ACCORD D’ENTREPRISE RELATIF A LA MISE EN PLACE DU TELETRAVAIL
A TITRE EXPERIMENTAL A LA BANQUE POPULAIRE OCCITANE
Entre La Banque Populaire Occitane, société anonyme coopérative de Banque Populaire à capital variable dont le siège social est situé à BALMA - 33/43 avenue Georges Pompidou représentée par XXX, agissant en qualité de Directeur Général Adjoint,
Et les représentants des organisations syndicales signataires du présent accord,
Il est convenu et arrêté ce qui suit :
Préambule
La Banque Populaire Occitane souhaite favoriser l’émergence de nouvelles formes d’organisation du travail en lien avec la qualité de vie au travail. Le développement des outils informatiques permettant aujourd’hui, la mise en place de fonctionnements facilitant une activité en dehors des lieux de travail habituels, la Direction et les Organisations syndicales représentatives, se sont réunies afin d’aboutir à un accord concernant la mise en place du télétravail dans l’entreprise, dans le respect des dispositions légales et notamment des articles L.1222-9 et suivants du Code du travail. L’objectif du présent accord est d’expérimenter l’intérêt de la mise en œuvre de ce nouveau mode de travail et d’en analyser la faisabilité opérationnelle, organisationnelle et technique, tout en conciliant cette organisation avec la gestion de la relation client qui est au cœur de l’activité et des engagements de la Banque Populaire Occitane, mais aussi en restant attentif quant au maintien d’un lien fort entre le collaborateur en télétravail et le collectif habituel de travail.
Article 1 : Périmètre
Définition
Le télétravail est défini par l’article L.1229-9 du code du travail comme « toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait pu être exécuté dans les locaux de l’employeur, est effectué par un salarié hors de ces locaux, de façon volontaire, en utilisant les technologies de l’information et de la communication de l’entreprise ».
Le présent accord vise la mise en place du télétravail
régulier effectué à la demande du salarié :
Soit au
domicile qui s’entend comme le lieu de résidence habituelle du salarié tel qu’il figure sur le bulletin de salaire,
Soit
délocalisé dans des locaux de l’entreprise autres que ceux du lieu de travail habituel du salarié.
L’accord ne vise pas le travail nomade qui doit être distingué du télétravail et concerne des collaborateurs exerçant des activités itinérantes par leur nature, par les déplacements réguliers qu’ils effectuent (notamment chez des clients) et pour lesquels les technologies mises à leur disposition ont pour seul but de faciliter l’exercice de l’activité. Le télétravail revêt un caractère volontaire et ne peut être mis en place qu’avec l’accord du salarié et de l’entreprise. Il est, dans tous les cas, mis en œuvre à la demande du salarié et après examen et accord de l’employeur.
Les collaborateurs en télétravail bénéficient des mêmes droits et avantages que ceux applicables aux collaborateurs en situation comparable et travaillant exclusivement sur leur lieu de travail habituel.
De même, les collaborateurs en télétravail restent tenus par le respect des règles de sécurité, de confidentialité, de conformité et de déontologie applicables au sein des locaux de l’entreprise, notamment les dispositions du règlement intérieur et les textes concernant la sécurité informatique et la confidentialité des données.
Phase d’expérimentation
Le présent accord est conclu à titre expérimental pour une durée de 1 an, avant toute généralisation ou reconduction, avec pour objectif de tester les outils, ainsi que les pratiques professionnelles et managériales.
Durant cette expérimentation, le télétravail sera accessible à un nombre limité de collaborateurs volontaires, soit 40 collaborateurs.
Les collaborateurs volontaires auront la possibilité de se manifester auprès de leur hiérarchie durant une 1ère période allant du 01/01/2020 au 15/02/2020. En fonction des demandes, la DRH, en lien avec les différentes Directions, sélectionnera les collaborateurs répondant aux critères d’éligibilité définis dans l’accord. Les collaborateurs retenus seront informés durant la 1ère quinzaine de mars 2020.
Au-delà de cette période et en fonction du nombre de collaborateurs retenus, il restera possible de manifester le souhait d’exercer une activité en télétravail jusqu’au 31/08/2020 (compte tenu de la durée de l’accord et afin de faciliter la pertinence de cette expérimentation).
