Accord relatif aux moyens de communication attribués aux irp et représentants d’organisations syndicales
au sein de la société BEDROCK
ENTRE :
La Société BEDROCK
Dont le siège social est situé au 89 avenue Charles de Gaulle, 92575 Neuilly-sur-Seine,
Représentée par XXX, agissant en sa qualité de Président de la Société Bedrock.
Ci-après dénommée la Société ;
D’UNE PART
ET
L’organisation syndicale suivante, représentée par le délégué syndical désigné ci-après :
La
CGT, représentée dûment par XXXX
D’AUTRE PART
Ci-après dénommée l’Organisation Syndicale (OS)
Dénommées ensemble les « Parties »
PREAMBULE
Conformément aux dispositions de l’accord de méthode sur l’organisation des négociations, des négociations ont été ouvertes et ont abouti à la conclusion du présent accord relatif à la Communication des Instances Représentatives du Personnel.
Le présent accord a pour objet :
de définir les moyens de communication attribués aux Instances Représentatives du Personnel (IRP) et Représentants des Organisations Syndicales ainsi que les conditions de leur utilisation.
de définir le cadre à respecter afin que cette utilisation s’effectue dans des conditions compatibles avec le bon fonctionnement de la société Bedrock.
ARTICLE 1. CHAMP D’ APPLICATION DE L’ACCORD
Le présent accord s'applique aux communications des Instances Représentatives du Personnel (IRP) et des représentants des Organisation Syndicales (OS) de la société Bedrock.
ARTICLE 2. CADRE ET ENGAGEMENTS
Afin de faciliter le dialogue et les échanges entre la direction et les élus, les Parties conviennent de définir les moyens de communication accordés à ces élus.
2.1 Cadre général du Dialogue social
La Direction, les IRP et les représentants des OS représentatives s'engagent à mettre en œuvre les principes édictés par le code du travail.
Toutes les parties s’engagent à adopter un comportement respectueux envers la Direction et les salariés, en évitant tout propos diffamatoire, injurieux ou discriminatoire comme suit :
2.2 Engagements de la société Bedrock.
Respect des prérogatives des IRP : La Direction reconnaît et respecte les missions et attributions du Comité Social et Économique (CSE), des Délégués Syndicaux (DS) et des Représentants de Section Syndicale (RSS), conformément aux dispositions légales.
Communication transparente : La Direction fournit aux IRP les informations nécessaires à l'exercice de leurs fonctions, dans les délais impartis par la loi.
Facilitation du dialogue social : La Direction met à disposition les moyens matériels et humains nécessaires pour permettre un dialogue social constructif.
Confidentialité : La Direction respecte la confidentialité des échanges avec les IRP
2.3 Engagements des IRP et des représentants des Organisations Syndicales
Respect du secret professionnel : Les membres du CSE et les représentants des OS sont tenus à une obligation de discrétion et de confidentialité concernant les informations présentant un caractère confidentiel et signalées comme telles par la Direction.
Utilisation des moyens : Les membres du CSE et les représentants des OS utilisent les moyens de communication mis à disposition de manière professionnelle et conforme aux objectifs du dialogue social.
Respect heures de délégation : Les activités liées à leurs fonctions représentatives s'exercent dans le respect des heures de délégation.
ARTICLE 3. DISPOSITIONS RELATIVES AUX MOYENS DE COMMUNICATION ATTRIBUÉS AUX IRP
3.1 Les missions du Comité Social Économique (CSE) :
Le CSE a pour mission d’assurer l’expression collective des salariés de la Société au sujet de la gestion et l’évolution économique et financière de l’entreprise, l’organisation du travail et la formation professionnelle.
Il est informé et peut être consulté sur les questions portant sur l’organisation, la gestion et la marche générale de l’entreprise.
Il présente à la Direction les réclamations individuelles ou collectives relatives à l’application du code du travail ou autres dispositions légales et accords applicables dans l’entreprise. Il promeut la santé, la sécurité et les conditions de travail dans l’entreprise
A cet effet, Le CSE et la Direction ont déterminé dans un règlement intérieur les modalités de son fonctionnement conformément aux dispositions légales.
