449 avenue du Parc - 63110 BEAUMONT Tel : 04.73.44.11.00 - Fax : 04.73.44.11.18
ACCORD D'ENTREPRISE
RELATIF À LA MISE EN PLACE DU TÉLÉTRAVAIL
Entre :
L’ASSOCIATION GESTIONNAIRE DE SERVICES DE SOINS EN AUVERGNE (A.Ge.S.S.A), association déclarée, dont le siège social est situé 449, avenue du Parc 63110 BEAUMONT, immatriculée sous le numéro SIREN : 321 592 289, représentée aux présentes par M. , agissant en qualité de Directeur Général,
Et :
Mme , Déléguée syndicale C.F.D.T. (syndicat ayant obtenu la majorité des voix lors du premier tour des dernières élections du Comité Social et Économique de l’AGeSSA)
PREAMBULE
Dans le cadre d'une réflexion sur une nouvelle organisation du travail plus opérationnelle, l’Association Gestionnaire de Services de Soins en Auvergne (A.Ge.S.S.A.) a souhaité mettre en place le télétravail. Le télétravail a été utilisé depuis mars 2020, dans des circonstances exceptionnelles dictées par la pandémie de la Covid-19. Cette accord témoigne de la volonté de l’A.Ge.S.S.A. de prendre en compte ce nouveau mode d’organisation. En effet, l’évolution des technologies de l’information et de la communication permet d’envisager la modernisation de notre organisation du travail en inscrivant le télétravail au cœur des actions en faveur de l’amélioration de la qualité de vie au travail et de la santé au travail. Le télétravail constitue un levier en faveur de la modernisation des relations managériales, fondé sur le volontariat réciproque et sur une relation de confiance mutuelle entre le collaborateur, son responsable hiérarchique et la Direction de l’A.Ge.S.S.A.. Ce nouveau mode de travail favorise ainsi l’équilibre entre performance économique et sociale. Le télétravail a vocation à offrir une meilleure conciliation des temps de vie, entre vie personnelle et vie professionnelle, à leur donner une plus grande autonomie dans l’accomplissement de leurs tâches et à contribuer aussi au développement durable en réduisant l’empreinte des transports sur l’environnement. Cette accord fixe les conditions d'exécution du télétravail dans les établissements de l’A.Ge.S.S.A..
Article 1 : DEFINITION DU TELETRAVAIL
Conformément aux termes de l’article L.1222-9 du Code du travail, le télétravail désigne toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’entreprise est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication. Le fait de travailler à l’extérieur des locaux de l’entreprise ne suffit pas à conférer à un salarié la qualité de télétravailleur. Est considéré comme télétravailleur tout salarié de l’A.Ge.S.S.A. qui exécute volontairement du télétravail après accord de la Direction soit dès l’embauche, soit ultérieurement. La définition légale actuelle concerne 3 formes de télétravail :
En situation régulière,
En situation occasionnelle,
En situation de circonstances exceptionnelles ou de force majeure : dans ce cas le télétravail peut être imposé par l’employeur compte tenu des circonstances (art L.1222-11 du Code du Travail).
Le télétravail porte donc sur des tâches qui peuvent être exécutés dans les locaux de l’entreprise. Par ailleurs, la mise en œuvre du télétravail doit être compatible avec les objectifs d’efficience économique et sociale de l’A.Ge.S.S.A..