Situations particulières
Par ailleurs, en fonction des situations, des adaptations aux règles posées dans le présent accord, pourront être envisagées, à titre exceptionnel. Notamment, une attention particulière sera portée aux situations répondant à une problématique de santé (après avis favorable du médecin du travail), ainsi qu’aux personnes en situation de handicap lorsque la nature de leur handicap légitime ce mode de travail. Dans ces situations, il pourra être recouru au télétravail selon les conditions définies par avenant au contrat de travail.
Article 2 : critères d’éligibilité
Partant du principe que le télétravail n’est pas nécessairement adapté à tous les postes de travail et à tous les collaborateurs, les critères ci-après ont été posés concernant les conditions d’éligibilité au télétravail. Les demandes de télétravail feront l’objet d’une étude systématique et individuelle par la hiérarchie en coordination avec la DRH, afin de déterminer l’éligibilité effective du collaborateur à cette organisation du travail, au regard de ces critères. Les critères d’éligibilité sont cumulatifs et s’articulent autour de 3 thématiques :
Profil du collaborateur
Activité du collaborateur
Installations de travail
Critères relatifs au contrat et au collaborateur
Sont éligibles au télétravail, les collaborateurs :
En CDI (et dont la période d’essai est terminée),
Exerçant leur activité à temps plein ou à temps partiel (travail à minima sur la base de 80% d’un temps plein),
Disposant d’1 an d’ancienneté dans le poste (métier et affectation),
Ayant une bonne maîtrise du poste de travail (performance du salarié dans son emploi, capacité suffisante d’autonomie et d’organisation, bonne maîtrise des outils professionnels…).
Critères relatifs aux fonctions et à la nature des missions
Afin de permettre la mise en place du télétravail, les conditions suivantes devront être remplies :
L’activité et le bon fonctionnement de l’unité doivent être compatibles avec un travail à distance.
A titre d’illustration, l’activité en télétravail ne doit pas gêner le bon fonctionnement de l’équipe de rattachement (configuration d’équipe…), l’activité doit également permettre une autonomie dans la gestion du temps et la réalisation des tâches, l’activité doit être compatible avec une activité entièrement dématérialisée sans nécessité d’impression. Le télétravail sera exclu pour des activités nécessitant d’être exercées dans les locaux de l’entreprise, nécessitant une présence physique permanente, nécessitant l’enregistrement des communications, nécessitant l’usage quotidien de flux de documents papier, requérant l’utilisation quotidienne d’outils ou d’applications non compatibles avec une connexion à distance ou dont l’exercice à distance est incompatible avec des contraintes réglementaires ou requérant un équipement spécifique dont la reproduction au domicile est difficile.
L’activité en télétravail ne doit pas générer de risques particuliers concernant la confidentialité et l’intégrité des données traitées par le salarié.
L’activité en télétravail ne doit pas impacter la continuité du service client qui est au cœur des objectifs et des engagements de la BPOC.
Ainsi, en raison des impératifs liés à la relation clientèle le télétravail ne pourra pas être envisagé pour les collaborateurs du Réseau dont les fonctions sont directement liées à la tenue du point de vente (managers, conseillers de clientèle particuliers ou professionnels, conseillers d’accueil).
Critères relatifs aux installations
Enfin, la possibilité d’exercer une activité en télétravail suppose que :
Les installations et l’équipement soient conformes aux normes rappelées par cet accord et par la réglementation (électricité, assurance, mobilier, espace compatible, connexion internet ayant un débit et une qualité suffisante…). Cf. article 3.2 de l’accord.
Les outils habituellement utilisés dans le cadre de l’activité et notamment les outils et applications informatiques nécessaires à l’exécution des tâches doivent pouvoir être accessibles depuis le lieu de télétravail via le matériel remis par l’entreprise, sans nécessiter d’équipement spécifique trop lourd ou dont la reproduction au domicile est difficile.
Article 3 : modalités de mise en place
Formalisation de la demande
Le collaborateur souhaitant bénéficier du télétravail doit formaliser une demande motivée par écrit et préciser les modalités de mise en place souhaitées (type de télétravail, localisation souhaitée, début du télétravail, durée, jour…).
