Accord travail occasionnel à distance (TOAD) au sein de l’UES Groupe Afnor
Entre
L’UES Groupe AFNOR située 11 Rue Francis de Pressense 93210 SAINT-DENIS N°SIRET 77572481800205 représentée par agissant en qualité de représentant de l’UES Groupe AFNOR
D’une part et les délégations suivantes :
CFDT représentée par
CFE-CGC représentée par
CGT représentée par
D’autre part,
Il a été convenu ce qui suit :
Après avoir expérimenté pendant de nombreuses années des modalités de travail occasionnel à distance (TOAD) écrites avec un groupe de travail comprenant des partenaires sociaux et salariés dans le cadre d’une charte TOAD, la direction a décidé de la présenter sous forme d’accord pour 3 ans à compter du 1er janvier 2025 avec des modifications négociées avec ses partenaires sociaux. Cet accord intègre les évolutions de l’organisation du travail (avec l’hybridation du travail) liées à la fois au rapport vis-à-vis du travail, du lieu de travail et du temps de travail, en emportant la question de l'environnement du travail et du management. Tous ces éléments sont importants à prendre en compte en termes de santé globale (physique, mentale et sociale), de qualité de vie au travail et de bien-être des salariés. Le TOAD dispose de différentes modalités en fonction du métier, de l’ancienneté et statut, ainsi que d’une autonomie réellement efficiente reconnue par le manager, les salariés pourront ainsi être éligibles à certains types de travail à distance TOAD. Le travail à distance ne saurait remettre en cause l'appartenance à un lieu et un collectif de travail.
Pour pouvoir fonctionner efficacement, le travail à distance repose nécessairement sur des relations de travail fondées sur les valeurs du groupe : Confiance, Responsabilité, Qualité et Collectif.
3.2Conditions de mise en œuvre PAGEREF _Toc182304893 \h 5
3.2.1Volontariat PAGEREF _Toc182304894 \h 5 3.2.2La position du manager et de la direction pour la mise en place, la suspension ou l’arrêt du TOAD PAGEREF _Toc182304895 \h 5 3.2.3En cas de changement de poste du salarié, mobilité PAGEREF _Toc182304896 \h 5
3.3Modalités d'exercice communes d’exercice de toutes les situations de travail à distance PAGEREF _Toc182304897 \h 5
3.4Lieu d'exercice du travail à distance PAGEREF _Toc182304898 \h 5
3.5La durée du travail lors d’une journée ou demi-journée de travail à distance PAGEREF _Toc182304899 \h 6
3.6Assurance PAGEREF _Toc182304900 \h 6
3.7Accident de travail en situation de TOAD – Information de la DRH par le salarié PAGEREF _Toc182304901 \h 6
3.8Accident en-dehors du domicile en situation de travail à distance PAGEREF _Toc182304902 \h 7
4Conditions générales d’exercice des différentes sortes de travail occasionnel à distance PAGEREF _Toc182304903 \h 7
4.1La gestion de la charge de travail PAGEREF _Toc182304904 \h 7
4.2La conciliation vie professionnelle et vie personnelle PAGEREF _Toc182304905 \h 7
4.3Le suivi de la gestion des temps de travail PAGEREF _Toc182304906 \h 7
4.4Les obligations d’utilisation des outils informatiques PAGEREF _Toc182304907 \h 7
4.5Les équipements de travail fournis par l'entreprise et les obligations d’utilisation PAGEREF _Toc182304908 \h 8
4.6Les conditions liées à l’équipement informatique pour être éligible au travail à distance PAGEREF _Toc182304909 \h 8
4.7Droits, obligations et statut du travailleur à distance PAGEREF _Toc182304910 \h 8
4.8Confidentialité et protection des données PAGEREF _Toc182304911 \h 9
5Modalités d'organisation du travail à distance ordinaire et en cas de sobriété énergétique (tous les motifs TOAD concernés : TOAD, TOADB, TOADEVEN, TOADSPE) PAGEREF _Toc182304912 \h 9
5.1Répartition des jours du TOAD B et modalités de prise des jours de TOADB avec l’accord du manager PAGEREF _Toc182304913 \h 9
5.1.1Rappel des jours éligibles et le cas des parents d’enfants jusqu’au collège PAGEREF _Toc182304914 \h 10 5.1.2Rappel des dérogations en cas d’évènements personnels exceptionnel PAGEREF _Toc182304915 \h 10
5.2Modalités de prise des jours de TOADB combiné au dispositif TOAD EVEN avec 3 jours de présentiel PAGEREF _Toc182304916 \h 10
5.3Modalités de fermeture de site lors des évènements climatiques PAGEREF _Toc182304917 \h 10
5.4Modalités de fermeture de bâtiments ou d’étages PAGEREF _Toc182304918 \h 10
6Prévention de la santé et des risques psycho-sociaux PAGEREF _Toc182304919 \h 10
6.1Espace de travail - Déclaration sur l’honneur est réalisée à cet effet dans le portail RH PAGEREF _Toc182304920 \h 11
6.1.1Conditions liées au lieu de travail à distance PAGEREF _Toc182304921 \h 11 6.1.2Visite du site de travail à distance (domicile ou autre adresse du portail ou de l’aidance) PAGEREF _Toc182304922 \h 11
6.2Formation et sensibilisation PAGEREF _Toc182304923 \h 11
6.3Droit à la déconnexion PAGEREF _Toc182304924 \h 11
6.4Le respect de la charte du bien vivre en travail à distance. PAGEREF _Toc182304925 \h 12
6.5Rôle du manager PAGEREF _Toc182304926 \h 12
6.6Entretien annuel PAGEREF _Toc182304927 \h 12
7Dispositions finales PAGEREF _Toc182304928 \h 13
7.1Durée et entrée en vigueur de l’accord PAGEREF _Toc182304929 \h 13
7.2Information du personnel PAGEREF _Toc182304930 \h 13
7.3Commission de suivi de l’accord PAGEREF _Toc182304931 \h 13
7.4Révision et dénonciation PAGEREF _Toc182304932 \h 13
7.5Formalités de publicité et de dépôt PAGEREF _Toc182304933 \h 13
Annexe 1 - Consignes de santé et de sécurité dans le cadre du TOAD et bonnes pratiques PAGEREF _Toc182304934 \h 16
Annexe 2 - Confidentialité et protection des données PAGEREF _Toc182304935 \h 17
Annexe 3 - Formalisation du certificat de TOAD thérapeutique PAGEREF _Toc182304936 \h 18
Annexe 4 – Contenu des 10 engagements à ratifier dans le portail RH PAGEREF _Toc182304937 \h 19
Annexe 5 - Badgeage à distance sur e-Temptation sur le profil TOAD PAGEREF _Toc182304938 \h 20
Annexe 6 - Charte du bien vivre le travail à distance PAGEREF _Toc182304939 \h 23
Champ d’application
Le présent accord et ses annexes reprennent les éléments de la charte précédente et concernent l’ensemble des salariés titulaires d’un contrat de travail conclu avec une société de l’UES groupe Afnor (CDI, CDD). Les stagiaires et alternants peuvent également bénéficier du travail à distance, sous réserve cependant que ce dernier n'entrave pas leur apprentissage et que celui-ci soit compatible avec les objectifs pédagogiques et que l’organisme de formation ait donné formellement son accord à la DRH dans un cadre précis. Toute personne devra répondre en amont à l’ensemble des prérequis mentionné ci-dessous.
Tous les salariés doivent compléter le portail RH de l’ensemble des données personnelles dans les 15 jours de leur arrivée. Au regard des différents types de jours de TOAD créés, tous les salariés pourraient être concernés sous les conditions suivantes : 1.S’être porté volontaire en ayant complété le nouveau Portail RH. La déclaration préalable d’accord pour réaliser le travail à distance nécessite de compléter l’ensemble des informations demandées (fichier déclaré à la CNIL et conservé à la DRH) 2.S’engager à respecter les éléments liés à l’activité de travail à distance et avoir complété les 10 engagements demandés (cf annexe 4) 3.Disposer d’une connexion pour le travail à distance et de son ordinateur portable professionnel qui sert de téléphone également (zoom pour les appels téléphoniques externe et en interne et slack pour la messagerie interne)
La liste des métiers non éligibles au motif TOADB est élaborée conjointement par les directions et la direction des ressources humaines. Cette liste fait l’objet d’une information au CSE et à la CSSCT.