3.2 Moyens Matériels
3.2.1. Locaux du CSE
Conformément à l'article L2315-25 du Code du travail, la société Bedrock met à la disposition du CSE un local adapté, aménagé et équipé du matériel nécessaire pour lui permettre d'exercer ses fonctions dans les meilleures conditions et selon les caractéristiques suivantes :
Accessibilité : Le local est accessible aux membres du CSE pendant les heures de travail et, si nécessaire, en dehors des heures de travail, dans le respect des règles internes de la société.
Confidentialité : Le local garantit la confidentialité des réunions et des documents du CSE.
Équipement : Le local est équipé du mobilier et des outils nécessaires (tables, chaises, armoires, accès à Internet,....). La maintenance du matériel est assurée par la société Bedrock.
3.2.2. Affichage du CSE
Conformément à l'article L2315-5 du Code du travail, le CSE dispose de panneaux d'affichage réservés exclusivement à ses communications, distincts de ceux affectés aux organisations syndicales. Ces panneaux sont destinés à diffuser des informations en lien avec les missions du CSE et dans les deux établissements de la Société Bedrock.
Le CSE est responsable du contenu des affichages et veille à ce qu'aucun document à caractère injurieux, diffamatoire ou discriminatoire ne soit affiché. Les communications doivent respecter les obligations légales en matière de confidentialité et de respect des personnes. En cas de contenu illicite, la Direction peut demander le retrait immédiat de l'affichage concerné. Le CSE s'engage alors à retirer le contenu litigieux sans délai.
3.2.3. Communication numérique du CSE
Conformément à l'article L2315-5 du Code du travail, le CSE est autorisé à utiliser les moyens de communication électroniques de la Société Bedrock.
Les messages diffusés doivent être liés aux missions du CSE et respecter les obligations légales en matière de confidentialité et de respect des personnes. Aucun contenu injurieux, diffamatoire ou discriminatoire ne doit être diffusé.
Les communications électroniques du CSE doivent se conformer aux règles d'utilisation de la Politique de Sécurité des Systèmes d'Information (PSSI) et autres chartes de la société Bedrock.
De plus, le CSE s’engage à respecter la législation applicable aux communications et aux données (notamment le RGPD) pour les activités dont il est responsable.
En cas de diffusion de contenu illicite, la Direction peut demander le retrait immédiat du message concerné. Le CSE s'engage à supprimer le contenu litigieux sans délai.
L'entreprise met à disposition du Comité Social d'entreprise (CSE) les moyens de communication suivants :
Un Espace dédié sur l’outil de documentation de l’entreprise
Définition : Un espace dédié sur l’outil de documentation pour présenter et centraliser les informations relatives au CSE. Cet espace contient des liens de redirection vers d’autres canaux, comme le réseau social de l’entreprise ou la plateforme externe de gestion des activités sociales et culturelles (ASC) du CSE.
Contenu : Cet espace inclut une présentation des missions du CSE et les liens de redirection vers les autres canaux précédemment cités.
Cadre : Tout contenu publié doit être validé par la direction avant publication. La page dédiée est administrée par les membres du CSE, sous la supervision du Secrétaire.
Un canal dédié sur l’application de messagerie instantanée de l’entreprise
Définition : Un canal dédié est mis à disposition sur l'application de messagerie instantanée de l’entreprise pour faciliter les échanges entre le CSE et les salariés. Il est utilisé pour diffuser des informations officielles.
Contenu : Les publications sur ce canal incluent, les actualités du CSE, les événements organisés par le CSE, les sondages organisés par le CSE. Le CSE peut aussi répondre aux questions des salariés via ce canal.
Cadre : Seuls le secrétaire et les autres membres du CSE peuvent publier des messages tout en respectant les chartes d’utilisation en vigueur dans l’entreprise. Les salariés de Bedrock pourront répondre aux messages postés par les membres du CSE.
