.2 : préservation du lien social et temps de télétravail Le responsable hiérarchique assure un contact régulier avec le salarié en situation de télétravail et est attentif, dans la mesure du possible, à ce que l’organisation des réunions permette la présence du salarié. Le télétravail ne devra pas être un frein à la participation à la vie du service et notamment aux réunions de travail. L’entretien annuel avec le salarié, inclura notamment un échange sur les conditions d’activité du salarié et sa charge en télétravail. Afin d’assurer un lien social entre le salarié, son service, et l’ensemble de l’UCLy, et dans le but d’éviter l’isolement professionnel, l’activité exercée en télétravail respectera les temps nécessaires aux échanges dans l’université et au bon fonctionnement du service, avec une présence habituelle minimale de 3 à 4 j/semaine, décidée par le responsable hiérarchique. Les jours de télétravail seront définis par avenant temporaire au contrat de travail selon les règles fixées à l’article 2.4 du présent accord.
Article 2.3. : La demande du salarié et l’acceptation par la Direction Les parties au présent accord conviennent que le passage en télétravail est subordonné à l’accord du responsable hiérarchique (notamment sur le choix du/des jours effectués en télétravail). Le service RH est garant des conditions de la mise en œuvre du télétravail. Le responsable hiérarchique sera attentif à ce que le nombre de télétravailleurs au sein de son équipe soit compatible avec le bon fonctionnement du service et de l’organisation. Dans le cas contraire, il veillera à une répartition équitable. Les étapes de la procédure sont les suivantes :
le salarié doit faire la demande écrite de télétravail par courrier auprès de son responsable hiérarchique, avec copie à la DRH, selon le formulaire en annexe 4, disponible sur l’intranet UCLy,
Cette demande est argumentée et précise les conditions techniques proposées (portable personnel ou professionnel, abonnement Internet existant ou non, …), ainsi que la disponibilité en cas de réunion impérative ou de contrainte de présence sur site,
le responsable hiérarchique examine la demande du salarié et organise un entretien avec le salarié notamment pour apprécier les motivations de celui-ci,
le responsable hiérarchique répond au salarié par écrit (ou par proposition d’avenant), après avis, si besoin, du service RH, dans un délai maximum d’un mois,
Cette réponse porte sur le principe et, en cas d’acceptation, sur les modalités de mise en œuvre du télétravail. La réponse se traduisant par un refus sera expressément motivée par des éléments objectifs (ex : conditions d’éligibilité non remplies, impossibilité technique liée à l’espace de télétravail, etc.), La réponse valide ou répond aux demandes techniques exprimées.
Article 2.4. : Avenant au contrat de travail La mise en œuvre du télétravail fera l’objet d’un avenant au contrat de travail. Il précisera :
la date de début (et éventuellement de fin),
les modalités d’exécution du télétravail (journée ou demi-journée convenue, plages horaires pendant lesquelles le salarié pourra être contacté, si elles sont différentes des horaires habituels),
la durée de la période d’adaptation, le délai de prévenance pour la réversibilité,
le matériel nécessaire à mettre à disposition du salarié,
les restrictions d’utilisation des équipements informatiques,
une clause de confidentialité impliquant les conséquences éventuelles RGPD, la limitation des transferts de fichiers, l’accès aux serveurs, …
les dispositions d’assurances.
Le salarié et/ou le responsable hiérarchique pourront demander à revoir les conditions de mise en œuvre du télétravail (jour de télétravail). Dans ce cas, un nouvel avenant sera rédigé.