Article 2 : PRINCIPES GENERAUX
Cette accord vise à créer un socle minimal de règles communes en matière de télétravail. Le présent accord est applicable à tous les salariés de L’A.Ge.S.SA remplissant les critères d’éligibilité mentionnés à l’article 3. La mise en place du télétravail repose sur le double volontariat entre le salarié et l’A.Ge.S.S.A.. Le passage en télétravail repose donc sur la base du volontariat. Le fait de travailler à son domicile doit être une mesure positive ou neutre. Cela ne doit pas constituer une contrainte ni pour l’équipe, ni pour la hiérarchie. Le télétravail s’inscrit dans les principes d’égalité de traitement et de non-discrimination. Le salarié en télétravail bénéficie de tous ses droits et demeure soumis à toutes les obligations liées à sa qualité de salarié de l’A.Ge.S.S.A. au même titre que les autres professionnels de l’Association : promotion, formation, rémunération, évaluation, repos et congés, protection sociale et juridique, avantages sociaux… Le télétravailleur doit pouvoir rencontrer régulièrement sa hiérarchie, ses collègues et avoir accès aux informations des établissements de l’A.Ge.S.S.A.. L’établissement fourni et entretient les équipements nécessaires au télétravail sous réserve, lorsque le télétravail s’exerce à domicile, de la conformité du domicile aux normes d’hygiène et de sécurité et de la conformité des installations électriques, téléphoniques et d’accès Internet avec les activités exercées en télétravail. Il prend également en charge les coûts découlant directement du télétravail notamment le coût des matériels, logiciels, et outils ainsi que de la maintenance de ceux-ci. Les salariés en télétravail disposent des mêmes droits et devoirs que les agents sur site notamment en matière de réglementation du temps de travail, d’hygiène et de sécurité et de droit à la formation et à l’évolution professionnelle. Le lieu du télétravail est obligatoirement déclaré à la Direction de l’A.Ge.S.S.A. avant le passage en télétravail. Le salarié s’engage par ailleurs à informer la Direction de l’A.Ge.S.S.A. de tout changement d’adresse impliquant un changement de son domicile.
Article 3 : CONDITIONS DE PASSAGE EN TELETRAVAIL : CRITERES D’ELIGIBILITE
Les activités éligibles au télétravail sont celles ne requérant pas par nature :
Une présence physique sur le lieu de travail
Un contact direct avec des usagers, partenaires extérieurs et/ou d’autres salariés de l’A.Ge.S.S.A.
L’utilisation des ressources matérielles propres à l’activité et non délocalisables.
À titre indicatif et non exhaustif, peuvent être considérées comme éligibles au télétravail les activités suivantes :
Rédaction de rapports, procédures, dossiers, notes, circulaires, comptes rendus, actes administratifs, conventions, courriers, convocations, documents d’information et de communication…
Saisie et vérification de données
Préparation de réunions
Travail de recherche.
À noter que le traitement de données confidentielles ou à caractère sensible lorsque le respect de la confidentialité ne peut être assuré en dehors du lieu d’affectation, est exclus du télétravail.
Par ailleurs, pour être éligibles au télétravail, les salariés doivent réunir les conditions suivantes :
Exercer son activité à temps plein ou à temps partiel avec un taux d'activité au moins égal à 80 % d'un temps plein,
Avoir une ancienneté dans l'entreprise d'au moins 12 mois révolus, afin de garantir une bonne intégration préalable du salarié et l'instauration réelle de la relation de travail dans l'Association,
Disposer d'un logement compatible avec le télétravail (bénéficier d'une surface réservée au travail, d'une installation électrique conforme, …), fournir une certification de conformité technique et électrique ou attester sur l'honneur qu'il a une installation conforme aux normes en vigueurs,
L’absence sur site du salarié n’impact pas l’organisation du service et la charge de travail de l’équipe présente sur site,
Le salarié doit disposer d’une capacité d’organisation suffisante et sait travailler de façon régulière,
Le salarié dispose d’une maitrise suffisante de son poste de travail et de ce fait il ne nécessite pas un soutien managérial rapproché.
Au sein d'un même service, le nombre de salariés pouvant être simultanément en situation de télétravail est limité à 33% de l'effectif. Dans l’hypothèse où un choix doit être opéré entre des salariés sollicitant un télétravail, le choix sera fait par la Direction en concertation avec le supérieur hiérarchique. En aucun cas le télétravail ne modifie, à la hausse ou à la baisse, les missions et activités habituelles du salarié, ses objectifs, le nombre d’heures de travail et sa charge de travail. Le recours ou non au télétravail est sans incidence sur l’évaluation professionnelle du salarié. Il convient de préciser qu’en cas d’épisode de pollution mentionné à l’article L.223-1 du code de l’environnement, le télétravail pourra être imposé par la Direction de l’A.Ge.S.S.A..