Afin de faciliter la demande, la DRH mettra à disposition des collaborateurs un formulaire de candidature dans le FONDOC.
La demande doit être adressée à la hiérarchie avec copie de la DRH (Conseiller RH).
La hiérarchie (manager et membre du CODIR) devra communiquer sa position à la DRH dans les 15 jours. Cet avis porte sur l’éligibilité au télétravail au regard des critères définis dans le présent accord.
La DRH apportera une réponse au collaborateur au plus tard 1ère quinzaine de mars 2020 dans le cadre de la mise en place de la phase d’expérimentation (cf. article 1.2) et dans le délai d’1 mois (au-delà de cette 1ère période) à compter de la réception de la demande et des justificatifs. L'absence de réponse dans ce délai ne pourra pas être assimilée à une acceptation de la demande de passage en télétravail.
Parmi les candidatures éligibles et, en cas de demandes multiples au sein d’une même unité, une priorité sera donnée aux collaborateurs concernés par des contraintes médicales et à ceux dont la distance géographique entre le domicile et le lieu de travail est la plus importante.
Documents à produire à l’appui d’une demande de télétravail à domicile
Le collaborateur devra justifier des conditions énoncées ci-dessous afin que son passage en télétravail soit effectif et se traduise par un avenant au contrat de travail. A défaut, le télétravail ne pourra pas être mis en place.
Conformité électrique :
L’espace dédié au télétravail doit être conforme aux normes électriques en vigueur. L’acceptation définitive du passage en télétravail sera subordonnée à la production par le télétravailleur d’une attestation sur l’honneur de la conformité des installations électriques de l’espace de travail consacré au télétravail au sein de son domicile. A cet effet, l’entreprise mettra à disposition du collaborateur un document, afin de lui permettre de vérifier la conformité de ses installations électriques et de renseigner l’attestation demandée. S’il le souhaite, le collaborateur pourra, au préalable, solliciter l’intervention d’un organisme agréé afin de vérifier la conformité de ses installations électriques. Le cout sera pris en charge par l’entreprise à hauteur de 80 € sur production d’un justificatif.
Espace de travail adapté :
Le collaborateur devra attester disposer à son domicile d’un espace dédié au télétravail adapté et conforme, permettant d’assurer la bonne exécution de son activité professionnelle (aménagement du lieu permettant de travailler dans toutes les conditions de sécurité pour lui-même mais également pour les informations, documents et équipements professionnels qu’il sera amené à utiliser). Cet espace n’est pas nécessairement exclusivement dédié au télétravail.
Connexion internet :
Le collaborateur en télétravail doit disposer d’une connexion internet et d’un débit suffisant à son domicile, condition indispensable à la réalisation du télétravail et à l’accès aux applications de l’entreprise.
Assurance habitation :
Le collaborateur doit prévenir son assurance de l’exercice d’une activité professionnelle à son domicile et s’assurer que son contrat d’assurance multirisque habitation couvre sa présence pendant ses journées de travail. A cet effet, il devra fournir une attestation d’assurance multirisque d’habitation pour l’exercice de son activité professionnelle à domicile, valable durant toute la durée de la période de télétravail mise en place. Le surcout éventuel lié à l’exercice du télétravail ne sera pas pris en charge par l’entreprise.
Avenant au contrat de travail
Le collaborateur dont la demande est acceptée et qui aura produit l’ensemble des justificatifs requis signera un avenant à durée déterminée à son contrat de travail. Dans le cadre de l’expérimentation, les avenants conclus ne pourront aller au-delà du terme du présent accord.
L’avenant comprend notamment les éléments suivants :
Organisation du télétravail (durée, jours, lieu…)
Période d’adaptation
Principe de réversibilité
Possibilité de suspension de l’avenant
Matériel mis à disposition
Plages horaires pendant lesquelles le collaborateur devra être joignable
Période d’adaptation
La période d’adaptation permet à chaque partie d’expérimenter le dispositif et de s’assurer qu’il répond bien aux besoins et attentes de chacun. Durant cette période qui est fixée à 3 mois, chacune des parties pourra librement mettre fin au télétravail, à condition de formuler sa demande par écrit et de respecter un délai de prévenance de 15 jours calendaires. Ce délai de prévenance pourra être écourté par accord des parties.