Seuls les salariés bénéficiaires (ou les stagiaires sous convention de stage) ayant effectué les démarches préalables pourront prétendre à un travail à distance.
Principes de mise en place du travail à distance
Conditions d'éligibilité
L'accès aux différentes formes de travail à distance est fondé sur la possibilité d'exercer des activités à distance soit parce que la nature de son emploi le permet, soit parce que certaines tâches ou activités telles que notamment, les tâches administratives, les formations... le permettent. Il est également indispensable que la personne dispose des compétences et de l’autonomie nécessaires pour travailler à distance.
Les parties conviennent qu'aucune situation ne saurait être figée et qu'elles sont par nature évolutives. Ainsi, ne peuvent être éligibles au travail à distance, les postes et activités qui par nature nécessitent d'être exercés en permanence dans les locaux de l'entreprise soit en raison des équipements et outils de travail, soit en raison de la nécessité d'une présence physique.
Les Parties conviennent que le travail à distance est ouvert aux salariés éligibles :
Quelle que soit la nature du contrat,
Lors de la période d'essai, une fois que la personne dispose des compétences minimales durant la période d’intégration pour travailler à distance, le travail à distance peut être testé selon une fréquence décidée par le manager dans la mesure où cela ne remet pas en cause la bonne intégration du salarié et que cela est validé par la DRH.
Les stagiaires et alternants sont également éligibles au travail à distance, sous réserve cependant que le travail à distance n'entrave pas leur apprentissage et que celui-ci soit compatible avec les objectifs pédagogiques et qu’ils aient complété le portail RH. Le mode d'organisation devra ainsi être convenu avec le manager et validé par la DRH après accord formel de l’école.
Conditions de mise en œuvre
Volontariat
A l'exception des circonstances exceptionnelles, lorsque la mise en œuvre par l'entreprise est un moyen d'assurer la continuité de l'activité ou de préserver la santé et la sécurité des salariés, les différentes formes de travail à distance revêtent obligatoirement un caractère volontaire, l'initiative de la demande de travail à distance appartenant au salarié.
La position du manager et de la direction pour la mise en place, la suspension ou l’arrêt du TOAD
Le travail à distance repose sur le principe de confiance avec des droits et des devoirs réciproques. En cas de non-respect par la personne, le manager recevra celle-ci afin d'envisager les modalités d'adaptation pouvant aller jusqu'à une interruption temporaire ou définitive de la situation de travail à distance, motivée et formulée par écrit avec la DRH consultée et associée à la décision. Par exemple, une personne ne badgeant pas à distance ou injoignable. Cela est valable pour toutes les formes de TOAD. S’il y a respect des consignes, mais insuffisance de résultat, la direction, après mise en garde de la personne, peut également mettre un terme à ce dispositif de travail à distance dans toutes ses formes. Les seules exceptions seraient en cas de fermeture de site. Si une personne lors du travail à distance ne parvient pas à fournir le travail normalement attendu en présentiel alors le manager avec l’accord de la DRH pourra supprimer la possibilité de travail à distance de manière temporaire ou définitive. La personne sera reçue en entretien et les éléments lui seront communiquées oralement et une lettre remise en main propre ou envoyée en LRAR comportant les raisons de cette décision.
En cas de changement de poste du salarié, mobilité
Le salarié, dans le cadre de son nouveau poste si ce dernier est éligible au TOADB, pourra réaliser des demandes du travail à distance dès lors qu’il dispose de l’autonomie nécessaire validée dans son plan d’intégration.
Modalités d'exercice communes d’exercice de toutes les situations de travail à distance
Les parties conviennent qu'afin de respecter des considérations d'équilibre de vie, de santé, et de respect de l'environnement de travail, le mode d'organisation privilégié devra s'effectuer par journée complète de travail à distance. Afin cependant de proposer une certaine souplesse, des demi-journées de travail à distance pourront être acceptées à titre exceptionnel et en accord avec le manager.
Lieu d'exercice du travail à distance
Le travail à distance pourra s'exercer depuis tout lieu d'habitation privé déclaré à l’entreprise (adresse figurant sur le bulletin de paie) en France métropolitaine. Le travailleur à distance devra s'assurer du caractère adapté et sécurisé du lieu choisi pour exercer son travail à distance. Il est également possible de travailler à distance depuis une autre adresse que l’adresse fiscale de résidence (adresse figurant sur le bulletin de paie), cette seconde adresse doit obligatoirement être située en France métropolitaine et être renseignée dans le portail RH (menu Fiche salarié – Données personnelles) et répondre aux mêmes obligations de sécurité que l’adresse figurant dans le bulletin de paie. Aucun frais d’aucune sorte ne sont pris en charge, frais de déplacement inclus. En revanche quel que soit le lieu de travail à distance choisi en France métropolitaine, les conditions et horaires de travail à distance et les horaires de travail sur site ne devront pas être impactés et les frais pris en charge par le salarié. Le salarié pourra par ailleurs travailler très ponctuellement depuis un autre lieu, remplissant les caractéristiques ci-dessus, situé en France métropolitaine, sous réserve d'en informer préalablement son manager et avec l’accord de la DRH.
En cas de déménagement, le salarié s'engage à prévenir son manager et la DRH et à leur communiquer sa nouvelle adresse. En revanche quel que soit le lieu choisi en France métropolitaine, les conditions et horaires de travail sur site ne devront pas être impactés et les frais pris en charge par le salarié.
Le travail à distance depuis les DOM TOM et d’un pays étranger est interdit, sauf circonstances exceptionnelles, sur une période limitée dans le temps, et après accord préalable du manager et de la DRH.
Enfin, le travail dans un lieu ouvert au public doit être extrêmement ponctuel à la fois pour des questions de santé (ergonomie du poste de travail) et pour des questions de sécurité informatique (confidentialité des données), cela doit être réalisé avec l’accord du manager et de la DRH.
Dans tous les cas de figure, il est rappelé que quel que soit le lieu de travail choisi, ponctuel ou régulier, il n'y aura aucune prise en charge des frais de déplacements domicile-lieu de travail ni de frais d’aucune sorte.
La durée du travail lors d’une journée ou demi-journée de travail à distance
Le suivi de la durée du travail est identique à celui sur site, incluant de la flexibilité dans la journée, dans le cadre d’un travail à distance en journée ou en demi-journée quel qu’il soit : tous les motifs TOAD sont concernés : TOADB, TOADEVEN, TOADSPE, TOADAIDANT, TOADMAT, TOADTHERAP. Dans ce cadre, le contrôle de la durée du travail s’effectue de la manière suivante :
Utilisation du badgeage à distance : les journées travaillées doivent faire l'objet d'un mouvement d'entrée et de sortie chaque jour sur le logiciel de gestion des temps à distance via e-Temptation (cf annexe 5 sur le badgeage à distance)
L’accord d’Adaptation UES Groupe AFNOR signé le 23 novembre 2023 permet des souplesses de débit et crédit d’heures pour les salariés ETAM et cadres en forfait annuel en heures, ainsi que les dispositions permettant des plages de travail en continu les mardis et jeudis s’appliquent
Pour rappel, l’accord d’Adaptation UES Groupe AFNOR signé le 23 novembre 2023 en son article 56 mentionne l’organisation - Pause déjeuner ou coupure personnelle de mi-journée ou pause en journée, et 56.1 Modalités de pause déjeuner ou coupure personnelle de mi-journée. Comme sur site, toute personne qui sort de son lieu de travail à distance doit badger. Il est rappelé cependant que tout salarié badgeant (forfait jours et forfaits heures et en heures) doit badger à chaque sortie du lieu de travail à distance.