Article 4 : MODALITES D’ACCEPTATION PAR LE SALARIE DES CONDITIONS DE MISE EN ŒUVRE DU TELETRAVAIL
4.1. Demande du salarié
Le salarié qui remplit les critères d'éligibilité et qui souhaite bénéficier du télétravail régulier en fait la demande par écrit à la Direction de l’A.Ge.S.S.A.. Celle-ci précise les modalités d’organisation souhaitées notamment les jours de la semaine travaillés. Lorsque le télétravail est organisé au domicile du salarié ou dans un autre lieu privé, une attestation de conformité des installations aux spécifications techniques est jointe à la demande ou à défaut une attestation sur l’honneur. En cas de mobilité sur un autre poste, le salarié doit présenter une nouvelle demande. Un entretien peut avoir lieu avec le responsable direct du salarié afin d’apprécier les motivations, l’aptitude et la faisabilité du télétravail dans le respect du fonctionnement du service. Le responsable remet son avis à la Direction de l’A.Ge.S.S.A.. La demande de télétravail occasionnelle est adressée au supérieur hiérarchique qui avant de traiter la demande doit en informer la Direction. Il dispose d’un délai raisonnable pour accepter ou refuser. Le refus de télétravail à un salarié occupant un poste éligible sera motivé.
4.2 La décision d’autorisation
La Direction de l’A.Ge.S.S.A a un délai d’un (1) mois pour accepter ou refuser après concertation avec le supérieur hiérarchique du salarié qui a fait la demande de télétravail. Le supérieur hiérarchique apprécie la compatibilité de la demande avec la nature des activités exercées et l’intérêt du service et en fait part à la Direction de l’A.Ge.S.S.A.. L’absence de réponse ne vaut pas acceptation. Le refus de télétravail à un salarié occupant un poste éligible sera motivé. L’acceptation de la demande de télétravail sera transmise par écrit. Il sera alors notamment précisé les missions exercées en télétravail, le lieu d’exercice du télétravail, le ou les jours de télétravail, la durée d’autorisation. Si le passage au télétravail est proposé au salarié par son supérieur hiérarchique après accord de la Direction de l’A.Ge.S.S.A., le salarié peut refuser et ce refus ne constitue, en aucun cas, un motif de sanction ou de licenciement.
4.3. La durée de l’autorisation
L’autorisation est valable pour une durée maximum d’un an. Une nouvelle demande du salarié est nécessaire en cas de changement de fonction. L’autorisation prévoit une période d’adaptation de 6 mois maximum. Le télétravail est réversible. Il peut être mis fin à cette forme d’organisation du travail, à tout moment et par écrit, à l’initiative de la Direction ou du salarié, moyennant un délai de prévenance d’un (1) mois. Dans le cas où, il est mis fin à l’autorisation de télétravail à l’initiative de la Direction, le délai de prévenance peut être réduit en cas de nécessité du service dûment motivé. Eu égard aux circonstances exceptionnelles, le délai de prévenance est abandonné, le salarié pouvant être rappelé sur son lieu de travail afin d’assurer la continuité du service. L’interruption du télétravail à l’initiative de la Direction sera motivée. Le salarié qui renonce au télétravail est maintenu dans son poste dans les mêmes conditions qu’auparavant sans modification de ses conditions d’emploi. Un bilan pourra être réalisé à mi-parcours. Suite à ce bilan le télétravail pourra être poursuivi, ou bien aménagé, ou encore suspendu.
4.4. Période d’adaptation
L'exercice des fonctions en télétravail débute par une période d'adaptation Cette période doit permettre au responsable du télétravailleur de vérifier si le salarié a les aptitudes personnelles et professionnelles pour travailler à distance et/ou si l'absence du salarié sur son lieu de travail habituel ne perturbe pas le fonctionnement de son service. Pour le salarié, cette période permet de vérifier si l'activité en télétravail lui convient. Au cours de cette période, la Direction ou le salarié peuvent décider, unilatéralement, de mettre fin à la situation de télétravail, moyennant un délai de prévenance de 15 jours. S'il est mis fin à la situation de télétravail, le télétravailleur retrouvera son poste sur son lieu de travail habituel.
4.5. Conditions de travail
Un salarié en télétravail est soumis aux mêmes droits et obligations qu’un salarié sur site. Il est rappelé que le télétravail s’inscrit dans une relation managériale basée sur la confiance mutuelle, la capacité du télétravailleur à exercer ses fonctions de façon autonome et régulière. Les résultats attendus en situation de télétravail sont équivalents à ceux qui auraient été attendus dans les locaux de l’établissement.