Un espace dédié sur le réseau social interne d'entreprise
Définition : Le réseau social interne d'entreprise dispose d’un espace réservé au CSE et aux salariés. Cet espace a pour vocation de regrouper et partager les informations réglementaires avec les salariés et les membres du CSE.
Pour les salariés, cet espace permet d’accéder aux :
Une section réservée pour les présentations en vue des consultations, la BDESE et tout autre sujet réglementaire devant être porté à leur connaissance.
La gestion et la diffusion de ces contenus sont exclusivement assurées par la Direction.
D’une plateforme externe de gestion des activités Sociales et Culturelles (ASC) du CSE pour les salariés
Définition : Cette plateforme est un outil en ligne conçu pour regrouper l’ensemble des avantages sociaux et culturels proposés par le CSE. Elle vise à faciliter l’accès des salariés aux différents avantages.
Les services accessibles via cette plateforme incluent :
Une billetterie pour les activités culturelles, sportives et de loisirs
Les subventions pour les activités sociales et culturelles (ASC)
Les chèques-vacances
Les cadeaux d’entreprise (bons d’achat, cartes cadeaux,...)
Les informations sur l’actualité du CSE
La plateforme est administrée uniquement par les membres du CSE, qui en assurent la mise à jour régulière.
D’une adresse email dédiée
Le CSE dispose d’une adresse de messagerie électronique dédiée. Cette messagerie est utilisée pour communiquer de manière officielle avec les salariés et, le cas échéant, avec des prestataires extérieurs. Les communications envoyées depuis cette adresse sont strictement limitées aux sujets liés aux activités sociales et culturelles (ASC). Elles incluent :
Les invitations aux événements organisés par le CSE.
Les informations sur les avantages sociaux et culturels (billetterie, subventions, chèques cadeaux,...).
Les échanges nécessaires avec les prestataires externes du CSE pour l’organisation des activités du CSE.
D’affichage sur écrans dynamiques
Des écrans dynamiques sont installés sur les deux sites Lyon et Neuilly. Ces écrans servent à diffuser des informations destinées aux salariés autour des actualités du service informatique, des services généraux, des ressources humaines et des évènements internes.
Le CSE peut utiliser les écrans dynamiques pour communiquer sur les activités ou actions sociales et culturelles qu’il organise.
Les informations affichées comprennent, par exemple :
La promotion des événements organisés par le CSE.
Les informations sur les avantages proposés (billetterie, chèques vacances, subventions,....).
Les rappels relatifs aux dates importantes liées aux ASC.
Le CSE doit adresser son souhait d’utilisation des écrans et le contenu de sa communication au service Communication Interne qui valide le contenu, met en forme le message et se charge de sa diffusion dans le respect du calendrier éditorial associé.
3.2.4. Diffusion des Procès-Verbaux des Réunions du CSE
a. Rédaction et Validation des Procès-Verbaux
Les informations doivent être consignées dans un procès-verbal établi par le Secrétaire du CSE, qui peut toutefois déléguer la rédaction à un tiers, tout en restant responsable du contenu final.
Les Procès-verbaux sont ensuite validés par les différentes parties prenantes ( Direction et Secrétaire du CSE) et approuvés en séance par le CSE.
b. Délai de Diffusion
Les procès-verbaux sont affichés sur le réseau social d’entreprise dans un délai de 5 jours maximum suivant leur approbation lors de la réunion du CSE.
Toutefois, à la demande du CSE, une synthèse du procès-verbal peut être publiée sur la plateforme du CSE dédiée, en attendant son approbation lors du prochain CSE, sous réserve de validation préalable par la Direction. c. Publication et Accès aux Salariés
La publication des procès-verbaux est effectuée sur l'espace via l’intranet de l’entreprise. Les salariés disposent d'un accès libre à l'ensemble des procès-verbaux.
d. Diffusion Externe Toute diffusion externe des procès-verbaux nécessite l'accord préalable et écrit de la Direction.
e. Archivage
Les procès-verbaux et autres documents sont conservés et archivés par la Direction des Ressources Humaines sur le réseau social de l’entreprise, conformément aux dispositions légales en matière de conservation des documents.