Il y a l’obligation du respect de 11 heures de repos entre deux plages horaires et le décompte des heures se fait uniquement entre 8 heures et 19 heures 30.
Introduction d’une flexibilité A minima, les personnes doivent badger en commençant le travail et au moment de le finir. A noter que s’il n’y a pas d’autres mouvements dans la journée cela signifie que la pause déjeuner de 40 minutes est incluse. Si les personnes peuvent sortir à leur guise entre 11 heures 30 et 14 heures au moment de la pause déjeuner en badgeant au départ et au retour. Les personnes peuvent sortir dans la journée si elles ont des obligations personnelles à condition d’en avoir informé leur manager et d’avoir eu son accord, elles devront badger au départ et au retour (exemple : rendez-vous médical). Il n’y a pas de limite aux mouvements dans la journée.
Assurance
Le salarié en situation de travail à distance bénéficie de la même couverture accident de travail, maladie, décès et prévoyance que sur le site : tout accident survenu par le salarié pendant le temps de travail est soumis au même régime que s’il était intervenu dans les locaux de l’Entreprise.
Accident de travail en situation de TOAD – Information de la DRH par le salarié
En cas de déclaration d’accident de travail, le salarié devra sans délai prendre contact avec la direction des ressources humaines et informer son manager au plus tard dans les 24 heures de l'accident. Il devra fournir, très précisément, les indications sur ses horaires de travail, les activités en cours de réalisation au moment de l’accident ainsi que les circonstances précises de ce dernier. Des vérifications seront opérées par la direction des ressources humaines qui formulera toutes les réserves jugées nécessaires, lorsqu’elle procédera à la déclaration de l’accident.
Accident en-dehors du domicile en situation de travail à distance
Par ailleurs, en cas d’accident en-dehors du domicile lors des journées d’exercice de son travail à distance, pour des besoins personnels ou privés, le salarié, quel que soit son statut (heures, forfait heures, forfait jours) ne pourra pas bénéficier du dispositif de déclaration d’accident de trajet.
Conditions générales d’exercice des différentes sortes de travail occasionnel à distance
La gestion de la charge de travail
Le travail à distance, quel qu’en soit le motif, n’entraîne pas de modification de la charge de travail du salarié (à l’exception des mi-temps thérapeutiques). L’activité demandée est celle habituellement exercée au sein de l’Entreprise. Les méthodes d’évaluation de la charge de travail, ainsi que les délais d’exécution restent également les mêmes.
La conciliation vie professionnelle et vie personnelle
La nécessité du badgeage dans les plages habituelles a pour objectif de respecter les contraintes horaires et les respects du code du travail. Pour respecter la vie privée du salarié, le manager respecte les plages fixées dans l’accord d’entreprise. Le salarié devra renseigner les outils de contrôle du temps de travail dans les conditions fixées par l’entreprise. Il est cependant précisé que ces plages sont fixées conformément aux dispositions des chapitres 10 et 18 de l’accord d’adaptation de l’UES Groupe AFNOR concernant les règles de gestion du temps de travail, à l’exception des personnes sous astreintes.
Le suivi de la gestion des temps de travail
Le salarié géré en heures exerçant son activité en TOAD badgeant est assujetti aux dispositions de l’accord d’entreprise et notamment celles
de la possibilité de bénéficier des dispositions de journées courtes (soit l’absence de plage fixe de travail les mardis et jeudis) à condition d’en informer au préalable son manager par mail.
Concernant les dispositions de réduction du temps de travail prévues par l’accord d’entreprise, pour les femmes enceintes afin de compenser les temps de trajet, celles-ci ne sont pas applicables les jours de TOAD. La salariée devra exercer ses missions dans le cadre de la référence journalière prévue pour la catégorie dont elle relève. Cela signifie qu’il est possible de réaliser du crédit d’heures en travail à distance. Les obligations pour les salariés en forfait jours est le respect a minima des 11 heures de repos entre deux plages horaires et 35 heures le week-end. Le salarié peut demander à combiner une demi-journée de travail à distance avec une demi-journée de RTT ou congés.
Les obligations d’utilisation des outils informatiques
L’Entreprise s’engage à mettre à la disposition du salarié l’ensemble des applicatifs nécessaires pour qu’il puisse travailler de son poste informatique.
La relation de travail est maintenue entre l’Entreprise et le salarié, qui est tenu de continuer à respecter les règles habituelles d’exercice de ses fonctions : secret professionnel, protection des données traitées, absence de diffusion, dans le respect du règlement intérieur et de la charte informatique.
Le non-respect de ces règles pourra être sanctionné.
Les équipements de travail fournis par l'entreprise et les obligations d’utilisation
Le matériel Informatique initialement remis au salarié pour son activité professionnelle habituelle est le seul à pouvoir être utilisé pour l’activité professionnelle, il sert également de téléphone et de messagerie instantanée et doit obligatoirement être utilisé lors du travail à distance.
Les impressions s'effectuent sur le lieu de travail. L'ensemble de ces dispositions prévues s’appliquent pour tout lieu autorisé de travail à distance à titre dérogatoire. Il s'agit essentiellement de l'ordinateur dont dispose le salarié pour l'exercice de son activité au quotidien. A ce titre, aucun salarié ne saurait être contraint d'utiliser son ordinateur personnel sauf en cas de problème comme ce fut le cas pour la cyber-attaque.
Les obligations d’utilisation des outils informatiques :
Le salarié s'engage à les utiliser conformément aux règles de sécurité informatique et de confidentialité en vigueur au sein de l’entreprise, ainsi qu'à la Charte Informatique annexée au règlement intérieur.
Pour rappel, il y a l’obligation de respecter les notes sur le travail à distance et les outils comme zoom notamment pour prendre sa ligne téléphonique et Slack pour la messagerie.
Les conditions liées à l’équipement informatique pour être éligible au travail à distance
Il appartient au salarié sollicitant du TOAD de s'assurer au préalable de disposer d'une connexion internet suffisante pour permettre le travail à distance dans de bonnes conditions. L'installation de cette connexion n'est pas prise en charge par la Société. Le salarié doit : - Utiliser le PC AFNOR, l’utilisation d’un PC personnel est à proscrire pour des raisons de sécurité, même des outils accessibles sans VPN (Slack, Nexcloud, etc.), - Disposer d’un accès internet haut débit via un fournisseur d’accès internet ou un opérateur télécom au sein du lieu où le travail à distance sera réalisé. Cet accès permet la transmission et la réception des données numériques compatibles avec l’activité professionnelle du salarié. Cette liaison internet de préférence via raccordement en fibre optique, à défaut, un débit minimal de 10 Mb/s peut convenir, - Avoir communiqué le document dans le portail RH qui mentionne le débit, en utilisant ce site : https://www.nperf.com/fr/, à rajouter dans le portail RH à actualiser - Se rappeler que même si le débit fibre est de 200 Mb/s lorsque le Wifi est utilisé, celui-ci est limité classiquement à 54 Mb/s en fonction de la norme utilisée, - Cf. annexe sur des bonnes pratiques IT, - Si en cas d’imprévu, la personne ne dispose pas d’un PC professionnel alors elle devra poser un CP, RTT … ou demander à un collègue de lui amener son PC pro ….
Droits, obligations et statut du travailleur à distance
Les travailleurs à distance sont des salariés de l'entreprise à part entière, et de ce fait ont les mêmes droits et avantages légaux, de la convention collective et accords collectifs d'entreprise, Groupe, que ceux applicables aux salariés, en situation comparable, présents sur site.
A ce titre, la situation relative au travail à distance ne peut avoir aucune influence sur l'évolution de carrière dans tous ses aspects.
Les personnes ont accès aux informations de l'entreprise et notamment l'accès aux informations syndicales, y compris par les intranets syndicaux dans les mêmes conditions que les autres salariés.
Les travailleurs à distance sont tenus aux mêmes obligations que les salariés de l'entreprise présents sur site, notamment celles de respecter les consignes de leur manager, le règlement intérieur ou les règles en matière d'hygiène, de sécurité et de santé.