Article 5 : CONDITIONS DE RETOUR A UNE EXECUTION DU CONTRAT DE TRAVAIL SANS TELETRAVAIL
5.1 Retour à une exécution du travail sans télétravail demandée par le salarié
Le salarié qui renonce au télétravail est maintenu dans son poste dans les mêmes conditions qu’auparavant sans modification de ses conditions d’emploi. La demande sera effectuée par écrit et remise à la Direction de l’A.GeS.S.A.. Le délai de prévenance est fixé à un (1) mois, mais le salarié peut demander un délai plus court dans sa demande.
5.2 Retour à une exécution du travail sans télétravail demandée par l'employeur
L'employeur peut demander au télétravailleur de revenir travailler intégralement dans les locaux de l'entreprise, notamment pour les raisons suivantes : condition d'éligibilité non remplie, modification importante des conditions de travail ou dans l’organisation du service devenant incompatible avec la situation de télétravail, changement de fonctions et/ou de service devenant incompatible avec la situation de télétravail, non-respect des règles de sécurité, de confidentialité ou de protection des données. Cette décision sera notifiée par écrit par lettre recommandée avec accusé de réception. Le délai de prévenance est fixé à 1 mois. Eu égard aux circonstances exceptionnelles, le délai de prévenance est abandonné, le salarié pouvant être rappelé sur son lieu de travail afin notamment d’assurer la continuité du service.
Article 6 : LE LIEU DU TELETRAVAIL
Le télétravail régulier s’effectue :
soit au domicile principal du collaborateur tel qu’il l’a déclaré à l’entreprise
soit dans un espace de travail différent de celui d’affectation du salarié appelé « bureau satellite ». Cette position de travail peut être partagée par plusieurs personnes de l’entreprise.
En cas de changement de domicile, le salarié préviendra l'entreprise en lui indiquant la nouvelle adresse. Pour des raisons de sécurité pour le salarié et de bon fonctionnement de l'entreprise, les conditions d'exécution du télétravail seront alors réexaminées. Elles pourront, le cas échéant, être remises en cause conformément au présent accord. Le télétravailleur devra affecter un espace de son domicile à l'exercice du télétravail où il aura l'équipement nécessaire à l'activité professionnelle à distance. Le télétravailleur doit s'engager à ce que cet espace de travail soit adapté à l'exercice du travail en télétravail. Il assure notamment disposer d’un espace de travail dans son domicile exempt de toute distraction. L’espace dédié au télétravail doit être doté d’équipements permettant des échanges téléphoniques et la transmission et la réception de données numériques compatibles avec l’activité professionnelle.
Article 7 : MODALITES DE REGULATION DE LA CHARGE DE TRAVAIL
Le télétravail ne permet pas de déroger à la réglementation en vigueur applicable en matière de temps de travail. Le salarié assurant ses fonctions en télétravail doit effectuer les horaires prévus à son planning. La charge de travail à domicile doit être comparable au volume de travail effectué lorsque le salarié travaille dans les locaux de l'entreprise. Le télétravail ne peut générer aucune heure supplémentaire, sauf sur demande expresse du supérieur hiérarchique. Durant ces plages horaires indiquées au planning, le salarié est à la disposition de son employeur sans pouvoir vaquer librement à ses occupations personnelles. Il doit être joignable et disponible par mail et/ou par téléphone. En cas de difficulté pour réaliser ou achever les travaux qui lui ont été confiés, le télétravailleur est tenu de contacter au plus vite sa hiérarchie afin de trouver les solutions appropriées aussi rapidement que possible.