ARTICLE 4 : DISPOSITIONS RELATIVES AUX MOYENS DE COMMUNICATION ATTRIBUÉS AUX ORGANISATIONS SYNDICALES
4.1 Définition et rôle des représentants syndicaux
4.1.1 Organisations Syndicales (OS)
Par "Organisations Syndicales", il est entendu les organisations ayant constitué une section syndicale au sein de la société, ainsi que les organisations syndicales représentatives, conformément aux articles L2142-1 et du Code du travail.
4.1.2 Délégués Syndicaux (DS)
Le Délégué Syndical (DS) est l'interlocuteur privilégié de l'employeur en matière de négociation collective. Il transmet à la Direction les revendications et propositions de l'organisation syndicale. Il a pour mission de défendre les intérêts de l'ensemble des salariés de la société Bedrock.
Il est également le représentant de son syndicat auprès de son employeur.
Pour l'exercice de ses fonctions, le Délégué Syndical (DS) peut circuler librement dans l'entreprise, pendant et en dehors de ses heures de délégation, conformément à l'article L2143-20 du Code du travail. Il est autorisé à prendre tous les contacts nécessaires à l'accomplissement de ses missions, sous réserve de ne pas perturber le fonctionnement de l'entreprise.
4.1.3 Représentants de Section Syndicale (RSS)
Le Représentant de section syndicale exerce ses fonctions conformément aux articles L2142-1-1 et suivants du Code du travail. Il représente son syndicat auprès de l'employeur, assure le lien entre les salariés de la Société et le syndicat, anime la section syndicale constituée par ce syndicat et assure la défense des salariés. Il peut notamment formuler des propositions, des revendications ou des réclamations.
4.2 Moyens de Communication
4.2.1 Locaux Syndicaux
Conformément aux articles L2142-8 et L2142-5 du Code du travail, la société met à la disposition du DS et du RSS un local aménagé pour l'exercice de leurs fonctions syndicales.
Accessibilité au local: Le local est accessible et réservé aux représentants des Organisations Syndicales tous les jours de 12h à 14h. Cette même salle peut également être réservée,sur demande des Représentants Syndicaux, pour d’autres plages horaires dans le cadre de leur délégation. Si la salle n’est pas disponible, la demande de réservation doit être formulée au moins 7 jours calendaires à l’avance auprès de l'Office Assistant.
A noter : en cas d'urgence nécessitant qu'un représentant syndical rencontre un salarié, en dehors du créneau réservé pour le local et dans le cadre de sa délégation, ce dernier aura la priorité sur la salle allouée au CSE. Si cette salle est déjà occupée par le CSE, le représentant syndical pourra solliciter l’office assistant pour trouver une autre une salle disponible.
Partage du local : Le local syndical est partagé entre tous les représentants syndicaux de la société Bedrock. Les modalités d'utilisation du local partagé sont définies en concertation entre les organisations syndicales concernées.
Caractéristiques du local :
Accessibilité : Le local est accessible aux DS et RSS pendant les heures de travail, dans le cadre des heures de mandats dont ils disposent et, si nécessaire, en dehors des heures de travail.
Confidentialité : Le local permet la tenue de réunions confidentielles et la conservation sécurisée des documents syndicaux.
Équipement : Le local est équipé du mobilier et des équipements nécessaires à l'activité syndicale (tables, chaises, armoires, accès Internet,....).
4.2.2 Affichage
Conformément au Code du travail, la société Bedrock met à la disposition de chaque section syndicale un panneau d'affichage distinct, réservé aux communications syndicales. Ces panneaux sont installés dans des lieux facilement accessibles aux salariés afin de garantir une diffusion optimale de l'information syndicale.
Les organisations syndicales peuvent librement poster des affiches ou communications syndicales sur ces panneaux. Le contenu de ces documents est déterminé par chaque organisation syndicale, dans le respect des dispositions légales.
