Accord relatif au recours au vote électronique pour les élections professionnelles 2024
ENTRE LES SOUSSIGNES
La société ASTEO, Société par Actions Simplifiée, immatriculée au Registre du commerce et des sociétés de Toulouse sous le numéro 850 481 540, Code NAF 3700 Z, dont le siège social est situé 51 Chemin de Chantelle CS 82341 31200 Toulouse Cedex 2, représentée par Monsieur XXX XXX, en qualité de Directeur Général dûment mandaté à cet effet ;
d'une part,
ET
Les organisations syndicales représentatives de salariés :
le syndicat S.E.E.E représenté par Madame XXX XXX en qualité de Déléguée syndicale ;
le syndicat F.O. représenté par Monsieur XXX XXX en qualité de Délégué syndical ;
d'autre part.
Préambule
L’article 54 de la loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique autorise le recours au vote électronique pour les élections professionnelles.
Les articles R 2314-5 et suivants du Code du travail précisent les conditions et les modalités de vote par voie électronique pour l'élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique.
La délibération n° 2019-053 du 25 avril 2019 de la Commission nationale de l’informatique et des libertés formule des recommandations relatives à la sécurité des systèmes de vote par correspondance électronique, notamment via Internet.
Dans ce cadre, les parties ont convenu de recourir au vote électronique, par Internet, pour les élections 2024 des membres de la délégation du Comité Social et Economique selon les modalités décrites ci-après.
Le protocole d'accord préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord.
Article 1 - Champ d’application
Le présent accord est conclu dans le cadre des articles L. 2232-30 et suivants du Code du travail et accord s’applique au sein de la société ASTEO dans le cadre des élections professionnelles 2024.
Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de la société ASTEO (ainsi qu’aux éventuels salariés mis à disposition de la société) appelés à voter aux élections professionnelles 2024 des membres des membres de la délégation du personnel au comité social et économique.
Article 2 - Principe de recours au vote électronique
2-1 – Prestataire extérieur
La Direction a décidé de confier l’organisation matérielle et technique du processus de vote électronique par Internet à un prestataire extérieur spécialisé et détenteur d’une expertise reconnue dans l’organisation des élections professionnelles par vote électronique.
Ce prestataire extérieur est la Société NEOVOTE, Société par Actions Simplifiée, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Paris sous le numéro 499 510 600, dont le siège social est situé 25, rue Lauriston à 75116 PARIS.
– Caractéristique du Système
La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à la Société NEOVOTE sur la base d’un cahier des charges respectant les dispositions des articles R.2314-5 à R.2314-18 du Code du Travail.
Ce cahier des charges est annexé au présent accord (annexe 1). Il sera tenu à la disposition des salariés sur le lieu de travail et mis en ligne sur le Sharepoint d’ASTEO.
– Vote à bulletin secret sous enveloppe
Le vote à bulletin secret sous enveloppe, sur place ou par correspondance, est exclu.
Article 3 Modalités du vote
L’ensemble des modalités de vote sont précisées en annexe 1 du présent accord, à laquelle il est donc renvoyé.
Article 4 Durée déterminée
Le présent accord s’applique à compter de sa signature, pour toute la durée des opérations électorales relatives aux élections professionnelles 2024 (jusqu’à épuisement, le cas échéant, des délais et voies de recours).
Si des élections partielles devaient se dérouler en cours de mandat, le présent accord pourrait être appliqué.
L'accord pourra être révisé dans les conditions prévues à l'article L. 2261-7-1 du code du travail.
Article 5 Dépôt et publicité
Le présent accord sera déposé par la Direction sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail conformément aux dispositions de l’article D.2231-4 du Code du travail, et un exemplaire du présent accord sera remis par la Direction au Greffe du Conseil de Prud’hommes de Toulouse
Le présent accord sera notifié par la Direction à chacune des organisations syndicales représentatives.
Les salariés seront informés de ces mesures simultanément à la signature du protocole électoral par les moyens de communication habituels.