Confidentialité et protection des données
La relation de travail est maintenue entre l’Entreprise et le salarié, qui est tenu de continuer à respecter les règles habituelles d’exercice de ses fonctions : secret professionnel, protection des données traitées, absence de diffusion, dans le respect du règlement intérieur et de la charte informatique.
Le non-respect de ces règles pourra être sanctionné.
Le travailleur à distance s'engage à respecter les règles de sécurité informatique et de confidentialité en vigueur dans l'entreprise. Il est notamment tenu au strict respect de la Charte Informatique annexée au Règlement Intérieur qui lui est applicable.
Il doit assurer l'intégrité, la disponibilité et la confidentialité des informations et des données qui lui sont confiées, auxquelles il a accès ou qu'il crée dans le cadre de son activité en travail à distance, sur tout support et par tout moyen. L'ensemble des systèmes informatiques mis à la disposition du salarié doit être utilisé conformément aux principes fixés par le règlement intérieur applicable au salarié. Le salarié en travail à distance doit prendre toutes les mesures de sécurité et de protection nécessaires pour éviter l'accès d'un tiers à ces systèmes.
Il est notamment rappelé qu'aucun code d'accès ne doit être transmis à un tiers et que l'usage personnel est interdit.
Modalités d'organisation du travail à distance ordinaire et en cas de sobriété énergétique (tous les motifs TOAD concernés : TOAD, TOADB, TOADEVEN, TOADSPE)
Ce paragraphe concerne le télétravail ordinaire et le TOAD ordinaire et ne concerne pas le TOAD femmes enceintes (TOADMAT), le TOAD aidants (TOADAIDANT) et le TOAD thérapeutique (TOADTHERAP)
Répartition des jours du TOAD B et modalités de prise des jours de TOADB avec l’accord du manager
Le manager détermine les modalités collectives d'organisation du travail à distance au sein de son équipe en tenant compte à la fois des impératifs liés au fonctionnement du service et des souhaits individuels exprimés.
La répartition des jours est librement choisie par le salarié sous réserve de : - Respecter les principes d'organisation collective décidés par le manager de l'équipe à laquelle il appartient (participation à la vie de l'équipe, aux réunions transversales, voire fixer un jour collectif par semaine sans TOAD...), - Informer préalablement son manager et obtenir sa validation dans l’outil et à minima par mail en cas d’urgence - Être présent au minimum 3 jours par semaine sur son lieu de travail ; et pour les salariés à temps partiel à 80% également sauf dérogation exceptionnelle du manager. - Le cumul avec 3 jours de congés et 2 jours de TOAD est possible à condition d’un accord formel avec le manager et qu’il n’y ait pas de contrainte professionnelle.
Il faut de la flexibilité et une planification 2 semaines avant au sein de l’équipe avec l’obligation de trouver un jour en commun dans la semaine où toute l’équipe sera réunie. Les jours de TOAD ordinaire ne sont pas nécessairement fixes : tant la fréquence que la répartition peuvent varier.
Cette souplesse a pour vocation de s'adapter aux souhaits d'organisation individuelle, mais ne doit pas avoir pour conséquence de perturber la vie collective de l'équipe.
Ainsi, le manager pourra exiger la présence physique des salariés de son équipe pour certaines réunions.
Il appartient au salarié d'informer son manager des jours de travail à distance dont il entend bénéficier, et de le formaliser au moyen de l'outil mis en place à cet effet par l'entreprise.
Rappel des jours éligibles et le cas des parents d’enfants jusqu’au collège
Tous les jours ouvrés sont éligibles au travail à distance.
Attention pour les parents d’enfants (père ou mère) de la petite enfance à la scolarité en primaire incluse, une demande du mode de garde sera faite par la DRH pour la petite enfance (jusqu’à la maternelle) et ensuite sur les modes de garde le mercredi et les congés scolaires.
Rappel des dérogations en cas d’évènements personnels exceptionnel En cas de circonstances exceptionnelles, un changement pourra être décidé d'un commun accord, à l'initiative du salarié ou de son manager. Dans ce cas, un délai de prévenance raisonnable (7 jours calendaires dans la mesure du possible) devra être respecté, permettant au manager ou au salarié de s'organiser en conséquence. En cas d’urgence, il est exceptionnellement possible de changer son jour voire ajoute (exemple : problème chaudière, en informant son manager et la DRH en copie).
Modalités de prise des jours de TOADB combiné au dispositif TOAD EVEN avec 3 jours de présentiel
Si la direction demande la pose d’un jour de TOADEVEN particulier (par exemple le vendredi) alors les personnes travaillant à temps plein dans le cadre d’une semaine avec 5 jours travaillés ne pourront disposer que d’un seul jour de TOADB à poser la même semaine.
Modalités de fermeture de site lors des évènements climatiques
Un accord permet déjà de poser 5 jours de RTT employeurs par an. Aujourd’hui dans le cadre de la sobriété énergétique, il est possible que le groupe soit amené à fermer les sites et que les personnes soient mises en TOAD EVEN même les personnes aujourd’hui non éligibles avec un délai court (exemple en cas de signal Ecowatt rouge). En revanche pour les personnes pouvant poser au maximum 2 jours de TOADB par semaine complète (les personnes à temps plein), seul un jour pourra être poser pour respecter la règle des 3 jours de présentiel minima par semaine si un TOADEVEN est prévu pour tous.
Modalités de fermeture de bâtiments ou d’étages
Dans le cadre de la sobriété énergétique, il est possible que le groupe soit amené à fermer des bâtiments ou étages et conduire les personnes qui ne seraient pas en TOAD à devoir changer de bureau dans le cadre d’une note d’organisation qui décrit les modalités.
Prévention de la santé et des risques psycho-sociaux
Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et à la sécurité au travail sont applicables au travailleur à distance. La personne doit réaliser son travail à distance dans les conditions préservant tant sa sécurité que sa santé physique, mentale et sociale.
Une évaluation des risques du travail est d'ailleurs intégrée dans le document unique d'évaluation des risques. Les plans d'action destinés à prévenir ou corriger toutes situations affectant la santé d'un salarié de l'entreprise en situation de travail à distance sont suivis non seulement par la CSSCT mais également par le CSE.
Espace de travail - Déclaration sur l’honneur est réalisée à cet effet dans le portail RH
Le travailleur à distance doit disposer d'un espace de travail approprié et adapté à un exercice satisfaisant et sécurisé de ses missions professionnelles. L'espace dédié au travail à distance devra ainsi obéir aux règles de sécurité électrique et permettre un aménagement ergonomique du poste de travail. Une déclaration sur l’honneur est réalisée à cet effet dans le portail RH.
Conditions liées au lieu de travail à distance Le service médical et l’équipe de la Direction des ressources humaines restera à disposition des personnes en travail occasionnel à distance pour toute question ou démarche relative à l’aménagement de l’espace en question afin de limiter les risques pour sa santé physique et psychologique. A titre d’information, des fiches figurent sur l’intranet sur l’ergonomie de l’environnement de travail.
Visite du site de travail à distance (domicile ou autre adresse du portail ou de l’aidance) Par ailleurs, il est rappelé que le Comité Social et Economique (CSE) peut accéder au lieu dans lequel s’exerce le travail à distance. Si ledit lieu se trouve être au domicile, il est entendu qu’une telle démarche ne pourra être effectuée qu’avec l’accord écrit préalable du salarié en travail à distance et une information de l’employeur. Comme pour les visites de la CSSCT, un représentant du CSE et un représentant de la direction (DRH/DLIS) seront présents.
Formation et sensibilisation
Pour accompagner la transformation qu'il induit dans le mode d'organisation, un accompagnement collectif est déployé selon plusieurs axes principaux : - Agora à destination de tous avec les partenaires signataires - Présentation de l’accord à tous les managers afin qu'ils soient en mesure de le déployer auprès de leurs équipes - Accompagnement – poursuite de la formation de tous les managers au nouveau mode de travail à distance et aux salariés le souhaitant.