Un exemplaire des documents affichés, comportant obligatoirement la mention de l'organisation syndicale, est simultanément communiqué à la Direction des Ressources Humaines, sous format électronique.
4.2.3 Communication Syndicale numérique
4.2.3.1 Principes
La société Bedrock reconnaît à chaque salarié le droit d'accéder librement, en toute confidentialité et à tout moment, à l'information syndicale de son choix. À cet effet, les salariés ont accès s’ils le souhaitent depuis leur poste de travail à un espace dédié sur l’outil de messagerie instantanée professionnelle de l’entreprise.
4.2.3.2 Modalités des communications électroniques
Les représentants d’Organisations Syndicales présentes dans l’entreprise peuvent utiliser la messagerie instantanée professionnelle de l’entreprise via un canal dédié chacun pour adresser une communication syndicale. Ces communications sont limitées à quatre par an.
Le Délégué Syndical, pourra également utiliser la messagerie professionnelle de l’entreprise, via le canal dédié aux informations générales des salariés, pour les informer de l’avancée des négociations en cours ou finalisées. Ces communications devront être validées en amont par la Direction de Bedrock ce que reconnaît et accepte le DS.
4.2.3.3 Conditions d’utilisation des outils numériques
Les outils numériques utilisés doivent être compatibles avec les exigences de bon fonctionnement et de sécurité informatique de la société XXX.
Leur utilisation ne doit pas avoir de conséquences préjudiciables à la bonne marche de la société.
Ils doivent préserver la liberté de choix des salariés d'accepter ou de refuser un message.
L’utilisation des outils numériques à des fins syndicales doit se faire dans le respect de la réglementation interne de la Société XXX, y compris la charte d’utilisation des réseaux sociaux de la société XXX.
Les communications électroniques de l’OS doivent se conformer aux règles d'utilisation de la Politique de Sécurité des Systèmes d'Information (PSSI) et autres chartes
applicables de la société XXX.
De plus, de manière générale, l’OS s’engage à respecter la législation applicable aux communications électroniques et aux données, notamment le RGPD, pour les activités dont elle est responsable. Cela inclut,notamment mais limitativement, la prise en compte dans les meilleurs délais des préférences des salariés dans les communications électroniques (par exemple la désinscription aux envois).
4.2.3.4 Organisation de bureaux ouverts par les Délégués Syndicaux
Les Délégués Syndicaux (DS) auront la possibilité d’organiser des bureaux ouverts à destination des salariés. Ces bureaux pourront être mise en place notamment dans les contextes suivants :
Pendant les Négociations Annuelles Obligatoires (NAO)
Lors de négociations d'accords collectifs
Dans des situations spécifiques et exceptionnelles en lien avec le contexte de l’entreprise
Chaque organisation de bureau ouvert devra être préalablement portée à la connaissance de la Direction. Les DS informeront la Direction en amont avant de communiquer aux salariés les modalités des bureaux ouverts qui pourront se tenir en présentiel ou à distance entre 12h et 14h.
La direction validera la tenue et le contenu du message dédié à la tenue du bureau ouvert.
4.3 Contenu des Informations Diffusées
Les représentants d’Organisations Syndicales s'engagent à ne pas divulguer d'informations confidentielles communiquées par la Direction et mentionnées comme telles lors des différentes réunions, quel que soit le moyen de transmission de ces informations.
Les communications syndicales doivent respecter les dispositions relatives à la presse (loi du 29 juillet 1881) et ne doivent notamment contenir ni injure, ni diffamation.
Par ailleurs, les communications syndicales doivent strictement être liées aux activités professionnelles et syndicales. Les organisations syndicales doivent rester dans le cadre de leur mission professionnelle et s’abstenir d’afficher des prises de position explicitement politiques au sein de l’entreprise.
Les organisations syndicales sont responsables du respect des lois, des accords signés et des règlements en vigueur applicables au contenu diffusé. La Direction décline expressément toute responsabilité à cet égard.