Article 2.5 : Période d’adaptation et réversibilité Période d’adaptation : une période d’adaptation de trois mois permettra à chacun de s’assurer que ce mode d’organisation est compatible avec les intérêts de chacune des parties. Pendant cette période, chacune des parties pourra mettre fin à l’organisation en télétravail sans délai pour le salarié et moyennant un délai de prévenance de 2 semaines pour l’employeur. Par ailleurs, à l’issue de la période d’adaptation, un échange pourra avoir lieu entre le salarié et le responsable hiérarchique, si des ajustements s’avéraient nécessaires. Réversibilité : le salarié ou le responsable hiérarchique pourront librement mettre fin à la situation de télétravail par oral puis par écrit par le biais d’un courrier remis en main propre contre décharge sans délai pour le salarié et moyennant un délai de prévenance minimum pour l’employeur d’un mois. Un entretien explicitant les raisons de ce changement sera organisé. En tout état de cause, en cas d’arrêt du télétravail, le salarié reprend alors son activité en présentiel, selon l’organisation antérieure.
Article 2.6 : Modalités d’organisation, de suivi L’activité exigée du télétravailleur doit être équivalente à celle des salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de l’UCLy. A ce titre, préalablement à la mise en place du télétravail, le responsable hiérarchique et son collaborateur définiront les modalités de suivi de la charge d’activité et du travail effectué. Le salarié en situation de télétravail gère librement l’organisation de son travail sur son lieu de télétravail. La Direction doit néanmoins s’assurer que la charge de travail et les délais de réalisation soient cohérents avec le respect des durées maximales de travail quotidiennes et hebdomadaires. Afin de respecter le principe du respect de la vie privée, le responsable hiérarchique, en concertation avec le salarié, fixe les plages horaires durant lesquelles il pourra le contacter, en correspondance avec son horaire habituel de travail dans le cadre des dispositions conventionnelles en vigueur. Le salarié disposera également de la possibilité d’exercer son droit à la déconnexion selon l’accord du 3 mars 2020, disponible sur l’intranet de l’UCLy. Le responsable hiérarchique veillera également au respect de ce droit, notamment en s’attachant à ne pas envoyer de courriel qui exige une réponse immédiate en dehors du temps de travail.
Article 2.7 : Équipement et environnement de travail L’employeur demande au salarié, préalablement à son passage en télétravail, de s’assurer de la compatibilité de son installation avec un fonctionnement en télétravail. Pour cela, chaque salarié en télétravail à son domicile fournira à son employeur, une attestation sur l’honneur (annexe 5) indiquant que le système électrique de son domicile est conforme à la réglementation et lui permet d’exercer son activité professionnelle dans des conditions de sécurité adaptées. Le salarié s’engage à prévoir un espace de travail dédié au sein de son lieu d’activité, conforme aux règles de sécurité et qui permette un aménagement adapté. Il doit également disposer d’une connexion internet permettant un accès à distance. L’environnement de travail personnel doit être propice au travail et à la concentration et permettre de s’isoler des contraintes de bruit et de dérangement. L’UCLy s’engage à fournir et à maintenir un ordinateur portable dans la mesure où le salarié n’en serait pas déjà équipé dans les locaux de l’entreprise. Le salarié peut néanmoins et sous réserve que cela soit rendu possible (ex : pas de logiciel spécifique et/ou que la configuration du PC soit suffisante, etc.), utiliser son propre matériel informatique. Dans tous les cas, le salarié devra utiliser les outils de stockage sur les serveurs de l’UCLy ou tout autre dispositif mis à la disposition du salarié. En cas de besoin, du petit mobilier ou du petit matériel pourra être mis à disposition. Le matériel mis à la disposition du salarié à usage strictement professionnel par l’UCLy reste la propriété de celle-ci et devra lui être restitué en fin de situation de télétravail. Le responsable sera informé des difficultés techniques éventuelles.
Article 2.8 : Protection des droits Le salarié en situation de télétravail bénéficie des mêmes droits collectifs légaux et conventionnels que ceux applicables aux salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de l’entreprise, quant à l’accès à l’information syndicale et des représentants du personnel. Le salarié en situation de télétravail bénéficie des mêmes droits individuels que les autres salariés de l’entreprise, notamment en matière de formation professionnelle, de déroulement de carrière, d’entretiens professionnels et annuels. Ainsi, le télétravailleur doit être placé dans une situation identique à celle des salariés exerçant une activité comparable au sein des locaux de l’entreprise.