Fait à Toulouse, en 4 exemplaires, Le 13 Juin 2024,
Pour la Direction,
XXX XXX
Pour les Organisations Syndicales représentatives,
Pour la S.E.E.E.Pour F.O. XXX XXXXXX XXX
Annexe : Cahier des charges pour la mise en œuvre du vote électronique
ANNEXE 1
CAHIER DES CHARGES POUR
LA MISE EN ŒUVRE DU VOTE ELECTRONIQUE
Objet Le présent document définit le cadre général de mise en œuvre du vote électronique que le Prestataire devra respecter conformément aux termes de l’accord relatif à l’adoption du vote électronique en date du 13 Juin 2024 (ci-après « Accord relatif au recours au vote électronique pour les élections professionnelles 2024
»), ainsi que les prestations et les engagements attendus dans le cadre de chaque opération électorale.
Cadre Général de mise en œuvre du vote électronique
Principes généraux
Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique seront fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral. Ainsi, les modalités de mise en place du scrutin électronique permettront de respecter les principes suivants :
Vérifier l’identité des électeurs,
S’assurer de l’intégrité du vote,
S’assurer de l’unicité du vote,
S’assurer de l’anonymat et de la sincérité du vote,
S’assurer de la confidentialité et respecter le secret du vote électronique,
Permettre la publicité du scrutin.
Définition et choix du moyen de vote électronique
Le vote par Internet sera l’unique modalité de mise en œuvre du vote électronique.
Modalités de mise en œuvre du vote électronique
La mise en œuvre du vote électronique s’inscrira dans le cadre des articles R2314-8 et suivants, des articles R2324-4 et suivants du code du travail ainsi que de l’arrêté du 25 avril 2007.
1.3.1 Etablissement des fichiers
Les fichiers électoraux seront établis dans le respect des dispositions des articles 4 et 5 de l’arrêté du 25 avril 2007 précisant les données devant être enregistrées et les destinataires ou catégories de destinataires de celles-ci.
1.3.2 Confidentialité, sincérité du vote et stockage des données
Le système retenu assurera la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes. Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés fichier des électeurs et contenu de l'urne électronique. Le vote émis par chaque électeur sera chiffré et stocké dans l'urne électronique dédiée. Le contenu des urnes électroniques sera inaccessible jusqu’au dépouillement de celles-ci, effectué sous le contrôle des membres du bureau de vote à l’aide des clés de déchiffrement reçues et conservées par ces derniers. Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs et les clés de déchiffrement de sauvegarde (qui ne seront utilisées qu’en cas de force majeure, c’est-à-dire de la perte de plus de deux clés par les membres du bureau de vote) ne seront accessibles qu'au personnel du Prestataire chargé de la gestion et de la maintenance du système. Le système de vote électronique sera scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique garantira également l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau. Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours ou jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.
Cellule d'assistance technique et sécurité
Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant les représentants du prestataire, sera mise en place pendant la durée des opérations de vote.
Elle aura notamment pour mission de :
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;
Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place. En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
1.3.4 Information et formation
L’Entreprise met en œuvre les moyens destinés à faciliter l’expression, par les salariés, de leurs votes par voie électronique. En particulier, chaque salarié dispose d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales. De plus, les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique retenu. 1.4 Déroulement des opérations de vote 1.4.1 Modalité relatives à l’organisation du scrutin Le vote électronique se déroulera, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée. Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture des bureaux de vote, de n’importe quel ordinateur, tablette ou Smartphone, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de leur lieu de mission en se connectant au site de vote.
