Accord relatif à la mise en place du vote électronique
ENTRE :
L'Association Sportive du Cercle du Bois de Boulogne (l’ASCBB – Le TIR), dont le numéro de SIRET est le 784 663 171 000 14 – code APE : 9312 C, située Route de l'Etoile – 75116 Paris et représentée par Monsieur X - agissant en sa qualité de Directeur,
Ci-après « l’ASCBB – Le TIR » ou « l’Association »
D’une part,
ET :
Les membres du Comité Social et Économique de l’ASCBB – LE TIR :
Madame Y,
Monsieur Z,
en leur qualité d’élus titulaires au CSE non mandatés, représentant la majorité des suffrages exprimés lors des dernières élections professionnelles, Ci-après désignés « Le Comité social et économique »
D’autre part,
Ci-après ensemble dénommées les « Parties ».
Préambule :
Conformément à la Loi pour la Confiance dans l'Économie Numérique n°2004-575 du 21 juin 2004 et à ses décrets et arrêté d'application ainsi qu’aux Ordonnances du 22 septembre 2017 dites « Macron », les élections des membres du Comité social et économique (ci-après le « CSE ») peuvent être organisées par voie électronique. C’est dans ce cadre que les parties se sont rencontrées afin d’étudier l’opportunité de recourir au vote électronique pour organiser les élections en vue du renouvellement du comité social et économique de l’Association ASCBB – Le TIR. Les parties considèrent en effet que le vote électronique est de nature à améliorer les processus de vote au sein de l’Association, en permettant notamment :
De simplifier et sécuriser l’organisation du processus électoral,
De faciliter le vote pour les salariés en mission ou en déplacement,
D’obtenir en fin de scrutin des résultats sécurisés et affichés en quelques minutes,
D’augmenter le niveau de participation,
D’inscrire le processus électoral dans une démarche de préservation de l’environnement.
En conséquence, les parties ont décidé de la mise en place du vote électronique, dans le cadre et selon les conditions et modalités décrites ci-après. Les modalités techniques et fonctionnelles du vote, le calendrier électoral et la répartition des sièges, seront définies dans le calendrier préélectoral. Principes généraux Les parties signataires conviennent de confier la mise en place du vote électronique à un prestataire extérieur spécialisé. La Direction choisira le prestataire et transmettra aux organisations syndicales le cahier des charges établi par celui-ci conformément aux dispositions du présent accord. Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique sont fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral. Ainsi, les modalités de mise en place du scrutin électronique permettent de respecter les principes suivants :
Vérifier l’identité des électeurs,
S’assurer de l’intégrité du vote,
S’assurer de l’unicité du vote,
S’assurer de l’anonymat et de la sincérité du vote,
S’assurer de la confidentialité et respecter le secret du vote électronique,
Permettre la publicité du scrutin.
objet et champ d’application Le dispositif de vote électronique s’applique à l’ensemble des salariés l’Association ayant la qualité d’électeurs pour les élections professionnelles en vue du renouvellement du CSE. Définition et choix du moyen de vote électronique Le vote électronique est mis en place à travers le moyen unique du vote par Internet. Ainsi, la notion de « vote électronique » mentionnée dans le présent accord doit s’entendre comme l’utilisation de ce moyen de communication pour procéder au vote. Les parties indiquent expressément que le recours au vote électronique est exclusif du vote à bulletin secret sous enveloppe. modalités de mise en œuvre du vote électronique Principe du recours à un prestataire extérieur Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, il est décidé de ne pas recourir à une solution développée en interne et il est décidé que les élections seront organisées par le « fournisseur prestataire », mandaté pour ce faire par la Direction. L’Association prendra contact avec un prestataire spécialisé dans les technologies Internet et plus particulièrement dans le développement du vote par Internet (ci-après désigné le « Prestataire ») et lui confiera l’organisation matérielle et technique du processus de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires en application des articles R. 2314-5 et suivants du Code du travail, ainsi que de l’arrêté du 25 avril 2007. Le Prestataire retenu sera indiqué dans le protocole d’accord préélectoral ou à défaut, dans le document unilatéral fixant les modalités d’organisation des élections. Établissement des fichiers Les fichiers électoraux seront établis dans le respect des dispositions des articles 4 et 5 de l’arrêté du 25 avril 2007 précisant les données devant être enregistrées et les destinataires ou catégories de destinataires de celles-ci. Confidentialité, sincérité du vote et stockage des données Le système retenu permettra d'assurer la confidentialité des données transmises, s'agissant notamment des listes électorales, des collèges électoraux et des moyens d'authentification. Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l'urne électronique ». Le vote émis par chaque électeur sera crypté et stocké dans l'urne électronique dédiée. Le contenu des urnes électroniques sera inaccessible jusqu’au dépouillement de celles-ci, effectué sous le contrôle des membres du bureau de vote à l’aide des clés de déchiffrement reçues et conservées par ces derniers. Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs et les clés de déchiffrement de sauvegarde (qui ne seront utilisées qu’en cas de force majeure, c’est-à-dire de la perte de plus de deux clés par les membres du bureau de vote) ne seront accessibles qu'au personnel du Prestataire chargé de la gestion et de la maintenance du système. Le système de vote électronique sera scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique sera également scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés pourra être déroulée de nouveau. Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés par le Prestataire jusqu'à l'expiration du délai de recours ou jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. À l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits. En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place. En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du Prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote. Cellule d’assistance technique et sécurité Une Cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique sera mise en place pendant la durée des opérations de vote. Elle comprend deux représentants de la Direction :
Un représentant du Prestataire, ci-après dénommé « le Représentant du Prestataire » ;
Un représentant de l’Association, ci-après dénommé « le Gestionnaire de l'élection » ;
Le représentant du Prestataire
Le Représentant du Prestataire veillera au bon fonctionnement et à la surveillance du Système de vote électronique pendant toute la durée des opérations électorales. À ce titre, il surveillera le fonctionnement et prendra toute mesure nécessaire pour assurer la sécurité, la continuité et l'intégrité du Système de vote, conformément aux règles de sécurité mises en place par le Prestataire. De plus, il sera le point de contact de l’Association auprès du Prestataire pour toute question relative au fonctionnement du Système de vote et conseillera cette dernière sur la bonne utilisation du Système de vote.
Le Gestionnaire de l’élection
Le Gestionnaire de l'élection sera chargé de la bonne utilisation du Système de vote et de l'organisation des opérations électorales au sein de l’Association. À ce titre :
Il communiquera au Prestataire l'ensemble des données et des documents électoraux et contrôlera l'importation de ces éléments par le Prestataire au sein du Système de vote ;
Il organisera les séances de contrôle des données, test et scellement du Système de vote, dépouillement des urnes, lecture et proclamation des résultats, et convoquera les participants concernés ;
Il veillera, pour ce qui concerne les moyens mis en œuvre par l’Association, à l'efficacité de la communication auprès des électeurs et des parties concernées pendant les opérations électorales.
De plus, il sera le point de contact du Prestataire au sein de l’Association et sollicitera ce dernier sur toute question relative au fonctionnement et à l'utilisation du Système de vote. Le statut de Gestionnaire de l'élection ne donnera aucun droit d'accès aux identifiants et mots de passe des utilisateurs. La Cellule d’assistance technique :
Vérifie que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l’issue duquel le système est scellé ;
Contrôle, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
Expertise et Protection des données Le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, devra avoir été soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des prescriptions légales. Pour les seules nécessitées des opérations électorales (notamment l’établissement des listes électorales), l’Association sera amenée à transmettre au Prestataire des fichiers établis à partir d’extraction des fichiers de gestion du personnel de l’Association. Le Prestataire s’engage à ce que toutes les données transmises par l’Association, notamment les données nominatives, ne puissent être utilisées à d’autres fins que le processus électoral, ni transmise de quelque façon que ce soit à un tiers. Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la CNIL. Information et formation L’Association met en œuvre les moyens destinés à faciliter l’expression, par les salariés, de leurs votes par voie électronique. En particulier, chaque salarié dispose d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales. Celle-ci sera transmise suite à la conclusion du protocole d’accord préélectoral, sous réserve de sa signature. déroulement des opérations de vote Sous réserve de la réalisation de la condition suspensive prévue à l’article 8.1, le protocole préélectoral fera référence au présent accord relatif à l’organisation du vote électronique et mentionnera le nom du Prestataire choisi pour mettre en place ce système de vote électronique au sein de l’Association. En l’absence de protocole préélectoral signé à la double majorité, les modalités de mise en œuvre du vote électronique pourront être fixées par l’employeur dans le document unilatéral fixant les modalités d’organisation des élections, dans les conditions prévues au présent accord.
Établissement des listes électorales
Le contrôle de la conformité des listes d’électeurs importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises au Prestataire est effectué sous la responsabilité de l’Association. L’intégration et le contrôle des candidatures, ainsi que des professions de foi, sont effectués dans les mêmes conditions.