Article 8 : FREQUENCE ET NOMBRE DE JOURS TELETRAVAILLES
La quotité des fonctions pouvant être exercées sous la forme du télétravail régulier ne peut être supérieure à deux (2) jours par semaine. Pour les salariés ayant une fonction de management, la quotité est fixé à deux (jours par mois). Le temps de présence sur le lieu d’affectation ne peut être inférieur à deux jours par semaine. Ce qui implique que les jours de télétravail seront annulés si le salarié est absent sur les jours non télétravaillés de la semaine (ex : un salarié en télétravail les lundis et mardis qui demanderait à être en congé du mercredi au vendredi). Cette mesure vise notamment à prévenir le risque d’isolement. Les jours de télétravail régulier sont des journées complètes et ne peuvent pas être découpés en demi-journée. Les jours de télétravail occasionnel peuvent être découpés en demi-journée. Le report des jours de télétravail tombant sur un jour férié, de congé, de maladie… est impossible. Enfin, afin de préserver une souplesse d’organisation, il pourra être demandé au salarié de manière occasionnelle et justifiée par l’activité de l’équipe ou des besoins du service, de revenir sur site un jour normalement télétravaillé. Les jours de télétravail seront fixés selon les modalités décrites dans le courrier d’autorisation.
Article 9 : DETERMINATION DES PLAGES HORAIRES PERMETTANT DE JOINDRE LE TELETRAVAILLEUR
Le télétravail ne permet pas de déroger à la réglementation en vigueur applicable en matière de temps de travail. Le salarié assurant ses fonctions en télétravail doit effectuer les horaires prévus à son planning. Pendant ces plages horaires, le télétravailleur est tenu de répondre au téléphone, de participer à toutes les réunions téléphoniques ou les vidéoconférences organisées par sa hiérarchie et de consulter sa messagerie. Le planning est déterminé à l’avance. Il est susceptible d’adaptation selon les besoins du service. La continuité du service prévaut dans la validation des plannings.
Article 10 : SANTE ET SECURITE AU TRAVAIL
Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et la sécurité au travail sont applicables aux télétravailleurs à domicile et doivent être strictement respectées. Le télétravailleur est tenu de respecter et d’appliquer ces politiques de sécurité. Le non-respect des règles par le salarié peut entrainer l’arrêt du télétravail dans le cadre du processus de réversibilité. Les collaborateurs en télétravail bénéficient de la même couverture accident, maladie, décès et prévoyance que les autres salariés de l’entreprise et ils font l’objet du même suivi par le service de santé En cas d’arrêt de travail lié à une maladie ou un accident, le télétravailleur à domicile doit informer la Direction de l’A.Ge.S.SA. de l’accident ou de l’arrêt de travail dans les mêmes délais que lorsqu’il effectue son travail dans les locaux de l’établissement. En cas d’accident pendant les jours de télétravail, le lien professionnel sera présumé et les procédures habituelles en vigueur s’appliqueront. En cas d’accident, le salarié fournira tous les éléments nécessaires à la Direction qui effectuera la déclaration d’accident du travail. Le salarié en télétravail à domicile doit informer son responsable hiérarchique de l’accident dans les mêmes délais que lorsqu’il effectue son travail habituellement dans les locaux de l’établissement.
Article 11 : L’ENCADREMENT
L’encadrement joue un rôle important dans la mise en place du télétravail. Dès lors, l’encadrement reçoit en entretien le salarié avant la mise en place du télétravail afin de lui fournir l’ensemble des informations relatives :
aux conditions d’exécution du télétravail ;
aux règles de sécurité tant physiques que matérielles ;
à la faisabilité de la réalisation des tâches à distance ;
aux modalités d’évaluation ;
à la prévention contre l’isolement.
Par ailleurs, l’encadrement doit veiller à ce que le nombre de salariés bénéficiant de ce dispositif soit compatible avec la bonne organisation de son service. L’activité du salarié en télétravail est équivalente à celle d’un salarié sur site. A ce titre, il doit être joignable et en mesure de répondre aux mêmes sollicitations. Le salarié en situation de télétravail continue d’être rattaché à son encadrant direct auquel il rendra compte régulièrement de son activité. Le salarié se conforme aux directives et instructions qui lui sont données par son responsable en ce qui concerne les diverses modalités de son activité.