Les salariés seront informés, selon des modalités définies dans le protocole d’accord préélectoral, des dates et heures d’ouverture et de fermeture des scrutins. Ces dates et heures seront déterminées lors de la négociation du protocole d’accord pré-électoral. 1.4.2 Caractéristiques du matériel de vote Le Prestataire assurera la programmation des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote sur le site dédié et des liens vers les professions de foi. Les professions de foi des listes candidates seront accessibles sur le site de vote. Ces professions de foi électronique devront être au format PDF exclusivement et de poids limité (inférieur à 5 Mo). Les logos éventuels des listes de candidats seront affichés sur le site de vote. Pour chaque scrutin, les listes (ainsi que les noms des candidats associés) seront présentées sur une seule et même page (sans défilement). Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le Prestataire veillera à la neutralité de la dimension des bulletins, des tailles de caractères, de la police de caractères. Le système proposera par défaut le vote pour les listes complètes. La fonctionnalité permettant de rayer un ou plusieurs noms doit être intégrée dans le moyen de vote électronique.
1.4.3 Modalités d’accès au serveur de vote
Chaque électeur recevra de la part du prestataire, avant le premier tour des élections :
l'adresse du serveur de vote,
des codes d’accès personnels au serveur de vote, constitués d’un code d’identification personnel et d’un mot de passe générés de manière aléatoire par le Prestataire,
la date de début et de fin du vote électronique au premier et au deuxième tour.
Les modalités d’envoi des codes d’accès seront définies dans le protocole d’accord préélectoral, de manière à assurer la confidentialité de ces données dans le respect des dispositions du Code du travail et de la jurisprudence. L’électeur accèdera au système de vote en saisissant son identifiant personnel et sa donnée personnelle de connexion définie dans le cadre du protocole d’accord préélectoral). Une fois connecté, pour l’élection tant des titulaires que des suppléants, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son établissement et collège. L’électeur validera son vote en saisissant son mot de passe.
En cas de perte ou de non-réception de leurs codes d’accès personnels, les électeurs pourront obtenir de nouveaux codes au cours des opérations de vote selon une procédure sécurisée.
Les membres du bureau de vote pourront consulter en permanence les listes d’émargement et le taux de participation.
1.4.4 Opérations de dépouillement
La liste d'émargement ne sera accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin. Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin. Toutefois, le nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin. A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôleront la fermeture du scrutin. Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, la liste d’émargement et les serveurs informatiques seront figés, horodatés et scellés automatiquement. Le dépouillement se fera par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes par les membres du bureau de vote (Président, Assesseurs). Les membres du bureau de vote signeront les procès-verbaux et la liste d’émargement, avant la proclamation des résultats.
2.Expertise indépendante et formalités CNIL
Préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des articles R. 2314-5 à R. 2314-8.
Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission nationale de l'informatique et des libertés.
De plus, les organisations syndicales de salariés représentatives dans l'Entreprise ou dans le ou les établissements concernés, seront informées de l'accomplissement des formalités déclaratives préalables au traitement des données personnelles (déclaration au registre).
3. Prestations et engagements attendus
3.1 Prestations
Dans le cadre qui précède, le Prestataire devra assurer :
La fourniture d’un système de vote sécurisé permettant :
L’organisation et l’administration du processus de vote ;
L’expression du vote par les électeurs, selon les modalités prévues ;
Le dépouillement et le calcul automatique des résultats du vote ;
L’édition sécurisée des documents électoraux, notamment : procès- verbaux imprimés sur les formulaires CERFA, listes d’émargement
La conservation des fichiers pendant le délai de recours ;
La destruction des archives.
La génération et l’envoi sécurisés des codes d’accès (identifiants et mots de passe) aux électeurs, selon les modalités prévues ;
La génération et la remise sécurisées des clés de déchiffrement des urnes aux titulaires désignés pour chaque scrutin ;
La disponibilité d’un support technique pendant la durée des opérations électorales ;
La coordination de l’opération en relation avec les interlocuteurs désignés.
3.2 Engagements
Outre l’engagement de respecter les conditions et modalités décrites dans le présent cahier des charges, le Prestataire devra garantir que le système de vote mis en œuvre :
Sera accessible à partir de tout ordinateur utilisant un des systèmes d’exploitation et connecté à Internet au moyen d’un des navigateurs Internet usuels (le Prestataire indiquera au démarrage de sa prestation la liste des navigateurs autorisés) ;
Fonctionnera conformément aux spécifications pendant toute la durée des opérations électorales.