Au-delà de ces accompagnements ponctuels liés à la mise en œuvre, chacun pourra se former régulièrement de management à distance, de collaboration à distance et disposer d’information sur des thématiques en lien avec l'ergonomie au poste de travail notamment via l’infirmière du travail du siège social. Des formations spécifiques existent déjà.
Tous les salariés utilisant le TOAD doivent obligatoirement avoir suivi les formations sur les outils transverses : zoom, Slack, Next cloud en plus des outils métiers.
Droit à la déconnexion
Le droit à la déconnexion permet de garantir une organisation du travail respectueuse de l'équilibre vie privée et vie professionnelle. A ce titre, elles renvoient à la charte de la déconnexion annexée au règlement intérieur.
S'agissant plus particulièrement des travailleurs à distance, il est expressément précisé que le salarié : - Doit s'organiser de telle sorte qu'il sera joignable pendant les plages horaires auxquelles il est soumis lorsqu'il travaille sur son site d'appartenance, - Doit respecter l'amplitude journalière maximale de travail, légale ou conventionnelle, - Doit réserver plusieurs temps de pause au cours de sa journée de travail à distance,
- Bénéficie d'un temps de pause dédié au repas du midi d'une durée minimale de 40 minutes,
- N'est pas tenu de répondre à une quelconque sollicitation (mail, appel téléphonique...) en dehors des horaires habituels de travail et en tout état de cause lorsqu'il a mis fin à sa journée de travail sauf à titre exceptionnel pour les personnes en lien avec leur activité ou sur des cas particuliers identifiés en amont et très limités.
Le travail à distance ne doit, en tout état de cause, pas avoir pour effet de modifier l'activité habituelle, la charge de travail ou l'amplitude de travail applicable habituellement au sein des locaux de l'entreprise.
Le respect de la charte du bien vivre en travail à distance.
La charte du bien vivre le travail à distance réalisée par le comité santé et mieux-être, et publiée en juin 2022, contribue à la réussite de l’hybridation du travail dans le cadre de la politiques SQVT (cf. annexe 6). En synthèse, voilà les différents points abordés après la reprise de l’introduction. « Le travail à distance est une organisation du travail qui présente des avantages dans le cadre de l’hybridation du travail car il permet de concilier vie professionnelle et vie personnelle. Diminuer la fatigue due aux déplacements et disposer d’un cadre pour se concentrer est utile à condition d’adopter des règles de vie et de disposer d’un environnement de travail personnel le permettant. La charte a pour objet de vous rappeler ces évidences parfois oubliées mais indispensables.
1.Adopter une routine, s’installer, s’organiser 2.Optimiser son espace de travail 3.Être joignable : oui mais… 4.Faciliter les échanges avec ses collègues 5.Les réunions à distance 6.La flexibilité du Travail Occasionnel A Distance 7.Petit conseil hygiène de vie ! »
Rôle du manager
Le manager veillera au respect de la vie privée du salarié en travail à distance et ne pourra pas, sauf circonstances exceptionnelles, le contacter en dehors des plages horaires habituelles et applicables. Un suivi régulier, notamment de la charge de travail, est assuré par le responsable hiérarchique. En cas de difficulté pour le salarié à réaliser ou achever les travaux confiés, il doit contacter son manager afin de trouver les solutions appropriées.
Lorsqu'un manager perçoit un risque sur la santé physique ou mentale de son collaborateur, il lui apportera tout le soutien nécessaire et le cas échéant alertera la DRH.
Afin d'éviter tout risque d'isolement, les supérieurs hiérarchiques veilleront à assurer un contact régulier avec les salariés en travail à distance et seront attentifs à ce que l'organisation des réunions, qu'elles soient en distanciel ou en présentiel, permette la participation de chacun. Sinon, ils préciseront en amont les réunions qui seront uniquement en présentiel. Les réunions en distanciels ou hybride en petits comités pourront être réalisées avec la vidéo branchée à la demande des organisateurs.
Le manager devra être attentif aux bonnes pratiques des réunions, plus particulièrement les temps de pause. Le travail à distance ne doit pas être un frein à la participation des salariés à la vie de leur équipe et de l'entreprise.
A cet égard, la présence des salariés en travail à distance ne pourra être exigée en dehors des horaires habituels de travail sauf circonstances exceptionnelles.
Entretien annuel
Le manager doit veiller à ce que l'organisation en travail à distance ne modifie pas la répartition des tâches entre les membres de l'équipe, ni la charge de travail individuelle.
A cet effet, il veillera à maintenir un contact régulier avec la personne qui travaille à distance ou avec son équipe s’il travaillé à distance et à communiquer les informations nécessaires à l'exercice des missions confiées au salarié.
Lors de l’entretien annuel et l’entretien professionnel fait en présentiel, le manager abordera, l'organisation de son activité et sa charge de travail.
Dispositions finales
Durée et entrée en vigueur de l’accord
Le présent accord est conclu pour une durée déterminée de 3 ans renouvelable. Il entre en vigueur le 1er janvier 2025.
Information du personnel
Un avis indiquant l’existence de l’accord est diffusé via le bureau virtuel dès sa signature et une agora d’information sera réalisée.
Commission de suivi de l’accord
La commission de suivi sera composée de trois membres de la Direction et d’une personne par organisation syndicale signataire.
La commission sera ensuite réunie une fois par an puis sur demande des parties les plus diligentes.
Révision et dénonciation
Le présent accord peut être révisé ou dénoncé dans les conditions prévues par les textes légaux et réglementaires. En vertu de l’article
L2261-9, la durée du préavis qui doit précéder la dénonciation est de trois mois.
La dénonciation est notifiée par son auteur aux autres signataires de la convention ou de l'accord. Elle est déposée dans des conditions prévues par voie réglementaire
Formalités de publicité et de dépôt
Conformément à l’article L. 2231-5 du Code du travail, le présent accord est notifié à chacune des organisations représentatives. Conformément aux articles D. 2231-2, D. 2231-4 et L. 2231-5-1 du Code du travail, le présent accord est déposé sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail et auprès du greffe du Conseil de Prud’hommes de Bobigny. Toutefois, les parties signataires conviennent que les dispositions prévues à l’article 2 ne doivent pas faire l’objet d’une publication dans cette base de données. Cette demande sera formulée sur un document spécialement établi à cet effet et communiquée lors du dépôt de l’accord.
Fait à Saint Denis, le 29 octobre 2024
Représentant de l’UES Groupe AFNOR Délégué syndical central CFDT
Délégué syndical central CFE-CGC
ANNEXES
Annexe 1 : Consignes de santé et de sécurité dans le cadre du TOAD et bonnes pratiques Annexe 2 : Confidentialité et protection des données Annexe 3 : Formalisation du certificat de TOAD thérapeutique Annexe 4 : Illustration du prototype figurant dans le futur portail RH de déclaration préalable au TOAD Annexe 5 : Badgeage à distance sur e-Temptation sur le profil TOAD Annexe 6 - Charte du bien vivre le travail à distance
Annexe 1 - Consignes de santé et de sécurité dans le cadre du TOAD et bonnes pratiques
Le présent document a vocation à rappeler les règles élémentaires qu'il y aura lieu d'appliquer en matière d'hygiène et de sécurité lors du TOAD.
Article 1 : Lieu de travail et aménagement du poste de travail
1.1 : Le lieu de travail
Il vous est rappelé que le lieu réservé à l'exercice du TOAD ne doit pas être encombré, et maintenu dans un état de propreté et d'hygiène garantissant la bonne exécution de votre activité professionnelle. La présence d’objets ou de produits encombrants ou des revêtements de sol endommagés sont autant de risques auxquels vous devez être particulièrement vigilants. Les installations électriques doivent être aux normes et conformes à la réglementation. Le branchement d'un ordinateur doit être possible. Les prises électriques ne doivent pas être surchargées. Les rallonges électriques et les câbles doivent être sécurisés et en bon état. Vous devez veiller aux conditions de ventilation et d'aération, lesquelles doivent préserver votre santé. Les accès à la cuisine et aux sanitaires doivent être dégagés. Il vous est rappelé qu'il vous est interdit de recevoir du public, des clients ou des fournisseurs dans votre lieu de TOAD pour quelques motifs que ce soit.