Article 12 : EQUIPEMENTS LIES AU TELETRAVAIL
Sous réserve de la conformité des installations électriques déjà en place au domicile du télétravailleur, l'A.Ge.S.S.A. fournit, et entretient les équipements nécessaires à l'exercice de l'activité en télétravail. La conformité de ces installations électriques, notamment en matière de normes électriques et de risques incendie relève de la responsabilité du télétravailleur qui devra remettre à cet effet, une attestation de conformité et à défaut une attestation sur l’honneur. Ces équipements se composent notamment de : un ordinateur portable (avec pochette de transport et une souris), un téléphone, un réseau sécurisé. Le matériel fourni par l'entreprise restant sa propriété, il devra être restitué dès la fin de la période de télétravail. Par ailleurs, le télétravailleur ne pourra pas utiliser ce matériel pendant les périodes de suspension du contrat ni en dehors de son activité professionnelle. Le télétravailleur est tenu de prendre soin des équipements qui lui sont confiés. En cas de panne ou de mauvais fonctionnement des équipements de travail, le télétravailleur doit en aviser immédiatement le Responsable Qualité Sécurité et Informatique (RQSI). Enfin, l'équipement destiné au télétravail mis à la disposition du télétravailleur ne peut être déplacé à une autre adresse, qu'après avoir obtenu l'accord de la Direction de l’A.Ge.S.S.A..
Article 13 : REMBOURSEMENT DES FRAIS PROFESSIONNELS LIES AU TELETRAVAIL
Il ne sera pas pris en charge d’autres frais que ceux liés à la fourniture et la maintenance des équipements mis à disposition du salarié pour exercer son activité en télétravail.
Article 14 : ASSURANCE COUVRANT LES RISQUES LIES AU TELETRAVAIL
Le télétravailleur s'engage à informer son assureur du fait qu'il travaille à son domicile avec du matériel appartenant à son employeur et à remettre à ce dernier une attestation « multirisque habitation » couvrant son domicile, avec si possible une mention indiquant que ce dernier a pris acte du fait qu’il exerce une activité professionnelle à son domicile.
Article 15 : PROTECTION DE LA VIE PRIVEE
Le télétravailleur a droit au respect de sa vie privée. L’A.Ge.S.S.A.. garantie le respect de la vie privée du télétravailleur à domicile. Il n’y a pas d’outils de contrôle et de surveillance spécifiques au télétravail mis en place.
Article 16 : OBLIGATION DE DISCRETION ET DE CONFIDENTIALITE
Le télétravailleur doit veiller à ne transmettre aucune information sur les données confidentielles à des tiers et à verrouiller l'accès de son matériel informatique afin de s'assurer qu'il en soit le seul utilisateur. La violation de cette obligation est un motif de sanction disciplinaire, pouvant aller, le cas échéant, jusqu'au licenciement de l'intéressé. Le télétravailleur à domicile doit respecter les standards d’utilisation du matériel informatique fixés par l’A.Ge.S.S.A. dans le cadre des règles en vigueur et notamment de la charte informatique. Il doit préserver la confidentialité des accès et des données, éviter toute utilisation abusive ou frauduleuse des outils mis à sa disposition et respecter l’obligation de discrétion ou de confidentialité portés à sa connaissance dans l’exercice de son activité. Le supérieur hiérarchique informera le télétravailleur des documents autorisés à être transportés et selon quelles modalités, ou des documents qui ne peuvent pas quitter l’enceinte de l’établissement.
Article 17 : DISPOSITIONS FINALES
17.1. Durée et date d’entrée en vigueur
Le présent accord est conclu pour une durée de trois (3) ans. Il prendra effet à compter du 1er janvier 2023.
17.2. Suivi de l’accord
Les parties conviennent que l’accord sera suivi annuellement à l’occasion des réunions de la négociation annuelle obligatoire.
17.3. Révision et Dénonciation
Le présent accord pourra être révisé conformément aux dispositions légales.
17.4. Notification – Dépôt
Le comité social et économique sera informé du présent accord dans le cadre de sa mission au titre de l’article L2312-8 du code du travail. Conformément aux articles L 2231-6 et D 2231-2 du code du travail, il sera déposé par les soins de la Direction, sur la plateforme de téléprocédure Téléaccords, accessible depuis le site www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr. Un exemplaire de l’accord sera également déposé auprès du secrétariat-greffe du Conseil de Prud’hommes de Clermont-Ferrand.
17.5. Publicité
Le présent accord fait l’objet des mesures de publicité prévues par les dispositions légales et réglementaires. Accord conclu à Beaumont, Le 16/09/2022 Signatures des parties précédées de la mention "Lu et approuvé, Bon pour accord".
La déléguée syndicale C.F.D.T. Le Directeur Général