Article 2.9 : Protection de la santé du télétravail et assurance Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé, à la prévention des risques psychosociaux et à la sécurité au travail sont applicables aux télétravailleurs. L’employeur et la CSSCT peuvent, le cas échéant, être amenés à accéder au lieu dans lequel s’exécute le télétravail, selon les modalités légales. Une telle démarche ne pourra être entreprise que sur rendez-vous, après accord préalable du télétravailleur et en sa présence. Si un accident survient sur le lieu de télétravail pendant le/les jours de télétravail, le salarié en avise sa hiérarchie et le service RH dans les mêmes délais et dans les mêmes formes que lorsqu’il effectue son activité dans les locaux de l’entreprise. Le salarié doit déclarer sa situation de télétravail auprès de sa Compagnie d’assurance et doit justifier auprès de l’employeur de la souscription d’une assurance multirisque habitation incluant la garantie responsabilité civile.
Article 2.10 : Commission de suivi et d’évaluation du télétravail Au cours d’une réunion du CSE, une fois par année universitaire, un bilan sera effectué sur la base des indicateurs fournis par la Direction : - nombre de salariés en télétravail par catégorie professionnelle, % - répartition entre les Femmes et les Hommes des salariés en télétravail, - nombre de demandes acceptées / refusées, - problèmes ou difficultés d’adaptation rencontrées par les salariés et/ou les managers, réponses ou solutions apportées à ces problèmes ou difficultés, - éventuels accidents intervenus en télétravail.
Article 2.11 : Temps de formation et d’échange
Dans un premier temps, l’UCLy organisera au deuxième semestre de l’année civile 2021 un temps de formation pour les responsables hiérarchiques. Des temps d’échanges et de formation seront ensuite programmés pour les salariés concernés.
TELETRAVAIL EXCEPTIONNEL
L’UCLy ou un salarié peut demander à recourir au télétravail de manière exceptionnelle afin de répondre à une situation particulière. Dans ce cas, 1° - Si la demande vient du salarié (santé, difficulté familiale, …), il en fait la demande par courriel auprès de son responsable hiérarchique (copie de l’information au service RH). La réponse du responsable hiérarchique est formalisée de la même manière (courriel + copie service RH). Le nombre de jours par semaine de télétravail est librement adapté par le chef de service en accord avec le salarié, en indiquant une date de fin raisonnable de la dérogation accordée. 2° - Si elle vient de l’UCLy (pandémie, pollution, événement climatique, …), la mise en place d’un télétravail exceptionnel selon les cas de force majeure peut se faire après information-consultation du CSE. Les modalités et la durée du télétravail seront alors précisées, dans le cadre légal. Le salarié en télétravail exceptionnel bénéficie des mêmes droits que ceux des salariés en télétravail régulier.
DIFFUSION ET SUIVI DE L’ACCORD
Le texte du présent accord sera diffusé à tous les salariés. Il sera également disponible sur l’intranet de l’UCLy.
DUREE D’APPLICATION DE L’ACCORD
Le présent accord est conclu jusqu’au 31/08/2022. Préalablement à cette échéance, un bilan de l’application de l’accord sera conduit entre les deux parties, afin d’en étudier sa prolongation, ainsi que les conditions de celle-ci.
REVISION, DENONCIATION
Le présent accord pourra faire l’objet d’une révision ou d’une dénonciation par l’une ou l’autre des parties signataires, conformément aux dispositions légales.
DEPOTS
Le présent accord fera l’objet des publications et dépôts requis par la Loi.
Fait à Lyon, le 29 janvier 2021 En 6 exemplaires originaux,
Signataires :
Pour l’AFPICLPour l’Organisation Syndicale représentative SEPR-C.F.D.T. Directrice des Ressources Humaines