4.4 Responsable de la Communication Syndicale
Il appartient à chaque organisation syndicale de désigner parmi ses délégués syndicaux un responsable de la communication syndicale. Ce responsable est garant de la bonne utilisation des outils de communication, dans le respect du présent accord, ce que reconnaissent et acceptent les DS des OS.
4.5 Tracts Syndicaux
Les tracts syndicaux peuvent être diffusés librement dans l'enceinte des 2 établissements aux heures d'entrée et de sortie du travail, conformément à l'article L2142-4 du Code du travail.
La diffusion des tracts doit s'effectuer dans des conditions ne portant pas atteinte à l'ordre et au bon fonctionnement de la société XXX, ce que reconnaissent et acceptent les DS des OS.
ARTICLE 5 : APPLICATION, PUBLICITÉ ET DÉPÔT DE L’ACCORD
5.1 Entrée en vigueur, durée et mise en oeuvre de l’accord
Le présent accord est conclu pour une durée déterminée de 18 mois. Il entre en vigueur à compter de sa
date de signature soit le 1er janvier 2025 et cessera à l’issue de cette période, soit le 30 juin 2026, sauf reconduction par accord des parties signataires.
Toute reconduction devra faire l’objet d’une négociation et
d’un accord écrit par les parties avant la date d’échéance du présent accord.
5.2 Communication de l’accord
Le présent accord sera mis à disposition sur le réseau social de l'entreprise afin d’en assurer la diffusion auprès de l’ensemble des salariés de la Société Bedrock.
5.3 Révision et adhésion ultérieure de l’accord
Le présent Accord pourra faire l’objet d’une révision. Toute demande de révision devra être formulée par écrit, obligatoirement accompagnée d’une proposition de rédaction nouvelle, et notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception aux autres Parties signataires.
La Direction s’engage alors à convoquer les organisations syndicales représentatives de l’entreprise dans un délai
d’1 mois suivant la réception de la demande de révision.
5.4 Adhésion de l’accord
Conformément à l'article L. 2261-3 du Code du travail, toute organisation syndicale représentative de l’entreprise non signataire pourra adhérer ultérieurement au présent accord. Cette adhésion devra également être notifiée, dans un délai de
8 jours calendaires, par lettre recommandée avec avis de réception, aux Parties signataires.
L'adhésion prendra effet au lendemain de la date de son dépôt auprès de la DREETS et du greffe du Conseil de prud'hommes compétent, dans les conditions légalement prévues.
5.5 Signature électronique
Les parties conviennent de signer le présent accord par le biais de la solution électronique Docusign utilisée au sein de Bedrock et reconnaissent la validité du présent accord formalisé sur support électronique ainsi que l’effet juridique de la signature électronique
5.6 Formalités de dépôt
Conformément aux dispositions des article D. 2231-2 et D. 2231-4 à D. 2231-7 du Code du travail, une fois signé, le présent accord sera déposé à l’initiative de la Direction selon les modalités suivantes : - en un exemplaire au Secrétariat-Greffe du Conseil de Prud’hommes compétent ; - en un exemplaire, sur la plateforme de téléprocédure du Ministère du travail.
Le dépôt de l’accord sera accompagné des pièces énoncées à l’article D.2231-7 du Code du travail.
Conformément à l’article L.2231-5-1 du Code du travail, le présent accord sera rendu public et versé dans une base de données nationale.
Une fois signé, le présent accord sera notifié à l’organisation syndicale représentative de la Société conformément aux dispositions de l’article L.2231-5 du Code du travail et un exemplaire du présent accord sera remis par la Direction à l’institution représentative du personnel ainsi qu’au délégué syndical, conformément aux dispositions de l’article R.2262-2 du Code du travail.
Fait à Lyon, le 18 /12/2024
La Direction de BEDROCK représenté par le président Monsieur XXX
L'organisation syndicale CGT représentée par le Délégué Syndical Monsieur XXX