Cette période correspondant à une période de travail effectif, elle sera suspendue en cas d’absence du collaborateur pour quelques motifs que ce soit.
Principe de réversibilité
A l’issue de la période d’adaptation, l’employeur ou le collaborateur peuvent mettre fin au télétravail moyennant un délai de prévenance de 1 mois calendaire. Ce délai pourra être réduit en cas d’accord des parties.
Notamment, tout changement de fonctions au cours d’une période de télétravail est de nature à remettre en cause la poursuite de cet aménagement. De même des problèmes techniques peuvent remettre en cause la poursuite du télétravail.
Quel qu’en soit le motif, la fin du télétravail replace le collaborateur dans les conditions de travail antérieures. Il restituera le matériel qui avait été mis à sa disposition.
Suspension du télétravail
Occasionnellement et moyennant un préavis de 7 jours calendaires, le jour télétravaillé pourra être suspendu, à la demande du salarié ou à la demande du manager pour tenir compte d’empêchements temporaires. En effet, le collaborateur peut être, ponctuellement, confronté à des situations qui sont de nature à empêcher la réalisation de ses missions en télétravail. De même, des circonstances tenant à des impératifs occasionnels peuvent conduire à requérir la présence du salarié sur son lieu de travail habituel (réunion, formation…).
Dans tous ces cas, le collaborateur ou le manager peuvent solliciter la suspension temporaire du télétravail (après information de la DRH) sous réserve d’un délai de prévenance d’au moins 7 jours calendaires et sans pour autant que cela remette en cause cette forme d’organisation du travail.
La journée de télétravail non exécutée ne pourra pas faire l’objet d’un report sur la semaine civile suivante.
Article 4 : modalités d’exercice du télétravail
Nombre de jours et durée
Le nombre de jours télétravaillés est fixé à 1 jour par semaine maximum. Le choix de la journée (ou de la demi-journée) télétravaillée est fixée en concertation avec le manager, en fonction des contraintes de l’unité.
Notamment, au sein d'un même service, le nombre de collaborateurs bénéficiant du télétravail ne saurait être concentré sur les mêmes journées de la semaine. De même le collaborateur devra être présent le jour de la réunion d’équipe sur son lieu de travail habituel et lors de toute réunion jugée comme importante et requérant sa présence.
Lieu d’exercice
Télétravail à domicile
Dans ce cadre, le télétravail est exercé exclusivement au domicile du salarié. Cette adresse figurera dans l’avenant au contrat de travail. Tout changement d’adresse devra être signalé à la DRH dans les meilleurs délais. La situation de télétravail est réexaminée et peut prendre fin dans l’hypothèse où ce changement s’avérait incompatible avec les conditions d’exercice du télétravail.
Le salarié devra s’assurer qu’aucune disposition de son règlement de copropriété ou contrat de bail, ne s’oppose à l’exercice d’une activité professionnelle en télétravail. Cette obligation incombe au télétravailleur et la responsabilité de l’entreprise ne saurait être engagée en cas de non-respect.
Le collaborateur s’engage à ne jamais recevoir de clients sur son lieu de télétravail.
Télétravail délocalisé
Dans ce cadre, le collaborateur effectue son activité dans les locaux de l’entreprise sur un autre lieu que le lieu habituel de travail, au moyen du matériel fourni à cet effet ou déjà en place.
Les outils informatiques dont a besoin le collaborateur doivent être utilisables depuis ce poste délocalisé.
La mise en œuvre de ce type d’aménagement reste conditionnée à l’accord de la hiérarchie et de la DRH. Il nécessitera, également, l’accord de la hiérarchie de l’unité d’accueil et la disponibilité d’un poste de travail sur le lieu de travail délocalisé souhaité, le jour choisi pour l’exercice du télétravail. A cet égard, il appartiendra au collaborateur en télétravail de s’assurer, chaque semaine, de la disponibilité du poste de travail. Etant précisé qu’il n’en aura pas un usage prioritaire dans la mesure où ce dernier pourra être réservé par d’autres collaborateurs de l’entreprise pour les besoins de la gestion du service client.