1.2 : Aménagement du poste de travail
Vous devez disposer d'un espace de travail suffisant et dégagé sans interférence avec vos proches. Votre espace de travail doit être approprié à l’endroit où la pièce consacrée à l'exercice de l'activité professionnelle en TOAD et où il est facile de se concentrer (de préférence, séparé des autres pièces et loin de la télévision), un endroit précis et unique, connu de vos proches comme votre espace de travail, la possibilité d'ajuster la température et l'éclairage et de contrôler le bruit. Votre mobilier doit être adapté à l'exercice de votre activité professionnelle. Vous devez disposer d'une table haute ou d'un bureau, d'un fauteuil ou d'une chaise, d'un éclairage convenablement ajusté. Le bureau ou la table haute devra avoir une hauteur appropriée et être suffisamment solide pour supporter le poids de tout équipement périphérique (ordinateur portable...). Votre poste de travail sera ajusté convenablement et à la bonne hauteur. De même que l'écran de l'ordinateur ne devra pas réfléchir la lumière ni vous éblouir (perpendiculaire aux fenêtres).
Article 2 : Accident du travail/accident de trajet et santé
L'accident survenu sur le lieu où est exercé le TOAD pendant l'exercice de l'activité professionnelle est présumé être un accident de travail au sens des dispositions de l'article L. 411-1 du code de la sécurité sociale. Afin de prévenir les accidents du travail, il vous incombe de prendre soin de votre santé et de votre sécurité. Vous êtes tenus d'adopter un comportement en adéquation avec votre TOAD. Sera présumé être un accident du travail, l'accident survenu dans les situations suivantes : •durant les plages horaires d'accessibilité, •dans le lieu de travail réservé à l'exercice de l'activité professionnelle, •dans les espaces annexes au lieu de travail : la cuisine, les sanitaires et les zones de circulation pour s'y rendre, •dans le cadre de la réalisation des missions et des tâches accomplies par le salarié en TOAD pour le compte de son employeur. En dehors de cette délimitation, la charge de la preuve du caractère professionnel de l'accident est régie par la règlementation en vigueur. Lorsque pour des motifs d'ordre privé vous effectuez un déplacement pendant votre journée de TOAD, l'éventuel accident ne sera pas présumé comme accident de trajet. Il est rappelé qu'en cas d'accident même bénin survenu au cours de votre travail, vous devez informer votre manager N+l et la DRH au plus tard dans les 24 heures sauf cas de force majeure, motif légitime ou impossibilité absolue et communiquer à la DRH l'ensemble des pièces justificatives dans les 48 heures comme en situation de travail normal dans les locaux de l'entreprise. La déclaration devra indiquer précisément le lieu, l'heure, les circonstances détaillées, la nature et la localisation corporelle des lésions (comme c'est le cas sur le lieu de travail habituel}. Il vous est recommandé de faire régulièrement des pauses et tout au moins une pause de 20 minutes au bout de 6 heures de travail. Vous devez faire connaître tout changement de votre numéro de téléphone personnel, de la personne à contacter en cas d'urgence ou de son numéro de téléphone.
Annexe 2 - Confidentialité et protection des données
Le présent document a vocation à rappeler les règles en matière d'utilisation du matériel informatique, et de sécurité de l'information.
Le non-respect de ces règles peut entraîner l'arrêt de la continuation du bénéfice du TOAD.
Il est rappelé que le salarié en TOAD doit respecter les standards d'utilisation du matériel informatique (s’il dispose d’un matériel) fixés dans le cadre des règles en vigueur dans l'entreprise, tout comme les règles fixées en matière de sécurité de l'information (concerne toute personne).
Il doit préserver la confidentialité des accès et des données, s'interdire toute utilisation abusive ou frauduleuse des outils mis à sa disposition et respecter l'obligation de discrétion ou de confidentialité sur l'intégralité des informations qui lui sont confiées ou auxquelles il a accès dans le cadre de l'exercice de son activité professionnelle, sur tous supports et par tous moyens et notamment sur papier, oralement ou électroniquement.
Le salarié en TOAD s'engage à ne pas sous-traiter les travaux qui lui sont confiés et qui, par nature, n'ont pas à être sous-traités par l'employeur et, en tout état de cause, à respecter la confidentialité des informations obtenues ou recueillies dans le cadre de son activité professionnelle et à ne pas les utiliser à des fins personnelles.
Annexe 3 - Formalisation du certificat de TOAD thérapeutique
Sur papier à entête du médecin, date du jour
Je soussigné-e, Docteur X, certifie que l’état de santé de Mr ou Mme, née le XX, examiné-e ce jour nécessite la mise en place d’un TOAD thérapeutique pour lui permettre de travailler à distance jusqu’au jj/m.
Certificat établi le (date du jour), à la demande de (Mr ou Mme) et remis en main propre pour faire valoir ce que de droit.
Signé par le médecin
Annexe 4 – Contenu des 10 engagements à ratifier dans le portail RH
Les engagements demandés à tout collaborateur :
1) Je déclare accepter de venir travailler sur site en cas de crise nécessitant ma présence sur site (que mon métier soit éligible ou pas au TOAD) à la demande de la direction*
2) Je déclare accepter de travailler à distance, en France métropolitaine, depuis l’adresse figurant sur le bulletin de salaire ou à la seconde adresse renseignée sur le Portail RH (Fiche salarié – Données personnelles) si mon activité le permet ou exceptionnellement dans un autre lieu en France métropolitaine disposant de la connexion nécessaire avec l’accord de mon manager et de la DRH, à ma demande ou à la demande de l’entreprise en cas d’activation du TOAD EVEN (gestion de crise) *
3) Je m'engage à ne pas diffuser les documents qui pourraient être à ma disposition lors de mon travail à distance*
4) Je m’engage à poser mon jour de TOADB ou de TOADEVEN avec un préavis suffisant en accord avec mon manager, et à enregistrer ma durée du travail sur l’outil de gestion des temps e-Temptation (en heure pour les personnes en heures, en journée ou demi-journée pour les personnes en forfait jours), et à me consacrer pleinement dans mon temps de travail à réaliser les missions qui me sont confiées.*
5) Je m'engage à utiliser mon ordinateur portable professionnel et à être disponible et joignable depuis mon lieu de travail à distance au numéro de téléphone professionnel pendant les heures habituelles d'une journée de travail dans le cadre du travail à distance, et en cas de crise, sur mon téléphone personnel *
6) La connexion dont je dispose à l’adresse figurant sur le bulletin de salaire ou à la seconde adresse renseignée sur le Portail RH me permet de me connecter à mes applications de l'Afnor avec des temps de réponse corrects, et je m'engage à tester l'accessibilité aux outils nécessaires à mes missions et à prévenir mon manager en cas de difficultés*
7) Je déclare disposer à l’adresse figurant sur le bulletin de salaire ou à la seconde adresse renseignée sur le Portail RH d'un environnement de travail me permettant de travailler à distance dans des conditions satisfaisantes*
8) Je déclare être équipé à l’adresse figurant sur le bulletin de salaire ou à la seconde adresse renseignée sur le Portail RH d'une installation électrique conforme aux normes en vigueur*
9) Je déclare disposer d'une assurance domicile me permettant de travailler à distance à l’adresse figurant sur le bulletin de salaire ou à la seconde adresse renseignée sur le Portail RH (le document doit être tenu à disposition de l’employeur à sa demande et cette mention figure dans l’assurance domicile)*
10) Je déclare disposer d’un mode de garde pour mon/mes enfants jusqu’à la fin du primaire lors de mes journées de travail à distance*
* réponse obligatoire
Annexe 5 - Badgeage à distance sur e-Temptation sur le profil TOAD
Le suivi de la durée du travail est identique à celui sur site, incluant de la flexibilité dans la journée, dans le cadre d’un travail à distance en journée ou en demi-journée quel qu’il soit : tous les motifs TOAD sont concernés : TOADB, TOADEVEN, TOADSPE, TOADAIDANT, TOADMAT, TOADTHERAP. Dans ce cadre, le contrôle de la durée du travail s’effectue de la manière suivante :
Utilisation du badgeage à distance : les journées travaillées doivent faire l'objet d'un mouvement d'entrée et de sortie chaque jour sur le logiciel de gestion des temps à distance via e-Temptation
L’accord d’adaptation UES Groupe AFNOR signé le 21 décembre 2023 relatif à l’enregistrement à distance, article 55, et par conséquent le bénéfice du dispositif de plages fixes et de plages mobiles (article 58.1.1) et aux souplesses de débit et crédit d’heures pour les salariés non cadres et cadres en forfait annuel en heures, ainsi que les dispositions permettant des plages de travail en continu les mardis et jeudis s’appliquent
Comme sur site, toute personne qui sort de son lieu de travail à distance doit badger. Il est rappelé cependant que tout salarié badgeant (forfait jours et heures et en heures) doit badger à chaque sortie du lieu de travail à distance.