Lieu et temps du scrutin
Le vote électronique se déroule, pour chaque tour du scrutin, pendant une période délimitée, laquelle sera précisée par le protocole d’accord électoral ou à défaut, dans le document unilatéral établi par l’employeur fixant les modalités d’organisation des élections. Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du scrutin, de n’importe quel terminal, de leur lieu de travail, de leur domicile ou tout autre lieu, en se connectant sur le site sécurisé dédié aux élections. Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales. Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin et est périodiquement contrôlé durant toute la durée du scrutin jusqu’à la clôture. Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n’est accessible. Afin de faciliter l’appropriation de cette technique de vote par les salariés, l’Association fait établir par le Prestataire une note d’information explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote en ligne, laquelle est portée à la connaissance des électeurs avant l’ouverture du scrutin.
Modalités d’accès au site de vote
Chaque électeur reçoit, avant les élections, l’adresse du site et ses moyens personnels d’authentification. À l’aide de ses identifiants, l’électeur peut voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé des élections. L’identification de l’électeur est assurée par un serveur dédié, après saisie par l’utilisateur de ses codes personnels d’accès.
Déroulement du vote
Le moyen d’authentification permet au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et garantit l’unicité de son vote. L’électeur a la possibilité de se connecter plusieurs fois pour voter. Lorsque l’électeur accède aux listes de candidats et exprime son vote, son choix doit apparaître clairement à l’écran ; il peut être modifié avant validation. La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver. La saisie du code d’accès et du mot de passe vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès l’enregistrement du vote ; cette saisie clôt définitivement l’accès à l’élection pour laquelle le vote vient d’être réalisé.
Programmation du site
Le Prestataire assure la programmation des pages web et notamment la présentation des bulletins de vote à l’écran. Sous réserve qu’elles aient été communiquées à la date définie, le Prestataire reproduit sur le site de vote les professions de foi telles qu’elles ont été présentées par leurs auteurs. cloture et resultats
Clôture
Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargements et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.
Dépouillement
Le dépouillement n’est possible que par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes sur les trois qui doivent être éditées pour chaque scrutin. La génération de ces clés, avant l’ouverture du vote, est réalisée publiquement lors des opérations de formation des membres des bureaux de vote de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le Président et deux de ses assesseurs en sont détenteurs à l’exclusion de toute autre personne. Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.
Délais de recours et destruction des données
L’Association et/ou le Prestataire retenu conserve(nt) sous scellés jusqu’à l’expiration du délai de recours légal en vigueur et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde. À l’expiration de ces délais, l’Association ou, le cas échéant le Prestataire, procède à la destruction des fichiers supports. securite et confidentialite
Anonymat et confidentialité des suffrages
Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales sont enregistrées sur un support dénommé « fichier des électeurs » distinct de celui de l’urne électronique dénommé « contenu de l’urne électronique », scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant. Les données du vote font l’objet d’un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste de l’électeur. Le fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne comportent aucun lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.
Dispositif de secours
Tout système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques. En cas de dysfonctionnement informatique résultant, par exemple, d’une infection virale, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants de l’organisme mettant en place le vote, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote. CLAUSES FINALES
Entrée en vigueur, durée et révision de l’accord
Tel qu’évoqué en préambule, les parties rappellent que l’entrée en vigueur du présent accord et sa mise en œuvre effective au titre de l’organisation des élections professionnelles en vue du renouvellement du comité social et économique pour l’année 2023, sont soumises à la réalisation d’une condition suspensive, liée à la possibilité technique pour le Prestataire choisi par la Direction d’assurer les opérations de vote aux dates convenues dans le protocole d’accord préélectoral ou à défaut, dans le document unilatéral établi par l’employeur fixant les modalités d’organisation des élections, en conformité avec les délais légaux fixés par le Code du travail.
Si cette condition suspensive ne se réalise pas, le présent accord deviendra caduc et les élections professionnelles seront organisées au vote à bulletin secret sous enveloppe.
Si la condition suspensive se réalise, le présent accord entrera en vigueur à compter de l’accomplissement des formalités de dépôt, pour une durée indéterminée.
Le présent accord peut être révisé conformément aux dispositions légales en vigueur.
Notification, dépôt et publicité
L’accord sera :
Affiché pour l'information des salariés aux emplacements réservés à la communication avec le personnel ;
Déposé de manière électronique auprès de la DREETS sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr ;
Déposé en un exemplaire original au greffe du Conseil de prud'hommes de Paris.
L'accord est rédigé en nombre suffisant pour remise à chacune des parties (un pour le CSE, un pour l'employeur, un exemplaire pour la DREETS et un exemplaire pour le Conseil de prud'hommes).
A Paris, le 14 septembre 2023, en 4 exemplaires Pour l’Association ASCBB – LE TIR : X Directeur
Y Membre du CSE
Z Membre du CSE
Parapher chaque page et faire précéder la signature de la mention « lu et approuvé – bon pour accord »