Le collaborateur exerçant son activité dans une agence ouverte au public suivra la formation sécurité destinée aux collaborateurs du Réseau. Le collaborateur n’exercera pas de missions pour l’agence ou le site l’accueillant.
Equipement mis à disposition
Chaque collaborateur disposera d’un équipement adapté fourni par l’entreprise lui permettant l’accès à distance à ses applicatifs de travail et l’exercice d’une activité professionnelle. Cet équipement comprendra à minima un ordinateur portable et une solution de téléphonie dans le cadre du télétravail à domicile. Le télétravailleur s’engage à prendre soin des équipements qui lui sont confiés. Ce matériel demeure la propriété de l’entreprise. Il est strictement et exclusivement réservé à un usage professionnel. La banque prend en charge les couts de fourniture et d’entretien du matériel alloué. La maintenance et l’assistance des équipements sont assurés par le service informatique de la banque.
En cas de dysfonctionnement, détérioration, perte ou vol des équipements le collaborateur doit informer sans délais sa hiérarchie et le service informatique afin de déterminer la conduite à tenir sachant que si les perturbations constatées ne permettent plus l’exercice du télétravail, le manager peut demander que le travail soit effectué à nouveau dans le lieu habituel de travail.
Le matériel devra être restitué au moment de la cessation de la situation de télétravail.
Participation financière
Dans le cadre du télétravail à domicile, outre les moyens mis à disposition du télétravailleur, la banque versera en complément une indemnité correspondant à la prise en charge d’une quote-part des frais générés par l’activité réalisée à domicile. Son montant forfaitaire est fixé à 3 euros bruts par jours télétravaillés.
Par ailleurs, le collaborateur en télétravail bénéficie de titres restaurant sur la journée de télétravail, dans le respect des règles d’éligibilité propres aux titres restaurant et communes à tous les salariés de l’entreprise et dans les mêmes conditions que s’il avait exercé son activité dans les locaux habituels.
Dans la mesure où le télétravail est mis en place à l’initiative du salarié, il est précisé qu’aucune indemnité d’occupation ne sera versée au salarié qui sollicite la mise en place du télétravail.
Temps de travail
La durée de travail du collaborateur en télétravail reste inchangée. Il gère l’organisation de son temps de travail dans le respect de la réglementation en vigueur, des accords collectifs, des règles de l’entreprise et de son unité (durées maximales de travail, temps de pause et de repos).
Sauf contrainte propre à son unité, il ne devra pas débuter son activité avant 7h45 et la terminer après 18h30. Dans le cadre du télétravail délocalisé en agence, le collaborateur devra, en outre, se conformer aux jours et amplitudes horaires propres au point de vente.
Par ailleurs, des plages horaires durant lesquelles les télétravailleurs doivent être joignables par messagerie et par téléphone seront déterminées dans l’avenant au contrat de travail. Ces plages horaires seront fixées en accord avec la hiérarchie et tiendront compte de l’horaire de travail appliqué au sein de l’unité. A minima (et sauf particularité propre à l’unité) le collaborateur devra être joignable de 9h à 11h45 et 14h à 17h.
Il est, par ailleurs, précisé que le télétravail ne peut générer d’heures complémentaires ou supplémentaires, sauf demande de la hiérarchie.
Accompagnement et suivi
Suivi managérial
Le salarié et son Manager se rencontrent au moins tous les trimestres afin d’échanger sur l’organisation du travail à distance et suivre les conditions d’activité. Un point est notamment effectué à l’issue de la période d’adaptation de 3 mois.
Les parties rappellent que le travail à distance s’inscrit dans une relation managériale basée sur la confiance mutuelle, une capacité du télétravailleur à exercer ses fonctions de façon autonome, mais aussi sur le contrôle des résultats par rapport aux objectifs attendus. Les résultats attendus en situation de télétravail restent équivalents à ceux qui auraient été obtenus dans les locaux de l’entreprise.