Il y a l’obligation du respect de 11 heures de repos entre deux plages horaires et le décompte des heures se fait uniquement entre 8 heures et 19 heures 30.
Introduction d’une flexibilité Si les personnes peuvent sortir à leur guise entre 11 heures 30 et 14 heures au moment de la pause déjeuner en badgeant au départ et au retour. Les personnes peuvent sortir dans la journée si elles ont des obligations personnelles à condition d’en avoir informé leur manager et d’avoir eu son accord, elles devront badger au départ et au retour (exemple : rendez-vous médical). Il n’y a pas de limite aux mouvements dans la journée.
Pour effectuer ce badgeage à partir de l’application e-Temptation, la fonctionnalité « Badger » est ajoutée sur la page d’accueil du profil TOAD, qui permet d’effectuer des demandes.
1 – Accès à la fonction de badgeage sur la page d’accueil
La fonction permet à l'utilisateur de badger (comme sur un lecteur de badges physique) et de consulter ses compteurs.
Remarque préalable : contrairement à la version précédente de l’application lorsque vous effectuerez un badgeage, il n’y a plus le message ci-dessous vous demandant de confirmer votre action.
2 – Comment badger
Pour le premier badgeage de la journée cliquez sur le bouton Automatiquement le bouton est remplacé pour proposer le prochain badgeage en sortie
Pour le second badgeage de la journée cliquez sur le bouton
Automatiquement le bouton est remplacé pour proposer le prochain badgeage en entrée
2 – Comment badger si vous combiner TOAD et une MISSION ou une MISSION DU LENDEMAIN
Si vous souhaitez réaliser un badgeage « mission » ou « mission du lendemain » il est nécessaire d’accéder à un second écran en cliquant sur le raccourci « Détail »
Pour effectuer un badgeage « mission » cliquer sur Pour effectuer un badgeage « mission du lendemain » cliquer sur
Dans l’exemple ci-dessous : - un premier badgeage a été réalisé en entrée à 16h07 - un second badgeage a été réalisé en cliquant sur « mission » à 16h14 - un troisième badgeage a été réalisé en entrée à 16h16 - et un quatrième badgeage a été réalisé en sortie à 17h18
Annexe 6 - Charte du bien vivre le travail à distance
Le travail à distance est une organisation du travail qui présente des avantages dans le cadre de l’hybridation du travail car il permet de concilier vie professionnelle et vie personnelle. Diminuer la fatigue due aux déplacements et disposer d’un cadre pour se concentrer est utile à condition d’adopter des règles de vie et de disposer d’un environnement de travail personnel le permettant. La charte a pour objet de vous rappeler ces évidences parfois oubliées mais indispensables.
1.Adopter une routine, s’installer, s’organiser
Tout d’abord, il faut rappeler qu’il est important de garder une césure entre sa vie professionnelle et sa vie personnelle. Commencez par vous mettre en condition pour votre journée de travail à distance. Apprêtez-vous comme une journée de travail classique sur site. Ensuite, planifiez-vous une heure de démarrage ainsi qu’une heure approximative et raisonnable de fin de journée. Avoir des horaires fixes permet de ne pas se laisser submerger par le travail ou les sollicitations à distance. Par ailleurs, il faut rappeler que même à distance, les plages horaires pour débuter et terminer sa journée sont les mêmes que sur site pour une journée pleine et entière (il n’y a pas de journées plus courtes comme les mardis et jeudis sur site). Le travail à distance ne doit pas faire oublier les règles en matière de temps de travail (à minima 11 heures de repos entre deux plages horaires) et le droit à la déconnexion. En fonction de votre emploi du temps, fixez-vous à l’avance des temps de pause. Si nous recommandons de faire des pauses régulières, il est important que celles-ci soient qualitatives. Faites de vraies pauses (entre 5 à 10 minutes), ne consultez pas votre téléphone, ne vous occupez pas de votre intérieur. Si vous avez un extérieur, profitez-en pour faire quelques pas et vous dégourdir les jambes. Si vous êtes en appartement, pensez à vous rapprocher de la fenêtre pour profiter de la lumière du jour et regardez à l’horizon afin de solliciter votre vision de loin. En effet, des études démontrent que nous n’entraînons pas assez notre vision de loin, ce qui aggrave la myopie. Pourtant le raisonnement est simple : sur le long terme, regarder au loin permet de mieux voir de loin. Le travail sur écran sollicite notre vue de près mais il faut penser à préserver notre vision de loin. Connaissez-vous la règle des 10-10-10 ? Fixez un point à 10 mètres pendant 10 secondes toutes les 10 minutes. Cela permet de soulager vos yeux. Pensez-y et consultez le livret pédagogique sur le yoga des yeux disponible sur l’intranet ! Faites de vraies pauses déjeuner ! Ne mangez pas en 10 minutes devant votre écran en répondant à un mail de votre collègue. Informez vos collègues que vous êtes en pause en changeant votre statut sur Slack en « pause déjeuner » ou « indisponible ». Mettez votre ordinateur en veille. Comme sur site, prenez une vraie pause déjeuner (sur site 40 minutes). Le travail à distance n’est pas un mode de garde des enfants (vacances scolaires inclus). En fonction de l’âge des enfants, il peut vous être demandé de fournir une attestation sur l’existence d’un mode de garde. En cas de problèmes exceptionnels, le manager peut décider de déroger à ce point.
2.Optimiser son espace de travail
Installez votre cadre de travail : débarrassez vos affaires personnelles pour installer vos affaires professionnelles. Utilisez toujours votre ordinateur professionnel et non personnel. Une bonne installation en travail à distance est primordiale. Si possible, aménagez-vous un espace dédié pour le travail à distance. Dans tous les cas, veillez à rester dans un environnement calme. Pour votre installation, lorsque cela est possible, privilégiez la lumière du jour. Variez le plus souvent possible les positions. Asseyez-vous sur une chaise, à un bureau ou à une table en étant toujours adossé au siège et le dos bien droit. Ne croisez pas les jambes. Afin de vous aider au mieux dans votre installation à domicile, nous avons d’ailleurs distribué des sièges pour les salariés en ayant fait la demande (et il en reste). Installez votre écran à hauteur de vos yeux (utilisez du matériel que vous avez à disposition à la maison, des livres par exemple ou avec un rehausseur pour ordinateur portable) et à une distance équivalente à un bras tendu. Ne placez pas votre écran face à une fenêtre afin d’éviter les reflets et l’inconfort pour les yeux. Munissez-vous d’un clavier et d’une souris déportés. Pour les communications qui ne nécessitent pas l’utilisation de l’ordinateur, pensez à vous déplacer dans votre appartement. Si vous avez un comptoir dans la cuisine ou ailleurs, travaillez debout… Varier les positions permet de réduire l’apparition de Troubles Musculo-Squelettiques. Afin d’être plus efficace, organisez votre bureau ou votre table pour ne pas perdre de temps à chercher des documents par exemple. Rangez tout votre nécessaire de travail à un même endroit. Si nécessaire, tenez un agenda papier ou électronique afin d’organiser au mieux votre journée. Des applications permettent d’optimiser l’organisation du travail au quotidien.
3.Être joignable en travail à distance : oui mais…
Tout d’abord, il est obligatoire de poser une demande de TOAD sur e-temptation et d’avoir obtenu l’accord de votre manager. Ensuite, il faut Indiquez votre statut (travail à distance) sur Slack et dans Outlook (dans options choisir « travaille ailleurs »). Vous devez bien évidemment rester joignable lorsque vous faites du Travail à Distance et utiliser votre ordinateur portable professionnel pour travailler et téléphoner. Votre manager doit pouvoir vous joindre et être joint sur les plages communes. En revanche, il n’est pas forcément nécessaire de lire et de répondre immédiatement à tous les mails de vos collègues. Afin d’éviter d’être distrait, vous pouvez : -Supprimer les notifications (elles vous invitent à interrompre la tâche en cours) -Pour les interlocuteurs importants, vous pouvez créer des filtres pour faire entrer leurs messages dans les prioritaires et avoir un œil dessus. -Pour les autres, organisez-vous un moment dans la journée pour les traiter. N’utilisez pas plusieurs applications afin de passer le même message ! Inutile de rédiger un mail sur Outlook, d’envoyer un message instantané sur Slack et d’appeler sur zoom. Si ce n’est pas urgent, votre interlocuteur vous répondra dès qu’il le pourra. Pour rappel, pour les appels externes et internes on doit utiliser zoom, Slack est uniquement une messagerie instantanée. S’appeler est parfois plus rapide que d’envoyer un slack ou mail. Pour une bonne utilisation de Slack, n’hésitez pas à vous rapprocher de vos collègues pour organiser entre vous ou à l’aide de vos assistantes de départements des ateliers pratiques sur des thématiques précises, comme par exemple : •comment gérer mon profil et mettre mon statut à jour ? •comment gérer les notifications ? •quels canaux suivre et comment les organiser ? Et n’oubliez pas le canal d’entraide #aide-slack.
4.Faciliter les échanges avec ses collègues
Organisez-vous pour ne pas tous être en travail à distance le même jour. A la fois pour l’activité mais également lors de l’accueil des nouveaux arrivants. L’intégration est un élément clé pour la montée en compétences sur le métier. Lorsque vous travaillez à domicile, vous pouvez avoir tendance à vous mettre dans une bulle…Il est important de réussir à cotravailler avec les collègues présents sur site. N’hésitez pas à contacter vos collègues si nécessaire tout en restant axé sur l’objectif de la discussion. L’objectif est de faciliter l’interaction à distance comme au bureau tout en préservant l’organisation de chacun. A distance comme sur site, votre comportement doit rester professionnel, courtois, bienveillant, à l’écrit comme à l’oral. Votre interlocuteur, qu’il soit interne ou externe, ne doit pas voir de différence que vous soyez sur site ou à distance. Cela signifie qu’il ne doit pas y avoir de perturbations extérieures comme des bruits personnels (musiques, tv allumé, enfants, …) sauf à titre exceptionnel.
5.Les réunions à distance
Les réunions à distance sur zoom peuvent être très pratiques mais elles ne doivent pas être utilisées dans toutes les circonstances. L’entretien d’évaluation professionnelle doit être réalisé sur site, les réunions d’équipe sont à privilégier sur site également. Afin que les réunions à distance fonctionnent, nous devons adopter quelques principes de précaution : -Ne pas bloquer trop de réunions zoom la même journée. -Ne pas programmer de réunions trop longues : maximum 45 minutes ! -Respecter un temps de pause de 15 minutes entre chaque réunion. -Être vigilant sur les réunions internationales, adapter les horaires du mieux possible. -Sauf exception, on évite les réunions pendant la plage déjeuner pour faire une vraie pause. -On ne programme pas non plus de réunion après 18 heures sauf exception et avec l’accord des personnes en amont. -Si je sollicite une réunion, je vérifie la disponibilité de la personne via son agenda Outlook. -Je ne planifie pas de RDV sur un créneau déjà réservé et je ne dérange pas un collègue s’il est en réunion! En cas de doute ou d’urgence, je contacte la personne pour vérifier sa disponibilité. Attention plage libre ne signifie pas que la personne va accepter automatiquement.
Afin que les collègues puissent planifier les réunions, je veille à mettre à jour mon agenda Outlook : je complète mes rendez-vous et mes réunions, j’indique mes jours de TOAD, je me réserve des créneaux de concentration optimale (RAM= RDV avec moi-même) et je les respecte. Pour les réunions tout en Zoom ou en mode hybride, les pratiques suivantes sont à privilégier : -S’isoler chez soi dans un endroit calme et pour les personnes sur site réserver une salle de réunion pour ne pas déranger ses collègues de bureau, à défaut on utilise un casque. -Sur site, veiller à avoir un système audio adapté au format tout ZOOM ou au format hybride. Les salles du centre de réunion sont équipées. Pour les salles à usage interne, des enceintes Jabbra sont à disposition dans les départements. -Mettre sa caméra à minima pour saluer ses collègues et pour la personne qui s’exprime. Cela reste toujours plus agréable de voir son interlocuteur. -Veiller à parler les uns après les autres. En réunion tout ZOOM, l’outil « main levée » est à privilégier. En réunion hybride également si nous sommes nombreux, et évitez autant que possible les doubles discussions en salle pour ne pas perturber l’écoute de ceux à distance.
Si une réunion internationale est en décalé ou trop tardive et que vous devez récupérer du temps de repos, prévenez en amont votre manager afin que cela soit organisé et que cela ne perturbe pas le fonctionnement de l’équipe et la continuité du travail.
6.La flexibilité du Travail Occasionnel A Distance
L’avantage du travail à distance est la flexibilité qu’il permet d’adopter. Ne pas rester derrière son bureau mais se déplacer dans la journée. Attention, la charte TOAD mentionne aujourd’hui que lorsqu’une personne doit sortir de son lieu de travail à distance en dehors des plages de déjeuner pour des raisons exceptionnelles et personnelles, elle doit en avertir son manager en amont et disposer de son accord pour des raisons de couverture sociale. En effet, s’il vous arrive un accident pendant cette période, celui-ci ne sera pas considéré comme un accident de travail ou de trajet. D’où l’importance de prévenir lorsque l’on quitte son poste et lorsque l’on se remet à travailler.
7.Petit conseil hygiène de vie !
La première clé d’un travail à distance réussi est de conserver un rythme de vie régulier et de continuer à prendre soin de soi : se lever, se coucher et prendre ses repas à heures fixes, dormir au moins 7 heures par nuit, mais aussi s’habiller et se coiffer avant de commencer sa journée derrière son écran. La sédentarité : en travail à distance, on passe beaucoup de temps assis. Saisissez toutes les occasions pour bouger. Il est recommandé de se lever toutes les deux heures au minimum : marchez, étirez-vous. N’oubliez pas que pour la santé, l’Organisation Mondiale de la Santé recommande de faire 10000 pas par jour ! Pour vous aider à atteindre cet objectif, l’idéal est de vous programmer une routine quotidienne : on s’habille, on part faire le tour du pâté de maison, on rentre et on prend un café/thé comme au travail avant de commencer sa journée. On recommence à minima le soir voire le midi. L’alimentation : moins on bouge, plus on a tendance à manger. Faites de vraies pauses déjeuner. En travail à distance, le défi est d’éviter le grignotage et de se préparer de vrais repas, à prendre à table et pas devant un écran. L’important est de manger équilibré, en quantités raisonnables. Surtout éviter les plats tout prêts. Pourquoi ne pas profiter du temps de déplacement gagné grâce au travail à distance pour se cuisiner des repas maison ?
Vigilance : pas d’hypo-connexion, ni d’hyper-connexion ! Une personne en travail à distance doit veiller à garder un rythme de travail adapté. On ne reste pas sur son écran pendant 10 heures. Savoir se déconnecter de l’ensemble des outils de travail (ordinateurs et téléphones portables) à la fin de sa journée est une des clés pour un travail à distance réussi.