Le Responsable hiérarchique s’assure que la charge de travail et les délais d’exécution permettent au télétravailleur de respecter notamment les durées maximales de travail et les durées minimales de repos.
Maintien du lien social
De manière générale, le collaborateur bénéficie d’un niveau d’information identique à celui des salariés travaillant sur site. De même, le télétravail ne doit pas faire obstacle à la participation des télétravailleurs à la vie du service et notamment aux réunions et formations. Le Responsable hiérarchique doit veiller, dans la mesure du possible, à organiser des réunions en dehors des journées de travail à distance.
Equilibre vie professionnelle / vie personnelle
Il est rappelé, notamment dans le cadre du télétravail à domicile, que le collaborateur a droit au respect de sa vie privée. Il n’a aucune obligation de répondre en dehors des plages horaires prédéfinies.
Il est également rappelé le principe du respect du droit à la déconnexion, énoncé dans l’accord relatif à l’égalité professionnelle. Une information sur ce point sera effectuée auprès des collaborateurs en télétravail et de leur manager.
Santé et sécurité
Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et à la sécurité au travail sont applicables au télétravail.
Il est rappelé qu’un collaborateur en arrêt maladie ne peut être en télétravail, qui est du temps de travail effectif. De manière générale, pendant les absences (maladie, congés...), le collaborateur s’engage à ne pas travailler à distance.
Si un accident de travail survient au domicile du salarié pendant le jour de télétravail, le salarié en avise son manager et la DRH dans les mêmes délais et les mêmes formes que lorsqu’il effectue son activité dans les locaux de l’entreprise.
Confidentialité et sécurité des données
L’espace de télétravail doit permettre de garantir la confidentialité des données utilisées.
Le collaborateur en télétravail s’engage à respecter les obligations professionnelles et les règles de sécurité et de confidentialité en vigueur dans l’entreprise et inhérentes à son activité.
Il doit veiller à empêcher l’accès ainsi que toute utilisation abusive ou frauduleuse des équipements professionnels mis à sa disposition et aux données qu’ils contiennent. Notamment, il veille à verrouiller l’accès de son matériel informatique lorsqu’il s’absente de son poste de travail.
Aucun tiers n’est autorisé à utiliser le matériel mis à disposition qui est réservé à un usage strictement professionnel.
Article 5 : dispositions finales
5.1 Entrée en vigueur, durée et suivi
Le présent accord est conclu à titre expérimental pour une durée de 12 mois. Il prendra effet le 1er janvier 2020. L’échéance de cet accord est fixée au 31 décembre 2020. A cette date il cessera de s’appliquer de plein droit et prendra irrémédiablement fin sans formalité, sans se transformer en accord à durée indéterminée.
Cela étant, les parties conviennent de se réunir dans les trois mois précédant son échéance afin d’en dresser un bilan et d’examiner l’opportunité de reconduire le dispositif.
Dénonciation et révision
Le présent accord pourra être dénoncé par l'ensemble des parties signataires moyennant un préavis de 3 mois. La Direction et les Organisations syndicales représentatives se réuniront pendant la durée du préavis pour discuter les possibilités d'un nouvel accord.
L’accord pourra être révisé au terme d’un délai de 3 mois suivant sa prise d’effet en application des dispositions du code du travail. La demande de révision devra être adressée par lettre recommandée motivée aux autres parties. Cette lettre devra indiquer les points concernés par la demande de révision et doit être accompagnée de propositions écrites de substitution.
Publicité et dépôt
Le présent accord donnera lieu à dépôt dans les conditions prévues aux articles L. 2231-6, D. 2231-2 et D 2231-4 du Code du travail, à savoir dépôt sur la plateforme de télé-procédure dénommée « Télé Accords » accompagné des pièces prévues à l’article D. 2231-7 du code du travail et en un exemplaire auprès du greffe du Conseil de prud'hommes de Toulouse. Le texte intégral de l’accord est mis à la disposition de l’ensemble des collaborateurs par le biais du fonds documentaire.
Fait en cinq exemplaires, à Balma, le 26 novembre 2019
Pour les Organisations Syndicales Pour la Banque Populaire Occitane Son Directeur Général Adjoint Pour la CFDTXXX
